Raport z identyfikacji dobrych praktyk w obszarze. VIII. Egzekwowanie zaległości podatkowych z tytułu podatku od nieruchomości.

Raport z identyfikacji dobrych praktyk w obszarze VIII. Egzekwowanie zaległości podatkowych z tytułu podatku od nieruchomości w ramach projektu Benchmarking narzędzie efektywnej kontroli zarządczej w urzędach miast na prawach powiatu, urzędach gmin i starostwach powiatowych Sporządził: Marcin Smala Ekspert ds. pilotażowego wdrażania i testowania innowacji Projekt współfinansowany w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet V Dobre rządzenie Działanie 5.2 "Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej" Poddziałanie 5.2.1 "Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej" Umowa nr UDA- POKL.05.02.01-00-146/10-01 Katowice, październik 2013 r. 1

1. Metodologia prowadzenia badao Spośród gmin uczestniczących w projekcie Benchmarking kompetencje w zakresie występowania w charakterze organu egzekucyjnego przysługiwały w 2012 r. następującym 11-stu prezydentom miast na prawach powiatu: Bielsko-Biała, Bytom, Chorzów, Częstochowa, Dąbrowa Górnicza, Gliwice, Kalisz, Rybnik, Sosnowiec, Tarnów, Tychy 1. Niniejsze porównanie efektywności i skuteczności egzekucji dotyczy zatem tych 11-stu samorządów. Pozostałe gminy korzystały z usług naczelników urzędów skarbowych. Z procesu zbierania danych porównawczych wyłączono powiaty, które nie wykonują wymiaru i poboru podatku od nieruchomości. Dane do badania zebrane zostały w kwietniu i maju 2013 r i obejmowały pomiar parametrów dotyczących aktualizacji informacji od podatnikach podatku od nieruchomości w gminach w roku 2012. Dane przekazywane były zdalnie za pomocą zdefiniowanej wcześniej zestandaryzowanej ankiety, wypełnianej przez uprawnionych pracowników urzędów w zaprojektowanym do tego celu narzędziu informatycznym. W odróżnieniu od poprzedniego badania obejmującego rok 2011, w niniejszym badaniu za rok 2012: Zastąpiono cel operacyjny działao porównawczych w postaci wzrostu efektywności pracy zespołu ds. egzekucji celem szczegółowym corocznego wzrostu, o co najmniej 5% wyegzekwowanych zaległości w stosunku do kwoty zaległości ogółem, Doprecyzowano w części pytao ankietowych, czy zbierane dane dotyczą okresu, czy też stanu na dzieo 31 grudnia danego roku. W analizie danych i identyfikacji dobrych praktyk uwzględniono wyniki zawarte w raportach badania opinii klientów z przeprowadzonych w ramach projektu przez niezależny podmiot badao opinii klientów. Badania te, wykonywano techniką wywiadu osobistego na reprezentatywnej próbie respondentów, korzystających z usług świadczonych przez urząd w maju i czerwcu 2013 r. W dniu 11 października 2013 r. w Katowicach, odbyło się spotkanie z zarządzającymi procesem ustalania zobowiązao i egzekwowaniem dochodów podatkowych w urzędach biorących udział w projekcie, w celu podsumowania zrealizowanego badania, prezentacji dobrych praktyk, wymiany doświadczeo dotyczących dobrych praktyk oraz doświadczeo z procesu zbierania i analizy danych z okresu testowego, celem dokonania potrzebnych zmian. 1 art. 19 2 ustawy z dnia 17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (Dz. U. z 2005 r. Nr 229, poz. 1954, z późn. zm.) mówi, że właściwy organ gminy o statusie miasta, wymienionej w odrębnych przepisach oraz gminy wchodzącej w skład powiatu warszawskiego jest organem egzekucyjnym uprawnionym do stosowania wszystkich środków egzekucyjnych, z wyjątkiem egzekucji z nieruchomości, w egzekucji administracyjnej należności pieniężnych, dla których ustalania lub określenia i pobierania jest właściwy ten organ. 2

2. Analiza danych Jak istotna jest egzekucja podatku od nieruchomości Wskaźniki istotności pozwalają porównad: Jaki jest % tytułów egzekucyjnych przypadających na podatek od nieruchomości w stosunku do wszystkich tytułów egzekwowanych przez daną komórkę egzekucyjną; Jaki % wyegzekwowanej kwoty stanowi podatek od nieruchomości w poszczególnych miastach. Im większe wskaźniki istotności, tym istotniejsze i bardziej priorytetowe staje się egzekwowanie należności z podatku od nieruchomości w poszczególnych jednostkach. Udział liczby tytułów egzekucyjnych w sprawie podatku od nieruchomości na 31 grudnia 2012 r. we wszystkich tytułach egzekucyjnych (także innych niż te wynikające z podatku od nieruchomości) w badanej grupie miast wyniósł 34% i był niższy niż analogiczny wskaźnik w roku 2011 (41%). Udział liczby tytułów egzekucyjnych w sprawie podatku od nieruchomości we wszystkich tytułach egzekucyjnych zmniejszył się. Nie wynika to bynajmniej z mniejszej liczby egzekucji dotyczących podatku od nieruchomości. Liczba takich egzekucji zwiększyła się, jednak jeszcze szybciej zwiększała się liczba innych tytułów egzekucyjnych i zarazem ogólna liczba wszystkich tytułów egzekucyjnych. Szukając przyczyn takiego stanu rzeczy należy zwrócid uwagę na spowolnienie gospodarcze, które powodowało w 2012 r. zwiększanie się zaległości podatkowych, a co za tym szło większą liczbę tytułów i kwot podlegających egzekucji. Podobnie jak przed rokiem w Rybniku, liczba tytułów egzekucyjnych w zakresie podatku od nieruchomości znacząco przekroczyła średnią dla grupy porównawczej. W Rybniku ok. 87% liczby tytułów dotyczących egzekucji to sprawy związane z egzekucją podatku od nieruchomości. (Tabela danych nr 1). Wysoki odsetek tytułów dotyczących egzekucji podatku od nieruchomości wystąpił również w: Dąbrowie Górniczej i Tychach. Kwota zaległości egzekwowanych z tytułu podatku od nieruchomości w ogólnej kwocie egzekwowanej w 2012 r. wyniosła 64% i była o ok. 8% niższa niż w roku 2011. I w tym przypadku powodem był wzrost kwot zaległości innych niż wynikające z podatku od nieruchomości. 3

