Żnin, dnia 29 listopada 2016 r. ZAPYTANIE OFERTOWE Nr sprawy: TPR.ZPP.49.2016 1. ZAMAWIAJĄCY Gmina Żnin ul. 700-lecia 39 88-400 Żnin woj. kujawsko-pomorskie tel. 52 303 13 01 faks 52 303 11 03 2. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 2.1. Nazwa zamówienia: Kompleksowa obsługa ekspercka Gminy Żnin w zakresie przygotowania Programu Rewitalizacji dla Gminy Żnin na lata 2016-2023 2.2. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie kompleksowej obsługi eksperckiej Gminy Żnin w zakresie przygotowania Programu Rewitalizacji dla Gminy Żnin na lata 2016-2023 przez zespół ekspercki składający się z trzech osób fizycznych. 2.3. Niniejsze postępowanie realizowane jest na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.). 2.4. Program Rewitalizacji dla Gminy Żnin na lata 2016-2023 musi być zgodny z Zasadami programowania przedsięwzięć rewitalizacyjnych w celu ubiegania się o środki finansowe w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020 oraz z założeniami konkursu ogłoszonego przez Zarząd Województwa Kujawsko-Pomorskiego na przygotowanie lub aktualizację programów rewitalizacji w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020. 2.5. Przedmiot zamówienia obejmuje: a) wsparcie eksperckie dla przygotowanej przez pracowników Urzędu Miejskiego treści roboczej oraz wsparcie eksperckie ostatecznej treści dokumentu DIAGNOZY CZYNNIKÓW I ZJAWISK KRYZYSOWYCH, SKALI I POTRZEB REWITALIZACYJNYCH WRAZ Z OKREŚLENIEM ZASIĘGU PRZESTRZENNEGO, b) opracowanie na podstawie DIAGNOZY CZYNNIKÓW I ZJAWISK KRYZYSOWYCH, SKALI I POTRZEB REWITALIZACYJNYCH WRAZ Z OKREŚLENIEM ZASIĘGU PRZESTRZENNEGO roboczej treści dokumentu WIZJI I CELÓW REWITALIZACJI oraz opracowanie ostatecznej treści WIZJI I CELÓW REWITALIZACJI, z uwzględnieniem efektów wypracowanych w toku konsultacji społecznych oraz ustaleń zespołów roboczych, c) przygotowanie projektu LIST PROJEKTÓW I PRZEDSIĘWZIĘĆ REWITALIZACYJNYCH oraz wsparcie eksperckie ostatecznej treści LIST PROJEKTÓW I PRZEDSIĘWZIĘĆ REWITALIZACYJNYCH wraz z mechanizmami komplementarności (z uwzględnieniem wyników konsultacji społecznych), d) opracowanie eksperckie treści PROGRAMU REWITALIZACJI w zakresie indykatywnych ram finansowych, e) opracowanie eksperckie treści PROGRAMU REWITALIZACJI w zakresie określenia mechanizmów włączenia mieszkańców, przedsiębiorców i innych podmiotów w proces rewitalizacji, f) opracowanie eksperckie treści PROGRAMU REWITALIZACJI w zakresie systemu realizacji i wdrażania programu, 1
g) opracowanie eksperckie treści PROGRAMU REWITALIZACJI w zakresie systemu monitoringu i oceny skuteczności działań i systemu wprowadzania modyfikacji w reakcji na zmiany w otoczeniu, h) opracowanie ostatecznej treści dokumentu PROGRAMU REWITALIZACJI z uwzględnieniem uwag zgłoszonych w toku konsultacji społecznych, i) uspołecznienie procesu opracowania DIAGNOZY CZYNNIKÓW I ZJAWISK KRYZYSOWYCH, SKALI I POTRZEB REWITALIZACYJNYCH WRAZ Z OKREŚLENIEM ZASIĘGU PRZESTRZENNEGO, j) uspołecznienie procesu opracowania WIZJI I CELÓW REWITALIZACJI, k) uspołecznienie procesu opracowania LIST PROJEKTÓW I PRZEDSIĘWZIĘĆ REWITALIZACYJNYCH, l) uspołecznienie procesu opracowania ostatecznej treści PROGRAMU REWITALIZACJI, m) bieżące wsparcie eksperckie dla pracowników Urzędu Miejskiego w zakresie rewitalizacji, n) dyżury eksperckie dla interesariuszy rewitalizacji. 