Instrukcja Mobevo - panel online dla klienta biura rachunkowego

Spis treści 1. Opis systemu... 3 1.1 Panel administratora... 4 2. Logowanie do systemu... 4 2.1 Logowanie po raz pierwszy... 5 2.2 Inne sposoby logowania... 5 2.3 Odzyskiwanie hasła... 6 3. Ustawienia konta... 7 4. Zakończenie pracy w systemie... 8 5. Moje biuro... 8 5.1 Pracownicy... 8 5.2 Ustawienia... 9 5.3 Szablony wiadomości... 10 5.4 Szablony dokumentów... 12 5.5 Logi systemowe... 13 5.6 Dokumenty... 13 5.7 Opłaty systemowe... 14 6. Podatnicy... 15 6.1 Zarządzanie podatnikami... 15 6.1.1 Dodawanie podatnika... 15 6.1.2 Szczegóły konta podatnika... 16 6.2 Lista rozliczeń ZUS... 16 6.3 Lista rozliczeń PIT... 18 6.4 Lista rozliczeń CIT... 18 6.5 Lista rozliczeń PIT pracowników... 19 6.6 PIT Roczny... 20 6.7 Lista rozliczeń VAT... 21 6.8 Dokumenty... 22 6.9 Raport Danych... 23 7. Strona biura... 23 7.1 Aktualności... 24 7.2 Strony statyczne... 24 7.3 Źródła RSS... 24 7.4 Układ... 24 8. Fakturowanie... 24 8.1 Ustawienia fakturowania... 25 8.2 Faktura VAT... 26 8.3 Faktury proforma... 27 8.4 Faktury korygujące... 28 8.5 Kontrahenci... 29 8.6 Towary i usługi... 30 8.7 Rejestr VAT... 31 8.8 Rejestr korekt VAT... 32 8.9 JPK... 32 9. Rozliczenia... 33 1

9.1 Obciążenia... 33 9.2 Wpłaty... 35 10. Narzędzia... 35 10.1 Kalkulator odsetek... 35 10.2 Poprawność numerów... 35 10.3 Zestaw eksperta... 36 10.3.1 Przychody i diety... 36 10.3.2 Faktury... 37 10.3.3 Delegacje... 37 10.3.4 Kody US... 37 10.3.5 Klasyfikacje... 38 2

1. Opis systemu Panel online Platformy Mobevo jest przeznaczony dla klientów biur księgowych. Biuro księgowe jest jego administratorem. Panel umożliwia między innymi: podgląd statusu konta biura; zmianę ustawień danych biura; zarządzanie pracownikami; zarządzanie szablonami dokumentów i wiadomości; przeglądanie logów systemowych; prowadzenie korespondencji z podatnikami, administratorem zarządzanie bazą zobowiązań podatników; zarządzanie zawartością strony startowej biura; wystawianie faktur; prowadzenie rozliczeń z podatnikami; korzystanie z pakietu narzędzi eksperta, takich jak: o kalkulatora odsetek, o kalkulatora poprawności numerów, o kalkulatora odsetek i diet, o kalkulatora faktur zagranicznych, o kalkulatora delegacji zagranicznych, o wyszukiwarki urzędów skarbowych, o wyszukiwarki sądów, komorników, o wyszukiwarki urzędów celnych, o wyszukiwarki kodów pocztowych, o wyszukiwarki klasyfikacji: PKD, PKWiU, PKOB, KŚT. 3

1.1 Panel administratora Panel administratora 2. Logowanie do systemu W celu zalogowania do systemu, w pasku adresu przeglądarki wpisujemy adres strony internetowej biura, np.: https://mojebiuro.mobevo.pl. 4

Okno logowania 2.1 Logowanie po raz pierwszy W przypadku logowania do systemu po raz pierwszy w oknie logowania klikamy Uzyskaj dostęp. Wpisujemy login, który został przesłany mailem, i klikamy. Następnie sprawdzamy skrzynkę e-mail i klikamy w link w wiadomości przesłanej przez Administratora Platformy Mobevo. Ustawiamy własne hasło, które musi zawierać minimum z 8 znaków, w tym 1 dużą literę, cyfrę oraz znak specjalny. Wpisujemy to samo hasło dwukrotnie i klikamy. 2.2 Inne sposoby logowania Użytkownik ma możliwość uproszczonego logowania się przy pomocy swojego konta na Facebooku lub w Google. 5

