INFORMACJA POKONTROLNA NR 1. Numer kontroli 4/PWT PB /2013 2. Nazwa jednostki kontrolowanej 3. Adres jednostki kontrolowanej Pomorski Uniwersytet Medyczny Ul. Rybacka 1 70-204 Szczecin 4. Termin kontroli 29-30.08.2013 5. Kontrola dotyczy projektu (nazwa i nr) 6. Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli 7. Skład zespołu kontrolującego Eco4Life - South Baltic Network for Environmental and Life Sciences to Boost Cross Border Cooperation art. 16 Rozporządzenia WE nr 1080/2006 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego i uchylającego rozporządzenie (WE) nr 1783/1999. Katarzyna Wołyńska-Tarnowska starszy inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich, kierownik zespołu kontrolującego. Małgorzata Jeż inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich. Małgorzata Bielecka inspektor wojewódzki w Wydziale Certyfikacji i Funduszy Europejskich; 8. Zakres kontroli Zakres kontroli: 1) Sprawdzenie zgodności zawieranych umów z wykonawcami pod względem podmiotowej i przedmiotowej zgodności z wnioskiem aplikacyjnym i z zawartą umową o dofinansowanie/decyzją o przyznaniu wsparcia; 2) Sprawdzenie poprawności prowadzenia ewidencji księgowej, prawidłowości dokonywania płatności na rzecz wykonawców oraz współfinansowania krajowego na odpowiednim poziomie; 3) Realizacja harmonogramu rzeczowo finansowego; 4) Sprawdzenie wypełnienia obowiązku informowania społeczeństwa o finansowaniu realizacji Projektu przez Unię Europejską. 5) Sprawdzenie zgodności zrealizowanego projektu z przepisami prawa polskiego i wspólnotowego, a w szczególności z przepisami dotyczącymi: a. zamówień publicznych, b. prawa budowlanego, 6) Sprawdzenie poprawności archiwizacji dokumentów związanych z realizacją projektu;
7) Sprawdzenie przestrzegania zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. 9. Ustalenia kontroli W ramach realizacji Partnerzy podejmują zaplanowane we wniosku działania polegające na utworzeniu międzynarodowej sieci punktów kontaktowych Eco4life w celu pobudzenia gospodarki wykorzystującej biotechnologię w regionie Południowego Bałtyku oraz utworzenia regionalnych sieci ekspertów w dziedzinie nauki, gospodarki i administracji celem wymiany doświadczeń. W projekcie biorą udział partnerzy z rejonu Kłajpedy, Gdańska, Szczecina, Kalmar i Greifswaldu. W tym celu został utworzona strona internetowa oraz wydany katalog firm zajmujących się bio-technologią. osiągnięcie wskaźników (w przypadku, kiedy partner jest odpowiedzialny za realizację konkretnych wskaźników projektu): Osiągnięcie wskaźników opisanych w raporcie zostało potwierdzone w trakcie kontroli na miejscu realizacji i wizyty monitorującej. Oświadczenie Partnera w sprawie wskaźników w załączeniu. kwalifikowalność wydatków poniesionych na realizację projektu: Kwalifikowalność wydatków został potwierdzona w trakcie kontroli administracyjnej. prowadzenie ewidencji księgowej przez partnera: Obowiązujące w PUM zasady rachunkowości wynikają z zapisów Zarządzenia Nr 126/2011 Rektora Pomorskiego Uniwersytetu Medycznego w Szczecinie z dnia 09 grudnia 2011 r. w sprawie zmiany Zarządzenia Nr 103/2010 z dnia 03 grudnia 2010 r. dotyczącego wprowadzenia Zasad (polityki) rachunkowości i zakładowego planu kont Pomorskiego Uniwersytetu Medycznego w Szczecinie, Zarządzenia Nr 103/2010 Rektora Pomorskiego Uniwersytetu Medycznego w Szczecinie z dnia 03 grudnia 2010 r. w sprawie wprowadzenia Zasad (polityki) rachunkowości i zakładowego planu kont Pomorskiego Uniwersytetu Medycznego w Szczecinie oraz Zarządzenia Nr 104/2008 