Portal pracowniczy Dokumenty UŁ. Instrukcja podstawowych funkcjonalności w module Dokumenty delegacje i wnioski urlopowe

Portal pracowniczy Dokumenty UŁ Instrukcja podstawowych funkcjonalności w module Dokumenty delegacje i wnioski urlopowe Wrzesień 2017 COPYRIGHT@CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017

Instrukcja podstawowych funkcjonalności w module Dokumenty delegacje i wnioski urlopowe Spis treści SPIS TREŚCI... 1 1. WPROWADZENIE... 2 2. OBIEG ELEKTRONICZNY I MIESZANY - DELEGACJE... 2 3. UŻYTKOWNICY... 4 4. DOKUMENTY OPIS SEKCJI... 5 4.1. DODAJ... 6 4.2. LISTA ZADAŃ WIDOK PROSTY I ZŁOŻONY... 7 4.3. MOJE DOKUMENTY WIDOK PROSTY I ZŁOŻONY... 10 4.4. DOKUMENTY POWIĄZANE WIDOK PROSTY I ZŁOŻONY... 12 4.5. MOJE ARCHIWUM WIDOK PROSTY I ZŁOŻONY... 14 4.6. ARCHIWUM DOKUMENTÓW POWIĄZANYCH WIDOK PROSTY I ZŁOŻONY... 16 4.7. ZARZĄDZANIE ZASTĘPSTWAMI... 18 4.8. EKSPORT DANYCH DELEGACJI KRAJOWEJ DO PLIKU PŁATNOŚCI KRAJOWYCH... 24 4.9. WYSZUKIWANIE PROSTE I ZŁOŻONE... 29 5. RODZAJE HISTORII DOKUMENTU... 38 5.1. HISTORIA DOKUMENTU... 38 5.2. HISTORIA AKCEPTACJI DOKUMENTU... 40 5.3. HISTORIA EKSPORTU DO ERP... 42 6. DODATKOWE AKCJE DLA DOKUMENTU UWAGI I ZAŁĄCZNIKI... 43 6.1. UWAGI... 43 6.2. ZAŁĄCZNIKI... 44 7. UPRAWNIENIA... 45 8. USTAWIENIA SYSTEMOWE... 46 SPIS RYSUNKÓW... 47 COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 1

1. Wprowadzenie Na potrzeby procedowania elektronicznie dokumentów wymagających wielopoziomowej akceptacji osób odpowiedzialnych merytorycznie i formalno-rachunkowo na Uniwersytecie Łódzkim w systemie Portal Pracowniczy został utworzony nowy moduł Dokumenty. Moduł ten obecnie umożliwia elektroniczną obsługę dokumentów delegacji oraz wniosków urlopowych. Delegacja to dokument elektroniczny służący do rozliczania podróży służbowych pracowników Uniwersytetu Łódzkiego oraz osób współpracujących z UŁ. Dokument i jego proces dają możliwość wyszczególnienia niezbędnych informacji dotyczących wyjazdu oraz rozliczenia jego kosztów. Ścieżka prowadzi dokument przez wymagane etapy akceptacji osób odpowiedzialnych za merytoryczną poprawność rozliczenia delegacji. Wniosek urlopowy to dokument umożliwiający pracownikowi Uniwersytetu Łódzkiego złożenie w formie elektronicznej podania o urlop wypoczynkowy do akceptacji przełożonego na UŁ. Celem jest częściowe zautomatyzowanie procesu składania i rozpatrywania wniosków urlopowych poprzez Portal Pracowniczy bez potrzeby ich drukowania, a następnie migrację danych urlopowych pracownika z Portalu Pracowniczego do systemu Kadrowo- Płacowego. 2. Obieg elektroniczny i mieszany - delegacje Użytkownik na początku tworzenia dokumentu delegacji może dokonać wyboru w zakresie elektronicznego obiegu formularza (zakładka Dokumenty -> Dodaj ) : Obieg elektroniczny pełna ścieżka obiegu delegacji odbywa się elektronicznie za pośrednictwem systemu i uczestniczą w niej wszystkie osoby powiązane z dokumentem, również osoby odpowiedzialne pod względem merytorycznym oraz formalno- rachunkowym tj. przełożeni, dysponenci środków (kierownicy projektów i MPK), Dziekani. Wydruki wniosku i rozliczenia delegacji zawierają miejsce na podpis delegowanego, pozostałe osoby uczestniczące w elektronicznym obiegu dokonują akceptacji elektronicznej dokumentu tylko w systemie. Obieg mieszany - obieg delegacji odbywa się częściowo elektronicznie w systemie oraz częściowo poza nim. Poza systemem dokonywane są akceptacje osób odpowiedzialnych pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym. Osoby upoważnione dokonują akceptacji w postaci podpisów składanych na wydrukach dokumentów. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 2

Szczegółowe opisy kolejnych etapów jakie występują w obiegu elektronicznym oraz mieszanym dla poszczególnych dokumentów delegacji znajdują się oddzielnie na początku opisujących je instrukcji. W przypadku Wniosków urlopowych obieg dokumentów w całości jest elektroniczny. Uwaga: Do obiegu wszystkich dokumentów elektronicznych procedowanych w Portalu Pracowniczym wprowadzony został mechanizm powiadomień mailing wysyłanych do pracownika UŁ o otrzymaniu na swoją Listę zadań w Portalu Pracowniczym dokumentu do akceptacji. Maile są wysyłane tylko do użytkowników, którzy wypełnili swoje adresy e- mail oraz wyrazili zgodę na otrzymywanie powiadomień o nowych dokumentach. W celu otrzymywania powiadomień należy kliknąć na zakładkę Zmień e-mail widoczną w głównym panelu Portalu Pracowniczego. Po otwarciu zakładki Zmień e-mail w panelu Edycja adresu e-mail użytkownik w polu E-mail wpisuje pracowniczy adres e-mail oraz zaznacza checkbox Chcę dostawać informacje o nowych dokumentach. Po wprowadzeniu danych należy kliknąć ZAPISZ. Zmień e-mail Edycja adresu e-mail Poniżej przykładowa treść powiadomienia e-mail wysyłana do pracownika UŁ: "Informacja o nowym zadaniu w Portalu Pracowniczym Na Twoją listę zadań w Portalu Pracowniczym trafił nowy dokument wymagający Twojej akcji. Jest to Delegacja krajowa o id 416 oraz numerze "DELK/460/120/06/2017". Dokument trafił do Ciebie jako następnego odbiorcy na kroku Etap wnioskowania. Autorem ostatniego zatwierdzenia jest X.Y., zostało ono wykonane 05.06.2017 18:13. Adres do zalogowania się do Portalu Pracowniczego: https://pp.uni.lodz.pl/index.php Wiadomość została wygenerowana automatycznie przez Portal Pracowniczy w dniu 05.06.2017 18:14. Prosimy na nią nie odpowiadać." COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 3

