Dokumentacja systemu jerp SYSTEM KADRY PŁACE KONFIGURACJA SYSTEMU i SŁOWNIKÓW grudzień 2014
Spis treści Konfiguracja systemu kadry-płace...3 Dokumenty...3 Ewidencja czasu pracy...3 Pracownicy...4 Wynagrodzenia...4 Ustawienia globalne...5 Konfiguracja słowników...5 Słowniki kadrowe...5 Słowniki płacowe...5 Kolumny Kod oraz Nazwa...6 Kolumna Aktywne...6 Słowniki kadrowe...6 Dni świąteczne...6 Adresy miejsc pracy...7 Etaty...7 Grupy pracowników...8 Kategorie obowiązków...8 Kwalifikacje pracowników...9 Obowiązki pracowników...10 Przyczyny rozwiązania umowy...10 Relacje rodzinne...10 Stanowiska pracowników...11 Staż pracy...11 Struktura firmy...12 Typy pracowników...13 Typy szkoleń...13 Typy szkoleń ważność...13 Słowniki płacowe...14 Grupy kodów płacowych...14 Kody płacowe...15 Progi podatkowe...16 Stałe płacowe...16 Stałe płacowe typy...17 Typy list płac...17 ZUS - Płatnik...18 Urzędy skarbowe...20 jerp - System Kadry i płace str. 2
Konfiguracja systemu kadry-płace Dostęp do strony konfigurującej Kadr Płac możemy uzyskać poprzez wejście w menu do gałęzi Administracja Konfiguracja systemu Konfiguracja Kadr i Płac. Znajdują się tam ustawienia modułów podzielone na 5 sekcji: Dokumenty, Ewidencja, Pracownicy, Wynagrodzenia, Ustawienia globalne. W dalszej części dokumenty zostaną omówione znaczenie pól znajdujących się w kolejnych sekcjach. Dokumenty Sekcja Dokumenty dotyczy konfiguracji wyglądu wydruku dokumentów kadrowo-płacowych. Poszczególne pola konfiguracji (rys. 1) oznaczają: Czy na wydruku aktywna sekcja Do wiadomości? określa, czy poniżej sekcji odbiorcy dokumentu oraz poniżej treści dokumentu ma pojawiać się sekcja Do wiadomości. Dodatkowa informacja o pracodawcy pozwala dopisać dodatkowy stały ciąg do linii zawierającej nazwę jednostki w sekcji odbiorcy dokumentu. Reprezentant pracodawcy określa nazwę domyślnego reprezentanta pracodawcy. rys. 1 Sekcja Dokumenty Ewidencja czasu pracy W sekcji Ewidencji czasu pracy zawarte są parametry przyspieszające proces tworzenia ewidencji czasu pracy dla pracowników. Poszczególne pola konfiguracji (rys. 2) oznaczają: Czy zegary we/wy aktywne? (T-Tak, N-Nie) określa, czy moduł ewidencji czasu pracy ma umożliwiać pobieranie odbić wejścia i wyjścia pracownika z zegarów rejestracji czasu pracy. Domyślne godziny pracy [h] umożliwia wprowadzanie domyślnych godzin czasu pracy, które później są powielane do kolumny Harmonogram od / do w ewidencji miesięcznej pracownika. Godzina rozpoczynająca dobę dnia świątecznego [h] określa, od której godziny doby zaczyna się doba świąteczna, co ma wpływ na naliczanie nadgodzin. Godziny nocne [h] określa, od której godziny rozpoczynają i kończą się godziny nocne, ma to wpływ na automatyczne naliczanie dodatku za godziny nocne. Nominalny czas pracy [h]- dobowy wymiar czasu pracy dla osób nie posiadających zaświadczenia o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności. Nominalny czas pracy (niepełnosprawni) [h] dobowy wymiar czasu pracy dla osób jerp - System Kadry i płace str. 3
posiadających zaświadczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności. Zaokrąglenie dla ewidencji [min] ilość minut zaokrąglenia dla kolumn Harmonogram od/do oraz Realny od/do w miesięcznej ewidencji czasu pracy. rys. 2 Sekcja Ewidencja czasu pracy Pracownicy Sekcja Pracownicy zawiera ogólne parametry dotyczące akt osobowych oraz konfigurację notyfikacji mailowej dla zdarzeń kadrowych takich jak zatrudnienie pracownika oraz odejście pracownika (rys. 3). Konfigurację kont pocztowych należy wykonać wcześniej poprzez wybranie z menu Administracja Konfiguracja systemu Profile kont pocztowych. rys. 3 Sekcja Pracownicy Wynagrodzenia Sekcja Wynagrodzenia posiada podstawowe parametry związane z naliczaniem wynagrodzeń dla umowy o pracę (np. Czy pracodawca opłaca zasiłki ZUS?) oraz umów zleceń i umów o dzieło. rys. 4 Sekcja Wynagrodzenia jerp - System Kadry i płace str. 4
