LEGISLATOR Dokument zawiera opis nowych funkcji aplikacji, udostępnionych w wersji 2.1.0.23 Data dokumentu:18 września 2012 Wersja: 1.0 Autor: Piotr Jegorow, Paweł Jankowski
Zawartość Wprowadzenie... 3 Opcje podpisu elektronicznego... 3 Konfiguracja podpisu elektronicznego... 3 Proponowana procedura składania podpisu... 8 Standardowy podpis cyfrowy... 9 Obsługa wielopodpisu - porozumienia...16 Składanie pierwszego podpisu...16 Weryfikacja złożonego podpisu...20 Składanie drugiego podpisu...22 Składanie ostatniego podpisu....25 Weryfikacja złożonego podpisu...30 Makrodefinicje pole numer i data w dowolnym miejscu w dokumencie...32 Wykorzystanie makrodefinicji w porozumieniach...32 Wymogi prawne...32 Porozumienie niestandardowa metryka...32 Wykorzystanie makrodefinicji do tworzenia niestandardowych załączników...44 Formatowanie tabel...49 Strukturalizowanie tabel...49 Najczęściej spotykane problemy...49 Ręczne tworzenie tabel...50 Przeklejanie tabel z innych programów...54 Drukowanie nagłówka załącznika w załącznikach binarnych...57 Strona 2 z 59
Wprowadzenie W dokumencie zawarto szczegółowy opis nowych funkcji aplikacji, które zostały udostępnione w wersji 2.1.0.23. Nowe funkcje to: 1) Konfiguracja podpisu elektronicznego w opcjach programu (umożliwia zminimalizowanie procesu podpisywania aktu po wybraniu opcji Podpisz, wprowadzamy jedynie PIN do karty, bez konieczności zatwierdzania kolejnych kroków) 2) Makrodefinicje możliwość umieszczenia pola numer [NR] i data [DATA] w dowolnym miejscu w treści aktu i załączników (dzięki temu numer i data może być uzupełniana w momencie podpisywania np. w niestandardowych metrykach czy niestandardowych nagłówkach załączników) 3) Formatowanie tabel możliwość zmiany czcionki (rozmiar, rodzaj, formatowanie) dla każdej tabeli z osobna oraz dla wybranych komórek w tabeli. 4) Drukowanie nagłówka załącznika w załącznikach binarnych dodanych w postaci plików PDF (dodawane pliki PDF nie muszą mieć już nagłówka załącznika, dzięki czemu numer i data aktu może być uzupełniona w momencie podpisywania i wstawiona na załączniki binarne automatycznie) Opcje podpisu elektronicznego Konfiguracja podpisu elektronicznego Legislator posiada funkcję dzięki której możemy zdefiniować sposób działania aplikacji w odniesieniu do podpisywania dokumentów elektronicznych. Ustawienia definiowane są z poziomu Opcji programu: Strona 3 z 59
Zakładka - Ustawienia podpisu: Z poziomu ustawień mamy możliwość 1. Instalacji certyfikatów głównych certyfikaty główne zainstalowane w systemie są niezbędne do prawidłowej weryfikacji składanych podpisów. Jeżeli po instalacji certyfikatów z poziomu aplikacji, weryfikacja nadal jest nieprawidłowa, certyfikaty należy zainstalować ręcznie (są dostępne na stronie www.nccert.pl). 2. Konfiguracji podpisu pozwalającej na zdefiniowanie procedury podpisywania dokumentów: Strona 4 z 59
Domyślnie zaznaczona opcja to Używaj podpisywania standardowego. Włączenie opcji Używaj podpisywania uproszczonego, pozwala na zdefiniowanie parametrów i funkcji, które mają się wykonać automatycznie w momencie składania podpisu. Dzięki czemu możemy zminimalizować proces podpisywania dokumentów jedynie do wprowadzenia PINu. Parametry, jakie możemy zdefiniować, to: 1) Ustawienie domyślnych bibliotek, które mają być użyte do składania podpisu: a).net (domyślne) zalecane b) JAVA opcjonalne 2) Automatyzacja: a) Automatycznie zmień status na Uchwalony zaznaczenie tej opcji pozwala na automatyczną zmianę statusu aktu (standardowy komunikat o zmianie statusu nie będzie wyświetlany). b) Wyświetlaj okno zatwierdzenia podglądu zaznaczenie opcji będzie wywoływało okno Zatwierdzenia podpisywanego dokumentu. Opcja niezaznaczona nie wyświetla okna. c) Wybierz domyślny certyfikat umożliwia wybór domyślnego certyfikatu, który będzie używany podczas podpisywania dokumentów. W trakcie podpisywania nie będziemy proszeni o jego wskazanie. d) Zamknij dokument po złożeniu podpisu zaznaczając opcję, po zakończeniu procedury podpisu, dokument zostanie automatycznie zamknięty. Opcja przydatna w momencie kiedy podpisujemy kilka dokumentów. Wtedy wszystkie dokumenty do podpisu możemy otworzyć w kolejnych oknach i dzięki włączonej tej opcji kolejne podpisane dokumenty będą automatycznie zamykane. e) Po złożeniu podpisu, rozpocznij podpisywanie kolejnego dokumentu- pozwala na hurtowe podpisanie wszystkich otwartych dokumentów, przy jednokrotnym podaniu numeru PIN. UWAGA Dokumenty będą podpisywane kolejno począwszy od aktualnie wyświetlonego. Czyli jeżeli chcemy podpisać wszystkie otwarte dokumenty, opcję Podpisz należy uruchomić na dokumencie pierwszym od Strona 5 z 59