Tabela danych nr 1: ŚLĄSKI ZWIĄZEK 1. Liczba tytułów egzekucyjnych w sprawie podatku od nieruchomości na dzieo 31 grudnia 2011 i 2012 r. w stosunku do liczby wszystkich tytułów egzekucyjnych 2. Kwota zaległości wyegzekwowanych w 2011 i 2012 r. dotycząca podatku od nieruchomości w stosunku do ogólnej kwoty wyegzekwowanej w tych latach. 1. Odsetek tytułów egzekucyjnych dotyczących podatku od nieruchomości wg stanu na 31.12.2011 r. Bielsko- Biała Bytom Chorzów Częstochowa Dąbrowa Górnicza Gliwice Kalisz Rybnik Sosnowiec Tarnów Tychy ŚREDNIA 38% 28% 23% 32% 42% 29% 51% 80% 79% 26% 69% 41% 2. Odsetek tytułów egzekucyjnych dotyczących podatku od nieruchomości wg stanu na 31.12.2012 r. 29% 31% 18% 29% 52% 23% 33% 87% 24% 25% 60% 34% 3. Odsetek kwoty podlegającej egzekucji dotyczący podatku od nieruchomości wg stanu na 31.12. 2011 r. 33% 86% 63% 85% 76% 91% 28% 67% 61% 87% 79% 73% 4. Odsetek kwoty podlegającej egzekucji dotyczący podatku od nieruchomości wg stanu na 31.12. 2012 r. 43% 52% 49% 54% 32% 37% 67% 83% 57% 84% 64% 64% 4

Porównanie efektywności Typowy zespół zajmujący się egzekucją w badanej grupie miast (nie uwzględniając naczelnika wydziału i osoby obsługujące sekretariat wydziału) zwiększył się i przekroczył w 2012 r. 6 etatów (6,13 etatu w 2012 r., 5,86 etatu w 2011 r.). Warto odnotowad, że w przypadku innych analizowanych obszarów tematycznych zaangażowanie etatowe nie zmieniało się lub uległo zmniejszeniu. W zakresie egzekucji nastąpił wzrost. Należy spodziewad się, że zwiększone kwoty zaległości i zwiększona liczba tytułów egzekucyjnych, jak również rozpoczęta w 2013 r. egzekucja opłaty śmieciowej przez gminy, spowoduje zwiększone zapotrzebowanie etatowe w samorządach. Obciążenie komórki egzekucyjnej w poszczególnych miastach można porównad za pomocą: Wskaźnika pokazującego jak wiele tytułów egzekucyjnych przypada na 1 etat zajmujący się egzekucją; Liczba wszystkich tytułów objętych egzekucją w danym roku (liczba przyjętych w danym roku tytułów wykonawczych do realizacji) / Liczba etatów realizujących zadanie egzekucji zaległości nieuwzględniająca naczelnika wydziału i osoby obsługującej sekretariat wydziału (średnia z roku). Wskaźnika pokazującego, jaka kwota zaległości skierowanych do egzekucji przypada na 1 etat zajmujący się egzekucją; Kwota zaległości podlegających egzekucji ogółem w danym roku na dzieo 31 grudnia danego roku bez odsetek i kosztów egzekucji (obejmuje także inne zaległości niż wynikające z podatku od nieruchomości) / Liczba etatów realizujących zadanie egzekucji zaległości nieuwzględniająca naczelnika wydziału i osoby obsługującej sekretariat wydziału (średnia z roku). Na 1 etat realizujący czynności egzekucji przypadało średnio 3081 tytułów wykonawczych. Najwięcej w Bytomiu, gdzie w 2012 r. na każdego z 6 pracowników zajmujących się egzekucją przypadały średnio 5545 tytułów wykonawczych. Wydajnośd wyższa niż średnia dla grupy porównawczej osiągnięta została również przez Rybnik, Sosnowiec, Chorzów i Częstochowę. Na 1 etat realizujący czynności egzekucji przypadał średnio 1,18 mln złotych skierowany do egzekucji. Największa kwota przypadająca na 1 etat odnotowana została w Chorzowie. Na każdy z etatów wchodzących w skład zespołu zajmującego się egzekucją przypadła kwota 3,81 mln zł. Wydajnośd wyższą niż średnia w grupie porównawczej osiągnęły również: Częstochowa, Dąbrowa Górnicza, Kalisz, Rybnik i Sosnowiec. (Wykres nr 1). Zmniejszenie kwot przypadających na etat, przy jednoczesnym wzroście liczby tytułów w stosunku do roku 2011 można interpretowad jako postępujące rozdrobnienie tytułów. Komórki egzekucyjne otrzymywały coraz więcej tytułów na coraz mniejsze kwoty. Bardziej szczegółowe porównywanie wskaźnika efektywności do roku 2011 nie jest jednak zasadne. W 2011 r. z pytania w ankiecie benchmarkingowej nie wynikało wprost, że w liczbie tytułów i kwotach tytułów należy uwzględnid zaległości wyegzekwowane w danym roku. 5

6000 5238 5545 5000 4649 4000 3000 2000 1000 2113 1522 1544 1296 785 870 38113742 3368 2747 2878 2366 1228 1317 1320 922 517 1551 990 0 kwota tytułów wykonawczych/1 etat (w tysiącach zł.) liczba tytułów wykonawczych /1 etat Wykres nr 1. Liczba tytułów wykonawczych oraz kwota tytułów przypadająca na 1 pracownika zajmującego się egzekucją w 2012 r. Skutecznośd egzekucji podatku od nieruchomości Porównanie skuteczności egzekucji podatku od nieruchomości możliwe jest poprzez wskaźnik procentowego udziału kwoty wyegzekwowanej w stosunku do zaległości objętej tytułami wykonawczymi. Im większy wskaźnik, tym większa skutecznośd egzekucji. 6

