Fundacja Rozwoju Systemu Edukacji Narodowa Agencja Programu Uczenie się przez całe życie Program Leonardo da Vinci Projekty Partnerskie-aspekty finansowe
Spis treści Charakterystyka dofinansowania Ogólne zasady finansowe Dokumentowanie wyjazdów Obniżenie kwoty dofinansowania Kontrole Po jakim kursie rozliczać wydatki? Odsetki PROGRAM COMENIUS PROGRAM LEONARDO
Ogólna charakterystyka dofinansowania Dofinansowanie na 2 lata realizacji projektu Dofinansowanie w formie płatności ryczałtowej Wysokość dofinansowania Przeznaczone na pokrycie wszystkich kosztów projektu wynikających z jego realizacji tj.: działania związane z mobilnością (wyjazdami) do partnerów za granicą (spotkania związane z projektem) działania lokalne w instytucji beneficjenta (działania edukacyjne, praca w terenie, badania, itd.) PROGRAM COMENIUS PROGRAM LEONARDO
Ogólna charakterystyka dofinansowania c.d Dofinansowanie na 2 lata realizacji projektu Ponoszenie kosztów w okresie kwalifikowanym oraz ponoszenie kosztów odnoszących się do działań realizowanych w czasie trwania projektu od 1 sierpnia 2011 r. do 31 lipca 2013 r PROGRAM COMENIUS PROGRAM LEONARDO
PROGRAM COMENIUS PROGRAM LEONARDO PROJEKTY PARTNERSKIE LEONARDO Ogólna charakterystyka dofinansowania c.d Dofinansowanie udzielone w formie płatności ryczałtowej Beneficjent na etapie składania sprawozdania końcowego powinien być w stanie udowodnić, że działanie dla którego udzielono wsparcia miało miejsce, nie jest natomiast zobowiązany do przedstawiania wysokości poniesionych wydatków W wyjątkowych sytuacjach Narodowa Agencja może zaakceptować brak realizacji planowanego działania, jeśli jego niewykonanie spowodowane jest działaniem siły wyższej.
Ogólne zasady finansowe c.d. 80% przyznanego dofinansowania (zaliczka) wypłacone zostało po podpisaniu umowy finansowej Pozostałe, ewentualne 20% dofinansowania beneficjent otrzyma dopiero po zatwierdzeniu przez Narodową Agencję raportu końcowego. Uwaga!!!! W przypadku braku realizacji zaplanowanych działań lub w przypadku niewykorzystania części środków finansowych, należy wstrzymać się ze zwrotem środków na konto Narodowej Agencji. Zwrot środków powinien nastąpić dopiero po otrzymaniu informacji o rozliczeniu wraz z wezwaniem do zwrotu, które będzie zawierało informację o sposobie zwrotu niewykorzystanych środków. PROGRAM LEONARDO COMENIUS
Kursy walutowe w projekcie Druga rata grantu - po jakim kursie rozliczać? Płatność końcowa wypłacona przez NA, będzie przeliczona po kursie aktualnym banku NA. Jest to niezależne od NA. Sugerujemy by do 20% środków finansowych zastosować kurs np. z dnia składania wniosku do OP/instytucji o zabezpieczenie tej kwoty w budżecie, a przy znacznych wahaniach w przyszłości dokonywać korekty tego planu. Tylko w ten sposób można uniknąć znacznych różnic kursowych. Jeśli różnica jest dodatnia, będzie ona stanowiła zysk dla OP / instytucji, jeśli ujemna - stratę (koszt) OP/instytucji. PROGRAM LEONARDO COMENIUS
Wyjazdy spełniające wymagania pracownicy lub uczniowie organizacji będących uczestnikami projektu; w przypadku uczestnictwa w wyjeździe zagranicznym osób ze specjalnymi potrzebami osoby towarzyszące, takie jak rodzice lub opiekunowie wyjazdy zagraniczne, które odbyły się w czasie obowiązywania Umowy Finansowej określonym w Art. 2.3 Umowy Finansowej odnoszące się do danego Projektu Partnerskiego Leonardo PROGRAM LEONARDO COMENIUS
Wyjazdy spełniające wymagania c.d. Jeżeli dwa lub kilka krajów jest odwiedzanych podczas jednego wyjazdu zagranicznego, taki wyjazd liczony jest jako jeden, np. podróż z Polski do Belgii, następnie z Belgii do Finlandii i z Finlandii do Polski. PROGRAM LEONARDO COMENIUS
Dokumentowanie wyjazdów Beneficjent powinien zachować w dokumentacji projektu, dowody potwierdzające realizację mobilności. Są to: 1. Certyfikaty uczestnictwa wystawione przez partnera goszczącego. Certyfikat uczestnictwa inaczej zaświadczenie o pobycie powinien zawierać: Imiona i nazwiska uczestników z polskiej instytucji, Temat projektu oraz ewentualnie temat spotkania, Okres trwania wizyty roboczej, Miejsce spotkania, Pieczątkę partnera goszczącego i podpis osoby reprezentującej partnera goszczącego. PROGRAM LEONARDO COMENIUS
Dokumentowanie wyjazdów c.d. 2. Dokumenty potwierdzające samą podróż. W zależności od środka transportu zalecane jest zachowanie następujących dowodów: Pociąg bilety, Samolot karty pokładowe, ewentualnie bilety, Samochód osobowy prywatny oświadczenie o wykorzystaniu samochodu prywatnego Samochód osobowy służbowy oświadczenie o wykorzystaniu samochodu służbowego Wynajęty autokar faktura plus ewentualnie lista uczestników Własny autokar oświadczenie o wykorzystaniu własnego środka transportu oraz ewentualnie lista uczestników Autobus rejsowy bilety, Prom bilety, Inny środek transportu do uzgodnienia z pracownikiem NA. PROGRAM LEONARDO COMENIUS