lewej: 3) Ustawienia formatu podpisu: W opcjach tych można zmienić wariant podpisu. Zgodnie z obwiązującym rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie warunków technicznych od 01.01.2012 roku, nie ma obowiązku podpisywania dokumentów ze znacznikiem czasu (wariant podpisu XAdES-BES). Jeżeli chcemy użyć znacznika czasu do podpisywania dokumentów jako wariant podpisu należy ustawić XAdES-T. Bezwzględnie należy zaznaczyć opcję Podpisz załączniki binarne jest to wymóg ww. rozporządzenia. Strona 6 z 59
Dodatkowo w zakładce Narzędzia główne (już w momencie kiedy mamy otwarty dokument do podpisu) dodano dodatkową opcję pozwalającą na Podpisanie aktu bez daty i numeru (tzw. kontrasygnata nie musi być już zaznaczana w oknie z wyborem certyfikatu, teraz wystarczy wybrać nową opcję i dokument zostanie podpisany z wyłączeniem daty i numeru): Strona 7 z 59
Proponowana procedura składania podpisu Każdy dokument przed przekazaniem do podpisu należy Zablokować (zakładka Narzędzia główne Zablokuj), w celu wygenerowania wszystkich niezbędnych plików znajdujących się w archiwum ZIPX. Procedurę samego podpisu możemy przeprowadzić na dwa sposoby: 1) przekazując do podpisu wersję elektroniczną, a wersję papierową drukując dopiero po złożeniu podpisu, lub 2) przekazując do podpisu wersję elektroniczną i papierową jednocześnie. W tym drugim wypadku, wersja papierowa powinna powstać z zablokowanej wersji elektronicznej. Dlaczego tak istotne jest zablokowanie dokumentu przed wydrukiem wersji papierowej po zablokowaniu dokumentu zostanie mu nadane ostateczne ID XML (pojawiające się w stopce na wydrukach). Podpisanie zablokowanego dokumentu nie zmienia jego ID dzięki czemu obie wersje (papierowa i elektroniczna) będą identyczne. Oczywiście jeżeli zechcemy skorzystać z drugiej opcji musimy wyłączyć wyświetlanie statusu dokumentu (w momencie podpisania dokumentu status zostanie zmieniony, dlatego nie powinien on być widoczny na wydrukowanej przed podpisaniem wersji papierowej). Wyświetlanie statusu dokumentu możemy wyłączyć: a) globalnie dla wszystkich nowo tworzonych dokumentów korzystając z opcji formatowania dostępnych z poziomu menu Plik Opcje Ustawienia formatowania. Należy pamiętać że zmiana opcji globalnych nie powoduje zmian formatowania dla aktualnie otwartego dokumentu. W celu zmiany formatowania aktualnie otwartego dokumentu korzystamy z funkcji opinaj w pkt b). b) lokalnie dla otwartego dokumentu korzystając z Opcji formatowania dostępnej z poziomu zakładki Narzędzia główne. Widoczność statusu aktu ustawiamy w sekcji Stopka: Strona 8 z 59
Standardowy podpis cyfrowy Gotowy do podpisu dokument przed jego przekazaniem do podpisania blokujemy korzystając z funkcji Zablokuj: Po zablokowaniu dokumentu przechodzimy do zakładki Eksport i wybieramy Podgląd PDF w celu sprawdzenia czy zablokowany dokument jest poprawnie formatowany: Strona 9 z 59
Wyświetlanie notki projektu możemy wyłączyć w opcjach formatowania, lub poprze zmianę statusu w metadanych aktu na Uchwalony. W tym celu zamykamy otwarty dokument PDF i usuwamy blokadę dokumentu: Następnie otwieramy Metadane dokumentu i zmieniamy status: Strona 10 z 59