3. Użytkownicy Wnioskodawca osoba wprowadzająca dokument do systemu, pracownik UŁ. Każdy zalogowany do Portalu Pracowniczego użytkownik, który wprowadza dokument automatycznie staje się jego wnioskodawcą. W przypadku delegacji wnioskodawca i delegowany mogą to być dwie różne osoby. W przypadku wniosku urlopowego występuje tylko wnioskodawca, który składa wniosek we własnym imieniu. Delegowany osoba, która odbywa podróż służbową, może nią być pracownik UŁ lub osoba współpracująca z UŁ (Student, Doktorant, Gość). Występuje tylko w delegacjach. Bezpośredni przełożony kierownik jednostki pod którą podlega osoba delegowana. Dysponent środków w zależności od wskazanych przez wnioskodawcę źródeł finansowania dysponentem środków może być: - dla źródeł finansowania poza projektowych osoba wskazana jako dysponent środków w tabeli źródeł finansowania wyjazdu, - dla źródeł finansowania projektowych kierownik projektu wskazanego w tabeli źródeł finansowania wyjazdu, - w przypadku, kiedy delegacja rozliczana jest z kilku źródeł finansowania, wymagana będzie akceptacja dysponentów środków każdego ze źródeł. Na przykład: delegację rozliczają dwa źródła finansowania: jedno projektowe, drugie poza projektowe. Wymagana więc będzie akceptacja kierownika projektu (pierwsze źródło) oraz akceptacja dysponenta środków we wskazanym MPK (drugie źródło). Występuje tylko w delegacjach. Administracja centralna pracownik jednostki administracji centralnej UŁ (Dział Finansowy lub Dział Rachunkowości Zarządczej) wskazany według pliku uprawnień do obiegu dokumentu (jak EOD). Występuje tylko w delegacjach. Dział Księgowości pracownik jednostki administracji centralnej UŁ z Działu Księgowości wskazany według pliku uprawnień do obiegu dokumentu dla delegacji zagranicznej. Występuje tylko w delegacjach. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 4

4. Dokumenty opis sekcji Po zalogowaniu na stronę Portalu Pracowniczego w zakładce Dokumenty znajduje się lista sekcji dostępnych w aplikacji. Zakres dostępności poszczególnych sekcji dla użytkownika regulowany jest uprawnieniami. Opis uprawnień w dalszej części instrukcji. Poniżej objaśnione zostały wszystkie dostępne sekcje. Dokumenty lista sekcji Sekcje Lista zadań, Moje dokumenty, Dokumenty powiązane, Moje archiwum, Archiwum dokumentów powiązanych oraz Wyszukiwanie podzielone zostały na widoki prosty i złożony. Przełączanie między widokami dostępne jest z zakładki Dokumenty w głównym menu oraz za pomocą przycisku Wybierz typ widoku widocznego poniżej tytułu danej strony (patrz rys. Lista zadań widok prosty). Każdy z widoków umożliwia sortowanie i filtrowanie widocznych dokumentów aby posortować dokumenty należy kliknąć na wybrany tytuł kolumny wg. której nastąpić ma sortowanie. Do filtrowania służy wiersz poniżej nazw kolumn. W większości przypadków, kliknięcie na wiersz tabeli będzie wywoływało akcję domyślną dla danego widoku. Opis tych mechanizmów w kolejnych akapitach. Działania jakie można wykonać na dokumencie w danej sekcji dostępne są po kliknięciu na przycisk AKCJE widoczny na końcu każdego wiersza dokumentu. Opis akcji możliwych do wykonania w każdej sekcji w kolejnych akapitach. Każdy z widoków prostych zawiera kolumnę Status oraz w widokach złożonych kolumnę Status dokumentu, która wskazuje obecny stan danego dokumentu. Dla dokumentów wyróżnione zostały statusy: roboczy, aktywny, zakończony i usunięty. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 5

Status roboczy oznacza dokument, który został utworzony w systemie, znajduje się na pierwszym jego kroku: Etap wnioskowania i pozostawiony na Liście zadań użytkownika do dalszego wypełnienia. Status aktywny oznacza dokument, który jest obecnie obsługiwany na jednym z kroków procesu, w trakcie obiegu w systemie. Status zakończony oznacza dokument, który przeszedł wszystkie kroki obiegu w Portalu Pracowniczym, został zarchiwizowany oraz dane z dokumentu zostały wyeksportowane do innych systemów UŁ (w zależności od typu danych do systemu ERP i/lub do systemu Kadrowo-Płacowego). Status usunięty oznacza dokument, który został usunięty przez jednego z użytkowników uczestniczących w jego procesie. Uwaga: Usunąć można tylko dokumenty o statusach roboczy i aktywny, dokumenty ze statusem zakończony zostają zarchiwizowane w systemie i nie można wykonać na nich żadnych działań. Dokumenty usunięte wyświetlane są na liście dokumentów w sekcjach Moje archiwum i Archiwum dokumentów powiązanych. 4.1. Dodaj Pierwsza na liście sekcja Dodaj pozwala użytkownikowi na utworzenie nowego dokumentu i rozpoczęcia procesu jego obiegu. Po kliknięciu Dodaj pojawia się strona Dodawanie dokumentów, gdzie użytkownik dokonuje wyboru typu dokumentu z listy: Delegacja krajowa dokument delegacji krajowej, którego obieg odbywa się w całości elektronicznie w systemie. Delegacja krajowa obieg mieszany - dokument delegacji krajowej, którego obieg odbywa się częściowo elektronicznie w systemie oraz częściowo poza nim (akceptacje osób upoważnionych dokonywane są w formie podpisów na wydrukach dokumentów). Wniosek urlopowy urlop wypoczynkowy elektroniczny wniosek o urlop wypoczynkowy dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach nienauczycielskich na UŁ, obieg wniosku odbywa się w całości elektronicznie w systemie, nie podlega wydrukowi. Wniosek urlopowy urlop wypoczynkowy na żądanie dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach nienauczycielskich na UŁ, obieg wniosku odbywa się w całości elektronicznie w systemie, nie podlega wydrukowi. Po wskazaniu z listy typu dokumentu wybór należy zatwierdzić klikając WYBIERZ. Opisy procesu obiegu delegacji oraz wniosku urlopowego zawarte są w odrębnych instrukcjach dla danego dokumentu. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 6

Utworzony dokument system automatycznie zapisuje na Liście zadań użytkownika. System domyślnie, po dodaniu nowego dokumentu otwiera formularz do edycji na jego pierwszym kroku. Wybór typu dokumentu przez użytkownika. 4.2. Lista zadań widok prosty i złożony Lista zadań zawiera dokumenty wymagające akcji użytkownika - najczęściej jest to akceptacja lub wypełnienie dokumentu oraz przesłanie go dalej. Lista zadań - widok prosty zawiera listę wszystkich dokumentów (bez względu na typ dokumentu delegacja krajowa, wnioski urlopowe lub inne, które powstaną w Portalu Pracowniczym) w jednej tabeli. Zawiera on kolumny wspólne dla wszystkich dokumentów a dostępne informacje zawierają dane ujednolicone dla wszystkich typów dokumentów. System domyślnie sortuje listę dokumentów według następującej kolejności: - Dokumenty nieodczytane znajdują się na początku tabeli, według kolejności ich otrzymania. Dokumenty nieodczytane to takie, których użytkownik jeszcze nie otworzył, w tabeli oznaczone są pogrubioną czcionką. - Data ostatniej akceptacji / odrzucenia (Data zatwierdzenia widok prosty) - ID dokumentu (pierwsza kolumna widok złożony) Oznacza to, że w górnej części tabeli znajdą się dokumenty nieodczytane, posortowane według daty ostatniej akceptacji / odrzucenia oraz id. Dokumenty otwarte w zastępstwie będą oznaczone jako odczytane również na Liście zadań zastępowano użytkownika. W sekcji Lista zadań widok prosty dostępne są AKCJE otworzenia dokumentu, pokazanie historii dokumentu, historii akceptacji dokumentu oraz uwag i załączników dla dokumentu. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 7