2.6. Działania określone w ppkt 2.5 c) uwzględniają: przygotowanie wzoru karty projektu, analizę merytoryczną kart projektu, doradztwo i korespondencję z wnoszącymi uwagi dotyczące treści kart projektów, wypracowanie metody wyboru projektów i przedsięwzięć rewitalizacyjnych. 2.7. Działania określone w ppkt 2.5 i) uwzględniają: opracowanie ankiety w celu identyfikacji zjawisk i procesów dla sporządzenia DIAGNOZY CZYNNIKÓW I ZJAWISK KRYZYSOWYCH, SKALI I POTRZEB REWITALIZACYJNYCH WRAZ Z OKREŚLENIEM ZASIĘGU PRZESTRZENNEGO (wraz z opracowaniem wyników konsultacji oraz wniosków i rekomendacji), organizację warsztatu dla lokalnych liderów w celu identyfikacji i weryfikacji obszarów problemowych (wraz z opracowaniem koncepcji spotkania, prezentacji i materiałów pomocniczych, moderację spotkania, opracowanie wniosków), wsparcie merytoryczne konsultacji społecznych treści DIAGNOZY CZYNNIKÓW I ZJAWISK KRYZYSOWYCH, SKALI I POTRZEB REWITALIZACYJNYCH WRAZ Z OKREŚLENIEM ZASIĘGU PRZESTRZENNEGO (opracowanie kwestionariusza, analiza merytoryczna uwag i doradztwo na etapie korespondencji z wnoszącymi uwagi). 2.8. Działania określone w ppkt 2.5 j) uwzględniają: organizację otwartego spotkania konsultacyjnego w celu zweryfikowania kompletności dokumentu WIZJI I CELÓW REWITALIZACJI (w tym: opracowanie koncepcji spotkania, przygotowanie materiałów, moderacja spotkania, prezentacja DIAGNOZY CZYNNIKÓW I ZJAWISK KRYZYSOWYCH, SKALI I POTRZEB REWITALIZACYJNYCH WRAZ Z OKREŚLENIEM ZASIĘGU PRZESTRZENNEGO, wstępnej WIZJI I CELÓW REWITALIZACJI w gminie) oraz wsparcie merytoryczne konsultacji społecznych treści dokumentu WIZJI I CELÓW REWITALIZACJI (opracowanie kwestionariusza, analiza merytoryczna uwag i doradztwo na etapie korespondencji z wnoszącymi uwagi). 2.9. Działania określone w ppkt 2.5 k) uwzględniają wsparcie ekspertów podczas konsultacji społecznych LIST PROJEKTÓW I PRZEDSIĘWZIĘĆ REWITALIZACYJNYCH (opracowanie kwestionariusza, analiza merytoryczna uwag i doradztwo na etapie korespondencji z wnoszącymi uwagi). 2.10. Działania określone w ppkt 2.5 l) uwzględniają organizację otwartego spotkania konsultacyjnego w celu zweryfikowania kompletności dokumentu PROGRAMU REWITALIZACJI (opracowanie koncepcji spotkania, przygotowanie materiałów, moderacja spotkania, prezentacja PROGRAMU REWITALIZACJI) oraz konsultacje społeczne PROGRAMU REWITALIZACJI (opracowanie kwestionariusza, analiza merytoryczna uwag i doradztwo na etapie korespondencji z wnoszącymi uwagi). 2.11. Wsparcie określone w ppkt 2.5 m) uwzględnia udział w pracach zespołów roboczych oraz spotkania z pracownikami podczas kolejnych etapów tworzenia PROGRAMU REWITALIZACJI (Zamawiający przewiduje ogółem 48 godzin wsparcia podczas obsługi eksperckiej). 2.12. Przynajmniej jeden z członków zespołu eksperckiego będzie zobligowany do udziału w sesjach Rady Miejskiej w Żninie oraz w posiedzeniach komisji Rady Miejskiej w Żninie, podczas których poruszane będą kwestie związane z przygotowaniem i uchwaleniem Programu Rewitalizacji dla Gminy Żnin na lata 2016-2023. 2.13. Wykonawca będzie zobligowany do uwzględnienia w Programie Rewitalizacji dla Gminy Żnin na lata 2016-2023 uwag przekazanych przez Zespół ds. rewitalizacji powołany przez Zarząd Województwa Kujawsko-Pomorskiego. 2
