Pewne wkrocz w śwat baz danych z programem Access 2010! Poznaj zasady rządzące systemam baz danych Naucz sę nstalować program Access korzystać z jego możlwośc Dowedz sę, jak defnować modyfkować strukturę bazy Poznaj sposób zarządzana danym admnstrowana bazą Naucz sę korzystać z kwerend, formularzy raportów Bonus! Odpowedz do zadań na FTP
Idź do Sps treśc Przykładowy rozdzał Katalog ksążek Katalog onlne Zamów drukowany katalog Twój koszyk Dodaj do koszyka Cennk nformacje Zamów nformacje o nowoścach Zamów cennk Czytelna Fragmenty ksążek onlne Kontakt Helon SA ul. Koścuszk 1c 44-100 Glwce tel. 32 230 98 63 e-mal: helon@helon.pl Helon 1991 2010 Access 2010 PL. Kurs Autorzy: Danuta Mendrala, Marcn Szelga ISBN: 978-83-246-2612-0 Format: 168 237, stron: 312 Pewne wkrocz w œwat baz danych z programem Access 2010! Poznaj zasady rz¹dz¹ce systemam baz danych Naucz sê nstalowaæ program Access korzystaæ z jego mo lwoœc Dowedz sê, jak defnowaæ modyfkowaæ strukturê bazy Poznaj sposób zarz¹dzana danym admnstrowana baz¹ Naucz sê korzystaæ z kwerend, formularzy raportów Bazy danych myœlsz, e to zaawansowane, oceraj¹ce sê o czary zagadnene, przeznaczone wy³¹czne dla jajog³owych nformatyków, którzy zawodowo zajmuj¹ sê tajemnczym przerzucanem bajtów z mejsca na mejsce? Nc bardzej mylnego. Bazy danych to mechanzmy przechowywana nformacj, z którym ka dy z nas ma do czynena na co dzeñ, nawet jeœl ne zdaje sobe z tego sprawy. Take systemy wykorzystuje sê ju dos³owne wszêdze: w kasach fskalnych sklepów spo ywczych, ewdencj ludnoœc prowadzonej przez urzêdy pañstwowe czy rozlczenach operatorów telefon komórkowej. Czy w takm raze jest sê czego baæ? Ne, zw³aszcza gdy zacznesz poznawaæ ten temat od programu Access 2010 prostego, wydajnego wygodnego w u ycu systemu bazodanowego frmy Mcrosoft. Pomo e C w tym ks¹ ka Access 2010 PL. Kurs, która za pomoc¹ prostego jêzyka lcznych lustracj prezentuje wszystke nformacje potrzebne pocz¹tkuj¹cemu u ytkownkow do wykonana perwszych pewnych kroków w tajemnczym œwece baz danych. Autorzy przedstawaj¹ w nej teoretyczne podstawy dza³ana mechanzmów bazodanowych, sposób nstalacj aktualzacj programu Access 2010, najwa nejsze dza³ana admnstracyjne, metody defnowana struktury bazy wype³nana jej danym. Z tego podrêcznka nauczysz sê równe, jak modyfkowaæ swoje bazy danych, wydobywaæ z nch nformacje prezentowaæ je u ytkownkom. To jeszcze ne konec zdobêdzesz tak e umejêtnoœæ tworzena makr u³atwaj¹cych automatyzuj¹cych Twoj¹ pracê admnstratora oraz pos³ugwana sê nm. Oprócz teoretycznych nformacj w ks¹ ce znajdzesz sporo zadañ do samodzelnego wykonana dzêk nm utrwalsz uzyskan¹ wedzê sprawdzsz j¹ w praktyce. Instalacja programu Mcrosoft Access Tworzene bazy danych defnowane jej struktury Dodawane, usuwane modyfkowane nformacj Wyszukwane, sortowane fltrowane danych Zarz¹dzane tabelam zboram nformacj U ywane kwerend, raportów formularzy Defnowane uruchamane makr Admnstrowane baz¹ danych zabezpeczane jej zawartoœc Do³¹cz do elty admnstratorów baz danych dzêk prosto przekazanej wedzy czytelnym rysunkom, wyjaœnaj¹cym zaw³oœc Accessa 2010.