Lista zadań widok prosty. Lista zadań - widok złożony zawiera listy wszystkich dokumentów pogrupowane oddzielnie według typów dokumentu np. listę Bieżące delegacje krajowe dla delegacji, Bieżące wnioski urlopowe dla wniosków urlopowych o urlop wypoczynkowy oraz urlop na żądanie. Na Liście zadań w widoku złożonym możliwe jest wykonanie akcji specyficznych dla danego typu dokumentu, np. wydruk umowy na samochód dla delegacji krajowej. Widok ten zawiera bardziej szczegółowe dane na temat samego dokumentu, które zależą od jego typu, np. kolumna delegowanego w delegacji krajowej. W sekcji Lista zadań widok złożony dostępne są AKCJE otworzenia dokumentu, pokazania historii dokumentu, historii akceptacji dokumentu oraz uwag i załączników dla dokumentu. Ponadto, dla delegacji, gdy na formularzu wypełnione są wszystkie wymagane pola z etapu wnioskowania możliwe jest wygenerowanie wydruku wniosku delegacji. Dodatkowo jeżeli delegowany jest kierowcą, można wygenerować umowę na samochód oraz wyciąg z ewidencji przebiegu pojazdu, a jeśli delegowany jest Studentem, Doktorantem lub Gościem można wygenerować umowę cywilno-prawną. Gdy dokument ma wypełnione wszystkie wymagane pola dla etapu rozliczenia możliwe jest wygenerowanie wydruku rozliczenia delegacji. Każdy z użytkowników na którego liście zadań znajduje się dokument może wykonać ww. czynności dla delegacji. Po dokonaniu akcji zatwierdzającej przesłanie dokumentu na kolejny krok lub jego zapisaniu, system domyślnie przekierowuje użytkownika na Listę zadań widok złożony. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 8

Lista zadań widok złożony. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 9

4.3. Moje dokumenty widok prosty i złożony Moje dokumenty - to zbiór dokumentów znajdujących się w obiegu (status dokumentu roboczy lub aktywny), których autorem jest zalogowany użytkownik. Moje dokumenty - widok prosty zawiera listę wszystkich dokumentów (bez względu na typ dokumentu delegacja krajowa, wnioski urlopowe lub inne, które powstaną w Portalu Pracowniczym) w jednej tabeli. Zawiera on kolumny wspólne dla wszystkich dokumentów a dostępne informacje zawierają dane ujednolicone dla wszystkich typów dokumentów. W sekcji Moje dokumenty widok prosty dostępne są AKCJE podglądu dokumentu, pokazania historii dokumentu, historii akceptacji dokumentu oraz uwag i załączników dla dokumentu. Moje dokumenty widok prosty. Moje dokumenty - widok złożony zawiera listy wszystkich dokumentów pogrupowane oddzielnie według typów dokumentu np. listę Delegacje krajowe robocze i aktywne dla delegacji, Wnioski urlopowe robocze i aktywne dla wniosków urlopowych o urlop wypoczynkowy oraz urlop na żądanie. Widok ten zawiera bardziej szczegółowe dane na temat samego dokumentu, które zależą od jego typu, np. kolumna delegowanego w delegacji krajowej. W sekcji Moje dokumenty widok złożony dostępne są AKCJE podglądu dokumentu, pokazania historii dokumentu, historii akceptacji dokumentu, pokazania uwag i załączników dla dokumentu oraz dla delegacji możliwość generowania wydruków. Dla delegacji dodatkowo jeżeli delegowany jest kierowcą, można wygenerować umowę na samochód oraz wyciąg z ewidencji przebiegu pojazdu, jeżeli delegowany jest Studentem, Doktorantem lub Gościem można wygenerować umowę cywilno-prawną. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 10

Moje dokumenty widok złożony. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 11

4.4. Dokumenty powiązane widok prosty i złożony Dokumenty powiązane, to zbiór dokumentów znajdujących się w obiegu (status dokumentu roboczy lub aktywny), na których zalogowany użytkownik wykonał jakąś akcję, np. dokonał akceptacji, ale nie jest autorem dokumentu. Inaczej mówiąc uczestniczył w procesie obiegu dokumentu na jednym lub kilku krokach. Dokumenty powiązane widok prosty zawiera listę wszystkich dokumentów (bez względu na typ dokumentu delegacja krajowa, wnioski urlopowe lub inne, które powstaną w Portalu Pracowniczym) w jednej tabeli. Zawiera on kolumny wspólne dla wszystkich dokumentów a dostępne informacje zawierają dane ujednolicone dla wszystkich typów dokumentów. W sekcji Dokumenty powiązane widok prosty dostępne są AKCJE podglądu dokumentu, pokazania historii dokumentu, historii akceptacji dokumentu oraz uwag i załączników dla dokumentu. Dokumenty powiązane widok prosty. Dokumenty powiązane widok złożony zawiera listy wszystkich dokumentów pogrupowane oddzielnie według typów dokumentu np. listę Powiązane delegacje krajowe nowe i aktywne dla delegacji, Powiązane wnioski urlopowe nowe i aktywne dla wniosków urlopowych o urlop wypoczynkowy oraz urlop na żądanie. Widok ten zawiera bardziej szczegółowe dane na temat samego dokumentu, które zależą od jego typu, np. kolumna delegowanego w delegacji krajowej. W sekcji Dokumenty powiązane widok złożony dostępne są AKCJE podglądu dokumentu, pokazania historii dokumentu, historii akceptacji dokumentu i uwag i załączników dla dokumentu oraz dla delegacji możliwość generowania wydruków. Dla delegacji dodatkowo jeżeli delegowany jest kierowcą, można wygenerować umowę na samochód oraz wyciąg z ewidencji przebiegu pojazdu, jeżeli delegowany jest Studentem, Doktorantem lub Gościem można wygenerować umowę cywilno-prawną. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 12

Dokumenty powiązane widok złożony. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 13

4.5. Moje archiwum widok prosty i złożony Moje archiwum - to zbiór dokumentów z zakończonym obiegiem (status dokumentu zakończony lub usunięty), których autorem jest zalogowany użytkownik. Moje archiwum - widok prosty zawiera listę wszystkich dokumentów (bez względu na typ dokumentu delegacja krajowa, wnioski urlopowe lub inne, które powstaną w Portalu Pracowniczym) w jednej tabeli. Zawiera kolumny wspólne dla wszystkich dokumentów, więc dostępne informacje zawierają mało szczegółów. W sekcji Moje archiwum widok prosty dostępne są AKCJE podglądu dokumentu, pokazania historii dokumentu, historii akceptacji dokumentu oraz uwag i załączników dla dokumentu. Moje archiwum widok prosty. Moje archiwum - widok złożony zawiera listy wszystkich dokumentów pogrupowane oddzielnie według typów dokumentu np. listę Delegacje krajowe zakończone i odrzucone dla delegacji, Wnioski urlopowe zakończone i odrzucone dla wniosków urlopowych o urlop wypoczynkowy oraz urlop na żądanie. Widok ten zawiera bardziej szczegółowe dane na temat samego dokumentu, które zależą od jego typu, np. kolumna delegowanego w delegacji krajowej. W sekcji Moje archiwum widok złożony dostępne są AKCJE podglądu dokumentu, pokazania historii dokumentu, historii akceptacji dokumentu, historii eksportu do ERP i uwag i załączników dla dokumentu oraz dla delegacji możliwość generowania wydruków. Dla delegacji dodatkowo jeżeli delegowany jest kierowcą, można wygenerować umowę na samochód oraz wyciąg z ewidencji przebiegu pojazdu, jeżeli delegowany jest Studentem, Doktorantem lub Gościem można wygenerować umowę cywilno-prawną. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 14

