I Archiwum Państwowe w Kielcach Oddział w Sandomierzu ul. Żydowska 4 27-600 Sandomierz tel./fax. (015)832-25-09 e-mail: sandomierz@kielce.ap.gov.pl Znak: 402-42/05 PROTOKÓŁ KONTROLI ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO Adres: Urząd Miasta i Gminy w Koprzywnicy; ul. 11 Listopada 88; 27-660 Koprzywnica; powiat sandomierski; województwo świętokrzyskie; tel. 0-15; 847-66-02 Podstawę prawną przeprowadzonej kontroli stanowią: art. 21 ust. 2 oraz art. 28 pkt. 4 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (jednolity tekst w D. U. 2002 roku Nr 171, poz. 1396 zpóin. zmianami). I. Informacje wstępne. 1. Termin Kontroli. Kontrolę przeprowadził w dniu 8 listopada 2005 roku mgr Stefan Solanin - starszy archiwista w Archiwum Państwowym w Kielcach Oddział w Sandomierzu, posiadający upoważnienie nr 407-6 Dyrektora Archiwum Państwowego w Kielcach z dnia 18 stycznia 2005 r., w obecności Pani Barbary Toś - Inspektora ds. kancelaryjno-technicznych. Termin, cel i zakres kontroli uzgodniono z Panem mgr Stanisławem Pawlikiem - Burmistrzem Miasta i Gminy Koprzywnica.. 2. Działalność Urzędu. Urząd Miasta i Gminy w Koprzywnicy jako organ samorządu terytorialnego działa od 1990 roku na podstawie ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie terytorialnym (Dz.U. nr 16, poz. 95 z późniejszymi zmianami). Urząd posiada nr statystyczny Regon,. w brzmieniu - 000537496 (stary system); 00053749600000 - (nowy system); kod EKD (Europejska Klasyfikacja Działalności) w brzmieniu 7511 kierowanie podstawowymi rodzajami działalności publicznej; kod PKI) (Polska Klasyfikacja Działalności) w brzmieniu 7511Z kierowanie podstawowymi rodzajami działalności publicznej. Urzędem kieruje Pan mgr Stanisław Pawlik - Burmistrz Miasta i Gminy Koprzywnica. Zgodnie z art. 7 pkt. 3 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o administracji rządowej w województwie ( Dz.U. z 2001 r. nr 80 poz. 872 ) w połączeniu z art. 25 tej ustawy, organem nadzorującym jest Wojewoda Świętokrzyski.
8. Wjednostee kontrolowanej obowiązują przepisy kancelaryjne i archiwalne: a) instrukcja kancelaryjna - wprowadzona w życie Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. nr 112 poz. 1319), znowelizowana Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 10 marca 2003 roku, zmieniającym rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (Dz.U. nr 69poz. 636). b) jednolity rzeczowy wykaz akt - wprowadzony w życie Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrem' z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organem gmin i związkem- międzygminnych (D.U. nr 112 poz. 1319), znowelizowany Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrem' z dnia 10 marca 2003 roku, zmieniającym rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organem gmin i związkem międzygminnych (Dz. U. nr 69 poz. 636). c) Instrukcja archiwalna - brak własnej instrukcji. W urzędzie stosuje się instrukcję archiwalna dla urzędów terenowych organow administracji rządowej ogólnej 1 2 grudnia 2004 roku w zmieniającymi zarządzenie w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta i Gminy w Koprzywnicy. W ramach Urzędu funkcjonują następujące komórki organizacyjne: 1) Referat Spraw Obywatelskich - USC SO". 2) Referat Finansowo-Budzetowy FN". 3) Referat Rolnictwa, Ochrony Środowiska, Rozwoju Gospodarczego GI" 4) Stanowisko ds. ogólnoorganizacyjnych i kadrowych OR". 5) Radca prawny RP". 6) Stanowisko ds. kultury i promocji Gminy KP". 7) Stanowisko ds. kancelaryjno-technicznych KT". 8) Stanowisko ds. obsługi Rady Miejskiej, komisji RM".. 4. Zmiany organizacyjne w przeszłości. W okresie 1973-1990 działały: Urząd Gminy w Koprzywnicy i Gminna Rada Narodowa w Koprzywnicy w ramach urzędów terenowych organów administracji państwowej. Z dniem 01.Oł.2001 r. Koprzywnica odzyskała status miasta na mocy Rozporządzenia. Rady Ministrów z dnia 20.12.2000 r. w sprawie nadania statusu miasta miejscowościom i określenia ich granic oraz zmiany granic niektórych miast (Dz.U. nr 112, poz.. 1139). W 2003 r. utworzono w UMIG Koprzywnica stanowisko ds. kultury i promocji Gminy. Pozostałe referaty i samodzielne stanowiska pracy nie uległ zmianom w porównaniu ze stanem poprzedniej kontroli.. 5. Status prawny. Jako gminna samorządowa jednostka organizacyjna Urząd nie jest w stanie likwidacji, przekształceń, upadłości. 6. Kontrole archiwum zakładowego. Ostatnią kontrolę AP.O/Sandomierz przeprowadziło w dniu 22 listopada 2002 roku. 7. Archiwum zakładowe było takie kontrolowane Kontroli archiwum zakładowego ze strony upoważnionych przedstawicieli innych jednostek kontrolnych nie odnotowano.
