Wiesław WASILEWSKI, Lilianna WAśNA Zakład Controllingu i Informatyki Ekonomicznej, Uniwersytet Zielonogórski E mail: w.wasilewski@wez.uz.zgora.pl, l.wazna@wez.uz.zgora.pl Wspomaganie planowania imprez artystycznych w warunkach niepewności jako element controllingu w instytucjach kultury 1. Wprowadzenie Narzędzia controllingu wydają się być w dzisiejszej rzeczywistości społecznogospodarczej lepszym instrumentem zarządzania od wielu innych, zwłaszcza w przypadku procesu planowania. RównieŜ jednostki państwowe takie jak samorządowe instytucje kultury skłaniają się coraz częściej do wykorzystania metod controllingu w swojej działalności. Zachodzi więc potrzeba opracowania narzędzi pozwalających uwzględnić specyfikę działalności tych instytucji. W związku z powyŝszym celem niniejszej pracy jest przedstawienie istoty controllingu w przedsiębiorstwie oraz propozycji koncepcji wspomagającej wybrane aspekty działalności samorządowych instytucji kultury w zakresie planowania imprez artystycznych w warunkach niepewności. Proponowane podejście dotyczy następującego problemu decyzyjnego: dana jest samorządowa instytucja kultury z planowanym w zadanym czasie cyklem imprez artystycznych. Poszukiwana jest odpowiedź na pytanie: czy planowane przedsięwzięcie pozwoli danej instytucji kultury osiągnąć zakładaną wartość zysku? Przyjmuje się, Ŝe planowany cykl imprez artystycznych nie moŝe przynosić straty, ale nie jest teŝ nastawiony na zysk. Zatem zakładana wartość zysku nie moŝe być ujemna i nie musi być dodatnia. Praca zawiera omówienie istoty controllingu w działalności przedsiębiorstwa oraz prezentację koncepcji rozwiązania postawionego problemu na przykładzie planowania koncertów edukacyjnych organizowanych przez filharmonię. 2. Istota controllingu Controlling zarówno w teorii jak i praktyce nie jest rozumiany jednoznacznie. Nie moŝe być utoŝsamiany jedynie z kontrolą, poniewaŝ odgrywa duŝo większą rolę. Oznacza bowiem planowanie, sterowanie, nadzorowanie i kontrolę [4]. Jest wielofunkcyjnym instrumentem sterowania mającym za zadanie koordynowanie planowania, kontroli i zdobywania informacji [2]. Definiowany jest równieŝ w literaturze, jako system zarządzania przedsiębiorstwem wspierający menedŝerów w sterowaniu przebiegiem zachodzących w nim procesów gospodarczych oraz koordynowaniem róŝnych obszarów działalności z punktu widzenia przedsiębiorstwa jako całości dla osiągnięcia załoŝonych celów [6]. Polega na całościowym kompleksowym podejściu do przedsiębiorstwa, tak aby na czas wykryć wąskie gardła, opracować rozwiązania ich eliminacji oraz w przypadku wystąpienia odchyleń w stosunku do wartości planowanych, zaproponować działania korygujące przy jednoczesnym zapewnieniu rentowności przedsiębiorstwa ([3], [5]). Inne ujęcia oraz funkcje controllingu zebrane zostały w tabeli 1. 225
Tabela 1. Definicje i funkcje controllingu (opracowanie na podstawie [1]) Tab. 1. Definitions and functions of controlling (on the basis of [1]) Autor Definicja controllingu Funkcje controllingu K. Wierzbicki System koordynujący działania w obszarze zarządzania (zwłaszcza planowanie, kontrola, gromadzenie i przetwarzanie informacji) Kreowanie przyszłości. Osiągnięcie trwałego sukcesu. H.J. Vollmuth Ponadfunkcyjny instrument zarządzania 226 Wspieranie kierownictwa i zarządu w procesie podejmowania decyzji. P. Horwath Substytut systemu zarządzania Utworzenie i koordynacja systemu planowania, kontroli i gromadzenia informacji. M. Dobija Podsystem zarządzania Optymalna realizacja zadań. Prognozowanie sytuacji w celu zachowania kontroli nad tokiem działań. Z. Mikołajczyk Kompleksowe, skoordynowane zarządzanie przedsiębiorstwem Optymalizacja przyjętych strategii rozwoju Do bardzo istotnych obszarów działalności controllingu naleŝy rachunkowość, stanowiąca