ZMIANA STAWEK VAT Poradnik dla administratorów systemu micros 3700
- poradnik dla administratorów systemu micros 3700 Spis treści Wstęp...3 Omówienie problematyki...3 Założenia tego dokumentu...3 Kto powinien zapoznad się z tym dokumentem...3 Co osoba czytająca powinna wiedzied?...4 Opisy i Przypisy...4 Opis i ważnośd symboli...4 Definiowanie nowych stawek w systemie...5 Zmiany i dodawanie stawek podatków TAX TABLE...5 Definiowanie nowych klas podatków TAX CLASS...7 Zmiany klas podatków w klasach pozycji menu MI CLASS...9 Zmiany i przypisanie klas pozycji menu dla pozycji menu... 11 Zmiany nazw w Grupach Głównych MAJOR GROUP NAMES... 12 Zmiany klas podatków dla okresów podawania SERVING PERIOD... 15 Zmiana i uaktualnienie klas podatków dla Rabatów TAX CLASS for DISCOUNT... 16 Zmiana i uaktualnienie klas podatków dla Serwisów Napiwków TAX CLASS for SEVICE CHARGES... 17 Zmiany w Grupach Rejestrujących TRACKING GROUP... 18 Zmiany w raportach REPORT CONFIGURATION... 20 Uwagi Końcowe... 21 Raporty możliwe problemy które ujawnią się po dokonanych zmianach... 21 2 ZMIANA STAWEK VAT -
poradnik dla administratorów systemu micros 3700 Wstęp Omówienie problematyki Zmiany stawek podatkowych planowane przez Ustawodawcę wynikają z zakończenia okresu karencji na niższe stawki VAT wynegocjowanego w 2007 roku. Na dzień tworzenia tego dokumentu nie były znane dokładne szczegóły planowanych zmian a jedynie założenia do ustawy, dlatego więc pewne wartości poszczególnych podatków w finalnej wersji ustawy nie muszą dokładnie odpowiadać podanym w tym dokumencie wartościom. Założenia tego dokumentu Założeniem tego dokumentu jest przedstawienie, w miarę przystępny i przejrzysty sposób zakresu działań jakie należy podjąć w chwili przejścia na nowe stawki VAT z dniem 01-01-2011.Opisane w tym dokumencie czynności mają uświadomić administratorom zakres prac oraz ich ważność, jak również wskazać potencjalne niebezpieczeństwa związane z brakiem lub błędem w wykonaniu zmian w pewnych newralgicznych miejscach systemu. Kto powinien zapoznać się z tym dokumentem Osobami które powinny w szczególności zapoznać się z treścią tego dokumentu są: Administratorzy systemów Pracownicy merytorycznie odpowiedzialni za politykę cenową Księgowi i kontrolerzy finansowi Osoby dokonujące rozliczeń gastronomicznych Micros Fidelio Polska sp. z o.o. 3
- poradnik dla administratorów systemu micros 3700 Co osoba czytająca powinna wiedzieć? Aby dokładnie zrozumieć złożoność podanych w tym dokumencie informacji należy: zapoznać się z treścią wprowadzonej ustawy określić zakres zmian stawek podatkowych dla poszczególnych grup pozycji menu znać system micros 3700 z poziomu administratora znać system micros 3700 z poziomu użytkownika obsługa POS znać procedury rozliczeniowe i kontrolne systemu znać zależności pomiędzy systemem micros 3700 a systemami recepcyjnymi (PMS) znać zasadę komunikacji interface-owej pomiędzy systemem POS a PMS Znajomość powyższych tematów pozwoli na dokładne zrozumienie zagadnień opisanych w tym dokumencie a tym samym dokładniejsze przygotowanie się do wykonania opisanych poniżej czynności. Opisy i Przypisy Opis i ważność symboli UWAGA: takim znakiem oznaczane będą miejsca gdzie zawarto uwagi dotyczące wykonywanych działań lub miejsca gdzie należy wykonać jakieś czynności wstępne. PORADA: tym znakiem oznaczone zostaną miejsca w których zawarto podpowiedzi dotyczące wykonania jakichś czynności, sugestie lub porady ALARM: miejsca oznaczone tym znakiem informują o konieczności zwrócenia szczególnej uwagi na wykonywane czynności, gdyż popełnienie błędu w tym miejscu będzie skutkowało długoterminowymi, lub nieodwracalnymi zmianami w bazie danych 4 ZMIANA STAWEK VAT -