2. Zbiór dokumentacji W archiwum zakładowym jest przechowywana dokumentacja własna, odziedziczona i zdeponowana wykazana w poniższym zestawieniu: a) dokumentacja własna: - aktowa: kategorii A'" w ilości 0,35 metrów bieżących (dalej mb), 15 jednostek inwentarzowych (dalej jedn. inw.), z lat 1990-2002 kategorii B" w ilości 40 mb, z lat [1973-1989] 1990-2004 w tym kategorii BE-50": 0,90 mb. z lat [1973-1989] 1990-1993 i kategorii B-50": 1,10 m.b. z lat 1990-1995 nierozpoznana w ilości -,, m.b., z lat - - techniczna: kategorii A" w ilości -,, m.b, - jedn. inw., - jedn. arch., z lat,,-,, kategorii B" w ilości 2 m.b, 20 jedn. inw, 150 jedn. arch., z lat 1990-1996 nierozpoznana w ilości - m.b, - rysunków, z lat - - elektroniczna na nośnikach magnetycznych i optycznych kategorii A" w ilości - jedn. inw., z lat - kategorii B" w ilości - jedn. inw., z lat - ^ 3 jej do archiwum zakładowego. W urzędzie obowiązuje i jest stosowany bezdziennikowy system kancelaryjny zakładający rejestrację spraw w spisach spraw prowadzonych dla każdej teczki aktowej wykazanej w obowiązującym jednolitym rzeczowym wykazie akt. KWALIFIKACJA 1 KLASYFIKACJA AKT Na podstawie dokonanego przeglądu wybranych teczek rzeczowych stwierdzono że zdecydowana większość akt powstających w urzędzie ma kwalifikację do kategorii archiwalnej i klasyfikację do grupy rzeczowej zgodną z wykazami akt obowiązującymi w chwili ich powstawania. Jednakże w trakcie kontroli stwierdzono, że część sprawozdawczości sporządzanej w UMiG występuje w teczkach bez znaku i bez kategorii archiwalnej (np. sprawozdawczość dot. ruchu ludności, wodociągów i kanalizacji) W trakcie kontroli stwierdzono przypadki umieszczania sprawozdawczości sporządzanej przez UMIG w teczce zakwalifikowanej do kat. B z niewłaściwym znakiem teczki. Np. sprawozdania statystyczne UMIG dot. gospodarki komunalnej i mieszkaniowej odłożono do teczki o znaku GK.7018, kat. B-5. Z kolei większość sprawozdań statystycznych UMIG dot. pracowników zakwalifikowano do kat. B, zamiast do kat. A. W trakcie kontroli zwrócono uwagę na właściwą kwalifikację do odpowiedniej kategorii archiwalnej i klasyfikację do odpowiedniej grupy rzeczowej sporządzanych w UMIG Koprzywnica planów, programów, informacji, sprawozdań opisowych i statystycznych, a także analiz, które należy kwalifikować do kat. A i nadawać im odpowiednie symbole z grupy 0 ( Organizacja i zarządzanie") obowiązującego jednolitego-rzeczowego wykazu akt. REGULARNOŚĆ I KOMPLETNOŚĆ PRZEKAZYWANIA^ AKT DO ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO: Dotychczas nie zarchiwizowano wszystkich akt kat.a własnych, które zgodnie z przepisami obowiązującej instrukcji kancelaryjnej już powinny być przekazane do archiwum zakładowego.
