Nowe zasady rozliczania i ewidencji korekt sprzedaży 33-104 Tarnów ul. Ochronek 5 tel. (0-14) 6269806 www.infofarm.com.pl 1
Wstęp Oddajemy w Państwa ręce, nową wersję programu InfofarmApteka+ o numerze 3.0.7/120,04. Główne zmiany w programie mają związek z dostosowaniem programu do opublikowanego 15 marca 2013 roku Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. W szczególności zmiany, w zakresie rejestrowania i ewidencjonowania korekt sprzedaży. Podatnik ma czas na dostosowanie się do zmian do 30 września 2013 roku. Jednak w naszej opinii nie ma powodów by zwlekać z wdrożeniem nowych zasad. Zwrot towaru, korekty sprzedaży, retaksacja Konieczność skorygowania sprzedaży może mieć miejsce z następujących powodów: 1. Zwrot towaru, w tym reklamacja. W świetle obowiązujących przepisów taki zwrot powinien być udokumentowany: dowodem sprzedaży (paragon, faktura, potwierdzenie zapłaty lub inne dowody dopuszczone w prawie konsumenckim) oraz protokołem zwrotu, podpisanym przez sprzedającego i kupującego. 2. Korekta oczywistej pomyłki to jest pomyłki wykrytej w trakcie sprzedaży, ale już po wydrukowaniu paragonu. Taka korekta powinna być udokumentowana oryginałem paragonu. 3. W trakcie kontroli prawidłowości realizacji recept (retaksacji) lub też podczas przygotowywania dokumentacji refundacyjnej do NFZ zostanie wykryty błąd. Jednak ma to miejsce jeszcze przed wczytaniem komunikatu XML na portal NFZ, więc korekta sprzedaży nie będzie skutkować koniecznością złożenia korekty do refundacji. 4. Błąd zostanie wykryty już po wczytaniu na portal NFZ komunikatu refundacyjnego XML. Dwie pierwsze sytuacje występują w każdym podmiocie prowadzącym sprzedaż detaliczną i są uregulowane prawnie. Kolejne dwa przypadki są specyficzne dla aptek i niestety ustawodawca nie wziął ich pod uwagę. Każdorazowo osoba dokonująca retaksacji musi zdecydować czy ma do czynienia raczej ze zwrotem czy też z oczywistą pomyłką. Korekty retaksacyjne mogą, ale, nie muszą wpływać na zobowiązanie z tytułu podatku VAT. Z tego punktu widzenia dokonajmy podziału na korekty retaksacyje: 1. Neutralne fiskalnie nie mają wpływu na zobowiązania z tytułu podatku Vat. 2
2. Fiskalne - wpływające na zobowiązania podatkowe. Warto jeszcze wyodrębnić korekty neutralne fiskalnie, ale wpływające na rozliczenia finansowe (zmiana odpłatności i limitu). Korektę można rozliczyć na kilka sposobów, ale każdy z nich jest stosowany w innej sytuacji. Zależnie od tego, jaki zakres informacji podlega korekcie, kiedy jest dokonywana korekta, oraz oczywiście od tego, czy mamy do czynienia z korektą retaksacyjną, czy też z zwykłą oczywistą pomyłką, czy faktycznym zwrotem. Występujące przypadki i sposób postępowania pokazano w poniższej tabeli. 3
Lp Przyczyna i termin rejestracji korekty?. 1. Zwrot towaru, reklamacja, oczywista pomyłka. 2. Poprawa numeru recepty, świadczeniodawcy, lub pacjenta dokonana przed złożeniem komunikatu XML do NIZ. 3. Poprawa atrybutów recepty, obojętnych fiskalnie, których nie da się skorygować za pomocą funkcji pod Ctrl+Q (np. oddział NFZ), a dokonanych przed złożeniem komunikatu XML do NIZ. 4. Korekta odpłatności (w tym uprawnień pacjenta, wpływających na odpłatność), korekta limitu, niezależnie od terminu dokonania korekty, oraz korekty niefiskalne (przypadki wymienione w punktach 2 i 3), ale dokonane po złożeniu komunikatu XML do NFZ, więc wymagające złożenia korekty XML do NFZ 5. Korekta retaksacyjna fiskalna: korekta leku lub ilości, lub ceny, Jaką funkcję zastosować? Zastosuj wywoływaną w ekspedycji, przez Ctrl+F9, funkcję Korekta do transakcji. Najwygodniej skorzystać z dostępnej w ekspedycji funkcji, pod Ctrl+Q. Opis podrozdział 5.7 Uzupełnianie danych z recepty. Można również wykorzystać dostępny w ekspedycji klawisz F12 Skorzystaj w ekspedycji z klawisza F12, wyedytuj receptę i popraw atrybuty, lub użyj zapleczowej opcji Recepty. Zastosuj wywoływaną w ekspedycji, przez Ctrl+F9, funkcję Korekta do recepty. Zastosuj wywoływaną w ekspedycji, przez Ctrl+F9, funkcję Korekta do recepty fiskalna. 4
Korekta do transakcji (Ctrl+F9 funkcja Korekta do Transakcji) Aby zarejestrować tego typu korektę, wciśnij Ctrl+F9 (F10 Korekta sprzedaży). Rysunek 5-1 Okno wyboru zapisu korygowanego. W oknie Korekta w polu Numer klienta wpisz numer klienta z paragonu i zatwierdź (Ctrl+Enter). 5