Ustawienia globalne rys. 5 Sekcja Ustawienia globalne Sekcja Ustawienia globalne umożliwia modyfikację globalną nazwę firmy, która pojawia się w nagłówkach i stopkach systemu FK i PK oraz na wszelkich wydrukach. Istnieje również możliwość zmiany skrótu firmy. Konfiguracja słowników Dostęp do stron konfigurujących ustawienia słowników kadr lub płac można uzyskać poprzez wejście w menu do gałęzi Administracja Słowniki Kadry/Płace. W dokumencie opisany jest także słownik Urzędów Skarbowych (Administracja Słowniki System Urzędy Skarbowe). Słowniki kadrowe W wyżej wymienionej ścieżce znajdują się następujące słowniki kadrowe: Dni świąteczne, Adresy miejsc pracy, Etaty, Grupy pracowników, Kategorie obowiązków, Kwalifikacje pracownika, Obowiązki pracowników, Przyczyny rozwiązanie umowy, Relacje rodzinne, Stanowiska pracowników, Staż pracy, Struktura firmy, Typy pracowników, Typy szkoleń, Typy szkoleń ważność. Słowniki płacowe W wyżej wymienionej ścieżce znajdują się następujące słowniki płacowe: Grupy kodów, Kody płacowe, jerp - System Kadry i płace str. 5
Progi podatkowe, Stałe płacowe, Stałe płacowe - typy, Typy list płac, ZUS Płatnik: o Kody oddziałów NFZ, o Kody pracy o szczególnym charakterze, o Kody pracy w szczególnych warunkach, o Kody przyczyn wyrejestrowania ubezpieczonego, o Kody stopnia niepełnosprawności, o Kody świadczenia/przerwy, o Kody tytułu ubezpieczeń, o Prawo do emerytury, renty. W dalszej części dokumenty zostaną omówione konfiguracje kolejnych słowników. Kolumny Kod oraz Nazwa Większość słowników kadrowych posiada parę kolumn Kod oraz Nazwa. Kod jest wartością, która po wprowadzeniu do systemu nie może być zmieniona. Natomiast Nazwa może być dowolnie zmieniana, gdyż jest ona używana, jako wartość wyświetlana w systemie zamiast kodu. Zmiana nazwy spowoduje, że każdy obiekt, który używał dotychczas danej wartości słownikowej dalej będzie jej używał, lecz pod zmienioną nazwą. Dla słowników płacowych dotyczących kodów płacowych relacja kolumny Kod oraz Nazwa nie występuje, tzn. Kod jest w nich wartością modyfikowalną. Kolumna Aktywne Pole aktywne oznacza czy dana wartość słownikowa będzie dostępna w systemie tzn. czy będzie dostępna podczas wyboru wartości ograniczonych słownikiem. Z punktu widzenia użytkownika dezaktywowanie wartości słownikowej jest równoznaczne z usunięciem jej, z możliwością przywrócenia. Słowniki kadrowe Dni świąteczne Słownik ten zawiera dni świąteczne oraz wolne od pracy obowiązujące w wybranym roku kalendarzowym. Aby zobaczyć dni świąteczne na dany rok należy wpisać w pole Rok świąt rok, z którego chcemy zobaczyć święta (rys. 6). Aby dodać nowe święto wciskamy przycisk Dodaj, wówczas pojawia się dodatkowy wiersz, w którym możemy wprowadzić dane kolejnego święta. Pole Aktywne oznacza czy dane święto jest używane w systemie, np. przy tworzeniu miesięcznej ewidencji czasu pracy pracowników. jerp - System Kadry i płace str. 6