Sps treśc Wstęp...7 Rozdzał 1. Serwer baz danych, czyl do czego służy Mcrosoft Access...15 Po co nam bazy danych?... 15 Instalacja programu Mcrosoft Access... 17 Aktualzacja programu... 21 Aktywacja programu... 22 Poznajemy środowsko systemu zarządzana bazam danych Access... 23 Tworzene pustej bazy danych... 25 Zamykane bazy danych... 26 Kopowane plku bazy danych... 27 Zmana domyślnej wersj bazy danych... 28 Komplacja bazy danych... 29 Podsumowane... 31 Rozdzał 2. Przykładowa baza danych, czyl jak wykorzystać możlwośc programu Access...33 Jak pracować z bazam danych programu Mcrosoft Access?... 33 Otwerane stnejącej bazy danych... 34 Wyszukwane plków bazy danych... 36 Otwerane baz danych wcześnejszych wersj programu Access... 38 Udostępnane plku bazy danych... 38 Tworzene bazy danych na podstawe szablonu Northwnd... 39 Poznajemy przykładową bazę danych Northwnd... 40 Dodawane zaufanych lokalzacj plków bazodanowych... 48 Konwertowane bazy danych... 49 Podzał bazy danych... 50 Konfguracja podzelonych baz danych... 52 Podsumowane... 53 Rozdzał 3. Szablony baz danych, czyl jak w prosty sposób rozpocząć pracę z bazam programu Access...55 Tworzene bazy na podstawe szablonu... 56 Struktura utworzonej na podstawe szablonu bazy... 57 Wstawane danych bezpośredno do tabel... 59 Wstawane danych za pomocą formularza... 62 Wyszukwane danych w tabel... 63 Wyszukwane danych w formularzach... 65 Fltrowane danych... 66 Usuwane danych z tabel... 68 Usuwane danych za pomocą formularza... 70 Modyfkowane danych w tabel... 71
Modyfkowane danych za pomocą formularza... 71 Prezentowane danych za pomocą raportów... 72 Szablony baz sec Web... 73 Podsumowane... 73 Rozdzał 4. Projektowane tworzene tabel, czyl jak przechowywać nformacje w baze danych...75 Jak zbudowane są tabele?... 75 Szybk start określamy dane elementarne... 76 Pola oblczenowe... 81 Tworzymy tabelę poprzez wprowadzane przykładowych danych... 83 Tworzymy tabelę poprzez mport zewnętrznych danych... 85 Tworzene tabel w wdoku projektu... 86 Defnujemy klucz podstawowy... 94 Typy danych programu Mcrosoft Access... 96 Reguły sprawdzana poprawnośc (warunk, które muszą spełnać dane zapsane w tabel)... 102 Podsumowane... 106 Rozdzał 5. Modyfkowane tabel, czyl jak zmenć strukturę obektów bazy danych...107 Jak zarządzać obektam bazy danych?... 107 Zmana nazwy tabel... 108 Kopowane tabel... 111 Usuwane tabel... 113 Ukrywane tabel... 114 Dodawane kolumn do tabel... 115 Zmana defncj stnejącej kolumny... 116 Usuwane wybranych kolumn... 119 Automatyczne wprowadzane zman w powązanych obektach... 120 Eksportowane danych z tabel... 121 Importowane danych z nnych programów... 122 Podsumowane... 127 Rozdzał 6. Łączene tabel, czyl do czego służą relacje...129 Jak podzelć przechowywane w baze nformacje mędzy odpowedne tabele?... 129 Łączene tabel za pomocą zwązku typu jeden do jednego... 131 Łączene tabel za pomocą zwązku typu jeden do welu... 137 Łączene tabel zwązkem typu wele do welu za pomocą pola welowartoścowego... 141 Łączene tabel za pomocą zwązku typu wele do welu... 143 Dagram E/R przykładowej bazy danych Northwnd... 147 Tworzymy projekt przykładowej bazy danych... 149 Tabele słownkowe... 151 Tabele podrzędne... 152 Tabela nadrzędna... 153 Tabela łącznkowa... 155
Korzystane z tabel łącznkowej... 157 Określamy węzy ntegralnośc (spójnośc) danych zapsanych w połączonych tabelach... 159 Wprowadzane przykładowych danych... 162 Usuwane relacj... 164 Modyfkowane połączonych tabel... 167 Podsumowane... 168 Rozdzał 7. Kwerendy, czyl jak zautomatyzować pracę z danym...169 Do czego służą kwerendy?... 169 Poberane wszystkch danych z tabel... 171 Wyberane kolumn z tabel... 173 Modyfkowane poberanych danych... 174 Porządkowane pobranych danych... 178 Sortowane danych... 180 Ogranczane lczby zwracanych werszy... 181 Wyszukwane duplkatów... 182 Wyberane danych na podstawe prostego warunku logcznego... 185 Wyberane danych na podstawe złożonego warunku logcznego... 187 Zwracane danych z dwóch połączonych tabel za pomocą kreatora... 188 Zwracane danych z welu połączonych tabel... 189 Zwracane danych z tabel połączonych za pośrednctwem pól welowartoścowych... 