Elektroniczna wymiana dokumentów EDI

Elektroniczna wymiana dokumentów EDI

Zakres problemów Elektroniczna wymiana danych EDI podstawowe pojęcia i zagadnienia Zasada działania EDI Zastosowanie EDI z punktu widzenia logistyki Rodzaje EDI do zastosowania w przedsiębiorstwie Typy i standardy EDI Infrastruktura telekomunikacyjna w Polsce Komunikaty transportowe Wady i zalety EDI Czy warto wdrożyć EDI?

EDI Skrót EDI to pochodzi od angielskiej nazwy Electronic Data Interchange oznaczający w bezpośrednim tłumaczeniu Elektroniczną Wymianę Danych. Wymiana danych pomiędzy partnerami biznesowymi odbywa się za pomocą międzynarodowych standardów, ograniczając do minimów interwencje człowieka.

Firma A Serwer Aplikacji Dokument w wewnętrznym formacie firmy A Serwer EDI Sieć (VAN, X.400, Internet) Zabezpieczony dokument EDI Zabezpieczony dokument EDI Dokument w wewnętrznym formacie firmy B Serwer EDI Serwer Aplikacji Firma B WM Systemy CIM 4

Przykładowe umiejscowienie EDI na tle innych zadań logistycznych EDI oprócz wymiany danych pomiędzy partnerami biorącym udział w łańcuchu dostaw może służyć bezpośrednio do przesyłania danych o pewnej usłudze np. o położeniu danego kontenera. EDI łączy możliwości telekomunikacji i informatyki, dlatego jest traktowane jako główne narzędzie telematyki.

Co umożliwia EDI? EDI umożliwia eliminacje dokumentów papierowych zwiększając efektywność wszystkich działań, poprzez przyspieszenie realizacji transakcji handlowych z pominięciem pracy związanej z obsługą dokumentów papierowych. Dzięki EDI możliwe jest natychmiastowe przekazanie informacji z typowych dokumentów handlowych (faktura itp.). EDI wykorzystuje ujednolicone standardy na całym świecie, dzięki czemu możliwa jest międzynarodowa wymiana informacji. EDI nie jest uzależnione od oprogramowania stosowanego przez partnerów, ważne aby spełniały one wymagania standardu. Obecnie EDI ma zastosowanie w praktycznie każdej gałęzi przemysłu i usprawnia niemalże wszystkie procesy biznesowe. EDI nie należy mylić z pocztą elektroniczną, gdyż jest to wymiana danych pomiędzy systemami, a nie między ludźmi.

Co umożliwia EDI? Procesy które mogą być usprawnione przez zastosowanie EDI

Przykładowe informacje wymieniane w EDI

Typy elektronicznej wymiany danych Wymiana danych zorientowanych na informacje czyli informacje z początkowego etapu współpracy pomiędzy przedsiębiorstwami są to na przykład: katalogi cen, dane techniczne produktów. Wymiana danych zorientowanych na transakcje czyli wszelkiego typu dokumenty związane z realizacja działań biznesowych tj. faktury, zlecenia zakupu, dowody dostawy, itp. Elektroniczne przesłanie środków pieniężnych przelanie środków pieniężnych z jednego konta na drugie (EFT Electronic Funds Trasnfer) Interakcyjna EDI (pytanie odpowiedź) czyli wymiana informacji zorientowana na szczególne usługi informacyjne i rezerwacyjne.

Standardy wymiany danych Podstawowym standardem EDI dla handlu międzynarodowego jest EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration Commerce Transport). Jest on zatwierdzony i rekomendowany przez ONZ. Zasady tego standardu określają normy z serii ISO 9735. Należy pamiętać, że standard określa reguły składni wiadomości wymienianych pomiędzy partnerami, natomiast nie zawiera żadnych wytycznych odnośnie aspektów: telekomunikacyjnych, informatycznych, sprzętowych, aplikacyjnych.