4 kategorii B" w ilości - jedn. inw., - czasu nagrań, z lat - nierozpoznana w ilości - pudełek, z lat - inne w ilości - sztuk, z lat - fotografie kategorii A" w ilości - jedn. inw., - negatywów, - pozytywów, z lat - kategorii B" w ilości - jedn. inw., - sztuk, z lat - nierozpoznana w ilości - sztuk, z lat - inne w ilości - sztuk, z lat - filmy kategorii A" w ilości - tytułów (tematów), - sztuk, sztuk mat. wyjś., z lat - kategorii B" w ilości - tytułów (tematów), - sztuk, z lat - nierozpoznana w ilości - sztuk, z lat -,, inna w ilości - sztuk, z lat - - bliższe informacje o zbiorze dokumentacji własnej: AKTA KAT A: Są to min.: materiały z sesji RG i z posiedzeń Zarządu Gminy /1990-1994/; analizy sprawozdawczość UG /l 990-1998/; materiały z narad pracowniczych /1990-2000 z lukami/; teczki o tytułach regulaminy pracy, czas pracy" /2000-2002/. AKTA KAT.B - są to akta dot. różnych zagadnień należących do kompetencji UG. Wśród tych akt występuje dokumentacja finansowo księgowa, podatkowa, akta osobowe (kat. BE-50), dokumentacja płacowa (kat. B-50) oraz dokumentacja techniczna. Część teczek z aktami osobowymi zawiera akta od 1973 roku.. b) dokumentacja odziedziczona - aktowa: kategorii A" w ilości 3,70 mb, 140 jedn. inw. z lat 1973-1990 kategorii B" w ilości 18,00 mb, z lat 1967-1990 w tym kategorii BE-50": - i B-50": w ilości 4 mb. z lat 1967-1990 - techniczna: kategorii A" w ilości - mb, - jedn. inw., - jedn. arch., z lat - kategorii B" w ilości 4 mb, 60 jedn. inw, 300jedn. arch., z lat 1965-1990 nierozpoznana w ilości -., mb, - rysunków, z lat - - bliższe informacje o zbiorze dokumentacji odziedziczonej: AKTA KAT. Al) Gminna Rada Narodowa w Koprzywnicy (dalej GRN Koprzywnica) 71973-1990/ - 1,20 mb. Są to min.: materiały z posiedzeń organów statutowych GRN i wydane przez nie akty prawne oraz protokoły z zebrań wiejskich. 2) Urząd Gminy w Koprzywnicy (dalej UG Koprzywnica) /1973-1990/ - 2,50 m.b. Są to m.in.: zarządzenia Naczelnika Gminy, protokoły z kontroli zewnętrznych; budżety gminy; plany, programy i sprawozdawczość UG dot. pracy urzędu oraz różnorodnych zagadnień należących do jego kompetencji. AKTA KAT. B: Są to akta dot. różnych zagadnień należących do kompetencji urzędu. Wśród tych akt występują listy płac oraz akta osobowe (kat. B-50), a także dokumentacja techniczna.. c) dokumentacja zdeponowana - aktowa:
5 3) Zbiór dokumentacji obejmuje ogółem ~ 68,28 mb, w tym: kategoria A" - 4,28 m.b kategoria B - 64 m.b w tym: - kategoria BE-50-0,90 m.b. i kat. B-50-5,10 m.b. 4. Stan zhioru (w porównaniu ze stanem z poprzedniej kontroli). Na wskutek dopływów wzrósł rozmiar zarchiwizowanych akt kat. A (w listopadzie 2002 r. było zarchiwizowanych ogółem 4,23 m.b. akt kat. A) i rozmiar zarchiwizowanych akt kat.b (w listopadzie 2002 r. było zarchiwizowanych ogółem 54 m.b. akt kat.b). 5. Materiały archiwalne podlegające przejęciu przez archiwum państwowe na podstawie 10 ust. 1 i 11 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (D. U. nr 167 poz. 1375). obejmują 3,93 m.b, z lat 1973-1990. Są to w/w akta kat.a odziedziczone GRN Koprzywnica z lat 1973-1990, UG Koprzywnica z lat 1973-1990, oraz w/w akta kat.a zdeponowane Państw. Gm. Kom. Wyb. Koprzywnica z lat 1973, 1978, 1980, 1987, 1989, RG PRON Koprzywnica z lat 1982-1989 oraz GK FJN Koprzywnica z roku 1976, które po uporządkowaniu i po sporządzeniu dla nich spisów zdawczo-odbiorczych (odrębny spis zdawczo-odbiorczy dla akt każdego z w/w aktotworców) i informacji ustrojowo archiwalnych do spisu akt UG Koprzywnica i do spisu akt GRN Koprzywnica należy przekazać do AP.O/Sandomierz. 