1. Jakimi dokumentami należy kierować się przy dokonywaniu zamówień na usługi w ramach opracowania lub aktualizacji programu rewitalizacji?

Transkrypt

1 Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi związane z Konkursem dotacji na opracowanie lub aktualizację programów rewitalizacji z POPT na lata : 1. Jakimi dokumentami należy kierować się przy dokonywaniu zamówień na usługi w ramach opracowania lub aktualizacji programu rewitalizacji? W odniesieniu do wszystkich wydatków poniesionych w ramach projektu należy przestrzegać Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata oraz Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata , z zastrzeżeniem wydatków spełniających kryteria stosowania Procedury udzielenia zamówień przez dotacjobiorców stanowiącej Załącznik nr 5 do Umowy pomiędzy Województwem Kujawsko-Pomorskim i Gminą (procedura ta wraz z załącznikami została zamieszczona pod ogłoszeniem o konkursie na stronie Procedura udzielenia zamówień przez dotacjobiorców ma zastosowanie do: zamówień o wartości przekraczającej zł netto do wartości stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych w przypadku podmiotów zobowiązanych do stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych, zamówień o wartości przekraczającej zł netto w przypadku podmiotów, które nie są zobowiązane do stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Zastosowanie ww. procedury wyłącza obowiązek stosowania się do zapisów podrozdziału 6.2 pkt 4 oraz sekcji Wytycznych Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata W przypadku zamówień, o wyższej wartości - których wartość przekracza próg stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych należy kierować się przepisami tej ustawy. Natomiast w przypadku zamówień poniżej zł netto należy kierować się wewnętrznymi uregulowania obowiązującymi w Urzędzie Gminy. Należy mieć na uwadze, że wszystkie wydatki (również te poniżej zł netto) muszą spełniać następujące warunki: są niezbędne do realizacji Projektu; dokonywane przy zachowaniu efektywności kosztowej, czyli zapewniające realizację zadań na wysokim poziomie merytorycznym przy optymalnym wykorzystaniu zasobów finansowych; powinno to zostać potwierdzone stosowną dokumentacją (np. notatką służbową z rozeznania rynku dokonanego drogą telefoniczną lub elektroniczną, notatą służbową z dotyczącą wyboru najkorzystniejszej oferty na podstawie zapytania ofertowego itp.); wykazane w dokumentacji księgowej wnioskodawcy w sposób umożliwiający ich identyfikację i weryfikację; potwierdzone oryginałami dokumentów i zgodnie z postanowieniami umowy; poniesione od dnia rozpoczęcia realizacji projektu (nie wcześniej niż od 1 maja 2015 r.) do dnia zakończenia (nie później niż do 31 października 2017 r.). Za datę zakończenia realizacji

2 projektu uznaje się datę zakończenia ostatniego działania określonego we wniosku o udzielenie dotacji. 2. W ramach Konkursu istnieje możliwość sfinansowania kosztów związanych z opracowaniem lub aktualizacją programów rewitalizacji poniesionych przez gminę od dnia 1 maja 2015 r. Czy wydatek przekraczający próg stosowania Procedury udzielania zamówień przez dotacjobiorców obowiązującej w ramach Konkursu, który został poniesiony po 1 maja 2015 r. ale przed ogłoszeniem Konkursu w chwili, gdy nie były znane zasady opisane w Procedurze udzielania zamówień przez dotacjobiorców i w związku z tym wydatek ten został poniesiony bez zastosowania zasad opisanych w Procedurze, w tym zapytanie ofertowe związane z jego realizacją nie zostało umieszczone na stronie internetowej Wnioskodawcy może zostać uznany za koszt kwalifikowany? W przypadku, gdy zamówienie zostało przeprowadzone przed ogłoszeniem Konkursu dotacji: a) jeśli zamówienie