ARCHIWUM PANSTWOWE W RZESZOWIE 3.5-064 Rzesz6w, ul. Boinicza 2 t~.017 852-93-50, 850 10-99, fax 853 83-04 (piecz~c archiwum panstwowego) Znak sprawy: 402 - SZIM PROTOKOL KONTROLI ARCHIWUM ZAKLADOWEGO Urz-rdu Miasta Rzeszowa, Rynek 1,35-064 Rzeszow Podstawy prawn'} przeprowadzan~j kontroli stanowi'}: art. 21 ust. 2 oraz art. 28 pkt 4 ustawy z dnia 14 Jipca 1983 roku - 0 narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Oz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698, z poin. zm.). I. INFORMACJE WSTEPNE: 1. Kontroly przeprowadzha w dniach 6 i 7 grudnia 2011 roku lzabela Glesmer archiwista w Archiwum Panstwowym w Rzeszowie, na podstawie upowai.nienia do kontroli nr 67 i legitymacji sluibowej Nr 171, w obecnosci przedstawiciela jednostki kontrolowanej p. Romana Liszcza - odpowiedzialnego za prowadzenie archiwum zakladowego. 2. Jednostka kontrolowana zostala utworzona w dniu 27 maja 1990 roku i dziala na podstawie przepisow ustawy z dnia 8 marca 1990 roku 0 samorzlldzie gminnym (Oz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z p6zn. zm.). Obecnie kieruje nill p. Tadeusz Ferenc Prezydent Miasta Rzeszowa. Organem nadzorujllcym jednostky w zakresie zadan zleconych administracji rzl}dowej jest Wojewoda Podkarpacki, ul. Grunwaldzka 15,35-068 Rzeszow. 3. W jednostce kontrolowanej obowillzujll: Statut Urzydu Miasta Rzeszowa, wprowadzony uchwalll Rady Miasta nr XX/329/2007 z dnia 27 listopada 2007 roku z poiniejszymi zmianami oraz Regulamin Organizacyjny Urzydu wprowadzony zarzlldzeniem nr 144/2007 Prezydenta Miasta Rzeszowa z dnia 1 paidziernika 2007 roku z poiniejszymi zmianami. 4. Zmiany organizacyjne w przeszlosci - nie bylo. 5. Jednostka kontrolowana nie jest w stanie przeksztakenia, likwidacji lub upadlosci. 6. Ostatnill kontroly Archiwum Panstwowe przeprowadzho w dniu 7 listopada 2008 roku. 7. Archiwum od czasu ostatniej kontroli, nie byto kontrolowane przez inne instytucje. 8. W jednostce kontrolowanej obowi,!zujll nastypuj,!ce przepisy kancelaryjno-archiwalne uzgodnione w obowi,!zuj,!cym trybie:
2 a) instrukcja kancelaryjna - wprowadzona rozporzqdzeniem Prezesa Rady Ministrow w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazow akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dziabnia archiwow zakiadowych z dnia 18 stycznia 2011 roku (Dz. U. nr 14, poz. 67 i nr 27, poz. 140) zafqcznik nr I do rozporzqdzenia; b) jednolity rzeczowy wykaz akt - wprowadzony rozporzqdzeniem j.w. zaiqcznik nr 2 do rozporzqdzenia; c) instrukcja archiwalna - wprowadzona rozporzqdzeniem j.w. zafqcznik nr 6 do rozporzqdzell ia. II. USTALENIA KONTROLI : I. Stosowanie przepisow kancelaryjno-archiwalnych: dokumentacja wytwarzana w lednostce byia do 2010 roku klasyfikowana i kwalifik~wana zgodnie z obowiqzujqcym w niej jednolitym rzeczowym wykazem akt. W zwiqzku z wejsciem w zycie z dniem 1 stycznia 2011 roku nowych przepisow kancelaryjnoarchiwalnych zachodzi potrzeba przekwalifikowania czysci dokumentacji zgromadzonej w archiwum zakfadowym jednostki do wyzszych kategorii archiwalnych i w konsekwencji do ponownego uporzqdkowania czysci teczek. Od czasu ostatniej kontroli w jednostce nastqpifa poprawa w stosowaniu przepisow kancelaryjno-archiwalnych. Dokumentacja zostala przekazana do archiwum zaktadowego do roku 2008, w stanie kompletnym. Jednostka kontrolowana stosuje bezdziennikowy system kancelaryjny. W dniu 14 marca 2011 roku Prezydent Miasta Rzeszowa wydai zarzqdzenie nr 3112011, na mocy ktorego wprowadzif w podlegiej mu Jednostce system tradycyjny jako podstawowy do dokumentowania przebiegu zaiatwiania i rozstrzygania spraw, ponadto przypomniat pracownikom Urzydu iz w Jednostce majq zastosowanie przepisy rozporzqdzenia Prezesa Rady Ministrow z 18 stycznia 20011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazow akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dziabnia archiwow zakbdowych. W wyzej wymienionym zarzqdzeniu zostai powotany koordynator czynnosci kancejaryjnych i okresjono listy rodzajow przesyfek, ktore nie Sq otwierane przez punkt kancelaryjny. 2. Zbior archiwum zakfadowego stanowi dokumentacja: WLASNA i ODZIEDZ[CZONA po Urz~dzie Miasta Rzeszowa, Urzydzie Rejonowym w Rzeszowie i Zakiadzie Uzgadniania Dokumentacji Proiektowej w Rzeszowie (akta iedynie czysciowo s,! rozdzielone): aktowa: kategorii A w ilosci 10,50 mb, z [at 50-tych XX wieku (ksiygi podlegajqcych obowiqzkowi wojskowemu wytworzone po II wojnie swiatowej), 1990-2009, kategorii B w ilosci 1 323,00 mb, z [at [1927] 1956-2009, w tym kategorii B50 w ilosci 12,50 mb, BE50 w ilosci 13,00 mb oraz: po Urzydzie Rejonowy w Rzeszowie w ilosci 15,50 mb z lat 1991-1998;