Kwota wyegzekwowana w danym roku w zakresie podatku od nieruchomości na dzieo 31 grudnia (bez odsetek od należności podatkowych i kosztów egzekucyjnych, zaległości dotyczą także lat poprzednich) pytanie 9 Odsetek zaległości wyegzekwowanych do objętych tytułami (dotyczy podatku od nieruchomości) wykonawczymi Kwota zaległości z podatku od nieruchomości objęta tytułami egzekucyjnymi w danym roku (obejmuje zaległości istniejące na 31 grudnia danego roku plus kwotę zaległości wyegzekwowanych w tym roku) pytanie 6 x 100 % Średnia skutecznośd egzekucji w zakresie podatku od nieruchomości w grupie porównawczej wyniosła 27%. Najwyższy wskaźnik osiągnął Rybnik 44%. Skutecznośd wyższą od średniej osiągnęły też w kolejności: Tarnów, Tychy, Sosnowiec, Bytom, Częstochowa, Dąbrowa Górnicza (Wykres nr 2). Jeśli chodzi wyłącznie o wyegzekwowane kwoty podatku od nieruchomości w 2012 r., to najwyższe wyegzekwowane kwoty zostały osiągnięte przez Gliwice prawie 2,5 mln zł, kolejna przez Chorzów 2 mln zł. W sumie 14 miast na prawach powiatu wyegzekwowało w 2012 r. prawie 14,6 mln zł., o ok. 5 mln mniej niż w roku 2011 (Tabela danych nr 2). 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 19% 19% 21% 24% 30% 30% 32% 35% 36% 39% 44% Wykres nr 2. Odsetek zaległości wyegzekwowanych do objętych tytułami egzekucyjnymi w 2012 r. (dotyczy podatku od nieruchomości) 7

ZMIANA KWOTY ZALEGŁOSCI PODELGAJĄCYCH EGZEKUCJI Z TYT. POD. OD NIERUCHOMOŚCI W LATACH 2011-2012 Kwota zaległości podlegających egzekucji w danym roku na dzieo 31 grudnia danego roku dotycząca podatku od nieruchomości bez odsetek i kosztów egzekucji ) pytanie 4 (ankieta 2012) Kwota zaległości podlegających egzekucji w danym roku na dzieo 31 grudnia danego roku dotycząca podatku od nieruchomości ) pytanie 4 (ankieta 2011) x 100 % 40% 30% 20% Tarnów; 33% Bytom; 20% 10% 0% -10% -20% Chorzów; -13% Kalisz; -15% Bielsko-Biała; 1% Częstochowa; -9% Dąbrowa Górnicza; -5% Sosnowiec; 7% Tychy; 10% Rybnik; 6% -30% -40% Gliwice; -39% -50% Wykres nr 3. Zmiany kwot zaległości z tytułu podatku od nieruchomości w latach 2011-2012. 8

Skutecznośd egzekucji ogółem Wskaźnik skuteczności pokazuje relację kwoty zaległości wyegzekwowanych w stosunku do kwoty zaległości objętej tytułami egzekucyjnymi ogółem (obejmuje także inne zaległości niż wynikające z podatku od nieruchomości). Im większy wskaźnik tym większa skutecznośd egzekucji ogółem. Kwota wyegzekwowana ogółem za dany rok (obejmuje także inne wyegzekwowane zaległości niż wynikające z podatku od nieruchomości, bez odsetek i kosztów egzekucyjnych) - Pytanie 8 Odsetek zaległości wyegzekwowanych do objętych tytułami egzekucyjnymi skutecznośd ogółem Kwota zaległości ogółem objęta tytułami egzekucyjnymi w danym roku. Obejmuje zaległości istniejące na 31 grudnia danego roku plus kwotę zaległości wyegzekwowanych w tym roku) - Pytanie 7 x 100 % Korekty wymagał mianownik ww. wskaźnika, w treści którego znalazło się błędnie sformułowanie: zaległości dotyczące tylko danego roku (pytanie 7 ankiety), podczas gdy chodzi o stan zaległości na dzieo 31 grudnia 2012 r. (zaległości dotyczyły 2012 r. jak i lat wcześniejszych). W trakcie spotkania przedstawicieli urzędów w Katowicach, w dniu 11 października 2013 r., zdecydowano o korekcie treści pytania i ponownej odpowiedzi na pytanie 7. Uśredniony stosunek kwot wyegzekwowanych ogółem za 2012 r. do kwot wszystkich zaległości objętych tytułami egzekucyjnymi (wynikających również z innych zaległości niż z tytułu podatku od nieruchomości) wyniósł 15,9 %. Najwyższy wskaźnik osiągnął Rybnik 57%, kolejne Dąbrowa Górnicza, Tychy, Bytom i Kalisz. W związku z wątpliwościami dotyczącymi poszczególnych pytao ankietowych w punkcie 4 niniejszego raportu, przedstawiono propozycję skorygowanych pytao ankietowych do kolejnej ankiety w ramach projektu Benchmarking 9

60,0% 50,0% 40,0% 48,7% 57,0% 30,0% 20,0% 10,0% 8,2% 8,5% 10,4% 13,1% 18,8% 19,2% 21,7% 25,4% 25,7% 0,0% Wykres nr 4. Odsetek zaległości wyegzekwowanych do objętych tytułami egzekucyjnymi skutecznośd ogółem w roku 2012. Na Wykresie nr 5 porównano ogólną skutecznośd egzekucji ze skutecznością egzekucji w obszarze podatku od nieruchomości. Rybnik osiągnął najwyższą skutecznośd zarówno w zakresie podatku od nieruchomości, jak i egzekucji ogółem. Oba wskaźniki na wysokim poziomie na tle grupy porównawczej odnotowała również Dąbrowa Górnicza, Tychy i Bytom. 10

