PROGRAM ZARZĄDZANIA ZASOBAMI LUDZKIMI NA LATA 2013-2015

Zał. Nr 1 do zarządzenia nr 10/2013 dyrektora Archiwum Państwowego w Olsztynie z dnia 31.05.2013 r. ARCHIWUM PAŃSTWOWE W OLSZTYNIE PROGRAM ZARZĄDZANIA ZASOBAMI LUDZKIMI NA LATA 2013-2015 OLSZTYN, 29 MAJA 2013 R. str. 1

Spis treści 1. Wizja i misja służby cywilnej 3 2. Diagnoza zarządzania zasobami ludzkimi w archiwum 2.1. Dane o organizacji i zatrudnieniu. 4 2.2. Funkcjonujące w archiwum przepisy. 4 2.3. Zidentyfikowane problemy w zakresie ZZL.. 5 3. Cele oraz działania naprawcze w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi w archiwum 8 4. Harmonogram działań naprawczych 14 str. 2

1. Wizja, misja i wartości służby cywilnej Wizja służby cywilnej zawiera się w stwierdzeniu: Ciesząca się zaufaniem społecznym służba cywilna gwarantuje realizację kluczowych działań dla funkcjonowania państwa. Wizja działalności archiwum zawiera się w stwierdzeniach: 1. Zapewnienie każdemu obywatelowi przyjaznego, ciągłego i bezpiecznego dostępu, w dowolnym miejscu i czasie, do zgromadzonych w archiwach zasobów informacji. 2. Inspirowanie i wspieranie sektora publicznego w dziedzinie zarządzania dokumentacją utrwaloną w każdej postaci, w celu zabezpieczenia źródeł pamięci historycznej, a także interesów państwa i obywateli. 3. Kreowanie i wspieranie przedsięwzięć edukacyjnych służących poznaniu i zrozumieniu przeszłości narodu, państwa, społeczności lokalnych i poszczególnych obywateli, a także wzmacnianie potrzeby uczestnictwa w kształtowaniu dziedzictwa narodowego. 4. Uświadomienie obywatelom znaczenia zasobu archiwalnego oraz możliwości wszechstronnego jego wykorzystania. 5. Stałe dostosowywanie archiwów do stale zmieniającego się otoczenia i jego potrzeb. Misja służby cywilnej zawiera się w stwierdzeniu: Służąc obywatelom wykonujemy efektywnie zadania państwa. Działamy profesjonalnie, rzetelnie, bezstronnie i neutralnie politycznie. Misja Archiwum Państwowego w Olsztynie zawiera się w stwierdzeniu: Naszą misją jest trwałe zachowanie świadectw przeszłości i zapewnienie do nich powszechnego dostępu w celu wspierania rozwoju państwa i społeczeństwa obywatelskiego. Nie ulega wątpliwości, że misja ta odnosi się również do zasobów ludzkich. Wykonując efektywnie i rzetelnie zadania nałożone w drodze przepisów prawa na archiwa państwowe, przyczyniamy się do pogłębienia zaufania obywateli do organów państwa oraz wypełniamy założenia służebnej roli administracji publicznej w stosunku do obywateli. Trudno byłoby te cele osiągnąć bez poprawnego zarządzania zasobami ludzkimi. str. 3