Po czym ponownie blokujemy dokument i sprawdzamy podgląd PDF: Jak widać w naszym dokumencie, nie są jeszcze uzupełnione dane dot. daty i numeru aktu. Dane to możemy uzupełnić przed złożeniem podpisu w metadanych dokumentu lub w trakcie składania podpisu elektronicznego (w momencie kiedy dane te nie są uzupełnione system monituje o ich uzupełnienie). W zależności od wybranej procedury podpisywania, w tym momencie możemy wydrukować dokument papierowy do podpisu (w takim wypadku na dokumencie papierowym datę i numer należy uzupełnić ręcznie długopisem). Mając tak przygotowany dokument przekazujemy go do podpisu (plik przesyłamy mailem lub przynosimy na PenDrive ) Dokument podpisujemy wybierając Podpisz (poniżej opisana została pełna procedura podpisu, gdy w opcjach programu nie ma określonych opcji dot. podpisywania uproszczonego): Strona 11 z 59
Wyświetlone zostanie okno wyboru metody podpisywania: Następnie jeżeli nie uzupełniliśmy daty i numeru aktu zostanie wyświetlony monit o ich wprowadzenie: Po wybraniu TAK wyświetlane jest okno wprowadzenia daty i numeru: Wprowadzamy dane i zatwierdzamy przyciskiem OK. Strona 12 z 59
W kolejnym kroku, osoba podpisująca może sprawdzić podgląd dokumentu po ewentualnym wyświetleniu podglądu i sprawdzeniu treści wybieramy Zatwierdź: Przedostanie okno to okno wyboru certyfikatu i ustawień popdisu: Strona 13 z 59
Domyślnie dla każdego z podpisów, stosowany będzie obowiązujący wariant podpisu bez znacznika czasu oraz opcja podpisywania załączników binarnych. Ponadto w dolnej części wyświetlonego okna, można wprowadzić stanowisko, jakie zajmuje osoba podpisująca (niektóre certyfikaty posiadają zdefiniowane stanowisko w zależności od wybranej opcji podczas zakupu certyfikatu). Po wyborze certyfikatu osoby podpisującej, wyświetlone zostanie okno, służące do wprowadzenia PINu: O poprawności złożenia podpisu, poinformuje nas odpowiedni komunikat: Po złożeniu podpisu, jeżeli zajdzie potrzeba ewentualnej modyfikacji aktu możemy taki podpis usunąć korzystając z opcji Usuń podpisy, poprawiając dokument i ponownie go podpisując. Złożony pod dokumentem podpis możemy zweryfikować Strona 14 z 59
korzystając z opcji Weryfikuj podpis: Dodatkowo możemy również wyświetlić informacje o złożonych podpisach (opcja Informacje o podpisach). Strona 15 z 59
Obsługa wielopodpisu - porozumienia Z wielopodpisem najczęściej mamy doczynienie przy podpisywaniu porozumień. Po przygotowaniu ostatecznej wersji porozumienia i zablokowaniu jej przechodzimy do procedury podpisywania. W celu prawidłowego podpisania porozumienia, możemy wybrać jedną z dwóch możliwości: 1) Ze stronami porozumienia ustalamy datę porozumienia, iw wszystkie strony podpisują porozumienie tego samego dnia (co z praktycznego punktu widzenia często może okazać się bardzo trudne do wykonania), 2) Data porozumienia ustalana jest przez ostatni podpisujący porozumienie organ, wszystkie organy nie będące ostatnim podpisującym podpisują porozumienie z tzw. Wyłączeniem daty i numeru aktu. O ile pierwszy sposób jest technicznie łatwy do wykonania (po prostu każdy składa podpis pod dokumentem), o tyle drugi, wymaga wyboru odpowiedniej opcji dlatego też poniżej znajduje się opis podpisania dokumentu przy użyciu tego właśnie sposobu Dla celu przygotowania opisu przyjęto, że porozumienie jest podpisywane przez trzy strony. Składanie pierwszego podpisu Pierwsza osoba podpisująca dokument podpisuje go z Wyłączeniem daty i numeru aktu. W tym celu wybieramy Podpisz bez daty i numeru z narzędzi głównych: Strona 16 z 59
W wyświetlonym oknie wybieramy domyślne biblioteki PKI.NET: W następnym oknie zostanie wyświetlony monit o uzupełnienie daty i numeru aktu: Będąc pierwszą osobą podpisującą (lub każdą kolejną, ale nie ostatnią) nie uzupełniamy tych danych wybieramy Nie. W kolejnym pytanie o zmianę statusu tutaj bezwzględnie wybieramy TAK (jeżeli tak jak w przykładzie poprzednim zmieniliśmy status aktu w metadanych dokumentu przed jego zablokowaniem, poniższy komunikaty nie będzie wyświetlany): Strona 17 z 59
Jeżeli w tym momencie nie zmienilibyśmy statusu aktu, później nie byłoby już takiej możliwości, przez co w wyeksportowanym pliku PDF cały czas widniałaby notka projektu. Przedostanie okno to możliwość podglądu podpisywanego aktu (po wciśnięciu Zobacz podgląd dokumentu). Zalecamy aby każdorazowo sprawdzać podgląd dokumentu, aby mieć pewność, że podpisywany dokument jest prawidłowo sformatowany. Po wybraniu Zatwierdź: Strona 18 z 59