Tabela danych nr 2: Skutecznośd egzekucji podatku od nieruchomości Odsetek zaległości wyegzekwowanych do objętych tytułami egzekucyjnymi skutecznośd ogółem w roku 2012: (pytanie 8/ pytanie7 ankiety) Odsetek zaległości wyegzekwowanych do objętych tytułami egzekucyjnymi skutecznośd ogółem w roku 2012: (pytanie 8/ (pytanie8 + pytanie 5 ankiety) 2. Kwota wyegzekwowana w 2012 r. (w mln zł) Bielsko- Biała Bytom Chorzów Częstochowa Dąbrowa Górnicza Gliwice Kalisz Rybnik Sosnowiec Tarnów Tychy 19,2% 25,4% 8,2% 18,8% 48,7% 10,4% 21,7% 57,0% 8,5% 13,1% 25,7% - 12,9% 17,3% 8,7% 8,2% 13,5% 10,4% 7,3% 23,9% 8,5% 10,9% 17,6% 1,42 1,90 2,03 1,56 1,63 2,44 0,57 1,06 0,77 0,42 0,84 - Wyliczono, w zaokrągleniu do jedności, na podstawie następujących danych z ankiety benchmarkingowej: Pyt. 5. Kwota zaległości podlegających egzekucji ogółem w danym roku na dzieo 31 grudnia danego roku bez odsetek i kosztów egzekucji (obejmuje także inne zaległości niż wynikające z podatku od nieruchomości, zaległości dotyczą także poprzednich Pyt. 7. Kwota zaległości ogółem objęta tytułami egzekucyjnymi w danym roku. Obejmuje zaległości istniejące na 31 grudnia danego roku plus kwotę zaległości wyegzekwowanych w tym roku) Pyt. 8. Kwota wyegzekwowana ogółem za dany rok (obejmuje także inne wyegzekwowane zaległości niż wynikające z podatku od nieruchomości, bez odsetek i kosztów egzekucyjnych) 11

Wykres nr 5: Odsetek kwot wyegzekwowanych do kwoty tytułów egzekucyjnych dotyczących podatku od nieruchomości i wszystkich zaległości w 2012 r. (w proc.) 60,0% 57,0% 50,0% wskaźnik skuteczności - podatek od nieruchomości 48,7% 43,5% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% wskaźnik skuteczności - ogółem 32,3% 25,4% 24,1% 19,0% 19,2% 8,2% 30,4% 29,8% 18,8% 21,7% 21,4% 19,4% 10,4% 34,9% 8,5% 39,5% 13,1% 35,6% 25,7% 0,0% 12

Porównanie regulacji prowizyjnych systemów wynagrodzeo Zdecydowana większośd urzędów posiada prowizyjny sposób wynagradzania pracowników zajmujących się egzekucją (10 z 11 jednostek). Podobieostwa w istniejących systemach prowizyjnym dotyczą przede wszystkim: Indywidualnego systemu premiowania, którego podstawą jest prowizja w wysokości określonego % wyegzekwowanej kwoty, Stosowania miesięcznego okresu, za który rozliczane są prowizje, Stosowania jako punkt wyjścia do opracowania regulaminów premiowania istniejących przepisów służb skarbowych (w zakresie przedmiotu i stawek). Główne różnice systemów premiowania tkwią w: Ujmowaniu / nie ujmowaniu kosztów egzekucyjnych oraz kosztów upomnienia jako podstawy naliczania wynagrodzenia prowizyjnego, Maksymalnej kwocie miesięcznego wynagrodzenia prowizyjnego. W niektórych urzędach nie może ona przekraczad pięciokrotnej wysokości najniższego wynagrodzenia zasadniczego, w innych nie może przekraczad 1750 zł, Objęcia / nie objęcia wynagrodzeniem prowizyjnym kierownika zespołu zajmującego się egzekucją. 8 6 5 5 6,15 6,15 6,15 6,15 6,15 6,2 7 8 4 2 0 0 0 3,075 2,5 3,08 3 3,08 3,1 3,5 4 zajęcie wynagrodzenia bezposrednio wyegzekwowane kwoty Wykres nr 6. Wynagrodzenie prowizyjne w poszczególnych urzędach jako procent od: ściągniętych od zobowiązanego kwot należności pieniężnych w wyniku zastosowania egzekucji z wynagrodzenia 13

zobowiązanego (zajęcie wynagrodzenia) oraz ściągniętych od zobowiązanego kwot pobranych bezpośrednio od zobowiązanego w gotówce (bezpośrednio wyegzekwowane kwoty) w 2012 r. Na Wykresie nr 6 Zaprezentowano najczęściej występujące czynności, za które naliczane są i wypłacane prowizje. I tak, w przypadku bezpośrednio wyegzekwowanych kwot przez poborców otrzymują oni zazwyczaj od 5 do 8 % wyegzekwowanej kwoty. Jeśli chodzi o czynności zza biurka to w przypadku zajęcia wynagrodzenia prowizje wynoszą od 2,5 do 5%. Kalisz nie posiadał w 2012 r. prowizyjnego systemu wynagradzania pracowników zajmujących się egzekucją. Na omawianym wykresie nie ujęto Rybnika. Stosowany jest tam odmienny, zespołowy system wynagrodzeo prowizyjnych opisany szerzej w pkt 3 niniejszego raportu. 3. Identyfikacja najlepszych praktyk 2 Rybnik w 2012 r. osiągnął jednocześnie: - odsetek wyegzekwowanych kwot w kwocie tytułów podlegających egzekucji podatku od nieruchomości powyżej średniej w miastach na prawach powiatu (43,5%), - odsetek wyegzekwowanych kwot ogółem w kwocie tytułów podlegających egzekucji najwyższy w grupie porównawczej (57%), - wysokie wskaźniki efektywności (liczba tytułów wykonawczych w przeliczeniu na etaty najwyższa w grupie porównawczej, kwota tytułów wykonawczych w przeliczeniu na etaty wyższa niż średnia w grupie porównawczej). Zadania egzekucji administracyjnej w Rybniku realizowane są przez Referat Egzekucji Administracyjnej. W 2012 roku w organie egzekucyjnym pracowało 5 pracowników (2 poborców i 2 pracowników biurowych oraz 1 osoba zarządzająca). Bezpośredni nadzór nad realizacją zadao egzekucyjnych pełni kierownik referatu, który decydował m. in. o przydziale tytułów poszczególnym pracownikom. Zrezygnowano z rejonizacji pracownicy pracują na całym obszarze w miarę pojawiających się potrzeb. W odróżnieniu od innych jednostek, w Rybniku odnotowano: Ad. 1. 1. Zespołowy system naliczania prowizji za wyegzekwowane kwoty; 2. Prowadzenie zabezpieczeo hipotecznych w zakresie czynności Referatu Egzekucji; Pracownicy otrzymują prowizję, nie za indywidualnie wyegzekwowane kwoty, ale prowizję od kwoty wyegzekwowanej jako cały zespół. I tak, poborcy otrzymują po 3,69%, a pracownicy biurowi 2 W tym punkcie wykorzystano m. in. prezentacje: Bożeny Lampart, kierownik Referatu Egzekucji Administracyjnej w UM Rybnik, Krystyny Soliło, naczelnik Wydziału Wymiaru, Ewidencji i Egzekucji Podatków i Opłat w UM Dąbrowa Górnicza oraz Wojciecha Szeligi, kierownika Refreratu Egzekucji Administracyjnej w UM Tychy. 14