instrument, którego zadaniem jest dostarczanie wieloprzekrojowych informacji, jak równieŝ planowanie działalności przedsiębiorstwa. To właśnie jednostce controllingu powierzana jest funkcja koordynowania działań planistycznych i to właśnie przede wszystkim aspekty planowania podejmuje podstawowa literatura z zakresu controllingu [4]. W rozdziale kolejnym przedstawiona została koncepcja wspomagania wybranych działań planistycznych instytucji kultury w oparciu o przykład koncertów edukacyjnych organizowanych przez filharmonię. Koncepcja ta stwarza moŝliwość wykorzystania wybranych aspektów controllingu w instytucjach kultury. 3. Koncepcja wspomagania planowania imprez artystycznych w warunkach niepewności Proponowana w pracy koncepcja wspomagania planowania imprez artystycznych w warunkach niepewności zaprezentowana jest na przykładzie działalności małego biura koncertowego, zajmującego się organizacją koncertów edukacyjnych dla dzieci. Przed rozpoczęciem sezonu, który rozpoczyna się na początku września i kończy w czerwcu, opracowywany jest plan koncertów zawierający ilość koncertów, przybliŝone daty, frekwencję, cenę biletów oraz koszty koncertu. W sierpniu wysyłana jest oferta do szkół z zaplanowanymi koncertami i przyjmowane są zapisy na koncerty w celu ustalenia, które mają szansę realizacji. Nie jest to jednak rezerwacja zobowiązująca. Opłata za bilety uiszczana jest kilka minut przed koncertem. Szkoła moŝe więc po prostu nie przyjść na koncert pomimo rezerwacji. Nagminne jest, iŝ przychodzi inna liczba uczniów niŝ w rezerwacji. Najczęściej mniej, choć zdarzają się równieŝ przypadki, Ŝe więcej. Zbyt duŝa liczba uczniów ograniczona jest do liczby miejsc na sali. Reasumując: koszty koncertu (np. cena biletu, wypłaty dla obsługi i muzyków) ustalane są w odniesieniu do przewidywanej liczby klientów. Liczba rezerwacji zwykle nie po-
krywa się z liczbą słuchających. PoniewaŜ muzyków i obsługi nie moŝna odwołać, w przypadku za małej liczby uczniów zostaje poniesiona strata. Dla opisanej sytuacji zaproponowane zostały dwa przykładowe rozwiązania wspomagające planowanie cyklu organizowanych koncertów edukacyjnych z wykorzystaniem arkusza kalkulacyjnego, który umoŝliwia symulację róŝnych wariantów. W przykładzie pierwszym wszystkie wartości planowane są w postaci wielkości deterministycznych, a w przykładzie drugim proponowane jest rozszerzenie proponowanego rozwiązania o uwzględnienie informacji nieprecyzyjnie określonych przy pomocy liczb rozmytych. PRZYKŁAD 1 Sezon artystyczny 2007/ 2008 PRZYCHODY IX X XI XII I II III IV V VI Cena biletu [zł/szt.]: dorośli 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 dzieci 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 Ilość biletów [szt.]: planowana dorośli 15 20 20 20 20 20 17 20 20 20 dzieci 300 380 380 380 380 250 350 380 350 380 rzeczywista dorośli 11 21 21 20 20 0 7 12 16 20 dzieci 250 320 360 380 380 0 100 150 270 380 Przychody [zł]: planowane 1500 1900 1900 1900 1900 1250 1750 1900 1750 1900 17650 rzeczywiste 1250 1600 1800 1900 1900 0 500 750 1350 1900 12950 KOSZTY IX X XI XII I II III IV V VI Wynajęcie sali planowane 200 200 200 200 200 200 200 200 200 200 rzeczywiste 200 200 200 200 200 200 200 200 200 200 Personel planowane 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 rzeczywiste 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 Artyści planowane 1000 1500 1300 1400 1500 900 600 900 1000 1000 rzeczywiste 1100 1300 1000 1700 1500 1000 700 800 1000 1200 Telefony planowane 50 80 70 50 70 50 50 50 50 50 rzeczywiste 120 70 60 20 40 50 60 60 40 40 Koszty razem planowane 1350 1880 1670 1750 1870 1250 950 1250 1350 1350 14670 rzeczywiste 1520 1670 1360 2020 1840 1350 1060 1160 1340 1540 14860 ZYSK/ STRATA planowany 150 20 230 150 30 0 800 650 400 550 2980 rzeczywisty -270-70 440-120 60-1350 -560-410 10 360-1910 Rys. 1. Plan kosztów i przychodów cyklu koncertów edukacyjnych wariant deterministyczny (opracowanie własne) Fig. 1. Plan of costs and incomes for the educational concerts series necessitarian variant (search performed by authors) W rozwaŝanym przykładzie plan wydatków w duŝym stopniu jest uzaleŝniony od planowanych wpływów. Koszty nie powinny przekraczać przychodów, jednocześnie nadwyŝki finansowe winny być w całości przeznaczane na działalność koncertową. 227