6. Stan uporządkowania zbioru dokumentacji (w szczególności układ akt, kwalifikacja do kategorii archiwalnych, opisy teczek,, prawidłowość zem'idencjonowania i znakowania teczek sygnaturami archiwalnymi, kompletność materiałów archiwalnych). UKŁAD AKT: Zarchiwizowane akta kat.a są fizycznie oddzielone od zarchiwizowanych akt kat. B Zarchiwizowane akta kat. B są ułożone dopływami. Zarchiwizowane akta kat.a własne mają układ chronologiczny. Z kolei zarchiwizowane akta kat.a odziedziczone i zdeponowane mają układ rzeczowo-chronologiczny i częściowo chaotyczny KWALIFIKACJA AKT DO KATEGORII ARCHIWALNEJ: Zarchiwizowane dotychczas akta kat.a własne, odziedziczone i zdeponowane mają prawidłową kwalifikację do odpowiedniej kategorii archiwalnej. Jednakże podczas kontroli stwierdzono, że część akt kat. A zawiera domieszkę akt kat.b nieprawidłowo zakwalifikowanych do kat. A. Np. w aktach kat. A odziedziczonych występują plany i sprawozdania nadesłane z Urzędu Wojewódzkiego w Tarnobrzegu zawierające informacje dot. obszaru całego województwa tarnobrzeskiego, które w UG są niewątpliwie aktami kat.b. W protokołach z posiedzeń i sesji organów statutowych GRN i RG Koprzywnica występują karty głosowań tajnych, które także są aktami kat.b, ponieważ informacje o głosowaniu tajnym występują zarówno w odpowiednim protokole z posiedzenia lub sesji oraz w protokole głosowania. W trakcie kontroli ustalono, że zarchiwizowane akta kat. B
I 6 uporządkowania ponieważ występuje niewłaściwe ich rozgraniczenie na zespoły aktowe, nieprawidłowe ułożenie akt wewnątrz teczek. Ponadto znaczna część teczek i skoroszytów ma nieprawidłowe opisy. Część zarchiwizowanych akt kat. A nie jest przesznurowana i nie ma ponumerowanych zapisanych stron.. Część teczek zawierających akta kat.a jest zniszczona. Część zarchiwizowanych akt kat.a występuję w teczkach, których grubość znacznie przekracza 2 cm, podczas gdy grubość teczki zawierającej akta kat.a nie powinna przekraczać 2 cm. Na zarchiwizowanych aktach kat. A własnych brak sygnatur archiwum zakładowego KOMPLETNOŚĆ ZARCHIWIZOWANYCH AKT KAT. A: Do archiwum zakładowego jeszcze nie przejęto spisów zdawczo-odbiorczych akt przekazanych do archiwum zakładowego sporządzonych przed 01.06.1990 r. oraz spisów zdawczo-odbiorczych akt przekazanych do archiwum państwowego sporządzonych przed 1990 r,. które należy dołączyć do przechowywanych w archiwum zakładowym akt kat. A UG Koprzywnica /l973-1990/. Do archiwum zakładowego jeszcze nie przejęto wszystkich akt kat. A własnych, które powinny w 2005 r. znajdować się w archiwum zakładowym. Wg. przepisów 35. ust. 3 obowiązującej instrukcji kancelaryjnej w 2005 r. w archiwum zakładowym powinny być kompletne akta kat.a do 2004 r. włącznie. W 7 związku z powyższym należy zarchiwizować kompletene akta kat.a akta kat. A własne ze wszystkich komórek organizacyjnych UG w do roku 2004 włącznie. Razem z aktami kat. A własnymi do archiwum zakładowego należy przekazywać także publikacje ciągłe i jednorazowe (po jednym egzemplarzu każdej publikacji) zarówno wydane dotychczas przez UG Koprzywnica i przez UMiG Koprzywnica; jak i te, które będą wydane w przyszłości. Należy zarchiwizować materiały z sesji Rady Gminy (Rady Miejskiej, z