Stosowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt w bieżącej i archiwalnej obsłudze dokumentacji powiatowego urzędu pracy w świetle nowelizacji ustawy o promocji zatrudnienia oraz ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach Dlaczego warto? Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) jest niezbędnym i obligatoryjnym elementem wykorzystywanym w pracy każdego pracownika, który wytwarza dokumentację. Prawidłowe posługiwanie się nim ułatwia prowadzenie akt sprawy, archiwizację akt oraz eliminuje błędy w znakowania sprawy i ułatwia kontrolę obiegu dokumentów w Urzędzie. JRWA wartościuje dokumentacje pod względem użytkowym (kontrolnym) oraz historycznym. Charakter warsztatowy szkolenia realizacja ćwiczeń w oparciu o Własny JRWA, pomaga wyeliminować złe praktyki kancelaryjne. Atuty szkolenia: doświadczony trener specjalizujący się w problematyce dokumentacji w powiatowych urzędach pracy; aktualna problematyka; przydatne materiały szkoleniowe do wykorzystania przy wdrażaniu własnych wykazów akt Odbiorcami szkolenia są : Pracownicy powiatowych urzędów pracy
Celem szkolenia jest zapoznanie uczestników z zasadami budowy jednolitego rzeczowego wykazu akt i jego praktycznym zastosowaniem w rejestracji spraw oraz zakładaniu i prowadzeniu teczek aktowych, a także w obsłudze archiwalnej, w kontekście ostatnich nowelizacji ustaw: o promocji zatrudnienia oraz o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Z zakresu umiejętności: nabycie umiejętności w zakresie obsługi kancelaryjnej dokumentacji przez osoby prowadzące sprawy. Program szkolenia Lp. Zagadnienia ogólne Liczba godzin Zagadnienia szczegółowe 1 Współczesna dokumentacja, jej rodzaje i kwalifikacja archiwalna 2 Podział dokumentacji współczesnej pod względem formy zapisu Nośniki zapisu Podział dokumentacji w zależności od jej przeznaczenia Dokumentacja aktowa Akta typowe i specyficzne Oryginał i kopia Odpisy i wyrysy 2 Regulacje prawne dotyczące postępowania z dokumentacją, w tym najnowsze zmiany. 2 Najważniejsze akty prawne regulujące postępowanie z dokumentacją. Ujednolicenie zasad gromadzenia i zarządzania archiwaliami, kontroli postępowania z nimi oraz zharmonizowanie pracy z dokumentacją papierową i elektroniczną uproszczenie zasad gromadzenia i zarządzania dokumentacją
powstającą w związku z wykonywaniem zadań z zakresu obronności i bezpieczeństwa, poprzez likwidację archiwów wyodrębnionych w komórkach organizacyjnych znajdujących się podmiotach publicznych, które zajmują się ww. zadaniami, w związku z liberalizacją przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych; uporządkowanie podstaw prawnych do wydania aktów wewnętrznych, takich jak instrukcje kancelaryjne, archiwalne, czy wykazy akt oraz uporządkowanie trybu ich wprowadzenia; umożliwienie organom jednostek samorządu terytorialnego wprowadzania w jednostkach podległych lub nadzorowanych przepisów regulujących sferę kancelaryjną oraz kwestie organizacji i funkcjonowania archiwów tych jednostek obecnie każda samorządowa jednostka organizacyjna musi te zagadnienia regulować samodzielnie; umożliwienie wykonywania czynności kontrolnych w zakresie postępowania z dokumentacją, w tym ich przeprowadzania niezależnie od właściwości miejscowej archiwum państwowego; uporządkowanie przepisów dotyczących statusu pracowników
archiwów państwowych i Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych; unormowanie kompetencji organizatorskich ministra kultury i dziedzictwa narodowego w stosunku do archiwów państwowych, tak aby mógł on nie tylko tworzyć i likwidować te jednostki, ale też je łączyć; stworzenie podstawy prawnej dla regulacji w odniesieniu do materiałów archiwalnych przejmowanych przez archiwa państwowe od niepaństwowych jednostek organizacyjnych, z uwagi na rosnące znaczenie społeczne tych jednostek oraz wartość wytwarzanej przez nie dokumentacji jako źródła wiedzy historycznej w przyszłości. 3 Jednolity rzeczowy wykaz akt budowa i stosowanie 3 podstawowe pojęcia istotne dla zrozumienia idei jednolitych rzeczowych wykazów akt i kwalifikatorów dokumentacji, wykazy akt oraz kwalifikatory dokumentacji w kontekście prawnym i w ujęciu historycznym, klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji w systemach kancelaryjnych w elektronicznym oraz tradycyjnym zarządzaniu dokumentacją, zasady budowy jednolitych rzeczowych wykazów akt i kwalifikatorów dokumentacji,