--------------..--....~ 3 po Zakladzie Uzgadniania Dokumentacji Projektowej w Rzeszowie kategorii B w ilosci 52,50 mb z tat 1999-2004 techniczna: kategorii B w ilosci 165,00 mb z lat 60-tych XX wieku - 1998 elektroniczna: nie dotyczy kartograficzna: nie dotyczy audiowizualna: nie dotyczy Ponadto w pomieszczeniu piwnicy przy ul. Okrzei oznaczonym nr 2, znajduie sit( dokumentacja przejt(ta w ostatnim czasie ze wzgl((du na odejscie z pracy pracownika. Dokumentacja ta nie posiada ewidencji, nie dokonano jej podzialu na kategorie archiwalne,!lie wiadomo r6wniez z jakiego okresu pochodzi. Skiada si(( na ni!!: ok. 5,00 mb dokumentacji z czego ok. 2,00 mb stanowill r6zne foldery i wydawnictwa reklamowe. Natomiast w pomieszczeniu przy kodowni oznaczonym nr 1 znajduje si(( OkOfO 3,00 mb akt roznych odnalezionych w trakcie prze!loszenia dokumentacji z innych pomieszczen. kt6re nie zostajy jeszcze POfqCZOne z macierzystymi dokumentami. Czt(sto Sq to fragmenty starych dokumentow, kt6re nie wiadomo z jakiego okresu pochodzq i czego konkretnie dotycz<l. W lokalu archiwum zakladowego znajduje siy r6wniez OkOfO 15,00 mb Dziennik6w Urzydowych Monitor6w Polskich. Bliisze informacje 0 zhiorze dokumentacji: Na materialy archiwalne skladaj(! siy przede wszystkim: wlasne akty normatywne, plany, sprawozdania, budzet i jego zmiany, decyzje 0 warunkach zabudowy i zagospodarowania przestrzennego, podzialy nieruchomosci, wywlaszczenia, protokofy sesji Rady Miasta, protokoly posiedzen Zarz(!du, protokoly posiedzen komisji Rady, ksiygi ewidencyjne os6b urodzonych w latach 1916 1947 podlegaj(!cych obowi!zkowi wojskowemu (ok. 1,00 mb), przypiski do akt stanu cywilnego oraz ksiygi meldunkowe od 1936 roku. Ponadto w lokalu przechowywane S(! ksiygi meldunkowe, listy plac, akta osobowe dokumentacja podatkowo-ksiygowa, dokumentacja rejestracji dziafalnosci gospodarczej i koncesji. ZDEPONOWANA/OBCA aktowa wytworzona przez: Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego w Rzeszowie kategorii B w ilosci 20,50 mb z lat 1999-2005; zlikwidowany Miejski Zesp61 Ekonomiczno-Administracyjny Szk61 w Rzeszowie kategorii B w ilosci 12,00 mb z lat 1975-1991, w tym B50 w ilosci 8,50 mb; zl ikwidowane Przedszkola w Rzeszowie 0 numerach: 1, 1 I, 24, 26, 27, 30, 31, "Conres" oraz zlikwidowane SZkOfY Podstawowe w Rzeszowie 0 numerach: 4, 5,6, 7,18,21,22,35 kategorii B w ilosci 36,70 mb z lat 1946-2005, w tym B50 w ilosci 14,00 mb zlikwidowane Miejskie Przedsiybiorstwo Remontowo - Budowlane w Rzeszowie kategorii B w ilosci 3,50 mb z tat 1978-1992 zlikwidowane Swietlice Dworcowe w Rzeszowie kategorii B50 w ilosci 2,00 mb z lat 60tych XX wieku 3. Zbior dokumentacji obejmuje og61em 1 571,20 mb, w tym:
4 kategoria A -10,50 mb kategoria B-1 552,70 mb, w tym B50 w ilosci 37,00 mb oraz BE50 w ilosci 13,00 mb bez oznaczenia kategorii! archiwalni! 8,00 mb 4. Stan fizyczny zbioru dokumentacji jest zroznicowany. Czesc dokumentacii jest zawilgocona i zakurzona, najnowsze akta (przej~te w cii!gu ostatnich dwoch lat) Si! suche i niezakurzone. 5. Materialy archiwalne podlegaji!ce przekazaniu do Archiwum Panstwowego na podstawie 10 ust. 1 i 11 ust. 1 rozporz~dzenia Ministra Kultury z dnia 16 wrzesnia 2002 roku w sprawie post~powania z dokumentacji!, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materialow archiwalnych do archiwow panstwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375) obejmujq akta kategorii A wytworzone do 27 maja 1990 roku, w ilosci ktora w trakcie kontroli nie byta mozliwa do okreslenia ze wzgl~du na sposob utozenia akt. 6. Stan uporz~dkowania zbioru dokumentacji jest zrmnicowany. Dokumentacja rna uklad strukturalny, materialy archiwalne przechowywane Si! w kilku pomieszczeniach nie zawsze w sposob pozwalaji!cy szybko je odnalezc pomi~dzy znacznq iloscii! polek. Cz~sc materialow archiwalnych przechowywanajest w skoroszytach lub w teczkach zamykanych na gumk~. Wi~ksza cz~sc dokumentacj i posiada spisy spraw, zgodnie z ktorymi ulozono wewni!trz teczki sprawy i pisma, akta si! zszyte i nie zawierajq element6w metalowych. Natomiast numerowanie