ZARZĄDZENIE NR 9 DYREKTORA GENERALNEGO MINISTERSTWA ŚRODOWISKA z dnia 12 maja 2009 r. w sprawie wprowadzenia Karty audytu wewnętrznego

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE NR 9 DYREKTORA GENERALNEGO MINISTERSTWA ŚRODOWISKA z dnia 12 maja 2009 r. w sprawie wprowadzenia Karty audytu wewnętrznego Na podstawie art. 50 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm. 1) ), w związku z art. 25 ust. 4 pkt 1 lit. h oraz art. 25 ust. 10 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz. 1505), zarządza się, co następuje: 1. Wprowadza się Kartę audytu wewnętrznego w Ministerstwie Środowiska, stanowiącą załącznik do zarządzenia. 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. DYREKTOR GENERALNY 1) Zmiany wymienionej ustawy zostały ogłoszone w Dz. U. z 2005 r. Nr 169, poz. 1420, z 2006 r. Nr 45, poz. 319, Nr 104, poz. 708, Nr 170, poz i 1218, Nr 187, poz i Nr 249, poz. 1832, z 2007 r. Nr 82, poz. 560, Nr 88 poz. 587, Nr 115, poz. 791 i Nr 140, poz. 984, z 2008 r. Nr 180, poz. 1112, Nr 209, poz. 1317, Nr 216, poz. 1370, Nr 227, poz oraz z 2009 r. Nr 19, poz. 100.

2 Załącznik do zarządzenia nr... Dyrektora Generalnego Ministerstwa Środowiska z dnia r. Karta audytu wewnętrznego w Ministerstwie Środowiska Rozdział 1 Ogólne cele i zasady audytu wewnętrznego 1. Ogólnym celem prowadzenia w Ministerstwie Środowiska, zwanym dalej Ministerstwem, audytu wewnętrznego jest przysparzanie wartości dodanej i usprawnianie funkcjonowania Ministerstwa. 2. Audyt wewnętrzny realizowany jest przez Zespół Audytu Wewnętrznego wyodrębniony w strukturze organizacyjnej Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego. 3. Audytem wewnętrznym jest ogół działań obejmujących niezależne badanie systemów zarządzania i kontroli, w tym procedur kontroli finansowej, w wyniku których Dyrektor Generalny Ministerstwa uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę adekwatności, efektywności i skuteczności tych systemów (działania zapewniające). 4. Audyt wewnętrzny, poprzez czynności doradcze, przyczynia się do usprawnienia działalności Ministerstwa. Działania o charakterze doradczym mogą być wykonywane, o ile ich cel i zakres nie naruszają zasady obiektywizmu i niezależności audytora wewnętrznego. 5. Audytor wewnętrzny dokonuje oceny jakości działania komórek organizacyjnych Ministerstwa w celu ustalenia, czy cele i zadania Ministerstwa zostały osiągnięte. Rozdział 2 Niezależność 1. Audytor wewnętrzny, w zakresie wykonywania zadań audytu wewnętrznego, podlega bezpośrednio Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa. 2. Audytor wewnętrzny jest niezależny w wykonywaniu swoich zadań. 3. Audytor wewnętrzny nie może brać udziału w działalności operacyjnej Ministerstwa. 4. Audytor wewnętrzny informuje Dyrektora Generalnego Ministerstwa o każdym rzeczywistym lub domniemanym naruszeniu jego niezależności lub obiektywizmu. 5. Audytor wewnętrzny postępuje zgodnie z: a) przepisami prawa, b) Międzynarodowymi Standardami Profesjonalnej Praktyki Audytu Wewnętrznego jako standardami audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych,

