Regulamin stanowisk wystawienniczych

Transkrypt

1 Regulamin stanowisk wystawienniczych Majówka w Zawieprzycach organizowana w ramach projektu: Magia miejsc promocja walorów turystycznych Lubelszczyzny 1 1. Organizatorem imprez jest Powiat Łęczyński, Łęczna, Al. Jana Pawła II 95A, NIP , REGON , Wydział Funduszy Europejskich, Informatyzacji, Rozwoju i Promocji Powiatu (pokój 207) tel , fax , promocja@powiatleczynski.pl zwany dalej Organizatorem 2. Data, miejsce oraz opis imprezy są dostępne na stronie 3. Ilekroć w regulaminie jest mowa o: - imprezie należy przez to rozumieć imprezę o nazwie Majówka w Zawieprzycach organizowaną w ramach projektu Magia miejsc promocja walorów turystycznych Lubelszczyzny - teren imprezy należy przez to rozumieć teren, na którym odbywa się Majówka w Zawieprzycach organizowana w ramach projektu Magia miejsc promocja walorów turystycznych Lubelszczyzny, Stanowiska wystawiennicze i inne usługi 2 1. Organizator ze względu na ograniczoną powierzchnię wystawienniczą zastrzega sobie prawo wyboru Wystawców oraz rozplanowania rozmieszczenia poszczególnych stanowisk wystawienniczych z tego tytułu Wystawcy nie przysługują żadne roszczenia.

2 2. Organizator zobowiązuje się udostępnić Wystawcy plan rozmieszczenia stanowisk wystawienniczych wraz z programem imprezy w terminie nie dłuższym niż 5 dni przed planowaną imprezą. Warunki uczestnictwa 3 1. Pierwszeństwo udziału w charakterze Wystawcy mają firmy lub osoby fizyczne, które zadeklarowały udział sponsorski w realizacji imprezy poprzez przekazanie wkładu rzeczowego na rzecz realizacji imprezy lub sfinansowania wydatków związanych z realizacją imprezy lub przekazały darowiznę na rzecz realizacji imprezy, a także zrzeszenia, stowarzyszenia oraz podmioty prowadzące działalność typu non- profit. 2. Rezerwacja stanowiska następuje po wpłynięciu prawidłowo wypełnionej Karty Zgłoszenia Wystawcy (załącznik nr 1) do siedziby Organizatora do dnia r. Karta powinna być wypełniona w języku polskim w formie pisemnej - na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą i czytelną techniką oraz podpisana przez osobę reprezentującą firmę lub osobę uprawomocnioną do zawierania umów. 3. Przekazanie Organizatorowi wypełnionej Karty Zgłoszenia jest równoznaczne z bezwzględną akceptacją niniejszego regulaminu przez Wystawcę. 4. Organizator zobowiązuje się poinformować osoby, które przesłały wypełnioną Kartę Zgłoszenia Wystawcy o możliwości lub braku możliwości uczestniczenia w imprezie w charakterze Wystawcy. Obowiązki Wystawcy 4 1. W momencie otrzymania potwierdzenia uczestnictwa w imprezie w charakterze Wystawcy, jest on zobowiązany niezwłocznie przekazać Organizatorowi wypełnioną listę osób, które będą przebywać na stoisku wystawienniczym - wraz z podaniem ich imienia, nazwiska, adresu zamieszkania, numeru PESEL, oświadczenia o treści: Wyrażam zgodę na przetwarzanie danych osobowych zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.) na potrzeby realizacji projektu Magia miejsc promocja walorów turystycznych Lubelszczyzny oraz czytelnego podpisu tych osób. 2. Wystawcy we własnym zakresie zapewniają sobie dostęp do wody, źródła prądu, krzesła, stoły i inny sprzęt oraz środki potrzebne do wystawienia stanowiska na czas imprezy w tym zakresie Wystawcy nie przysługują żadne roszczenia. Obowiązkowe wyposażenie w sprzęt