Norma ISO 9735 Norma ISO 9735 składa się z: ISO 9735-1 Part 1: Syntax rules common to all parts, together with syntax service directories for each of the parts ISO 9735-2 Part 2: Syntax rules specific to batch EDI ISO 9735-3 Part 3: Syntax rules specific to interactive EDI ISO 9735-4 Part 4: Syntax and service report message for batch EDI (message type -CONTRL) ISO 9735-5 Part 5: Security rules for batch EDI (authenticity, integrity and nonrepudiation of origin) ISO 9735-6 Part 6: Secure authentication and acknowledgement message (message type AUTACK)

Norma ISO 9735 ISO 9735-7 Part 7: Security rules for batch EDI (confidentiality) ISO 9735-8 Part 8: Associated data in EDI ISO 9735-9 Part 9: Security key and certificate management message (message type - KEYMAN) ISO 9735-10 Part 10: Security rules for interactive EDI

Zawartość normy ISO 9735 W normach definiuje się podstawowe pojęcia związane z EDI: Komunikat elektroniczny wiadomość, odpowiednik dokumentu papierowego, stworzony zgodnie z zasadami standardu. Komunikat zawiera nie tylko przesyłane dane, ale także wszelkie informacje odnośnie komunikatu (rodzaj, wersję, numer wydania), nie zawiera natomiast adresu sieciowego odbiorcy. Wymiana to nadrzędna jednostka dla komunikatu (wymianę należy kojarzyć z kopertą), może zawierać wiele komunikatów przeznaczonych do jednego odbiorcy. Cechą wymiany jest fakt, iż pozostaje ona nie naruszona do czasu odbioru przez adresata. Połączenie obejmuje natomiast jedną lub więcej wymian danych.

Zawartość normy 9735 W standardzie EDIFACT pojawiają się następujące narzędzia: słownik TDED (Trade Data Element Directory) są w nim umieszczone pojęcia dotyczące transakcji, operacji i procedur, składnia standardu EDIFACT, wytyczne konstruowania komunikatu, słownik segmentów i komunikatów, zasady prezentacji fizycznej (papierowej) dokumentu.

Hierarchia zapisu danych Definicja znaków rozdzielających UNA warunkowo Nagłówek wymiany danych UNB obowiązkowo Nagłówek grupy funkcyjnej UNG warunkowo Nagłówek wiadomości UNH obowiązkowo Segment danych użytkownika Zakończenie wiadomości UNT obowiązkowo Zakończenie grupy funkcyjnej UNE warunkowo Zakończenie wymiany danych UNZ obowiązkowo

Hierarchia zapisu danych w EDI

Hierarchia zapisu danych w EDI

Hierarchia zapisu danych w EDI Wymiana opcjonalnie rozpoczyna się tagiem UNA definicją znaków rozdzielających, jeżeli inne niż w standardzie (ISO 9735). Separatory pomiędzy elementami danych znak +, pomiędzy składowymi elementu danych znak :, zakończenie segmentu danych stanowi apostrof. Każda wymiana danych rozpoczyna się nagłówkiem wymiany danych UNB, a kończy zakończeniem wymiany danych UNZ. Wnikając głębiej w strukturę pojawia się opcjonalny Nagłówek Grupy Funkcyjnej UNG, a kończy zakończeniem grupy funkcyjnej UNE. W grupie funkcyjnej znajdują się wiadomości tego samego typu (tag opcjonalny). Wiadomość zaczyna się od nagłówka wiadomości UNH, a kończy zakończeniem wiadomości UNT, wewnątrz znajdują się segmenty danych. Poszczególne segmenty zbudowane są z elementów: symbol segmentu (tag) oraz ewentualnie wartość, oraz prostych elementów danych podzielonych odpowiednimi separatorami.

Infrastruktura telekomunikacyjna w Polsce W Polsce infrastrukturę tworzą sieci szkieletowe znajdujące się w obszarze kilku największych operatorów sieci telekomunikacyjnej: TP S.A., sieci światłowodowej energetyki Exatel oraz sieci resortu kolejnictwa TK Telekom. Wielu innych operatorów takich jak NASK, Netia, GTS Energis korzysta z własnych łączy lub dzierżawi fragmenty największych sieci światłowodowych. Najdłuższą kablową infrastrukturą optyczną o długości ponad 82 tys. km dysponuje TP S.A. która rozbudowuje od 2001 r. szkieletową sieć transmisyjną. Drugą co do wielkości krajową siecią optyczną dysponuje konsorcjum Exatel o łącznej długości 20 tys. km. Własną sieć optyczną rozwijają także 22 główne, polskie ośrodki akademickie. Sieć, będąca owocem programu PIONIER, posiada obecnie długość ok. 5700 km. Operatorem sieci PIONIER jest Poznańskie Centrum Superkomputerowo-Sieciowe. Budowę lokalnych sieci szkieletowych planuje lub rozpoczęło wiele z samorządów terytorialnych na terenie całej Polski.