Moje archiwum widok złożony. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 15

4.6. Archiwum dokumentów powiązanych widok prosty i złożony Archiwum dokumentów powiązanych to zbiór dokumentów z zakończonym obiegiem (status dokumentu zakończony lub usunięty), na których zalogowany użytkownik wykonał jakąś akcję, np. dokonał akceptacji, ale nie jest autorem dokumentu. Inaczej mówiąc uczestniczył w procesie obiegu dokumentu na jednym lub kilku krokach. W sekcji Archiwum dokumentów powiązanych widok prosty dostępne są AKCJE podglądu dokumentu, pokazania historii dokumentu, historii akceptacji dokumentu oraz uwag i załączników dla dokumentu. Archiwum dokumentów powiązanych widok prosty. Archiwum dokumentów powiązanych - widok złożony zawiera listy wszystkich dokumentów pogrupowane oddzielnie według typów dokumentu np. listę Powiązane delegacje krajowe zakończone i odrzucone dla delegacji, Powiązane wnioski urlopowe zakończone i odrzucone dla wniosków urlopowych o urlop wypoczynkowy oraz urlop na żądanie. W sekcji Archiwum dokumentów powiązanych widok złożony dostępne są AKCJE podglądu dokumentu, pokazania historii dokumentu, historii akceptacji, uwag i załączników dla dokumentu oraz dla delegacji o statusie zakończony (nie usunięty) możliwość generowania wydruków dla dokumentów. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 16

Archiwum dokumentów powiązanych widok złożony. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 17

Informacje ogólne dla sekcji Lista zadań, Moje dokumenty, Dokumenty powiązane, Moje archiwum, Archiwum dokumentów powiązanych. Jeżeli nie można wygenerować któregoś wydruku z przycisku AKCJE, link do wskazanego wydruku będzie wyłączony (oznaczony jasnym szarym kolorem), a po przytrzymaniu nad nim kursora myszki wyświetlona zostanie informacja o przyczynie. Dla delegacji prywatnym środkiem transportu, dodane są akcje generowania wydruku umowy na samochód oraz wydruku wyciągu z ewidencji przebiegu pojazdu, jeżeli to możliwe. Uwaga: Akcje z sekcji innych niż Lista zadań otwierane są w nowej karcie przeglądarki - należy umożliwić w ustawieniach przeglądarki otwieranie nowych okien przez stronę aplikacji (wyłączyć blokowanie wyskakujących okienek dla tej strony). 4.7. Zarządzanie zastępstwami Zarządzanie zastępstwami jest to dodatkowa sekcja dostępna jedynie dla aktualnych kierowników jednostek uprawnionych do wysyłania na delegacje. Sekcja przedstawia zastępstwa dla modułu obiegu dokumentów w obrębie podległych pracowników danego kierownika. Sam kierownik również jest widoczny w zbiorze swoich pracowników tak aby zarządzając zastępstwami swoich pracowników, mógł uwzględniać siebie w zastępstwach - jako zastępowany albo zastępujący w ramach kierowanej jednostki. Po kliknięciu w sekcję Zarządzanie zastępstwami otwarta zostaje strona Zastępstwa moich pracowników na której wyświetlone są trzy tabele Bieżące zastępstwa, Przyszłe zastępstwa, Zakończone oraz usunięte zastępstwa. Każda z tabel umożliwia sortowanie i filtrowanie wyników po wybranych atrybutach. Kierownik może zarządzać (dodawać i usuwać) zastępstwa w zbiorze swoich podwładnych - bez względu na różnicę jednostek. Wyróżnione zostały następujące typy zastępstw: Bieżące zastępstwo, to zastępstwo, dla którego bieżąca data mieści się w przedziale obowiązywania zastępstwa określonego datami rozpoczęcia i zakończenia. Jest ono aktywne - system bierze je pod uwagę. Przyszłe zastępstwo to zastępstwo, którego data rozpoczęcia jest późniejsza niż bieżąca - jest ono nieaktywne, system nie bierze go pod uwagę. Zakończone zastępstwo, to zastępstwo, którego data zakończenia jest wcześniejsza niż bieżąca - jest ono nieaktywne i system nie bierze go pod uwagę. Usunięte zastępstwo to zastępstwo, które użytkownik ręcznie usunął z systemu. Jest ono nieaktywne - system nie bierze go pod uwagę. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 18

Dodawanie nowych zastępstw odbywa się za pomocą przycisku DODAJ ZASTĘPSTWO widocznego pod tabelą Przyszłe zastępstwa. Zarządzanie zastępstwami okno dodaj zastępstwo. Zastępstwo można usunąć poprzez przycisk AKCJE widoczny w każdym wierszu z zastępstwem pracownika w tabelach Bieżące zastępstwa oraz Przyszłe zastępstwa. Usunięcie wiersza należy odpowiednio uargumentować. Zastępstwa usunięte są archiwizowane oraz widoczne w tabeli Zakończone i usunięte zastępstwa. Zarządzanie zastępstwami zakłada pewne reguły dotyczące działania oraz dodawania nowych zastępstw: - Zastępstwa nie są przechodnie, to znaczy jeżeli osoba A zastępuje osobę B, a osoba B osobę C, to osoba A nie zastępuje osoby C. - W danym okresie czasu osoba A może być zastępowana tylko przez jedną osobę. - W danym okresie czasu osoba A może zastępować wiele osób. - W danym okresie czasu osoba A nie może być zastępującym, jeżeli jest już zastępowana. - W danym okresie czasu osoba A nie może być zastępowana, jeżeli prowadzi już zastępstwo. Każda akcja dodawania zastępstwa przestrzega powyższych reguł. Dodatkowo oczywiście nie można zastępować samego siebie. Każda akcja usunięcia zastępstwa wymaga uzasadnienia. Zastępstwo usunięte nie znika jest archiwizowane i widoczne w tabeli Zakończone i usunięte zastępstwa. Przy dodawaniu zastępstwa należy podać obowiązujące daty (nie można wskazać daty wcześniejszej niż dzisiejsza, data zakończenia musi być późniejsza lub równa niż wcześniejsza) oraz osobę zastępowaną i zastępującą. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 19

Zarządzanie zastępstwami Zastępstwa moich pracowników COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 20

