Kraków, dnia 12.07.2013 r. ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące wyboru audytora, którego zadaniem będzie przeprowadzenie audytu zewnętrznego w projekcie pt. Indywidualna diagnoza kompetencji praktyczne i interaktywne szkolenia biznesowe dla MSP współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (nr projektu POKL. 08.01.01 12 120/12) Kod CPV zamówienia: 79212000 3 usługi audytu; Nazwa i adres zamawiającego BERNDSON Sp. z o. o. ul. Dobrego Pasterza 104 31 416 Kraków Tryb udzielania zamówienia Postępowanie o udzielenie zamówienia zgodnie z zasadą konkurencyjności w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu realizowanego przez BERNDSON Sp. z o. o. KOD CPV 79212000 3 usługi audytu; Tytuł projektu: Indywidualna diagnoza kompetencji praktyczne i interaktywne szkolenia biznesowe dla MSP Numer projektu: POKL.08.01.01 12 120/12 Okres realizacji projektu: 01.09.2012 31.12.2013 Całkowity budżet projektu: 847248,00 PLN, w tym kwota dofinansowania ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego 847248,00 PLN Projekt realizowany jest w ramach Priorytetu VIII REGIONALNE KADRY GOSPODARKI, Działania: 8.1 Rozwój pracowników i przedsiębiorstw w regionie, Poddziałania 8.1.1 Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw. Celem ogólnym projektu jest: Przygotowanie 180 pracowników z 60 firm sektora MMSP z woj. Małopolskiego do bardziej efektywnego wykorzystania potencjału osobistego na rzecz wzmocnienia pozycji konkurencyjnej pracodawcy do końca 2013 r. Cel ogólny osiągnięty zostanie do końca grudnia 2013 r. dzięki realizacji następujących celów szczegółowych: 1
Pogłębione i zindywidualizowane zdiagnozowanie potrzeb szkoleniowych pracowników objętych wsparciem w ramach projektu Podniesienie wiedzy i umiejętności uczestników projektów w zakresie kompetencji osobistych, sprzedażowych i menedżerskich Podniesienie świadomości i wiedzy na temat korzyści wynikających ze stosowania kultury różnorodności w firmie GRUPA DOCELOWA PROJEKTU: Projekt obejmuje wsparciem 180 (95 Kobiet i 85 Mężczyzn) pracowników sektora MMŚP z 60 firm (20 mikro,30 małych i 10 średnich), które są zlokalizowane (posiadają jednostkę organizacyjną) i prowadzą działalność gospodarczą na terenie województwa małopolskiego, wykonujących pracę w strukturze organizacyjnej firmy znajdującej się w województwie małopolskim. 18 pracowników (w tym 10 Kobiet) stanowić będą pracownicy niepełnosprawni, a 36 uczestników (w tym 19 Kobiet) posiadać powinno wykształcenie co najwyżej średnie. Zakłada się udział osób z lekkim i umiarkowanym stopniem niepełnosprawności. Dodatkowo wśród uczestników ma znaleźć się 5 osób (3 Kobiety i 2 Mężczyzn) w wieku 50+. Wsparciem objęta ma być wyłącznie kadra z firm, które dotychczas nie uzyskały pomocy publicznej/de minimis w projektach zamkniętym z Poddziałania 8.1.1POKL. Audyt realizowany po dniu wydatkowania powyżej 50% dofinansowania i w związku z tym faktem liczba uczestników podlegająca audytowi nie stanowi 100% liczebności zarówno całej Grupy Docelowej, jak i wskazanych Grup Wrażliwych. Zadania projektu: Zadanie 1 Szkolenia Zadanie 2 Audyt Zadanie 4 Zarządzanie projektem Wśród przewidzianych zadań jedynym zadaniem merytorycznym związanym z realizacją wsparcia dla określonej Grupy Docelowej jest Zadanie 1 Szkolenia. Produkty projektu dla Zadania 1 Szkolenia liczba uczestników szkoleń: 180 liczby raportów na podstawie ZAP: 180 liczba szkoleń i warsztatów: 60 liczba miejsc szkoleniowych i materiałów: 720 liczba godzin doradztwa dla 90 osób: 180 Projekt jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Sposób realizacji audytu zewnętrznego projektu Indywidualna diagnoza kompetencji praktyczne i interaktywne szkolenia biznesowe dla MSP oraz minimalny zakres audytu zamieszczony jest w Zasadach przeprowadzania audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach VI, VII, VIII i IX Priorytetu PO KL, stanowiących załącznik nr 9 do umowy o dofinansowanie projektu realizowanej w ramach PO KL Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Zamawiający nie przewiduje procedury odwoławczej. 2