2. Diagnoza zarządzania zasobami ludzkimi w urzędzie Celem sporządzenia poniższej diagnozy jest zidentyfikowanie wszystkich obszarów na których obecnie odbywa się zarządzanie zasobami ludzkimi wraz z regulującymi je przepisami zewnętrznymi i wewnętrznymi oraz określenie problemów w tym zakresie. Poniższa diagnoza stanowić będzie jeden z punktów odniesienia podczas wyznaczania celów i priorytetów w poszczególnych obszarach PZZL oraz planowania konkretnych działań do zrealizowania. 2.1. Dane o organizacji i zatrudnieniu W Archiwum Państwowym w Olsztynie według stanu na 31 maja 2013 r. funkcjonuje 8 komórek organizacyjnych: a. Oddział I Nadzoru Archiwalnego b. Oddział II Opracowania zasobu c. Oddział III Ewidencji, informacji i zarządzania d. Oddział IV Przechowywania i zabezpieczania zasobu e. Oddział V Konserwacji f. Oddział VI Informatyzacji i digitalizacji g. Dział Księgowości h. Dział Administracyjno gospodarczy Zatrudnienie w Archiwum Państwowym w Olsztynie na koniec roku wynosić będzie 37,75 etatu. Stanowisk pełniących funkcje kierownicze jest 9. 2.2. Funkcjonujące w archiwum przepisy W Archiwum Państwowym w Olsztynie poszczególne wybrane płaszczyzny zarządzania zasobami ludzkimi są obecnie regulowane poprzez poniższe dokumenty: Zarządzenie nr 6/07 dyrektora Archiwum Państwowego w Olsztynie z 20.11.2007 r. w sprawie powołania zespołu wartościującego stanowiska pracy w Archiwum Państwowym w Olsztynie. Zarządzenie NR 10/12 dyrektora Archiwum Państwowego w Olsztynie z dnia 16.10.2012 r. w sprawie wprowadzenia standardów zarządzania zasobami ludzkimi w służbie cywilnej w Archiwum Państwowym w Olsztynie; 1. Nabór i wprowadzenie do pracy zał. Nr 1 str. 4

2. Motywowanie zał. Nr 2 3. Rozwój i szkolenie zał. Nr 3; Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 8 maja 2009 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 15 czerwca 2009 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej. Zarządzenie nr 2/10 dyrektora Archiwum Państwowego w Olsztynie z dnia 11.01.2010 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej w Archiwum Państwowym w Olsztynie; Zarządzenie Nr 22/09 dyrektora Archiwum Państwowego w Olsztynie z dnia 30.12.2009 r. w sprawie ustalenia Regulaminu służby przygotowawczej w Archiwum Państwowym w Olsztynie; Zarządzenie Nr 7/08 dyrektora Archiwum Państwowego w Olsztynie z dnia 30.05.2008 r. w sprawie zasad szkolenie pracowników Archiwum Państwowego w Olsztynie w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy; Zarządzenie Nr 13/2010 dyrektora Archiwum Państwowego w Olsztynie z dnia 23.06.2010 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu przyznawania nagród pieniężnych pracownikom Archiwum Państwowego w Olsztynie; Zarządzenie Nr 1/12 dyrektora Archiwum Państwowego w Olsztynie z dnia 02.01.2012 r. w sprawie wprowadzenia w życie Regulaminu gospodarowania środkami Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Archiwum Państwowym w Olsztynie; Regulamin Komisji Socjalnej zał. Nr 1 do Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych w Archiwum Państwowym wprowadzonego zarządzeniem nr 1/12 dyrektora Archiwum Państwowego w Olsztynie z dnia 2.01.2012 r.. Okólnik Nr 4/07 z dnia 02.07.2007 r. w sprawie Zarządzenie w sprawie powołania Rzecznika Dyscyplinarnego Archiwum Państwowego w Olsztynie. 2.3. Zidentyfikowane problemy w zakresie ZZL W wyniku przeprowadzonej w archiwum diagnozy poszczególnych obszarów zarządzania zasobami ludzkimi (ZZL), w ramach której uwzględniono: wnioski wypracowane podczas narad kierownictwa archiwum, wnioski pochodzące z wywiadów indywidualnych prowadzonych z wybranymi pracownikami, wnioski płynące z analiz i samoocen dokonywanych w ramach kontroli zarządczej, wnioski dostarczone przez zewnętrzne podmioty z którymi urząd współpracuje, str. 5

