epuap Archiwizacja w Osobistym Składzie Dokumentów

epuap Archiwizacja w Osobistym Składzie Dokumentów Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka

SPIS TREŚCI SPIS TREŚCI... 2 Wprowadzenie... 3. Instalacja i uruchamianie... 4.2 Praca w trybie off-line... 5.2. Pobieranie dokumentów ze skrzynki do archiwum (z poziomu użytkownika zalogowanego w systemie epuap)... 5.2.2 Pobieranie dokumentów z archiwum do aplikacji... 7.2.3 Eksport archiwum na dysk lokalny... 0.2.4 Usuwanie z dysku....3 Praca w trybie on-line... 2.3. Pobieranie dokumentów z archiwum do aplikacji... 3.3.2 Pobieranie dokumentów on-line... 5.3.3 Eksport archiwum na dysk lokalny... 6.3.4 Usuwanie z dysku... 6.3.5 Archiwizowanie na dysku... 7.3.6 Usuwanie ze skrzynki on-line... 8 2 SPIS RYSUNKÓW... 9 2

Wprowadzenie Niniejsza instrukcja stanowi pomoc dla użytkowników korzystających z aplikacji OSD/ESD, która pozwala na dostęp do składu dokumentów (w trybie off-line jak i on-line) bez konieczności logowania do systemu epuap za pomocą przeglądarki internetowej. Aplikacja umożliwia użytkownikowi pobieranie i synchronizację dokumentów z Elektronicznym Składem Dokumentów systemu epuap (w trybie on-line). Pozwala również na dostęp do Osobistego Składu Dokumentów, bezpieczne przechowywanie dokumentów, archiwizowanie oraz usuwanie dokumentów z dysku bez konieczności dostępu do sieci (tryb off-line). Użytkownik ma możliwość pobierać dokumenty do aplikacji na dwa sposoby: Pobieranie dokumentów ze skrzynek z poziomu użytkownika zalogowanego na swoim koncie w systemie epuap, wówczas zapisane na dysku dane można zaimportować do aplikacji (również w trybie off-line) Pobieranie dokumentów ze skrzynek z poziomu aplikacji OSD/ESD po zalogowaniu on-line dokumenty automatycznie pojawią się w aplikacji Aplikacja pozwala na zarchiwizowanie dokumentów gdy limit dla danej skrzynki został przekroczony, bez konieczności ich usuwania. Dzięki aplikacji użytkownik może przechowywać wszystkie pisma w jednym miejscu, mieć do nich dostęp wtedy, gdy zalogowanie do systemu epuap nie jest możliwe (np. z powodu braku dostępu do sieci). 3

. Instalacja i uruchamianie Aplikacja do prawidłowego działania wymaga oprogramowania Java w wersji.7 lub nowszych. Aplikacja jest udostępniona na stronie systemu epuap i dostępna dla każdego użytkownika, aby ją pobrać użytkownik nie musi być zalogowany. Krok Aby pobrać plik z aplikacją użytkownik na stronie głównej systemu epuap wybiera Pomoc [] (Rysunek ) a następnie klika na Aplikacja desktopowa [2] (Rysunek ). Rysunek. Instalacja aplikacji 2 Krok 2 Użytkownik wybiera Pobierz plik [] (Rysunek 2), na ekranie wyświetli się okno, należy tam wybrać opcję zapisania dokumentu, wskazać docelową lokalizację pliku i potwierdzić chęć dokonania tej operacji wybierając OK [2] (Rysunek 2). 4