i kierownik referatu po 2,46% całości wyegzekwowanej kwoty. Kwoty maksymalne to, w przypadku poborców trzykrotnośd najniższego wynagrodzenia, pracownicy biurowi 75% najniższego wynagrodzenia, a kierownik 150% najniższego wynagrodzenia. Z jednego tytułu można otrzymad maksymalnie dwukrotnośd najniższego wynagrodzenia 3. Wynagrodzenie prowizyjne ulega proporcjonalnemu zmniejszeniu o 1/30 za każdy dzieo urlopu, otrzymywania wynagrodzenia i zasiłku chorobowego lub opiekuoczego oraz innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Wynagrodzenie prowizyjne nie przysługuje w przypadku nieobecności w pracy trwającej pełny miesiąc. Takie rozwiązanie pozwoliło na uniknięcie rywalizacji o otrzymanie największych i najatrakcyjniejszych tytułów egzekucyjnych przez poszczególnych pracowników, które dawały szansę na szybką i wysoką prowizję. Zespołowy sposób naliczania prowizji pomaga również Rybnikowi w realizacji celu niedopuszczania do przedawnieo należności. System eliminuje niezdrową rywalizację między poborcami i pracownikami. Wiąże się też z zagrożeniem, którym byłoby wykorzystywanie faktu otrzymywania stałego procentu przez pracowników o niższej skuteczności. W małym, zmotywowanym zespole w Rybniku takie sytuacje jednak, zdaniem kierownika referatu, nie występowały w badanym okresie. Ad. 2 Oprócz skutecznego egzekwowania należności bardzo ważnym celem i zadaniem Referatu Egzekucji Administracyjnej jest niedopuszczenie do przedawnieo egzekwowanych należności. W tym celu wprowadzono system kontroli wszystkich należności objętych tytułami wykonawczymi za pomocą między innymi odpowiednich zestawieo generowanych przez program egzekucyjny, stosowania środków egzekucyjnych przerywających bieg terminu przedawnienia oraz zabezpieczania nieściągalnych należności hipoteką przymusową. Zabezpieczenia hipoteczne zostały wprowadzone do zakresu czynności tego referatu od roku 2010 ze względu na fakt, że to właśnie w tym referacie pracownicy posiadają pełną informację o stanie majątkowym dłużników oraz o ewentualnym zamiarze zbycia nieruchomości przez dłużników. Wcześniejszy system przekazywania informacji o konieczności dokonania zabezpieczania na nieruchomości dłużnika do innego referatu niepotrzebnie wydłużał czas skutecznego dokonania tych zabezpieczeo oraz nie był połączony z systemem kontroli należności przedawniających się. UM Tychy w 2012 r. osiągnął jednocześnie: odsetek wyegzekwowanych kwot w kwocie tytułów podlegających egzekucji podatku od nieruchomości powyżej średniej w miastach na prawach powiatu (35,6%) odsetek wyegzekwowanych kwot ogółem w kwocie tytułów podlegających egzekucji ogółem powyżej średniej w grupie porównawczej (25,7%) 3 Przez najniższe wynagrodzenie rozumie się miesięczne najniższe wynagrodzenie zasadnicze w pierwszej kategorii zaszeregowania (W 2012 r. 1100 zł). 15

ŚLĄSKI ZWIĄZEK liczba tytułów wykonawczych w przeliczeniu na etaty wyższa niż średnia w grupie porównawczej W opinii kierownika Referatu Egzekucji UM Tychy, skutecznośd egzekucji zależy w dużej mierze od zapytao kierowanych do ZUS oraz Urzędu Skarbowego, które dostarczają informacji o miejscach zatrudnienia i rachunkach bankowych celem ich zajęcia wykorzystywanego jako środek egzekucyjny. UM Tychy kieruje zapytania do urzędy skarbowe o wskazanie biur rachunkowych obsługujących dłużników. Biura rachunkowe, pytane przez organ egzekucyjny, wskazują z kolei numery rachunków bankowych oraz kontrahentów. Takie działania przynosiły wymierne efekty, jeśli chodzi o osiągnięty wskaźnik skuteczności. Czasami zapytania kierowane są też do dostawców mediów (zakłady energetyczne, wodociągowo-kanalizacyjne). Trzeba zaznaczyd, że ww. mogą odmówid udzielania odpowiedzi na te pytania w oparciu o ten sam artykuł ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji, na który powołuje się organ kierując przedmiotowe zapytanie 4 lub zażądad opłaty za udzielenie informacji. UM Dąbrowa Górnicza w 2012 r. osiągnął jednocześnie: Wzrost odsetka wyegzekwowanych kwot w kwocie tytułów podlegających egzekucji podatku od nieruchomości ponad średnią w grupie porównawczej Odsetek wyegzekwowanych kwot ogółem w kwocie tytułów podlegających egzekucji powyżej średniej w grupie porównawczej Liczba tytułów i kwota tytułów wykonawczych / 1 etat powyżej średniej Analizując nowe rozwiązania w Dąbrowie Górniczej wart zwrócid uwagę na zarządzenie zabezpieczenia, które wydaje się, że nie jest powszechnym rozwiązaniem stosowanym przez samorządowe organy egzekucyjne. Zarządzenie zabezpieczenia przykład: Podatnik (osoba prawna, której zobowiązanie podatkowe powstaje na mocy przepisu art. 21 1 Ordynacji podatkowej) zwraca się w miesiącu marcu z wnioskiem o odroczenie terminu płatności podatku za okres od miesiąca marca do miesiąca grudnia danego roku. Jako nowy termin płatności podatnik proponuje datę 31 grudnia danego roku. W momencie rozpatrywania wniosku sytuacja ekonomiczna podatnika wskazuje jedynie na przejściowe problemy finansowe, a co za tym idzie organ podatkowy udziela wnioskowaną ulgę. 4 Ustawy o postepowaniu egzekucyjnym w administracji Art. 36 1. W zakresie niezbędnym do prowadzenia egzekucji organ egzekucyjny może żądad od uczestników postępowania informacji i wyjaśnieo, jak również zwracad się o udzielenie informacji do organów administracji publicznej oraz jednostek organizacyjnych im podległych lub podporządkowanych, a także innych podmiotów. Art. 36 2. Od wykonania żądania określonego w 1 można uchylid się w takim zakresie, w jakim według przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego można odmówid zeznao w charakterze świadka albo odpowiedzi na zadane pytanie. 16