poradnik dla administratorów systemu micros 3700 Definiowanie nowych stawek w systemie Zmiany i dodawanie stawek podatków - TAX TABLE UWAGA: Aby zmienić lub dodać stawki podatkowe należy posiadać najwyższe uprawnienia instalatora dla Configurator-a systemu micros 3700. Przed rozpoczęciem pracy upewnij się że posiadasz takie uprawnienia, w przeciwnym razie skontaktuj się z lokalnym administratorem systemów lub z serwisem systemu micros pl-micros-support@micros.com ALARM: Przed dokonaniem jakichkolwiek zmian w stawkach VAT należy wykonać:! Zakończyć wszystkie rozpoczęte w systemie rachunki.! Zatrzymać operacje na stacjach micros! Stacje pracujące w trybie Stand-alonepowinny być wyłączone Kopię bezpieczeństwa bazy danych systemu micros 3700 Wydruki wszystkich interesujących nas raportów za poprzednie historyczne okresy rozliczeniowe poprzedni dzień, miesiąc, rok, lub też inne interesujące nas okresy rozliczeniowe. Zabezpieczyć wydrukiem rejestr faktur VAT. Micros Fidelio Polska sp. z o.o. 5
- poradnik dla administratorów systemu micros 3700 Prace rozpoczynamy od zalogowania się do POSCfg POS Configurator.Następnie udajemy się do sekcji Sprzedaż -> Stawki Podatkowe Następnie dokonujemy zmian w obrębie otwartego okna z listą podatków. Jeżeli układ jest taki jak poniżej lub podobny to należy wykonać niezbędne określone Ustawą zmiany w obowiązujących obecnie stawkach VAT UWAGA: zmian dokonujemy TYLKO w zakładce Ogólne - General Aby dodać nową stawkę np. 5% należy wykonać poniższe czynności: Pierwszą nieużywaną stawkę zmienić na ostatnią używaną i wszystkie pola w tabeli ustawić DOKŁADNIE tak jak w stawce ją poprzedzającej- skopiować stawkę nr 4 na stawkę nr 5 Tą samą czynność powtórzyć dla poprzedzającej kopiowaną stawkę np. stawkę 3 przekopiować na stawkę 4 W miejsce stawki 3 wstawić nową stawkę VAT np. 5% zmieniając jej nazwę a w kolumnie % ustawić odpowiednią wartość VAT 5.0000 6 ZMIANA STAWEK VAT -
poradnik dla administratorów systemu micros 3700 Po wykonaniu wszystkich niezbędnych zmian i ustawień należy jeszcze raz dokładnie sprawdzić nowe ustawienia a następnie zapisać wynik naszych prac klikając na ikonke ptaszka w pasku narzędzi znajdującą się w górnej, środkowej części. Definiowanie nowych klas podatków TAX CLASS Następnym krokiem jest ujednolicenie i stworzenia o ile to będzie konieczne nowych klas podatków. Operację tą wykonujemy uruchamiając POS Configurator i udając się do zakładki Sprzedaż -> Klasy Podatków (Tax Classes) Micros Fidelio Polska sp. z o.o. 7
- poradnik dla administratorów systemu micros 3700 Zmieniamy nazwy klas podatków na takie jakim stawkom podatkowym będą odpowiadały i tak TAX 22% zmieniamy na TAX 23%. Następnie, wybieramy dla każdej klasy właściwą stawkę podatku (kolumna znajdująca się w prawej części okna konfiguracyjnego) : Jeżeli się okaże, że konieczne jest dodanie nowej klasy podatkowej to należy wykonać operację podobną do przesuwania w dół stawek podatkowych z tym ze najpierw należy dodać nowy rekord w tabeli klas pozycji menu. Wykonujemy to w następujący sposób. Będąc w tabeli klas należy kliknąć na ikonkę dodawania, oznaczoną niebieskim znakiem plus. Aby dodać nowy rekord zgodnie z istniejącą numeracją (przyjmując, że nowy rekord ma posiadać, np. numer 105) zaznaczamy rekord, po którym ma występować nowowprowadzony ( w naszym przypadku 106) i naciskamy znak Plus Po dodaniu rekordu kopiujemy ustawienia rekordów poprzedzających w taki sam sposób jak to zostało opisane w punkcie TAX TABLE. 8 ZMIANA STAWEK VAT -