Proponowane zestawienie planowanych kosztów i przychodów pokazano na rys.1. Wyszczególnione zostały cztery rodzaje kosztów i uwzględniono jeden rodzaj przychodów. Celem planowania jest utrzymanie róŝnicy wydatków i wpływów na poziomie bliskim zeru. Zaplanowane koncerty nie powinny przynieść straty, działalność ta nie jest nastawiona równieŝ na zysk zatem zadana wartość zysku jest równa zero. Planowanie wpływów pochodzących ze sprzedaŝy biletów jest najmniej elastyczne a jednocześnie sprawia najwięcej trudności. Choć jest to jedyne źródło dochodów, które musi uwzględnić menedŝer, to planowanie wysokości wpływów opiera się wyłącznie na intuicji i doświadczeniach z lat ubiegłych. Specyfika przedsięwzięć edukacyjnych nie pozwala na precyzyjne szacowanie sprzedaŝy biletów. Zadanie utrudnia równieŝ fakt, iŝ kaŝdą imprezę naleŝy traktować jako nowy rodzaj produktu który naleŝy sprzedać, działając w warunkach niepewności. Proponowane narzędzie pozwala poza wartościami planowanymi uwzględniać takŝe informacje o danych rzeczywistych w trakcie realizacji zaplanowanych koncertów. Końcowe porównanie wartości planowanych z rzeczywistymi w rozwaŝanym przypadku pokazano graficznie na rys. 2, na którym widać, Ŝe plan nie został zrealizowany i poniesiono stratę. Warto zauwaŝyć więc potrzebę bieŝącego śledzenia danych rzeczywistych w celu korygowania zaplanowanych działań. Pozwoli to nie tylko dokonywać porównania planu z jego wykonaniem, ale na bieŝąco podejmować niezbędne decyzje, pmagające osiągnąć zakładany cel utrzymania zysku z całego okresu na poziomie nie mniejszym od zera. Decyzje te mogą na przykład dotyczyć podjęcia dodatkowych działań związanych z poszukiwaniem sponsorów, w przypadku widocznych strat. 20 000,00 zł 18 000,00 zł 16 000,00 zł 14 000,00 zł 12 000,00 zł 10 000,00 zł 8 000,00 zł 6 000,00 zł 4 000,00 zł 2 000,00 zł 0,00 zł Szacowane Rzeczywiste Suma przychodów Suma wydatków Rys. 2. Wykres kosztów i przychodów dla cyklu koncertów edukacyjnych wariant deterministyczny (opracowanie własne) Fig. 2. Diagram of costs and incomes for the educational concerts series necessitarian variant (search performed by authors) Podsumowując moŝna stwierdzić iŝ prezentowany plan obejmuje sprzedaŝ szeregu unikatowych produktów, na które popyt jest szacowany wyłącznie intuicyjnie, biorąc pod uwage doświadczenia lat ubiegłych w sprzedaŝy produktów posiadających podobne cechy. Warunki niepewności są kreowane przez otoczenie oferobiorców, które znajduje się w stanie dynamicznych zmian, nawet podczas tego samego okresu planowania, i którego zachowań nie da się przewidzieć. Z tego względu w przykładzie drugim za- 228
proponowane zostało rozwinięcie powyŝszego rozwiązania o moŝliwość uwzględnienia nieprecyzyjnego opisu wybranych parametrów. PRZYKŁAD 2 W niniejszym przykładzie rozwaŝany jest planowany cykl tych samych koncertów edukacyjnych, co w przykładzie 1. Poprzednie narzędzie zostało rozbudowane o elementy modelowania rozmytego. Wybrane zmienne opisano za pomocą trójkątnych liczb rozmytych w celu uwzględnienia związanej z przyszłością niepewności. Przykład takiego opisu pokazany jest na rys. 3. µ(k) Najbardziej moŝliwa wartość zmiennej K 1 poziom moŝliwości 0 K_min K _m K _max K Najmniejsza moŝliwa wartość zmiennej K Największa moŝliwa wartość zmiennej K Rys. 3. Wartość zmiennej K określona za pomocą trójkątnej liczby rozmytej (opracowanie własne na podstawie [7]) Fig. 3.Value of variable K described by the triangle fuzzy number (search performed by authors on the basis of [7]) KaŜda zmienna opisana za pomocą trójkątnej liczby rozmytej reprezentowana jest przez trzy wielkości: najmniejszą moŝliwą, najbardziej moŝliwą i największą moŝliwą. Proponowane zestawienie planowanych kosztów i przychodów, uwzględniające tego rodzaju opis przedstawiono na rys. 4. 229