2.14. Dyżury określone w ppkt 2.5 n) uwzględniają wsparcie informacyjne i doradztwo w zakresie możliwości prowadzenia i finansowania projektów i przedsięwzięć rewitalizacyjnych skierowane do interesariuszy (Zamawiający przewiduje ogółem 48 godzin wsparcia podczas obsługi eksperckiej). 2.15. Działania określone w ppkt 2.5 m) i n) Wykonawca będzie realizował w siedzibie Zamawiającego mieszczącej się w Urzędzie Miejskim w Żninie przy ulicy 700-lecia 39 lub innej wskazanej przez Zamawiającego lokalizacji na terenie gminy Żnin. 2.16. Warsztat, o którym mowa w pkkt 2.7, oraz otwarte spotkania konsultacyjne, o których mowa w ppkt 2.8 i 2.10, odbędą się na obszarze Gminy Żnin. 2.17. Członkowie zespołu eksperckiego są zobowiązani do zachowania poufności w zakresie świadczenia obsługi eksperckiej, w szczególności ochrony danych osobowych. 2.18. Członkowie zespołu eksperckiego są zobowiązani do przedstawienia ewidencji godzin pracy zgodnie z zasadami odnoszącymi się do realizacji projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej. 2.19. W celu realizacji działań, o których mowa w ppkt 2.5 m) i n) Zamawiający zapewni Wykonawcy pomieszczenie wyposażone w meble biurowe, telefon, komputer, drukarkę oraz dostęp do Internetu. Wykonawca nie będzie ponosił dodatkowych kosztów w tym zakresie. 2.20. W celu organizacji warsztatu, o którym mowa w pkkt 2.7, oraz otwartych spotkań konsultacyjnych, o których mowa w ppkt 2.8 i 2.10, Zamawiający zapewni właściwe warunki techniczne, w szczególności zapewni pomieszczenie, komputer, Internet, rzutnik. Wykonawca nie będzie ponosił dodatkowych kosztów w tym zakresie. 3. Termin realizacji Termin realizacji zamówienia: od dnia zawarcia umowy do dnia wydania pozytywnej oceny zgodności programu rewitalizacji przez Instytucję Zarządzającą Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020, jednak nie później niż do 30 czerwca 2017 roku. 4. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków 4.1. O udzielenie zamówienia publicznego mogą ubiegać się osoby fizyczne stanowiące 3-osobowy zespół ekspercki, którego wszyscy członkowie spełniają łącznie następujące warunki formalne: a) korzystają z pełni praw publicznych, b) posiadają pełną zdolność do czynności prawnych, c) nie były karane za przestępstwa umyślne lub przestępstwa skarbowe, d) nie pozostają w stosunku pracy z Urzędem Miejskim w Żninie oraz jednostkami organizacyjnymi Gminy Żnin, e) nie prowadzą działalności gospodarczej w zakresie usług doradczych i konsultingu. 4.2. Na potwierdzenie spełnienia warunków formalnych, o których mowa w pkt 4.1, należy dołączyć do oferty oświadczenia podpisane przez wszystkie osoby. 4.3. Osoby spełniające warunki formalne podlegają ocenie spełniania poniższych warunków merytorycznych: a) wszyscy członkowie zespołu posiadają wykształcenie wyższe, w tym przynajmniej jeden posiada wykształcenie wyższe prawnicze i przynajmniej jeden posiada wykształcenie wyższe ekonomiczne, b) wszyscy członkowie zespołu posiadają minimum 5-letnie doświadczenie zawodowe w dziedzinie związanej z programowaniem i/lub prowadzeniem i/lub badaniem polityki rozwoju lokalnego/regionalnego, c) wszyscy członkowie zespołu posiadają doświadczenie w zakresie opracowania programu rozwoju lokalnego/regionalnego i/lub programu rewitalizacji, w tym doświadczenie przynajmniej jednego z członków zespołu dotyczy opracowania dokumentu strategicznego, który podlega zaopiniowaniu przez Instytucję Zarządzającą Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Kujawsko- Pomorskiego na lata 2014-2020, d) wszyscy członkowie zespołu posiadają doświadczenie w zakresie opracowania i/lub oceny wniosku i/lub realizacji projektu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej, 3