wewnqtrz teczek jest niewfasciwe, gdyz w obr~bie jednej teczki numerowane Sq raz strony a raz karty, przy czym nie zawsze numerowana jest cata zawartosc teczki. Ponadto cz~sc akt nie zostafa ufozona w ukladzie archiwalnym tylko przekazana w ukladzie kancelaryjnym. Kilka teczek kategorii A wymaga rozdzielenia na tomy nie przekracz~i!ce 5 cm grubosci. Mankamentem jest rowniez brak opraw introligatorskich w jednostkach zawierajqcych protokoly sesji Rady Miejskiej oraz posiedzen Zarzi!du i posiedzen Komisji (vide 47 ust. 2 poprzedniej instrukcji kancelaryjnej). Pozostate akta przechowywane s~ w uktadzie narastajqcym, w teczkach na ktore naniesiono pelne opisy zewn~trzne. Dokumentacja techniczna rysunkow przechowywana jest w wielkoformatowych teczkach, tubach lub w rulonach papierowych. 7. Dokumentacja przechowywana w archiwum nie byta porzqdkowana w trybie prac zleconych. 8. Ewidencja. Jednostka kontrolowana prowadzi nast~puji!ce srodki ewidencyjne.: a) wykaz spisow zdawczo-odbiorczych; b) spisy zdawczo-odbiorcze akt w podziale na kategorie A i B; c) spisy brakowanej dokumentacji niearchiwalnej; d) spisy materia16w archiwalnych przekazanych do archiwum panstwowego; e) ewidencja udost~pniania akt; f) elektroniczna ewidencja spisow (wykorzystanie programu Archiwum firmy Arisco - modul wykazu spisow). 9. Wykaz spis6w i spisy zdawczo-odbiorczych sporz~dzal1e s~ na obowiqzujqcych wzorach formularzy w spos6b staranny i w wi~kszosci prawidlowy. Wykaz spis6w prowadzony jest w formie papierowej i elektronicznej (najstarszy spis oznaczony numerem 1 pochodzi z 1987 roku), obecnie wykazy konczi! si~
5 na spisie numer 1038. Mankamentem jest natomiast pof~czenie w jeden wykaz spis6w, SplSOW dotycz~cych dokumentacji wlasnej i odziedziczonej ze spisami dokumentacji zdeponowanej podmiot6w nadal dzialaj~cych. Prowadzone s~ dwa komplety spis6w zdawczo - odbiorczych w ukladzie narastaj~cym i strukturalnym. Na spisach widniej~ nazwa urzydu i nazwy kom6rek merytorycznych, kt6re akta wytworzyly oraz podpisy stroll przekazuj~cych i przyjmuj~cych akta. Natomiast starsze spisy nie zawsze maj~ umieszczone podpisy stron, czysto brakuje na nich pieczyci wytw6rcy/nazwy komorki merytorycznej, kt6ra akta przekazala. Pozycje wybrakowane zostaly na spisach oznaczone za pomocq litery "L" naniesionej 016wkiem lub slowa "makulatura", jednak czysc dokumentacji w ten spos6b oznaczonej nadal znajduje siy na p6lkach w lokalu. Nie zostaly natomiast zaznaczone w ewidencji pozycje, kt6re zostaly przekazane do Archiwum Panstwowe w Rzeszowie. Ponadto w trakcie kontroli przypomniano, ze przekazywanie material6w archiwalnych do archiwum panstwowego musi odbywac siy na podstawie przepis6w, kt6re zobowi~zuj~ Urz~d do przekazania materia16w na podstawie spis6w - w 2008 roku mialo miejsce przekazanie material6w archiwalnych bez ewidencji, a przekazuj~cym byl Wydzial Promocji, Kultury i Sportu. Od marca 20]0 roku prowadzona jest ewidencja wypozyczen za pomoc~ kart udostypniania oraz rejestru. 10. Miejsce przechowywania dokumentacji poza lokalem archiwum zakladowego: a) Dokumentacja niejawna jest przechowywana w kancelarii tajnej Urzydu. Funkcjy Pelnomocnika ds. informacji niejawnych pelni od dnia 7 maja 2007 roku p. Augustyn Rybisz. Od czasu objycia funkcji nie byla przeprowadzana procedura brakowania dokumentacji niejawnej. Natomiast w dniu 21 marca 2007 roku przeprowadzono procedury zniszczenia dokumentacji niejawnej bez wiedzy i zgody archiwum panstwowego, w6wczas funkcjy Pelnomocnika ds. informacji niejawnej pelnh p. Mariusz Les, kt6ry obecnie nie jest zatrudniony w Urzydzie. b) Wydzial Komunikacji prowadzi podryczn~ skladnicy, w kt6rej przechowywana jest dokumentacja kierowc6w i pojazd6w bie4ca jak i zamkniyta. Dokumentacja ta pochodzi z okresu od lat 50tych XX wieku do 2011 roku i stanowi l~cznie okolo 200,00 mb akt (110 tys. pojazd6w, 90 tys. kierowc6w oraz rejestracje). c) Akta osobowe zwolnionych pracownik6w, kt6re nie zostaly formalnie przekazane ze stanowiska pracy do archiwum zakladowego przechowywane s~ w zabezpieczonych szafach w Wydziale Kadr. d) Koperty dowod6w osobistych os6b zmarlych oraz biez~ce bez oznaczenia kwalifikacji archiwalnej (A, 8E50 lub 8 10) przechowywane s~ w pomieszczeniach Wydzialu Spraw Obywatelskich bez ewidencji uwzglydniaj~cej podzial na kategorie archiwalne A i 8E50, obecnie stanowi~ l:tcznie ok. 380,00 mb z lat [1948] 1952-2011. e) Grodzki Osrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Rzeszowie prowadzi odrybne archiwum. 11. Akta do dnia kontroli byly udostypniane pracownikom na miejscu, w lokalu archiwum na podstawie rejestru, natomiast poza lokal na podstawie kart udostypniania, kt6re s~ ewidencjonowane od marca 2010