Sezon artystyczny 2007/ 2008 PRZYCHODY IX X XI XII I II III IV V VI Cena biletu [zł/szt.]: dorośli 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 dzieci 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 Ilość biletów [szt.]: dorośli - plan najmniejsza moŝliwa 10 15 16 15 10 0 0 5 10 15 najbardziej moŝliwa 15 18 20 20 20 10 10 15 20 20 największa moŝliwa 22 22 22 22 22 16 15 20 22 22 dzieci - plan najmniejsza moŝliwa 200 300 330 340 340 0 80 80 250 350 najbardziej moŝliwa 270 350 350 360 360 200 150 200 350 380 największa moŝliwa 380 380 380 380 380 380 380 380 380 380 rzeczywista dorośli 11 21 21 20 20 0 7 12 16 20 dzieci 250 320 360 380 380 0 100 150 270 380 Przychody [zł]: planowane najmniejsze moŝliwe 1000 1500 1650 1700 1700 0 400 400 1250 1750 11350 najbardziej moŝliwe 1350 1750 1750 1800 1800 1000 750 1000 1750 1900 14850 największe moŝliwe 1900 1900 1900 1900 1900 1900 1900 1900 1900 1900 19000 rzeczywiste 1250 1600 1800 1900 1900 0 500 750 1350 1900 12950 KOSZTY IX X XI XII I II III IV V VI Wynajęcie sali planowane 200 200 200 200 200 200 200 200 200 200 rzeczywiste 200 200 200 200 200 200 200 200 200 200 Personel planowane 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 rzeczywiste 100 100 100 100 100 100 100 100 100 100 Artyści planowane najmniejsze moŝliwe 900 1200 900 1200 1400 800 500 700 800 900 najbardziej moŝliwe 1000 1500 1000 1400 1500 900 600 900 1000 1000 największe moŝliwe 1200 1600 1300 1800 1600 1000 800 900 1100 1300 rzeczywiste 1100 1300 1000 1700 1500 1000 700 800 1000 1200 Telefony planowane najmniejsze moŝliwe 40 60 50 20 40 30 40 40 40 40 najbardziej moŝliwe 50 80 70 50 70 50 50 50 50 50 największe moŝliwe 150 110 100 80 80 70 70 80 70 70 rzeczywiste 120 70 60 20 40 50 60 60 40 40 Koszty razem planowane najmniejsze moŝliwe 1240 1560 1250 1520 1740 1130 840 1040 1140 1240 12700 najbardziej moŝliwe 1350 1880 1370 1750 1870 1250 950 1250 1350 1350 14370 największe moŝliwe 1650 2010 1700 2180 1980 1370 1170 1280 1470 1670 16480 rzeczywiste 1520 1670 1360 2020 1840 1350 1060 1160 1340 1540 14860 ZYSK planowany najmniejszy moŝliwy -650-510 -50-480 -280-1370 -770-880 -220 80-5130 najbardziej moŝliwy 0-130 380 50-70 -250-200 -250 400 550 480 największy moŝliwy 660 340 650 380 160 770 1060 860 760 660 6300 rzeczywiste -270-70 440-120 60-1350 -560-410 10 360-1910 Rys. 4. Plan kosztów i przychodów cyklu koncertów edukacyjnych wariant rozmyty (opracowanie własne) Fig. 4. Plan of costs and incomes for the educational concerts series fuzzy variant (search performed by authors) 230
Zaplanowana została, nieprecyzyjnie określona, moŝliwa do sprzedania ilość biletów dla dzieci oraz dla osób dorosłych. W efekcie otrzymana została nieprecyzyjnie określona wartość planowanych przychodów z kaŝdego miesiąca i całego sezonu artystycznego. RównieŜ przy planowaniu kosztów artystów i kosztów rachunków telefonicznych uwzględniony został opis nieprecyzyjny, przez co w konsekwencji otrzymano nieprecyzyjnie określoną wartość planowanych kosztów dla kaŝdego miesiąca i całego sezonu. Otrzymane planowane wartości przychodów i kosztów całego sezonu artystycznego zestawione zostały na rys. 5. Planowane przychody i koszty 1,2 1 0,8 0,6 0,4 przychody koszty 0,2 0 