wyświetlone zostanie okno wyboru certyfikatu. Tutaj musimy określić, że składany przez nas podpis ma nie obejmować daty i numeru aktu prawnego opcja będzie zaznaczona automatycznie: Pozostawiając pozostałe elementy bez zmian, zaznaczamy certyfikat i wybieramy Zastosuj. Teraz wystarczy tylko podać PIN do karty: Po prawidłowym podpisaniu dokumentu wyświetlony zostanie stosowny komunikat o prawidłowym złożeniu podpisu. Teraz z podpisanego dokumentu wykonujemy wydruk wersji papierowej (zakładka Eksport Podgląd PDF), i obie wersje (podpisany elektronicznie plik ZIPX oraz wydrukowany dokument papierowy) przekazujemy do podpisu drugiej stronie porozumienia. Strona 19 z 59
UWAGA Jeżeli występują więcej niż dwie strony porozumienia, każda która nie jest ostatnim podpisującym, podpisuje dokument dokładnie tak jak to opisano powyżej. Oczywiście kolejnej osobie nie zostanie już wyświetlone okno z pytaniem o zmianę statusu gdyż status został już zmieniony, natomiast pozostałe czynności wykonuje identycznie. Weryfikacja złożonego podpisu Po każdorazowym złożeniu podpisu należy zweryfikować jego poprawność. W tym celu wybieramy opcję Weryfikuj podpis: Strona 20 z 59
Jeżeli informacje o weryfikacji wyświetlane są kolorem zielonym, oznacza to że podpis został zweryfikowany prawidłowo. Informacje dotyczące złożonego podpisu dostępne są pod przyciskiem Informacje o podpisach: Strona 21 z 59
Składanie drugiego podpisu Drugi podpis musi zostać złożony w analogiczny sposób jak pierwszy. Druga osoba podpisująca dokument podpisuje go z Wyłączeniem daty i numeru aktu. W tym celu wybieramy Podpisz bez daty i numeru z narzędzi głównych: Strona 22 z 59
W wyświetlonym oknie wybieramy domyślne biblioteki PKI.NET: W następnym oknie zostanie wyświetlony monit o uzupełnienie daty i numeru aktu: Będąc drugą osobą podpisującą (wiedząc, że po nas będzie składany jeszcze jedne podpis) nie uzupełniamy tych danych wybieramy Nie. Przedostanie okno to możliwość podglądu podpisywanego aktu (po wciśnięciu Zobacz podgląd dokumentu). Zalecamy aby każdorazowo sprawdzać podgląd dokumentu, aby mieć pewność, że podpisywany dokument jest prawidłowo Strona 23 z 59
sformatowany. Po wybraniu Zatwierdź: wyświetlone zostanie okno wyboru certyfikatu. Tutaj musimy określić, że składany przez nas podpis ma nie obejmować daty i numeru aktu prawnego opcja będzie zaznaczona automatycznie: Strona 24 z 59
Pozostawiając pozostałe elementy bez zmian, zaznaczamy certyfikat i wybieramy Zastosuj. Teraz wystarczy tylko podać PIN do karty: Po prawidłowym podpisaniu dokumentu wyświetlony zostanie stosowny komunikat o prawidłowym złożeniu podpisu. Po otrzymaniu wersji papierowej od pierwszej osoby, druga osoba nanosi ręczny podpis na dany dokument i przekazuje go ostatniej stronie wraz z podpisanym elektronicznie plikiem *.zipx. Składanie ostatniego podpisu. Ostania osoba podpisująca dokument wybiera tym razem Podpisz: Strona 25 z 59
i akceptuje domyślne biblioteki.net: W następnym oknie pojawia się informacja dotycząca składania podpisu wielokrotnego, którą również akceptujemy: Kolejne okno to pytanie dotyczące uzupełnienia numeru i daty aktu prawnego. Będąc ostatnią osobą składającą podpis pod dokumentem musimy uzupełnić datę dokumentu: Strona 26 z 59
W wyświetlonym oknie domyślnie zostanie wstawiona data bieżąca. Jeżeli dokument nie zawiera numeru, pole z numerem pozostawiamy puste i akceptujemy wstawienie daty: Zostanie wyświetlone pytanie czy akt ma zostać podpisany bez nadawania numeru wybieramy TAK: Ostanie okno jest oknem wyboru certyfikatu tutaj już nic nie zaznaczamy (dokument ma zostać podpisany jako całość z datą i numerem) wybieramy tylko certyfikat i klikamy Zastosuj: Strona 27 z 59
Wprowadzamy PIN do karty: Pod dokumentem został złożony ostatni podpis obejmujący sowim zakresem cały dokument: Strona 28 z 59
Data dokumentu została uzupełniona: Datę uzupełniamy ręcznie na otrzymanym dokumencie papierowym obie wersje dokumentu (papierowa i elektroniczna) są gotowe. Do redakcji dziennika przekazujemy akt w formie elektronicznej przy użyciu modułu komunikacyjnego wersję papierową wysyłamy pocztą tradycyjną do nadzoru. Strona 29 z 59
