Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Program Leonardo da Vinci Raport cząstkowy TOI 2012 - część finansowa Sprawozdanie finansowe Polityka kursowa, kwalifikacja kosztów Szkolenie dla Beneficjentów TOI 2012 Warszawa, 14.10.2013 r.
SPIS TREŚCI 1. Ogólne zasady finansowe 2. Koszty uprawnione i nieuprawnione 3. Polityka kursowa 4. Sprawozdanie finansowe 4.1 Koszty osobowe 4.2 Koszty podróży 4.3 Koszty utrzymania 4.4 Koszty sprzętu 4.5 Koszty inne 4.6 Koszty podwykonawstwa 4.7 Koszty pośrednie 5. Typy podstawowych kontroli 6. Opisy dokumentów księgowych 7. Wytyczne do raportów końcowych 8. Najczęstsze wady raportów
1. OGÓLNE ZASADY FINANSOWE zalecane jest ekonomiczne i gospodarne wydatkowanie środków, zalecane jest prowadzenie np. w systemie księgowym wydzielonych kont analitycznych, bądź innego, odpowiedniego systemu ewidencjonowania wewnętrznego, umożliwiającego identyfikację źródła finansowania projektu oraz wydatków związanych z realizacją projektu w okresie obowiązywania umowy, brak wymogu zwrotu odsetek od środków finansowanych z Programu LdV, ewentualnego zwrotu niewykorzystanych środków na konto LdV należy dokonać na wezwanie Narodowej Agencji.
2. KOSZTY UPRAWNIONE poniesione w okresie określonym w umowie, związane z projektem (istotne dla projektu, zgodne z wnioskiem), związane z działaniami projektu podejmowanymi w krajach uczestniczących w Programie, uzasadnione i racjonalne (zasady ekonomicznego zarządzania finansowego), faktycznie poniesione przez Beneficjenta i członków konsorcjum (partnerów), identyfikowalne i weryfikowalne (udokumentowane w księgach rachunkowych zgodnie ze stosownymi przepisami).
2. KOSZTY NIEUPRAWNIONE koszty obsługi pożyczki, straty wynikające z różnic kursowych, straty powstałe na operacjach walutowych, podatek od towarów i usług (VAT) chyba, że wnioskodawca może wykazać, że nie może go odzyskać, koszty sfinansowane w ramach innego projektu lub programu finansowanego ze środków UE, w przypadku leasingu/wynajmu sprzętu: koszty opcji wykupu po zakończeniu okresu najmu/leasingu, koszty związane z przygotowaniem wniosku o udział w programie Uczenie się przez całe życie, koszty otwarcia i prowadzenia rachunku bankowego, wydatki wykazane w kategorii, w której nie wnioskowano o dofinansowanie, brak właściwego opisu na dokumencie (patrz rozdział 6: Opis dokumentów księgowych), brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem na kopiach dokumentów (dot. kontroli rutynowej patrz rozdział 5).
3. POLITYKA KURSOWA Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w EUR Zasady polityki kursowej odnoszą się do wydatków poniesionych w trakcie realizacji działania w przypadku dofinansowania udzielonego na podstawie kosztów rzeczywistych. Dla wydatków poniesionych w ramach dofinansowania udzielonego w kategorii zryczałtowanych kosztów pośrednich poniższe wytyczne nie mają zastosowania; beneficjent może jednak ją stosować dla własnych wewnętrznych potrzeb rozliczeniowych.
3. POLITYKA KURSOWA Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w EUR c.d. UWAGA: Podstawą do przeliczenia kosztu jest waluta danego dowodu finansowego, a nie waluta w jakiej dokonano za niego zapłaty. Dokument wystawiony w walucie EUR Dowody finansowe wystawione w walucie EUR nie podlegają przewalutowaniu, niezależnie w jakiej dokonano za niego zapłaty. Np. w przypadku biletu lotniczego wystawionego w EUR, gdzie płatność została dokonana kartą kredytową w PLN, podstawą jest kwota wynikająca z biletu, tj. w EUR. Dokument wystawiony w walutach innych niż EUR Dowody finansowe wystawione w walucie innej niż EUR podlegają przewalutowaniu na EUR, przy czym jako wydatek należy traktować kwotę wynikającą z dowodu finansowego a nie kwotę zapłaty, jeśli była ona ponoszona w innej walucie niż waluta dowodu.