Adresy miejsc pracy rys. 6 Sekcja słownika Dni świąteczne Słownik ten zawiera adresy miejsc pracy pracowników (rys. 7). Pozwala to na przyspieszenie pracy użytkownika, ponieważ nie ma potrzeby wprowadzania danych o miejscu pracy dla każdego pracownika, lecz wystarczy wybrać z wprowadzonych do słownika miejsc. Przycisk Dodaj tworzy nowy wiersz, w którym możemy wpisać dane kolejnego miejsca pracy. rys. 7 Sekcja słownika Adresy miejsc pracy Etaty Słownik etaty pozwala na określenie różnych typów etatów, na które mogą być zatrudnieni pracownicy firmy (rys. 8). Pole Etykieta oznacza nazwę, pod jaką etat będzie dostępny w systemie. Natomiast pola licznik i mianownik odpowiadają stosunkowi godzin danego etatu do etatu pełnego (Licznik - liczba godzin danego etatu/mianownik pełny etat). jerp - System Kadry i płace str. 7
rys. 8 Sekcja słownika Etaty Grupy pracowników Słownik Grup pracowników pozwala na określenie grup, do których następnie będą przypisani pracownicy (rys. 9). Zakres od/do pozwala dodatkowo wykonać grupowanie pracowników wg numeru ewidencji pracowników. Kategorie obowiązków rys. 9 Sekcja słownika Grupy pracowników Słownik przedstawiający kategorie, do których mogą należeć obowiązki pracowników, które występują w formularzach umów o pracę i aneksu (rys. 10). Przełącznik Aktywne oznacza czy można aktualnie użyć tej kategorii obowiązków. rys. 10 Sekcja słownika kategorie obowiązków jerp - System Kadry i płace str. 8
Kwalifikacje pracowników Słownik przechowujący typy kwalifikacji pracowników. Jest on podzielony na grupy kwalifikacji: funkcja, język, lekarz medycyny, lekarz inny, prawo jazdy. Po wybraniu grupy zostają wyświetlone kwalifikacje należące do danej grupy (rys. 11, 12). rys. 11 Sekcja słownika Kwalifikacje pracowników wybrana grupa kwalifikacji Język rys. 12 Sekcja słownika Kwalifikacje pracowników wybrana grupa kwalifikacji Prawo jazdy jerp - System Kadry i płace str. 9
Obowiązki pracowników Słownik zawierający obowiązki pracowników. Każdy obowiązek musi być przypisany do kategorii obowiązków wybranej z listy (rys. 13). rys. 13 Sekcja słownika Obowiązki pracowników Przyczyny rozwiązania umowy Słownik zawierający przyczyny rozwiązania umowy, które dostępne są dla użytkownika formularz rozwiązania umowy (rys. 14). w rys. 14 Fragment sekcji słownika Przyczyny rozwiązania umowy Relacje rodzinne Słownik zawierający możliwe relacje rodzinne (rys. 15) oraz przypisane im odpowiednie kody ZUS Stopnia pokrewieństwa, które używane są w automatycznym tworzeniu dokumentów zgłoszeniowych ZUS-ZCNA. rys. 15 Sekcja słownika Relacje rodzinne jerp - System Kadry i płace str. 10
Stanowiska pracowników Słownik zawierający stanowiska, które mogą zajmować pracownicy znajdujący się w systemie (rys. 16). Pole Typ dla szkoleń oznacza, jaki typ pracownika ma stanowisko w module SZKOLENIA, co przekłada się odpowiednio na termin ważności szkoleń bhp, a także na rodzaj wystawianego zaświadczenia. Pole Typ dodatkowy oznacza, jaki typ pracownika ma stanowisko przy m.in. liczeniu dodatku stażowego. Natomiast pola Wynagrodzenie od/do wyznaczają wartości graniczne pensji osób na danym stanowisku (widełki stanowiska). rys. 16 Sekcja słownika Stanowisk pracowników Staż pracy Słownik zawierający powiązanie zdarzeń kadrowych pracownika (rys.17) podzielonych na cztery grupy Nagroda, Praca, Szkoła, Wojsko z typem stażu pracy, do którego jest zaliczany (kolumna Zaliczany do) oraz typem zatrudnienia (aktualny/poprzedni). Aby zaznaczyć kilka stażów należy zaznaczać typy stażów klikając prawym przyciskiem myszki i równocześnie przytrzymując przycisk CTRL na klawiaturze. rys. 17 Sekcja słownika Staż pracy jerp - System Kadry i płace str. 11