Tymczasem w połowie danego roku do organu podatkowego docierają niepokojące informacje o znacznym pogorszeniu się sytuacji finansowej podatnika, a wręcz o jego planach wyprzedaży całego majątku. W tej sytuacji należałoby zastosowad jakąś formę zabezpieczenia należności objętych decyzją o odroczeniu terminu płatności podatku. Problem w tym, że zobowiązanie nie jest jeszcze wymagalne, a więc nie stanowi jeszcze zaległości podatkowej dlatego brak jest możliwości: prowadzenia windykacji i egzekucji ( przede wszystkim wystawienia tytułu wykonawczego), ustanowienia zastawu skarbowego. Dla zobowiązao podatkowych powstających w sposób przewidziany w art. 21 1 pkt 1 podstawę wpisu zastawu skarbowego stanowi wprawdzie deklaracja, ale tylko wówczas, jeżeli wykazane w niej zobowiązanie podatkowe nie zostało wykonane. Wpis zastawu skarbowego nie może byd dokonany wcześniej niż po upływie 14 dni od upływu terminu płatności zobowiązania podatkowego a w analizowanym przypadku termin odroczonego podatku jeszcze nie minął, ustanowienia hipoteki przymusowej na podstawie tytułu wykonawczego (jeszcze nie można go wystawid), ustanowienia hipoteki przymusowej na podstawie decyzji tj. w trybie art. 35 2 punkt 1 Ordynacji podatkowej ( z uwagi na prawidłową deklarację złożoną przez podatnika - brak jest możliwości wystawienia np. decyzji określającej wysokośd zobowiązania podatkowego). W zaistniałej sytuacji można zastosowad rozwiązanie w postaci zarządzenia zabezpieczenia, a zastosowanie w tej sprawie znajdą następujące przepisy: Art. 33 ustawy Ordynacja podatkowa: 1. Zobowiązanie podatkowe przed terminem płatności może byd zabezpieczone na majątku podatnika, jeżeli zachodzi uzasadniona obawa, że nie zostanie ono wykonane, a w szczególności, gdy podatnik trwale nie uiszcza wymagalnych zobowiązao o charakterze publicznoprawnym lub dokonuje czynności polegających na zbywaniu majątku, które mogą utrudnid lub udaremnid egzekucję. 2. Zabezpieczenia w okolicznościach wymienionych w 1 można dokonad również w toku postępowania podatkowego lub kontroli podatkowej, przed wydaniem decyzji: 1) ustalającej wysokośd zobowiązania podatkowego, 2) określającej wysokośd zobowiązania podatkowego, 4. W przypadku, o którym mowa w 2, organ podatkowy na podstawie posiadanych danych co do wysokości podstawy opodatkowania określa w decyzji o zabezpieczeniu: 1) przybliżoną kwotę zobowiązania podatkowego, jeżeli zabezpieczenie następuje przed wydaniem decyzji, o której mowa w 2 pkt 1, 17

2) przybliżoną kwotę zobowiązania podatkowego oraz kwotę odsetek za zwłokę należnych od tego zobowiązania na dzieo wydania decyzji o zabezpieczeniu, jeżeli zabezpieczenie następuje przed wydaniem decyzji, o której mowa w 2 pkt 2. Adnotacja - jak wynika z powyżej przytoczonych przepisów zabezpieczenia należności przed terminem płatności można dokonad: bez wydawania decyzji o zabezpieczeniu (w przypadkach zobowiązania ustalonego prawidłowo na podstawie złożonej przez podatnika deklaracji) lub w przypadku nieustalonego jeszcze prawidłowego zobowiązania (postępowanie podatkowe lub kontrola podatkowa w toku) na podstawie wydanej decyzji o zabezpieczeniu. Art. 154 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji: 1. Organ egzekucyjny dokonuje zabezpieczenia należności pieniężnej, jeżeli brak zabezpieczenia mógłby utrudnid lub udaremnid egzekucję, w szczególności jeżeli stwierdzono: - brak płynności finansowej zobowiązanego, - dokonywanie przez zobowiązanego wyprzedaży majątku. 2. Zabezpieczenie może byd dokonane także przed terminem płatności należności pieniężnej. Art. 156 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji: 2. W przypadku zabezpieczania należności pieniężnych, zarządzenie zabezpieczenia sporządza się według wzoru określonego w drodze rozporządzenia przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Adnotacja: zarządzenie zabezpieczenia wystawia wierzyciel, wzór zarządzenia zabezpieczenia określono w załączniku nr 23 do Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. 18