3. POLITYKA KURSOWA Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w EUR c.d. Do przeliczania wydatków poniesionych w walutach innych niż EUR należy stosować: miesięczny kurs obrachunkowy wymiany ustalony przez Komisję Europejską i opublikowany na jej stronie internetowej z dnia dokonania płatności zaliczkowej przez Narodową Agencję na rzecz beneficjenta http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm?fuseaction=home&searchfield=&period=20 09-2&Delim=,&Language=en Narodowa Agencja poinformuje beneficjenta w formie pisemnej o dacie przekazania płatności.
3. POLITYKA KURSOWA Przelewy na rachunki Beneficjentów prowadzone w EUR c.d. Gdy umowa finansowa narzuca stosowanie dwóch lub więcej kursów: Kurs ten należy stosować do przeliczenia wszelkich poniesionych wydatków w okresie od dnia dokonania danej płatności zaliczkowej do dnia poprzedzającego następną płatność zaliczkową. Oznacza to, iż kurs pierwszej zaliczki należy stosować do przeliczania wszystkich poniesionych wydatków w okresie od dnia kwalifikowalności kosztów (pierwszy dzień obowiązywania umowy finansowej) do dnia poprzedzającego wypłatę drugiej zaliczki. Natomiast kurs ostatniej zaliczki należy stosować do przeliczania wszystkich wydatków w okresie od dnia jej wypłaty do końca okresu kwalifikowalności kosztów (ostatni dzień obowiązywania umowy finansowej). UWAGA: Punktem odniesienia jest data wystawienia dowodu finansowego a nie data faktycznej zapłaty zobowiązania.
4. SPRAWOZDANIE FINANSOWE Wskazówki dotyczące raportowania (tabele finansowe EXCEL): zacznij wypełniać tabele finansowe od początku realizacji projektu, zbieraj i sprawdzaj dokumenty na bieżąco (beneficjenta i partnerów), zachowaj wszelką korespondencję, w tym wiadomości e-mail, przeczytaj uważnie wskazówki dla Beneficjentów dot. instrukcji wypełniania tabel finansowych, w celu utrzymania integralności tabeli, nie używaj "kopiuj/ wklej" podczas wypełniania tabeli, postępuj zgodnie z instrukcjami opublikowanymi na stronie internetowej Narodowej Agencji. UWAGA: TABELE FINANSOWE MUSZĄ BYĆ WYPEŁNIONE W JĘZYKU PARTNERSTWA.
4.1 KOSZTY OSOBOWE (DIRECT) wynagrodzenia osób pracujących na rzecz projektu: umowy stałe lub czasowe (+ ZUS, podatek dochodowy), premie, premie motywacyjne, nagrody tylko jeśli są wpisane w regulaminie jako stała składowa wynagrodzenia, stawki rzeczywiste za dzień pracy x ilość dni na rzecz projektu, osoby zatrudnione przez Beneficjenta i Partnerów nie mogą wykonywać prac jak podwykonawcy, zalecane jest stosowanie nazw stanowisk zgodnie z tabelą maksymalnych dziennych stawek dla kosztów osobowych tj. manager, researcher/teacher/trainer, technical, administrative (dot. sprawozdania finansowego). Najczęstsze błędy w kategorii: błędna interpretacja kosztów osobowych oraz kosztów podwykonawstwa (np. działanie pracownika w charakterze podwykonawcy projektu), przekroczenia maksymalnych stawek KE.