191 Zwracane nepasujących werszy z połączonych tabel... 193 Dodawane podsumowań... 195 Zlczane danych... 196 Grupowane danych... 198 Kwerendy krzyżowe... 199 Usuwane wybranych danych... 202 Dodawane danych... 203 Modyfkowane wybranych danych... 205 Podsumowane... 206 Rozdzał 8. Formularze, czyl jak ułatwć użytkownkom dostęp do danych...207 Po co tworzyć formularze?... 207 Szybk start z gotowym częścam aplkacj... 208 Tworzymy autoformularz zwązany z wybraną tabelą... 211 Budowa formularzy powązanych z tabelam... 214 Wyszukujemy, fltrujemy usuwamy dane... 216 Kreator formularzy tworzymy formularz zwązany z wybraną tabelą... 218 Kreator formularzy tworzymy formularz zwązany z połączonym tabelam... 220 Poznajemy motywy formularze nawgacyjne... 221 Zmana defncj formularza... 223 Formularz do przeglądana danych... 228 Tworzymy formularz z podformularzem... 229
Korzystane z formularza z podformularzem... 234 Panel przełączana jako przykład formularza nezwązanego z żadną tabelą użytkownka... 235 Poznajemy zależnośc pomędzy obektam bazy danych... 239 Podsumowane... 240 Rozdzał 9. Raporty, czyl jak zaprezentować dane...241 Do czego służą raporty?... 241 Instalacja drukark w systeme Wndows 7... 242 Tworzymy autoraport... 244 Kreator raportów tworzymy raport powązany z wybraną tabelą... 245 Kreator raportów tworzymy raport powązany z weloma tabelam... 247 Kreator raportów tworzymy raport powązany z kwerendą... 249 Tworzymy raport zawerający podsumowana... 250 Raport grupujący dane... 255 Dodawane podsumowań do raportów grupujących dane... 257 Dodatkowy pozom grupowana danych... 260 Wzualzacje formatowane warunkowe... 261 Tworzene fltrów ogranczających prezentowane dane... 262 Podsumowane... 266 Rozdzał 10. Makra, czyl jak zautomatyzować regularne wykonywane operacje...267 Jak zautomatyzować pracę użytkownka za pomocą makr?... 267 Tworzymy najprostsze makropolecene... 268 Makro składające sę z dwóch akcj... 270 Makro składające sę z welu akcj... 271 Modyfkowane makra... 273 Makra danych... 275 Uruchamamy makro z pozomu formularza... 277 Wykonywane makra krok po kroku... 280 Makro eksportujące dane z wybranej tabel... 281 Przykładowe makro wysyłające wadomośc e-mal... 283 Podsumowane... 285 Rozdzał 11. Zarządzane bazą, czyl na czym polega praca admnstratora baz danych...287 Jak zapewnć wydajną pracę użytkownkom programu Access?... 287 Tworzymy dokumentację bazy... 288 Konfgurujemy system zarządzana bazam danych Access... 292 Właścwośc plku bazy danych... 300 Kompaktowane bazy danych... 301 Tworzymy kopę bazy danych... 302 Odtwarzamy bazę po awar... 303 Optymalzacja wydajnośc bazy... 304 Zabezpeczamy przechowywane w baze dane... 305 Przenosmy bazę danych do SZBD SQL Server... 306 Podsumowane... 311
Jak pracować z bazam danych programu Mcrosoft Access? Otwerane stnejącej bazy danych Wyszukwane plków bazy danych Otwerane baz danych wcześnejszych wersj programu Access Udostępnane plku bazy danych Tworzene bazy danych na podstawe szablonu Northwnd Poznajemy przykładową bazę danych Northwnd Dodawane zaufanych lokalzacj plków bazodanowych Konwertowane bazy danych Podzał bazy danych Konfguracja podzelonych baz danych Podsumowane 2 Przykładowa baza danych, czyl jak wykorzystać możlwośc programu Access Jak pracować z bazam danych programu Mcrosoft Access? Podejmując sę ambtnego zadana stworzena własnej bazy danych w programe Mcrosoft Access, musmy uśwadomć sobe, że zanm zobaczymy efekt końcowy naszej pracy, czeka nas faza projektowana. Struktura programu, w którym będzemy przechowywać nformacje, jest zależna w dużym stopnu od naszej kreatywnośc. Dla mnej wytrwałych zawsze pozostaje możlwość wpsana danych do tabel programu Word czy arkusza programu Excel, wchodzących w skład paketu Mcrosoft Offce. Należy jednak pamętać, że taka opcja ne pozwala na dostosowane programu do naszych potrzeb. Tylko samodzelne zaprojektowane bazy danych utworzene określonej lczby obektów (tabel, kwerend, formularzy td.) umożlwa jej wykorzystane w odpowednm stopnu, czyl takm, który pozwol przechowywać w komputerze cągle zmenające sę nformacje.