Struktura firmy Słownik przedstawia strukturę firmy w formie hierarchicznej używając postaci graficznej (rys. 18). Aby zobaczyć strukturę firmy w danym okręgu należy dokonać wyboru okręgu z listy znajdującej się nad tabelą oraz określić datę określającą, z którego dnia ma być wyświetlana struktura. W tabeli znajdują się wypisane działy, przedział czasowy, w którym są aktywne (dla działów aktywnych ciągle jest to wartość bezterminowo) oraz kolumna z identyfikatorem pracownika oraz polami mówiącymi o tym czy dany użytkownik systemu ma w systemie możliwość dostępu do wybranego działu. Po wciśnięciu Utwórz nowy dział lub naciśnięciu na dowolny z już istniejących działów zostajemy przeniesieni na ekran informacji szczegółowych o dziale (rys. 19). Pole Dział nadrzędny wskazuje na to w skład którego działu wchodzi wybrany dział, natomiast pole Pozycja decyduje o tym na której pozycji w dziale nadrzędnym ma znajdować się wybrany dział. Pozostawienie niewypełnionych dat ważności powoduje wybranie bezterminowej aktywności działu. Poniżej znajdują się trzy sekcje, w których możemy podejrzeć dodatkowe informacje o dziale po kliknięciu ikony plusa w odpowiedniej sekcji. rys. 18 Sekcja słownika Struktura firmy rys. 19 Dodawanie nowego działu do słownika Struktura firmy jerp - System Kadry i płace str. 12
Typy pracowników Słownik zawierający typy pracowników występujące w firmie oraz informacje powiązane z tymi typami tj. wymiar urlopu, wymiar urlopu powiększony i próg przejścia pracownika na wyższy wymiar urlopu (rys. 20). rys. 20 Sekcja słownika Typy pracowników Typy szkoleń Słownik zawierający typy szkoleń (rys. 21). Nazwa typu szkolenia służy jako podstawa generowania nazw dla szkoleń tworzonych w trybie szybkim (dla pojedynczego pracownika). rys. 21 Sekcja słownika Typy szkoleń Typy szkoleń ważność Słownik zawierający ilość czasu jaką ważne jest każde ze szkoleń (rys. 22). Ilość ta może być zależna od typu pracownika, który w nim uczestniczył i jest wyrażona w latach. rys. 22 Sekcja słownika Typy szkoleń ważność jerp - System Kadry i płace str. 13
Słowniki płacowe Grupy kodów płacowych Słownik ten zawiera grupy kodów płacowych zdefiniowane w systemie. Służą one do podziału kodów płacowych na grupy kodów płacowych mających powiązanie ze sobą, dzięki temu w miejscach gdzie wyświetlane są kody płacowe są one podzielone na strony, które zawierają kody z podobnego obszaru. Po wciśnięciu ikony lupy przy którejś z grup zostajemy przeniesieni na stronę zawierającą szczegółowe informacje o tej grupie (rys. 23). Dodatkowo zawiera ona informację o tym jaki typ listy płac prezentuje dana grupa kodów oraz które kody płacowe są elementami tej grupy kodów. rys. 23 Sekcja słownika Grupy kodów rys. 24 Fragment strony przedstawiającej szczegóły grupy kodów jerp - System Kadry i płace str. 14
Kody płacowe Słownik ten zawiera wszystkie kody płacowe występujące w systemie. Reprezentują one wszystkie składniki, kroki algorytmu brane po uwagę podczas wyliczania płac pracowników. Kolumna Odcinek uproszczony wskazuje na to czy dany kod płacowy ma być dostępny na odcinku płacowym uproszczonym, analogiczne informacje w odniesieniu do odcinka szczegółowego znajdują się w kolumnie Odcinek szczegółowy. Kolumna status jest odpowiednikiem pola Aktywne. Po wciśnięciu ikony lupy przechodzimy na stronę informacji szczegółowych o kodzie płacowym (rys. 25). rys. 25 Fragment sekcji słownika Kody płacowe rys. 26 Strona przedstawiająca szczegóły kodu płacowego jerp - System Kadry i płace str. 15