6 roku. Nie wypozyczano dokumentacji poza Urzlld, do dnia kontroli nie stwierdzono zagubien am uszkodzen dokumentacji wypozyczanej. 12. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej przeprowadza siy nieregularnie, za zgodll archiwum panstwowego. Od czasu ostatniej kontroli Archiwum Pa!lstwowe w Rzeszowie wydaio: - zgody nr 230/09 z dnia 12 pazdziernika 2009 roku; - zgody nr 217110 z dnia 22 wrzesnia 2010 roku; - zgody nr 143/11 z dnia 31 maja 2011 roku. Pozycje zastrzezone w procedurach brakowania pozostawiono w archiwum zakl:adowym. Jednostka kontrolowana nie ma zgody generalnej na brakowanie dokumentacji kategorii B. Ponadto w dniu 31 marca 2008 roku zniszczono dokumentacjy z wybor6w do Europarlamentu z dnia 7 czerwca 2007 roku na podstawie zgody wydanej przez Archiwum Panstwowe w Rzeszowie dla Delegatury Krajowego Biura Wyborczego w Rzeszowie. 13.0d czasu ostatniej kontroli nie przekazano material6w archiwalnych do Archiwum Panstwowego w Rzeszowie. 14. Osobll odpowiedzialnll za prowadzenie archiwum jest p. Roman Liszcz zatrudniony na pelnym etacie, na stanowisku archiwisty, funkcjy objlll z dniem 1 marca 2010 roku, ponadto zgodnie z zarzlldzeniem nr 31/2011 Prezydenta Miasta Rzeszowa pelni on funkcjy koordynatora czynnosci kancelaryjnych. Pan Liszcz posiada wyksztakenie srednie i zostal przeszkolony na kursie kancelaryjno-archiwalnym stopnia I w roku 2010. Ponadto szkolony byl na jednodniowym szkoleniu - seminarium zorganizowanym przez firmy Betakom: "Organizacja prac kancelaryjnych" ukonczonym w dniu 15 marca 2010 roku, oraz na wewnytrznym szkoleniu z zakresu archiwizacji na podstawie przepis6w z rozporzlldzenia z 2011 roku. Na czas nieobecnosci w pracy archiwisty nie ustanowiono formalnego zastypstwa. 15. Warunki pracy i przechowywania dokumentacji w archiwum zakladowym Sll w dalszym cillgu ucillzliwe ze wzglydu na znacznll ilose pomieszczen (11 magazyn6w oraz 1 pomieszczenie biurowe) w piwnicach i na strychu dw6ch budynk6w Urzydu. CZysc pomieszczei't rna niezabezpieczone punkty swietlne (brak osion), a w czysci piwnic widniejll wyrazne slady plesni/grzyba, wystypuje kruszllcy siy tynk oraz wyczuwalny jest drazliwy zapach zgnilizny (zwfaszcza w pomieszczeniu oznaczonym numerem 013, kt6re oddano do uzytku okofo roku temu). We wszystkich magazynach zaopatrzonych w higrotermometry odnotowano niewlasciwe parametry temperatury i wilgoci wzglydnej dla akt 0 dlugim okresie przechowywania. CZyse pomieszczen nie zostafa wyposazona w urzlldzenia pomiarowe jednak na podstawie obserwacji archiwisty mozna uznae iz rowniez w nich panujq nieodpowiednie warunki klimatyczne. W pomieszczeniach przy ul. Okrzei 1 odnotowano: a) pomieszczenie w piwnicy oznaczone nr 3 wilgotnosc wzglydna na poziomie 28%, temperatura 25 C; b) pomieszczenie w piwnicy oznaczone nr 2 wilgotnosc wzglydna na poziomie 20%, temperatura 25 C; c) pomieszczenie w piwnicy oznaczone nr I, wejscie przy kotlowni wilgotnosc wzglydna na poziomie 38%, temperatura 20 C;
----------------.---~- 7 d) pomieszczenie w piwnicy oznaczone nr 013 wejscie po metalowych schodach wilgotnosc wzglydna na poziomie 38%, temperatura 21 C, wyczuwalny mocny zapach stychlizny, wyrazne odpryski farby j tynku (prawdopodobnie rozwijaj<lcy siy grzyb); e) pomieszczenie na strychu oznaczone nr 1 - brak urz<ldzenia pomiarowego, wedlug informacji archiwisty odczuwalna niska temperatura zim<l, zas wysoka latem; f) pomieszczenie na strychu oznaczone nr 2 brak urz,!dzenia pomiarowego, wedlug informacji archiwisty odczuwalna niska temperatura zim,!, zas wysoka latem; g) mate pomieszczenie na strychu bez l1umeru - brak urz,!dzenia pomiarowego, wedtug informacji archiwisty odczuwalna niska temperatura zim<l, zas wysoka latem; W pomieszczeniach przy Placu Ofiar Getta 7 odnotowano: A) pomieszczenie na strychu po prawej stronie - wilgotnosc wzglydna na poziomie 56%, temperatura 9 C; B) pomieszczenie na strychu po lewej stronie - wilgotnosc wzglydna na poziomie 56%, temperatura 9 C; C) pomieszczenie w piwnicy oznaczone nr 