ZARZĄDZENIE Nr 67/WF/2014 BURMISTRZA SKARSZEW z dnia 27 maja 2014 roku w sprawie wprowadzenia zmian w Instrukcji dotyczącej sporządzania, obiegu i kontroli księgowych w Urzędzie Miejskim w Skarszewach Na podstawie art. 4 ust. 3 pkt 6 Ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U z 2013 r. poz. 330 ze zm) zarządza się, co następuje: 1 W Zarządzeniu Nr 285/WF/2009 Burmistrza Skarszew z dnia 24 marca 2009r w sprawie wprowadzenia Instrukcji dotyczącej sporządzania, obiegu i kontroli księgowych w Urzędzie Miejskim w Skarszewach zapisy w części III. TABELARYCZNA I OPISOWA pkt. IX Windykacja należności otrzymują brzmienie: IX. Windykacja należności 1. Windykacja należności podatkowych oraz pozostałych należności a) Rodzaj dowodu za pośrednictwem kasy Kasjer przyjmuje wpłaty z tytułu podatków oraz pozostałych dochodów budżetowych dowodem kasa przyjmie wygenerowanym przez system komputerowy KASA + a) od inkasentów podatków na podstawie wydanych K-103 zbiorczo b) od inkasentów opłaty targowej na podstawie wydanych KP zbiorczo Wpłaty stanowiące zwrot wydatków budżetowych i inne nie będące dochodami kasjer ujmuje w tym samym raporcie kasowym. Raport kasjer drukuje na koniec dnia. Oddzielnie drukuje podraporty dochodów i wydatków. Na następny dzień (rano), przekazuje raport pracownikowi komórki księgowości budżetowej upoważnionemu przez Głównego Księgowego Urzędu Miejskiego do sprawdzania raportów kasowych. drugie Pracownik komórki księgowości budżetowej ds. ewidencji dochodów budżetowych oraz pracownik wydatków budżetowych ( każdy swoje podraporty)
trzecie a) kwituje odbiór raportu b) sprawdza wpływy kasowe sumując odcinki dowodów wpłat z raportem kasowym i podpisuje na dowód sprawdzenia c) dzieli poszczególne wpłaty na tytuły wpłat i przekazuje poszczególnym pracownikom celem sprawdzenia ewidencji ( księgowanie dochodów podatkowych następuje automatycznie w programie KASA+). d) pozostałe dochody budżetowe są nanoszone ręcznie do urządzeń księgowych e) sprawdza raport kasowy, przekazuje pracownikowi ds. księgowości budżetowej celem ujęcia obrotów kasowych w ewidencji księgowej jednostki Pracownicy Wydziału Finansowego komórki księgowości podatków a) sprawdzają poprawność księgowania wpłat w urządzeniach księgowych b) po sprawdzeniu wpływów sporządzają dzienne zestawienie wpłat z podziałem na należność główną, (bieżącą i zaległą), odsetki za zwłokę, opłatę prolongacyjną i koszty upomnienia według podziałek klasyfikacji budżetowej z wykorzystaniem druku Rejestru Zbiorczego Wpłat a) Pracownik komórki księgowości budżetowej prowadzący ewidencję pozostałych dochodów budżetowych po sprawdzeniu wpływów nanosi zbiorczą kwotą wpłaty do Rejestru Zbiorczego Wpłat Pracownik księgowości budżetowej uzgadnia wpłaty z Rejestru Zbiorczego Wpłat z ogólną kwotą wpływów danego dnia z raportu kasowego. (ujecie wpływów i zwrotów gotówkowych z tytułu podatków, opłat i dochodów budżetowych w ewidencji jednostki budżetowej następuje według zasad określonych w Zakładowym Planie Kont) b) Rodzaj dowodu za pośrednictwem banku drugie Pracownik komórki księgowości sprawdza z wyciąg bankowy rachunku dochodów budżetowych - dzieli wpływy na poszczególne tytuły wpłat, celem zaksięgowania w ewidencji analitycznej podatków, opłat i dochodów budżetowych, przekazuje dowody właściwym pracownikom ds. ewidencji podatków (ujecie wpływów i zwrotów bezgotówkowych z tytułu podatków, opłat i dochodów budżetowych w ewidencji jednostki budżetowej następuje według zasad określonych w Zakładowym Planie Kont) Pracownicy ds. ewidencji podatków, opłat i dochodów budżetowych a) ewidencjonują wpłaty w urządzeniach księgowych b) sporządzają dzienne zestawienie wpłat w Rejestrze Zbiorczym Wpłat w celu uzgodnienia, tak jak w punkcie a) Pracownik komórki księgowości budżetowej uzgadnia wpłaty z Rejestru Zbiorczego Wpłat z ogólną kwotą wpływów danego dnia na wyciągu bankowym. 2