archiwum zidentyfikowało następujące problemy, którymi chce się zająć i które będą punktem wyjściowym do planowania konkretnych działań na okres objęty niniejszym programem: ORGANIZACJA ZZL W ARCHIWUM 1. Konieczność poprawy kompetencji w zakresie zarządzania pracownikami wśród kadry średniego szczebla, której istotą powinna być koncentracja na kluczowych kompetencjach osobistych tj. planowaniu, organizowaniu, motywowaniu, nadzorowaniu i rozliczaniu; 2. Potrzeba poprawy terminowości i samodzielne przestrzeganie obowiązujących terminów wykonywania poszczególnych procedur przez kadrę zarządzająca średniego szczebla; 3. Wynikający z braku typowej komórki zajmującej się zarządzaniem zasobami ludzkimi oraz małej obsady komórki ds. kadrowych, brak wystarczającej ilości czasu na profesjonalne koordynowanie spraw ZZL w archiwum; 4. Zbyt daleko idąca formalizacja wielu czynności związanych z ZZL, nie zawsze odpowiadająca faktycznym potrzebom i która może nieść zagrożenie koncentrowania się na spełnieniu wymogów formalnych, a nie na istocie tych procesów. 5. Brak wśród kadry kierowniczej poszczególnych szczebli aktualizowanej wiedzy dot. przepisów regulujących stosunek pracy pracowników i związanych z tymi przepisami możliwości. USTALANIE POTRZEB KADROWYCH 6. Nieracjonalne zawyżanie wymagań na etapie sporządzania opisów stanowiska, co powoduje ograniczenie grupy potencjalnych kandydatów w pierwszym etapie selekcji. SELEKCJA I WYBÓR KANDYDATÓW DO PRACY 7. Traktowanie komórki kadrowej w urzędzie jako jedynie odpowiedzialnej za prawidłowy przebieg selekcji, podczas gdy kluczową rolę na tym etapie powinien mieć bezpośredni przełożony stanowiska, na które prowadzony jest nabór. str. 6

8. Dokonywanie selekcji kandydatów do zatrudnienia przy użyciu narzędzi badających spełnianie jedynie części wymogów niezbędnych, wskazanych w opisie stanowiska pracy (najczęściej tylko test wiedzy i rozmowa kwalifikacyjna). 9. Brak wystarczającej liczby osób, którą można dziś zaangażować w urzędzie w przeprowadzenie profesjonalnej selekcji. WPROWADZENIE DO PRACY NOWOZATRUDNIONYCH 10. Każdy pracownik wprowadzany jest do pracy w inny sposób, zależny od świadomości i zaangażowania bezpośredniego przełożonego. SZKOLENIA I INNE FORMY ROZWOJU 11. Brak sporządzenia Indywidualnych Programów Rozwoju Zawodowego. 12. Udział pracowników w szkoleniach i innych formach rozwoju, których poziom jest nieadekwatnych do ich potrzeb (zbyt wysoki lub zbyt niski). 13. Małe środki finansowe, które mogłyby być wykorzystane na rozwój pracowników w formie szkoleń płatnych, co w praktyce oznacza, że pieniędzy wystarcza na udział tylko wybranych pracowników w wybranych szkoleniach zewnętrznych. 14. Nie wykorzystywanie w zadowalającym stopniu zasobów instytucji (tj. wiedzy pracowników będących na szkoleniach zewnętrznych lub pracowników będących ekspertami, materiałów, publikacji itd.) do podnoszenia kompetencji pracowników. 15. Zbyt mała liczba organizowanych szkoleń tzw. kaskadowych; KSZTAŁTOWANIE KARIERY, AWANSE I SUKCESJA 16. W wyniku procesu wartościowania nie stworzono obiektywnej hierarchii stanowisk, która wyznacza naturalną ścieżkę awansu w instytucji lub nie jest ona znana pracownikom panuje powszechne przekonanie, że awansem jest jedynie przejście ze stanowiska nie będącego kierowniczym na stanowisko kierownicze. 17. Brak wśród pracowników świadomości o dostępnych im ścieżkach rozwoju. Brak świadomości, że część pracowników może awansować wykonując te same zadania tylko na wyższym stopniu złożoności, a inni żeby awansować muszą przejść na stanowisko gdzie wykonuje się inne zadania niż dotychczas (bo nie ma w organizacji takich samych jak do tej pory zadań tylko o wyższym stopniu złożoności np. sekretarka). str. 7