przygotowanie projektu jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz kwalifikatora dokumentacji, stosowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz kwalifikatora dokumentacji. 4 Rejestracja spraw w świetle obowiązującej instrukcji kancelaryjnej w systemie EZD i w systemie tradycyjnym 5 Prowadzenie teczek z dokumentacją w systemie tradycyjnym 3 system tradycyjny, system EZD, system tradycyjny wspomagany przez system teleinformatyczny spełniający wymagania jak dla systemu EZD. 2 charakter systemu tradycyjnego wyjątki od podstaw sposobu dokumentowania 6 Przekazywanie dokumentacji do archiwum oraz jej dalsza obsługa 2 spis zdawczo-odbiorczy akt przechowywanie dokumentów Liczba godzin lekcyjnych:14 Liczba dni:2 Termin szkolenia: 28-29 września 2015 r. Miejsce szkolenia: Hotel Campanile Wrocław Stare Miasto, ul. Jagiełły 7,50-201 Wrocław Wizytówka trenera Dr Ewa Perłakowska-ekspert i wykładowca z zakresu zarządzania dokumentacją (w tym elektroniczną), archiwistyki, prawa archiwalnego, systemów EZD; historyk-archiwista; doktor nauk humanistycznych w zakresie historii Uniwersytetu Jagiellońskiego. Członek Rady Programowej Projektu Archiwa Przełomu oraz członek Oddziału Mazowieckiego Polskiego Towarzystwa Informatycznego. Stażystka Międzynarodowego Technicznego Stażu Archiwalnego w Paryżu (1999) oraz stażu Teorie i praktyki archiwalne w ramach programu Courants du Monde w Paryżu (2001). Ukończyła studia podyplomowe z administracji
publicznej na Wydziale Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego (2004). W latach 1997-2014 zatrudniona w sieci archiwów państwowych, przy czym w latach 2003-2008 kierowała Oddziałem Nadzoru nad Narastającym Zasobem Archiwalnym Archiwum Państwowego w Krakowie, a w latach 2009-2014 była pierwszym dyrektorem Departamentu Kształtowania Narodowego Zasobu Archiwalnego w Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych. Autorka publikacji i komunikatów w naukowych czasopismach archiwalnych i historycznych. Współautorka książki Dokumentacja elektroniczna w podmiotach publicznych pod red. nauk. Grażyny Szpor (Wolters Kluwer, Warszawa 2013). Od początku pracy zawodowej interesuje się problematyką zarządzania dokumentacją, w szczególności wartościowaniem archiwalnym dokumentacji oraz dokumentem elektronicznym, a także organizacją i funkcjonowaniem archiwów zakładowych, w tym archiwów elektronicznych. Współtwórczyni zasad dla systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) w ramach prac nad rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. Specjalizuje się zwłaszcza w opracowywaniu instrukcji kancelaryjnych i archiwalnych oraz jednolitych rzeczowych wykazów akt dla różnych podmiotów, w tym administracji. Pomysłodawca, organizator i koordynator kwalifikacyjnych kursów kancelaryjnoarchiwalnych i licznych szkoleń skierowanych do archiwistów oraz pracowników podmiotów publicznych. W sumie przeprowadziła ponad 200 szkoleń i kursów, w tym prawie 30 wyłącznie dla powiatowych urzędów pracy. Wykładowca Roku 2007 w konkursie organizowanym przez Małopolski Instytut Samorządu Terytorialnego i Administracji w Krakowie. Wykładowca metodyki zarządzania dokumentacją na Uniwersytecie Warszawskim, a wcześniej prawa archiwalnego i zagadnień z zakresu funkcjonowania archiwum zakładowego na Uniwersytecie Jagiellońskim. Uczestnik konferencji krajowych i zagranicznych. Zaangażowana była w przygotowanie szeregu aktów prawnych regulujących postępowanie z dokumentacją, w szczególności w prace nad wdrożeniem nowej instrukcji kancelaryjnej z 2011 r. oraz w opracowanie projektu nowego prawa archiwalnego (2008-2009) i nowelizacji ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (2012-2014).Była członkiem Rady Informatyzacji IV kadencji w latach 2011-2013 przy Ministrze Administracji i Cyfryzacji, Rady Naukowej w Biurze Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, Rady do spraw informatyzacji i digitalizacji przy Naczelnym Dyrektorze Archiwów Państwowych oraz Rady do Spraw Narodowego Zasobu Bibliotecznego. Harmonogram szkolenia: Dzień szkolenia Rozpoczęcie Zakończenie 28.09.2015 9:00 15:45 29.09.2015 10:00 15:15
Inwestycja w szkolenie: I Wariant: 1200,00 zł * Cena zawiera*: Materiały szkoleniowe Wynagrodzenie trenera Zapewnienie sali szkoleniowej Zapewnienie zakwaterowania w pokojach 2 osobowych( na życzenie pokój jednoosobowy z dopłatą 70 zł) Zapewnienie wyżywienia( Serwis kawowy, śniadanie, 2x obiad, kolacja) Koszty organizacyjne Zaświadczenia Inwestycja w szkolenie: II Wariant: 990,00 zł* Cena zawiera*: Materiały szkoleniowe Wynagrodzenie trenera Zapewnienie sali szkoleniowej Zapewnienie wyżywienia( Serwis kawowy całodzienny oraz 2x obiad) Koszty organizacyjne Zaświadczenia KOORDYNATOR I OPIEKUN SZKOLENIA Małgorzata Perczyńska Specjalista ds. szkoleń tel. 71 356-50-89, kom. 607-907-957 e-mail: szkolenia2@otrek.com.pl