Okno ustawień konta Aby ustawić logowanie przy pomocy Facebooka lub Googla, należy zalogować się do panelu przy pomocy swojego loginu i hasła, przejść do Menu użytkownika/ustawienia konta i kliknąć lub. Następnie logujemy się do Facebooka lub Google. Po poprawnym zalogowaniu status zmienia się na lub. Przy kolejnym logowaniu do panelu wystarczy użyć przycisków lub. 6

2.3 Odzyskiwanie hasła Aby odzyskać utracone hasło, w w oknie logowania klikamy. Następnie wpisujemy swój login oraz klikamy. Sprawdzamy skrzynkę e-mail i klikamy w link w wiadomości przesłanej przez Administratora Platformy Mobevo. Ustawiamy nowe hasło, które musi zawierać minimum z 8 znaków, w tym 1 dużą literę, cyfrę oraz znak specjalny. Wpisujemy to samo hasło dwukrotnie i klikamy. 3. Ustawienia konta Ustawienia konta możemy zmienić, klikając w Menu użytkownika. Okno ustawień konta 7

4. Zakończenie pracy w systemie Aby zakończyć pracę w systemie należy zamknąć przeglądarkę lub klikając w menu użytkownika. 5. Moje biuro 5.1 Pracownicy Moduł umożliwia dodanie nieograniczonej ilości użytkowników. Lista pracowników Aby dodać nowego użytkownika, klikamy, a następnie wypełniamy formularz. 8

Dodawanie nowego użytkownika 9

5.2 Ustawienia Moduł umożliwia zmianę ustawień podstawowych danych biura księgowego. Okno ustawień 5.3 Szablony wiadomości Moduł szablonów wiadomości umożliwia użytkownikowi dodanie nowych szablonów. Szablony są wykorzystywane przy informowaniu podatników o zobowiązaniach podatkowych. Możemy tworzyć szablony wiadomości SMS lub e-mail. 10

Lista szablonów wiadomości Aby dodać szablon, klikamy, a następnie uzupełniamy formularz. Każdy istniejący lub też nowo dodany szablon można edytować lub usunąć. Okno tworzenia szablonu wiadomości 11

5.4 Szablony dokumentów Moduł szablonów dokumentów pozwala zarządzać bazą dokumentów, umów itp. używaną w kontaktach z podatnikami. Lista szablonów wiadomości Aby dodać szablon, klikamy, a następnie uzupełniamy formularz. Każdy istniejący lub też nowo dodany szablon można edytować lub usunąć. Okno tworzenia szablonu dokumentu 12

5.5 Logi systemowe Moduł logów systemowe zawiera dziennik zdarzeń systemu. Wpisy dziennika nie podlegają edycji. Dane można filtrować za pomocą formularza w nagłówku kolumn. Logi systemowe 13

5.6 Dokumenty Moduł umożliwia bezpośrednie wydrukowanie dokumentu znajdującego się w panelu oraz podpisanie za pomocą podpisu elektronicznego. Dokumenty są tworzone przez administratora systemu. Lista dokumentów 5.7 Opłaty systemowe Moduł umożliwia dokonywanie opłat za usługi oferowane przez system Mobevo. Usługami świadczonymi dla biura księgowego jest opłata abonamentowa oraz pakiet jednostek SMS. Lista płatności 14