MOTYWOWANIE FINANSOWE 18. Główną zasadą przy podziale nagród jest zasada dzielenia tak, żeby każdy pracownik został nagrodzony, chociaż kwoty nie są równe. 19. Brak możliwości szybkiego przyznania nagrody za wybitne osiągnięcia i konieczność czekania z tym do końca okresu za który przyznawane są nagrody, co często obniża ich motywacyjny charakter. MOTYWOWANIE NIEMATERIALNE 20. Niedostateczna świadomość wśród kierujących pracownikami znaczenia innych, niż pieniądze, czynników, które wpływają na motywację pracowników, a co za tym idzie, niedostateczne wykorzystywanie ich w praktyce; 21. Nie wykorzystywanie przez archiwum żadnego narzędzia badającego skuteczność poszczególnych narządzi motywacji, chociażby poprzez konsultacje i wymianę poglądów, przez co brak jest wiedzy na ten temat. OCENIANIE PRACOWNIKÓW 22. Brak efektów prowadzenia ocen okresowych rozumiany jako brak pozytywnych lub negatywnych następstw dokonania oceny dla części pracowników, a koncentrowanie się jedynie na wypełnieniu wymogów formalnych tego procesu. 23. Oceny okresowe postrzegane są jako mało obiektywne przez to, że każdy bezpośredni przełożony dokonuje ich według własnego uznania bez odniesienia do innych ocen w instytucji. 24. Nie przyznawanie ocen negatywnych, mimo iż niektórzy pracownicy na nie zasługują, żeby nie psuć atmosfery lub z pobudek humanitarnych. 3. Cele oraz działania naprawcze w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi w archiwum W Archiwum Państwowym w Olsztynie dla określonych wyżej problemów w zarządzaniu zasobami ludzkimi, objętych niniejszym PZZL, określono następujące cele i działania naprawcze, które mają pomóc w ich osiągnięciu: Organizacja zarządzania zasobami ludzkimi w urzędzie Cel: Właściwa organizacja procesu zarządzania zasobami ludzkimi, która wspiera realizację misji i celów, przyczynia się do zwiększania efektywności oraz podwyższania poziomu satysfakcji i zadowolenia pracowników archiwum. Uświadomienie kierownikom wszystkich szczebli co jest ich podstawowym obowiązkiem związanym z funkcją którą pełnią oraz podniesienie kompetencji w zakresie zarządzania, w tym zarządzania zasobami ludzkimi, w celu przygotowania ich do lepszego wykonywania funkcji kierowniczej i osiągania przez nich lepszych efektów pracy. str. 8

