Faktura elektroniczna dla klienta Inter Cars manual klienta Spis treści 1. Faktura elektroniczna w IC Katalog online... 2 1.1 Zaakceptowanie przez Klienta Oświadczenia o akceptacji faktur w formie elektronicznej z poziomu IC Katalog Online... 2 1.2 Pobieranie dokumentów elektronicznych z poziomu ICKonline... 5 1.3 Nowa funkcja Aplikacja edoc w kafelku Faktury i rozrachunki... 8 1.4 Pomoc dla użytkownika w kafelku Helpdesk... 9 2. Aplikacja IC e-dokumenty... 10 2.1 Ekran główny... 10 2.2 Przeglądanie dokumentów... 11 2.3 Szczegóły dokumentu... 13 2.4 Wyszukiwarka zaawansowana... 14 2.5 Strona główna- żółte menu... 14 2.6 FAQ... 15 2.7 Regulamin... 15 2.8 Kontakt... 16 2.9 Konfiguracja... 16 2.10 Zmiana hasła... 16 2.11 Help Desk... 17 3. Najczęściej spotykane błędy użytkownika... 18 1
1. Faktura elektroniczna w IC Katalog online 1.1 Zaakceptowanie przez Klienta Oświadczenia o akceptacji faktur w formie elektronicznej z poziomu IC Katalog Online Po zalogowaniu do IC Katalogu online wchodzimy w kafelek Faktury i rozrachunki: Następnie obok filtrów dat mamy dostępny przycisk Aktywuj dokumenty elektroniczne. 2
Klikamy przycisk: Następnie pojawia się regulamin: 3
Po zapoznaniu się z regulaminem użytkownik akceptuje regulamin i klika przycisk: Pojawia się okno, gdzie należy wpisać adres mailowy który posłuży użytkownikowi w procesie wyrażenia zgody na otrzymywanie dokumentów elektronicznych oraz przychodzić na niego będą powiadomienia o wystawieniu faktury elektronicznej: Po wpisaniu adresu w obydwa pola klikamy przycisk: Pojawia się ekran: 4
Klikamy przycisk: Następnie proszę postępować zgodnie z instrukcjami zawartymi w mailach wysłanych na adres podany w toku rejestracji (nadawca IC e-dokumenty). Maile przychodzą w następującej kolejności: 1. Weryfikacja adresu e-mail kliknięcie linku Akceptuję i chcę zweryfikować adres email w mailu spowoduje automatyczne dostarczenie 2 kolejnych maili (pkt 2 i 3) 2. Potwierdzenie weryfikacji adresu e-mail 3. Potwierdzenie otrzymywania dokumentów elektronicznych Brak weryfikacji podanego adresu mailowego będzie skutkował brakiem możliwości korzystania z faktur elektronicznych. Rozpoczęty proces rejestracji należy zakończyć bezzwłocznie. 1.2 Pobieranie dokumentów elektronicznych z poziomu ICKonline Po weryfikacji adresu email użytkownik w kafelku Faktury i rozrachunki ma dostępne nowe funkcje: Pobierz dokument elektroniczny i Aplikacja edoc, który przenosi klienta do aplikacji IC e- Dokumenty: Po kliknięciu Pobierz dokument elektroniczny wyświetla się podgląd dokumentu: Dokument zapisujemy do formatu PDF, po kliknięciu Zapisz do PDF wybieramy lokalizację, gdzie dokument ma być zapisany: 5
Po zapisaniu dokumentu możemy go otworzyć w formacie PDF, na dokumencie jest widoczny podpis elektroniczny: 6
7
1.3 Nowy przycisk Aplikacja edoc w kafelku Faktury i rozrachunki Po kliknięciu w przycisk Aplikacja edoc użytkownik zostanie przekierowany do aplikacji ICeDokumenty: Użytkownik może zalogować się do aplikacji swoimi danymi logowania do ICKatalog Online. Szerszy opis funkcjonalności dostępnych w aplikacji IC e-dokumenty jest w punkcie 2 instrukcji: Aplikacja IC e- Dokumenty. 8
1.4 Pomoc dla użytkownika w kafelku Helpdesk Po kliknięciu kafelka Helpdesk możliwe będzie zgłoszenie przez użytkownika problemu lub pytania co do funkcjonalności faktur elektronicznych. Dostępne są dwie kategorie zgłoszeń: Wysłanie zgłoszenia jest możliwe po wypełnieniu wszystkich pól w formularzu: I kliknięciu przycisku Wyślij. 9