Widok zastępstw na Liście zadań pracownika zastępującego: Lista zadań - widok prosty została rozszerzona o bieżące dokumenty pracowników UŁ zastępowanych przez zalogowanego użytkownika. Pod listą zadań zalogowanego użytkownika wyświetlone będą listy zadań użytkowników, których zastępuje. Dla każdego z zastępowanych pracownika wyświetlona jest osobna tabela zawierająca bieżące jego zadania (sortowane wg. kolejności nieodczytanych otrzymanych dokumentów). W tytule tabeli zawarte są podstawowe informacje o zastępstwie pracownika z datą obowiązywania zastępstwa. Bieżące dokumenty zastępowanego użytkownika mogą być widoczne lub ukryte na Liście zadań pracownika zastępującego wg. wskazania POKAŻ / UKRYJ. Każdą tabelę można sortować i filtrować po widocznych atrybutach. Za pomocą przycisku AKCJE można wykonać podstawowe zadania dla dokumentu:otwórz dokument, pokaż historię dokumentu, pokaż historię akceptacji dokumentu, pokaż uwagi dla dokumentu oraz pokaż załączniki dla dokumentu. Lista zadań widok prosty lista zadań pracownika zastępującego z widoc znymi listami zadań pracowników zastępowanych COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 21

Lista zadań - widok złożony została rozszerzona o bieżące dokumenty pracowników UŁ zastępowanych przez zalogowanego użytkownika. Pod listą zadań zalogowanego użytkownika wyświetlone będą pogrupowane po typie dokumentu listy zadań użytkowników, których zastępuje. Dla każdego z zastępowanych wyświetlona zostanie osobna tabela zawierająca jego bieżące zadania oraz podstawowe informacje o zastępstwie. Tabele można sortować i filtrować po widocznych atrybutach. Przycisk AKCJE umożliwia wykonanie zadań dla dokumentu. Dla każdego typu dokumentu mogą być one inne. Listy zadań z delegacjami zastępowanych pracowników domyślnie są ukryte, w celu ich zobaczenia należy kliknąć POKAŻ widoczne w prawej części nagłówka tabeli pracownika zastępowanego. Jeżeli pracownik zastępujący nie chce widzieć Listy zadań zastępowanego pracownika klika UKRYJ. Zastępstwa są odnotowane i widoczne na dokumencie delegacji: Akcje wykonane w zastępstwie są rozróżnione w historii dokumentu. Dla dokumentów delegacji krajowej oraz delegacji krajowej z obiegiem mieszanym, w nagłówku kroku widoczna jest informacja o wykonywaniu akcji w zastępstwie. Wnioskodawca może delegować osoby: - samego siebie, - swoich podwładnych, - osoby, które upoważniły go do wypełniania delegacji w swoim imieniu, - jeżeli kogoś zastępuje, to wszystkie osoby, które upoważniły kogokolwiek z zastępowanych do wypełniania delegacji w swoim imieniu, - jeżeli zastępuje kierownika, to podwładnych zastępowanego kierownika. W delegacjach krajowych, wnioskodawca może dodać oświadczenia dla: - samego siebie, - swoich podwładnych, - osób, które upoważniły go do wypełniania delegacji w swoim imieniu, - jeżeli kogoś zastępuje, to wszystkich osób, które upoważniły kogokolwiek z zastępowanych do wypełniania delegacji w swoim imieniu, - jeżeli zastępuje kierownika, to podwładnych zastępowanego kierownika. Warto zauważyć, że uprawnienia te są w 100% spójne z uprawnieniami do wystawiania delegacji w imieniu innej osoby. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 22

Lista zadań widok złożony lista zadań pracownika zastępującego z widocznymi listami zadań pracowników zastępowanych COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 23

4.8. Eksport danych delegacji krajowej do pliku płatności krajowych Eksport danych delegacji krajowej do pliku płatności krajowych sekcja przeznaczona jest dla pracowników Administracji Centralnej UŁ, pozwala wygenerować plik płatności krajowych zawierającego zlecenie wypłat zaliczek dla wybranego zbioru dokumentów. Plik ten zawiera zlecenia wypłat zaliczek (przelewy i autowypłaty) dla delegacji. Po kliknięciu na tą sekcję otwarta zostaje strona Eksport danych do pliku płatności krajowych. W celu wygenerowania zlecenia wypłaty zaliczek dla danej grupy dokumentów należy w pierwszej kolejności uzupełnić Parametry wyszukiwania dokumentów delegacji krajowych do eksportu według poszukiwanych wartości zawartych w delegacjach. Mogą to być Daty wskazane na dokumentach (wypełnienia wniosku, wyjazdu i przyjazdu z podróży służbowej) oraz Pozycje budżetowe czyli dane zawarte w Źródle finansowania wyjazdu delegacji. Pozycje budżetowe jakie ma zawierać poszukiwana grupa dokumentów można wskazać według konkretnych wartości np. Grupa działalności, Rodzaj działalności, Typ działalności, MPK, Projekt lub Źródło finansowania. Można również wyszukać zbiór delegacji wprowadzając w Pozycjach budżetowych tzw. Maski dla pól Kod MPK, Kod projektu lub Kod źródła finansowania. Szczegółowy opis wyszukiwania dokumentów za pomocą maski opisany został w sekcji Wyszukiwanie złożone na kolejnych stronach instrukcji. Ostatnim typem zawężenia wyszukiwania grupy delegacji jest Zaliczka, gdzie należy wskazać w polu Forma zaliczki: Przelew lub Autowypłata. Parametr ten określa formę pliku jaki będzie w dalszej kolejności generowany dla Banku plik przelewów bądź plik autowypłat. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 24

Parametry wyszukiwania dokumentów delegacji krajowych do eksportu. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 25

W przypadku wskazania formy zaliczki Autowypłata trzeba dodatkowo określić parametry, które znajdą się w zleceniach - data zlecenia oraz data ważności. System pilnuje, żeby pola te nie były puste, nie sprawdza jednak ich wartości i korelacji. Opcje autowypłaty. Po kliknięciu przycisku WYSZUKAJ znajdującego się u dołu strony dane zostaną przetworzone, panel Parametry wyszukiwania dokumentów delegacji krajowych do eksportu zostanie zwinięty, a pokazany zostanie panel Znalezione dokumenty z wynikami wyszukiwania. Panel parametrów wyszukiwania można w każdej chwili zwinąć lub rozwinąć poprzez kliknięcie przycisku POKAŻ / UKRYJ widocznego w nagłówku panelu z prawej strony. Panel parametrów wyszukiwania można również łatwo wyczyścić klikając przycisk WYCZYŚĆ FORMULARZ widoczny obok przycisku WYSZUKAJ. Przy czyszczeniu formularza, jego wszystkie pola zostaną zresetowane a widok wyników wyszukiwania zostanie wyczyszczony i ukryty. Działanie tych funkcjonalności jest identyczne z wyszukiwaniem dokumentu dostępnym z głównego menu aplikacji Dokumenty: Wyszukiwanie proste lub Wyszukiwanie złożone. Opis wskazanych sekcji w dalszej części instrukcji. W panelu Parametry wyszukiwania dokumentów delegacji krajowych do eksportu, po wskazaniu parametrów wyszukiwania dokumentów wyświetlona zostanie tabela Znalezione dokumenty, której wierszami są dokumenty delegacji krajowej. Każdy wiersz zawiera podstawowe informacje o dokumencie oraz pole wyboru - checkbox ostatnia kolumna tabeli. Pola wyboru przy każdym wierszu służą do wskazania dokumentów, które zostaną wyeksportowane do pliku dla systemu bankowego. Wygenerowany plik będzie zawierał jedynie dane dokumentów, które zostały wcześniej zaznaczone. Przyciski widoczne w nagłówku panelu Znalezione dokumenty ułatwiają wybór dokumentów. Przyciski nawigacyjne w Znalezione dokumenty COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 26