1. Działanie naprawcze dot. problemu nr 1 1.1. Archiwum przeszkoli kadrę kierowniczą z zakresu podstaw zarządzania ze szczególnym uwzględnieniem planowania, organizowania, motywowania, nadzorowania, zasad służby cywilnej oraz zasad etyki korpusu służby cywilnej, ale również w zakresie budowania zespołu, budowania przyjaznej atmosfery w zespole, rozwiązywania konfliktów i przywództwa. 1.2. Archiwum przeszkoli wszystkie osoby pełniące funkcje kierownicze w zakresie efektywnej komunikacji interpersonalnej oraz efektywnej komunikacji wewnętrznej. Podczas szkoleń uczestnicy dowiedzą się dlaczego zasady prawidłowej komunikacji interpersonalnej są istotne dla efektywności działania. 1.3. Archiwum wprowadzi zasadę, że każdej nowej osobie obejmującej po raz pierwszy stanowisko kierownicze, zostanie zapewniony udział w szkoleniu z podstaw zarządzania, o ile wcześniej nie przechodził szkolenia w tym zakresie. Szkolenie to będzie rozbudowane o moduły związane z zasadami zarządzania zasobami ludzkimi. 2. Działanie naprawcze dot. problemów nr 2, 4 2.1.Zwracać się będzie większą uwagę na bieżące monitorowanie sytuacji i udzielanie niezbędnej pomocy. 2.2. Dokona się przeglądu obowiązujących dokumentów i instrukcji pod kątem maksymalnego uproszczenia ich zapisów, by nie tworzyć sztucznych obowiązków, trudnych później do zrealizowania. 3. Działanie naprawcze dot. problemu nr 3 3.1. Archiwum wdroży rozwiązania informatyczne usprawniające realizację procesów kadrowych tj. rozwiązania pozwalające: a) wypełniać w formie elektronicznej arkusze Indywidualnego Programu Rozwoju Zawodowego, b) wypełniać w formie elektronicznej arkusze pierwszej oceny w służbie cywilnej oraz oceny okresowej. 4. Działanie naprawcze dot. problemu nr 5 4.1. Pracownikom kierującym komórkami organizacyjnymi będą na bieżąco udostępniane poprzez system EZD wszystkie przepisy prawne związane ze zmianą przepisów kadrowych. Ustalanie potrzeb kadrowych Cel: Ustalanie potrzeb kadrowych w sposób zapewniający jak najlepsze i najbardziej efektywne wykonywanie zadań instytucji z uwzględnieniem procedur wewnętrznego awansu, ale także w taki sposób, by ogłoszenia nie dyskryminowały nikogo oraz by nie sprawiały wrażenia stronniczych. Działanie naprawcze dot. problemu nr 6 5.1.Archiwum, w ramach aktualizowania opisów stanowisk pracy zracjonalizuje wymagania i doprowadzi do spójności systemu opisów poprzez usunięcie błędnych, często zawyżonych i str. 9

nieadekwatnych zapisów dot. wymogów, złożoności, samodzielności i wymaganej inicjatywy oraz innych, zastępując je zapisami, które mogą być określone jako minimalnie wymagane do poprawnego wykonywania zadań na opisywanym stanowisku. Selekcja i wybór kandydatów do pracy Cel : Wybór realnie najlepszych kandydatów na stanowiska, na które prowadzony jest nabór, przy użyciu adekwatnych narzędzi dających pewność rzeczywistego sprawdzenia poziomu spełniania poszczególnych wymogów stawianych w ogłoszeniu. 6. Działanie naprawcze dot. problemów nr 7-9 6.1. Archiwum przyjmie i wprowadzi do wewnętrznych zasad naboru zasadę sprawdzania wszystkich wymagań niezbędnych oraz wymagań dodatkowych (pożądanych) wskazanych w ogłoszeniu o naborze przy użyciu narzędzi umożliwiających obiektywne sprawdzenie spełnienia tych wymagań. 6.2. Zwracać się będzie uwagę, by w proces naboru kandydatów do pracy angażowała się kadra merytoryczna archiwum. Wprowadzanie do pracy nowozatrudnionych Cel : Wprowadzanie każdego z nowoprzyjętych pracowników do pracy, w taki sposób, by możliwe było jak najszybsze osiągnięcie przez nich pełnej wydajności w pracy i pełnego zintegrowania się z załogą oraz zidentyfikowania się z urzędem. 7. Działanie naprawcze dot. problemu 10 7.1. Archiwum przyjmie i wdroży zasadę wyznaczania osoby odpowiedzialnej za proces adaptacji nowego pracownika w początkowym okresie pracy. Powinien to być bezpośredni przełożony, ale można przyjąć inne rozwiązanie w tym zakresie. Opiekun zostanie wyznaczony każdej nowej osobie zatrudnianej w urzędzie. 7.2. Archiwum przyjmie i wdroży zasady informowania wszystkich pracowników o zatrudnieniu nowej osoby. W ramach tego działania zostanie przyjęta zasada osobistego przedstawiania przez bezpośredniego przełożonego nowemu pracownikowi współpracowników oraz zapoznania go z innymi osobami w archiwum, z którymi będzie się spotykał w związku z wykonywanymi zadaniami. Szkolenia i inne formy rozwoju Cel: Efektywne rozwijanie pracowników w celu zmniejszania, dobrze zbadanej, luki kompetencyjnej pracowników archiwum oraz jak najszybsze podnoszenie ich kompetencji zawodowych prowadzone w taki sposób, żeby partycypowała w nim jak największa liczba pracowników. str. 10