poradnik dla administratorów systemu micros 3700 PORADA: w przypadku kopiowania pól można się posłużyć klawiszami F3 i F4. Klawisz F3 kopiuje i zachowuje w schowku (pamięci) wartość pola które zostało skopiowane a klawisz F4 wkleja z pamięci wartość do pola w którym aktualnie znajduje się kursor. Po dokonaniu wszystkich niezbędnych zmian zapisujemy naszą pracę klikając na ikonę ptaszka tak jak w przypadku dodawania stawek podatkowych. Zmiany klas podatków w klasach pozycji menu MI CLASS Po dokonaniu zmian a stawkach podatkowych i klasach podatków przychodzi kolej na zmiany w klasach pozycji menu Menu Item Class. W tym celu należy: z poziomu POS Configurator -> Sprzedaż wybrać <Klasy Pozycji Menu (Menu Item Classes) Micros Fidelio Polska sp. z o.o. 9
- poradnik dla administratorów systemu micros 3700 w oknie konfiguracyjnym wybieramy zakładkę Widok Tabela Po uzyskaniu widoku tabeli zmieniamy nazewnictwo poszczególnym klasom (tam gdzie wymagane), jednocześnie przypisując im w polu Klasa Podatków ( Tax Class ) odpowiednią klasę Gdyby okazało się, że w którejś grupie klasie pozycje menu występują w dwóch różnych klasach podatkowych wtedy zmuszeni będziemy do dodania nowej klasy pozycji menu. Aby wykonać ta czynność postępujemy według poniższych kroków to jest przykład: o Wśród istniejących rekordów MI Class należy odnaleźć wolne miejsce w miarę najbliżej klasy którą będziemy kopiować np. Otwarte Inne 0% ma numer 25 a dodawać będziemy numer 26. Zaznaczmy rekord (w naszym przypadku jest to rekord 25), po którym chcemy dodać rekord kolejny i naciskamy klawisz plus. 10 ZMIANA STAWEK VAT -
poradnik dla administratorów systemu micros 3700 o Następnie przypisujemy nazwę oraz poszczególne parametry o Po wykonani wszystkich zmian i po dodaniu niezbędnych nowych klas pozycji menu należy zapisać swoją niezapisaną części pracy. Zmiany i przypisanie klas pozycji menu dla pozycji menu Kolejnym krokiem jest sprawdzenie poprawnego przypisania zdefiniowanych poprzednio klas pozycji menu do poszczególnych pozycji menu w naszej bazie danych. W tym celu należy wykonać poniższe kroki: POS Configurator -> Sprzedaż -> Pozycje Menu (Menu Items) Następnie w otwartym oknie Pozycji Menu sprawdzamy poprawność przypisanych Klas Pozycji Menu do poszczególnych pozycji (widok tabela, suwakiem znajdującym się w dolnej części okna konfiguracyjnego nawigujemy tak aby odszukać kolumnę MI Class): Micros Fidelio Polska sp. z o.o. 11
- poradnik dla administratorów systemu micros 3700 Po sprawdzeniu całego zbioru zapisujemy nasze zmiany za pomocą klawisza ptaszek Zmiany nazw w Grupach Głównych MAJOR GROUP NAMES Wielokrotnie Grupy Główne posiadają nazwy pozwalające w łatwy sposób określić rodzaj sprzedaży podpiętej do danej grupy. Przy zmianach w stawkach VAT dobrze jest uaktualnić te grupy a dokładniej ich nazewnictwo tak by na raportach nie pojawiały się mylące nazwy. 12 ZMIANA STAWEK VAT -
poradnik dla administratorów systemu micros 3700 Do wykonania wyżej opisanych czynności należy zalogować się do POS Configurator a następnie udać się do zakładki Raportowanie -> Grupy Raportowe W pierwszej zakładce możemy zmienić nazewnictwo Grup Głównych: Po dokonaniu zmian zapisujemy naszą pracę klikając na ikonkę Ptaszka Następny krok to wykonanie podobnych zmian w Podgrupach. Dlatego nie zamykając okna zmieniamy zakładkę na Podgrupa. Micros Fidelio Polska sp. z o.o. 13