c) Rodzaj dowodu za pośrednictwem inkasenta Inkasent przyjmuje wpłaty podatków na kwitariuszu przychodowym K 103 Inkasent opłaty targowej przyjmuje wpłaty według dowodów KP Kasa przyjmie Kontrolę pracy inkasentów i rozliczenie kwitariuszy przychodowych inkasentów sprawują właściwi pracownicy komórki ewidencji podatków Wpłaty zbiorcze inkasentów przyjmowane są do kasy przez kasjera z wykorzystaniem dowodu potwierdzenia wpłaty wygenerowanego przez system komputerowy drugie Pracownik księgowości ewidencjonuje analitycznie wpływy poszczególnych podatników w urządzeniach księgowych. Dalsze postępowanie w zakresie sprawdzenia raportu kasowego, rozdysponowania dowodów wpłat do księgowania, ewidencji wpłat w urządzeniach analitycznych i uzgadniania wpłat dziennych poprzez Rejestr Zbiorczy Wpłat następuje według zasad obowiązujących dla wpłat za pośrednictwem kasy opisanych w punkcie a). Dowody ujęte w punktach a, b, c po uzgodnieniu wpłat w układzie dziennym, podlegają sumowaniu za okresy dekadowe, miesięczne oraz narastająco od początku roku w układzie klasyfikacji budżetowej również z wykorzystaniem formularza Rejestr Zbiorczy Wpłat. 2. Należności dochodzone w drodze egzekucji administracyjnej drugie - Pracownicy komórki ewidencji podatków, opłat i dochodów budżetowych, po zaewidencjonowaniu na kontach podatników wszystkich dowodów wpłat, na nieuregulowane w terminie płatności (zaległości podatkowe i budżetowe) wystawiają upomnienia najpóźniej w okresie 30 dni od terminu płatności, które doręcza się podatnikom i innym dłużnikom za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. Po upływie 30 dni od doręczenia upomnienia, w przypadku nieuregulowania należności, (zaległego podatku, odsetek za zwłokę, i kosztów upomnienia) pracownik komórki ewidencji podatków wystawia tytuły wykonawcze, do których dołączone jest potwierdzenie odbioru upomnienia Podpisane przez Burmistrza Skarszew (lub z upoważnienia Burmistrza przez inną osobę) tytuły wykonawcze pracownik komórki ewidencji podatków ujmuje w rejestrze tytułów wykonawczych i przekazuje do właściwych urzędów skarbowych celem realizacji. W przypadku należności nieprzypisanych na nieuregulowane w terminie płatności zobowiązania podatkowego (podatek od środków transportowych a od posiadania psów) pracownik komórki ewidencji podatków po wszczęciu postępowania podatkowego wystawia decyzję określającą wysokość zaległości w podatku oraz odsetek za zwłokę. Po upływie 30 dni od doręczenia decyzji, na nie wpłacone zaległości podatkowe, pracownik komórki ewidencji podatków wystawia upomnienie. 3