posiedzeń Zarządu Gminy (Zarządu Miejskiego z zakończonych kadencji 1994-1998, 1998-2002) oraz z posiedzeń komisji Rady Gminy (Rady Miejskiej) i materiały z posiedzeń i zebrań organów samorządu mieszkańców z zakończonych kadencji 1990-1994, 1994-1998, 1998-2002.. Materiały z sesji Rady Miejskiej i z posiedzeń komisji Rady Miejskiej oraz materiały z zebrań organów samorządu mieszkańców z bieżącej kadencji 2002-2006 można zarchiwizować po jej zakończeniu. Akta kat.a własne przed przekazaniem do archiwum zakładowego powinny być uporządkowane przez pracowników komórek organizacyjnych UMiG przekazujących akta zgodnie z odpwiednimi przepisami obowiązującej instrukcji kancelaryjnej. Pracownica prowadząca archiwum zakładowe UMiG powninna udzielić pracownikom przekazującym akta do archiwum zakładowego instruktażu odnośnie przygotowania i zewidencjonowania akt kat.a podlegających przekazaniu do tegoż archiwum. Pracownica prowadząca archiwum UG powinna konsekwentnie egzekwować od przekazujących akta do archiwum zakładowego prawidłowe uporządkowanie i zewidencjonowanie tych akt, a w razie wystąpienia niedociągnięć w tym zakresie powinna zdecydowanie odmawiać przejęcia akt do czasu usunięcia niedociągnięć. W przypadku porządkowania zasobu archiwum UMiG Koprzywnica we własnym zakresie pracownica prowadząca archiwum UMiG powinna koniecznie udać się do AP.O/Sandomierz na instruktaż metodyczny jeszcze przed rozpoczęciem prac porządkowych (termin instruktażu należy uzgodnić telefonicznie). Wyżej wspomniany instruktaż ma na celu ułatwienie pracownicy prowadzącej archiwum
^ 7 AP.O/Sandomierz dokona odbioru tych prac na zasadzie ekspertyzy. Przed przekazaniem do archiwum państwowego w/w akt kat.a odziedziczonych i w/w akt kat.a zdeponowanych upoważniony pracownik AP.O/Sandomierz dokona w UMiG bardzo dokładnego przeglądu stanu uporządkowania w/w akt oraz przeglądu sporządzonych dla w/w akt spisów zdawczo-odbiorczych akt przekazywanych do archiwum państwowego. W razie stwierdzenia ewentualnych niedociągnięć, zarówno w uporządkowaniu w/w akt, jak i w sporządzonych dla w/w akt spisach zdawczo-odbiorczych akt przekazywanych do archiwum państwowego nastąpi zdecydowana odmowa przyjęcia tych akt do AP.O/Sandomierz, aż do czasu usunięcia niedociągnięć 7. Porządkowanie dokumentacji. W archiwum zakładowym UMiG wszystkie prace porządkowe i ewidencyjne wykonywano dotychczas we własnym zakresie. 8. Ewidencja. Jednostka kontrolowana prowadzi następujące środki ewidencyjne: a) wykaz spisów zdawczo - odbiorczych - nie, b) spisy zdawczo - odbiorcze - tak sporządzone oddzielnie dla akt kategorii A i B -tak c) spisy materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego - tak. d) spisy brakowanej dokumentacji niearchiwalnej - tak. e) ewidencję wypożyczeń ( udostępnień ) - nie. f) inne środki ewidencyjne -,,-,, nie dotyczy. 9 Ocena prowadzenia ewidencji. ODNOŚNIE WYKAZU SPISÓW ZDAWCZO- ODBIORCZYCH. W trakcie kontroli nie natrafiono na wykaz spisów zdawczoodbiorczych. Pewną namiastką wykazu spisów zdawczo-odbiorczych są spisy spraw występujące w niektórych teczkach zawierających spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazanych do archiwum zakładowego. W 7 archiwum zakładowym należy zaprowadzić jeden wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, który ma służyć do ewidencjonowania spisów zdawczo-odbiorczych akt kat.a i spisów zdawczo-odbiorczych kat.b przejętych