Przycisk Zaznacz wszystkie dokumenty wybiera wszystkie znalezione dokumenty - tak samo jak zaznaczenie pola w nagłówku tabeli z polami wyboru. Przycisk Zaznacz dokumenty nieobjęte eksportem wybiera wszystkie dokumenty, które nie były jeszcze eksportowane. Przycisk Odwróć zaznaczenie odwraca wybór dokumentów - zaznaczone zostają odznaczone i odwrotnie. Przycisk Wyczyść zaznaczenie czyści wybór dokumentów. Na podstawie wyglądu danego wiersza tabeli można łatwo stwierdzić, czy dany dokument był już eksportowany przesłany do pliku. Wiersze, których dokumenty były już wyeksportowane będą "wyszarzone", a po najechaniu kursorem na taki wiersz zostanie wyświetlone okienko z informacją o tym, że dany dokument był już wyeksportowany oraz historią eksportów obejmujących ten dokument. Historia ta składa się z daty eksportu oraz informacji o osobie dokonującej eksportu. Tabela nie jest odświeżana przy generowaniu pliku, w tym celu należy ponownie wyszukać dokumenty. Dla grupy wyszukanych delegacji, które mają zaznaczony checkbox (ostatnia kolumna), można: - wygenerować podglądu PDF poprzez kliknięcie PODGLĄD PLIKU widocznego u dołu strony pod tabelą Znalezione dokumenty. Dane zostaną wygenerowane w postaci pliku w formacie PDF dane takie same jak dla pliku do Banku. Dla generowania podglądu obowiązują wszystkie zasady jak dla generowania faktycznego pliku do Banku (układ danych w PDF taki sam) ale system pozwala wygenerować ten sam dokument kilka razy bez oznaczania go jako wygenerowany do Banku przez użytkownika. Oznacza to, że pracownik może wielokrotnie korzystać z ww. przycisków do generowania plików. Użycie PODGLĄD PLIKU nie wyszarza delegacji w tabeli, dopiero zastosowanie GENERUJ PLIK zmienia status dokumentów jako wyeksportowane do pliku bankowego. - wygenerować plik dla Banku poprzez kliknięcie przycisku GENERUJ PLIK widoczny pod tabelą wyszukanych dokumentów. Dokument, który zostanie wygenerowany do pliku zmienia swój status jako wyeksportowany do Banku i w tabeli Znalezione dokumenty jest wyszarzony a po najechaniu na niego kursorem wyświetla się informacja kto i kiedy dokonał jego eksportu. Uwaga: W przypadku, gdy nie będzie zaznaczony checkbox przy żadnej z delegacji widocznej w tabeli Znalezione dokumenty a zostanie kliknięty przycisk PODGLĄD PLIKU lub GENERUJ PLIK wówczas system wyświetli stosowny komunikat o potrzebie zaznaczenia przynajmniej jednego dokumentu do prawidłowego wygenerowania pliku. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 27

Panel Znalezione dokumenty COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 28

Plik przelewów składa się ze zleceń przelewów wypłat zaliczek dla wybranych dokumentów. Datą zlecenia będzie data generowania tego pliku. Tytuł przelewu ma formę: "WYPLATA ZALICZKI DELEGACJA NR numer delegacji DATA WYJAZDU data wyjazdu", na przykład: "WYPLATA ZALICZKI DELEGACJA NR DELK/115/430/08/2016 DATA WYJAZDU 01.08.2016", gdzie znak " " oznacza nową linię. W polu "Dane i adres kontrahenta" znajdzie się imię i nazwisko delegowanego. Przelewy realizowane są z konta ogólnego UŁ. Plik autowypłat składa się ze zleceń autowypłat zaliczek dla wybranych dokumentów. Tytuł przelewu ma formę: "WYPLATA ZALICZKI DELEGACJA NR numer delegacji DATA WYJAZDU data wyjazdu", na przykład: "WYPLATA ZALICZKI DELEGACJA NR DELK/115/430/08/2016 DATA WYJAZDU 01.08.2016", gdzie znak " " oznacza nową linię. Data zlecenia i data ważności przyjmowane są z formularza. W danych beneficjenta znajdzie się imię, nazwisko oraz adres delegowanego. Autowypłaty realizowane są z konta ogólnego UŁ jako wypłata wolnych środków z blokadą w dniu złożenia przelewu. W polu "Typ dokumentu tożsamości" znajdą się dane wybrane ze zbioru: 1. PESEL. 2. Dowód osobisty. 3. Paszport. 4. Karta / dokument potwierdzający prawo pobytu, 5. Zagraniczny dokument "ID Card". W pierwszej kolejności sprawdzany jest PESEL, następnie wymienione wyżej typy dokumentów. Jeżeli delegowany nie będzie miał powiązanych danych na temat tych dokumentów lub PESELu (źródłem danych jest system Rektorat), wygenerowanie pliku nie będzie możliwe. 4.9. Wyszukiwanie proste i złożone Wyszukiwanie dokumentów dostępne jest z głównego menu Dokumenty w sekcji Wyszukiwanie proste oraz Wyszukiwanie złożone. Wyszukiwanie proste od razu pokazuje parametry wyszukiwania, natomiast w wyszukiwaniu złożonym należy najpierw wybrać typ dokumentu. Wyszukiwanie proste daje możliwość wyszukiwania dokumentów po atrybutach wspólnych dla wszystkich dokumentów. Wyszukiwanie złożone związane jest z typem dokumentu i rozszerza możliwości wyszukiwania względem atrybutów danego rodzaju dokumentu. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 29

Wyszukiwanie proste i złożone działają w oparciu o te same zasady i wyglądają podobnie. Po pokazaniu formularza wyszukiwania należy wypełnić żądane atrybuty, a następnie kliknąć przycisk WYSZUKAJ. Po otrzymaniu wyników, parametry wyszukiwania zostaną zwinięte (ukryte), a pokażą się wyniki wyszukiwania. Tabelę z wynikami można sortować metodą opisaną dla wcześniej opisanych sekcji, nie można jej natomiast filtrować. W razie potrzeby zmiany atrybutów wyszukiwania, należy kliknąć przycisk POKAŻ / UKRYJ znajdujący się w tytule panelu z parametrami wyszukiwania, zmienić żądane atrybuty i ponownie kliknąć przycisk WYSZUKAJ. Wyniki wyszukiwania zostaną uaktualnione. Panel parametrów wyszukiwania można zwijać / rozwijać w dowolnym momencie. Pomocny może być przycisk WYCZYŚĆ FORMULARZ, który czyści wszystkie parametry wyszukiwania (ustawia je na "puste") oraz czyści wyniki wyszukiwania. Należy zwrócić uwagę, że wypełnianie kolejnych pól będzie skutkowało silniejszym zwężaniem wyników - następuje konkatenacja warunków wyszukiwania - wszystkie muszą zostać spełnione. Wyszukiwanie dokumentów proste Z tabeli wyników Wyszukiwanie dokumentów proste można za pomocą przycisku AKCJE otworzyć podgląd dokumentu, podgląd jego historii oraz uwag. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 30