Rysunek 2. Pobieranie pliku Krok 3 2 Użytkownik rozpakowuje zapisany plik AppDesktop_OSD-ESD.zip do katalogu docelowego z aplikacją. Następnie dwukrotnie klika na plik ESD_Desktop-jfx.jar aby uruchomić aplikację..2 Praca w trybie off-line Aby zaimportować dokumenty z dysku do aplikacji desktopowej w trybie off-line użytkownik powinien uprzednio pobrać je ze skrzynki na koncie epuap do archiwum..2. Pobieranie dokumentów ze skrzynki do archiwum (z poziomu użytkownika zalogowanego w systemie epuap) Skrzynka przechowuje dokumenty wysyłane do urzędu a także wszystkie odebrane pisma. Istnieje możliwość wyeksportowania dokumentów ze skrzynki do pliku archiwum. Funkcjonalność ta umożliwia przeniesienie pliku archiwum np. do innego systemu lokalnego lub na urządzenie archiwizujące. Do pliku eksportowana jest cała zawartość archiwum. Plik zapisywany jest na dysku twardym lokalnego środowiska użytkownika w domyślnym miejscu zapisywania pliku. Użytkownik musi być zalogowany na swoim koncie w systemie epuap i posiadać uprawnienia do pracy oraz konfigurowania skrzynki. Krok Użytkownik loguje się na konto w systemie epuap, z którego chce pobrać dokumenty do archiwum. 5

Krok 2 Użytkownik aby pobrać dokumenty ze skrzynki do archiwum powinien przejść do Elektroniczna Skrzynka Podawcza (w przypadku użytkowników zalogowanych na konto osoby fizycznej będzie to Moja Skrzynka) [] (Rysunek 3).Następnie należy przejść do sekcji Operacje [2] (Rysunek 3). Z rozwijalnej listy skrzynek wybrać skrzynkę z której chce pobrać dokumenty do archiwum [3] (Rysunek 3). Po wybraniu skrzynki jej nazwa pojawi się w polu Wybrana skrzynka, aby pobrać do Archiwum dokumenty ze skrzynki należy kliknąć przycisk Pobierz archiwum [4] (Rysunek 3). Rysunek 3. Pobieranie archiwum 3 4 2 Krok 3 Dokumenty ze skrzynki zostaną pobrane do archiwum do pliku zewnętrznego, na ekranie wyświetli się okno, należy tam wybrać opcję zapisania dokumentu, wskazać docelową lokalizację pliku i potwierdzić chęć dokonania tej operacji. Dokumenty ze skrzynki zostaną pobrane do archiwum w formacie pliku zewnętrznego i zapisane na dysku pod wskazaną lokalizacją. 6

Rysunek 4. Potwierdzenie pobrania archiwum.2.2 Pobieranie dokumentów z archiwum do aplikacji Do pracy w trybie off-line użytkownik nie musi być zalogowany Krok Użytkownik uruchamia aplikację desktopową. Dwukrotne kliknięcie na plik ESD_Desktop-jfx.jar spowoduje uruchomienie aplikacji. Krok 2 Użytkownikowi wyświetla się okienko z autoryzacją. Użytkownik nie uzupełnia danych tylko wybiera opcję Pracuj off-line [] (Rysunek 5). 7

Rysunek 5. Autoryzacja Krok 3 W przypadku pierwszego uruchamiania aplikacji pojawi się komunikat ostrzegający (Rysunek 6), że pierwsze uruchomienie aplikacji wymaga zalogowania lub zaimportowania archiwum z pliku. Użytkownik wybiera Tak [] (Rysunek 6) aby przejść do kolejnego kroku importu archiwum. Rysunek 6. Komunikat o wymogu zalogowania lub zaimportowania archiwum z pliku Krok 4 Pojawi się okno w którym użytkownik wybiera najpierw Wybierz plik z archiwum [] (Rysunek 7),następnie wskazuje docelową lokalizację pliku i potwierdza chęć jego zaimportowania poprzez naciśnięcie przycisku Importuj archiwum [2] (Rysunek 7). Pojawi się komunikat o prawidłowym imporcie archiwum, kliknij OK [3] (Rysunek 8). Aplikacja zostaje uruchomiona, dokumenty z archiwum zostaną zapisane w aplikacji desktopowej (Rysunek 9). 8

Rysunek 7. Import archiwum 2 Rysunek 8. Komunikat importu archiwum 3 Rysunek 9. Aplikacja Off-line 9

