Zarządzenie nr 14/2017 z dnia 24 lutego 2017 r. Rektora Uniwersytetu Medycznego w Łodzi

Transkrypt

1 Zarządzenie nr 14/2017 z dnia 24 lutego 2017 r. Rektora Uniwersytetu Medycznego w Łodzi w sprawie zmiany zarządzenia nr 6/2016 z dnia 8 lutego 2016 r. Rektora Uniwersytetu Medycznego w Łodzi w sprawie Regulaminu systemu okresowych ocen pracowników Uniwersytetu Medycznego w Łodzi niebędących nauczycielami akademickimi oraz wprowadzenia tekstu jednolitego Na podstawie 47 ust. 4 pkt 10 Statutu Uniwersytetu Medycznego w Łodzi z dnia 29 września 2011 r., ze zm., zarządzam, co następuje: 1 W Regulaminie systemu okresowych ocen pracowników Uniwersytetu Medycznego w Łodzi niebędących nauczycielami akademickimi, wprowadzonym zarządzeniem nr 6/2016 z dnia 8 lutego 2016 r. Rektora Uniwersytetu Medycznego w Łodzi, wprowadza się następujące zmiany: 1) w 7 ust. 3 otrzymuje brzmienie: 3. Kompetencje, ze względu na zakres zadań realizowanych przez pracownika, dzieli się na dwie grupy: 1) kompetencje kierownicze; 2) kompetencje zawodowe. ; 2) 8 otrzymuje brzmienie: 8 1. Profil kompetencji w Uniwersytecie jest trójdzielny. 2. Pierwsza część profilu to kompetencje ogólnoorganizacyjne, określone dla wszystkich pracowników, z wyjątkiem stanowisk zastępcy Kanclerza i Dyrektora: 1) komunikatywność; 2) samodzielność; 3) organizacja pracy własnej. 3. Druga część profilu zawiera od jednej do trzech kompetencji stanowiskowych, wybranych z modelu kompetencyjnego indywidualnie dla każdego stanowiska wybrane kompetencje stanowiskowe zawarte są w opisie stanowiska. 4. Trzecia część profilu określona jest dla kadry kierowniczej i zawiera dwie kompetencje zarządzanie zespołem i zarządzanie zmianą. ; 3) w 9 ust. 1 otrzymuje brzmienie: 1. Pracownicy oceniani są na podstawie profilu kompetencji, zawierającego: 1) od dwóch do ośmiu kompetencji w przypadku pracownika zajmującego stanowisko kierownicze; 2) od czterech do sześciu kompetencji w przypadku pracownika zajmującego stanowisko specjalistyczne. ; 4) 12 otrzymuje brzmienie: Pracownik, który w okresie podlegającym ocenie lub do dnia rozpoczęcia procesu oceny zmienił stanowisko pracy, oceniany jest za pracę na stanowisku, które obecnie zajmuje, pod warunkiem przepracowania na tym stanowisku co najmniej 6 miesięcy. 2. Jeżeli w okresie podlegającym ocenie lub do dnia rozpoczęcia procesu oceny zmianie uległo miejsce zatrudnienia pracownika w Uniwersytecie, to pracownik oceniany jest

2 przez kierownika jednostki organizacyjnej, w której jest obecnie zatrudniony, pod warunkiem przepracowania w tej jednostce co najmniej 6 miesięcy. ; 5) w 13: a) ust. 3 i 4 otrzymują brzmienie: 3. Bezpośredni przełożony dokonuje oceny pracownika na podstawie obserwacji postaw pracownika w okresie podlegającym ocenie. Ocena przeprowadzana jest za pomocą arkusza oceny okresowej, wypełnionego uprzednio przez pracownika; przełożony dokonuje oceny, przeprowadza rozmowę oceniającą z pracownikiem, wprowadza uwagi w arkuszu oceny oraz ustalenia dotyczące planu korygującego nie później niż w terminie jedenastu dni roboczych od przekazania arkusza przez pracownika. 4. Po zatwierdzeniu wyników oceny przez bezpośredniego przełożonego arkusz oceny okresowej przekazywany jest do pracownika, który w terminie dwóch dni roboczych potwierdza zapoznanie się z wynikami swojej oceny.. b) uchyla się ust. 5 i 6. 2 Wprowadza się tekst jednolity Regulaminu systemu okresowych ocen pracowników Uniwersytetu Medycznego w Łodzi niebędących nauczycielami akademickimi, określony w załączniku do niniejszego zarządzenia. 3 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. z upoważnienia Rektora: Prorektor ds. Organizacyjnych i Studenckich prof. dr hab. n. med. Janusz Piekarski Otrzymują: jednostki organizacyjne wg rozdzielnika intranet/bip