- poradnik dla administratorów systemu micros 3700 Po dokonaniu zmian zapisujemy naszą pracę klikając na ikonkę Ptaszka okno konfiguracyjne 14 ZMIANA STAWEK VAT -
poradnik dla administratorów systemu micros 3700 Zmiany klas podatków dla okresów podawania - SERVING PERIODS Każdy okres podawania SERVING PERIOD posiada zdefiniowane klasy podatków dla których zbiera zlicza dla celów raportowych wartości sprzedaży. Po dokonani zmian w obrębie stawek podatkowych i klas podatkowych konieczne jest uaktualnienie tych informacji dla poszczególnych okresów podawania SP. Aby wykonać takie uaktualnienie należy się zalogować do POS Configurator - > System -> Okresy Podawania i dla każdego okresu (podświetlając w tabeli znajdującej się w lewej części okna wybieramy odpowiednią klasę podatków u dołu prawej części ekranu) Po wykoniau zmian we wszystkich liniach zapisujemy zmiany klikając jak poniżej: Micros Fidelio Polska sp. z o.o. 15
- poradnik dla administratorów systemu micros 3700 ALARM: Ze względu na powiązania konfiguracyjne pomiedzy Serwing Periodami dla poszczególnych punktów sprzedaży nie wolno pod żadnym pozorem samodzielnie dodawać nowych lub usuwać istniejących Serwing Period-ów bez wcześniejszego porozumienia się z serwisem: micros Zmiana i uaktualnienie klas podatków dla Rabatów TAX CLASS for DISCOUNT ALARM: Ze względu na powiązania konfiguracyjne pomiedzy Rabatami a dokładniej pomiędzy Wskaźnikami Rabatu DISCOUN ITEMIZERS - nie wolno pod żadnym pozorem samodzielnie dodawać nowych Rabatów bez wcześniejszego porozumienia się z serwisem: micros Aby uaktualnić stawki podatkowe dla Rabatów należy po zalogowaniu się do POS Configurator wybrać zakładkę Sprzedaż -> Rabaty. Zaznaczając rabat w lewej części okna z prawej wybieramy przynależną mu klasę podatków: 16 ZMIANA STAWEK VAT -
poradnik dla administratorów systemu micros 3700 Po dokonaniu odpowiednich zmian zapisujemy naszą pracę wykonują klikając na ikonkę ptaszka Zmiana i uaktualnienie klas podatków dla Serwisów Napiwków TAX CLASS for SEVICE CHARGES W chwili pisania tego dokumentu nie były znane dokładne wytyczne w sprawie opodatkowania Tip-ów i Napiwków. Dlatego nie mam pewności jaka stawka podatkowa zostanie zastosowana dla tego typu opłat. Aby więc wyprzedzić konieczność dokonania odpowiednich zmian podaję poniżej krótką informację w jaki sposób uaktualnić stawki podatkowe dla Serwisów. Pierwszym krokiem jest uruchomienie w POS Configurator -> Sprzedaż -> Serwisy Następnie w oknie konfiguracyjnym zaznaczamy konkretny serwis i wybieramy właściwą klasę podatku: Po dokonaniu odpowiednich zmian zapisujemy naszą pracę wykonują klikając na ikonkę dyskietki Micros Fidelio Polska sp. z o.o. 17
- poradnik dla administratorów systemu micros 3700 Zmiany w Grupach Rejestrujących TRACKING GROUP Grupy Rejestrujące TRACKING GROUP są to specjalne liczniki systemowe które w trybie On-Line czyli na bieżąco śledzą i zbierają informacje o dokonywanych transakcjach w systemie. Służą one do zbierania informacji w formacie określonym przez Użytkownika i dane te mogą zostać wykorzystane w innych procesach raportowych jak i również w tworzonych przez użytkownika raportach tzw. Custom Reports ALARM: Zmiany w Tracking Groups mogą spowodować częściową lub całkowitą utratę niektórych danych raportowych oraz mogą spowodować wyświetlanie niepoprawnych