2. Aplikacja IC e-dokumenty Aplikacja IC e-dokumenty umożliwia pobieranie elektronicznych dokumentów klientom InterCars, służy także jako elektroniczne archiwum dokumentów. Aplikacja jest dostępna z poziomu przeglądarki internetowej. W celu uruchomienia programu IC e-dokumenty należy wejść na stronę https://edoc.intercars.eu/icedoc-webapp/. Po uruchomieniu strony wyświetli się następujące okno logowania: Dostęp do aplikacji IC e-dokumenty umożliwia użytkownikowi zalogowanie się na jego konto w systemie IC e-dokumenty. System poprosi o wprowadzenie numeru klienta i hasła którego użytkownik używa logując się do ICKatalog online. Jeśli operacja nie powiedzie się, na ekranie pojawi się komunikat Dane logowania są nieprawidłowe. Należy upewnić się wówczas, czy na klawiaturze nie jest włączony przycisk Caps Lock oraz czy hasło jest wprowadzone poprawnie. Prawidłowe zalogowanie do aplikacji przekieruje użytkownika do Ekranu głównego aplikacji, który zostanie opisany w dalszej części instrukcji. 2.1 Ekran główny Ekran główny aplikacji IC e-dokumenty jest miejscem, gdzie użytkownik trafia tuż po zalogowaniu do aplikacji. Jest to centrum zarządzania aplikacją i stąd użytkownik może dostać się niemal do każdej dostępnej funkcjonalności. Poniżej zaprezentowano opcje znajdujące się na ekranie głównym aplikacji: 10
Wyloguj przycisk wylogowania się z aplikacji IC e-dokumenty Zalogowany użytkownik wyświetla informacje o zalogowanym użytkowniku Dokumenty niepobrane wszystkie dokumenty elektroniczne wystawione dla klienta, które jeszcze nie zostały przez niego pobrane. Pobranie dokumentu z tej kategorii automatycznie przenosi go do kategorii Dokumenty pobrane. Dokumenty pobrane wszystkie dokumenty elektroniczne wystawione dla klienta, które zostały przez niego pobrane. Dokumenty archiwalne opcja wszystkie dokumenty elektroniczne, które zostały już pobrane przez klienta i uległy zarchiwizowaniu Dokumenty wszystkie wszystkie wymienione powyżej dokumenty tj. Dokumenty niepobrane, Dokumenty pobrane, Dokumenty archiwalne Dokumenty sprzedaży dokumenty wyróżnione jako faktury i paragony, w tym faktury korygujące, faktury będące duplikatem FAQ podstawowe informacje na temat aplikacji Konfiguracja panel umożliwiający konfigurację konta oraz działania aplikacji Regulamin dostęp do regulaminu IC e-dokumenty Kontakt informacje kontaktowe do administratorów aplikacji. HelpDesk możliwość zgłoszenia problemu/pytania związanego z edokumentem 2.2 Przeglądanie dokumentów Zaprezentowane na ekranie głównym aplikacji dokumenty są pogrupowane w następujące kategorie: Dokumenty niepobrane, Dokumenty pobrane, Dokumenty archiwalne oraz Dokumenty wszystkie. Podgląd dokumentów wszystkich kategorii jest jednolity. Poniżej posłużono się przykładem widoku zawierającego dokumenty z kategorii Dokumentów niepobranych. Wybór opcji Dokumenty niepobrane z menu głównego aplikacji przekierowuje użytkownika na stronę, gdzie możliwe jest wyświetlenie zarówno ogólnych jak i szczegółowych informacji o dokumentach należących do kategorii. Aby ułatwić przeglądanie dokumentów można posłużyć się polem Szukaj lub 11
Wyszukiwarką zaawansowaną, której szczegóły przedstawiono w dalszej części instrukcji - rozdział Wyszukiwarka zaawansowana. Wyświetlone dokumenty można sortować. Możliwe jest zastosowanie sortowania po kolumnie tabeli z dokumentami (metadane) - wystarczy kliknąć w jeden z nagłówków. Po wybraniu z tabeli poszczególnego dokumentu możliwe jest wyświetlenie informacji o jego Historii statusów oraz jego Dokumentach powiązanych (np. wystawione korekty do faktur). Ponadto dla tego dokumentu możliwe będą do wykonania akcje: podgląd szczegółów i pobranie dokumentu w postaci pliku o rozszerzeniu *.pdf. Realizowane jest to za pomocą kliknięcia w odpowiedni przycisk: Pobierz PDF, a następnie wybraniu czy pobrany ma zostać dokument pierwotny czy duplikat. Należy tu zaznaczyć, że każde pobranie dokumentu zostanie zarejestrowane. W przypadku gdy zaznaczone będą co najmniej dwa dokumenty w tabeli dostępne będą akcje pobrania tych zaznaczonych dokumentów (realizowane przez kliknięcie