4.2 KOSZTY PODRÓŻY (DIRECT) koszty podróży osób zatrudnionych w projekcie na spotkania bezpośrednio związane z projektem, koszty faktycznie poniesione (rzeczywiste koszty podróży), zgodnie z procedurami normalnie stosowanymi w instytucji Beneficjenta i Partnera, w odniesieniu do zasad Przewodnika dla beneficjentów 2012 oraz wytycznych do raportów końcowych 2012, opłaty wizowe, ubezpieczenia podróży oraz koszty anulowania rezerwacji, koszty dojazdu na szkolenie w Narodowej Agencji, preferowane ekonomiczne środki transportu. UWAGA: Koszty przejazdu taksówką nie są uprawnione w projekcie. Podróż należy zorganizować najbardziej ekonomicznym środkiem transportu. Informujemy, że mogą Państwo na etapie raportu końcowego wykazać koszty przejazdu taksówkami ale należy złożyć wraz z raportem końcowym stosowne wyjaśnienia, dlaczego podróż zorganizowano powyższym środkiem transportu. Najczęstsze błędy w kategorii: brak wyjaśnienia celów dla danej podróży, podróż poza okresem kwalifikowalności kosztów, wpisany błędny zakres dat podróży oraz liczba dni podróży w tabelach finansowych, podróż do kraju nie uczestniczącego w Programie LdV, rozliczanie kosztów przejazdów na terenie jednego miasta, np. Warszawa - Warszawa (uprawnione w kategorii kosztów pośrednich).
4.3 KOSZTY UTRZYMANIA (DIRECT) koszty wyżywienia, noclegu i przejazdów lokalnych osób zatrudnionych w projekcie (koszty pobytu innych osób to koszty inne), koszty kalkulowane w oparciu o wewnętrzne przepisy organizacji partnerskiej: refundacja kosztów na podstawie rachunków lub wypłata diety, wymagany dowód pobytu i noclegu (np.rachunek/faktura), wymagany dowód wypłaty/otrzymania diety (np. delegacja), koszty nie mogą przekroczyć maksymalnych stawek podanych przez KE, proporcjonalnie zmniejszone jeśli noclegi, posiłki, przejazdy lokalne były zapewnione i opłacone przez stronę trzecią. Najczęstsze błędy w kategorii: przekroczenie limitów dziennych stawek KE dotyczących kosztów pobytu, rozliczanie kosztów utrzymania na terenie tego samego miasta np. Warszawa - Warszawa (uprawnione są w kategorii kosztów innych).
4.4 KOSZTY SPRZĘTU (DIRECT) Limit: 10% kosztów bezpośrednich projektu koszty zakupu, wynajmu/leasingu sprzętu włącznie z kosztami instalacji, konserwacji i ubezpieczenia, konieczne do osiągnięcia celów projektu, zawarte we wniosku i należycie uzasadnione, uprawnione tylko koszty amortyzacji (zgodnie z przepisami podatkowymi i księgowymi Partnera), obowiązują zasady udzielania zamówień publicznych. Najczęstsze błędy w kategorii: rozliczenie sprzętu związanego z administracją projektu (uprawnione w kategorii kosztów pośrednich), zakupy przed okresem uprawnienia kosztów.
4.5 KOSZTY INNE (DIRECT) upowszechnianie, ewaluacja, kopiowanie (nie dot. materiałów związanych z zarządzaniem projektem), wydanie materiałów poseminaryjnych, zakup materiałów do wytworzenia produktów (ryzy papieru, DVD, CD), ogłoszenia w prasie, promocja, opłaty konferencyjne, wynajem powierzchni wystawienniczej, zakup książek, badań, danych elektronicznych, zakup praw autorskich, koszty podróży osób trzecich (np. ekspertów, prelegentów, podwykonawców, osób nie będących pracownikami instytucji i partnerów), wynajem sal konferencyjnych (możliwy w innym wydziale/jednostce lub na zewnątrz), produkcja wideo, koszty drobnych tłumaczeń, koszty utrzymania na terenie tego samego miasta np. Warszawa Warszawa, catering. Najczęstsze błędy w kategorii: rozliczanie kosztów administracyjnych dotyczących zarządzania projektem (koszty pośrednie), rozliczanie wyżywienia dla osób, którym przyznano pełne diety w kategorii Koszty podróży i utrzymania, zbyt lakoniczne opisy wydatków w tabelach finansowych (kolumna item należy wpisać co dokładnie było przedmiotem zakupu, w kolumnie purpose cel: opisy promocja, upowszechnianie, catering itp. należy rozszerzyć o bardziej szczegółowe informacje tj. w ramach jakiego spotkania (nazwa, miejsce, data).