e) wszyscy członkowie zespołu posiadają wiedzę w zakresie rewitalizacji i/lub ożywiania obszarów zdegradowanych, f) wszyscy członkowie zespołu posiadają wiedzę w zakresie zasad partycypacji społecznej, a co najmniej jeden z członków zespołu posiada doświadczenie w zakresie działań eksperckich na rzecz zapewnienia partycypacji społecznej w procesie opracowania programu rozwoju lokalnego/regionalnego i/lub rewitalizacji, g) wszyscy członkowie zespołu posiadają wiedzę w zakresie celów i sposobu realizacji Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020, h) wszyscy członkowie zespołu posiadają znajomość aktów prawnych oraz innych dokumentów w zakresie rewitalizacji, w tym ustawy z dnia 9 października 2015 r. o rewitalizacji (Dz. U. z 2015 r., poz. 1777 z późn. zm.), Krajowej Polityki Miejskiej, Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie rewitalizacji w programach operacyjnych na lata 2014-2020, i) wszyscy członkowie zespołu posiadają znajomość Zasad programowania przedsięwzięć rewitalizacyjnych w celu ubiegania się o środki w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020, j) wszyscy członkowie zespołu posiadają znajomość ustawy z dnia z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2015 r. poz. 2164 z późn. zm.), Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata 2014-2020, Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020. 4.4. Na potwierdzenie spełnienia warunków określonych w ppkt 4.3 a) i 4.3 b) należy przedłożyć życiorys/cv oraz kopie dokumentów potwierdzających doświadczenie zawodowe. 4.5. Na potwierdzenie spełnienia warunków określonych w ppkt 4.3 c) należy przedłożyć listę opracowanych programów rozwoju lokalnego/regionalnego i/lub rewitalizacji, w opracowaniu których członkowie zespołu brali udział, a także wskazać przynajmniej jeden dokument strategiczny na tej liście, który podlega zaopiniowaniu przez Instytucję Zarządzającą Regionalnym Programem Operacyjnym Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2014-2020 wraz z oświadczeniami/zaświadczeniami/rekomendacjami dokumentującymi wymagane w tym punkcie doświadczenie. 4.6. Na potwierdzenie spełnienia warunków określonych w ppkt 4.3 d) należy przedłożyć listę opracowanych lub zrealizowanych przez członków zespołu projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej i/lub programów operacyjnych, w ramach których członek zespołu dokonywał oceny wniosków wraz z oświadczeniami/zaświadczeniami/rekomendacjami dokumentującymi wymagane w tym punkcie doświadczenie. 4.7. Na potwierdzenie spełnienia warunków określonych w ppkt 4.3 e)-j) należy złożyć stosowne oświadczenia. 5. Kryteria wyboru ofert Jedynym kryterium wyboru Wykonawcy jest przedstawiona na formularzu oferty stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania całkowita kwota brutto stanowiąca sumę wszystkich działań określonych w ppkt 2.5. 6. Opis sposobu obliczania ceny składanej oferty 6.1. Oferowana cena za wykonanie przedmiotu zamówienia winna obejmować wszystkie koszty związane z wykonywaniem zamówienia w okresie jego realizacji, być ceną kompletną, jednoznaczną, ostateczną i wyrażoną w złotych polskich, z zaokrągleniem do dwóch miejsc po przecinku. 6.2. Zgodnie z brzmieniem załącznika Wykonawca jest zobowiązany do wskazania kosztów realizacji poszczególnych działań określonych w ppkt 2.5.a) n). 6.3. Oferta powinna określać osobę, która podejmie się wykonania poszczególnych działań określonych w ppkt 2.5.a) n). Zamawiający dopuszcza zmianę osób realizujących poszczególne działania, za zgodą pozostałych członków zespołu eksperckiego. 6.4. Zamawiający nie refunduje wszelkich kosztów Wykonawcy związanych z realizacją przedmiotu zamówienia, w szczególności dotyczy to kosztów dojazdów. 4