34 Otwerane stnejącej bazy danych Aby defntywne rozwać wszelke wątplwośc dotyczące tworzena własnej bazy danych, a także uprzedzć pytana, jake mogą sę pojawć w trakce jej konstruowana, w rodzaju: Co z tego, że utworzyłem te tabele nawet jakeś kwerendy, skoro nadal ne wem, czemu ma to służyć?, nnejszy rozdzał został wyposażony w szereg zadań ćwczeń. Została tu zaprezentowana dołączona do programu Access przykładowa baza danych Northwnd. Dzęk tej baze utworzonej na potrzeby fkcyjnej frmy zajmującej sę handlem produktam spożywczym ch dostawam możemy ne tylko zapoznać sę z dzałanem już stnejącej bazy danych, zarządzanem dostępem do plku bazy danych, ale równeż z podstawowym możlwoścam programu Access, których znajomość pozwol na efektywnejsze zaprojektowane naszej bazy danych. W ksążce założono, że systemem operacyjnym zanstalowanym na komputerze czytelnka jest domyślne skonfgurowany system Mcrosoft 7. Otwerane stnejącej bazy danych W perwszym rozdzale dowedzelśmy sę, że baza danych programu Access zapsana jest w jednym plku o rozszerzenu.accdb lub w przypadku jej skomplowanej wersj w plku.accde. W dalszej częśc rozdzału opsany został sposób podzelena bazy danych na dwa plk w jednym zostaną zapsane wszystke dane, a w drugm umeszczone będą obekty bazy danych (oprócz tabel). Aby otworzyć zapsaną w plku bazę danych, należy: 1. Uruchomć SZBD Access 2010. Szybkm sposobem na uruchomene bazy danych jest dwukrotne klknęce plku bazy danych w ten sposób zostane uruchomony program Access otworzona wybrana baza danych.
Otwerane stnejącej bazy danych 35 2. Możemy otworzyć bazę danych na klka sposobów: 2a 2c a. rozwjając menu Plk wyberając opcję Otwórz, b. nacskając kombnację klawszy Ctrl+O, c. klkając nazwę jednego z ostatno otweranych plków baz danych wyśwetlanych w wdocznym z lewej strony okenku zadań w tym przypadku wybrana baza danych zostane natychmast otwarta. Pełna lsta ostatno otweranych baz danych znajduje sę w zakładce Ostatno używane menu Plk. Aby uruchomć którąś z nch, wystarczy klknąć nazwę odpowednego plku bazy. 3. Wybór jednej z dwóch perwszych metod spowoduje wyśwetlene standardowego okna dalogowego systemu Wndows, które pozwala na otwarce plku zapsanego na dysku. 4. Jeżel plk bazy danych znajduje sę na dysku nnego komputera, klkając przycsk Narzędza, będzemy mogl podłączyć dysk secowy. 5. Baza danych zostane otwarta po wskazanu nazwy plku klknęcu przycsku Otwórz. 5 4
36 Wyszukwane plków bazy danych Wyszukwane plków bazy danych Na lokalnych dyskach komputera przechowywane są tysące, jeżel ne mlony różnych plków. W takej sytuacj znalezene plku bazy danych, który znajduje sę gdześ na dysku, może okazać sę bardzo czasochłonnym zadanem. Do znalezena potrzebnego w danym momence plku pownnśmy użyć narzędz systemu operacyjnego, takch jak funkcja wyszukwana systemu Wndows 7. Aby znaleźć plk bazy danych, możemy: 1. Rozwnąć menu Start wpsać w polu wyszukwana rozszerzene accdb. Po chwl w menu Start pojawą sę wszystke znalezone plk bazy danych programu Access 2010. 1 2. Inny, pozwalający na bardzej precyzyjne określane warunków wyszukwana sposób polega na skorzystanu z Eksploratora Wndows. a. W lewym okne Eksploratora Wndows zaznacz pozycję Bblotek (bblotek to wrtualne foldery pozwalające wyśwetlać przeglądać znajdujące sę w różnych folderach plk Wndows 7 zawera cztery predefnowane bblotek: Dokumenty, Muzyka, Obrazy Wdeo). b. W prawym górnym rogu Eksploratora znajduje sę pole wyszukwana wpsz w nm accdb. Wyszukwać plk możemy równeż na podstawe ch nazw, ne tylko rozszerzeń. c. Rozpoczne sę wyszukwane plków folderów spełnających podane kryterum wyszukwana. Przesuwający sę w pasku adresu zelony pasek będze sygnalzował postęp wyszukwana.