8. Działania naprawcze do problemów 11 15 8.1. W celu zwiększenia poziomu zaangażowania bezpośrednich przełożonych w rozwój podległych pracowników, archiwum przeprowadzi spotkanie informacyjne, podczas którego zostaną omówione zasady poprawnego sporządzania IPRZ oraz możliwe formy rozwoju pracowników m.in.: a) szkolenia; b) samodoskonalenie; c) doskonalenie w działaniu na przykład poprzez udział w stażach, zespołach zadaniowych, wykonywanie dodatkowych zadań, ustalanie zastępstw; d) uczenie się od innych na przykład poprzez instruktaż, konsultacje, wizyty studyjne. 8.2. Archiwum zrealizuje tworzenie IPRZ-ów dla wszystkich pracowników służby cywilnej w oparciu o przyjętą formułę i zasady ich opracowywania oraz realizacji. 8.3. Raz do roku dokona się przeglądu kompetencji pracowników i porówna je z zapotrzebowaniem na szkolenia wynikającym z IPRZ, w celu określenia tematów, które mogłyby zostać zrealizowane przez kompetentnych pracowników archiwum w ramach szkoleń wewnętrznych. 8.4. Określi się zasady i wdroży narzędzia zarządzania wiedzą w archiwum, mające na celu zapewnienie dzielenia się wiedzą między pracownikami. Wprowadzi się system szkoleń kaskadowych. W tej formie prezentowane będą tematy, w których mniejsze znaczenie ma sposób prowadzenia szkolenia czy osobisty stosunek prowadzącego do prezentowanych treści ponieważ treści te mają charakter bezdyskusyjny (np. nowe przepisy prawne). Kształtowanie kariery, awanse i sukcesja Cel: Opracowanie i faktyczne wykorzystywanie wewnętrznych rozwiązań umożliwiających kształtowanie kariery pracowników wewnątrz instytucji oraz zapewnianie godnych następców na opuszczane stanowiska. 9. Działania naprawcze do problemów 16 17 9.1.Archiwum przeprowadzi aktualizację wartościowania w oparciu o zaktualizowane opisy stanowisk pracy, w celu aktualizacji hierarchicznego układu tych stanowisk względem siebie. 9.2. Dokona się przeglądu istniejących przedziałów punktowych utworzonych na potrzeby wartościowania i stwierdzi czy nie jest potrzebne dokonanie aktualizacji rozkładu tych przedziałów. W ramach tego działania, w przypadku stwierdzenia, iż obecnie istniejące przedziały punktowe nie tworzą realnej hierarchii stanowisk w urzędzie, obecna hierarchia jest zbyt płaska lub występują inne błędy uniemożliwiające jej wykorzystanie na innych płaszczyznach ZZL, archiwum dokona ich aktualizacji. str. 11