3 Załącznik do zarządzenia nr 14/2017 z dnia 24 lutego 2017 r. Rektora Uniwersytetu Medycznego w Łodzi Załącznik do zarządzenia nr 6/2016 z dnia 8 lutego 2016 r. Rektora Uniwersytetu Medycznego w Łodzi Tekst jednolity Regulamin systemu okresowych ocen pracowników Uniwersytetu Medycznego w Łodzi niebędących nauczycielami akademickimi Rozdział I Postanowienia ogólne 1 Regulamin systemu okresowych ocen pracowników Uniwersytetu Medycznego w Łodzi niebędących nauczycielami akademickimi, zwany dalej Regulaminem, określa procedurę przeprowadzania oceny okresowej, uczestników systemu okresowych ocen pracowników oraz tryb wnoszenia odwołań od wyników oceny. 2 Celem okresowej oceny pracowników Uniwersytetu Medycznego w Łodzi niebędących nauczycielami akademickimi, zwanych dalej pracownikami, jest: 1) podniesienie efektywności i jakości zadań realizowanych przez Uniwersytet Medyczny w Łodzi, zwany dalej Uniwersytetem ; 2) docenienie osiągnięć pracowników oraz wskazanie niedociągnięć wymagających poprawy; 3) promowanie wyróżniających się pracowników; 4) identyfikacja potrzeb rozwojowych pracowników; 5) uzyskanie wskazówek do stosowania systemu motywacyjnego; 6) poprawa współpracy i komunikacji pomiędzy pracownikami jednostek organizacyjnych Uniwersytetu; 7) podniesienie samoświadomości pracowników w procesie pracy; 8) promowanie pożądanych postaw i zachowań pracowników; 9) kaskadowanie celów strategicznych w obrębie struktury organizacyjnej Uniwersytetu; 10) agregowanie kluczowych informacji o zadaniach realizowanych w Uniwersytecie. Rozdział II System okresowych ocen pracowników (SOOP) 3 1. System okresowych ocen pracowników, zwany dalej SOOP, to nakierowany na rozwój pracowników proces cyklicznej oceny, realizowany w celu rzetelnej analizy potencjału rozwojowego pracowników. 2. SOOP służy do właściwego planowania oraz prowadzenia działań w zakresie zarządzania kapitałem ludzkim, zgodnych ze strategią rozwoju Uniwersytetu.

4 4 SOOP obejmuje: 1) samoocenę pracownika; 2) ocenę warunków pracy dokonywaną przez pracownika; 3) ocenę pracownika przeprowadzaną przez jego bezpośredniego przełożonego; 4) rozmowę oceniającą, przeprowadzaną z pracownikiem przez bezpośredniego przełożonego. 5 SOOP opiera się na następujących zasadach: 1) ocenie podlega okres dwunastu miesięcy poprzedzających miesiąc, w którym dokonywana jest okresowa ocena pracownika; 2) oceny okresowej pracownika dokonuje się raz w roku, w terminie wskazanym przez Kanclerza; 3) ocena okresowa rozpoczyna się od samooceny pracownika; 4) oceny pracownika dokonuje jego bezpośredni przełożony; 5) pracownikowi przysługuje prawo odwołania się od wyników oceny; 6) udział w procesie oceny jest obowiązkiem pracownika. 6 Uczestnikami SOOP są: 1) Kanclerz, do którego zadań należy: a) wskazanie terminu rozpoczęcia procesu oceny okresowej, b) przeprowadzanie okresowej oceny podległych pracowników, c) rozpatrywanie wniesionych odwołań; 2) jednostka organizacyjna odpowiedzialna za sprawy pracownicze, która jest odpowiedzialna za: a) inicjowanie procesu oceny, b) realizację i koordynację procesu oceny, c) wspieranie merytoryczne i administracyjne osób ocenianych i oceniających, d) przedstawienie Kanclerzowi sprawozdania z przeprowadzonej oceny, e) analizę wyników ocen okresowych; 3) kadra kierownicza, która jest odpowiedzialna za przeprowadzenie oceny okresowej. Rozdział III Model kompetencji 7 1. Model kompetencji zawiera zdefiniowane kompetencje, wraz z przypisanymi dla nich zachowaniami. 2. Model kompetencji służy do tworzenia ogólnoorganizacyjnych oraz stanowiskowych profili kompetencyjnych, stanowiących kryteria oceny w SOOP. 3. Kompetencje, ze względu na zakres zadań realizowanych przez pracownika, dzieli się na dwie grupy: 1) kompetencje kierownicze; 2) kompetencje zawodowe Profil kompetencji w Uniwersytecie jest trójdzielny.