Zakres zamówienia Wykonawca przeprowadza audyt zewnętrzny i opracowuje raport z audytu zgodnie z wytycznymi określonymi w dokumencie Zasady przeprowadzania audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach VI, VII, VIII i IX Priorytetu PO KL, stanowiącym załącznik nr 9 do umowy o dofinansowanie projektu realizowanej w ramach PO KL Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego. W sytuacji zmiany wytycznych dotyczących wymagań dotyczących audytu, w czasie pomiędzy wyborem Wykonawcy a realizacją zamówienia, Wykonawca zobowiązany będzie do przeprowadzenia audytu zgodnie z wymogami obowiązującymi w dniu rozpoczęcia audytu. Definicję i cel audytu zewnętrznego, sposób realizacji audytu zewnętrznego projektów w ramach POKL, rezultaty przeprowadzonego audytu, a także informacje na temat tego, jakie elementy powinien zawierać raport określają wytyczne określone powyżej. Wykonawca przeprowadzi audyt i przygotuje raport z audytu zgodnie z wytycznymi, a także innymi obowiązującymi przepisami i zasadami. Wykonawca przygotuje dwa egzemplarze papierowe raportu z audytu, a także przekaże go w wersji elektronicznej. Jednostka poddana audytowi (BERNDSON sp. z o.o.) ma prawo do odniesienia się do raportu zawierającego opinię z audytu w terminie 7 dni od dnia przekazania raportu z audytu. Wykonawca audytu w przypadku uwag jednostki audytowanej musi odnieść się do nich w formie pisemnej. Termin wykonania zamówienia Wykonawca przeprowadzi audyt i przygotuje raport z audytu pomiędzy 01.08.2013r. a 12.08.2013r. Po przeprowadzeniu audytu, audytor zobowiązany będzie do przygotowania raportu zawierającego opinię z audytu zgodnie z wymogami określonymi w dokumencie Zasady przeprowadzania audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach VI, VII, VIII i IX Priorytetu PO KL. Jednostka poddana audytowi (BERNDSON Sp. z o.o.) ma prawo do odniesienia się do raportu zawierającego opinię z audytu w terminie 7 dni. Wykonawca audytu w przypadku uwag jednostki audytowanej musi odnieść się do nich w formie pisemnej. Cały proces do momentu opracowania ostatecznej wersji raportu musi zamknąć się do 20.08.2013 r. Metodologia badania (audytu): Do dyspozycji wykonawcy zostaną przekazane następujące materiały źródłowe: 1) Wnioski o dofinansowanie Projektu, 2) Umowy o dofinansowanie Projektu wraz z aneksami, 3) Wnioski o płatność, 4) Baza danych beneficjentów ostatecznych, 5) Inne dokumenty niezbędne do oceny realizacji Projektów. 3
Sposób realizacji audytu zewnętrznego projektów w ramach POKL Audyt powinien obejmować przede wszystkim analizę dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania oraz sprawozdawania realizacji projektu ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów projektu i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie projektu. Minimalny zakres audytu powinien obejmować: 1) sprawdzenie, czy Beneficjent realizuje projekt zgodnie z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa (w szczególności w zakresie prawa zamówień publicznych oraz ochrony danych osobowych); 2) sprawdzenie, czy beneficjent wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usunął nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte; 3) sprawdzenie, czy beneficjent posiada ścieżkę audytu w zakresie finansowo księgowym, 4) audyt poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego projektu, oceny kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej; 5) sprawdzenie czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione, 6) sprawdzenie wniosków beneficjentów o płatność z księgami rachunkowymi beneficjenta w części dotyczącej projektu; 7) sprawdzenie wiarygodności sprawozdań z realizacji projektu przekazywanych przez beneficjenta; 8) sprawdzenie sposobu promocji projektu; 9) sprawdzenie sposobu przechowywania i archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego projektu. Zmiany w zakresie minimalnego zakresu audytu mogą być związane ze zmiana treści załącznika nr 9 do umowy: Zasady przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach VI, VII, VIII i IX Priorytetu PO KL. Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia audytu zgodnie z aktualną/obowiązującą wersją zasad wskazanych powyżej. W ramach realizacji projektu Zamawiający zobowiązany jest do stosowania zasady konkurencyjności w rozumieniu Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Zamawiający nie stosuje procedury ustawy Prawo Zamówień Publicznych. Raport zawierający opinię wydany przez audytora powinien dotyczyć kwot i informacji zawartych do momentu przeprowadzenia audytu. Raport z audytu powinien zawierać w szczególności elementy zamieszczone we wzorze raportu stanowiące załącznik nr 1 do Wytycznych Zasady przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach VI, VII, VIII i IX Priorytetu PO KL. 4