Progi podatkowe Słownik zawierający informacje o stosowanych progach podatkowych w wybranym roku podatkowym (rys. 27). Zawiera wartości podstawy podatkowej, dla której stosowany jest dany próg, wysokość podatku wyrażoną w procentach oraz kwotę ulgi podatkowej. Stałe płacowe rys. 27 Sekcja słownika Progi podatkowe Słownik zawierający listę stałych płacowych używanych w wybranym roku podatkowym. Stałe te są używane do obliczania składników wynagrodzenia pracowników i podzielone są na dwie sekcje. W części pierwszej (rys. 28) stałe płacowe są wyrażone bezpośrednio w złotówkach, natomiast w części drugiej (rys. 29) podane są wartości procentowe, oddzielnie dla pracownika, oddzielnie dla zakładu. Przycisk Importuj wartości z poprzedniego roku skopiuje wartości stałych wprowadzone na rok poprzedni. rys. 28 Sekcja słownika Stałe płacowe odpowiadająca za stałe wyrażone bezpośrednią wartością rys. 29 Sekcja słownika Stałe płacowe odpowiadająca za stałe wyrażone wartościami procentowymi jerp - System Kadry i płace str. 16
Stałe płacowe typy Słownik zawierający definicje typów stałych płacowych (rys. 30). Pozwala na dodawanie nowych stałych oraz edytowanie już istniejących. Kolumna Typ decyduje o tym czy dana stała płacowa wyrażana jest wartością czy też wartością procentową. Kolumna Strona mówi o tym, kogo dotyczy dana stała pracownika, zakładu czy obu stron. Typy list płac rys. 30 Sekcja słownika Stałe płacowe typy Słownik przechowujący typy list płac (rys. 31). Zawiera informację o tym, z jakim typem umowy powiązana jest lista płac oraz czy dana lista płac obejmuje wyłącznie zatrudnionych pracowników. Po kliknięciu na ikonę lupy zostajemy przeniesieni na stronę szczegółów zawierającą oprócz wcześniej wymienionych informacji listę kodów płacowych należących do tego typu listy płacowej (rys. 32). jerp - System Kadry i płace str. 17
rys. 31 Sekcja słownika Typy list płac rys. 32 Sekcja przedstawiająca szczegóły typu listy płac ZUS - Płatnik Słowniki mieszczące się w gałęzi ZUS Płatnik dzielą się na dwa rodzaje. Pierwszy rodzaj są to słowniki zawierające kolumny Kod, Nazwę oraz znacznik Aktywne oznaczający czy dana wartość słownikowa jest aktywna (rys. 33). Drugi rodzaj, oprócz tej wartości zawiera także znacznik widoczność (rys. 34). Znacznik widoczności odpowiada czy w podpowiedziach w formularzach ma pojawiać się dany wiersz. Do pierwszej grupy należą: Kody oddziałów NFZ, Kody przyczyn wyrejestrowania ubezpieczonego, Kody stopnia niepełnosprawności, Kody świadczenia/przerwy, Prawo do emerytury, renty. W drugiej grupie znajdują się: jerp - System Kadry i płace str. 18
Kody pracy o szczególnym charakterze, Kody pracy w szczególnych warunkach, Kody tytułu ubezpieczeń. rys. 33 Słownik grupy pierwszej na przykładzie Praw do emerytury, renty rys. 34 Fragment słownika grupy drugiej na przykładzie Kodów tytułu ubezpieczenia jerp - System Kadry i płace str. 19
Urzędy skarbowe Aby dostać się do słownika urzędów skarbowych należy wejść w menu w pozycje Administracja Słowniki System Urzędy Skarbowe. Słownik ten zawiera listę urzędów skarbowych znajdujących się w wybranym mieście (rys. 35). Aby wyszukać Urząd Skarbowy z miasta, które nas interesuje wybieramy to miasto z listy znajdującej się nad tabelą zawierającą urzędy i wciskamy przycisk Szukaj. Do każdego urzędu skarbowego można określić jego adres, kilka numerów rachunku bankowego w zależności od typu podatku. Aby dodać nowy US należy wcisnąć przycisk Dodaj, wprowadzić dane urzędu, a następnie kliknąć Zapisz. rys. 35 Sekcja słownika Urzędy Skarbowe wyświetlone US z Białegostoku jerp - System Kadry i płace str. 20