Starostwo Powiatowe w Poznaniu ui: Jackowskiego 8 60-509 Poznań (nazwa i adres jednostki sektora finansów publicznych, w której jest zatrudniony audytor) S P R A W O Z D A N I E Z WYKONANIA PLANU AUDYTU ZA ROK 0. Jednostki sektora finansów publicznych objęte audytem wewnętrznym Nazwa jednostki A - Starostwo Powiatowe w Poznaniu, ul. Jackowskiego 8, 60-509 Poznań. Podstawowe informacje o komórce audytu wewnętrznego Imię i nazwisko osoby wykonującej zadania z zakresu audytu wewnętrznego, według stanu na dzień 3 grudnia Nazwa stanowiska Numer telefonu Adres poczty elektronicznej Wymiar czasu pracy (w etatach) walifikacje zawodowe, o których mowa w ustawie o finansach publicznych Udział w szkoleniach w roku sprawozdawczym (w dniach) 3 4 5 6 7 8 ł. Lucyna Jankowska Dyrektor 6/84883 lucynajankowska@powiat.poznan.pl etat egzamin MF Wydziału Audytu i Kontroli. Mariusz Strzyżewski Zastępca dyrektora (do dnia 3..0 r.) 3. Iwona Giczela Główny specjalista - asystent audytu 6/840669 mariusz.strzyzewski@powialpoznan.pl etat Ukończone Studia Podyplomowe UE Audyt wewnętrzny w jednostkach sektora finansów publicznych", praktyka 6/840669 iwona.giczela@powiat.poznan.pl etat Ukończone Studia Podyplomowe UE,,Audyt wewnętrzny w jednostkach sektora finansów publicznych", praktyka szkole - 35 godzin szkolenia - dni 3. Samoocena Czy w roku sprawozdawczym dokonywano udokumentowanej samooceny audytu wewnętrznego TAK/NIE Strona z 5
4. Analiza zasobów osobowych, w roku sprawozdawczym. Stanowiska prowadzące audyt wewnętrzny (3 etaty): - dyrektor wydziału pełniący funkcję audytora wewnętrznego - pełen etat, - asystent audytu I - pełen etat, - asystent audytu II - pełen etat. Dyrektor Wydziału od dnia kwietnia do dnia 9 października 0 r. przebywała na urlopie macierzyńskim.. Liczba dni roboczych w 0 roku - 5 3. Liczba osobodni w 0 roku - 504 Zadania audytora wewnętrznego Zasoby ludzkie (liczba osobodni) - zgod z planem audytu na dany rok sprawozdawczy* Zasoby ludzkie (liczba osobodni) - wykona Przyczyna odstępstw 3 4 5. Przeprowadza zadań audytowych 300 7. Opracowa technik przeprowadzania zadania 30 8 audytowego 3. Przeprowadza czynności sprawdzających 0 0 4. Współpraca z innymi służbami kontrolnymi 0 5 Kontrola NIK 5. Czynności organizacyjne, w tym planowa i 0 30 sprawozdawczość 6. Szkolenia i rozwój zawodowy 3 7. Urlopy 5 47 8. Czynności doradcze 0 8 9. Inne działania - rezerwa czasowa 0 0 0. Absencje pracowników - w związku z chorobą i 7 obecności planowane - 5,3 % opieką nad członkiem rodziny, urlop ogółu dni roboczych okolicznościowy Ogółem liczba osobodni 504 3 3 5. Przeprowadzone, w roku sprawozdawczym, zadania zapewniające: Temat zadania zapewniającego Audyt wewnętrzny zlecony Liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających zapewniające zada Czas przeprowadzenia zadania zapewniającego Powoła rzeczoznawcy Plan wykona plan wykona 3 4 5 6 7 8 9. Obsługa pracy Rady Powiatu Organizacja wewnętrzna i system kontroli zarządczej w Starostwie, w tym: - Organizacja rachunkowości (obieg i kontrola dokumentów finansowo - 60 6 *w pla audytu na 0 rok podane zostały zasoby osobowe dla stanowisk pracy - głównych specjalistów - asystentów audytu ** w związku z tym, iż jedno ze szkoleń trwało od dnia 0 września do 5 grudnia 0 r. i obejmowało 35 godzin zająć dla potrzeb sprawozdawczości przyjęto, iż szkole trwało 5 dni Strona z 5
księgowych) - Organizacja wewnętrzna i zarządza urzędem - Zarządza kadrami - Usługi administracyjne - Informacje jawne (na stanowiskach pracy). Procedura wydawania i realizacji Administracja 40 56 decyzji pozwoleń na budowę architektoniczno - budowlana 6. Niezrealizowane, w roku sprawozdawczym, zadania zapewniające Zaplanowane, w roku sprawozdawczym, zadania zapewniające zostały zrealizowane. 