przycisku Pobierz ). Niezależnie od liczby wybranych dokumentów dostępna jest opcja Pobierz wszystkie, która spowoduje pobranie wszystkich dokumentów (wyświetlanych na każdej ze stron). Kliknięcie w przycisk Szczegóły wyświetla parametry dokumentu (metadane) ich widoczna ilość uzależniona jest od hierarchii użytkownika przypisanego do struktury organizacji. Widok szczegółów przestawia okno Szczegóły dokumentu, jest ono przedmiotem następnego rozdziału instrukcji. Prezentowaną ilość wyświetlanych dokumentów w tabeli na stronie można zmieniać za pomocą przycisku Wyników na stronie, który daje możliwość wyboru między wyświetlaniem 5, 10, 20 bądź 50 pozycji na jednej stronie. 12
Nawigację do poszczególnych stron z wynikami obsługują przyciski widoczne pod tabelą cofnij o stronę < lub powrót do pierwszej strony << oraz następna strona > lub ostatnia strona >>. Możliwe jest także bezpośrednie przekierowanie do szukanej strony poprzez wprowadzenie numeru w pole Strona i zatwierdzenie przyciskiem Enter. 2.3 Szczegóły dokumentu Jak wspomniano wcześniej Okno szczegółów dokumentu zawiera dostępne - dla danego użytkownika aplikacji - parametry dokumentu. W skład parametrów dokumentu, widocznych dla Klienta, wchodzą następujące metadane: Numer dokumentu, Filia, Data wystawienia dokumentu, E-dokument (wskaźnik czy dokument jest elektroniczny), Kwota brutto, Data pobrania, Ponadto w sekcji Szczegółów dokumentu znajduje się Historia statusów dokumentu, Dokumenty powiązane. W Historii statusów przedstawione są statusy przyjmowane przez dokument na drodze wykonywanych na nim operacji. Informacje o określonym statusie zawierają następujące dane: Status nazwa statusu, Użytkownik, Rola nazwa i rola użytkownika, który w wyniku dokonania akcji w systemie nadał status, System system, w którym wystąpiło nadanie statusu dla dokumentu, Data zmiany statusu. Tabela Dokumenty powiązane przedstawia dokumenty, które istnieją w określonej relacji z dokumentem. Dla dokumentów sprzedaży mogą to być np. korekty dokumentów sprzedaży. Dane 13
dokumentu powiązanego, oprócz podstawowych parametrów typowych dla dokumentu, zawierają Typ relacji oraz Nazwę relacji z dokumentem (dla którego bieżący widok szczegółów obowiązuje). 2.4 Wyszukiwarka zaawansowana Wyświetlone dokumenty można filtrować posługując się zaawansowaną wyszukiwarką. Zaawansowane wyszukiwanie dokumentu stanowi bardzo przydatną funkcjonalność, w przypadku gdy na koncie użytkownika znajduje się wiele dokumentów a istnieje potrzeba szybkiego wyszukania jednego z nich. Opcja Wyszukiwarki zaawansowanej znajduje się powyżej lewego brzegu tabeli z dokumentami. Po jej wybraniu wyświetla się formularz wyszukiwania z polami, których wartości posłużą za kryteria wyszukiwania. Po wypełnieniu pól wyszukiwarki danymi zgodnymi z kryteriami wyszukiwania, operację należy zatwierdzić przyciskiem znajdującym się w prawym dolnym rogu okna. W rezultacie w tabeli wyświetlą się dopasowane do kryteriów dokumenty. Anulowanie wyników wyszukiwania możliwe jest za pomocą przycisku Wyczyść filtr wyszukiwania znajdującego się po lewej stronie tabeli z dokumentami. Akcja ta usuwa ostatnie wartości z pól kryteriów wyszukiwarki wprowadzone uprzednio przez użytkownika. Wyszukiwarka zaawansowana może zostać wyłączona (wystarczy ponownie kliknąć ikonę wyszukiwania zaawansowanego), w razie gdy ta nie jest już potrzebna. Okno wyszukiwania zniknie wówczas z ekranu i pozwoli przeglądać dokumenty bez nałożonych filtrów. 2.5 Strona główna- żółte menu Poniżej zaprezentowano moduły, które służą do komunikacji pomiędzy użytkownikami aplikacji, a Administratorem. Wymienione tu FAQ Regulamin Kontakt oraz Help Desk znajdują się po prawej stronie ekranu głównego. 14