Zalecane opisywanie dowodów źródłowych : Prawidłowo opisany dokument powinien na odwrocie zawierać zapisy: krótki opis czego dotyczy dany wydatek nr umowy, źródło finansowania wskazanie kwoty, którą wydano ze środków programu Comenius w ramach umowy nr zapis o sprawdzeniu pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym, PROGRAM LEONARDO COMENIUS
Rozliczenie projektu Beneficjent w raporcie końcowym przedstawia stan wykonania projektu, czyli udowadnia, iż projekt, został zrealizowany, bez konieczności podawania wysokości czy stopnia wykorzystania środków finansowych. Ocena raportu końcowego czyli projektu ze strony Narodowej Agencji wynika przede wszystkim z analizy merytorycznej raportu, z porównania wykonania planu działań założonych przez beneficjenta we wniosku aplikacyjnym Narodowa Agencja po otrzymaniu raportu końcowego może zażądać na osobny wniosek przesłania oryginałów dokumentów potwierdzających realizację mobilności. W tym przypadku NA zwróci się do beneficjenta z oficjalnym pismem o konieczności dosłania tej dokumentacji. Po analizie przesłanych dokumentów i zatwierdzeniu ostatecznego rozliczenia Narodowa Agencja wypłaci końcową płatność. Zwrot oryginalnych dokumentów nastąpi po przeprowadzeniu kontroli. Oryginałów dokumentów nie należy przesyłać bez wezwania Narodowej Agencji. PROGRAM LEONARDO COMENIUS
Kontrole beneficjentów Kontrole finansowe dotyczą wybranej grupy beneficjentów. Dobór tej grupy odbywa się losowo lub w szczególnych przypadkach, ze wskazania. - Kontrola typu desk check w siedzibie NA po otrzymaniu raportu końcowego a przed wysłaniem końcowej płatności lub wystawieniem wezwania do zwrotu. Kontrole przeprowadzane są na oryginałach dokumentacji wymaganej przez NA. PROGRAM COMENIUS PROGRAM LEONARDO
Obniżenie kwoty dofinansowania Działania, wyjazdy i wyniki przedstawione w raporcie nie pokrywają się z działaniami, wyjazdami i wynikami przedstawionymi we wniosku o dofinansowanie (Załącznik I) i nie odnoszą się do danego partnerskiego projektu. Ostateczna kwota dofinansowania będzie w tym wypadku wynosić zero, a Narodowa Agencja zażąda zwrotu pełnej kwoty zaliczki wypłaconej Beneficjentowi (Art. 3.1 Umowy Finansowej). PROGRAM LEONARDO COMENIUS
Obniżenie kwoty dofinansowania c.d. Nie zrealizowano wymaganej minimalnej liczby odpowiednich i spełniających wymagania wyjazdów zagranicznych wskazanych w Art. 3.1 Umowy finansowej. Narodowa Agencja obniży kwotę dofinansowania za każdy wyjazd zagraniczny, który nie został zrealizowany lub zaakceptowany przez NA, o kwotę szacunkowo odpowiadającą jednemu wyjazdowi. Jeżeli nie zrealizowano żadnego wyjazdu zagranicznego ostateczna kwota dofinansowania będzie wynosić zero, a Narodowa Agencja zażąda zwrotu pełnej kwoty wypłaconej zaliczki wypłaconej Beneficjentowi. PROGRAM LEONARDO COMENIUS
Obniżenie kwoty dofinansowania c.d. Narodowa Agencja obniży kwotę dofinansowania zgodnie z ostateczną liczbą zaakceptowanych wyjazdów wg poniższego przykładu: Kwota dofinansowania: 12.000 Minimalna wymagana liczba wyjazdów: 12 Szacunkowa kwota przypadająca na jeden wyjazd: 1.000 (12.000 podzielone przez 12) Liczba zrealizowanych wyjazdów spełniających wymagania: 10 Ostateczna kwota dofinansowania: 10.000 (12. 000 2 x 1.000 ) PROGRAM LEONARDO COMENIUS
Po jakim kursie rozliczać wydatki? Narodowa Agencja sugeruje aby koszty poniesione w walucie obcej rozliczać zgodnie z obowiązującą polityką kursową, przyjętą w danej instytucji. PROGRAM COMENIUS PROGRAM LEONARDO
Po jakim kursie rozliczać wydatki? Odsetki wygenerowane na koncie OP/instytucji są dochodem własnym OP/instytucji i nie podlegają zwrotowi do Narodowej Agencji. Odsetki od wysokości przyznanego dofinansowania można wykorzystać na realizację projektu np. na pokrycie różnic kursowych, prowizji lub utrzymanie konta PROGRAM COMENIUS PROGRAM LEONARDO
Co zrobić gdy zostały środki finansowe? Nadwyżkę można przeznaczyć na dodatkową mobilność ale tylko do partnera/partnerów projektu. Wyjazd w innym celu nie jest uprawniony. Jeśli wyjazd nie jest możliwy z przyczyn leżących po stronie partnera to nadwyżkę można wydać na tzw. "działania lokalne" związane z tym konkretnym projektem. Można podjąć dodatkowe działania, które nie były planowane ale będą wiązać się z tematem projektu. PROGRAM COMENIUS PROGRAM LEONARDO
PROGRAM COMENIUS PROGRAM LEONARDO
W sprawach finansowych prosimy o kontakt z Katarzyną Markowską e-mail: kmarkowska@frse.org.pl Telefon: (22) 46-31-146 lub z Katarzyną Kuklą e-mail: kkukla@frse.org.pl Telefon: 224-631-141 PROGRAM COMENIUS PROGRAM LEONARDO