wynosiło poniżej zł netto, wydatek ten będzie mógł zostać uznany za kwalifikowalny, jeśli został poniesiony zgodnie z wewnętrznymi uregulowaniami obowiązującymi w Urzędzie Gminy (jednak wybór wykonawcy powinien być udokumentowany np. za pomocą notatki z rozeznania rynku, zapytania ofertowego itp.); b) w przypadku zamówień przekraczających zł netto, powinny one zostać przeprowadzone zgodnie z Wytycznymi Ministra Infrastruktury i Rozwoju w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata , ponieważ Wytyczne te obowiązywały od 10 kwietnia 2015 r. Zgodnie z treścią Wytycznych w przypadku wydatków o wartości od 20 tys. PLN netto do 50 tys. PLN netto włącznie, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT), oraz w przypadku zamówień publicznych, dla których nie stosuje się procedur wyboru wykonawcy, o których mowa w podrozdziale 6.5 Wytycznych, istnieje obowiązek dokonania i udokumentowania rozeznania rynku co najmniej poprzez upublicznienie zapytania ofertowego na stronie internetowej beneficjenta lub innej powszechnie dostępnej stronie przeznaczonej do umieszczania zapytań ofertowych w celu wybrania najkorzystniejszej oferty. c) w przypadku, gdy zamówienie, przekraczało próg stosowania ustawy Prawo Zamówień Publicznych należało kierować się przepisami tej ustawy. W związku z powyższym, brak upublicznienia zapytania ofertowego na stronie internetowej wnioskodawcy w przypadku opisanym w punkcie b) i c) będzie skutkować uznaniem wydatku za niekwalifikowalny w ramach Konkursu dotacji. W przypadku zamówień przeprowadzonych po ogłoszeniu Konkursu dotacji należy mieć na uwadze konieczność zastosowania Procedury udzielania zamówień przez dotacjobiorcę w odniesieniu do: zamówień o wartości przekraczającej zł netto do wartości stosowania ustawy PZP w przypadku podmiotów zobowiązanych do stosowania ustawy PZP, zamówień o wartości przekraczającej zł netto w przypadku podmiotów, które nie są zobowiązane do stosowania ustawy PZP.

3 3. Czy w ramach Konkursu dotacji istnieje możliwość dofinansowania etatu lub części etatu pracownika zatrudnionego przez Dotacjobiorcę na podstawie umowy o pracę? Jakie składniki wynagrodzenia mogą zostać objęte dofinansowaniem? Jakie dokumenty powinny stanowić podstawę określenia poziomu kwalifikowalności tych wydatków? W trakcie realizacji projektu w ramach Konkursu dotacji, Dotacjobiorca będzie miał możliwość dofinansowania etatu lub części etatu pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, którzy będą bezpośrednio zaangażowani w opracowanie lub aktualizację programu rewitalizacji. Zasady kwalifikowalności wynagrodzeń ze środków Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna na lata określają Wytyczne w zakresie wykorzystania środków pomocy technicznej na lata opracowane przez Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju (Podrozdział 7.1 Wynagrodzenia). Zgodnie z ww. Wytycznymi podstawą do określenia poziomu kwalifikowalności takich wydatków powinien być opis stanowiska pracy (lub dokument równoważny np. zakres obowiązków) lub karta czasu pracy. Dokumenty te powinny określać co najmniej wymiar czasu pracy, zakres zadań oraz procentowy udział zadań kwalifikowalnych na stanowisku pracy oraz datę, od której wykonywane są zadania wskazane w tym dokumencie a także powinny zostać oznakowane zgodnie z zasadami informacji i promocji. Zgodnie z Wytycznymi możliwe jest dofinansowanie zarówno wynagrodzenia zasadniczego (zgodnie z podrozdziałem ), jak i dodatkowego wynagrodzenia rocznego (na zasadach określonych w podrozdziale 7.1.2) oraz nagród i premii (na zasadach opisanych w podrozdziale 7.1.3). Ponadto, zgodnie z treścią podrozdziału Inne składniki wynagrodzenia za pracę, możliwe jest również dofinansowanie dodatków motywacyjnych. Zakres dofinansowania wynagrodzenia dla pracownika powinien zostać uwzględniony na etapie składania wniosku o przyznanie dotacji w szczegółowym budżecie projektu. 