Rysunek 5-2 Zarejestrowana korekta paragonu. W efekcie powstaje transakcja, która obejmuje cały korygowany paragon, zapisany na minus (kolor czerwony) i cały na plus. Pozycje zapisane na plus możesz korygować, po wciśnięciu klawisza Enter. Możesz zmienić nazwę produktu lub ilość. Pozycję możesz usunąć (obsługa zwrotów towaru i oczywistych pomyłek), wciskając klawisz Del. Po naniesieniu wszystkich korekt, podlicz operację (Ins) rysunek 5-3. Rysunek 5-3 Podsumowanie korekty fiskalnej Określ rodzaj korekty zwrot czy oczywista pomyłka, oraz zaznacz, czy masz oryginał paragonu. Dla przypomnienia, by nie używać myszki komputerowej, stosuj kombinację lewym klawisz Alt+litera podkreślona: Alt+r zwrot lub reklamacja, Alt+p Korekta oczywistej pomyłki, Alt+t/n posiadam/nie posiadam oryginalny paragon Kombinacją Shift+F11, możesz wydrukować protokół. W polu Opis możesz opisać przyczynę zwrotu/korekty. Pojawi się on na protokole i w ewidencji. Zakończ operację, wciskając Enter. Uwaga!!! Jeżeli omyłkowo zrobiłeś korektę do niewłaściwego paragonu, to póki nie zatwierdzisz tej operacji ( Ins i Enter), możesz łatwo ją usunąć wciskając Ctrl+Del. Korekta niefiskalna dokonana przed złożeniem raportu XML (Punkty 2 i 3 z tabeli) 6
W tym zakresie mieszczą się wszystkie zmiany danych o recepcie i pacjencie, za wyjątkiem zmiany uprawnień, które wpływają na kwoty odpłatności i refundacji. Aby korygować tego typu dane, wciśnij klawisz F12. Rysunek 5-4 Zarejestrowane operacje sprzedaży. Wyszukaj, wybierz i wyedytuj receptę (3xEnter). Wprowadź zmiany. Zapisz (Ctrl+Enter). Otaksuj ponownie (F9). Korekta niefiskalna dokonana po złożeniu komunikatu XML oraz korekta wpływająca na finanse niezależnie od terminu jej wykonania (Punkt 4 z tabeli) Taka korekta wymusza złożenie do NFZ raportu XML korygującego. Korzystamy z dostępnej w ekspedycji Korekty do recepty. Aby zarejestrować tego typu korektę, wciśnij Ctrl+F9 (F10 Korekta sprzedaży). 7
Rysunek 5-5 Okno wyboru zapisu korygowanego. Wciśnij " ", by przejść do recepty wpisz kolejny numer recepty w dniu i zatwierdź - Ctrl+Enter.. W polu Numer Rysunek 5-6 Zarejestrowana korekta recepty. Następnie otwórz okno z danymi recepty (Enter na wierszu recepty), by skorygować atrybuty recepty. Ustaw się na konkretnym leku (zapisy na plus) by skorygować odpłatność. Po naniesieniu korekt, otaksuj receptę(f9) i zamknij transakcję (Ins i Enter). 8
Korekta retaksacyjna fiskalna (korekta leku, ilości i ceny) (Punkt 5 z tabeli) Aby zarejestrować tego typu korektę, wciśnij Ctrl+F9 (F10 Korekta sprzedaży). Rysunek 5-7 Okno wyboru zapisu korygowanego. Wciśnij " ", by przejść do recepty wpisz kolejny numer recepty w dniu i zatwierdź - Ctrl+Enter.. W polu Numer Rysunek 5-8 Zarejestrowana fiskalna korekta recepty. Następnie otwórz okno z danymi recepty (Enter na wierszu recepty), by poprawić atrybuty recepty, a wejdź w konkretną pozycję by zmienić lek lub ilość. W tym miejscu możesz również skorygować odpłatność. Po skorygowaniu recepty, otaksuj ją (F9) i podlicz transakcję (Ins). Na ekranie pojawi się okno podsumowania korekty fiskalnej (Rysunek 5-24). Postąp analogicznie, jak w przypadku korekty do transakcji. Po zatwierdzeniu transakcji (Enter) zostanie wydrukowany paragon, obejmujący pozycje recepty po skorygowaniu. Zestawienie fiskalnych korekt sprzedaży Uruchom opcję Zarządzanie Zestawienie korekt sprzedaży. Na ekranie pojawi się tabela zawierająca informacje o zarejestrowanych przez ekspedytorów korektach fiskalnych, to jest takich korekt, które wpływają zmniejszająco na wysokość podatku VAT należnego. 9
Z poziomu zakładki Dane podstawowe możesz uzupełnić lub zmienić informację o korekcie w następującym zakresie: jest/nie ma oryginału paragonu, rodzaj korekty:zwrot(reklamacja)/oczywista pomyłka, opis przyczyny dokonania korekty. W zakładce Zawartość dostępna jest informacja o produktach objętych korektą. Z poziomu Rejestru korekt dostępne są dwa wydruki: 5. Wydruk protokołu zwrotu F9 Protokół zwrotu lub reklamacji, 6. Rejestr zwrotów F9 Rejestr zwrotów. Przed wydrukowaniem Rejestru zwrotów należy określić kilka parametrów ( Rysunek 14-8) Rysunek 14-8 Zakres rejestru korekt sprzedaży Zależnie od potrzeb można sporządzić wymagane formalnie dwa rejestry rejestr zwrotów i reklamacji, oraz rejestr oczywistych pomyłek. Można również oddzielnie wydrukować zestawienie korekt bez oryginału paragonu i z oryginałem. Sam tytuł rejestru podlega również edycji. Od strony finansowej dwie wartości uwidocznione na rejestrze korekt są ważne wartość brutto i podatek Vat należny. Sumy z rejestru korekt są zgodne z tabelką Zwroty na raporcie Utarg. 10