5 2. Pierwsza część profilu to kompetencje ogólnoorganizacyjne, określone dla wszystkich pracowników, z wyjątkiem stanowisk zastępcy Kanclerza i Dyrektora: 1) komunikatywność; 2) samodzielność; 3) organizacja pracy własnej. 3. Druga część profilu zawiera od jednej do trzech kompetencji stanowiskowych, wybranych z modelu kompetencyjnego indywidualnie dla każdego stanowiska wybrane kompetencje stanowiskowe zawarte są w opisie stanowiska. 4. Trzecia część profilu określona jest dla kadry kierowniczej i zawiera dwie kompetencje zarządzanie zespołem i zarządzanie zmianą Pracownicy oceniani są na podstawie profilu kompetencji, zawierającego: 1) od dwóch do ośmiu kompetencji w przypadku pracownika zajmującego stanowisko kierownicze; 2) od czterech do sześciu kompetencji w przypadku pracownika zajmującego stanowisko specjalistyczne. 2. Kompetencje ogólnoorganizacyjne lub stanowiskowe mogą ulec zmianie wraz ze zmianą celów określonych dla stanowiska pracy lub zmianą strategii rozwoju Uniwersytetu. Rozdział IV Procedura okresowej oceny pracownika Oceny pracownika dokonuje jego bezpośredni przełożony. 2. W przypadku gdy bezpośredni przełożony z powodu nieobecności nie może dokonać oceny pracownika, ocena przeprowadzana jest przez przełożonego wyższego szczebla lub osobę wskazaną przez Kanclerza. 11 Ocenie podlegają pracownicy, którzy: 1) w okresie podlegającym ocenie przepracowali w Uniwersytecie łącznie co najmniej 6 miesięcy; 2) do dnia rozpoczęcia procesu oceny nie złożyli wniosku o rozwiązanie umowy o pracę; 3) nie znajdują się w okresie wypowiedzenia; 4) nie zostali zatrudnieni na czas realizacji projektu finansowanego ze środków Unii Europejskiej, grantów lub środków Ministerstwa Zdrowia Pracownik, który w okresie podlegającym ocenie lub do dnia rozpoczęcia procesu oceny zmienił stanowisko pracy, oceniany jest za pracę na stanowisku, które obecnie zajmuje, pod warunkiem przepracowania na tym stanowisku co najmniej 6 miesięcy. 2. Jeżeli w okresie podlegającym ocenie lub do dnia rozpoczęcia procesu oceny zmianie uległo miejsce zatrudnienia pracownika w Uniwersytecie, to pracownik oceniany jest przez kierownika jednostki organizacyjnej, w której jest obecnie zatrudniony, pod warunkiem przepracowania w tej jednostce co najmniej 6 miesięcy.