3 c) Kodeksem etyki audytora wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych. Rozdział 3 Zarządzanie działalnością Zespołu Audytu Wewnętrznego 1. Zespołem Audytu Wewnętrznego w Ministerstwie kieruje koordynator Zespołu Audytu Wewnętrznego, działający w ramach struktury Biura Kontroli i Audytu Wewnętrznego, zwany dalej kierującym audytem, i w zakresie realizacji zadań audytu wewnętrznego podlegający bezpośrednio Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa. 2. Kierujący audytem ściśle współpracuje z Dyrektorem Generalnym Ministerstwa na wszystkich etapach swojej pracy. 3. Dla osiągnięcia celów audytu wewnętrznego, zapewnienia odpowiedniej jakości i obiektywizmu prac oraz rozwoju pracowników Zespołu Audytu Wewnętrznego, kierujący audytem nadzoruje przebieg czynności audytorskich i prowadzoną dokumentację. 4. Nadzór, o którym mowa w ust. 3 polega na: a) sprawdzeniu, czy audytorzy przydzieleni do danego zadania posiadają odpowiednią wiedzę, umiejętności i kompetencje do jego realizacji, b) zapewnieniu właściwego instruktażu w czasie planowania zadania audytowego, c) upewnieniu się, że uzgodniony program zadania audytowego jest realizowany, a wszelkie zmiany są uzasadnione i zatwierdzone przez audytora wewnętrznego, d) upewnieniu się, że dokumentacja z przeprowadzonego zadania audytowego stanowi odpowiednią podstawę ustaleń, wniosków i zaleceń, e) upewnieniu się, że sprawozdanie z zadania audytowego jest dokładne, obiektywne, jasne, zwięzłe, konstruktywne i terminowe, f) upewnieniu się, że cele zadania audytowego zostały osiągnięte, g) dokonywaniu przynajmniej raz w roku okresowej oceny podległych pracowników, h) umożliwieniu podległym pracownikom poszerzania wiedzy oraz rozwoju ich umiejętności. Rozdział 4 Zakres audytu wewnętrznego 1. Audyt wewnętrzny obejmuje badanie i ocenę adekwatności, skuteczności i efektywności systemu kontroli wewnętrznej oraz zarządzania ryzykiem. 2. Czynności audytowe obejmują w szczególności: a) identyfikowanie procesów systemu kontroli wewnętrznej i zarządzania ryzykiem funkcjonujących w Ministerstwie, b) planowanie audytu,

4 c) gromadzenie dokumentacji i informacji dotyczących procesów, o których mowa w lit. a, d) dokonywanie wstępnego przeglądu procesów, o których mowa w lit. a, e) analizę ryzyka istniejącego w procesach, o których mowa w lit. a oraz prawdopodobieństwo jego wystąpienia, f) sprawozdawczość z przeprowadzonych czynności audytowych, g) czynności sprawdzające. 3. Audyt wewnętrzny obejmuje także wykonywanie czynności doradczych mających na celu usprawnienie funkcjonowania Ministerstwa. 4. Czynności doradcze, o których mowa w ust. 3, obejmują w szczególności: a) usługi doradcze, b) usługi szkoleniowe, c) uczestnictwo w zespołach zadaniowych. 5. Audyt wewnętrzny może objąć swoim zakresem wszystkie obszary działania Ministerstwa. 6. Zakres audytu nie może być ograniczany. Dyrektor Generalny Ministerstwa powinien być niezwłocznie powiadamiany o wszelkich próbach ograniczenia zakresu audytu. Rozdział 5 Prawa i obowiązki dyrektorów i pracowników komórek organizacyjnych Ministerstwa 1. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa mają prawo do czynnego uczestniczenia w procesie audytu wewnętrznego, a w szczególności do: a) zapoznania się, na każdym etapie audytu z ustaleniami audytora wewnętrznego, b) zgłaszania uwag i zastrzeżeń do ustaleń audytora wewnętrznego, c) zgłaszania do kierującego audytem zastrzeżeń co do pracy i zachowania audytora wewnętrznego, a w przypadku zastrzeżeń do kierującego audytem zgłaszania ich do Dyrektora Generalnego Ministerstwa. 2. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz ich pracownicy mają obowiązek opracowywania i przekazywania, w terminie wskazanym przez audytora wewnętrznego, materiałów oraz informacji dotyczących zakresu działania ich komórki, które audytor wewnętrzny uzna za niezbędne do realizacji celów audytu wewnętrznego. 3. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa, w których jest przeprowadzany audyt wewnętrzny, mają obowiązek, w zakresie swoich kompetencji, przedkładać Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa i kierującemu audytem, plan działań naprawczych w odpowiedzi na poszczególne ustalenia audytu wewnętrznego lub przedstawić przyczyny odmowy podjęcia działań naprawczych.

5 4. W przypadku braku uprawnień dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa, w której przeprowadzany jest audyt, do podjęcia decyzji o działaniach naprawczych, dyrektor tej komórki zwraca się z odpowiednim wnioskiem do Dyrektora Generalnego Ministerstwa lub nadzorującego członka Kierownictwa Ministerstwa. 5. O podjętych decyzjach, o których mowa w ust. 4, dyrektor komórki organizacyjnej Ministerstwa informuje kierującego audytem. 6. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz ich pracownicy mają obowiązek współpracować z audytorami wewnętrznymi Ministerstwa w zakresie identyfikacji, analizy i oceny ryzyka, identyfikacji procesów funkcjonujących w Ministerstwie, a także innych czynności audytorskich, przy których taka współpraca jest niezbędna. Rozdział 6 Uprawnienia i obowiązki audytora wewnętrznego 1. Audytor wewnętrzny ma wszelki dostęp do dokumentacji i informacji dotyczących bezpośrednio lub pośrednio działalności komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz ich pracowników, z zachowaniem przepisów o ochronie informacji niejawnych i ochronie danych osobowych. 2. Audytor wewnętrzny dokonuje identyfikacji i badania procesów poprzez: a) rozmowę, b) obserwację badanych czynności, c) przegląd i analizę dokumentów, d) kwestionariusze, e) testy wiarygodności, f) procedury analityczne, g) testowanie konkretnych czynności. 3. Czynności, o których mowa w ust. 1 i 2, nie wymagają zgody dyrektora komórki organizacyjnej Ministerstwa, której dotyczą i nie muszą być prowadzone za jego pośrednictwem lub w jego obecności. 4. Audytor wewnętrzny powinien być obiektywny i bezstronny oraz wykonywać zadania z należytą starannością. 5. Audytor wewnętrzny ma obowiązek szanować wartość i własność informacji, którą otrzymał i nie ujawniać jej bez odpowiedniego upoważnienia, chyba że istnieje prawny lub zawodowy obowiązek jej ujawnienia. 6. Audytor wewnętrzny ocenia: a) zgodność działalności prowadzonej przez Ministerstwo z przepisami prawa oraz obowiązującymi w Ministerstwie procedurami wewnętrznymi,