4.6 KOSZTY PODWYKONAWSTWA (DIRECT) Limit: 30% całkowitych kosztów projektu koszty usług zleconych na zewnątrz, tłumaczenia (w kolumnie item należy podawać informację jakiego tłumaczenia dotyczy wydatek), obowiązują przepisy o udzielaniu zamówienia (zasady przejrzystości i równego traktowania, dbałość o unikanie konfliktu interesów), umowa z podwykonawcą - wykonawcą będącym podmiotem, organizacją lub osobą (tylko wtedy, jeśli osoba ta nie jest zatrudniona przez żadną z partnerskich organizacji wchodzących w skład konsorcjum), zarządzanie i ogólne administrowanie nie może być zlecone podwykonawcy. Zasady w odniesieniu do udzielania zamówienia: 1. Poniżej 12 500 euro: faktura. 2. Od 12 500 do 25 000 euro: procedura z udziałem min. 3 oferentów. 3. Od 25 000 do 60 000 euro: procedura z udziałem 5 oferentów. 4. Powyżej 60 000 euro: krajowe przepisy dotyczące zamówień publicznych.
4.6 KOSZTY PODWYKONAWSTWA (DIRECT) Najczęstsze błędy w kategorii: brak dokumentów uzupełniających np. umowy do faktury/rachunku, brak konkurencyjnych ofert, brak uruchomienia procedury przetargowej, podwykonawstwo pracownika, brak lub błędne opisy na dokumentach.
4.7 KOSZTY POŚREDNIE (INDIRECT) Kwota ryczałtowa 7% kosztów bezpośrednich koszty sprzętu związane z administracją projektu, koszty komunikacji (faks, telefon, wysyłka materiałów), czynsz, elektryczność pomieszczeń, materiały biurowe, koszty przelewów, koszty podróży dot. przejazdów na terenie tego samego miasta. Uwaga! Koszty pośrednie nie będą uprawnione, jeśli Beneficjent otrzymuje środki wspólnotowe na bieżącą działalność w okresie realizacji projektu.
5. TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI kontrola rutynowa - podstawą do analizy finansowej jest sprawozdanie finansowe tj. tabele finansowe G.1-G.7 (Excel) co oznacza, iż Beneficjent nie przesyła wraz ze sprawozdaniem finansowym oryginałów dowodów księgowych. Analizie podlegają kopie przelewów środków do partnerów oraz kopie dokumentacji finansowej do kategorii kosztów podwykonawstwa (kopie umów, kopie faktur oraz kopie dokumentacji potwierdzającej wybór podwykonawcy), oświadczenie o podatku od towarów i usług (VAT), oświadczenie o amortyzacji; oświadczenie o nieumieszczaniu kosztów pracowników w kat. podwykonawstwo; oświadczenie o zastosowanej polityce kursowej w projekcie. Uwaga: W przypadku kopii dokumentów finansowych należy potwierdzić za zgodność z oryginałem wszystkie strony dokumentów (również te z opisem na odwrocie). Partner opisuje faktury na oryginałach i potwierdza za zgodność z oryginałem kopię dokumentu (koordynator projektu nie poświadcza za zgodność z oryginałem kopii dokumentu partnera, chyba że miało to miejsce). kontrola po zakończeniu działania tzw. desk check w siedzibie NA. Narodowa Agencja po otrzymaniu raportu końcowego, zgodnego ze wzorem, może wnioskować, w oparciu o roczny plan kontroli NA, o dosłanie przez Beneficjenta stosownej dokumentacji finansowej potwierdzającej fakt poniesienia kosztów. Beneficjent wyzwany jest wówczas do przesłania oryginałów dokumentacji finansowej (pismo z NA z listą dokumentów wyłonionych w drodze losowania, które należy dostarczyć do NA). Analizie podlega sprawozdanie finansowe oraz oryginały przesłanych dokumentów.