Wyszukwane plków bazy danych 37 2a 2c 2b 2d d. Po chwl w głównym okne Eksploratora zobaczysz wszystke plk spełnające podane kryterum, czyl plk baz danych SZBD Access 2010. 3. Jeżel na dyskach komputera przechowujemy tysące czy nawet mlony plków, wynk ch przeszukana będze za każdym razem zawerał zbyt wele pozycj, żeby rzeczywśce ułatwć nam znalezene tego jednego, szukanego dokumentu. Rozwązać ten problem możemy, defnując dodatkowe fltry wyszukwana: a. Klknj lewym przycskem myszy okenko wyszukwana zostane wyśwetlona lsta ostatno wyszukwanych fraz oraz trzy rodzaje fltrów wyszukwana. b. Z lsty fltrów wyberz Data modyfkacj. c. Zostane wyśwetlony kalendarz zaznaczając na nm dowolną datę, wyszukamy bazy danych zmodyfkowane tego dna. Z reguły ne znamy dokładnej daty ostatnej modyfkacj dokumentu, dlatego wyberz opcję Wcześnej w tym roku. 3a d. Po chwl główne okenko Eksploratora będze zawerało bazy danych programu Access z beżącego roku. 3d 3c
38 Otwerane baz danych wcześnejszych wersj programu Access Otwerane baz danych wcześnejszych wersj programu Access Program Access 2010 jest zgodny z wcześnejszym wersjam, czyl możemy otworzyć bazę danych utworzoną np. w wersj 2003 pracować z ną, tak jak to roblśmy w środowsku Access 2003 ta operacja nczym sę ne różn od otwerana plku bazy najnowszej wersj Accessa. Zanm jednak będzemy mogl skorzystać z nowych funkcj programu, musmy przekonwertować bazę danych. Skonwertowaną do wersj Access 2010 bazę danych otworzymy tylko w najnowszej wersj programu. Po otwarcu bazy danych możemy z ną pracować, tj. odczytywać modyfkować dane, ale ne możemy zmenać dodawać nektórych obektów bazy danych. Za to dalej taka baza będze mogła być otwerana w środowsku Access 2003. Udostępnane plku bazy danych Jeżel komputer podłączony jest do sec lokalnej, możemy umożlwć korzystane z naszej bazy danych nnym użytkownkom tej sec. W tym celu należy jedyne utworzyć udostępnć folder, do którego zostane skopowany plk bazy. Dodatkowo mamy możlwość ogranczena dostępu do bazy danych przez nadane odpowednch uprawneń udostępnonemu folderow. Gdy chcemy udostępnć plk bazy danych, musmy: 1. Utworzyć na lokalnym dysku nowy folder o nazwe np. Baza. Warto pamętać, że ze względów bezpeczeństwa ne należy udostępnać węcej zasobów komputera, nż jest to nezbędne. W tym przypadku lepej węc utworzyć folder zapsać w nm wyłączne plk bazy danych, nż np. udostępnć wszystkm folder Moje dokumenty. 2. Klknąć utworzony folder prawym przycskem myszy z menu kontekstowego wybrać opcję Udostępnj/Określonym osobom. 3. Wybrać użytkownków, którzy będą mel dostęp do udostępnonego folderu. 4. Określć pozom uprawneń tych użytkownków. 5. Klknąć przycsk Udostępnj.
Tworzene bazy danych na podstawe szablonu Northwnd 39 3 4 5 Tworzene bazy danych na podstawe szablonu Northwnd Frma Mcrosoft do SZBD Access dołącza szablony typowych baz danych, wśród nch szablon bazy frmy zajmującej sę handlem artykułam spożywczym. Samodzelne przeanalzowane tej bazy pozwala ne tylko na zapoznane sę z możlwoścam programu Access, ale równeż na wykorzystane cennych przykładów gotowych rozwązań konkretnych problemów. Struktura tej bazy jest bowem jawna. Każdy z jej użytkownków może węc wzorować sę na tabelach czy formularzach utworzonych przez nżynerów frmy Mcrosoft. Żeby utworzyć bazę danych Northwnd: 1. Uruchom program Access. 2 2. Wyśwetlone automatyczne menu Plk będze zawerało m.n. okno Dostępne szablony. 3. Klknj znajdujący sę w tym okne przycsk Przykładowe szablony. 3
40 Poznajemy przykładową bazę danych Northwnd Jeżel szablon bazy Northwnd ne będze dostępny, uruchom nstalator paketu Offce 2010, wyberz opcję Dodaj lub usuń funkcje, klknj pozycję Mcrosoft Access z menu kontekstowego wyberz Uruchom wszystko z mojego komputera. 4. Zaznacz szablon Northwnd. 5. Ewentualne zmeń nazwę tworzonej bazy danych lokalzację jej plku. 4 5 6 6. Klknj przycsk Utwórz. 7. Program Access utworzy bazę danych na podstawe wybranego szablonu automatyczne ją uruchom. Poznajemy przykładową bazę danych Northwnd Czas pośwęcony na zapoznane sę z przykładową bazą danych zwróc sę z nawązką podczas projektowana tworzena własnych baz danych. Przyglądając sę tej baze, dowemy sę, do czego służą poszczególne obekty bazy danych, take jak tabele, kwerendy, formularze czy raporty. Wedza zdobyta w trakce wykonywanych zadań pozwol na śwadome tworzene własnych obektów bazy danych. 1. Jeżel utworzona w poprzednm ćwczenu baza Northwnd została zamknęta, uruchom ją. 2. Zostane wyśwetlone ostrzeżene o zablokowanu nektórych funkcj tej bazy danych. Żeby je włączyć, klknj znajdujący sę na pasku ostrzeżena przycsk Włącz zawartość. 3. Baza Northwnd zostane ponowne uruchomona, ale tym razem wyśwetlony zostane ekran logowana przykładowej bazy danych. Wyberz z lsty dowolnego pracownka klknj przycsk Zaloguj.
