Zakres Zadań Wykonawcy I. ZAŁOŻENIA ZAMÓWIENIA 1. Główne cele zamówienia: Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości posiada obecnie szereg portali tematycznych i kanałów społecznościowych za pośrednictwem których realizowane są zadania związane z informacją i promocją. W związku ze wzrastającą w szybkim tempie ilością informacji publikowanych na portalach PARP oraz dostępnych na nich bazach wiedzy, istnieje pilna konieczność stworzenia systemu zarządzania publikowanymi treściami. Postępowanie to ma na celu opracowanie strategii obecności i komunikacji PARP w mediach społecznościowych i Internecie poprzez: 1.1. Zbadanie stanu obecności i komunikacji działań (m.in. dotacje, usługi doradcze, usługi informacyjne) realizowanych przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości w mediach społecznościowych i Internecie; 1.2. Wskazanie dobrych praktyk w obszarze komunikacji w mediach społecznościowych i Internecie (dalej e-pr) na rynku podmiotów działających w sektorze administracji publicznej oraz w sektorze wsparcia przedsiębiorstw (instytucje otoczenia biznesu); 1.3. Opracowanie strategii komunikacji e-pr działań realizowanych przez PARP zgodnej z misją Agencji. 1.4. Dostosowanie wybranych przez Zamawiającego kanałów w mediach społecznościowych do opracowanej strategii komunikacji. 2. Wymagania ogólne 2.1. W trakcie realizacji niniejszego zamówienia Wykonawca jest zobowiązany do: 2.1.1. Ścisłej współpracy z Zamawiającym na każdym etapie realizacji przedsięwzięcia, w tym do aktywnego uczestniczenia w zwołanych przez Zamawiającego spotkaniach (ad hoc kiedy zajdzie istotna potrzeba w trakcie realizacji projektu); 2.1.2. Uczestniczenia w spotkaniu organizacyjnym na którym omówiony zostanie szczegółowy zakres działań przy poszczególnych zadaniach; 2.1.3. Zachowania najwyższej staranności i działania zgodnie z obowiązującym stanem prawnym; 2.1.4. Przeniesienia na Zamawiającego (na zasadach określonych w umowie) autorskich praw majątkowych do wszystkich projektów i materiałów wytworzonych w ramach i na rzecz niniejszego zamówienia. II. ZADANIA WYKONAWCY 1. Zadanie 1. Przeprowadzenie audytu zerowego wraz z benchmarkingiem działań komunikacyjnych Agencji w obszarze Internetu, w tym w mediach społecznościowych. 1.1. Wykonawca przed przystąpieniem do realizacji audytu zerowego i benchmarkingu odbędzie spotkanie z Zamawiającym, na którym przedstawi do akceptacji podzieloną na segmenty grupę docelowa działań e-pr (m.in. potencjalni beneficjenci, beneficjenci, odbiorcy wsparcia doradczego itp.) naniesioną na siatkę obszarów działalności Agencji. Do opracowania powyższego Wykonawca dokona analizy przedmiotu działalności Agencji i jej kompetencji oraz zapozna się z misją, wizją oraz celami strategicznymi Agencji. Przy analizie przedmiotu działalności Agencji Wykonawca wykorzysta dokumenty ustawowe oraz dostępne strony internetowe Agencji (wykaz stron w pkt. 5). Strona 1 z 6
1.2. Wykonawca przeprowadzi audyt zerowy prowadzonych działań e-pr Agencji w którego skład wchodzi: 1.2.1. Analiza komunikacji za pomocą Internetu pod względem spójności z misją, wizją oraz celami strategicznymi Agencji; 1.2.2. Analiza komunikacji za pomocą Internetu z poszczególnymi segmentami grup docelowych w ramach określonych obszarów działalności Agencji m.in. dotacje, usługi doradcze, usługi informacyjne; 1.3. Ramy audytu zerowego: 1.3.1. Zakres czasowy audytu: od 1 czerwca 2011 r. do dnia podpisania umowy; 1.3.2. Obszar komunikacji obejmujący Internet, w tym: media społecznościowe, mailingi, portale informacyjne; 1.3.3. Grupy docelowe odbiorców działań e-pr oraz obszary działalności Agencji określone przez Wykonawcę w punkcie II.1.1 i zaakceptowane przez Zamawiającego. 