Krok 5 W przypadku kiedy użytkownik chce zaimportować kolejny plik z archiwum naciska przycisk Importuj archiwum [] (Rysunek 9) i postępuje zgodnie z krokiem 4..2.3 Eksport archiwum na dysk lokalny Do pracy w trybie off-line użytkownik nie musi być zalogowany Krok Aby wyeksportować dane z aplikacji na dysk, użytkownik wybiera przycisk Eksportuj archiwum [] (Rysunek 0). Pojawi się okno, w którym użytkownik wpisuje Nazwę archiwum [2] (Rysunek 0), następnie naciska Wybierz katalog [3] (Rysunek 0), wskazuje miejsce na dysku lokalnym w którym chce zapisać archiwum i potwierdza chęć wyeksportowania danych klikając na Eksportuj archiwum [4] (Rysunek 0). Rysunek 0. Eksport archiwum 2 3 4 Krok 2 0

Aplikacja wyświetli komunikat o poprawnym wyeksportowaniu archiwum wraz ze ścieżką do katalogu, w którym zostało ono zapisane. Rysunek. Komunikat o wyeksportowaniu archiwum.2.4 Usuwanie z dysku Do pracy w trybie off-line użytkownik nie musi być zalogowany Krok Aby usunąć dokument z dysku użytkownik przechodzi do wybranej lokalizacji (wybiera skrzynkę i folder, np. Odebrane) i przy dokumencie, który chce usunąć naciska na przycisk Usuń z dysku [] (Rysunek 2). Po pojawieniu się okna z zapytaniem czy na pewno usunąć z dysku, użytkownik akceptuje klikając na Tak [2] (Rysunek 2).

Rysunek 2. Usuwanie z dysku 3 2 Opcja Przekaż do roboczych [3] (Rysunek 2) dostępna jest tylko po zalogowaniu w trybie On-line..3 Praca w trybie on-line Praca w trybie on-line pozwala użytkownikowi poruszać się po wybranym składzie dokumentów oraz zarządzać nim bez konieczności logowania do systemu epuap za pomocą przeglądarki internetowej. Aplikacja jest zsynchronizowana z kontem epuap, dzięki czemu użytkownik może na bieżąco monitorować przychodzące do niego pisma, pozostawiać je lub usuwać ze składu dokumentów. 2

.3. Pobieranie dokumentów z archiwum do aplikacji Do pracy w trybie on-line użytkownik musi być zalogowany Krok Użytkownik loguje się do aplikacji desktopowej. Dwukrotne kliknięcie na plik ESD_Desktop-jfx.jar spowoduje uruchomienie aplikacji. Krok 2 Użytkownik wpisuje Nazwę użytkownika [] (Rysunek 3Rysunek 6) i Hasło [2] (Rysunek 3) do swojego konta w systemie epuap i klika na Zaloguj [3] (Rysunek 3). Rysunek 3. Autoryzacja 2 3 Krok 3 Jeżeli użytkownik jest przypisany do kilku podmiotów pojawi się okno z wyborem podmiotu. Użytkownik wybiera podmiot, na który chce się zalogować (Rysunek 4). 3

Rysunek 4. Autoryzacja - Wybór podmiotu Krok 4 Aplikacja została uruchomiona. Dokumenty są widoczne w skrzynkach (Rysunek 5). 4

Rysunek 5. Aplikacja On-line 2 3 Krok 5 Aby zaimportować archiwum użytkownik naciska przycisk Importuj archiwum [] (Rysunek 5Rysunek 7) aby pobrać dokumenty z dysku. Pojawi się okno w którym użytkownik wybiera najpierw Wybierz plik z archiwum [] (Rysunek 7),następnie wskazuje docelową lokalizację pliku i potwierdza chęć jego zaimportowania poprzez naciśnięcie przycisku Importuj archiwum [2] (Rysunek 7). Dokumenty z archiwum zostaną zapisane w aplikacji desktopowej. Pojawi się komunikat o prawidłowym imporcie archiwum, kliknij OK [3] (Rysunek 8)..3.2 Pobieranie dokumentów on-line Do pracy w trybie on-line użytkownik musi być zalogowany Krok Użytkownik może na bieżąco pobierać dokumenty ze swojego składu on-line. Aby to zrobić wystarczy nacisnąć przycisk Odśwież [2] (Rysunek 5). Aplikacja pobiera również nowo utworzone skrzynki wraz z zawartością. 5