Aby przedłużyć lub aktywować usługę klikamy formularz., a następnie wypełniamy Generowanie płatności Po wygenerowaniu płatności możemy ją opłacić przelewem tradycyjnym na podstawie faktury pro forma lub przelewem on-line po kliknięciu na przycisk. Po zakończeniu transakcji, opłacona usługa jest automatycznie aktywowana oraz generowana jest faktura VAT, którą można pobrać w formacie pdf. 6. Podatnicy 6.1 Zarządzanie podatnikami 6.1.1 Dodawanie podatnika Przed przystąpieniem do dodawania podatników, należy upewnić się, że posiadają oni uzupełniony adres e-mail. Jest to warunek konieczny, aby podatnik mógł zalogować się do systemu. Dodać podatników do panelu można na dwa sposoby: 1. Poprzez synchronizację z poziomu programu stacjonarnego Mobevo w zakładce Platforma- >Synchronizuj listę klientów. 2. Poprzez kliknięcie. Następnie uzupełniamy dane w formularzu. Każdy podatnik w panelu może być usunięty przyciskiem lub zmodyfikowany poprzez wejście w i kliknięcie przycisku. 15

6.1.2 Szczegóły konta podatnika W widoku szczegółów konta podatnika mamy dostęp do następujących zakładek: 1. zawierająca podstawowe dane podatnika, takie jak: dane rejestrowe, właściwe urzędy skarbowe, dane teleadresowe. 2. zawiera bazę osób w firmie podatnika, np. wspólników w spółkach. Zarządzanie bazą osób jest analogiczne jak zarządzanie bazą podatników. 3. zawiera zestawienie faktur i wpłat wygenerowanych dla podatnika. 4. zawiera zestawienie zobowiązań podatkowych wygenerowanych dla podatnika. 5. zawiera bazę dokumentów (umów) przygotowanych dla podatnika. Dokumenty podpisane są widoczne w panelu podatnika. 6. zawiera zestawienie skanów faktur wysłanych przez podatnika. 7. zawiera bazę pracowników podatnika, którym został udostępniony panel. Możemy tutaj dodać konto pracownikowi podatnika klikając przycisk. 6.2 Lista rozliczeń ZUS Lista rozliczeń ZUS umożliwia ręczne wprowadzenie, podgląd oraz edycję wysokości składek ZUS. Wiersze podświetlone na czerwono oznaczają podmioty bez wprowadzonych stawek. Aby wprowadzić lub zmienić dane klikamy na ikonę. 16

Uzupełnianie danych ZUS Po wprowadzeniu danych aktywują się przyciski i, które umożliwiają powiadomienie podatnika o wysokości stawek. Wysłanie wiadomości SMS powoduje odliczenie jednostek SMS z wykupionej puli. 17

Dane rozliczeniowe mogą być też automatycznie wysyłane za pomocą programu stacjonarnego Mobevo w zakładce Platforma-> Wyślij info na platformę. 6.3 Lista rozliczeń PIT Lista rozliczeń PIT umożliwia ręczne wprowadzenie, podgląd oraz edycję wysokości zobowiązań PIT. Wiersze podświetlone na czerwono oznaczają podmioty bez wprowadzonych stawek. Aby wprowadzić lub zmienić dane klikamy na ikonę. Uzupełnianie danych PIT Po wprowadzeniu danych aktywują się przyciski i, które umożliwiają powiadomienie podatnika o wysokości stawek. Wysłanie wiadomości SMS powoduje odliczenie jednostek SMS z wykupionej puli. Dane rozliczeniowe mogą być też automatycznie wysyłane za pomocą programu stacjonarnego Mobevo w zakładce Platforma-> Wyślij info na platformę. 18

6.4 Lista rozliczeń CIT Lista rozliczeń CIT umożliwia ręczne wprowadzenie, podgląd oraz edycję wysokości zobowiązań CIT. Wiersze podświetlone na czerwono oznaczają podmioty bez wprowadzonych stawek. Aby wprowadzić lub zmienić dane klikamy na ikonę. Uzupełnianie danych CIT Po wprowadzeniu danych aktywują się przyciski i, które umożliwiają powiadomienie podatnika o wysokości stawek. Wysłanie wiadomości SMS powoduje odliczenie jednostek SMS z wykupionej puli. Dane rozliczeniowe mogą być też automatycznie wysyłane za pomocą programu stacjonarnego Mobevo w zakładce Platforma-> Wyślij info na platformę. 19