3 gaśniczy (zalegalizowany) zapewniają firmy lub osoby organizujące stoiska, co zobowiązany jest sprawdzić Kierownik ds. bezpieczeństwa. 3. Na bezpośrednim stanowisku Wystawcy mogą przebywać wyłącznie osoby posiadające identyfikator z imieniem, nazwiskiem oraz nazwą firmy lub stoiska, które reprezentują. 4. Stoisko Wystawcy może zajmować tylko jedna firma (firmy współpracujące oraz inne mogą być prezentowane w ograniczonej formie uzgodnionej wcześniej z Organizatorem i wyłącznie za zgodą Organizatora). 5. Wystawca może wystawiać swoje produkty i reklamować swoją firmę tylko na własnym stoisku w taki sposób, aby nie zakłócać normalnego toku pracy innych Wystawców. 6. Sposoby dystrybucji materiałów promocyjnych Wystawcy należy uzgodnić z Organizatorem. 7. Przygotowanie stoiska musi zakończyć się najpóźniej 60 minut przed rozpoczęciem imprezy. 8. Poziom hałasu na stoisku Wystawcy (różnych dźwięków) nie może przeszkadzać innym Wystawcom oraz Organizatorowi w przeprowadzaniu imprezy. 9. Zagospodarowanie stoiska należy dokonać w taki sposób, aby nie spowodować zniszczeń zarówno stoisk innych Wystawców, jak i zniszczeń terenu imprezy. 10. Na bezpośrednim stanowisku wystawienniczym obowiązuje BEZWZGLĘDNY ZAKAZ PALENIA TYTONIU. 11. Demontaż stanowiska przed oficjalnym zakończeniem imprezy określonym w programie imprezy jest możliwy tylko za zgodą Organizatora. 12. Zabrania się wnoszenia i posiadania przez osoby w tym także Wystawców broni lub innych niebezpiecznych przedmiotów, materiałów wybuchowych, wyrobów pirotechnicznych, materiałów pożarowo niebezpiecznych, środków odurzających lub substancji psychotropowych na teren imprezy. Dodatkowo zabrania się wnoszenia napojów alkoholowych na teren imprezy masowej. 13. Wystawca, który będzie oferować na swoim stoisku produkty spożywcze oświadcza jednocześnie, że wszelkie produkty zostaną przygotowane oraz podane zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami prawnymi z należytą starannością i w tym zakresie Wystawca odpowiada przed Inspektorem sanitarnym. 14. Wystawca oświadcza, że sprzęt oraz wyposażenie, które jest użytkowane na potrzeby stanowiska oraz udostępniane uczestnikom imprezy posiada wszelkie atesty zgodnie

4 z obowiązującymi wymaganiami prawa (zwłaszcza w kwestii związanej z bezpieczeństwem imprezy). 15. Zakazuje się wprowadzania psów i innych zwierząt na teren imprezy oraz prowadzenia bez autoryzacji Organizatora jakiejkolwiek działalności handlowej lub innej zarobkowej na terenie imprezy. 16. Zabrania się parkowania wszelkich pojazdów na drogach ewakuacyjnych i dojazdowych, bądź zastawiania ich jakimikolwiek przedmiotami. 17. Zabrania się zaśmiecania terenu imprezy. 18. Wystawcy oraz wszystkie inne osoby, które znajdują się na terenie imprezy zobowiązane są stosować się do poleceń Służb Porządkowych, w tym Kierownika do spraw bezpieczeństwa. 19. Wystawca zobowiązuje się promować Imprezę poprzez prezentację materiałów dostarczonych przez Organizatora. Obowiązki Organizatora 5 1. Organizator zapewni powierzchnię wystawienniczą w dniu imprezy zgodnie z ustalonym planem rozmieszczenia stanowisk. 2. Organizator zapewni czas potrzebny do przygotowania stoiska w dniu poprzedzającym imprezę lub w dniu imprezy, przy czym Wystawca zostanie o tym terminie poinformowany, co najmniej na 5 dni przed planowaną imprezą. 3. Organizator zadba o odpowiednią organizację oraz oprawę artystyczną imprezy. 4. Organizator będzie promował imprezę poprzez reklamę i promocję w mediach (prasa, radio, telewizja, Internet, reklama zewnętrzna). 5. Organizator nie wyraża zgody na działania wystawiennicze oraz promocyjno - reklamowe firm, usług i produktów, które nie zostały wcześniej uzgodnione z Organizatorem. Przepisy p.poż i porządkowe 6 1. Przygotowanie, funkcjonowanie i demontaż stoiska musi być wykonany zgodnie z przepisami bhp i ppoż.. Wystawcy i wykonawcy robót ponoszą osobistą odpowiedzialność wynikającą z nieprzestrzegania w/w przepisów. 2. W czasie trwania imprezy Wystawca podlega zarządzeniom Organizatora imprezy.

5 7 Ochrona i Ubezpieczenie 1. Organizator zapewnia ogólną ochronę terenu imprezy organizowanej w ramach projektu Magia miejsc promocja walorów turystycznych Lubelszczyzny zgodnie z ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych z dnia 20 marca 2009 r.(dz.u. nr 62, poz. 504). 2. Wystawca ubezpiecza ekspozycję na swój koszt i ryzyko. 3. Organizator nie odpowiada za wypadki osób i uszkodzenia ekspozycji przed, w trakcie i po zakończeniu imprezy. 4. Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane kradzieżą, ogniem, wichurą, uderzeniem pioruna, eksplozją, zalaniem wodą, przerwą w dostawie prądu, wody i innymi przyczynami losowymi. 5. Wykonawca zobowiązany jest do natychmiastowego zgłoszenia Organizatorowi powstałej szkody. 6. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany terminu i miejsca planowanej imprezy w uzasadnionych przypadkach z tego tytułu Wystawcy nie przysługuje prawo roszczeń wobec Organizatora. Organizator zobowiązuje się poinformować Wystawcę o zmianie miejsca lub terminu imprezy. 7. Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym Regulaminie.