Art. 19 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji: 1. Naczelnik urzędu skarbowego jest organem egzekucyjnym uprawnionym do stosowania wszystkich środków egzekucyjnych w egzekucji administracyjnej należności pieniężnych, do zabezpieczania takich należności w trybie i na zasadach określonych w dziale IV. Adnotacja - klauzulę wykonalności na zarządzeniu zabezpieczenia nadaje naczelnik urzędu skarbowego. Art. 164 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji 1. Organ egzekucyjny po wydaniu zarządzenia zabezpieczenia dokonuje zabezpieczenia należności pieniężnej przez: 1) zajęcie pieniędzy, wynagrodzenia za pracę, wierzytelności z rachunków bankowych, innych wierzytelności i praw majątkowych lub ruchomości; 2) obciążenie nieruchomości zobowiązanego hipoteką przymusową, w tym przez złożenie dokumentów do zbioru dokumentów w przypadku nieruchomości, która nie ma urządzonej księgi wieczystej ( i dalsze punkty. ) 2. Jeżeli organ egzekucyjny nie jest jednocześnie wierzycielem, obciążenia nieruchomości hipoteką przymusową dokonuje wierzyciel. 3. Przed skierowaniem wniosku do sądu o ustanowienie hipoteki przymusowej wierzyciel występuje do organu egzekucyjnego o nadanie zarządzeniu zabezpieczenia klauzuli o skierowaniu zarządzenia zabezpieczenia do wykonania. Adnotacja jak wynika z powyżej przytoczonych przepisów na podstawie zarządzenia zabezpieczenia wierzyciel może wnioskowad do naczelnika urzędu skarbowego: nadanie klauzuli wykonalności na zarządzeniu zabezpieczenia i o bezpośrednie zastosowanie środków zabezpieczających określonych np. w art. 164 1, lub o nadanie klauzuli wykonalności na zarządzeniu zabezpieczenia i zwrot tego zarządzenia wierzycielowi celem wpisania przez wierzyciela hipoteki przymusowej, lub o nadanie klauzuli wykonalności na zarządzeniu zabezpieczenia i o bezpośrednie zastosowanie środków zabezpieczających określonych np. w art. 164 1 - z jednoczesnym 19

zwrotem jednego egzemplarza tego zarządzenia wierzycielowi celem dodatkowego wpisania przez wierzyciela hipoteki przymusowej ( w tej sytuacji naczelnikowi urzędu skarbowego przekazuje się jeden dodatkowy egzemplarz zarządzenia zabezpieczenia), Art. 110 ustawy o księgach wieczystych i hipotece Hipotekę przymusową można uzyskad także na podstawie zarządzenia zabezpieczenia dokonanego na podstawie przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. Art. 159 ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji 1. Organ egzekucyjny na żądanie zobowiązanego, z zastrzeżeniem 2, uchyla zabezpieczenie, jeżeli wniosek o wszczęcie postępowania egzekucyjnego nie został zgłoszony w terminie 30 dni od dnia dokonania zabezpieczenia należności pieniężnej, a w terminie 3 miesięcy od dokonania zabezpieczenia w związku z wydaniem decyzji, o której mowa w art. 33a i 33b ustawy - Ordynacja podatkowa. 2. Termin określony w 1 może byd przez organ egzekucyjny przedłużony na wniosek wierzyciela, jeżeli z uzasadnionych przyczyn postępowanie egzekucyjne nie mogło byd wszczęte. Adnotacja jak wynika z powyżej przytoczonych przepisów - zabezpieczenie należy przedłużad z uwagi na terminy określone w art. 159 1. Z wnioskiem do naczelnika urzędu skarbowego o przedłużenie zabezpieczenia należy wystąpid nie później niż: przed upływem 30 dni od daty dokonania zabezpieczenia w przypadku, gdy nie została wydana decyzja o zabezpieczeniu, przed upływem 3 miesięcy od daty dokonania zabezpieczenia - w przypadku, gdy została wydana decyzja o zabezpieczeniu. 20

4. Wnioski Zebrane w ankietach benchmarkingowych mierniki, po dokonanych w wyniku poprzedniego badania korektach, w 2012 roku cechowały się już większym stopniem porównywalności. Należy jednak kontynuowad doprecyzowanie poszczególnych parametrów zbieranych na potrzeby analizy w celu zapewnienia pełnej porównywalności danych. Przedstawiona w dalszej części raportu tabela wskazuje precyzyjnie treści pytao ankietowych pozwalające na uzyskanie porównywalnych danych; Stosowane rozwiązania w zakresie praktyki wykorzystywania środków egzekucyjnych oraz uregulowania w zakresie wynagradzania prowizyjnego w poszczególnych urzędach są różne; możliwa jest identyfikacja tzw. dobrych praktyk; Ze względu na wejście w życie w 2013 r. nowego ładu prawnego w zakresie gospodarki odpadami, rozszerzeniu ulegają zadania związane z egzekucją przez gminy tzw. opłaty śmieciowej. Należy mied to na względzie przy analizie danych za rok 2013; Warto rozważyd poddanie analizie porównawczej również relację kosztów funkcjonowania komórki egzekucyjnej do osiąganych efektów, (jako dodatkowego wskaźnika skuteczności). 21

Problemy dotyczące odpowiedzi na poszczególne pytania ankiety Propozycje rozwiązao w kolejnym etapie testowania, uzasadnienie 1. Liczba etatów realizujących zadanie egzekucji zaległości nieuwzględniająca naczelnika wydziału i osoby obsługujące sekretariat wydziału (średnia z roku) Uwagi: Jeśli naczelnik lub osoby obsługujące sekretariat realizują zadanie związane z egzekucją zaległości podatkowych należy wliczyd cześd odpowiadającą ilości etatu/czasu poświęconego na to zadanie. Jeśli pracownikom realizującym zadanie były wypłacone godziny nadliczbowe, należy doliczyd % etatu. Liczba etatów oznacza liczbę etatów obciążeniowych (przeliczeniowych) tj. jeśli dany pracownik poświęca na realizację zadania 10 godzin z 40 godzin tygodnia pracy to jest to 0,25 etatu 2. Liczba wszystkich tytułów wykonawczych podlegających egzekucji w danym roku na dzieo 31 grudnia w zakresie podatku od nieruchomości (obejmująca również tytułu wyegzekwowane w danym roku). Nastąpiła znacząca poprawa zrozumienia i wyliczania zaangażowania etatowego. Pozycja wciąż jednak różnie interpretowana przez poszczególne jednostki (niewykluczone błędy w poszczególnych przypadkach). Bez uwag. Do rozważanie rozciągnięcia analizy na cały zespół egzekucyjny, również sekretariat i naczelnika wydziału w części, której dotyczy egzekucja oraz kierownika referatu (jeżeli istnieje). Liczba wszystkich etatów realizujących zadania egzekucji zaległości podatkowych (całej komórki egzekucyjnej). Bez zmian. 22