Poznajemy przykładową bazę danych Northwnd 41 4. Otwarty zostane główny formularz bazy danych Northwnd. Dzęk nemu możemy uruchamać pozostałe formularze, raporty kwerendy bazy danych. 5. Żeby powększyć ten formularz, ukryj wstążkę. 6. W lewym okenku zobaczymy lstę aktywnych (tj. już złożonych, ale jeszcze nezrealzowanych) zamóweń. Jeżel to okenko jest puste, zaloguj sę jako nny pracownk. 7. W środkowym okenku wyśwetlone zostaną towary, których stan na magazyne jest nższy od określonego mnmalnego zapasu. 8. W prawym okne zobaczymy odnośnk pozwalające wyśwetlć formularze, kwerendy raporty przykładowej bazy danych. 9. A na pasku formularza znajdzemy trzy przycsk, pozwalające odpowedno na: a. złożene nowego zamówena sprzedaży, b. złożene nowego zamówena kupna, c. odśweżene wdocznych w tym formularzu danych. 10. Ukaże sę też pole wyboru pozwalające zalogować sę do programu jako nny pracownk. 11. W dolnej częśc formularza wyśwetlony zostane wykres rocznego przychodu. 9a 9b 5 10 9c 6 7 8 11
42 Poznajemy przykładową bazę danych Northwnd 12. Klknj nazwę jednego z brakujących produktów. 13. Zostane wyśwetlony formularz; za jego pomocą możemy odczytać zmodyfkować wszystke dane wybranego produktu. W dolnej częśc formularza znajdują sę przycsk nawgacyjne. Przy ch użycu możemy: a. wyłączyć włączyć fltrowane (domyślne formularz pokazuje tylko nformacje o produkce, który wybralśmy w punkce 13), b. wyszukać podane wyrażene na beżącym formularzu, c. wyśwetlć nformacje o kolejnym produkce (o le wyłączylśmy wcześnej fltrowane), d. wyśwetlć nformacje o poprzednm produkce, e. przejść do ostatnego produktu, f. przejść do perwszego produktu, g. dodać nowy produkt (dodając nowy produkt, musmy wypełnć wszystke pola oznaczone jako wymagane). 13 13e 13g 13f 13d 13c 13a 13b 14. Aby zmenć koszt, cenę lub ops wybranego produktu, wystarczy ustawć kursor w odpowednm polu tekstowym wpsać nowe dane z klawatury. Po klknęcu dowolnego przycsku nawgacyjnego zmenone dane zostaną zapsane w powązanej z formularzem tabel Produkty.
Poznajemy przykładową bazę danych Northwnd 43 Gdy chcemy sę przekonać, czy nformacje zmenane za pośrednctwem formularza rzeczywśce są zapsywane w tabel, możemy: 1. Zmenć nazwę, ops cenę jednego z produktów. 2. Zamknąć formularz Szczegóły produktu przycskem Zamknj. 3. Wyśwetlć Okenko nawgacj, np. klkając wdoczną z lewej strony ekranu jej mnaturę. 4. Domyślne obekty bazy danych są podzelone na stworzone przez jej twórców kategore tematyczne; poneważ chcemy zobaczyć wszystke tabele, a następne wybrać z nch tabelę Produkty, pownnśmy zmenć wdok okenka nawgacyjnego. W tym celu: 4a 4e a. Klknj wdoczną w jego prawym górnym rogu skerowaną w dół strzałkę. b. Z lsty możlwych sposobów wyśwetlana obektów bazy danych wyberz Typy obektu. c. W Okenku nawgacyjnym zostane wyśwetlona lsta wszystkch typów obektów bazy danych tabel, kwerend, formularzy, raportów, makropoleceń modułów. d. Rozwń lstę tabel. e. Po wyśwetlenu lsty wszystkch tabel dwukrotne klknj tabelę Produkty. 4c
44 Poznajemy przykładową bazę danych Northwnd Obekty bazy danych uporządkowane są alfabetyczne według ch nazw. 5. Wybrana tabela zostane otwarta w wdoku arkusza danych. Znajdź zmodyfkowany towar. 6. Ponowne zmeń nazwę tego towaru na orygnalną. 7. Zamknj okno tabel. 7 6 5 8. Jeszcze raz wyśwetlmy formularz zawerający szczegółowe dane o towarze. Tym razem zrobmy to, klkając nazwę dowolnego towaru, a następne: a. klkając pole lsty Przejdź do produktu, b. wyberając modyfkowany produkt. 8a 8b 9. Zwróć uwagę, że wprowadzone bezpośredno w tabel zmany natychmast zaczęły obowązywać produkt z powrotem ma orygnalną nazwę.