Komunikaty transportowe EDIFACT IFTM International Forewarding and Transport Messages to istotna grupa komunikatów będąca składnikiem komunikatów EDIFACT, wykorzystywana w transporcie krajowym i międzynarodowym (transport kontenerowy dysponuje odrębną grupą komunikatów). Komunikaty IFTM są uniwersalne i mogą być wykorzystywane we wszystkich gałęziach przemysłu wymagających transportu, obsługują transport śródlądowy, powietrzny, kurierski, oceaniczny, rurociągowy, kolejowy, samochodowy, morski.

Ważniejsze komunikaty IFTM Symbol Nazwa angielska Nazwa polska IFCSUM Forewarding and consolidation summary Zestawienie przesyłek skonsolidowanych IFTCCA Forwarding and transport shipment charge calculation Opłaty spedycyjne i transportowe IFTERA Export recevial advice Powiadomieni o wysłaniu ładunku IFTFCC Brakedown of freight charges Szczegóły frachtu i innych opłat IFTMAN Arrival notice Awizo dostawy IFTMBC Booking confirmation Potwierdzenie rezerwacji IFTMBF Firm booking Rezerwacja wiążąca IFTMBP Provisional bloking Rezerwacja prowizoryczna IFTMCS Instruction contract status message Stan kontraktu IFTMIN Shipping instruction Instrukcja wysyłkowa IFTRIN Forwarding and transport rate information Informacja o stawce transportowej IFTSTA Forwarding and transport schedule and avability information Możliwości transportowe IFTSTA International multimodal status report Stan bieżący przesyłek w transporcie multimodalnym IFTSTQ Intermodal multimodal status request Zapytanie o stan bieżący przesyłek w transporcie multimodalnym

System zamkniętej pętli EDI Komputer odbiorcy żądanie podania ceny podanie ceny zamówienie potwierdzenie zamówienia Planowanie i zakupy Komputer dostawcy Marketing żądanie/odpowiedź o stanie Spedycja Rozliczenie płatności zawiadomienie o płatności EFT Bank Bank Produkcja i spedycja Odebrane rozliczenie

Przykład komunikatu UNH+200214+PARTIN:D:96A:UN:EAN007 BGM+10+K123+9 DTM+137:20140316:102 NAD+FR+5902345000015::9 UNS+D NAD+SU+5902345000015::9 FII+RB+994-3277711 RFF+GN:125789 CTA+IC+:PIOTR KOWALSKI COM+004222333:FX SCC+1++W:13:H UNT+12+200214

1. Korzystając z opisu standardu EDIFACT (dostępny w sieci na stronach GS1.pl zinterpretować powyższy komunikat objaśniając dane zawarte w każdym wierszu komunikatu EDI. 2. Kim jest Piotr Kowalski i co o nim wiadomo z komunikatu?

Systemy oparte na EDI WebEDI Rozwiązanie w postaci WebEDI jest implementacją stosowaną przez małe firmy, które wykorzystują elektroniczną wymianę dany z większym partnerem. Jest to rozwiązanie asymetryczne w którym duża firma ponosi całkowite koszty z jej wdrożenia, uzyskując dzięki temu możliwość komunikacji z mniejszym partnerem, który nie miałby wystarczających zasobów do wdrożenia EDI W celu korzystania z WebEDI wystarczy mieć dostęp do internetu oraz przeglądarkę internetową. Wadą jest brak możliwości integracji WebEDI z własnym oprogramowaniem

Systemy oparte na EDI Lite EDI Rozwiązanie Lite EDI podobnie jak Web EDI bazuje na wykorzystaniu przeglądarek internetowych. Przedsiębiorstwa, które postanowiły uczestniczyć w elektronicznej wymianie danych wykorzystują samodzielnie zaprogramowaną lub zakupioną prostszą wersje EDI. Umożliwia ona uczestnikom wymianę informacji za pomocą formularzy, które są przesyłane przez serwer centralny do innych użytkowników systemu. Lite EDI umożliwia korzystanie z bazy danych adresowych, z katalogów produktów oraz możliwość współpracy z użytkownikami z sieci VAN. Lite EDI zapewnia prostotę, przejrzystość użytkowania, łatwą modyfikowalność elementów bazy danych oraz niskie koszty. Bardzo powszechny w Hiszpanii, Francji i Wielkiej Brytanii.