3. Liczba wszystkich tytułów wykonawczych podlegających egzekucji w danym roku na dzieo 31 grudnia obejmująca również tytuły wyegzekwowane w danym roku (dotyczy także innych zaległości niż wynikające z podatku od nieruchomości) W nawiązaniu do odpowiedzi udzielonej jeszcze 5 czerwca 2012 r. przez częśd jednostek w tym punkcie mogły zostad podane wartości, dotyczące tylko podatków i opłat lokalnych (bez mandatów karnych oraz należności Ośrodka Pomocy Społecznej). W części jednostek dane te mogły byd ujęte. Wprowadzenie uwagi w ankiecie przy tym pytaniu: Dotyczy także wszystkich innych zaległości niż wynikające z podatku od nieruchomości, zarówno podatkowych jak i niepodatkowych (mandaty, pomoc społeczna itp.) lub alternatywnie: 4. Kwota zaległości podlegających egzekucji w danym roku na dzieo 31 grudnia danego roku dotycząca podatku od nieruchomości bez odsetek i kosztów egzekucji Uwagi: Zaległości dotyczą także lat poprzednich Należy zachowad porównywalnośd pytania 4 i 5. Powtórzenie odpowiedzi z dnia 5 czerwca 2012 r. jako uwagi Kwota zaległości podlegających egzekucji w danym roku na dzieo 31 grudnia danego roku dotycząca podatku od nieruchomości bez odsetek i kosztów egzekucji, zaległości dotyczą także poprzednich 5. Kwota zaległości podlegających egzekucji ogółem w danym roku na dzieo 31 grudnia danego roku bez odsetek i kosztów egzekucji (obejmuje także inne zaległości niż wynikające z podatku od nieruchomości, zaległości dotyczą także poprzednich Należy zachowad porównywalnośd pytania 4 i 5. Uwaga jak w pkt 3. Kwota zaległości podlegających egzekucji ogółem w danym roku na dzieo 31 grudnia danego roku bez odsetek i kosztów egzekucji (obejmuje także inne zaległości niż wynikające z podatku od nieruchomości, zaległości dotyczą także poprzednich Uwaga jak w pkt 3. 23

6. Kwota zaległości z podatku od nieruchomości objęta tytułami egzekucyjnymi w danym roku (obejmuje zaległości istniejące na 31 grudnia danego roku plus kwotę zaległości wyegzekwowanych w tym roku) 7. Kwota zaległości ogółem objęta tytułami egzekucyjnymi w danym roku (Zaległości dotyczące tylko danego roku. Obejmuje zaległości istniejące na 31 grudnia danego roku plus kwotę zaległości wyegzekwowanych w tym roku). Uwagi: Dotyczy także innych zaległości niż wynikające z podatku od nieruchomości Istnieje potrzeba doprecyzowania, że chodzi o wszystkie zaległości objęte tytułami egzekucyjnymi w danym roku, również, jeżeli zaległości te dotyczą lat poprzednich. Należy zachowad porównywalnośd pytania 6 i 7. W błąd wprowadzało sformułowanie Zaległości dotyczące tylko danego roku, podczas gdy chodzi o zaległości dotyczące również lat poprzednich, tylko, że objęte tytułami egzekucyjnymi w danym roku. Należy zachowad porównywalnośd pytania 6 i 7. Uwaga jak w pkt 3. Kwota zaległości z tytułu podatku od nieruchomości objęta tytułami egzekucyjnymi w danym roku (obejmuje zaległości istniejące na 31 grudnia danego roku, plus kwotę zaległości wyegzekwowanych w danym roku) Zaległości dotyczą także lat poprzednich. Kwota zaległości ogółem objęta tytułami egzekucyjnymi w danym roku (Zaległości dotyczące tylko danego roku. Obejmuje zaległości istniejące na 31 grudnia danego roku plus kwotę zaległości wyegzekwowanych w danym roku). Dotyczy także innych zaległości niż wynikające z podatku od nieruchomości. Zaległości dotyczą także lat poprzednich. Uwagi: Dotyczy także innych zaległości niż wynikające z podatku od nieruchomości 8. Kwota wyegzekwowana ogółem za dany rok (obejmuje także inne wyegzekwowane zaległości niż wynikające z podatku od nieruchomości, bez odsetek i kosztów egzekucyjnych) Należy ujednolicid treśd pytania 8 i 9. Uwaga jak w pkt. 3. Kwota wyegzekwowana ogółem za dany rok w danym roku na dzieo 31 grudnia (obejmuje także inne wyegzekwowane zaległości niż wynikające z podatku od nieruchomości, bez odsetek i kosztów egzekucyjnych, zaległości dotyczą także lat poprzednich) 24

9. Kwota wyegzekwowana w danym roku w zakresie podatku od nieruchomości na dzieo 31 grudnia (bez odsetek od należności podatkowych i kosztów egzekucyjnych, zaległości dotyczą także lat poprzednich) 10. Liczba wszystkich tytułów objętych egzekucją w danym roku (liczba przyjętych w danym roku tytułów wykonawczych do realizacji) Należy ujednolicid treśd pytania 8 i 9. Bez uwag. Kwota wyegzekwowana w danym roku w zakresie podatku od nieruchomości na dzieo 31 grudnia (bez odsetek od należności podatkowych i kosztów egzekucyjnych, zaległości dotyczą także lat poprzednich) Bez zmian. 11. Czy stosowane jest wynagrodzenie prowizyjne pracowników komórki egzekucyjnej (Jeżeli tak, należy dołączyd odpowiednie zarządzenie, w którym określono prowizyjny system wynagrodzeo) Bez uwag. Bez zmian. Ewentualne dodatkowe pytania w ankiecie i możliwości ich wykorzystania w analizie porównawczej: Roczne koszty ponoszone przez urząd na funkcjonowanie komórki egzekucyjnej - łączne koszty wypłaconych wynagrodzeo i prowizji pracowników realizujących zadanie (za wyjątkiem gmin gdzie zadanie realizuje 1 etat) Koszt organu egzekucyjnego przypadający na wyegzekwowanie 1 złotówki, Kwota wyegzekwowana przez urząd w odniesieniu do kosztów funkcjonowania komórki egzekucji 25

26