do archiwum zakładowego UMiG. W wykazie spisów zdawczo-odbiorczych należy wpisywanym spisom przez cały czas nadawać numerację ciągłą, tzn. że nie należy z każdym rokiem rozpoczynać numeracji wpisywanych spisów od 1. Numery spisów wg. wykazu spisów zdawczo-odbiorczych należy wypisać na sporządzonych dotychczas spisach zdawczo-odbiorczych akt kat.a i akt kat.b przejętych do archiwum zakładowego. Do wykazu spisów zdawczo-odbiorczych należy wpisać tylko spisy zdawczo-odbiorcze akt przejętych do archiwum zakładowego sporządzone po 01.06.1990 roku. ODNOŚNIE SPISÓW ZDAWCZO-ODBIORCZYCH Na części spisów akt brak daty przekazania akt do archiwum zakładowego oraz podpisów osób zdających akta i podpisów osób przejmujących akta do archiwum zakładowego. Występują zarówno spisy zdawczoodbiorcze sporządzone przed 01.06.1990 r. tj w okresie gdy UG Koprzywnica był urzędem adiministracii naństwowei stoonia podstawowego, jak i sporządzone po
8 10. Miejsce przechowywania dokumentacji poza lokalem archiwum zakładowego -,, 11. Udostępnianie akt (terminowość zwrotów akt, stan fizyczny udostępnianych akt). Zasób archiwum UG jest udostępniany pracownikom urzędu do celów służbowych. Dotychczas nie prowadzono ewidencji udostępnień akt. 12. Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. Odbywa się nieregularnie Ostatnie brakowanie akt odbyło się w 1999 r. Za jednorazowym zezwoleniem Dyrektora AP Kielce nr 105/02 z dnia 14 października 1999 r. wybrakowano 9,7 mb. dokumentacji niearchiwalnej, dla której upłynął okres przechowywania w archiwum zakładowym. Urząd nie posiada generalnej zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w rozumieniu zapisu 5 ust. 1 pkt. 2 Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U nr 167 poz. 1375). 13. Przekazanie materiałów archiwalnych do archiwum pansttvowego. Od czasu funkcjonowania UG jako organu samorządu terytorialnego tj. od 1990 roku do archiwum państwowego nie przekazywano żadnych akt 14. Personel archiwum zakładowego. Archiwum zakładowe UMiG prowadzi Pani Barbara Toś - Inspektor ds. kancelaryjno-technicznych jako dodatkowe zadanie określone w zakresie czynności. Pani Barbara Toś posiadająca wykształcenie średnie ukończyła w 1987 r. kurs archiwalny II stopnia. 15. Warunki pracy w archiwum zakładowym. Należy uznać za dobre, ponieważ pojemność magazynu archiwalnego jest na razie wystarczająca. 16. Lokal archiwum zakładowego. USYTUOWANIE, POWIERZCHNIA: 2 pomieszczenia o łącznej pow. 40 m. usytuowane w piwnicy budynku UMiG. WYPOSAŻENIE: regały metalowe z drewnianymi półkami, stół, krzesło. ZABEZPIECZENIE P-POŻ I PRZECIWWLAMANIOWE: gaśnica proszkowa, okratowane okna, drzwi obite blachą. WARUNKI PRZECHOWYWANIA AKT: Warunki lokalowe gwarantują bezpieczne przechowywanie akt kategorii A i kategorii B-50 bez obawy o ich stan fizyczny. 17. Inne ustalenia kontroli. Podczas kontroli omówiono z Panią Barbarą Toś zasady przejmowania akt do archiwum zakładowego ze zwróceniem szczególnej uwagi na takie zagadnienia jak: uporządkowanie przejmowanych akt kat.a, klasyfikacja i kwalifikacja powstających w UMiG planów, programów, sprawozdań, informacji i analiz. 18. Wykonanie zaleceń pokontrolnych z poprzednio przeprowadzonej kontroli.
Protokół sporządzono w 3 egz. Egz. nr-4 Jednostka kontrolowana Egz. nr 2 Archiwum Państwowe w Kielcach (wysiano e mailem) Egz. nr 3 - Archiwum Państwowe w Kielcach Oddział w Sandomierzu - Nie dotyczy