Weryfikacja złożonego podpisu Po wywołaniu okna weryfikacji podpisu dostaniemy informację o trzech podpisach złożonych pod dokumentem: Strona 30 z 59
W informacjach o podpisie pojawi się zakładka z kolejną osoba podpisującą, przy czym przy pierwszych dwóch osobach nadal mamy informacje, że podpisy przez nie złożone nie obejmował daty: Natomiast przy trzeciej osobie informację o całościowym podpisaniu dokumentu: Strona 31 z 59
Makrodefinicje pole numer i data w dowolnym miejscu w dokumencie Makrodefinicje pozwalające na wstawienie pola [NR] oraz pola [DATA} w dowolnym miejscu dokumentu możemy wykorzystać do: 1) Tworzenia porozumień zawierających niestandardową metrykę, 2) Nagłówka załącznika w przypadku dodania niestandardowego nagłówka. Wstawienie makrodefinicji w dowolnym miejscu w treści aktu pozwala na automatyczne wstawienie tam numeru i daty aktu prawnego w momencie podpisywania dokumentu. Wykorzystanie makrodefinicji w porozumieniach Wymogi prawne Od 1.01.2012 r. podstawą do ogłoszenia jest porozumienie w formie elektronicznej - konieczne jest aby zostało one opatrzone podpisami elektronicznymi wszystkich stron porozumienia. W sytuacji gdy podstawą do ogłoszenia było porozumienie w postaci papierowej wystarczyło, że oryginalne podpisy były na papierze, natomiast przekazywane do ogłoszenie porozumienie w postaci dokumentu elektronicznego było opatrywane tylko jednym podpisem (organu który przekazywał porozumienie do ogłoszenia). Porozumienie niestandardowa metryka Przy tworzeniu porozumień często zdarza się sytuacja gdzie data porozumienia nie znajduje się w metryce aktu, tylko w treści akapitów, jak w przykładzie poniżej: POROZUMIENIE w sprawie powierzenia zadań dotyczących utrzymania grobów i cmentarzy wojennych zawarte w dniu 3 kwietnia 2012 r. pomiędzy: Wojewodą Łódzkim - Jolantą Chełmińską, zwaną dalej Wojewodą a Gminą Wołomierz reprezentowaną przez Wójta Gminy Jana Kowalskiego, zwaną dalej Gminą. 1. Na podstawie art. 6 ust. 3 ustawy z dnia 28 marca 1933 r. o grobach i cmentarzach wojennych (Dz.U. z 1933 r. Nr 39, poz. 311, z 1959 r. Nr 11, poz. 62, z 1990 r. Nr 34, poz. 198, z 1998 r. Nr 106, poz. 668, z 2002 r. Nr 113, poz. 984, z 2005 r. Nr 169, poz. 1420 i Nr 175, poz. 1462, z 2006 r. Nr 144, poz. 1041), art. 8 ust. 2 i 2b ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz. 1203, z 2005 r. Nr 172, poz. 1441, Nr 175, poz. 1457, z 2006 r. Nr 17, poz. 128, Nr 181, poz. 1337, z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974, Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz. 1111, Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 52, poz. 420, Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 28, poz. 142 i 146, Nr 40, poz. 230, Nr 106, poz. 675, z 2011 r. Nr 21, poz. 113, Nr 117, poz. 679, Nr 134, poz. 777, Nr 149, poz. 887, Nr 217, poz. 1281) i art. 150 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240, z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835, Nr 152, poz. 1020, Nr 238, poz. 1578, Nr 257, poz. 1726, z 2011 r. Nr 185, poz. 1092, Nr 201, poz. 1183, Nr 234, poz. 1386, Nr 240, poz. 1429, Nr 291, poz. 1707), Wojewoda powierza a Miasto Sieradz przyjmuje do wykonania do dnia 3 grudnia 2012 roku remont tablic nagrobnych na zbiorowych mogiłach żołnierzy Armii Czerwonej poległych w styczniu 1945 r., położonych na cmentarzu wojennym przy ul. Wojska Polskiego. Takie porozumienie również możemy przygotować przy użyciu Legislatora standard/ Legislatora Premium, w taki sposób, aby data porozumienia została wstawiona przez ostatni organ podpisujący. Porozumienie tworzymy analogicznie jak w Strona 32 z 59
przykładzie pierwszym, czyli: W omawianym przypadku musimy skorzystać z funkcji pozwalającej na wstawienie własnej metryki dokumentu (przy czym wszystkie dane metrykowe musza być uzupełnione również w metryce standardowej jak na obrazku powyżej). Strona 33 z 59
Wprowadzone dane akceptujemy zostanie wyświetlone znane nam okno widoku projektu: W związku z tym, że wyłączyliśmy widoczność metryki, nie jest ona wyświetlana w widoku projektu musimy utworzyć ją ręcznie, uzyskując następujący efekt: Strona 34 z 59