8, wilgotnosc wzglydna na poziomie 35%, temperatura 24 C; D) pomieszczenie w piwnicy bez numeru za metal ow'! siatk,!, wilgotnosc wzglydna na poziomie 36%, temperatura 24 C, przy schodach wyrazne slady wilgoci (grzyba) na scianie. Rezerwa magazynowa na akta w sumie wynosi 250,00 mb. 16. Lokal archiwum usytuowany jest w dw6ch budynkach Urzydu przy ul. Okrzei 1 (8 pomieszczen, w tym 1 biurowe) oraz Placu Ofiar Getta 7 (4 pomieszczenia) 0 l'!cznej powierzchni ok. 320 m 2 Pomieszczenie biurowe wyposazono w: meble biurowe, sprzyt komputerowy, drukarky, telefon, gasnicy proszkow'!. podtogy stanowi wylewka betonowa zabezpieczona wyktadzin<l z atestem, okna s<l okratowane, a do pomieszczenia prowadz<l zwykte drzwi zamykane na podw6jny zamek. Natomiast wyposaz.enie magazyn6w archiwalnych stanowi<l: regaty metal owe stacjonarne, regaty 0 konstrukcji metalowej z p6tkami z ptyty pazdzierzowej, szafy metalowe, stoliki, krzesta, drabiny, w6zki do przewozenia akt, higrotermometry, worki ewakuacyjne, gasnice proszkowe, czujki p.pol Okna w piwnicach S<l okratowane, na strychu nie rna takiej potrzeby, podtogi stanowi,! betonowe wylewki zabezpieczone odpowiedni,! farb<l. Jedynie czysc drzwi jest metalowa i zamykana na podw6jne zamki, instalacja elektryczna jedynie czysciowo jest hermetyczna. Budynki Urzydu objyte S<l dozorem, dodatkowo przy ulicy Okrzei zamontowano monitoring. 17. Inne ustalenia kontroli: a. Wedtug oswiadczenia osoby odpowiedzialnej za prowadzenie archiwum zaktadowego do kontroli udostypniono catosc zbioru i pomieszczen archiwum. b. W trakcie kontroli pomieszczen na strychu przy ul. Okrzei 1 zauwazono dwoje drzwi do pomieszczen, na kt6rych znajdowat siy napis: "Archiwum Wydziatowe Wydziat Architektury i Geodezji", najednych drzwiach zaznaczono numer 944. Przez szpary pomiydzy drzwiami a cegtami widac bylo iz pomieszczenie wypetnione jest regatami, na ktorych znajduj<l siy akta. W trakcie kontroli nie udalo siy ustalic kto rna klucze do tych pomieszczen i co za dokumenty znajduj<l siy w
8 srodku. Wedlug informacji archiwisty zakladowego oraz Kierownika Grodzkiego Osrodka Dokumentacji Geodezyjnej Kartograficznej Wydzial Architektury i Geodezji przestal istniec w 1997 roku. 0 tym fakcie poinformowano w trakcie kontroli p. Artura Kondrata - Dyrektora Wydzialu Organizacyjno - Administracyjnego, kt6remu podlega archiwum zakladowe. c. W dniu 21 grudnia 2011 roku p. Leslaw Balldur - dyrektor Biura Obs-tugi Infonnatycznej Telekomunikacyjnej Urzydu Miasta przekazal dane o systemach informatycznych wykorzystywanych w biez'lcej pracy Urzydu. S'l to: Lp I 2 3 4 5 6 7 8 9 10 II 12 13 Nazwa programu Ewidencja Dzialainosci Oospodarczej Ewidencja zezwolen na sprzedaz alkoholu Ewidencja dowod6w osobistych Ewidencja Kierowc6w Ewidencja pojazd6w Ewidencja ludnosci Ewidencja podatk6w i oplat lokalnych od os6b fizycznych i prawnych Program budtetowy finansowoksi~gowy Program kadrowo-placowy Gomik Sigma USC Vega 14 Qsystem Opis programu - do czego sluty Program posiada homologacjy MSWiA, produk! firmy COlO SA Produkt firmy COlO SA Produkt tirmy OT AGO Sp. z 0.0. Produkt tirmy SOFTEAM Sp. z 0.0. Produkt firmy ARISCO, gospodarka odpadami komunall1ymi Produkt firmy Vulcan, obsluga budtetu szk61 tfirmy Technika-IT obsluga Stanu Cywilnego Compass Krakow - ewidencja gruntow i budynkow Program wspomagajljcy zarzljdzanie systemem jakosci Jak cz~sto wykonywane SI! kopie zapasowe/bezpieczenstwa administrowana centralnie administrowana centralnie administrowana centralnie codziennie automatycznie przed rozpoczyciem pracy admil1istrowany przez producenta l1a jego infrastrukturze serwerowej 15 Rejestr korespondencji Program firmy Solveo sp. z 0.0. codzienn ie po godzinach pracy 16 Program obslugi inwestycji Appia Produkt firmy infotech sp. Z 0.0. administrowany przez producenta najego infrastrukturze serwerowej Wielkosc kopii zapasowej MB/nosnik ok. 27 MB/tasma ok. 24 MB/tasma ok. 320MB/dysk Itasma ok. 1000MB/dysk sieciowy/tasma ok. 400MB/dysk sieciowy/tasma ok. 700MB/dysk sieciowyitasma ok. 12MB/dysk sieciowy/tasma ok. 200MB/dysk sieciowyitasma ok. 300MB/dysk sieciowy/tasma ok. 700MB/dysk sicciowyitasma ok. 300MB/dysk sieciowy/tasma i I I 18. Zalecenia pokontrolne wydane po poprzednio przeprowadzonej kontroli zosta-ty zrealizowane. III. Zalecenia wynikai!ce z ustalen biez!cej kontroli zostan! przekazane odrebnym pismem.