UWAGA: Akcje otwierane są w nowej karcie przeglądarki - należy umożliwić w ustawieniach przeglądarki otwieranie nowych okien przez stronę aplikacji (wyłączyć blokowanie wyskakujących okienek dla tej strony). Tabela wyników dla Wyszukiwanie dokumentów proste W przypadku potrzeby znalezienia dokumentów wg. większej ilości atrybutów należy wybrać sekcję Wyszukiwanie złożone. W pierwszej kolejności system poprosi o wybór typu dokumentu np. Delegacja krajowa, po jego wskazaniu należy kliknąć WYBIERZ. Wówczas otwarty zostanie panel Parametry wyszukiwania dla delegacji krajowych. Wyszukiwanie dokumentów złożone wybór typu dokumentu Wyszukiwanie złożone różni się od Wyszukiwania prostego rozbudowaną listą atrybutów według których użytkownik może odnaleźć dokumenty oraz możliwością wygenerowania listy szukanych delegacji do pliku Excel. Parametrami według których można wyszukać dokument w Wyszukiwaniu złożonym są: 1. Właściwości dokumentu: Id dokumentu, Numer dokumentu, Status dokumentu i Krok dokumentu; 2. Daty: Minimalna data wypełnienia wniosku, Maksymalna data wypełnienia wniosku, Minimalna data wyjazdu, Maksymalna data wyjazdu, Minimalna data przyjazdu, Maksymalna data przyjazdu. Wszystkie daty należy COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 31

wypełniać prawidłowych formatem daty dd.mm.rrrr, można ją wpisać ręcznie lub wskazać po kliknięciu na ikonę kalendarza. 3. Osoby: Wnioskodawca, Jednostka wnioskodawcy, Delegowany, MPK delegowanego, Imię i nazwisko delegowanego; 4. Pozycje budżetowe: Grupa działalności, Rodzaj działalności, Typ działalności, MPK, Projekt, Źródło finansowania. Dodatkowo część atrybutów z pozycji budżetowych można wyszukać za pomocą tzw. Maski, służą do tego pola Kod MPK, Kod projektu, Kod źródła finansowania. Opcja wyszukiwania za pomocą maski opisana jest w komunikacie na ww. polami: Ważne! Poniższe pola umożliwiają wyszukanie grupy atrybutów względem maski. Znak "*" zastępuje dowolny ciąg znaków. Jeżeli w masce znak "*" występuje tylko na końcu, to można go pominąć. Na przykład dla pola kodu MPK, maski "221" oraz "221*" będą jednoznaczne dla systemu. Jeżeli w masce występuje już znak "*", to nie można pominąć jego wystąpienia na końcu jeżeli jest to wymagane. Na przykład dla pola kodu MPK, maski "22*1" oraz "22*1*" dadzą zupełnie inne wyniki. Pierwsza oznacza "wszystkie MPK zaczynające się na 22, mające dowolne znaki (jeden lub wiele) w środku i zakończone 1", druga natomiast to "wszystkie MPK zaczynające się na 22, mające dowolne znaki (jeden lub wiele) w środku, następnie znak "1" oraz zakończone dowolną sekwencją znaków". Dla ułatwienia system będzie podpowiadał, jakie wartości będą pasowały do danej maski wyświetlając odpowiednią listę pod każdym z pól. Należy mieć na uwadze to, że chcąc zawężyć zbiór po MPK, projekcie lub źródle finansowania pozycji budżetowej, można skorzystać tylko z jednego pól do tego przeznaczonych. Można wybrać konkretną wartość (korzystając z powyższych pól) lub skorzystać z wyszukiwania z użyciem maski (korzystając z poniższych pól). System będzie automatycznie blokował próbę jednoczesnego korzystania z pól odnoszących się do tego samego atrybutu. 5. Koszty wyjazdu: Minimalny przewidywany koszt wyjazdu dla UŁ i Maksymalny przewidywany koszt wyjazdu dla UŁ (dla dokumentów przed krokiem rozliczenia) oraz Minimalny koszt wyjazdu dla UŁ i Maksymalny koszt wyjazdu dla UŁ (dla dokumentów na krokach rozliczenia i późniejszych). 6. Środek podróży: Środek lokomocji oraz pola do zaznaczenia w przypadku wskazania samochodu Podróż prywatnym środkiem transportu, Podróż służbowym środkiem transportu. 7. Informacje o delegacji: Nazwa jednostki, do której udaje się delegowany, Miejscowość delegacji, Cel podróży. 8. Zaliczka: Prośba o zaliczkę, Minimalna wnioskowana kwota zaliczki, Maksymalna wnioskowana kwota zaliczki, Minimalna pobrana kwota zaliczki, Maksymalna pobrana kwota zaliczki. 9. Inne: Czy zapewniono refundację kosztów. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 32

Parametry wyszukiwania złożonego cz.1 Właściwości dokumentu, Daty, Osoby COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 33

Parametry wyszukiwania złożonego cz.2 Pozycje budżetowe, Koszty wyjazdu, Środek podróży, Informacje o delegacji, Zaliczka, Inne COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 34

Wyszukiwarka dla delegacji działa trochę inaczej niż większość wyszukiwarek dostępnych w systemach UŁ i nie tylko. Różnica polega w zawężaniu możliwości wyboru parametrów wyszukiwania. Mówiąc dokładniej, większość parametrów wyszukiwania (głównie listy wyboru) jest ograniczona do wartości parametrów istniejących w systemie. Dla przykładu: chcemy wyszukać dokument, którego autorem jest Jan Kowalski. Po przejściu do formularza wyszukiwania wybieramy z listy pola "Autor dokumentu" Jan Kowalski. Może się jednak zdarzyć sytuacja, kiedy tego pana na liście nie będzie - oznacza to, że w systemie nie istnieje żaden dokument, którego autorem jest Jan Kowalski. Mówiąc inaczej przy tworzeniu list wyboru, system sprawdza każdy dokument istniejący w aplikacji i na tej podstawie je tworzy. Przepatrując dokumenty po kolei "odkłada sobie do osobnych koszyków" - autorów, delegowanych itp., a później używa ich w wyszukiwarce. Dlatego też w polach wyboru pracownika nie znajdziemy wszystkich pracowników UŁ, a jedynie wszystkich autorów dokumentów, wszystkich delegowanych itp. Lista parametrów wyszukiwania zawężana do istniejących w utworzonych dokumentach. Inny przykład: chcemy wyszukać delegację krajową względem projektu X. Jeżeli w parametrach wyszukiwania, nie możemy wybrać tego projektu, to znaczy, że nie istnieje żadna delegacja, która jest finansowana z projektu X. Po wprowadzeniu atrybutów według których chcemy znaleźć grupę dokumentów należy kliknąć WYSZUKAJ o dołu strony. Jeżeli chcemy zmienić wcześniej wprowadzone do wyszukiwarki atrybuty należy kliknąć WYCZYŚĆ FORMULARZ. Znalezione dokumenty wyświetlone są w tabeli Wyniki wyszukiwania, wówczas parametry wyszukiwania zostają ukryte, można je zobaczyć po kliknięciu na POKAŻ. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 35

Tabela wyników dla Wyszukiwanie delegacji krajowych COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 36