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy spełniają następujące warunki: O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać wykonawcy, którzy posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Przez podmioty/osoby posiadające odpowiednie umiejętności w ww. zakresie rozumie się osoby posiadające niezbędne kwalifikacje do przeprowadzenia audytu wewnętrznego zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.). Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu projektu ma obowiązek złożenia oświadczenia o spełnianiu warunków określonych w art. 22 w związku z art. 44 Prawa zamówień publicznych; wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu z oświadczeniem dotyczącym ich doświadczenia i posiadanych kwalifikacji oraz kserokopiami dokumentów poświadczających posiadane kwalifikacje. Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu powinien spełniać warunek bezstronności i niezależności w stosunku do badanego Beneficjenta. Audyt zewnętrzny nie może być przeprowadzony przez audytora wewnętrznego jednostki/podmiotu realizującego projekt. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt, w szczególności: posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę beneficjenta lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej lub współzależnej; jest lub był w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (np.: pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych, bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej; w ostatnich 3 latach uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu; osiągnął chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych (nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt); jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będąca w organach nadzorczych jednostki albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby; jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie projektem, który z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności; Ponadto osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od IP, IP 2 oraz Instytucji Zarządzającej PO KL; poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z wyżej wymienionymi instytucjami oraz wykonujących audyt. Należy przedstawić odpowiednie oświadczenia poświadczające spełnienie przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu. Również oświadczenie odnośnie bezstronności audytora powinno stanowić integralną część oferty. 5
Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny w projektach realizowanych w ramach POKL powinien być co najmniej dwuosobowy, przy czym przynajmniej jedna osoba powinna posiadać uprawnienia wymienione w pkt. 6 wytycznych. Wymagane jest, by w skład zespołu audytowego wchodził biegły rewident. Z postępowania wykluczone są podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Wykonawca zobowiązany jest do dołączenia do oferty oświadczenia o braku ww. powiązań. Wyżej wymienione wymagania dotyczą każdego z członków zespołu Oferentów. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcą oraz przekazywania dokumentów a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z Oferentami. Niniejsze postępowanie jest prowadzone w języku polskim. Zamawiający porozumiewa się z Wykonawcą w formie pisemnej lub telefonicznej. Pisma można wysyłać pocztą lub składać osobiście na adres: ul. Dobrego Pasterza 104, 31 416 Kraków. Osobami uprawnionymi do kontaktowania się w imieniu Zamawiającego jest Menedżer projektu Paweł Biały, (pbialy@berndson.com) Tel. 601 909 210. Termin złożenia oferty Oferty można składać do 29.07.2013 r. do godz. 14:00 w siedzibie Wnioskodawcy osobiście, pocztą lub pocztą elektroniczną na adres idk@berndson.com. Decyduje data i godzina wpływu oferty do siedziby Zamawiającego. Opis sposobu przygotowania oferty Oferta musi być przygotowana w formie pisemnej pod rygorem nieważności (dopuszcza się wersję elektroniczną wersja zeskanowana z podpisami). Oferta musi być kompletna. Oferty niekompletne i błędne formalne będą odrzucane. W ofercie należy przedstawić propozycję ceny brutto za wykonanie audytu. Oferta musi zostać podpisana zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub ewidencji. Jeżeli wykonawcę reprezentuje pełnomocnik, do oferty musi być załączone pełnomocnictwo, podpisane przez osobę uprawnioną zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub ewidencji. 6