1.4. Wykonawca, wykorzystując wyniki raportu z audytu zerowego, przeprowadzi benchmarking działań e-pr Agencji w odniesieniu do najlepszych praktyk liderów e-pr określonych w pkt. I.1.2, cechujących się przybliżona grupą docelową odbiorców działań e-pr i działającymi na rynku zarówno polskim jak i zagranicznym. Wykonawca przed przystąpieniem do benchmarkingu przedstawi do akceptacji Zamawiającego listę liderów e-pr, wraz z uzasadnieniem wyboru, z którymi będą zestawiane w porównaniu działania e-pr Zamawiającego. 1.5. Wykonawca na podstawie przeprowadzonego audytu zerowego oraz benchmarkingu opracuje: 1.5.1. Dokument określający trafność doboru kanałów oraz efektywność ich wykorzystania w komunikacji z segmentami grup docelowych w danych obszarach działalności Agencji (m.in. dotacje, usługi doradcze, usługi informacyjne) przy realizowanych działaniach e-pr wraz z porównaniem do przybliżonych działań liderów; 1.5.2. Zestawienie dobrych i złych praktyk w prowadzonych dotychczas działaniach e-pr z podziałem na segmenty grup docelowych w danych obszarach działalności (m.in. dotacje, usługi doradcze, usługi informacyjne). 1.6. Produkty zadania: 1.6.1. Dokument określający podzieloną na segmenty grupę docelowa działań e-pr naniesioną na siatkę obszarów działalności Agencji (m.in. dotacje, usługi doradcze, usługi informacyjne); 1.6.2. Raport z przeprowadzonego audytu zerowego zawierający dane z analizy przedmiotu wymienionego w punktach od II.1.2.1 do II.1.2.2 ; 1.6.3. Raport z przeprowadzonego benchmarkingu poszerzony o zakres wymieniony w punktach od II.1.5.1 do II.1.5.2. 1.7. Akceptacje i poprawki dokonane zostaną zgodnie z pkt. 6. 1.8. Czas realizacji zadania: maks. 15 dni roboczych bez procesu akceptacji. 2. Zadanie 2. Opracowanie strategii komunikacji - warsztaty e-pr. 2.1. Na podstawie Raportu z audytu zerowego oraz Raportu z benchmarkingu działań e-pr Wykonawca: 2.1.1. Przygotuje rekomendacje najlepszych narzędzi dostępnych na rynku do prowadzenia monitoringu mediów internetowych; 2.1.2. Przygotuje materiały edukacyjne do przeprowadzenia warsztatów dotyczących działań e-pr; 2.1.3. Przygotuje analizę otoczenia oraz SWOT Agencji w obszarze Internetu; 2.1.4. Przeprowadzi warsztaty e-pr dla pracowników PARP na których: Strona 2 z 6
2.1.4.1. Przedstawi wyniki audytu zerowego, wyniki benchmarkingu oraz analizę otoczenia i SWOT; 2.1.4.2. Przekaże materiały szkoleniowe; 2.1.4.3. Przedstawi rekomendowane narzędzia monitoringu mediów oraz dokona ich porównania; 2.1.4.4. Wraz z uczestnikami szkolenia, wykorzystując najbardziej efektywne techniki oparte na twórczym myśleniu oraz bazując na wynikach audytu zerowego, benchmarkingu oraz analizie otoczenia i SWOT, określi i opracuje: 2.1.4.4.1. Wizję Agencji w Internecie, z podziałem na poszczególne kanały, zgodną z misją i wizją PARP; 2.1.4.4.2. Cele strategiczne działań e-pr wraz z określeniem sposobu ich mierzenia dla poszczególnych segmentów grup docelowych (odbiorców lub potencjalnych odbiorców m.in. dotacji, usług doradczych, usług informacyjnych); 2.1.4.4.3. Strategię komunikacji w działaniach e-pr uwzględniającą co najmniej: 2.1.4.4.3.1. Szczegółowe wytyczne wraz z harmonogramem opisujące sposób realizacji działań e-pr Agencji zmierzających do osiągnięcia ustalonych celów z uwzględnieniem: 2.1.4.4.3.1.1. Poszczególnych segmentów grup docelowych i kanałów internetowych; 2.1.4.4.3.1.2. Zasobów oraz narzędzi jakimi Agencja dysponuje; 2.1.4.4.3.1.3. Narzędzi zewnętrznych jakie można wykorzystać do realizacji celów; 2.1.4.4.3.1.4. Optymalizację wykorzystanych zasobów i narzędzi do założonego budżetu na poszczególne działania. 