Motywowanie finansowe Cel : Zbudowanie efektywnego i rzeczywiście działającego systemu motywacji finansowej, opartego na przejrzystym taryfikatorze płac i prawidłowych zasadach podziału dodatkowych pieniędzy oraz na przejrzystej polityce informowania o funkcjonowaniu tego systemu, w celu trwałego podniesienia motywacji jak największej grupy pracowników. 10. Działania naprawcze do problemów nr 18-19 10.1. Archiwum przeprowadzi gruntowną analizę dokumentu pt. Zalecenia Szefa KPRM dotyczące kształtowania polityki wynagrodzeń w urzędach z uwzględnieniem wyników wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej oraz poradnik T. Rostkowskiego Wartościowanie stanowisk pracy, a system wynagrodzeń zasadniczych w korpusie służby cywilnej dostępne na stronie Departamentu Służby Cywilnej KPRM. 10.2. Archiwum przeanalizuje i w razie konieczności znowelizuje wewnętrzny regulamin określający zasady oraz kryteria przyznawania nagród. Wśród zasad dotyczących przyznawania nagród znajdą się w szczególności: a) zasada wyjątkowości nagród oznaczająca, że nie dostają ich automatycznie wszyscy pracownicy, a są one przeznaczone dla mniejszości, która zasługuje na to faktem ponadstandardowego zaangażowania w pracę, efektywności lub spełnienia innych wyróżniających kryteriów; b) zasada różnicowania nagród w zależności od poziomu przekroczenia standardu o którym mowa w punkcie wyżej, c) zasada konkretnego i wyczerpującego przedstawianie osiągnięć pracownika w uzasadnieniu wniosku o nagrodę, tak by pracownicy wiedzieli, jaki poziom dodatkowych starań może zaowocować nagrodą, d) zasada przyznawania nagród wyłącznie za pracę, efekty i postawy uzyskiwane w okresie, za który przyznawane są nagrody, e) zasada odpowiedniej wysokości nagród oznaczającą ustalanie ich na takiej wysokości, którą może być atrakcyjna dla większości pracowników starających się o jej uzyskanie. 10.3. W ramach wewnętrznego regulaminu określającego zasady oraz kryteria przyznawania nagród opracuje się i wdroży zasady wyodrębniania części funduszy przeznaczonych na nagrody, do odrębnej puli dyrektora archiwum. W ramach tego działania dyrektor będzie mógł w każdym czasie przyznać pracownikowi nagrodę, na umotywowany wniosek jego bezpośredniego przełożonego. Przyznanie pracownikowi takiej nagrody bezpośrednio po zaistnieniu zdarzenia, za które pracownik ma być nagrodzony ma na celu szybkie jego zmotywowanie do podejmowania dalszych zwiększonych wysiłków. Motywowanie pozafinansowe Cel: Wykorzystywanie przez bezpośrednich przełożonych jak największej liczby pozafinansowych narzędzi motywowania w celu stworzenia w urzędzie kompletnego systemu motywowania pracowników i trwałego podniesienia motywacji jak największej ich liczby. str. 12

11. Działania naprawcze do problemów nr 20-21 11.1. Urząd, w ramach szkoleń o których mowa w działaniu 1.1. i 1.2. przeszkoli się wszystkich bezpośrednich przełożonych w zakresie rozpoznawania i usuwania jak największej liczby demotywatorów oraz wykorzystywania niematerialnych narzędzi motywacyjnych, takich jak na przykład: stosowanie pochwał, wyróżnień, budowanie przyjaznej atmosfery zespołu, usprawnianie komunikacji, stwarzanie warunków do samorealizacji, kierowanie na szkolenia, zwiększanie zakresu odpowiedzialności i samodzielności, optymalizowanie organizacji pracy. 11.2. W ramach tego działania uświadomi się osobom kierującym pracownikami, iż powinny starać się rozpoznawać potrzeby swoich podwładnych i w indywidualny sposób dopasowywać narzędzia motywacyjne. Ocenianie pracowników Cel: Stworzenie, wdrożenie i utrzymywanie w pełni obiektywnego systemu ocen, który będzie elementem motywującym i przełoży się na podniesienie zaangażowania pracowników oraz poziomu jakości wykonywanej przez nich pracy. Opracowanie i wdrożenie systemu systematycznego przekazywania pracownikom informacji zwrotnej dotyczącej ich pracy, opartego na konkretnie zbadanych efektach pracy, a nie jedynie na ogólnym wrażeniu przełożonego. 12. Działania naprawcze do p. 22-24 12.1. W ramach wprowadzania systemu bieżącej informacji zwrotnej regularnie oceniającej wyniki pracy i sposób realizacji zadań członków korpusu służby cywilnej nałoży się na każdego z bezpośrednich przełożonych obowiązek organizowania raz na określony czas, w każdej komórce organizacyjnej narad, podczas których kierownik podsumuje wyniki całej komórki i wyniki pracy poszczególnych jej pracowników, przekazując tym samym systematyczną porównawczą informację zwrotną wszystkim pracownikom. 12.2 Zorganizuje się spotkanie informacyjne dla wszystkich bezpośrednich przełożonych podczas którego określone zostaną oczekiwania w stosunku do tej grupy w zakresie oceniania oraz zostaną wspólnie doprecyzowane rozwiązania organizacyjne mające na celu zwiększenie obiektywności ocen i wyeliminowanie zjawiska lekceważenia tego procesu. W ramach tego działania zostaną poruszone co najmniej następujące kwestie: a) omówienie błędów w sztuce oceniania, b) tendencja do oceniania wszystkich na podobnym poziomie, żeby nikogo nie skrzywdzić, c) rola rozmów oceniających, jako najważniejszego elementu ocen okresowych, d) przecenianie aspektów pracy nie związanych z opisem pracy ocenianego, e) problemy z okresem podlegającym ocenie. str. 13