7. Sposób, miejsce i termin złożenia oferty 7.1. Ofertę należy sporządzić w języku polskim w sposób czytelny. 7.2. Wykonawca winien umieścić ofertę wraz z wymaganymi załącznikami w zamkniętej kopercie, opatrzonej napisem: Oferta kompleksowej obsługi eksperckiej Gminy Żnin w zakresie przygotowania Programu Rewitalizacji dla Gminy Żnin na lata 2016-2023, nie otwierać przed 6 grudnia 2016 r. godz. 17.00. 7.3. Ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego: Gmina Żnin, ul. 700-lecia 39, 88-400 Żnin, do dnia 6 grudnia 2016 r. do godz. 17.00. 7.4. Dopuszcza się złożenie oferty za pośrednictwem poczty (o dochowaniu terminu decyduje data wpływu do Zamawiającego). 7.5. Oferty niekompletne, niezawierające wymaganych oświadczeń i załączników oraz złożone po terminie pozostawia się bez rozpatrzenia. 7.6. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę do upływu terminu składania ofert. 7.7. Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego: Gmina Żnin, ul. 700-lecia 39, 88-400 Żnin, biuro nr 44, w dniu 7 grudnia 2016 r., godz. 8.00. 8. Informacje dodatkowe: 8.1. W przypadku konieczności zapewnienia porównywalności wszystkich złożonych ofert Zamawiający zastrzega sobie prawo do kontaktowania się z Wykonawcami w celu doprecyzowania ofert oraz uzyskania dodatkowych informacji pozwalających na zweryfikowanie złożonych oświadczeń w zakresie doświadczenia i wiedzy członków zespołu. 8.2. Termin związania ofertą wynosi 30 dni. Bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. 8.3. Zamawiający nie żąda wniesienia wadium. 8.4. Informacje o wyborze oferty lub ewentualnym innym rozstrzygnięciu zostaną umieszczone na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Urzędu Miejskiego w Żninie. 8.5. Zamawiający informuje, że niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego ani nie podlega przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych. 8.6. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia niniejszego postępowania w każdym przypadku, bez podania przyczyny. 8.7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość negocjacji z wybranym Wykonawcą. 8.8. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. 8.9. Członkowie zespołu eksperckiego są zobowiązani do załączenia oświadczenia o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do realizacji niniejszego postępowania. 8.10. Członkowie zespołu eksperckiego są zobowiązani do własnoręcznego potwierdzenia zgodności z oryginałem wszelkich kserokopii dołączonych do oferty. 8.11. Zamówienie będzie realizowane w ramach projektu pn. Przygotowanie Programu Rewitalizacji dla Gminy Żnin na lata 2016-2023, z udziałem dotacji współfinansowanej w 85% ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020 oraz w 15% z budżetu państwa. 8.12. Z członkami zespołu eksperckiego wyłonionymi w toku niniejszego postępowania zostaną podpisane stosowne umowy, zgodnie z podziałem działań przedstawionym w złożonej ofercie. W szczególności w umowach zostaną określone warunki płatności po uprzednim stwierdzeniu należytego wykonania jej przedmiotu. 8.13. Osobą do kontaktu w sprawie niniejszego zapytania jest Łukasz Milejczak, inspektor Wydziału Turystyki, Promocji i Rozwoju Gminy, Urząd Miejski w Żninie, tel. 52 3031301 wewn. 122, email: l.milejczak@gminaznin.pl 8.14. Załącznikiem do niniejszego zapytania ofertowego jest formularz oferty. 5