Analogicznie jak w przykładzie pierwszym, przed zastosowaniem formatowania, wchodzimy w Ustawienia dokumentu i ustawiamy opcje Pozwalaj na stosowanie akapitów : Strona 35 z 59
Po zastosowaniu, wybieramy opcję Zastosuj formatowanie - otrzymujemy sformatowany dokument: Ostatnim elementem, jaki musimy zmienić jest wstawienie pola daty, tak aby była ona automatycznie wstawiona do dokumentu po uzupełnieniu jej przy składaniu ostatniego podpisu. W tym celu usuwamy ręcznie wprowadzoną datę i w jej miejsce wstawiamy pole Data dostępne z poziomu zakładki Wstawianie (Makrodefinicja Data aktu): Strona 36 z 59
Teraz przejdźmy do Podglądu PDF, w celu sprawdzenia, jak zostanie zinterpretowane na wydruku wstawione pole daty (zakładka Eksport Podgląd PDF): Jak widzimy system rozpoznał pole DATA w związku z tym, że data jest wyczyszczona w Metadanych Dokumentu, na wydruku zostało wykropkowane miejsce na jej wprowadzenie. Następnie wprowadzamy treść dokumentu analogicznie jak w przykładzie pierwszym i blokujemy dokument przed złożeniem pierwszego podpisu (przed zablokowaniem musimy zapisać dokument na dysku): Strona 37 z 59
Pierwszy podpis składamy analogicznie jak w przykładzie nr 1 opisanym wyżej z wyłączeniem daty i numeru aktu prawnego. W pierwszej kolejności wybieramy standardowe biblioteki.net: W następnym oknie Nie uzupełniamy daty i numeru aktu ma ona zostać uzupełniona przez ostatni organ podpisujący: Zmieniamy status dokumentu na Uchwalony : Strona 38 z 59
UWAGA Bezwzględnie pamiętamy o zmianie statusu aktu przy składaniu pierwszego podpisu. Jeżeli w powyższym oknie nie wybierzemy TAK status aktu nie zostanie zmieniony i po eksporcie do PDF cały czas będzie pojawiać się notka projektu. Po sprawdzeniu podglądu Zatwierdzamy dokument: Zaznaczamy opcję Kontrasygnata (w celu wyłączeniu daty z podpisu), wybieramy certyfikat i klikamy Zastosuj: Strona 39 z 59
Po złożeniu podpisu eksportujemy dokument do PDF, drukujemy wersję papierową, podpisujemy i wraz z wersją elektroniczną przekazujemy do podpisu drugiej stronie porozumienia: Po przekazaniu porozumienia drugiej stronie, ostania osoba podpisująca dokument analogicznie jak wszystkie poprzednie wybiera Podpisz i akceptuje domyślne biblioteki.net: Strona 40 z 59
W następnym oknie pojawia się informacja dotycząca składania podpisu wielokrotnego, którą również akceptujemy: Kolejne okno, to pytanie dotyczące uzupełnienia numeru i daty aktu prawnego. Będąc ostatnią osobą składającą podpis pod dokumentem musimy uzupełnić datę dokumentu: W wyświetlonym oknie domyślnie zostanie wstawiona data bieżąca. Jeżeli dokument nie zawiera numeru, pole z numerem pozostawiamy puste i akceptujemy wstawienie daty: Zostanie wyświetlone pytanie czy akt ma zostać podpisany bez nadawania numeru wybieramy TAK: Strona 41 z 59
Ostanie okno jest oknem wyboru certyfikatu tutaj już nic nie zaznaczamy (dokument ma zostać podpisany jako całość z datą i numerem) wybieramy tylko certyfikat i klikamy Zastosuj: Wprowadzamy PIN do karty: Strona 42 z 59
Pod dokumentem został złożony ostatni podpis obejmujący sowim zakresem cały dokument: Data dokumentu została uzupełniona i jest widoczna po eksporcie dokumentu do PDF: Strona 43 z 59
W podglądzie dokumentu, nadal będzie widniało pole DATA: Wykorzystanie makrodefinicji do tworzenia niestandardowych załączników W przypadku niestandardowych załączników również możemy wykorzystać makrodefinicje do automatycznego uzupełnienia danych w nagłówku. Standardowe załączniki dodawane w Edytorze mają następujące nagłówki: Treść załącznika Tytuł załącznika Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr... Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia... 2012 r. Treść załącznika Tytuł załącznika Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr... Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia... 2012 r. Strona 44 z 59