informacji na raportach. Jakiekolwiek zmiany w konstrukcji Tracking Groups powinny być konsultowane z serwisem micros. W poniższych punktach opiszę jak dokonac zmian w istniejących Tracking Group-ach tak by zminimalizować rozbieżności na raportach historycznych. Edycja tracking groups (grupy rejestrujące): Udajemy się do POS Configurator, zakładka Raportowanie -> Grupy rejestrujące Aby móc edytować grupy rejestrujące należy przed edycją ich nazewnictwa wykonać następującą operację: W dbisql (menu start -> run -> dbisql -> logujemy się do bazy) select * from micros.trk_grp_def i ustawiamy dla System tracking, Time tracking oraz Empl Tracking w polu ob_grp_in_use wartość F 18 ZMIANA STAWEK VAT -
poradnik dla administratorów systemu micros 3700 Po wykonaniu tej czynności jesteśmy w stanie edytować nazwy Tracking Groups : Po zakończeniu edycji należy ponownie w dbisql przywrócić wartość T w opisanym powyżej polu. Micros Fidelio Polska sp. z o.o. 19
- poradnik dla administratorów systemu micros 3700 UWAGA: Od tego momentu można uruchomić kasy kelnerskie ( POS ) i rozpocząć sprzedaż. Warunkiem jest jednak zakończenie prac związanych ze zmianą stawek podatkowych w drukarkach fiskalnych, oraz w konfiguracji IFC do PMS. Zmiany w raportach REPORT CONFIGURATION Zmiana stawek VAT a dokładniej dodanie nowej stawki musi mieć odzwierciedlenie w konstrukcji raportów. Mówię tutaj o tak zwanych Custom Reports które są tworzone indywidualne życzenie każdego z klientów. Takie raporty wymagają wówczas przebudowy i powinni jej dokonywać doświadczeni administratorzy systemu, lub upoważniony do tego pracownik serwisu micros. Aby dokonać zmian w raportach konieczne jest ab wcześniej wykonano wszystkie powyżej opisane procedury, mamy wtedy pewność, że zawartość raportów będzie poprawna a dane przez nie generowane wolne będą od błędów. Dlatego też sugeruję aby zmian tych dokonać w chwili kiedy mamy pewność że poprawnie zadziałały wszystkie wykonane wcześniej zmiany, unikniemy w ten sposób wielokrotnych poprawek i zmian w treści raportów a tym samym ograniczymy ilość błędów a wartościach pojawiających się na raportach. 20 ZMIANA STAWEK VAT -
poradnik dla administratorów systemu micros 3700 Uwagi Końcowe Raporty możliwe problemy które ujawnią się po dokonanych zmianach Powyższe zmiany będą obowiązywały od chwili ich wprowadzenia, dlatego też nie mamy zbyt dużego pola manewru aby móc przygotować je sobie wcześniej. Tym samym będą one miały wpływ na niektóre raporty Historyczne w systemie micros. W systemie micros 9700 część raportów korzysta z wartości zapisanych w tabelach transakcji zorientowanych datę biznesową, czyli na dzień dokonania transakcji a część raportów zorientowanych jest na sztywno określone okresy rozliczeniowe ( Yesterday, Previous Month, itp.) Raporty bazujące na danych wg Daty Biznesowej będą posiadały wartości sprzedażowe zgodne z tymi jakie zostały zapisane w chwili dokonania sprzedaży, mogą tutaj jednak wystąpić rozbieżności wynikające z faktu, że dane o sprzedaży np. poszczególnych pozycji menu będą bazowały na wartościach brutto i jeżeli będziemy dla tych danych chcieli uzyskać wartości netto i VAT to mogą one zostać zburzone poprzez zastosowanie nowych stawek podatkowych. Tak samo będzie w przypadku wykonania raportów finansowych sprzedaży gdyż będą one bazowały na nowych kształtach Grup Rejestrujących Tracking Group i wartości będą wyliczane wg danych i wskaźników zawartych w tych Grupach. Micros Fidelio Polska sp. z o.o. 21