.3.3 Eksport archiwum na dysk lokalny Do pracy w trybie on-line użytkownik musi być zalogowany Krok Aby wyeksportować dane z aplikacji na dysk, użytkownik wybiera przycisk Eksportuj archiwum [3] (Rysunek 5). Pojawi się okno, w którym użytkownik wpisuje Nazwę archiwum [2] (Rysunek 0), następnie naciska Wybierz katalog [3] (Rysunek 0), w którym chce zapisać archiwum i potwierdza chęć wyeksportowania danych klikając na Eksportuj archiwum [4] (Rysunek 0). Krok 2 Aplikacja wyświetli komunikat o poprawnym wyeksportowaniu archiwum wraz ze ścieżką do katalogu, w którym zostało ono zapisane (Rysunek )..3.4 Usuwanie z dysku Do pracy w trybie on-line użytkownik musi być zalogowany Krok Aby usunąć dokument z dysku użytkownik przechodzi do wybranej lokalizacji (wybiera skrzynkę i folder, np. Odebrane) i przy dokumencie, który chce usunąć naciska na przycisk Usuń z dysku [] (Rysunek 6Rysunek 2). Po pojawieniu się okna z zapytaniem czy na pewno usunąć z dysku, użytkownik akceptuje klikając na Tak [2] (Rysunek 2). 6

Rysunek 6. Aplikacja On-line 2 3.3.5 Archiwizowanie na dysku Do pracy w trybie on-line użytkownik musi być zalogowany Krok Aby zarchiwizować dokument na dysku użytkownik przechodzi do wybranej lokalizacji (wybiera skrzynkę i folder, np. Odebrane) i przy dokumencie, który chce zarchiwizować naciska na przycisk Archiwizuj na dysku [2] (Rysunek 6Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.). Po pojawieniu się okna z zapytaniem czy na pewno zarchiwizować na dysku, użytkownik akceptuje klikając na Tak [3] (Rysunek 7Błąd! Nie można odnaleźć źródła odwołania.). 7

Rysunek 7. Archiwizowanie na dysku 3.3.6 Usuwanie ze skrzynki on-line Do pracy w trybie on-line użytkownik musi być zalogowany Krok Po zalogowaniu do aplikacji desktopowej użytkownik ma możliwość usuwania dokumentów ze składu on-line. Aby to zrobić użytkownik naciska przycisk Usuń ze skrzynki [3] (Rysunek 6). Rysunek 8. Usuwanie ze skrzynki on-line Krok 2 System wyświetli zapytanie czy na pewno usunąć dokument ze zdalnego repozytorium. Użytkownik wybiera Tak [] (Rysunek 8) aby potwierdzić operację. 8

2 SPIS RYSUNKÓW Rysunek. Instalacja aplikacji 4 Rysunek 2. Pobieranie pliku 5 Rysunek 3. Pobieranie archiwum 6 Rysunek 4. Potwierdzenie pobrania archiwum 7 Rysunek 5. Autoryzacja 8 Rysunek 6. Komunikat o wymogu zalogowania lub zaimportowania archiwum z pliku 8 Rysunek 7. Import archiwum 9 Rysunek 8. Komunikat importu archiwum 9 Rysunek 9. Aplikacja Off-line 9 Rysunek 0. Eksport archiwum 0 Rysunek. Komunikat o wyeksportowaniu archiwum Rysunek 2. Usuwanie z dysku 2 Rysunek 3. Autoryzacja 3 Rysunek 4. Autoryzacja - Wybór podmiotu 4 Rysunek 5. Aplikacja On-line 5 Rysunek 6. Aplikacja On-line 7 Rysunek 7. Archiwizowanie na dysku 8 Rysunek 8. Usuwanie ze skrzynki on-line 8 9