W przypadku aktów tworzonych na szczeblu centralnym załączniki mają inną budowę. Tzn. przed pierwszym załącznikiem jest informacja o załącznikach, a później przy kolejnych w nagłówku mam tylko słowo Załącznik nr, jak niżej: Treść załącznika Tytuł załącznika Załączniki Zarządzenia Nr... Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia... 2012 r. Załącznik Nr 1 Treść załącznika Tytuł załącznika Załącznik Nr 2 Oczywiście taka budowę możemy również uzyskać w Legislatorze. Ale dopiero od wersji 2.1.0.23 dzięki użyciu makrodefinicji, jeżeli uzupełnimy datę i numer aktu w momencie jego podpisywania data i numer zostaną również uzupełnione w niestandardowym nagłówku załącznika. Przy dodawaniu nowego załącznika w Legislatorze odznaczmy opcję Zezwalaj na automatyczną zmianę nagłówka: Strona 45 z 59
Po zastosowaniu zostanie dodany nowy załącznik: Teraz chcąc uzyskać niestandardowy nagłówek usuwamy automatycznie dodany nagłówek i Wstawiamy własny używając makrodefinicji: Strona 46 z 59
Analogicznie dodajemy kolejny załącznik (odznaczmy pole Zezwalaj na automatyczną zmianę nagłówka) i wprowadzamy nagłówek załącznika Po eksporcie do PDF otrzymam następujący widok: Strona 47 z 59
Teraz uzupełniając datę i numer aktu w momencie podpisywania (czy też wcześniej w metadanych dokumentu) informacja o numerze i dacie aktu zostanie automatycznie wyrenderowana w pliku PDF: Strona 48 z 59
Formatowanie tabel Od wersji 2.1.0.23 wprowadzono możliwość formatowania tabel niezależnie od ustawień formatowania. Poniżej na przykładach opisano sposób przygotowywania tabel w przypadku kopiowania ich z wcześniej przygotowanych Strukturalizowanie tabel Często po przeklejeniu tabeli z MS WORD do edytora, okazuje się, że po zastosowaniu formatowania tabela jest formatowana inaczej niż w dokumencie źródłowym. W takim przypadku, należy w pierwszej kolejności przekleić ją do programu MS Excel. Jeżeli po przeklejeniu do MS EXCEL tabela również będzie nieprawidłowo formatowana, musimy ją ręcznie ustukturalizować, gdyż taka tabela zostanie podobnie, źle, rozpoznana przez system Legislator. Problemem jest tzw. struktura tabeli budowana przez MS Word. W związku z tym, w przypadku przeklejania tabeli, która nie ma formy strukturalnej, albo będzie należało przeprowadzić jej strukturalizację w systemie Legislator albo będzie trzeba tego dokonać w programie MS Excel. Najczęściej spotykane problemy Problem nr 1: Jednym z problemów są tzw. schody. Charakterystyka: Po przeklejeniu tabeli, okazuje się że niektóre z wierszy wychodzą poza standardowy obszar w prawą lub lewą stronę tabeli. Rozwiązanie: W takiej sytuacji należy po prostu zrównać linie kolumn, w taki sposób aby pokrywały się one ze sobą, na każdej stronie. Problem nr 2: Układ tabeli nie trzyma swojego pierwotnego formatowania. Charakterystyka: Przeklejona tabela zostaje rozsypana. Układ poziomy jest utrzymywany, aczkolwiek poszczególne komórki nachodzą na siebie i są ze sobą powiązane, co w efekcie daje niekorzystny wygląd. Rozwiązanie: W takim przypadku należy zająć się częścią nagłówka tabeli. Trzeba zwrócić uwagę na niescalone komórki nagłówka. Scalając je tak aby wygląd był identyczny ze wzorem przeklejonej tabeli, otrzymamy zamierzony efekt końcowy. Strona 49 z 59
Ręczne tworzenie tabel W pierwszym kroku, należy określić ilość kolumn oraz ilość wierszy (na uwadze trzeba mieć również komórki, które będą scalane). Przykładowa tabela posiada sześć kolumn oraz sześć wierszy. W celu jej wstawienia z zakładki Wstawianie korzystamy z przycisku Nowa tabela. Rozwijając opcje tabeli, określamy ilość wierszy i kolumn, analogicznie jak w dokumentach MS Word: Po uzupełnieniu treści, przechodzimy do zakładki Układ, w celu wyboru odpowiednich funkcji formatowania tabeli: Strona 50 z 59
Aby ikony znajdujące się w tej zakładce ustawienia tabelo były aktywne musimy ustawić kursor w tabeli. MODYFIKACJE NA TABELI 1. Scalenie dolnego wiersza Ogółem zaznaczając analogicznie jak w dokumentach typu MS Excel, pięć komórek, począwszy od komórki z opisem Ogółem, aż po przedostatnią komórkę danego wiersza, z górnego menu klikamy na przycisk Scal komórki : 2. Regulacja szerokości poszczególnych kolumn regulowanie poszczególnych kolumn tabeli wygląda analogicznie jak w dokumentach MS Excel. Trzymając lewym przyciskiem myszy wybraną linię kolumny, przesuwamy ją w Strona 51 z 59