6.5 Lista rozliczeń PIT pracowników Lista rozliczeń PIT Pracowników umożliwia podgląd oraz edycję wysokości zobowiązań PIT. Wiersze podświetlone na czerwono oznaczają podmioty bez wprowadzonych stawek. Aby wprowadzić dane klikamy na ikonę. Uzupełnianie danych PIT Pracowników Po wprowadzeniu danych aktywują się przyciski i, które umożliwiają powiadomienie podatnika o wysokości stawek. Wysłanie wiadomości SMS powoduje odliczenie jednostek SMS z wykupionej puli. Dane rozliczeniowe mogą być też automatycznie wysyłane za pomocą programu stacjonarnego Mobevo w zakładce Platforma-> Wyślij info na platformę. 6.6 PIT Roczny PIT Roczny umożliwia podgląd oraz edycję wysokości zobowiązań PIT Roczny. Wiersze podświetlone na czerwono oznaczają podmioty bez wprowadzonych stawek. Aby wprowadzić dane klikamy na ikonę. 20

Uzupełnianie danych PIT Roczny Po wprowadzeniu danych aktywują się przyciski i, które umożliwiają powiadomienie podatnika o wysokości stawek. Wysłanie wiadomości SMS powoduje odliczenie jednostek SMS z wykupionej puli. 21

6.7 Lista rozliczeń VAT Lista rozliczeń VAT umożliwia podgląd oraz edycję wysokości zobowiązań VAT. Wiersze podświetlone na czerwono oznaczają podmioty bez wprowadzonych stawek. Aby wprowadzić dane klikamy na ikonę. Uzupełnianie danych VAT Po wprowadzeniu danych aktywują się przyciski i, które umożliwiają powiadomienie podatnika o wysokości stawek. Wysłanie wiadomości SMS powoduje odliczenie jednostek SMS z wykupionej puli. Dane rozliczeniowe mogą być też automatycznie wysyłane za pomocą programu stacjonarnego Mobevo w zakładce Platforma-> Wyślij info na platformę. 22

6.8 Dokumenty Moduł umożliwia przesyłanie dokumentów dla podatników. Akceptowane są popularne formaty dokumentów, jak na przykład *.pdf, *.doc, *.txt. Aby przesłać dokument, klikamy przycisk. 6.9 Raport Danych Okno przesyłania dokumentu Raport wprowadzonych danych umożliwia sprawdzenie kompletności wprowadzonych danych. Okno generowania raportu wprowadzonych danych 23

7. Strona biura Moduł umożliwia zarządzanie stroną startową biura. 7.1 Aktualności Moduł umożliwia wstawianie na stronę biura wiadomości w porządku chronologicznym. Aby dodać nową wiadomość, klikamy na przycisk. Przy dodawaniu aktualności ustawienie flagi przyklejony spowoduje przesunięcie aktualności na początek listy. 7.2 Strony statyczne Moduł umożliwia budowanie stron Internetowych, które mogą być wykorzystywane na stronie głównej biura, np. regulaminy, informacje o biurze itp. Aby dodać nową stronę, klikamy na przycisk. 7.3 Źródła RSS Moduł umożliwia wstawianie na stronę biura informacji pochodzących z różnych źródeł RSS. Aby dodać nowe źródło RSS, klikamy na przycisk. 7.4 Układ Moduł umożliwia zarządzanie stroną główną biura. Mamy do dyspozycji trzy zasobniki na elementy strony. Okno ustawień układu strony Aby zmienić ich położenie, należy przeciągnąć je za pomocą myszki. Aby zmienić kolejność, przeciągamy klikając na. 8. Fakturowanie Moduł umożliwia wystawianie wszelkich możliwych faktur. W wersji podstawowej są to: faktura VAT faktura dla podatnika nie będącego płatnikiem VAT. Natomiast w wersji rozszerzonej (płatnej) dodatkowo możemy wystawiać: faktury VAT marża, faktury z odwrotnym obciążeniem, 24

faktury uwzględniające metodę kasową, faktury proforma faktury korygujące. Po wystawieniu faktury, możemy: pobrać ją w formacie PDF wysłać e-mailem do kontrahenta podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym podpisać, pobrać, wydrukować metryczkę EDI(XML). Moduł umożliwia dodatkowo zarządzanie bazą danych kontrahentów oraz sprzedawanych towarów i usług. Lista faktur 8.1 Ustawienia fakturowania Moduł umożliwia zmianę danych umieszczanych na fakturach, sposobu numeracji, dodanie numeru konta bankowego oraz loga. 25

