ZAPYTANIE OFERTOWE NR 4/MW/2015 z dnia 10.04.2015 r. Fundacja Biuro Inicjatyw Społecznych w związku z realizacją projektu Model Współpracy współpraca na medal. Wdrażanie standardów współpracy JST NGO w Małopolsce, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Priorytet 5, Poddziałanie 5.4.2 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, zaprasza do składania ofert: 1. Zamawiający Fundacja Biuro Inicjatyw Społecznych Ul. Krasickiego 18 / I piętro 30-503 Kraków Osoba do kontaktu: Alina Bogacz: tel: 12/ 412 15 24 mail: alina.bogacz@bis-krakow.pl 2. Przedmiot zamówienia: Przygotowanie i przeprowadzenie 2 seminariów (1 seminarium - 4 godziny gdzie 1 godzina to 60 minut) z zakresu: 1. Prowadzenia księgowości w organizacji pozarządowej, w tym organów zarządzających w zakresie prowadzenia księgowości, w organizacjach pozarządowych. 2. Zarządzanie finansami w NGO sprawne i efektywne dokumentowanie wydatków. Kod CPV: 80522000-9 - Seminaria szkoleniowe Szczegóły zamówienia: a) Program seminarium Prowadzenia księgowości w organizacji pozarządowej, w tym organów zarządzających w zakresie prowadzenia księgowości, w organizacjach pozarządowych, obejmować powinien: Obowiązki organizacji pozarządowej wynikające z ustawy o rachunkowości Różne modele zapewnienia prawidłowej księgowości w NGO Możliwości uzyskania wsparcia w zakresie prowadzenia prawidłowej księgowości jakie daje współpraca z JST b) Program seminarium Zarządzanie finansami w NGO sprawne i efektywne dokumentowanie wydatków, obejmować powinien: Zasady popranego dokumentowania wydatków Minimalny zakres opisu dokumentu finansowego Efektywny obieg dokumentów księgowych
Zamawiający przewiduje możliwość realizacji minimalnie 1 seminarium przez jednego prowadzącego. Szczegółowe zagadnienia merytoryczne dotyczące min. zawartości każdego seminarium określone zostały w szczegółach zamówienia zawartych w zapytaniu. Szczegółowy program seminarium zostanie opracowany przez Wykonawcę w porozumieniu z Zamawiającym na podstawie analizy potrzeb szkoleniowych oraz przy konsultacji ze Specjalistą ds. Procesu Edukacyjnego i Wdrażania Modelu Współpracy. c) Seminarium realizowane będzie dla grupy ok. 10 osób, przedstawicieli lokalnych i regionalnych organizacji pozarządowych, uczestników projektu Model współpracy współpraca na medal. Wdrażanie standardów współpracy JST NGO, korzystających ze wsparcia Centrum Organizacji Pozarządowych w Miechowie. d) Szkolenia realizowane będą w terminie kwiecień czerwiec 2015, godzinach porannych bądź popołudniowych, po 4 godziny zegarowe na seminarium godziny będą dostosowane do możliwości uczestników e) Realizacja zamówienia obejmie: opracowanie szczegółowego programu seminarium w porozumieniu z Zamawiającym oraz przy konsultacji ze Specjalistą ds. Procesu Edukacyjnego i Wdrażania Modelu Współpracy opracowanie materiałów dla uczestników opracowanie dokumentacji niezbędnej do realizacji seminarium oraz listy obecności według wzoru dostarczonego przez Zamawiającego 3. Warunki udziału w postępowaniu Akceptacja wszystkich warunków opisanych w pkt. 2 (ocena na podstawie oferty) Spełnianie przez osobę bezpośrednio realizującą zajęcia prowadzącego, następujących warunków (ocena na podstawie opisu w ofercie oraz załączników): wykształcenie wyższe (kierunek rachunkowość, finanse, prawo) posiadanie odpowiednich uprawnień lub certyfikatów związanych z księgowością (np. certyfikat Ministra Finansów uprawniający do usługowego prowadzenia księgowości lub wpis na listę doradców podatkowych Krajowej Rady Doradców Podatkowych) doświadczenie w prowadzeniu księgowości min. 10 lat doświadczenie w prowadzeniu księgowości dla NGO min. 5 lat Brak powiązań między Oferentem, a Zamawiającym (wymagane oświadczeniezałącznik 3 do oferty). 4. Opis sposobu przygotowania oferty 1. Oferent powinien sporządzić ofertę w języku polskim na formularzu ofertowym załączonym do niniejszego zapytania (załącznik nr 1) 2. Termin związania ofertą: 30 dni od terminu zakończenia składania ofert, 3. Oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do występowania w imieniu Oferenta