Rektora Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie z dnia 03 listopada 2008 r. w sprawie zmiany Zarządzenia Nr 120/2006 Rektora Pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie z dnia 18 grudnia 2006 r. dot. wprowadzenia w życie tekstu jednolitego Zasad (polityki) rachunkowości i zakładowego planu kont pomorskiej Akademii Medycznej w Szczecinie. Dla Pomorskiego Uniwersytetu Medycznego zakontraktowano w ramach projektu kwotę wydatków kwalifikowalnych równą 522.348,00 EUR z czego wysokość dofinansowania stanowi 85% równą kwocie 443.995,80 EUR. Kontrola obejmowała raporty za okres: 01.07.2010-31.12.2012. Kwota wydatków kwalifikowalnych umieszczonych w Raporcie została potwierdzona dowodami księgowymi wykazanymi w Załączniku nr 1 do raportów. Partner przedstawił kontrolującym oryginały w/w dowodów księgowych. Dowody księgowe zostały sprawdzone pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym oraz zostały zatwierdzone do zapłaty. Beneficjent nie dokonywał żadnych odliczeń podatku VAT, stanowi on więc koszt projektu. Beneficjent jest 2
podatnikiem podatku VAT, jednak zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług VAT, podatnikom VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wówczas, gdy zakupione towary lub usługi służą do wykonywania czynności opodatkowanych. Beneficjent oświadczył, że w tym przypadku nie może odliczyć podatku VAT. Sprawdzenie poprawności prowadzenia wyodrębnionej ewidencji księgowej dotyczącej realizowanego projektu. Beneficjent spełnia obowiązek prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej dotyczącej badanego projektu (zgodnie z wytycznymi dot. kwalifikowalności) od 2011 roku. Koszty dla roku 2010 zostały przeksięgowane na konto projektu 505-08-01-01-426-463.084 w wysokości 85%. Beneficjent zarejestrował operacje dotyczące badanego projektu w swoim systemie księgowym, zgodnie z dekretem na kontach księgowych wyodrębnionych do ewidencji operacji gospodarczych projektu. Dla potrzeb ewidencji księgowej związanej z projektem wprowadzono kod księgowy EC, pod którym wprowadzane są wszystkie dokumenty. Dla potrzeb ewidencji kosztów wyodrębniono konto w układzie funkcjonalnym 506-01, gdzie konto syntetyczne 506 oznacz KOSZTY PROJEKTÓW I PROGRAMÓW UE DZIAŁ. NAUK. BADAWCZEJ, analityka 01 Projekt w podziale na 85% finansowane z EFRR oraz wkład własny 15%. Ponadto wyodrębniono w Zakładowym Planie Kont następujące konta księgowe: - 706-01-426-01 środki z EFRR, - 706-01-426,03 wkład własny PUM, - 131-006 wyodrębniony rachunek bankowy PLN, - 136-006 wyodrębniony rachunek bankowy EUR, - 220-23 zal. na podatek dochodowy od OFP, - 220-24 zal. na podatek doch. od BFP, - 242-14 rozrachunki z kontrahentami, - 229-22 skł. ZUS płacone przez pracownika, - 229-23 - skł. ZUS płacone przez pracodawcę, - 231-02-11 wynagrodzenie z tyt. umowy o pracę OFP, - 231-10-09 wynagrodzenie z tyt. umowy zlecenia BFP, - 231-19 wynagrodzenie przelew, - 918-1 konto pozabilansowe 85% dofinansowanie z EFRR, - 918-2 konto pozabilansowe 15% wkład własny, - 011-1-31 środki trwałe, 3