prawą lub lewą stronę w celu uzyskania pożądanego efektu: 3. Formatowanie treści tabeli wprowadzoną treść można wyrównać w każdej komórce za pomocą sekcji Wyrównanie : Strona 52 z 59
Ponadto wyróżnienie treści nagłówka tabeli, poprzez zastosowanie Wytłuszczenia, znajduje się już w zakładce Narzędzia główne. Zaznaczając kursorem myszy nagłówek, klikamy w pogrubioną literę B : Każdą tabelę z osobna można indywidualnie formatować. W przypadku chęci zmiany jej czcionki, należy zaznaczyć obszar treści podlegający modyfikacji i za pomocą prawego przycisku myszy, zmienić ustawienia czcionki: Strona 53 z 59
Przeklejanie tabel z innych programów W przypadku szerokich tabel, w pierwszym kroku należy zmienić orientację strony z układu pionowego na poziomy. W tym celu przechodzimy do zakładki Układ strony i z wyświetlonego menu skorzystać z przycisku Orientacja : Zmieniając orientację na poziomą, zmieni się układ całego załącznika. Może zdarzyć się sytuacja, gdzie pierwsza strona załącznika będzie musiała być w układzie pionowym, a kolejna w poziomym. Nie wystarczy wtedy przejść na kolejną stronę aktu za pomocą enterów i zmienić układ na poziomy, ponieważ po zmianie również pierwsza strona będzie w układzie poziomym. W tego typu przypadkach należy stosować tzw. podział strony, który Strona 54 z 59
znajduje się w zakładce Układ strony --> Znak podziału --> Sekcja na następnej stronie : Po zmianie orientacji strony przeklejamy tabelę z dokumentu MS Word do Legislator: Na rysunku powyżej tabela dosyć znacznie wychodzi poza margines układu poziomego strony A4, więc pierwszą czynnością w takim przypadku będzie skorzystanie z przycisku Autodopasowanie wszystkich tabel Strona 55 z 59
znajdującego się w zakładce Układ : Po zastosowaniu tej funkcjonalności tabela automatycznie zostanie dostosowana do szerokości strony. Przechodząc na podgląd, w celu weryfikacji poprawności jej wyświetlenia okazuje się jednak, że w kolumnie nr 5 i 6 niektóre z wprowadzonych kwot zawijają się do drugiego wiersza. Tego typu problemu w większości przypadków pozbyć się można za pomocą przycisku Autodopasowanie --> Autodopasowanie zawartości znajdującego się w zakładce Układ. Jednakże jeżeli opcja ta okaże się nie przydatna, zawsze można ręcznie wyregulować poszczególne szerokości kolumn. Strona 56 z 59
Drukowanie nagłówka załącznika w załącznikach binarnych Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 27 grudnia 2011 r. w sprawie wymagań technicznych dokumentów elektronicznych zawierających akty normatywne i inne akty prawne, elektronicznej formy dzienników urzędowych oraz środków komunikacji elektronicznej i informatycznych nośników danych (Dz.U. z 2011r. Nr 289, poz.1699), jako załączniki binarne dla aktów przekazywanych do publikacji w dzienniku urzędowym możemy załączać jedynie pliki PDF. W związku z tym, że pliki PDF nie są formatem edytowalnym, załączony do aktu załącznik w formacie PDF musi mieć ustawiony margines górny na co najmniej 25 mm. Wymóg taki spowodowany jest koniecznością dodania do takiego załącznika, nagłówka dziennika w momencie jego publikacji w Dzienniku Urzędowym. Dodatkowo edytor ma wbudowane mechanizmy pozwalające na generowanie nagłówka załącznika również na pliku PDF. Dzięki temu dodając załącznik binarny nie musi on posiadać nagłówka załącznika. W związku z tym przygotowany załącznik binarny powinien wyglądać następująco: Załączniki binarne należy wykorzystywać tylko i wyłącznie w sytuacjach gdy z jakichś powodów nie jesteśmy w stanie utworzyć załącznika standardowego (np.: jako załącznik jest dodawany formularz, lub tabela, która w edytorze nie jest poprawnie formatowana). Strona 57 z 59
W celu dodania załącznika binarnego przechodzimy do zakładki Wstawianie i wybieramy Załącznik binarny: Po zastosowaniu załącznik binarny zostanie dodany w nowej zakładce: Strona 58 z 59
Dzięki zaznaczonej opcji Generuj nagłówek w pliku PDF załącznika binarnego po wyeksportowaniu aktu do PDF (Eksport Podgląd PDF) otrzymamy następujący efekt: Po zamknięciu podglądu PDF. Analogicznie dodajemy kolejny załącznik. Strona 59 z 59