Dalsze postępowanie związane z wystawieniem tytułów wykonawczych prowadzi się jak wyżej. Tryb postępowania oraz środki przymusu stosowane przez organy gminy i zobowiązania podlegające egzekucji administracyjnej, określa ustawa o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Wzór i treść upomnienia i tytułu wykonawczego reguluje właściwe rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie sposobu postępowania wierzycieli należności pieniężnych przy podejmowaniu czynności zmierzających do zastosowania środków egzekucyjnych. 3. Należności dochodzone w drodze sądowej (roszczenia sporne) drugie trzecie Pracownik komórki księgowości budżetowej i pracownik ds. ewidencji dochodów budżetowych niepodatkowych po zaewidencjonowaniu rozrachunków, w przypadku nieuregulowania należności w terminie po upływie 30 dni, wystawia i wysyła zobowiązanemu wezwanie do zapłaty. Następnie po nieuregulowaniu należności w terminie wskazanym przez wezwanie do zapłaty w terminie do 30 dni wystawia i wysyła drugie wezwanie jako przedsądowe. Wezwania muszą zawierać termin uregulowania i wysłane być za zwrotnym poświadczeniem odbioru. W przypadku nieuregulowania należności w terminie wyznaczonym przez drugie upomnienie, przygotowuje niezwłocznie komplet (poświadczonych za zgodność z oryginałami) dotyczących tej należności Uzgadnia z Radcą Prawnym zakres i właściwość zebranych oraz dalszy tok postępowania Uzgodniony komplet w ciągu w 7 dni przekazuje z pismem przewodnim (z pokwitowaniem kopii pisma) do Radcy Prawnego celem skierowania na drogę postępowania sądowego Radca Prawny po zajęciu stanowiska w tej sprawie przez Burmistrza Skarszew: Kieruje roszczenie na drogę postępowania sądowego (zgodnie z Kodeksem Postępowania Cywilnego) Informuje na bieżąco kierownika jednostki o toczącym się postępowaniu i wydanych orzeczeniach - nie później niż w terminie siedmiu dni od daty wydania orzeczenia Prawomocne orzeczenie sądu (nie później niż w terminie siedmiu dni) przekazuje kierownikowi jednostki W przypadku niekorzystnych orzeczeń uzgadnia z kierownikiem jednostki dalszy tok postępowania (odnośnie zasadności składania odwołania) Orzeczenie sądowe z klauzulą wykonalności, powodujące skutki finansowe dla jednostki, kierowane (dekretowane) jest niezwłocznie do Wydziału Finansowego celem windykacji należności Pracownik zobowiązanemu wezwanie do zapłaty kwoty wynikającej z orzeczenia w ciągu 7 dni od otrzymania, za zwrotnym poświadczeniem odbioru W przypadku nie uiszczenia należności w terminie określonym w wezwaniu, w uzgodnieniu z Radcą Prawnym przygotowuje w ciągu 14 dni wniosek do komornika sądowego o wszczęcie egzekucji. Prowadzi w uzgodnieniu z Radcą Prawnym korespondencję 4
z komornikiem (monity) do czasu pełnego wyegzekwowania roszczenia Przygotowuje wnioski do kierownika jednostki w przypadku uwiarygodnionej nieściągalności roszczenia o umorzenie z urzędu na podstawie Uchwały Rady Miejskiej o szczegółowych zasadach udzielania ulg w spłacie należności pieniężnych o charakterze cywilnoprawnym. Orzeczenia sądowe, w innych niż wyżej wymienionych przypadkach kierowane są (dekretowane) do komórki merytorycznej jednostki, której zakresu spraw dotyczą, a w przypadku orzeczeń powodujących powstanie zobowiązania jednostki, kieruje się niezwłocznie również do komórki księgowości budżetowej celem uregulowania zobowiązania W zależności od rodzaju należności pracownik komórki księgowości budżetowej lub pracownik ds. ewidencji dochodów budżetowych niepodatkowych Księguje roszczenie w urządzeniach księgowych Bieżąco weryfikuje terminy wpłat należności. Wszystkie zawiadomienia i wezwania sądowe w zakresie toczących się spraw w sądzie przyjmuje sekretariat jednostki. Wpisuje do rejestru korespondencji. Następnego dnia przekazuje do Radcy Prawnego, kserokopię do komórki merytorycznej, której zakresu zadań dotyczy zawiadomienie lub wezwanie. 2 Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. 5