Poznajemy przykładową bazę danych Northwnd 45 Ten formularz ne tylko pozwala odczytywać modyfkować nformacje o poszczególnych towarach, ale możemy też za jego pośrednctwem dodawać nowe produkty. Aby dodać nowy towar: 1. Klknj przycsk Zapsz nowy. 2 5 3 2. Wpsz nazwę nowego towaru (np. Kełk) 1. 3. Zwróć uwagę, że dentyfkator (numer) towaru jest automatyczne generowany przez SZBD Access ne tylko ne może być przez nas podany, ale równeż zmenony. 4. Klknj klawsz Tab uaktywnone zostane kolejne pole formularza; wpsz dane nowego towaru. 5. Ten formularz ne umożlwa dodawana nformacj o dostawcach, możemy jedyne wybrać z lsty dostawców wcześnej wprowadzonych do bazy nazwę frmy dostarczającej ten towar. Zwróćmy uwagę, że ten sam towar może być dostarczany przez welu różnych dostawców. Program Offce Access 2010 umożlwa korzystane z pól załącznków oraz pól welowartoścowych. W zwązku z tym do każdego rekordu w aplkacj można dołączyć dowolny dokument, obraz lub arkusz kalkulacyjny. A za pomocą pola z weloma wartoścam można wybrać węcej nż jedną wartość (np. przypsać towar do welu dostawców) bez tworzena specjalnych (opsanych w rozdzale 6.) tabel łącznkowych. Korzystane z bazy danych mus być ne tylko możlwe najłatwejsze, ale równeż pownno unemożlwać (a przynajmnej utrudnać) użytkownkom wprowadzane błędnych danych. W tym przypadku użytkownk, zamast za każdym razem wpsywać nazwę dostawcy, może ją wybrać za pomocą klknęca myszą. 1 Spolszczając przykładową bazę danych, tłumacz błędne przetłumaczył pole Name jako Nazwsko, a ne Nazwa towaru.
46 Poznajemy przykładową bazę danych Northwnd 6. Możemy równeż dołączyć do nformacj o towarze jego zdjęce czy dokument reklamowy. 6a a. W tym celu wystarczy dwukrotne klknąć pole Załącznk, a następne klknąć przycsk Dodaj wskazać plk załącznka. b. Aby go późnej otworzyć, wystarczy raz jeszcze dwukrotne klknąć pole załącznka z menu wybrać opcję Otwórz. 7. Ustaw kursor w polu Ops wprowadź przykładowy ops produktu. Potem zaznacz dowolny wyraz pojaw sę nowy pasek narzędz pozwalający sformatować wprowadzony tekst. 7 8 8. Przećwcz możlwość formatowana zapsywanych w tabel danych, zmenając krój, kolor welkość czconk, którą zapsane zostały poszczególne wyrazy opsu. Access 2010, w przecweństwe do wersj 2003, pozwala formatować teksty zapsywane w polach typu Nota. 9. Aby zapsać wprowadzone dane do tabel Produkty, klknj dowolny przycsk nawgacyjny. 10. Zamknj formularz Szczegóły produktu.
Poznajemy przykładową bazę danych Northwnd 47 Bazy danych programu Access oprócz służących do przechowywana danych tabel pozwalających w prosty wygodny sposób wprowadzać modyfkować te dane formularzy zawerają raporty. Raporty, tak jak formularze, można wyśwetlć z pozomu formularzy nawgacyjnych. Aby wyśwetlć przykładowy raport: 1. Klknj odnośnk Raporty ze sprzedaży zostane wyśwetlony formularz pozwalający wybrać, jake dane jak uporządkowane będze zawerał generowany raport. 2. Aby zobaczyć raport, klknj przycsk Podgląd. Raporty umożlwają jedyne odczyt wybranych danych, ale to, jake dane będze zawerał w danym momence raport, możemy zmenać. Program Access 2010 ułatwa fltrowane danych. Dla typów danych Tekst, Lczba Data są dostępne różne opcje fltrowana. Przykładowo nowe opcje fltrowana ułatwają fltrowane kolumny dat dla wszystkch rekordów należących do zakresu dat Dzsaj, Wczoraj, W ubegłym tygodnu, W przyszłym mesącu, W przyszłośc, W przeszłośc td. Praca zwązana z fltrowanem przebega tak samo w programach Excel 2010 Access 2010, a zatem użytkownk ne mus poznawać nowego sposobu wyszukwana potrzebnych nformacj. 1. Po zapoznanu sę z raportem zaznacz wartość sprzedaży dowolnego produktu w perwszym kwartale. 2. Po klknęcu prawym przycskem myszy zostane wyśwetlone okno dalogowe umożlwające fltrowane danych. Usuń z raportu towary, których wartość sprzedaży była mnejsza od wartośc sprzedaży wybranego towaru lub jej równa. 1 2