2.6 FAQ Moduł FAQ zawiera zbiór najczęściej zadawanych pytań dotyczących aplikacji i odpowiedzi na nie. Ma na celu udzielenie pomocy danemu użytkownikowi aplikacji bez konieczności angażowania do tego jakichkolwiek osób. 2.7 Regulamin Użytkownik nie posiadający zgody na otrzymywanie dokumentów elektronicznych musi zaakceptować Regulamin. Jego akceptacja umożliwia korzystanie z aplikacji. Przedstawiony niżej widok Regulaminu zawiera sekcje Zgody, gdzie znajdują się wszystkie regulaminy. Aby zaakceptować regulamin należy zaznaczyć odpowiednie pola oznaczone etykietą Akceptuję. Przed akceptacją należy zapoznać się z regulaminem. Można go podejrzeć klikając na przycisk Szczegóły - rozwinie się wtedy obszar z ciałem dokumentu. Po zaakceptowaniu regulaminu użytkownik powinien wprowadzić email, na który przesłany zostanie link aktywujący jego konto w 15
aplikacji. Należy zaznaczyć, iż ekran z regulaminami będzie wyświetlał się użytkownikowi tuż po każdorazowym uruchomieniu aplikacji jeśli ten jeszcze nie posiada zaakceptowanych regulaminów. 2.8 Kontakt Moduł Kontakt zawiera dane kontaktowe (telefon/e-mail) na który można kierować pytania dotyczące aplikacji. 2.9 Konfiguracja Moduł Konfiguracji jest umożliwia użytkownikowi Klient przeprowadzenie zmian w funkcjonalności Zmiana hasła (moduł służący do zmiany hasła użytkownika). 2.10 Zmiana hasła Sekcja Zmiana hasła umożliwia użytkownikowi ustalenie nowego hasła do konta. Aby ustawić nowe hasło należy w polu Nowe hasło wpisać nowe hasło dla użytkownika, natomiast w polu Potwierdź nowe hasło ponownie je przepisać w celu weryfikacji zgodności obu haseł. Następnie operację zmiany hasła należy potwierdzić przyciskiem znajdującym się w prawym dolnym rogu formularza. 16
W dolnej części formularza znajduje się informacja jakie minimalne parametry musi spełniać hasło ustalone przez użytkownika aplikacji. 2.11 Help Desk Użytkownik ma tu możliwość zgłoszenia problemu/pytania związanego z edokumentem. Wyboru kategorii dokonuje w pierwszym polu, następnie powinien opisać zgłaszany problem/pytanie jak też uzupełnić pozostałe pola wymagane (telefon, email). 17
3. Najczęściej spotykane błędy użytkownika Błędy podczas logowania i rejestracji użytkownika Próba logowania się użytkownika, w przypadku gdy jest ono nieaktywne Twoje konto jest nieaktywne. Aby aktywować konto należy kliknąć w link aktywacyjny podany w wiadomości weryfikacyjnej e-mail. Jeśli na swoim koncie pocztowym nie otrzymałeś wiadomości weryfikacyjnej jak najszybciej skontaktuj się z administratorem, aby uzyskać pomoc. Próba wprowadzenia przez użytkownika adresu e-mail, który nie przechodzi walidacji.- Nieprawidłowy adres e-mail Adres e-mail powinien składać się maksymalnie z 255 znaków, zawierać identyfikator użytkownika, znak @, oraz pełną nazwę domenową serwera poczty elektronicznej. Próba logowania się użytkownika z niepoprawnym loginem lub hasłem Login lub hasło jest nieprawidłowe. Wprowadź ponownie login i hasło. Jeśli nie pamiętasz loginu, lub hasła skontaktuj się z administratorem systemu. 18
Próba wyboru typu *.pdf jako załącznika podczas pobierania dokumentów w formacie *.pdf Brak załączników o typie pdf w wybranych dokumentach. Nie można pobrać załącznika o typie PDF jeśli załącznik o takim formacie nie istnieje wśród dokumentów wskazanych do pobrania. Spróbuj pobrać dokument w dostępnym formacie. Próba zmiany hasła przez użytkownika. Możliwe komunikaty błędów: Długość hasła powinna wynosić X znaków, Ilość wielkich liter w haśle powinna wynosić przynajmniej X znaków, Ilość małych liter w haśle powinna wynosić przynajmniej X znaków, Liczba znaków specjalnych powinna wynosić przynajmniej X znaków. Hasło powinno zawierać: co najmniej X wielkich liter co najmniej X małych liter co najmniej X znaków specjalnych co najmniej X cyfr. Biorąc pod uwagę powyższe wytyczne spróbuj ponownie wprowadzić nowe hasło. 19