9 Protok61 podpisali: URZ4D MfASTA RZESZOWA Rynek 1 35-064 RZESz6w (piecz~c jednostki kontrolowanej) PREZYDEN,'T/,/ MlASTA RZESZq~ ~ "/ ARCHIWISTA... ~../.....ḷ' J~... ~.'tll.'tvl.... mgr1zabela.gle.sm~,. (kierow"td. Pl~c (archiwista zakladowy) (przeprowadzajllcy kontrolc;)
ARCHIWUM PANSTWOWE W RZESZOWPP 35-064 Rzesz6w, ul. BozO/cza 2.~.~.Qn ~~~:~.~~~!.~~~: ~.~:~~:.~~ ~~.~:~~~~~.. (pieczyc archiwum panstwowego) Nasz znak: 402-9:L{I' PROTOKOL KONTROLI ARCHIWUM DOKUMENTACJI GEODEZYJNEJ I KARTOGRAFICZNEJ Urzcrdu Miasta Rzeszowa, Rynek 1,35-064 Rzeszow Podstawy prawn~ przeprowadzanej kontroli stanowi art. 21 USt. 2 oraz art. 28 pkt 4 ustawy z dnia 14 lipca J983 roku - 0 narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Oz. U. z 2011 r. Nr 123, poz. 698 z pain. zm.) I. INFORMACJE WSTEPNE: 1. Kontroly przeprowadzita w dniu 8 grudnia 2011 roku Izabela Glesmer archiwista w Archiwum Panstwowym w Rzeszowie, na podstawie upowaznienia do kontroli nr 67 i legitymacji sfuzbowej Nr 171, w obecnosci przedstawiciela jednostki kontrolowanej p. Tomasza Mazura - Zastypcy Oyrektora Wydziafu Geodezji i Kierownika Grodzkiego Osrodka Ookumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Rzeszowie. 2. Przedmiotowa dokumentacja jest archiwizowana w ramach Grodzkiego Osrodka Ookumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej dziatajlfcego w strukturze Wydziatu Geodezji Urzydu Miasta Rzeszowa. Osrodkiem kieruje p. Tomasz Mazur - Kierownik Grodzkiego Osrodka Ookumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Rzeszowie. Podstawlf dziatania Osrodka jest ustawa z dnia 17 maja 1989 roku Prawo geodezyjne i kartograficzne (Oz. U. z 2005, nr 240, poz. 2027, z poin. zm.). 3. W jednostce kontrolowanej obowilfzujlf: Statut Urzydu Miasta Rzeszowa, wprowadzony uchwaflf Rady Miasta nr XX/329/2007 z dnia 27 listopada 2007 roku z poiniejszymi zmianami oraz Regulamin Organizacyjny Urzydu wprowadzony zarzlfdzeniem nr 144/2007 Prezydenta Miasta Rzeszowa z dnia 1 paidziernika 2007 roku z poiniejszymi zmianami. 4. Zmiany organizacyjne w przeszfosci: od I stycznia 1994 roku w strukturze Urzydu Miasta Rzeszowa funkcjonowat Miejski Osrodek Ookumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Rzeszowie, powsta!y z potlfczenia Wojewodzkiego Osrodka Ookumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Rzeszowie Filia nr 1 oraz Urzydu Rejonowego w Rzeszowie.
2 5. Jednostka kontrolowana nie jest w stanie przeksztakenia, likwidacji, ani upadlosci. 6. Ostatnilt kontroly w zakresie prowadzenia Archiwum dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej Archiwum Panstwowe w Rzeszowie przeprowadzilo w dniu 13 listopada 2008 roku. 7. Osrodek jest co najmniej raz w roku kontrolowany przez Wojewodzkiego Inspektora Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego w Rzeszowie w zakresie problemowym oraz w stosunku do konkretnych robot geodezyjnych. Ostatnia kontrola przeprowadzona w 2011 roku dotyczyla operatow pomiarowych wlltczonych do zasobu. 8, W jednostce kontrolowanej obowiltzujlt nastypujltce przepisy kancelaryjno-archiwalne, uzgadnione w obowiltzujltcym trybie: a) instrukcja kancelaryjna - wprowadzona rozporzltdzeniem Prezesa Rady Ministrow w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykaz6w akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu dzialania archiwow zakladowych z dnia 18 stycznia 20 II roku (Oz. U. nr 14, paz. 67 i nr 27, poz. 140) zafltcznik nr 1 do rozporzltdzenia; b) jednolity rzeczowy wykaz akt - wprowadzony rozporzltdzeniemj.w. - zalltcznik nr 2 do rozporzltdzen ia; c) instrukcja archiwalna wprowadzona rozpofzltdzeniem j.w. - zafltcznik nr 6 do rozporzltdzenia; d) inne normatywy odnoszltce siy do prowadzenia i archiwizacji dokumentacji geodezyjnej kartograficznej: lnstrukcja techniczna 0-4 "Zasady prowadzenia panstwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego", stanowiltca zalltcznik do zarzltdzenia nr 5 Prezesa Gfownego Urzydu Geodezji i Kartografii z dnia 10 lipca 1987 roku, Rozporzltdzenie Ministra Spraw Wewnytrznych i Administracji z dnia 17 maja 1999 roku w sprawie okreslenia rodzaju materialow stanowiltcych panstwowy zasob geodezyjny i kartograficzny, sposobu i trybu ich gromadzenia i wylltczania z zasobu oraz udostypniania zasobu (Oz. U. Nr 49, poz. 493), RozporZltdzenie Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 2 lipca 2001 roku - w sprawie klasyfikowania i porzltdkowania materialow wylltczonych z pat1stwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego (Oz. U. Nr 74, poz, 796). II. USTALENIA KONTROLI: 1. Stosowanie przepisow kancelaryjno-archiwalnych, szczegolnie w zakresie poprawnosci klasyfikacji i kwalifikacji dokumentacji jest wlasciwe. Zasob jest na biezltco gromadzony i archiwizowany wgoogik, 2. Zbior dokumentacji. W Osrodku jest przechowywana dokumentacja WLASNA OOZIEOZICZONA (nierozdzielona wg poszczegolnych tworcow) po: Wojewodzkim Osrodku