- 502-02 odpisy amortyzacyjne księgowane kwartalnie, - 842-52 środki do amortyzacji w czasie, - 762-33 amortyzacja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, - 235-1-06 rozliczenia z pracownikami i obcymi, - 235-2-06 rozliczenie z pracownikami i obcymi, - 950-03 wydatek strukturalny. Do dnia kontroli Partner Wiodący otrzymał refundację poniesionych wydatków w wysokości 75.818,58 EUR. Środki pieniężne uzyskane w ramach dotacji na sfinansowanie nabycia lub wytworzenia środków trwałych, zaliczane są w ewidencji księgowej do rozliczeń międzyokresowych przychodów. Ujęte na koncie rozliczeń międzyokresowych przychodów kwoty dotacji zwiększają stopniowo pozostałe przychody operacyjne, równolegle do dokonywanych odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych. Wszystkie zapisy na kontach księgowych wydzielonych na potrzeby zrealizowanego projektu pokrywają się z przedstawionymi dowodami. realizacja zawartych umów z kontrahentami w ramach projektu: W celu realizacji zadań projektu partner zawarł umowy z pracownikami Pomorskiego Uniwersytetu Medycznego obsługującymi regionalny Punk Kontaktowy Eco4life oraz zakupił wyposażenie (laptop i drukarkę). W celu przeprowadzenia bezpłatnych szkoleń w ramach projektu zostali zaangażowani eksperci zewnętrzni. kwalifikowalność podatku VAT: Beneficjent jest podatnikiem podatku VAT, jednak zgodnie z przepisami Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług VAT, podatnikom VAT przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wówczas, gdy zakupione towary lub usługi służą do wykonywania czynności opodatkowanych. Beneficjent oświadczył, że w tym przypadku nie może odliczyć podatku VAT. Podatek VAT stanowi koszt zrealizowanego projektu, dlatego jako koszt projektu zaksięgowano kwoty brutto wynikające z dowodów księgowych dołączonych do Raportu partnera. wykonywanie działań informacyjnych i promocyjnych: Pomieszczenia punktu kontaktowego Eco4life jak również zakupiony sprzęt zostały oznakowane logo projektu oraz logo programu wraz informację o dofinansowaniu z UE. W ramach działań promocyjnych zostały zakupione banery reklamowe z informacjami o projekcie. przestrzeganie zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans: Działania projektu nie naruszają zasad pomocy publicznej, ochrony środowiska i równości szans. powstanie dochodów w projekcie: Projekt zakłada działania główne informacyjne i nie generuje dochodów. sposób archiwizacji: Projekt jest w trakcie realizacji. Dokumentacja projektu znajduje się w Regionalnym Punkcie Kontaktowym Eco4life zlokalizowanych w Zakładzie Genetyki i Patomorfologii PUM. Dokumenty księgowe przechowywane są w Dziale Księgowości PUM. 4
wnioski ogólne: Projekt realizowany jest zgodnie z wnioskiem odofinansowanie i umową nr WTPB. Kontrolę przeprowadzono w trakcie realizacji projektu na podstawie oryginalnych dokumentów będących w posiadaniu Beneficjenta. 10. Stwierdzone uchybienia/nieprawidłowości W ramach kontroli sformułowano zalecenia pokontrolne: TAK NIE x 11. Pouczenie: Kierownikowi jednostki kontrolowanej lub osobie pełniącej jego obowiązki przysługuje prawo zgłoszenia zastrzeżeń do treści informacji pokontrolnej w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia otrzymania informacji pokontrolnej. Złożone w wyznaczonym terminie zastrzeżenia/wyjaśnienia wobec treści informacji pokontrolnej będą rozpatrzone przez zespół kontrolujący. Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona może odmówić podpisania informacji pokontrolnej, składając w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia jej otrzymania, pisemne wyjaśnienia tej odmowy. Odmowa podpisania informacji pokontrolnej przez kierownika jednostki kontrolowanej nie wstrzymuje terminu wyznaczonego na realizację zaleceń pokontrolnych.......... Podpisy zespołu kontrolującego, w tym kierownika zespołu kontrolującego... Podpis Dyrektora /Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej miejsce i data......... data podpis osoby uprawnionej do podejmowania decyzji w jednostce kontrolowanej 1 1 Dyrektora, Zastępcy Dyrektora lub osoby upoważnionej. 5