5. TYPY PODSTAWOWYCH KONTROLI kontrola podczas realizacji projektu tzw. on the spot w siedzibie Beneficjenta - analiza dokumentacji w siedzibie Beneficjenta przez pracowników ZRF ze strony Narodowej Agencji. audyt: do 5 lat po zakończeniu projektu (zgodnie z zapisami w umowie finansowej) Kto? Co? Narodowa Agencja, Komisja Europejska, Europejski Trybunał Obrachunkowy, OLAF itp. Dokumentacja projektu. Kogo? Beneficjenci i Partnerzy.
6. OPIS DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH Dokumenty księgowe dotyczące projektu (oryginały) muszą być opisane tak, aby widoczny był związek z projektem. Opis dokumentu księgowego musi zawierać co najmniej: krótki opis czego dotyczy; numer umowy o dofinansowanie; pozycję kosztową projektu (numer referencyjny z tabel finansowych G.1-7); nazwę kategorii budżetowej w ramach, której wydatek został poniesiony; kwotę rozliczaną w projekcie (kwotę należy podać w walucie wystawienia dokumentu księgowego; w przypadku, gdy dokument księgowy dotyczy kilku źródeł finansowania należy podać każde z nich); odniesienie do Ustawy z dnia 29 stycznia 2004 Prawo zamówień publicznych (jeśli dotyczy); jeżeli dokumenty partnerów wystawione są w innym języku niż polski albo angielski należy na ich odwrocie zamieścić krótkie tłumaczenie. ---------------------------------------------------------------------------------------- Opisy dokumentów należy umieszczać na dokumencie (awers/rewers). Opis musi być opatrzony podpisem osoby tego dokonującej.
7. WYTYCZNE W RAMACH PROGRAMU UCZENIE SIĘ PRZEZ CAŁE ŻYCIE Wytyczne NA, odnoszące się do specyfiki dofinansowania programu Uczenie się przez całe życie Leonardo da Vinci nie zwalniają z obowiązku stosowania przepisów prawa krajowego, ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości czy przepisów odnoszących się do kontroli podatkowej i skarbowej; zawierają jedynie wskazówki, które mogą być pomocne przy sporządzaniu raportów końcowych w ramach Programu Uczenie się przez całe życie Leonardo da Vinci.
8. NAJCZĘSTSZE WADY RAPORTÓW brak wymaganych załączników (np. wyciągów bankowych dot. przekazania środków Partnerom), niezgodność danych m.in. z informacjami zawartymi we wniosku, brak podpisu, daty i pieczęci osoby uprawnionej w tabeli G1, błędne dane, nieuwzględnianie aneksów zawartych z NA (Tabela G1, kolumna B Contractual budget), nieuwzględnianie uwag NA do raportu cząstkowego/z postępu prac, lakoniczne opisy kosztów lub ich brak, błędne daty, niespójny format wpisywanych dat (dd/mm/yyyy), niekompletność tabel (brak dat, kwot, opisów), brak potwierdzenia za zgodność z oryginałem na dokumentach finansowych do kategorii kosztów podwykonawstwa, zastosowane do przeliczeń błędne kursy wymiany walut, przesunięcia pow. 10% wartości w danej kategorii kosztów bez aneksowania budżetu.
Kontakt Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji ul. Mokotowska 43, 00-551 Warszawa tel.: (22) 46-31-000, 46-31-321 fax: (22) 463 10 21 Zespół Rozliczeń Finansowych dla LdV: Anna Myrcha tel. (22) 46 31 142 amyrcha@frse.org.pl Izabela Lubiak tel. (22) 46 31 145 ilubiak@frse.org.pl