4. Załączniki do oferty stanowią: Kopia dyplomu CV (zawierające doświadczenie) Proponowany program seminarium określonego w szczegółach zamówienia (zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego) Rekomendacje od przedstawicieli NGO Oświadczenie o braku powiązań pomiędzy Oferentem, a Zamawiającym (zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego) Dokument potwierdzający formę prawną i sposób reprezentacji podmiotu, tj. numer KRS, wpis do ewidencji gospodarczej dla działalności jednoosobowych (nie dotyczy osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej). 5. Termin i miejsce składania ofert Oferty należy składać w terminie do dnia 24 kwietnia 2014 r. do godziny 15:00 Oferty można składać: mailem na adres: anna.labno@bis-krakow.pl (tylko skany dokumentów z podpisem), osobiście w biurze projektu Zamawiającego, ul. Krasickiego 18, I piętro 30-503 Kraków; pocztą tradycyjną/kurierem na adres: Fundacja Biuro Inicjatyw Społecznych ul. Krasickiego 18, I piętro 30-503 Kraków (liczy się data i godzina wpłynięcia dokumentów) Oferty, które wpłyną do Zamawiającego po terminie nie będą uwzględniane i mogą zostać odebrane z siedziby Zamawiającego w terminie do 5 dni roboczych od daty rozstrzygnięcia zapytania ofertowego. Po tym terminie oferty zostaną zniszczone. Dodatkowych informacji udziela: Anna Łabno - Kucharska tel.: 733 006 886 mail: anna.labno@bis-krakow.pl 6. Wybór oferty Rozstrzygnięcie zapytania ofertowego nastąpi najpóźniej do dnia 30.04.2015 r. W przypadku złożenia przez więcej niż jednego Oferenta ofert dotyczących realizacji tych samych modułów, które spełnią wszystkie warunki udziału w postępowaniu, Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie poniżej przedstawionych kryteriów (ocena w oparciu o informacje zawarte w ofercie oraz załącznikach). Ocena dokonywana będzie dla każdego modułu tematycznego oddzielnie.
A) Łączna cena brutto 60% oceny Punkty za kryterium cena zostaną obliczone wg następującego wzoru: Cena oferty najtańszej Cena oferty badanej X 60 = ilość punktów W przypadku gdy Oferent przedstawi rażąco niską cenę, oferta zostanie uznana za nieważną. Rażąco niska cena to cena nieadekwatnie zaniżona w stosunku do warunków rynkowych. B) Kompetencje w zakresie związanym z zapytaniem ofertowym 10 % oceny Rekomendacje od przedstawicieli NGO dotyczące prowadzenia księgowości lub prowadzenia doradztwa z zakresu księgowości - do 5 włącznie 5 punktów Rekomendacje od przedstawicieli NGO dotyczące prowadzenia księgowości lub prowadzenia doradztwa z zakresu księgowości - powyżej 5 10 punktów C) Doświadczenie w pracy na księgowego/głównego księgowego (przepracowane lata kalendarzowe) 20 % oceny Wartość oferty badanej Wart. oferty najwyższej X 20 = ilość punktów D) Ocena zgodności programu szkoleniowego z założeniami Zamawiającego 10 % oceny. Zostaną jakościowo porównane programy wszystkich Oferentów i przyznane oceny w wysokości 0 10 punktów, gdzie 0 oznacza zupełny brak zgodności programu szkolenia z założeniami Zamawiającymi, a 10 oznacza pełną zgodność. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą ocenę końcową. W przypadku gdy cena brutto zaproponowana przez Oferenta, którego oferta otrzymała najwyższą ocenę, przekroczy wartość założoną przez Zamawiającego możliwe jest przystąpienie do negocjacji lub odstąpienie od podpisania umowy.