2.1.4.4.3.2. Mierniki efektywności oraz uśrednione efekty jakie można osiągnąć w danym obszarze przy założonych warunkach początkowych działania; 2.1.4.4.3.3. Minimalne wymogi jakościowe podejmowanych działań; 2.1.4.4.3.4. Sposoby kontroli i monitoringu prowadzonych działań wraz z planem badania rezultatów; 2.1.5. Bazując na opracowanej Strategii komunikacji, określi i przekaże do akceptacji Zamawiającego cele monitoringu; 2.1.6. Po akceptacji przez Zamawiającego dostarczonych danych z pkt. 2.1.5, opracuje szczegółowe zalecenia, w tym korpusy słów kluczowych, do prowadzenia pełnego monitoringu mediów internetowych realizującego cele Strategii komunikacji. 2.1.7. Wykonawca opracuje projekt procedury postępowania w sytuacji znacznego zainteresowania grup docelowych daną tematyką zgodną z wypracowaną strategią komunikacji w działaniach e-pr; 2.1.8. Zamawiający może dodaj jeden element do przeprowadzenia analizy przez Wykonawcę podczas warsztatów lub przed ich rozpoczęciem. 2.1.9. Zakres i szczegółową tematykę warsztatów Wykonawca uzgodni z Zamawiającym przed przystąpieniem do realizacji warsztatów; 2.1.10. Warsztaty będą trwały co najmniej 5 dni roboczych (5x8 godzin); 2.1.11. Warsztaty odbędą się w siedzibie Zamawiającego; 2.1.12. Termin warsztatów zostanie uzgodniony z Zamawiającym. 2.2. Produkty zadania: 2.2.1. Wszelkie materiały przygotowane do przeprowadzenia warsztatów, w tym jego zakres i szczegółowy plan prowadzenia, a także materiały wytworzone podczas warsztatów; 2.2.2. Dokument zawierający tematykę określoną w punktach II.2.1.4.4.1 i II.2.1.4.4.2; Strona 3 z 6
2.2.3. Strategia komunikacji w działaniach e-pr uwzględniający zagadnienia wymienione w punktach od II.2.1.4.4.3.1 do II.2.1.4.4.3.4. 2.2.4. Opracowany projekt procedury postępowania w sytuacji znacznego zainteresowania grup docelowych daną tematyką. 2.2.5. Dokument zawierający cele monitoringu wraz z obszarami, a także szczegółowe zalecenia, w tym korpusy słów kluczowych, do prowadzenia pełnego monitoringu mediów internetowych. 2.3. Akceptacje i poprawki dokonane zostaną zgodnie z pkt. 6. 2.4. Czas realizacji zadania: maks. 15 dni roboczych bez procesu akceptacji. 3. Zadanie 3. Analiza kampanii internetowych 3.1. Wykonawca zaprojektuje wytyczne do przeprowadzania kampanii internetowych, w tym celu: 3.1.1. Bazując na raportach dostarczonych przez Zamawiającego z przeprowadzonych dotychczas kampanii internetowych, dokona ich analizy. Ilość dostarczonych raportów nie będzie większa jak 10; 3.1.2. Określi dobre i złe praktyki poparte przykładami podczas prowadzenia kampanii internetowych; 3.1.3. Wskaże i opisze najbardziej skuteczne metody dotarcia do grup docelowych Agencji (odbiorców lub potencjalnych odbiorców m.in. dotacji, usług doradczych, usług informacyjnych); 3.1.4. Określi minimalne wymagania jakościowe podejmowanych działań; 3.1.5. Mierniki efektywności oraz uśrednione efekty jakie można osiągnąć w danym obszarze przy założonych warunkach początkowych działania prowadzonych kampanii internetowych; 3.1.6. Wskaże najpopularniejsze narzędzia do przeprowadzania kampanii; 3.1.7. Określi przykładowe budżety prowadzenia kampanii internetowych przy założonych celach i wykorzystanych narzędziach; 3.1.8. Sposoby kontroli i monitoringu prowadzonych działań wraz z planem badania rezultatów. 3.2. Produkty zadania: 3.2.1. Dokument zawierający wytyczne do przeprowadzania kampanii internetowych obejmujący zakres tematyczny wymieniony w punktach od II.3.1.2 do II.3.1.8; 3.2.2. Dokument zawierający wyniki analizy raportów z przeprowadzonych kampanii. 3.3. Akceptacje i poprawki dokonane zostaną zgodnie z pkt. 6. 3.4. Czas realizacji zadania: maks. 5 dni roboczych bez procesu akceptacji. 4. Zadanie 4. Dostosowanie kanałów społecznościowych 4.1. Wykonawca przygotuje zgodne z opracowaną Strategią komunikacji wytyczne konfiguracji początkowej kanałów Zamawiającego w serwisach społecznościowych, obejmujących m.in.: 4.1.1. Facebook; 4.1.2. YouTube; 4.1.3. Twitter; 4.1.4. GoldenLine; 4.1.5. LinkedIn. 4.2. Na konfigurację początkową składa się co najmniej: 4.2.1. Stosowana grafika na kanale społecznościowym; 4.2.2. Układ treści; 4.2.3. Rodzaj i sposób publikowanej treści; 4.2.4. Powiązania pomiędzy kanałami społecznościowymi/serwisami internetowymi Zamawiającego. Strona 4 z 6