3 Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Rzeszowie Filia nr 1 oraz Urzydu Rejonowego w Rzeszowie: aktowa (geodezyjna): kategorii "A" w ilosci 430,00 mb z lat 1958-2011; kategorii "B" w ilosci 125,50 mb z lat 2005-2011; elektroniczna na nosnikach magnetycznych i optycznych: kategorii "A" w ilosci ok. 92,6 GB (60 DVD) kategorii "B" w ilosci 15,24 GB (25 DVD) kartograficzna: kategorii "A" w ilosci 3158 jedn. inw. z lat... 1903... 1958-2011 kategorii "BE" w ilosci 11761 jedn. inw. z lat 1958-201 t Bliisze injormacje 0 zhiorze dokumentacji: Na dokumentaci aktowl:j kategorii "A" sktadaja sis:: Operaty geodezyjne (zasob bazowy) w ilosci 166,00 mb, z lat 1958-20 t 1; Ewidencja gruntow i budynkow w ilosci 64,00 mb, z lat 1999 20 t t; Rejestry gruntow w i losci 33,00 mb, z lat 1964-20 t t; Dowody zmian w ilosci 152,00 mb, z lat 1975-2011; Akta uwlaszczeniowe (akty wlasnosci ziemi, protokoly z uwtaszczenia) w ilosci 15,00 mb, z lat 1972 1976; Natomiast na dokumentacjy aktow~ kategorii "B" sktadaj<,! siy: Operaty geodezyjne (zasob przejsciowy) w ilosci 47,00 mb, z lat 1968-201 t; Katalogi osnow geodezyjnych poziomych i wysokosciowych w ilosci 12,00 mb z lat 1971 2008; Nieaktualne operaty geodezyjne (zasob bazowy kategorii BE) w ilosci 18,00 rub z lat 1960 1990; Dokumentacja uzgodnien projektow w ZUDP kategorii BE w i10sci 48,50 mb z lat 2001 2011. Dokumentacje elektroniczlut kategorii A tworz<'! bazy danych: - dla numerycznej mapy zasadniczej MAPA 95 (20 obrybow: 207 226) z lat 1994 2011 (22 plyty DVD-R) 5,6 GB; - dla numerycznej mapy ewidencji gruntow i budynkow OSKAR i VEGA 20 obrybow (6 plyt CD R) - 4,7 GB; - dla czysci opisowej ewidencji gruntow MSEG, t3 obrybow z lat 1994-2008, 0,3 GB; - kopie zabezpieczaj<'!ce bazy danych sporz<'!dzane w cyklu potrocznym - 47 GB (10 plyt DVD-R); kopie miesiyczne w trybie przyrostowym 35 GB (8 plyt DVD-R). Dokumentaci elektroniczna kategorii B tworz<'! bazy danych (elektroniczna kopia materialow wykonanych w formie tradycyjnej):
4 - bank osnow geodezyjnych - okofo 5400 plikow - 2 GB (I ptyta OVO), - kopie pomocnicze z baz danych numerycznej mapy zasadniczej (23 ptyty OVO) - 10,9 GB, - "Osrodek" (zarz'ldzanie zasobem GODGiK - ewidencja zgioszen prac geodezyjnych, zamowien na dokumenty, fakturowanie itp.) - 2,34 GB (I ptyta OVO). Na dokumentacje kartograficzna kategqrii "A" skiadai!.l sift: pierworysy mapy zasadniczej w ilosci 1053 jedn. inw. (plansze aluminiowe), pierworysy mapy ewidencji gruntow w ilosci 104 jedn. inw. (plansze aluminiowe), matryce mapy ewidencji gruntow w ilosci 1069 (folia) mapy gleboznawczej klasyfikacji grllnt6w w ilosci 337 jedn. inw. (karton, ozalid), zbior map katastralnych katastru galicyjskiego w skali 1 :2880 w ilosci 595 jedn. inw. Zas na dokumentacjy kategorii "B" skfadaj'l siy: matryce mapy zasadniczej (stare i odnowione wyploty) w ilosci 2018 jedn. inw. (folia) zarysy pomiarowe (stare i nowe) w ilosci 1848 jedn. inw. (folia, diazo) mapy dyzurne ewidencji grunt6w w ilosci 3857 jedn. inw. (folia, ozalid) kopie mapy zasadniczej do wywiadow branzowych w ilosci 2120 jedn. inw. (ozalid) mapy koordynacyjne do uzgodnien ZUOP w ilosci 1830 jedn. inw. odbitki ozalidowe mapy w skali 1: 1000 obszaru WSK "PZL Rzeszow S.A." - 9 jedn. inw. odbitki ozalidowe mapy w skali 1:250 obszaru WSK "PZL - Rzeszow S.A." 79 jedn. inw. Ponadto od czasu ostatniej kontroli zasob powiykszyl siy dodatkowo 0 materiaty z miejscowosci przyt'lczonych do Rzeszowa w latach 2009 i 2010: Zwiyczyca, Biata, Budziwoj, CZySC Mitocina 3. Zbior dokumentacji obejmuje ogotem ok. 555,50 mb w tym: kategoria "A" - 430,00 mb, kategoria "B" - 125,50 mb. 4. Stan fizyczny zbioru dokllmentacji jest zroznicowany. Ookumentacjajest sucha, czysta, a uszkodzone teczki aktowe s'l sukcesywnie wymieniane. Po ostatniej kontroli kontynuowane jest skanowanie zbiom map, ktore zabezpiecza uszkodzone oryginaty przed dalszym niszczeniem. Korzysta siy z nich tylko w razie wyjasnien niezgodnosci. Niestety stan map katastralnychjest niezadowalaj'lcy, poniewaz nie zostaty one poddane zabiegom konserwatorskim. 5. Obecnie nie ma materiatow archiwalnych podlegaj'lce przekazaniu do archiwum panstwowego. 6. Stan uporz'ldkowania zbiom dokumentacji jest dobry. Operaty i rejestry gruntow gmpowane S'l obrybami, zas dokumentacja kartograficzna zgodnie z wytycznymi z zat'lcznika nr 16 instrukcji technicznej 0-4. 7. Ookumentacja zgromadzona nie byla porzl:}dkowana w trybie prac zleconych. 8. Ewidencja. Osrodek prowadzi w wiykszosci w formie elektronicznej nastypujl:}ce srodki ewidencyjne: a) kartoteki i mapy przegll:}dowe dla materiatow kartograficznych; b) rewersy udostypniania map;