48 Dodawane zaufanych lokalzacj plków bazodanowych 3. Aby wyłączyć fltr, ustaw kursor myszy w tej kolumne, w której wcześnej go włączyłeś, klknj prawy przycsk myszy wyberz opcję Wyczyść fltr. 4. Zamknj okno raportu. Nemożlwe jest poznane wszystkch funkcj tak rozbudowanego programu, jakm jest Access 2010, podczas wykonywana jednego ćwczena. Jeżel nadal ne jesteś pewen, czy wesz, jak pracować z programem Access, do czego służą formularze, a do czego tabele raporty, pośweć trochę czasu na pracę z pozostałym formularzam raportam bazy Northwnd. Dodawane zaufanych lokalzacj plków bazodanowych Jeżel baza danych zawera jakeś elementy aktywne (take jak przedstawone w rozdzale 10. makropolecena), przed jej uruchomenem Access wyśwetla znane nam już ostrzeżene blokuje dzałane nektórych funkcj bazy. W ten sposób SZBD Access chron nas przed skutkam neśwadomego uruchomena pochodzących z nezaufanych źródeł, potencjalne nebezpecznych programów. Dzałane to można jednak zmenć, określając zaufaną lokalzację baz danych bazy znajdujące sę w takej zaufanej lokalzacj będą uruchamane bez zgłaszana ostrzeżena. Żeby zaufać bazom danych znajdującym sę w folderze Dokumenty: 1. Uruchom SZBD Access 2010. 2. Rozwń menu Plk. 3. Klknj przycsk Opcje. 4. Przejdź do sekcj Centrum zaufana klknj przycsk Ustawena Centrum zaufana. 5. Zaznacz sekcję Zaufane lokalzacje. 6. Klknj przycsk Dodaj nową lokalzację. 7. Wskaż folder Dokumenty. 8. Ewentualne zaznacz pole wyboru Podfoldery tej lokalzacj są także zaufane. 9. Klknj OK. 10. Zamknj okno Centrum zaufana przycskem OK.
Konwertowane bazy danych 49 5 8 7 9 6 10 11. Po zamknęcu okna opcj programu Access wprowadzone zmany zaczną obowązywać. Od tego momentu ne kopuj do folderu Dokumenty pochodzących z nezaufanych źródeł plków baz danych programu Access. Konwertowane bazy danych Bazy danych utworzone we wcześnejszych wersjach programu Access mogą być w łatwy sposób przekonwertowane do postac plku SZBD Access 2010. W ten sposób umożlwmy ne tylko korzystane z wcześnejszej wersj bazy danych (możlwe jest otwarce neprzekonwertowanej bazy), ale równeż jej modyfkowane. Zwykle możlwa jest równeż odwrotna operacja, czyl konwersja bazy zapsanej w formace Access 2010 do postac umożlwającej pracę modyfkowane bazy we wcześnejszych wersjach programu. Bezpośredna konwersja możlwa jest do plku wersj SZBD Access 2000 lub późnejszej, o le baza danych ne wykorzystuje funkcj nedostępnych we wcześnejszych wersjach programu Access. Dlatego próba konwersj przykładowej bazy Northwnd skończy sę nepowodzenem.
50 Podzał bazy danych Aby umożlwć użytkownkom programu Access 2000 korzystane z bazy zapsanej w formace Access 2007/2010, musmy: 1. Uruchomć utworzoną w 1. rozdzale bazę danych (ta baza zawera tylko jedną pustą tabelę). 2 3 4 2. Rozwnąć menu Plk. 3. Wybrać opcję Zapsz publkuj. 4. Wskazać format kompatyblny z wersją 2000-2003. 5. Klknąć przycsk Zapsz jako. 5 6. Ewentualne zmenć nazwę lokalzację zapsywanego plku bazy danych klknąć Zapsz. Podzał bazy danych SZBD Access 2010 umożlwa podzelene bazy danych na dwa plk: jeden będze zawerał dane (a węc defncje tabel zapsane w nch nformacje), drug natomast nterfejs użytkownka (a węc kwerendy, formularze raporty). W efekce welu użytkownków może jednocześne korzystać z tej samej bazy danych. Wystarczy na poszczególne komputery skopować plk zawerający nterfejs użytkownka skonfgurować go tak, aby poberał dane z udostępnonego w sec drugego plku, w którym zostały umeszczone tabele z danym. Bazę danych warto równeż podzelć w przypadku komputerów nepodłączonych do sec. Oddzelene danych tabel od elementów nterfejsu użytkownka ułatwa bowem jego ewentualną modyfkację czy uaktualnene. Z kole zmnejszene rozmaru plków bazodanowych poprawa wydajność samej bazy danych. Przed podzelenem bazy danych należy wykonać jej kopę.