0 2500 5000 7500 10000 12500 15000 17500 20000 Rys. 5. Wykres planowanych kosztów i przychodów dla cyklu koncertów edukacyjnych - wariant rozmyty (opracowanie własne) Fig. 5. Diagram of planned costs and incomes for the educational concerts series fuzzy variant (search performed by authors) Na podstawie otrzymanych wyników łatwo zauwaŝyć, Ŝe w rozwaŝanym przypadku nie tylko moŝliwe jest uzyskanie przychodów pozwalających pokryć koszty, ale istnieje takŝe moŝliwość osiągnięcia przychodów mniejszych od wartości kosztów. Uzyskane informacje pozwalają zobaczyć, Ŝe w związku ze związaną z przyszłością niepewnością moŝliwe są warianty odbiegające od optymistycznego planu z przykładu 1. Stwarza to moŝliwość rozwaŝania juŝ od samego początku planowanego sezonu artystycznego decyzji o poszukiwaniu dodatkowych rozwiązań (np. sponsoring). Wraz z uzupełnieniem o przeprowadzaną dodatkowo bieŝącą analizę miesięcznych wartości rzeczywistych umoŝliwia wspomaganie planowania oraz dodatkowych działań zmierzających do realizacji przyjętego celu, jakim jest osiągnięcie zysku na poziomie co najmniej równym zero. 4. Podsumowanie Proponowana w pracy koncepcja wspomagania planowania imprez artystycznych w warunkach niepewności omówiona została w oparciu o uproszczony przykład planowania koncertów edukacyjnych organizowanych przez małe biuro artystyczne filharmoni i jest przedmiotem dalszych badań. Stanowi propozycję zastosowania rozwiązań controllingu w instytucjach kultury z wykorzystaniem modelowania rozmytego. UmoŜliwia planowanie bliŝsze intuicji, z uwzględnieniem informacji nieprecyzyjnie określo- 231
nych i wspomaga podejmowanie decyzji, które dotyczą dodatkowych działaniach koniecznych dla realizacji zakładanego celu. Literatura 1. Bogdanowicz U.: Definicja controllingu w literaturze polskiej i zagranicznej. Prace naukowe AE im. Oskara Langego we Wrocławiu. W: Kierunki rozwoju controllingu a praktyka polskich przedsiębiorstw, Wyd. AE we Wrocławiu 2003, s. 45-53. 2. Hülsenberg F., Wróbel J. Controlling, TNOiK, Zielona Góra 1995, str. 13. 3. Kluge P.D., KuŜdowicz P., Orzeszko P. Controlling wspomagany komputerowo z wykorzystaniem systemu ERP, Oficyna Wydawnicza Uniwersytetu Zielonogórskiego, Zielona Góra 2005. 4. Kluge P.D. i in., Skrypt do przedmiotu Podstawy controllingu, www.zcie.uz.zgora.pl z dnia 5.05.2009. 5. KuŜdowicz P. Tendencje rozwoju komputerowo wspomaganego controllingu w małych i średnich przedsiębiorstwach, Przedsiębiorczość stymulatorem rozwoju gospodarczego, Wyd. Instytut Wiedzy, Warszawa 2004. 6. Nowak E. Istota i zakres controllingu, W: Controlling w przedsiębiorstwie. Koncepcje i instrumenty, (red.) Nowak E., Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr Sp. z o. o., Gdańsk 2003, s.12. 7. http://www-idss.cs.put.poznan.pl/~jaszkiewicz/harmonogramowanie/sld033.htm Streszczenie W pracy przedstawiona została koncepcja wspomagania planowania imprez artystycznych w warunkach niepewności, która stwarza moŝliwość wykorzystania wybranych metod controllingu w instytucjach kultury. Koncepcja omówiona jest na przykładzie koncertów edukacyjnych organizowanych przez filharmonię. Proponowane podejście wykorzystuje modelowanie rozmyte i pozwala uwzględnić związaną z przyszłością niepewność. Supporting the Process of Artistic Event Planning in uncertain terms as a Controlling Factor in Cultural Institutions Summary The paper is presenting the concept of support for artistic event planning in uncertain terms, which creates the possibility of using the chosen controlling methods in cultural institutions. The concept is discussed on the example of educational concerts organized by Philharmonic Orchestra. The proposed approach uses fuzzy modelling and allows to take into account the uncertainty associated with the future. 232