6 13 1. Ocena okresowa pracownika prowadzona jest w oparciu o arkusz oceny okresowej i realizowana zgodnie z harmonogramem procesu oceny. 2. Samoocena dokonywana przez pracownika obejmuje analizę jego postaw i realizacji zadań w okresie podlegającym ocenie; pracownik zobowiązany jest do dokonania samooceny za pomocą arkusza oceny okresowej nie później niż w terminie dwóch dni roboczych od otrzymania arkusza. Jeżeli pracownik nie dokona samooceny, to jego ocenę przeprowadza się z pominięciem samooceny. 3. Bezpośredni przełożony dokonuje oceny pracownika na podstawie obserwacji postaw pracownika w okresie podlegającym ocenie. Ocena przeprowadzana jest za pomocą arkusza oceny okresowej, wypełnionego uprzednio przez pracownika; przełożony dokonuje oceny, przeprowadza rozmowę oceniającą z pracownikiem, wprowadza uwagi w arkuszu oceny oraz ustalenia dotyczące planu korygującego nie później niż w terminie jedenastu dni roboczych od przekazania arkusza przez pracownika. 4. Po zatwierdzeniu wyników oceny przez bezpośredniego przełożonego arkusz oceny okresowej przekazywany jest do pracownika, który w terminie dwóch dni roboczych potwierdza zapoznanie się z wynikami swojej oceny. 5. uchylony 6. uchylony W przypadku usprawiedliwionej nieobecności pracownika w terminie przeprowadzania oceny okresowej, ocena odbywa się w terminie dodatkowym. O terminie dodatkowym pracownik informowany jest drogą elektroniczną. 2. Ocena w terminie dodatkowym przeprowadzana jest zgodnie z procedurą określoną w Oceny dokonywane są kaskadowo, kolejno przez: 1) kierowników w stosunku do podległych pracowników (pierwsza kaskada); 2) dyrektorów w stosunku do kierowników i bezpośrednio podległych pracowników (druga kaskada); 3) Kanclerza i jego zastępców, Rektora i prorektorów w stosunku do dyrektorów i bezpośrednio podległych pracowników (trzecia kaskada). 2. Kaskadowe dokonywanie ocen odbywa się w kolejności określonej w ust. 1, w następujących po sobie terminach. Kanclerz może podjąć decyzję o zmianie kolejności przeprowadzania ocen. 3. Informacja o kolejności przeprowadzania ocen podawana jest do wiadomości pracowników nie później niż w terminie 5 dni roboczych przed rozpoczęciem procesu oceny Rozmowa oceniająca jest przeprowadzana z pracownikiem przez bezpośredniego przełożonego zgodnie z obowiązującą procedurą. 2. Przed przeprowadzeniem rozmowy: 1) pracownik powinien: a) przeanalizować oceniane kompetencje, b) wypełnić arkusz oceny okresowej, tj. dokonać samooceny poziomu kompetencji oraz oceny warunków pracy; 2) przełożony powinien: a) przeanalizować oceniane kompetencje,

7 b) zapoznać się z informacjami o pracy pracownika, c) wypełnić arkusz oceny okresowej, tj. ocenić poziom kompetencji pracownika. 17 Rozmowa oceniająca powinna obejmować: 1) określenie celu i zamierzonego rezultatu rozmowy; 2) przedstawienie kryteriów oceny; 3) podsumowanie wyników, tj. wskazanie sukcesów i obszarów możliwych udoskonaleń w pracy; 4) wspólne określenie dalszych działań; 5) podsumowanie rozmowy wnioski Zatwierdzając wprowadzenie wyników oceny ostatecznej w arkuszu oceny, bezpośredni przełożony potwierdza zgodność dokonanej oceny z posiadaną wiedzą na temat pracownika. 2. Potwierdzenie zapoznania się z oceną przez pracownika oznacza, że przyjmuje on do wiadomości ocenę oraz potwierdza, że brał udział w ocenie. 3. Obowiązkiem bezpośredniego przełożonego, wynikającym z roli pełnionej w procesie oceny, jest wyjaśnienie rozbieżności powstałych podczas oceny w celu uzyskania porozumienia z pracownikiem. 4. Proces oceny pracownika zostaje zakończony nie później niż w terminie trzech dni od rozmowy oceniającej, pod warunkiem, że w tym okresie nie zostanie złożone odwołanie od oceny. Rozdział V Odwołanie od oceny Pracownikowi przysługuje, w terminie trzech dni roboczych od potwierdzenia zapoznania się z oceną, prawo odwołania od wyniku oceny. 2. Odwołanie, o którym mowa w ust. 1, kierowane jest do Kanclerza w formie pisemnej i składane, wraz z uzasadnieniem, do jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za sprawy pracownicze. 3. W przypadku wniesienia odwołania Kanclerz, lub wskazana przez niego osoba, dokonuje ponownej oceny pracownika. 4. Ponownej oceny pracownika dokonuje się w trybie przewidzianym dla przeprowadzenia oceny; ponowna ocena nie podlega odwołaniu. Rozdział VI Poufność i ochrona danych osobowych 20 Ocena pracownika ma charakter poufny. Dostęp do jej wyników mają: pracownik, bezpośredni przełożony, przełożony wyższego szczebla, Kanclerz oraz wyznaczeni pracownicy jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za sprawy pracownicze, którzy odpowiadają za analizę ocen, przechowywanie arkuszy ocen okresowych oraz obieg dokumentów.

8 21 Arkusz oceny okresowej jest dokumentem podlegającym ochronie zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2014 r. poz. 1182).