Ustawienia faktur 26

8.2 Faktura VAT Aby wystawić nową fakturę, klikamy na przycisk wystawienia. oraz wybieramy rodzaj faktury do Okno wystawiania faktury Po wypełnieniu formularza należy zatwierdzić fakturę klikając na ikonę. Zatwierdzona faktura, jest gotowa do przekazania do biura podatkowego. Po zaksięgowaniu faktura otrzymuję status Zaksięgowana i pojawia się na liście faktur. 27

8.3 Faktury proforma Fakturę proforma przygotowujemy w sposób identyczny jak faktury VAT. Wystawianie faktury pro forma 28

8.4 Faktury korygujące Moduł umożliwia przygotowanie faktury. Aby wprowadzić fakturę korygującą, klikamy na ikonę. Wystawianie faktury korygującej Aby skorygować fakturę, która jest zarejestrowana w systemie klikamy na ikonę. Po wypełnieniu formularza należy zatwierdzić fakturę klikając na ikonę. Zatwierdzona faktura, jest gotowa do przekazania do programu księgowego. Po zaksięgowaniu faktura otrzymuję status zaksięgowana i jej edycja nie jest możliwa. 29

8.5 Kontrahenci Moduł umożliwia zarządzanie bazą kontrahentów na potrzeby fakturowania. Lista kontrahentów Aby dodać nowego kontrahenta, klikamy na ikonę formularz.. Następnie wypełniamy Dodawanie nowego kontrahenta 30

8.6 Towary i usługi Moduł umożliwia zarządzanie bazą kontrahentów na potrzeby fakturowania. Lista towarów i usług Aby dodać towar lub usługę, klikamy na ikonę. Następnie wypełniamy formularz. Okno dodawania towaru lub usługi 31

8.7 Rejestr VAT Moduł zawiera listę zaksięgowanych faktur w formacie zgodnym z rejestrem księgowym. 8.8 Rejestr korekt VAT Rejestr sprzedaży Moduł zawiera listę zaksięgowanych faktur korygujących w formacie zgodnym z rejestrem księgowym. Rejestr korekt 32

8.9 JPK Moduł umożliwia wygenerowanie pliku JPK_FA na żądanie. Aby wygenerować plik, uzupełnij formularz i kliknij. 9. Rozliczenia Generowanie pliku JPK_FA Moduł umożliwia prowadzenie rozliczeń z podatnikami. 9.1 Obciążenia Moduł zawiera listę faktur wystawionych dla podatników. Faktury możemy wprowadzać ręcznie po kliknięciu w przycisk danych: oraz wprowadzeniu 33

Okno dodawania faktury rozliczeniowej Istnieje możliwość importu faktur w formacie XML wygenerowane przez Comarch Optima. Po kliknięciu zostanie wyświetlone okno importu. Okno importu plików XML Aby zaimportować pliki, klikamy, następnie wybieramy z dysku komputera pliki do zaimportowania, po czym klikamy. 34

9.2 Wpłaty Moduł zawiera listę wpłat podatników. Nową wpłatę rejestrujemy klikając przycisk oraz wypełniając formularz: Okno wprowadzania płatności klienta 10. Narzędzia 10.1 Kalkulator odsetek Kalkulator odsetkowy pozwala obliczyć wysokość odsetek ustawowych lub odsetek z tytułu zobowiązań podatkowych. Kalkulator odsetek 35

10.2 Poprawność numerów Kalkulator pozwala sprawdzić poprawność numeru REGON, NIP, PESEL oraz numeru konta bankowego. 10.3 Zestaw eksperta 10.3.1 Przychody i diety Kalkulator poprawności numerów Przychody i diety 36

10.3.2 Faktury Faktury 10.3.3 Delegacje Delegacje 37

10.3.4 Kody US Wyszukiwarka kodów US 10.3.5 Klasyfikacje Wyszukiwarka klasyfikacji 38