Tabelę z wyszukanymi dokumentami można wygenerować do pliku Excel poprzez kliknięcie GENERUJ PLIK EXCEL. W wygenerowanym pliku znajdują się kolumny: id dokumentu, numer dokumentu, status dokumentu, krok dokumentu, wnioskodawca (ujednolicone dla wszystkich typów), delegowany (ujednolicone dla wszystkich typów), data wypełnienia wniosku, data wyjazdu, data powrotu, jednostka, do której udaje się delegowany, miejscowość delegacji, cel wyjazdu, środek lokomocji (ujednolicone dla wszystkich typów), wnioskowana kwota zaliczki, otrzymana kwota zaliczki, przewidywany koszt wyjazdu, rozliczony koszt wyjazdu, grupa działalności, rodzaj działalności, typ działalności, MPK, projekt, źródło finansowania (ERP), kwota jaką rozlicza źródło finansowania, załączniki dokumentu, adres do podglądu dokumentu. Dokument zawiera też podsumowanie dla kolumn: wnioskowana kwota zaliczki, otrzymana kwota zaliczki, przewidywany koszt wyjazdu, rozliczony koszt wyjazdu, rozliczony koszt wyjazdu, kwota jaką rozlicza źródło finansowania. W pliku założone są automatyczne filtry dla wszystkich kolumn. Kolumna z załącznikami dokumentu zawiera nazwę pliku, a po dwukropku adres, który należy wkleić w przeglądarkę, aby go pobrać. W kolumnie z podglądem dokumentu znajduje się odnośnik do jego podglądu, który również należy skopiować i wkleić w pasek adresu przeglądarki. Generowanie pliku Excel następuje w nowym oknie przeglądarki, które informuje użytkownika o trwającej operacji. W związku z tym prosimy o zwrócenie uwagi, czy używana przeglądarka zezwala na otwieranie okien przez stronę aplikacji. W przeciwnym razie pliku nie będzie można wygenerować. Po wygenerowaniu pliku okno nie jest automatycznie zamykane, prosimy o jego zamknięcie. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 37

5. Rodzaje historii dokumentu Ze wszystkich sekcji Lista zadań, Moje dokumenty, Dokumenty powiązane, Moje archiwum, Archiwum dokumentów oraz Wyszukiwanie użytkownik może z poziomu przycisku AKCJE znajdującego się końcu każdego wiersza dokumentu zobaczyć historię dokumentu oraz historię akceptacji dokumentu. 5.1. Historia dokumentu Po kliknięciu Pokaż historię dokumentu otwarta zostaje strona Historia dokumentu, która zawiera chronologiczny wykaz dekretacji dokumentu na kolejnych krokach. Historia dokumentu dostępna jest dla delegacji. Historię dokumentu można dodatkowo pobrać poprzez kliknięcie WYGENERUJ PDF. Pokaż historię dokumentu przykład dla delegacji COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 38

Pokaż historię dokumentu przykład wniosku urlopowego Historia dokumentu przykład wydruku PDF dla delegacji COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 39

Historia dokumentu przykład wydruku PDF dla wniosku urlopowego 5.2. Historia akceptacji dokumentu We wszystkich miejscach aplikacji, z których można obejrzeć historię dokumentu, pod przyciskiem AKCJE dostępny jest również Pokaż historię akceptacji dokumentu. Historia akceptacji dokumentu jest wyciągiem z pełnej historii ale zawiera jedynie wpisy dotyczące akceptacji przez użytkowników i administratorów. Dostępna jest dla delegacji oraz wniosków urlopowych. W odróżnieniu od historii dokumentu, nie zawiera informacji o przejściach, zawiera natomiast więcej szczegółów dotyczących samej akceptacji. Dodatkowo wyświetlana jest informacja pod jakim względem dana akceptacja została dokonana np. dla dokumentu delegacji krok wnioskowania: "dokument został przekazany do dalszej akceptacji", krok akceptacji Kanclerza: "dokument został zaakceptowany pod względem formalno-rachunkowym", krok akceptacji Dziekana: "dokument został zaakceptowany pod względem merytorycznym" itd. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 40

Pokaż historię akceptacji dokumentu przykład dla delegacji Pokaż historię akceptacji dokumentu przykład dla wniosku urlopowego Podobnie jak historię dokumentu, historię akceptacji dokumentu można pobrać w formacie pliku PDF poprzez kliknięcie Wygeneruj PDF. COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 41

Historia akceptacji dokumentu przykład wydruku PDF dla delegacji Historia akceptacji dokumentu przykład wydruku PDF dla wniosku urlopowego 5.3. Historia eksportu do ERP Dla wszystkich delegacji ze statusem zakończony, które zostały pomyślnie wyeksportowane do systemu ERP można z listy AKCJE kliknąć Pokaż historię eksportu do ERP. Historia eksportu do systemu ERP przykład COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 42

Raport historii eksportu do systemu ERP pokazuje kiedy delegacja została wyeksportowana i pod jakim numerem została zapisana w systemie ERP. 6. Dodatkowe AKCJE dla dokumentu Uwagi i Załączniki Ze wszystkich sekcji Lista zadań, Moje dokumenty, Dokumenty powiązane, Moje archiwum, Archiwum dokumentów oraz Wyszukiwanie użytkownik może z poziomu przycisku AKCJE znajdującego się końcu każdego wiersza dokumentu zobaczyć dodane Uwagi oraz Załączniki. Dostępne są one dla delegacji oraz wniosków urlopowych. Uwagi i załączniki można podejrzeć również z po otwarciu podglądu dokumentu. 6.1. Uwagi Po kliknięciu dla dokumentu na AKCJE a następnie kliknięciu Pokaż uwagi dla dokumentu zostanie wyświetlona strona z listą dodanych uwag. Uwaga: Usuwanie i poprawianie uwag możliwe jest tylko na aktywnym formularzu dokumentu przez autora uwagi (osobę, która dodała ją do systemu), gdy dokument znajduje się na jego Liście zadań na kroku na który została dodana uwaga. Na zamkniętym dokumencie z poziomu Pokaż uwagi dla dokumentu użytkownik może tylko zobaczyć treść uwagi poprzez kliknięcie Pokaż szczegóły uwagi dostępne pod przyciskiem AKCJE przy każdej uwadze. Ponadto na stronie Uwagi dokumentu (na zamkniętym dokumencie) można dodać nową uwagę Komentarz poprzez kliknięcie Dodaj uwagę. Panel uwag przykład uwagi dodanej dla delegacji COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 43

Panel uwag przykład uwagi dodanej dla wniosku urlopowego 6.2. Załączniki Po kliknięciu dla dokumentu na AKCJE a następnie kliknięciu Pokaż załączniki dla dokumentu zostanie wyświetlona strona z listą dodanych załączników. Uwaga: Usuwanie załączników możliwe jest tylko na aktywnym formularzu dokumentu przez osobę, która go dodała, gdy dokument znajduje się na jej Liście zadań, na kroku na który plik został dodany. Dla delegacji krajowej tymi krokami są Etap wnioskowania, Rozliczenie delegacji oraz akceptacja Administracji Centralnej. Dla wniosku urlopowego jest to krok Etap wnioskowania. Na zamkniętym dokumencie z poziomu Pokaż załączniki dla dokumentu użytkownik może tylko pobrać dodany plik poprzez kliknięcie Pobierz załącznik dostępny pod przyciskiem AKCJE przy każdym pliku. Panel załączników przykład załączników dodanych do delegacji Panel załączników przykład załączników dodanych do wniosku urlopowego COPYRIGHT @ CENTRUM INFORMATYKI UŁ 2017 44