4. Zgodnie z Regulaminem konkursu istnieje możliwość dofinansowania wydatków poniesionych na opracowanie lub aktualizację programu rewitalizacji związanych m.in. z wynagrodzeniem pracowników zatrudnionych przez Dotacjobiorcę lub wydatków związanych z zatrudnieniem ekspertów zewnętrznych w celu wsparcia Dotacjobiorcy podczas opracowywania lub aktualizacji programu. Czy kosztem kwalifikowanym może być również zlecenie opracowania lub aktualizacji programu firmie zewnętrznej? Kosztem kwalifikowanym w ramach Konkursu dotacji mogą być wydatki związane z wynagrodzeniem pracowników zatrudnionych przez Dotacjobiorcę na podstawie umowy o pracę, którzy będą bezpośrednio zaangażowani w opracowanie lub aktualizację programu, wydatki związane z zatrudnieniem ekspertów zewnętrznych, którzy będą wspierać Dotacjobiorcę w opracowaniu lub aktualizacji programów rewitalizacji np. poprzez wykonanie niezbędnych analiz, ekspertyz, doradztwo itd. lub też wydatki związane z opracowaniem lub aktualizacją programu rewitalizacji przez firmę zewnętrzną. Należy jednak mieć na uwadze, że w ramach Konkursu w województwie kujawsko-pomorskim przewidziano preferencje dla Gmin, które przygotują program rewitalizacji samodzielnie lub przy współpracy z ekspertami zewnętrznymi. Jednym z kryteriów oceny merytorycznej wniosku o przyznanie dotacji (Załącznik 3b do Regulaminu konkursu) będzie sposób przygotowania programu rewitalizacji, m.in. w zakresie powierzenia prac związanych z opracowaniem lub aktualizacją programu rewitalizacji: W przypadku powierzenia prac nad programem rewitalizacji: - pracownikom merytorycznym zatrudnionym przez dotacjobiorcę i zaangażowanym w realizację projektu lub ekspertom zewnętrznym, albo:

4 - pracownikom merytorycznym zatrudnionym przez dotacjobiorcę przy współpracy z ekspertami zewnętrznymi, wniosek o przyznanie dotacji otrzyma dodatkowo 10 pkt; W przypadku powierzenia prac firmie zewnętrznej w częściowym zakresie określonym na podstawie umowy z dotacjobiorcą oraz Zespołowi powołanemu przez dotacjobiorcę w celu realizacji projektu (złożonego z pracowników merytorycznych zatrudnionych przez dotacjobiorcę i/lub ekspertów zewnętrznych) pod warunkiem, że koszt opracowania lub aktualizacji programu rewitalizacji w zakresie prac Zespołu powołanego przez dotacjobiocę będzie stanowił co najmniej 50 % całkowitego kosztu opracowania lub aktualizacji programu, wniosek o przyznanie dotacji otrzyma dodatkowo 5 pkt; Natomiast w przypadku powierzenia całości prac związanych z opracowaniem lub aktualizacją programu rewitalizacji firmie zewnętrznej na podstawie umowy z dotacjobiorcą, wniosek o przyznanie dotacji otrzyma 0 pkt. 5. Czy na etapie składania wniosku o przyznanie dotacji konieczne jest wyznaczenie obszaru rewitalizacji w ramach obszaru zdegradowanego czy wystarczy wstępne określenie zasięgu tego obszaru? Wniosek o przyznanie dotacji w punkcie II. 4. Wstępna analiza i diagnoza obszaru zdegradowanego wybranego do rewitalizacji, powinien zawierać jedynie charakterystykę obszaru zdegradowanego przewidywanego do objęcia programem rewitalizacji. Na tym etapie obszar zdegradowany należy wstępnie zlokalizować na podstawie znajomości lokalnych problemów jako wyznaczony przez nakładanie się obszarów występowania problemów społecznych (np. opisanych w strategii rozwiązywania problemów społecznych) na obszary gospodarcze lub obszary problemowe pod innymi względami (środowiskowymi, przestrzenno-funkcjonalnymi lub technicznymi). Jeśli gmina nie dysponuje taką diagnozą, określenie występowania