Informacja o wyborze oferty zostanie przekazana wszystkim Oferentom mailowo lub telefonicznie w terminie do 4 dni od dokonania wyboru. C) Dodatkowe informacje 1. Zamawiający dopuszcza możliwości składania ofert wariantowych. 2. Wszystkie pola oferty muszą być wypełnione, oferta musi być podpisana przez osobę lub osoby uprawnione do występowania w obrocie prawnym w imieniu Oferenta oraz muszą zostać złożone, wypełnione i podpisane wszystkie załączniki do zapytania ofertowego wymienione w punkcie 4.4 niniejszego zapytania. W przypadku złożenia oferty niepełnej, oferta zostanie uznana za nieważną. 3. Zamawiający nie dopuszcza możliwości zmian osoby bezpośrednio realizującej szkolenie, na inną niż wskazana w ofercie. 4. W uzasadnionych przypadkach i po wcześniejszym uzgodnieniu z Wykonawcą, Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany poszczególnych terminów realizacji szkolenia. 5. Wynagrodzenie z tytułu wykonania niniejszego zamówienia będzie płatne na konto Wykonawcy w terminie 14 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionego rachunku (faktury) oraz dokumentacji szkoleń, o ile w danym momencie Zamawiający będzie posiadał środki na koncie projektu. D) Załączniki 1. Wzór oferty 2. Wzór programu szkolenia 3. Wzór Oświadczenia o braku powiązań pomiędzy Oferentem, a Zamawiającym
ZAŁĄCZNIK NR 1 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO 4/MW/2015 z dnia 10.04.2015 r. Formularz oferty OFERTA REALIZACJI ZAMÓWIENIA w odpowiedzi na zapytanie ofertowe 4/MW/2015 z dnia 10.04.2015 r. wystosowane przez Fundację Biuro Inicjatyw Społecznych przedmiot zamówienia - przygotowanie i przeprowadzenie seminarium pn.: Prowadzenia księgowości w organizacji pozarządowej, w tym organów zarządzających w zakresie prowadzenia księgowości, w organizacjach pozarządowych 1. i/lub Zarządzanie finansami w NGO sprawne i efektywne dokumentowanie wydatków 2. Kod CPV: 80522000-9 - Seminaria szkoleniowe 1. Dane Oferenta Nazwa Oferenta : Adres numer telefonu : adres email: Imię i nazwisko osoby uprawnionej do zawarcia umowy : NIP REGON 2. Wykonawca oświadcza, iż zapoznał się i akceptuje wszystkie warunki realizacji zamówienia zawarte w zapytaniu ofertowym 4/MW/2015 z dnia 10.04.2015 r. 3. Cena oferty (cena brutto) Przygotowanie i przeprowadzenie seminarium: Prowadzenia księgowości w organizacji pozarządowej, w tym organów zarządzających w zakresie prowadzenia księgowości, w organizacjach pozarządowych 3. 1 Niepotrzebne skreślić 2 Niepotrzebne skreślić
i/lub Zarządzanie finansami w NGO sprawne i efektywne dokumentowanie wydatków 4 dla grupy ok 10 uczestników: Cena brutto za 1 seminarium (4 godziny zegarowe):. zł Łączna cena oferty brutto:. zł Wskazana cena brutto jest ceną ryczałtową i uwzględnia wszystkie koszty wykonania zamówienia wraz z obowiązującymi pochodnymi od wynagrodzenia (w przypadku osób fizycznych, z którymi zostanie zawarta umowa cywilno-prawna) lub z obowiązującym podatkiem VAT (w przypadku oferentów prowadzących działalność gospodarczą). Na mocy art.43, ust.1 pkt. 29 ustawy z 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2001, Nr 177, poz. 1054) Oferent może być zwolniony z opłaty podatku VAT w związku z usługą szkolenia zawodowego lub przekwalifikowania zawodowego, jeśli jego ewentualna indywidualna interpretacja wydana przez organ podatkowy nie stanowi inaczej. 4. Opis wykształcenia i doświadczenia osoby bezpośrednio realizującej zamówienie. Imię i nazwisko osoby bezpośrednio realizującej szkolenia prowadzącego: wykształcenie wyższe tak nie Nr dyplomu/zaświadczenia: Tytuł naukowy i kierunek studiów: Posiadanie uprawnień lub certyfikatów związanych z księgowością (np. certyfikat Ministra Finansów uprawniający do usługowego prowadzenia księgowości lub wpis na listę doradców podatkowych Krajowej Rady Doradców Podatkowych) tak nie 3 Niepotrzebne skreślić 4 J.w.
Doświadczenie w prowadzeniu księgowości min. 10 lat Doświadczenie w prowadzeniu księgowości dla NGO min. 5 lat Rekomendacje od przedstawicieli NGO dotyczące prowadzenia księgowości lub prowadzenia doradztwa z zakresu księgowości Ilość: tak tak tak nie nie nie UWAGA! Zamawiający zastrzega sobie możliwość zwrócenia się w trakcie oceny ofert do Oferenta z prośbą o uzupełnienie lub poszerzenie podanych informacji, w tym przedstawienia dokumentów potwierdzających realizację opisanego wyżej doświadczenia trenera. Przedstawienie powyższych dokumentów będzie warunkiem dalszej oceny oferty. 5. Termin związania ofertą: 30 dni od terminu składania ofert. Data, Podpis
ZAŁĄCZNIK NR 2 - DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO 4/MW/2015 z dnia 10.04.2015 r. Wzór programu Proponowany program seminarium pn. 5 Zawartość merytoryczna Metody pracy Czas trwania 5 Prosimy wpisać tytuł szkolenia. Prosimy powielić i uzupełnić załącznik oddzielnie dla każdego tematu szkolenia w ramach modułu.
ZAŁĄCZNIK NR 3 DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO NR 7/NGO/2014 z dnia 15.07.2014 r. Oświadczenie o braku powiązań między Oferentem, a Zamawiającym OŚWIADCZENIE Oświadczam iż, nie występuje powiązanie pomiędzy /nazwa Oferenta/ jego zastępcą prawnym lub członkami organów zarządzających lub organów nadzorczych, a Fundacją Biuro Inicjatyw Społecznych lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Fundacji lub osobami wykonującymi w imieniu Fundacji czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli; pozostawania w takim stosunku prawnym lub faktycznym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości co do bezstronności. Podpis