W przypadku, gdy Wykonawca dołączy do oferty kopie dokumentów, każda kopiowana strona powinna być opatrzona klauzulą za zgodność z oryginałem, podpisana przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną i opatrzona imienną pieczątką (w przypadku jej braku konieczny jest czytelny podpis). Strony oferty powinny być trwale ze sobą połączone i kolejno ponumerowane. Każda poprawka w treści oferty, a w szczególności każde przerobienie, przekreślenie, uzupełnienie, nadpisanie, etc. powinny być parafowane przez Wykonawcę. W celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu do oferty należy załączyć w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę lub osobę upoważnioną, następujące oświadczenia i dokumenty: wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z oświadczeniem dotyczącym ich doświadczenia i posiadanych kwalifikacji, a także dokumenty potwierdzające kwalifikacje/umiejętności do wykonania zamówienia zgodnie z Zasadami przeprowadzania audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach VI, VII, VIII i IX Priorytetu PO KL, stanowiącymi załącznik nr 9 do umowy o dofinansowanie projektu realizowanej w ramach POKL (załącznik dostępny jest pod adresem http://www.pokl.wupkrakow.pl/index.php/umowy pokl.html); dokumenty potwierdzające doświadczenia oferenta w zakresie przeprowadzania audytu projektów finansowanych ze środków pomocowych UE. Informacje na temat posiadanego doświadczenia powinny dotyczyć doświadczenia osób, które będą bezpośrednio zaangażowane w realizację zlecenia, oświadczenie o dysponowaniu odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, oświadczenie o spełnieniu warunku bezstronności i niezależności w stosunku do Zamawiającego, oświadczenia o spełnianiu warunków określonych w art. 22 w związku z art. 44 Prawa zamówień publicznych; Oferent powinien złożyć ofertę w formie papierowej na adres biura: ul Dobrego Pasterza 104, 31 416 Kraków z dopiskiem Oferta przeprowadzenia audytu lub pocztą elektroniczną na adres idk@berndson.com Informacje o formalnościach jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia. 1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający pisemnie poinformuje o tym Oferenta oraz umieści informacje na swojej stronie internetowej. 2. Umowa zostanie zawarta w terminie do 7 dni od zakończenia postępowania. 3. O miejscu i terminie podpisania umowy Zamawiający powiadomi wybranego Oferenta. 7
Opis kryteriów, którymi Zamawiający będzie się kierował przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert. W przedmiotowym postępowaniu przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie brał pod uwagę cenę i doświadczenie. Zamawiający zastosuje następujące kryteria: a) cena oferty 70% b) doświadczenie 30% Cena (70%): Liczba punktów, którą można uzyskać w ramach tego kryterium obliczona zostanie przez podzielenie ceny najtańszej oferty przez cenę oferty badanej oraz przemnożenie tak otrzymanej liczby przez wagę kryterium, którą ustalono na 70 wg wzoru: C =( Cmin / Cb) x 70 Gdzie: C liczba punktów oferty wynikających z kryterium ceny Cmin cena najtańszej oferty Cb cena badanej oferty Maksymalna liczba punktów do uzyskania za kryterium Cena 70 pkt. Przez cenę oferty rozumie się cenę brutto (suma) Doświadczenie (30%): W ramach tego kryterium przydzielone zostanie od 0 do 30 punktów. Liczba przyznanych punktów będzie zależała od doświadczenia oferentów. Oferty uzyskają następującą liczę punktów: 1) 30 pkt. w sytuacji, gdy oferent w latach 2010, 2011, 2012 i 2013 przeprowadził co najmniej 10 audytów projektów finansowanych ze środków UE. 2) 20 pkt. w sytuacji, gdy oferent w latach 2010, 2011, 2012 i 2013 przeprowadził od 6 do 9 audytów projektów finansowanych ze środków UE. 3) 10 pkt. w sytuacji, gdy oferent w latach 2010, 2011, 2012 i 2013 przeprowadził 5 audytów projektów finansowanych ze środków UE. 4) 0 pkt. w sytuacji, gdy oferent w latach 2010, 2011, 2012 i 2013 przeprowadził mniej niż 5 audytów projektów finansowanych ze środków UE. Obowiązkiem oferenta jest udokumentowanie posiadanego doświadczenia w zakresie przeprowadzonych audytów projektów finansowanych ze środków UE. 8
Sposób obliczenia ogólnej oceny oferty: gdzie: O=C+D O ocena ogólna oferty C cena D doświadczenie Jeżeli nie będzie można dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający przeprowadzi negocjacje z Wykonawcami. Zamawiający ma w ramach wniosku o dofinansowanie z POKL sztywno skalkulowane kwoty na niniejszą ofertę. Zamawiający może podjąć indywidualne negocjacje z oferentem, który uzyska największą liczbę punktów lub odstąpić od podpisania umowy. Załączniki: Załącznik nr 1 Załącznik nr 9 do umowy: Zasady przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektów realizowanych w ramach VI, VII, VIII i IX Priorytetu PO KL. Załącznik nr 2 Oświadczenie o braku występowania powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym 9
Załącznik nr 2. (miejscowość i data). Nazwa Oferenta. Adres Oświadczenie Ja niżej podpisany Oświadczam o braku występowania powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym. Oświadczam, że w szczególności nie występują wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Podpis Oferenta [1] Należy przygotować dla Oferenta a także dla każdego członka zespołu audytowego. 10