4. Harmonogram działań na lata 2013-2015 Działanie nr Forma wdrożenia Termin realizacji Osoba odpowiedzialna Organizacja zarządzania zasobami ludzkimi w urzędzie 1.1 Szkolenie kadry kierowniczej I półrocze 2014 r. Dyrektor archiwum 1.2 Szkolenie kadry kierowniczej I półrocze 2014 r. Dyrektor archiwum 1.3 Szkolenie kadry kierowniczej I półrocze 2014 r. Dyrektor archiwum 2.1 Monitoring, udzielanie pomocy Na bieżąco Dyrektor archiwum 2.2 Przegląd dokumentów I półrocze 2014 r. Komisja doraźna 3.1 Udostępnienie wzorów dokumentów w formie elektronicznej Wg potrzeb Administrator sieci 4.1 Udostępnianie informacji Na bieżąco Stanowisko ds. kadr Ustalanie potrzeb kadrowych 5.1. Analiza i korekta opisów stanowisk I półrocze 2014 r. Zespół Wartościujący w AP Selekcja i wybór kandydatów do pracy 6.1 Instruktaż, samokształcenie 2014 r. Komisja ds. naboru 6.2 Instruktaż, samokształcenie 2014 r. Komisja ds. naboru Wprowadzanie do pracy nowozatrudnionych 7.1. Szkolenie kadry kierowniczej IV kwartał 2013 r. Dyrektor archiwum 7.2 Szkolenie kadry kierowniczej IV kwartał 2013 r. Dyrektor archiwum Szkolenia i inne formy rozwoju 8.1 Spotkania informacyjne II półrocze 2013 r. Dyrektor archiwum, stanowisko ds. kadr 8.2 Realizacja IPRZ II półrocze 2013 r. Kierownicy komórek organizacyjnych 8.3 Przegląd kompetencji pracowników IV kwartał każdego roku Kolegium przy dyrektorze archiwum 8.4 Wprowadzenie, w formie zarządzenia dyrektora, zasad IV kwartał 2013 r. Dyrektor archiwum str. 14

szkoleń kaskadowych Kształtowanie kariery, awanse i sukcesja 9.1 Aktualizacja wartościowania stanowisk pracy w następstwie zmiany opisów I półrocze 2014 r. Zespół Wartościujący w AP 9.2 Przegląd i analiza I półrocze 2014 r. Zespół Wartościujący w AP Motywowanie finansowe 10.1 Zapoznanie się z dokumentami III kwartał 2013 r. Dyrektor archiwum, Główna księgowa 10.2 Analiza i nowelizacja przepisów wewnętrznych III kwartał 2013 r. Dyrektor archiwum 10.3 J.W. III kwartał 2013 r. Dyrektor archiwum, Główna księgowa Motywowanie pozafinansowe 11.1 Szkolenie kadry kierowniczej I półrocze 2014 r. Zastępca dyrektora archiwum 11.2 Szkolenie kadry kierowniczej I półrocze 2014 r. Zastępca dyrektora archiwum Ocenianie pracowników 12.1 Narady wewnętrzne w komórkach organizacyjnych Raz na pół roku Kierownicy komórek org. 12.2 Spotkanie informacyjne Raz na pół roku Dyrektor archiwum, stanowisko ds. kadr str. 15