6 b) efektywność i gospodarność podejmowanych działań w zakresie systemów zarządzania i kontroli. 7. Audytor wewnętrzny ma obowiązek: a) zidentyfikować i dokonać analizy obszarów ryzyka w zakresie działalności Ministerstwa, b) opierać wnioski oraz wyniki czynności audytorskich na odpowiednich analizach i ocenach zebranych dowodów, c) dokumentować istotne informacje dla poparcia wniosków i wyników, d) niezwłocznie informować odpowiednie osoby o wynikach czynności audytorskich, e) chronić przed osobami nieupoważnionymi uzyskane w trakcie wykonywanych obowiązków informacje, f) działać zgodnie z zasadami oraz procedurami zapewniającymi jakość i sprawność działalności Ministerstwa. 8. Audytor wewnętrzny może prowadzić czynności doradcze, również w obszarze, za który był uprzednio odpowiedzialny. 9. Audytor wewnętrzny nie może oceniać działalności, za którą był odpowiedzialny w ciągu roku poprzedzającego. 10. Audytor wewnętrzny bierze udział w procesie oceny funkcjonowania systemów, przedkładając proponowane zalecenia, nie ponosi natomiast odpowiedzialności za opracowywanie i wdrażanie systemów. 11. Audytor wewnętrzny nie może brać udziału w procesie zarządzania związanym z opracowywaniem zasad systemu lub jego wdrażania. Rozdział 7 Sprawozdawczość 1. Audytor wewnętrzny sporządza sprawozdanie z przeprowadzenia audytu wewnętrznego, zwane dalej sprawozdaniem, w którym przedstawia w sposób jasny, rzetelny i zwięzły ustalenia i zalecenia poczynione w trakcie audytu wewnętrznego. 2. Przed zwołaniem narady zamykającej, audytor wewnętrzny może przekazać kierownikowi komórki audytowanej projekt sprawozdania. 3. Audytor wewnętrzny przekazuje sprawozdanie kierownikowi komórki lub komórek, w której przeprowadzany był audyt wewnętrzny oraz Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa. 4. Audytor wewnętrzny, w terminie do końca marca każdego roku, przedstawia Dyrektorowi Generalnemu Ministerstwa oraz Ministrowi Finansów sprawozdanie z wykonania planu audytu za rok poprzedni.

7 Rozdział 8 Współpraca i innymi instytucjami kontrolnymi, w tym z Najwyższą Izbą Kontroli 1. Podczas planowania i wykonywania zadań audytowych, kierujący audytem powinien brać pod uwagę, o ile jest to możliwe, plan czynności kontrolnych wykonywanych przez inne instytucje kontrolne tak, by uniknąć niepotrzebnego nakładania się kontroli i audytów. 2. Przy przeprowadzaniu analizy ryzyka kierujący audytem powinien brać pod uwagę wyniki kontroli dokonanych przez inne instytucje kontrolne. 3. Dokumentacja z przeprowadzonych zadań audytu wewnętrznego, w tym sprawozdania, powinny być udostępniane innym instytucjom kontrolnym za pośrednictwem Dyrektora Generalnego.

8 UZASADNIENIE Konieczność nowelizacji karty audytu wewnętrznego podyktowana jest wydaniem nowego aktu wykonawczego na podstawie art. 57 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 249, poz. 2104, z późn. zm.), tj. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 10 kwietnia 2008r. w sprawie szczegółowego sposobu i trybu przeprowadzania audytu wewnętrznego (Dz. U. Nr 66, poz. 406) oraz potrzebą dostosowania jej zapisów do obowiązujących Międzynarodowych standardów profesjonalnej praktyki audytu wewnętrznego. Niniejsza karta jest zgodna z zalecanym wzorem regulacji wewnętrznych dotyczących prowadzenia audytu wewnętrznego w jednostkach sektora finansów publicznych.