Planowanie finansowe w organizacjach pozarządowych Zespół trenerów FAOW
Definicja budżetu finansowy plan gromadzenia i wydatkowania środków w określonym czasie; zestawienie wszystkich przewidywanych kosztów i przychodów związanych z prowadzeniem określonej działalności w przyjętym okresie.
Budżet a inne ważne pojęcia Zarządzanie finansami pozyskiwanie źródeł finansowania działalności organizacji i lokowanie ich w składnikach majątkowych w sposób pozwalający na realizację celów strategicznych. Budżet - plan finansowy; przedstawia koszty i przychody. Kosztorys (preliminarz wydatków) - prezentuje jedynie koszty. Zestawienie przepływu środków (cash flow) pokazuje rzeczywiste przepływy gotówki w danym czasie; ile wpłynie na nasze konto i ile będziemy musieli wydać.
Budżetowanie Metoda bieżącego zarządzania określająca zasady planowania i wykorzystania środków finansowych potrzebnych do realizacji celów organizacji, Główne elementy budżetowej metody zarządzania to: opracowanie budżetu, bieżąca kontrola i
Budżetowanie Prowadzenie ewidencji księgowej dotyczącej projektu pozwala: uściślić plany, zakomunikować je różnym strukturom organizacji, wyznaczyć punkty odniesienia dla monitorowanych zadań, ostrzec obszary problemowe zanim wystąpią.
Etapy procesu budżetowania Ustalenie celów finansowych organizacji. Wybór metody budżetowania. Zebranie potrzebnych informacji i opracowanie założeń budżetowych. Sporządzenie kalkulacji kosztów i przychodów. Sprawdzenie i zatwierdzenie budżetu.
Metody tworzenia budżetu 1. Z uwzględnieniem struktury organizacji metoda oddolna, metoda odgórna. 2. Wybór punktu wyjścia: metoda przychodowa, metoda kosztowa. 3. Wykorzystanie informacji z lat ubiegłych metoda przyrostowa, metoda od zera".
Jakich informacji potrzebujemy? ramy czasowe budżetu (budżet roczny, kwartalny, miesięczny), format budżetu (grupy kosztów, wybór arkusza kalkulacyjnego, układ graficzny), dane finansowe z ubiegłych lat, aktualne i sprawdzone ceny rynkowe określonych produktów i usług, prognozy dotyczące wskaźników makroekonomicznych i przewidywane zmiany w prawie, plan kont,
Klasyfikacja kosztów Podział kosztów wg ich rodzajów - grupowanie kosztów o podobnym charakterze, m.in. - koszty osobowe, - podróże, - zakwaterowanie i wyżywienie, - sprzęt, - publikacje, - koszty administracyjne, - itd.
Klasyfikacja kosztów Podział kosztów ze względu na ich reagowanie na zmiany skali prowadzonej działalności - stałe, - zmienne Podział kosztów uwzględniający ich związek z prowadzoną działalnością (układ kalkulacyjny) - bezpośrednie, - pośrednie.
Sporządzanie i zatwierdzanie budżetu Funkcje sporządzania i zatwierdzania budżetu powinny być rozdzielone. Budżet jest wewnętrznym dokumentem zatwierdzanym przez dyrektora/prezesa lub zarząd organizacji.
Sposób kalkulacji poszczególnych pozycji powinien być jasny i czytelny - nie posługuj się wyłącznie kwotami całkowitymi. Uwzględnij czas trwania procesu aplikowania -dowiedz się, kiedy pieniądze wpłyną na wasze konto. Pomyśl zawczasu o potrzebnym ci przepływie gotówki tzw. cash flow i ustal właściwie transze. Pamiętaj o doliczeniu kosztów pośrednich. Nie naciągaj ani niepotrzebnie nie tnij - budżet powinien odzwierciedlać rzeczywistość. Kilka innych uwag
Pozapłacowe koszty personelu (obowiązkowe badania lekarskie, szkolenia BHP, świadczenia urlopowe itp.), Koszty remontów, napraw i konserwacji, Koszty ubezpieczeń (biura i sprzętu, czasem OC, NWW), Koszty obowiązkowych opłat i podatków o kosztowym charakterze, Koszty zatrudnienia ochotników, Koszty rozwoju organizacji (koszty fundraisingu, szkoleń pracowników), Koszty oceny działalności organizacji (ewaluacja działalności programowej, Najczęściej zapominane i niedoszacowywane koszty