zjawisk kryzysowych w innych sferach można wykonać na podstawie wizji lokalnych pogłębionych wywiadami społecznymi, analiz sytuacji gospodarczej gminy, studium uwarunkowań i kierunków rozwoju gminy i innych dokumentów planistycznych, lub opracowań z zakresu ochrony środowiska. Należy w sposób syntetyczny opisać sposób w jaki dokonano wyboru obszaru i podać uzasadnienie tej decyzji (m.in. wskazać, czy wybór obszaru znajduje uzasadnienie w opracowanych przez gminę badaniach lub czy jego wybór zostanie potwierdzony przez opracowane przez miasto badania i analizy). Natomiast wyznaczenie obszaru zdegradowanego oraz obszaru rewitalizacji następuje na etapie przystąpienia do prac nad programem rewitalizacji. Na etapie składania Wniosku o przyznanie dotacji nie jest to wymagane. 6. Czy Instytucja Zarządzająca RPO będzie weryfikować wszystkie programy rewitalizacji, czy wyłącznie programy opracowane lub zaktualizowane w ramach Konkursu dotacji ze środków Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna na lata ? W przypadku, gdy Gmina planuje pozyskanie środków w ramach RPO WK-P, program ten niezależnie od tego, czy został opracowany w ramach Konkursu dotacji, czy też poza nim, należy przedłożyć Instytucji Zarządzającej RPO. Wynika to bezpośrednio z zapisów Wytycznych w zakresie rewitalizacji w programach operacyjnych na lata opracowanych przez Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju, zgodnie z którymi Instytucja Zarządzająca ma obowiązek weryfikacji wszystkich programów rewitalizacji, w oparciu o które samorządy lokalne będą ubiegały się o wsparcie działań rewitalizacyjnych ze środków RPO. Zgodnie z treścią Wytycznych Ministerstwa, IZ RPO prowadzi i na bieżąco aktualizuje wykaz programów rewitalizacji wraz z datą ich uchwalenia, dla których przeprowadzono z wynikiem pozytywnym weryfikację spełnienia wymogów dotyczących cech i elementów programów. Wykaz prowadzony jest dla wszystkich pozytywnie

5 zweryfikowanych programów rewitalizacji. Warunek w zakresie posiadania przez program rewitalizacji odpowiednich cech i elementów (a także sposób ich weryfikacji) został opisany w załączniku do Wytycznych Ministerstwa. Ponadto zgodnie z Wytycznymi, IZ RPO w swoich wytycznych może uzupełnić lub rozwinąć zakres i wymogi wobec programów rewitalizacji, jeśli jest taka potrzeba. Z takiej możliwości skorzystała Instytucja Zarządzająca RPO WK-P opracowując Zasady programowania przedsięwzięć rewitalizacyjnych w celu ubiegania się o środki w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata W związku z tym programy rewitalizacji będą weryfikowane pod kątem zgodności z Zasadami programowania przedsięwzięć rewitalizacyjnych w celu ubiegania się o środki w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata , a w przypadku programów rewitalizacji złożonych w ramach Konkursu, będą one analizowane również pod kątem zgodności z Regulaminem konkursu dotacji. 7. Czy po pozytywnym zaopiniowaniu wniosku o przyznanie dotacji oraz podpisaniu umowy o przyznanie dotacji, należy przedłożyć do Urzędu Marszałkowskiego projekt programu rewitalizacji czy projekt rewitalizacji przyjęty Uchwałą przez Radę Gminy? Program rewitalizacji powinien zostać uchwalony przez Radę Gminy a następnie przekazany do Urzędu Marszałkowskiego, gdzie zostanie poddany analizie przez Zespół ds. rewitalizacji. W przypadku ewentualnych uwag do programu, Zespół ds. rewitalizacji przekaże opinię do Zarządu Województwa Kujawsko-Pomorskiego, który jako Instytucja Zarządzająca RPO przekaże uwagi do programu Gminie. Po dostosowaniu dokumentu do ww. uwag, Gmina powinna ponownie przyjąć zaktualizowany program rewitalizacji w drodze Uchwały i ponownie przekazać ww. dokument do Urzędu Marszałkowskiego.