7. Zrealizowane, w roku sprawozdawczym, czynności sprawdzające Temat zadania zapewniającego, którego dotyczą czynności sprawdzające Planowany czas przeprowadzenia czynności sprawdzaj ących (w osobodniach) Czas przeprowadzenia czynności sprawdzających 3 4 5 Przeprowadza kontroli zewnętrznych przez pracowników Wydziału Ochrony Środowiska, Rolnictwa i Leśnictwa w zakresie przestrzegania wymogów zawartych w decyzjach wydanych przez Starostę Poznańskiego Przygotowywa i realizacja zadań inwestycyjnych Polityka środowiskowa, w tym: - Ochrona środowiska i przyrody, - Gospodarka wodna - Rolnictwo, leśnictwo i rybactwo śródlądowe 0 0 Inwestycje i remonty 0 0 Zaplanowane, w roku sprawozdawczym, czynności sprawdzające zostały zrealizowane. 8. Czynności doradcze (w roku sprawozdawczym) Rodzaj czynności doradczych Planowany czas Czas realizacji czynności realizacji doradczych (w osobodniach) czynności doradczych 3 4 Audyt doradczy - Przegląd procedur kontroli wewnętrznej w zakresie gospodarki 50 8 ruchomościami stanowiącymi własność Skarbu Państwa i Powiatu Poznańskiego Strona 3 z 5
9. Ocena kontroli zarządczej, w roku sprawozdawczym, w odsieniu do zrealizowanych zadań zapewniający cli i doradczych Temat zadania zapewniającego, doradczego Ocena kontroli zarządczej l 3 4 Obsługa pracy Rady Powiatu Organizacja wewnętrzna i system kontroli zarządczej w Starostwie, w tym: - Organizacja rachunkowości (obieg i kontrola dokumentów finansowo - księgowych) - Organizacja wewnętrzna i zarządza urzędem - Zarządza kadrami - Usługi administracyjne - Informacje jawne (na stanowiskach pracy) W obszarze środowiska wewnętrznego stwierdzono, że struktura organizacyjna i indywidual przypisane obowiązki zapewniają właściwy poziom realizacji zadań. Procedury określające sposób postępowania zostały sformułowane w sposób budzący wątpliwości. Jasno zdefiniowano także zasady w obszarze kontroli wynikającej z hierarchii służbowej. Określone zostały mechanizmy kontroli zapewniające bieżącą ocenę skuteczności. Wnioski z zadania zapewniającego wskazują na zasadność doskonalenia istjących procedur oraz ich formalne wprowadze na podstawie zarządzenia Starosty Poznańskiego. Procedura wydawania i realizacji decyzji pozwoleń na budową Administracja architektoniczno budowlana W odsieniu do środowiska wewnętrznego stwierdzono, że Regulamin Organizacyjny i pozostałe przepisy wewnętrzne organizujące tryb pracy i zakresy obowiązków zapewniają właściwy poziom realizacji zadań. Wnioski z zadania zapewniającego wskazują na koczność usprawnia mechanizmów kontroli w zakresie stosowania przepisów prawa wynikających z Kodeksu postępowania administracyjnego i prawa budowlanego w celu uniknięcia formalnego obiegu dokumentów, przestrzegania zasady czynnego udziału strony w postępowaniu administracyjnym, przyjmowania kompletnych wniosków i oświadczeń o posiadanym prawie do ruchomości, błędnego formułowania adresata decyzji czy błędnego kwalifikowania braków formalnych i merytorycznych. Istotne ryzyko zostało stwierdzone w obszarze bieżącego monitorowania i kontroli prowadzonych spraw z punktu widzenia stosowania prawa, kompletności dokumentacji i staranności realizacji przydzielonych pracownikom zadań. 3 Audyt doradczy - Przegląd procedur kontroli wewnętrznej w zakresie gospodarki ruchomościami stanowiącymi własność Skarbu Państwa i Powiatu Poznańskiego Gospodarka ruchomościami W odsieniu do środowiska wewnętrznego stwierdzono, że Regulamin Organizacyjny i pozostałe przepisy wewnętrzne organizujące tryb pracy i zakresy obowiązków zapewniają właściwy poziom realizacji zadań. Wnioski wynikające z zadania- audyt doradczy wskazały na koczność określenia zasad i mechanizmów kontroli w jednostkach audytowanych w taki sposób, aby obowiązki określone w Regulami Organizacyjnym oraz pozostałych przepisach wewnętrznych realizowane były w sposób dający zapew legalności, efektywności, skuteczności działania. Istotne ryzyko stwierdzone zostało w zakresie komunikacji wewnętrznej tj. braku właściwego obiegu informacji, określenia potrzeb wydziałów odnoś zbędnej do pracy dokumentacji Strona 4 z 5
0. Cykl audytu wyrażony w łatach (wyraża on stosunek zidentyfikowanych obszarów ryzyka do liczby zadań realizowanych w danym roku) Liczba zidentyfikowanych obszarów ryzyka (zgod z planem audytu) - 0 Liczba zrealizowanych zadań - 3 Cykl audytu (w latach) - 6,7. Istotne informacje dotyczące prowadzenia audytu wewnętrznego w roku sprawozdawczym (data) (podpis i pieczęć audytora wewnętrznego) Strona 5 z 5