Przydatność EDI System EDI nie jest dedykowany małym firmom (jednosobowym), posiadającym niewielkie kontakty handlowe oraz zajmujące się produkcji jednostkową lub na małą skalę. Produkcja jednostkowa oparta jest na podejściu indywidualnym do klienta, natomiast w EDI nastawione jest na powtarzalność. W takiej sytuacji koszt wynikający z wdrożenia byłby niewspółmiernie wielki w stosunku do zysków płynących z zastosowania tej technologii. W celu zbadania czy warto wdrażać EDI w przedsiębiorstwie stworzono następujący zestaw współczynników, które pozwalają ocenić procentowo na ile rentowne jest wprowadzenie EDI. Są to tzw. Wskaźniki przydatności EDI

Wskaźniki przydatności EDI Wskaźniki przydatności EDI: Intensywność zewnętrznej wymiany dokumentów (liczba dok zew./wszystkie dok. rocznie). Standaryzacja dokumentów zewnętrznych (standardowe dok. zewn./dok. zewn.). Pilność zewnętrznej wymiany dokumentów (standardowe dok. zewn./dok. zewn.). Stabilizacja kontaktów zewnętrznych (ilość stałych klientów zew./wszyscy klienci). Papierochłonność wymiany dokumentów (liczba dok zew./liczba klientów rocznie). Czasochłonność wymiany dokumentów (czasochłonność wym. dok./czasochłonność kont.). Wskaźnik błędów (czasochłonność dok. z błędami/czasochłonność dok. zewn.). Wskaźnik opóźnień w obiegu dokumentów (czasochłonność dok z opóź./czasochłonność dok. zewn.). Wskaźnik przesyłania dokumentów (czasochłonność dok. pap. wysył. poczt./czasochłonność dok. pap.).

Wskaźniki przydatności EDI Pozycja wskaźnika Waga wskaźnika Nazwa wskaźnika 1 0,19 Intensywność 2 0,15 Stabilizacja 3 0,15 Standaryzacja 4 0,14 Pilność 5 0,12 Czasochłonność 6 0,08 Papierochłonność 7 0,07 Wskaźnik przysyłania 8 0,06 Wskaźnik błędów 9 0,04 Wskaźnik opóźnień Po wyliczeniu wszystkich wskaźników należy je zsumować z wagami podanymi powyżej. Im większa wartość tego wskaźnika, tym zastosowanie elektronicznej wymiany danych jest bardziej opłacalne.

Zalety EDI Szybkość przesyłania danych czas transmisji danych w formie elektronicznej (kilka sekund) jest niewspółmiernie krótszy do transmisji w formie papierowej (nawet kilka dni). W logistyce (w transporcie) przesłanie informacji wcześniej niż dotarcie towarów zapewnia lepszą obsługę i przyjęcie towarów. EDI powoduje także przyspieszenie postępowania celnego, dzięki dyspozycji danych o towarze potrzebnymi do ich odprawy. Wyeliminowanie błędów powodem powstawania błędów jest wielokrotne wprowadzanie do systemów komputerowych tej samej faktury, powoduje to pomyłki i nieścisłości. Na podstawie badań stwierdzono, że ludzie w komunikacji mylą się średnio 3 razy na 100. Redukcja kosztów (wyeliminowanie większości dokumentów papierowych, automatyzacja procedur, zmniejszenie liczby błędów, zwiększenie niezawodności przekazywania dokumentów). Polepszenie jakości obsługi klientów (skrócenie czasu czynności handlowych). Optymalizacja zapasów magazynowych (skrócenie terminów dostaw, zmniejszenie zapasów, JiT). Skrócenie czasu czynności związanych z realizacją transakcji (sprzedaż faktura zapłata).

Wady EDI Poziom skomplikowania komunikatów EDI (mała elastyczność konieczność opracowywania sub-komunikatów dla konkretnych potrzeb, znaczna ilość dokumentacji dla każdego nowego sub-komunikatu niezbędny jest nowy opis standardu). Mnogość standardów oraz wersji katalogów i komunikatów. Problemy z utrzymaniem i aktualizacją standardów. Wysokie koszty, trudny i długotrwały proces wdrażania. Brak pełnego standardu wymiany informacji (jedynie standardy struktury danych EDI), brak standaryzacji na poziomie procesów biznesowych. Konieczność budowy interfejsów pomiędzy aplikacjami i komunikatorami, a oprogramowaniem EDI