4.3. Wykonawca wraz z Zamawiającym w ścisłej współpracy wdroży na podanych przez Zamawiającego kanałach społecznościowych wytyczne konfiguracji początkowej. 4.4. Produkty zadania: 4.4.1. Dokument określający wytyczne konfiguracji początkowej kanałów społecznościowych; 4.4.2. Skonfigurowane kanały społecznościowe wskazane przez Zamawiającego; 4.4.3. Kompleksową księgę strategii komunikacji w mediach społecznościowych na którą składają się dokumenty wytworzone w ramach Zadań 2, 3 i 4. 4.5. Akceptacje i poprawki dokonane zostaną zgodnie z pkt. 6. 4.6. Czas realizacji zadania: maks. 5 dni roboczych bez procesu akceptacji. 5. Strony internetowe PARP 5.1. www.parp.gov.pl, 5.2. poig.parp.gov.pl 5.3. porpw.parp.gov.pl 5.4. pokl.parp.gov.pl 5.5. badania.parp.gov.pl 5.6. bip.parp.gov.pl 5.7. en.parp.gov.pl 5.8. transmisje.parp.gov.pl 5.9. prasa.parp.gov.pl 5.10. csr.parp.gov.pl 5.11. isr.parp.gov.pl 5.12. ppp.parp.gov.pl 5.13. bkl.parp.gov.pl 5.14. 50plus.parp.gov.pl 5.15. www.een.org.pl 5.16. www.45naplus.pl 5.17. www.inwestycjawkadry3.pl 5.18. www.szkoleniasrodowisko.pl 5.19. www.cip.gov.pl 5.20. www.firmyrodzinne.pl 5.21. www.powiazaniakooperacyjne.pl 5.22. www.telepraca.gov.pl 5.23. www.zamowieniapubliczne.edu.pl, w skład którego wchodzi: 5.24. www.bazanowepodejscie.parp.gov.pl 5.25. www.planowaniestrategiczne.pl 5.26. e-punkt.gov.pl 5.27. ponk-szkolenia.pl 5.28. kazdypracownik.com.pl 5.29. www.inwestycjawkadry.pl 5.30. ksu.parp.gov.pl 5.31. www.web.gov.pl 5.32. www.akademiaparp.gov.pl 5.33. www.pi.gov.pl 6. Proces akceptacji i poprawek. 6.1. Zamawiający dokona oceny wykonania każdego z dostarczonych w ramach zadań 1-4 produktów i projektów produktów każdorazowo nie później niż w terminie 5 dni roboczych od otrzymania każdego z nich i zadecyduje o jego zatwierdzeniu albo zgłosi Wykonawcy uwagi. Informacja o zatwierdzeniu bądź o uwagach każdorazowo zostanie przekazana przez Strona 5 z 6
Zamawiającego Wykonawcy drogą elektroniczną na adres mailowy osoby wskazanej jako osoba do kontaktu ze strony Wykonawcy. 6.2. W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego braków lub nieprawidłowości w przekazanych produktach i projektach produktów, Wykonawca zobowiązany jest do wprowadzenia poprawek zgodnie ze wskazaniem Zamawiającego oraz przedstawienia jej do ponownej akceptacji Zamawiającego, w terminie pozwalającym na zgodną z harmonogramem realizację pozostałych prac, jednak nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia przekazania przez Zamawiającego informacji dot. braków lub nieprawidłowości. 6.3. Przedstawienie do akceptacji produktów i projektów produktów powinno nastąpić drogą elektroniczną w postaci edytowalnych plików.rtf,.doc,.docx,.xls,.xlsx,.psd lub w innych formatach uzgodnionych z Zamawiającym, a w przypadku fizycznie wytworzonych produktów powinny one zostać dostarczone do siedziby Zamawiającego. 6.4. Ostateczna (zaakceptowana przez Zamawiającego) wersja produktów i projektów produktów powinna zostać przekazana na nośniku elektronicznym (CD/DVD) w formie edytowalnych (otwartych) plików w innych formatach uzgodnionych z Zamawiającym oraz innych plików źródłowych, a w przypadku fizycznie wytworzonych produktów dostarczona do siedziby Zamawiającego. 6.5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wielokrotnego zgłaszania uwag lub zastrzeżeń zarówno do treści jak i formy przekazywanych projektów produktów, w szczególności Zamawiający zastrzega sobie prawo do wnoszenia kolejnych uwag i zastrzeżeń w terminach wskazanych powyżej w sytuacji, gdy Wykonawca nie uwzględni wszystkich jego uwag i zastrzeżeń zgłoszonych uprzednio. Strona 6 z 6