5 c) dzienn ik zamowiel1; d) zgtoszenia robot - gromadzone w formie papierowej; e) spis brakowanej dokumentacji niearchiwalnej. 9. Ewidencjajest prowadzona zgodnie z zasadami okreslonymi w obowill:zujll:cej Instrukcji 0-4. 10. Miejsce przechowywania dokumentacji poza lokalem archiwum - czysc map, udostypnianych upowainianym do tego osobom, przechowywana jest w zabezpieczonych szafach i szutladach w pomieszczeniach biurowych 0 numerach 5 i 13. J1. Z dokumentacji korzystajll: pracownicy Osrodka, pracownicy Wydziatu Geodezji i uprawnieni geodeci oraz biegli s:tdowi, na miejscu w pokoju przyjyc i pod nadzorem pracownikow. Do dnia kontroli rewersy po zwrocie byty niszczone. Materiaty sit zwracane terminowo, nie stwierdzono ubytkow ani uszkodzen. Dodatkowo od lipca 2011 roku na podstawie umowy pomiydzy Prezydentem Miasta Rzeszowa a uprawnionym geodet:t udostypnianie odbywa siy przez Internet. Geodeta po podpisaniu umowy otrzymuje indywidualny login i hasto przy uzyciu kt6rego moze otrzymac dane drogll: elektroniczn:t (do dnia kontroli podpisano 8 um6w). 12. Brakowania dokumentacji niearchiwalnej przeprowadza siy nieregularnie, za zgod:t archiwum panstwowego. Od czasu ostatniej kontroli Archiwum Panstwowe w Rzeszowie w dniu 8 kwietnia 2011 roku wydaro zgody nr 059/1). Jednostka nie ma zgody generalnej na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. 13. Nie przekazywano dot:td material6w archiwalnych do archiwum panstwowego. 14. Osob:t odpowiedzialnll: za carose przedmiotowej dokumentacji jest p. Zbigniew Sebzda - Dyrektor Wydziafu Geodezji, Geodeta Grodzki. Za zbi6r dokumentacji GODGiK odpowiada p. Tomasz Mazur - Kierownik Grodzkiego Osrodka Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej w Rzeszowie. Bezposrednio za ewidencjy dokumentacji zgromadzonej w Osrodku odpowiada p. Pawer Wrobel zatrudniony na pelnym etacie na stanowisku pomocy administracyjnej (w zakresie czynnosci wpisano funkcjy archiwisty), posiadaj:tcy wyksztakenie srednie (studia wyzsze geodezyjne - planowane zakonczenie w 2012 roku), przeszkolony na wewnytrznym szkoleniu w zakresie archiwizacji dokumentacji zorganizowanym w biez:tcym roku przez Urz:td Miasta Rzeszowa. 15. Warunki pracy i przechowywania dokumentacji sit dobre. Pomieszczenia GODGiK sll: czyste, suche i dobrze oswietlone. W dniu kontroli panowala w nich temperatura na poziomie 22 C oraz wilgotnosc wzglydna na poziomie 45%, prowadzony jest co tygodniowy rejestr warunk6w kjimatycznych. Rezerwa magazynowana akta wynosi ok. 195,00 mb. 16. Lokal archiwum dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej miesci siy w piwnicy budynku przy ul. Kopernika 15, w trzech pomieszczeniach, kt6re zajmuj:t t:tcznie powierzchniy ok. 118 m 2 reh wyposaienie stanowi:t: metalowe regaty kompaktowe i stacjonarne, metal owe szafy z szutladami na mapy, regal na pierworysy, sejf na nosniki danych komputerowych, meble biurowe, sprzyt komputerowy, gasnice proszkowe, worki ewakuacyjne, telefon i drabiny metalowe. W holu prowadzlfcym do magazynu zainstalowano hydrant oraz ustawiono gasnicy proszkow~. Do pomiesz
6.. czen wchodzi si~ przez antywlamaniowe i ognioodporne drzwi firmy "Gerda", okna Sq okratowane, zamontowano w nich zaluzje pionowe, oswietlenie posiada oslony hermetyczne, podloga wylozona jest betonowq wylewkq zabezpieczonq specjalnq farbq. W pomieszczeniach zainstalowano system p. poz. oraz klimatyzacj~. Budynek, w kt6rym znajduje si~ GODGiK jest obj~ty calodobowym dozorem oraz wyposazono go w monitoring. 17. Inne ustalenia kontroli: a) Wedlug oswiadczenia p. Pawla WrobJa do kontroli udost~pniono calosc zbioru i pomieszezen, w ktorych jest przeehowywana dokumentacja. b) Kopie zapasowe dokumentacji elektronicznej wytwarzanej w ramach biezqcej dzialalnosei GODGiK zgodnie z art. 40 ust. I punkt 2a ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz. U. z 2010 Nr 106 poz. 675), co 6 miesi~cy (styczen i Jipiec) przekazywane Sq do Wojew6dzkiego Inspektoratu Nadzoru Geodezyjnego i Kartograficznego w Rzeszowie. c) Sprawy administraeyjne, finansowe i kadrowe prowadzone Sq przez odpowiednie kom6rki Urz~du Miasta Rzeszowa, ktore przekazujq dokumentaej~ do arehiwum zakladowego Urz~du. 18. Zalecenia pokontrolne, wydane po poprzedniej kontroli - wykonano c~sciowo. W dalszym ciqgu nie przekazano map katastralnych, ktore zostaly zeskanowane (na zestawie Oee TSC 400) ieh wielkosc to okoto 400 GB (ok. 100 plyt). Sytuacja ta jest tlumaezona koniecznosciq weryfikacji skanow z oryginalami przy realizacji zadan ustawowyeh. III. Zalecenia wynikajqce z ustalen bie:h!cej kontroli zostanq przekazane odrebnym pismem. ProtokOl podpisali: ~/1,/ PREZ~DENT MIASTA SZOWA... (pie~jjdn6stki ~trolowanej) luueusz.t'erenc. UR14D MIASTA RZESZOWA.' Rynek 1 hltkuwnik Grodzklego Osrod Ii DokumentacJi 3'~064 RZESz6w Geode n i artograficznej AR~~IWI::T" (kierownikjednostki kontrolowanej) Protok61 sporzqdzono w 2 egz. egz. nr I - jednostka kontrolowana egz. nr 2 - Archiwum Panstwowe w Rzeszowie, v...m9.r:.(. ~rtje8mef... I (przepr~adzajltcy kontroly)