Biuletyn techniczny Tworzenie i zamykanie inwentaryzacji Wersja: 2014.1
Copyright 2014 COMARCH Wszelkie prawa zastrzeżone Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym, powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji. Tworzenie i zamykanie inwentaryzacji 2
Spis treści 1 LISTA ZMIAN WPROWADZONYCH W BIULETYNIE... 4 2 PRZYGOTOWANIE SYSTEMU... 5 3 TWORZENIE INWENTARYZACJI... 6 3.1 TWORZENIE NAGŁÓWKA INWENTARYZACJI... 6 3.2 TWORZENIE ARKUSZY INWENTARYZACYJNYCH... 8 3.2.1 INWENTARYZACJA WG POŁOŻEŃ... 10 3.2.2 INWENTARYZACJA KILKU MAGAZYNÓW RÓWNOCZEŚNIE... 11 3.3 TWORZENIE ODCZYTÓW... 12 3.3.1 RODZAJE ODCZYTÓW... 13 4 ZAMYKANIE INWENTARYZACJI...15 5 KOREKTA INWENTARYZACJI...17 Tworzenie i zamykanie inwentaryzacji 3
1 Lista zmian wprowadzonych w biuletynie Data zmian wprowadzenia Rozdział, w którym dokonano zmian Opis zmian Informacja: Ostatnio wprowadzone zmiany wyświetlone są w biuletynie w kolorze czerwonym. Tworzenie i zamykanie inwentaryzacji 4
2 Przygotowanie systemu Przed rozpoczęciem inwentaryzacji w systemie Comarch ERP XL należy uporządkować stany ilościowe towarów na magazynie, na którym będzie wykonywana inwentaryzacja tak, aby ilości handlowe i magazynowe były zgodne. W tym celu należy w pierwszej kolejności zatwierdzić wszystkie dokumenty handlowe, których subelementy korzystają z danego magazynu. W celu odnalezienia interesujących nas dokumentów handlowych znajdujących się w buforze warto przygotować odpowiedni filtr na listę dokumentów zwracający takie pozycje lub wykonać zapytanie z poziomu SQL Query. Zapytanie może mieć przykładową postać: SELECT cdn.numerdokumentutrn (Trn_gidtyp, Trn_SpiTyp, Trn_TrnTyp, Trn_TrnNumer, Trn_TrnRok, Trn_Trnseria) FROM cdn.tranag JOIN cdn.traselem ON TrN_GIDTyp=TrS_GIDTyp AND TrN_GIDNumer=TrS_GIDNumer WHERE TrN_Stan IN (1,2) AND TrS_MagNumer=GidNumerMagazynu Kolejnym krokiem, jaki należy wykonać jest wygenerowanie do istniejących dokumentów handlowych brakujących dokumentów magazynowych oraz spięcie istniejących i niezwiązanych dokumentów magazynowych z dokumentami handlowymi. W ten sposób uzyskamy zgodność ilości handlowych i magazynowych poszczególnych towarów, co jest niezbędne dla prawidłowego przeprowadzenia procesu inwentaryzacji. Każdy z dokumentów przychodowy musi mieć ustaloną wartość dostawy. Uwaga: Aby wyszukać dokumenty warto posłużyć się gotowym wydrukiem: Rozbieżności ilości handlowych i magazynowych, który jest dostępny z poziomu Listy towarów, zakładki: Wszystkie wg kodu, a także Arkusza Inwentaryzacyjnego, zakładki: Ogólne. Wydruk ten zwraca listę dokumentów wymagających uzgodnienia. W przypadku wygenerowania go z poziomu Arkusza Inwentaryzacyjnego, jest on zawężony do towarów znajdujących się na wygenerowanym arkuszu. Tworzenie i zamykanie inwentaryzacji 5
3 Tworzenie inwentaryzacji 3.1 Tworzenie nagłówka inwentaryzacji Nową inwentaryzację można dodać z poziomu modułu: Sprzedaż w menu Zastawienia, Inwentaryzacja lub modułu: Administrator w menu Firma, Magazyny, wskazując właściwy magazyn, a następnie korzystając z opcji: [Inwentaryzacja]. Jeżeli pojawi się komunikat z informacją na temat dokumentów w buforze lub rozbieżności stanów, to należy sprawdzić istniejące dokumenty pod kątem treści ostrzeżenia i ponownie wykonać czynności opisane wcześniej. Więcej w temacie uzgadniania stanów magazynowych znajduje się w rozdziale: 2 Przygotowanie systemu. Rysunek 1 Możliwe komunikaty o niezgodności ilości handlowych i magazynowych Na oknie nagłówka inwentaryzacji możemy odnaleźć informacje na temat inwentaryzowanego magazynu, dat rozpoczęcia i zakończenia inwentaryzacji oraz związanych z nią dokumentów. Uwaga: Od wersji 10.5 Comarch ERP XL inwentaryzacja przeprowadzana może być na wielu magazynach jednocześnie. Aby zinwentaryzować wszystkie magazyny, należy w oknie Nagłówek inwentaryzacji wybrać, które magazyny mają brać udział w inwentaryzacji. Tworzenie i zamykanie inwentaryzacji 6
Rysunek 2 Nagłówek inwentaryzacji Dostępne są tutaj również parametry, na podstawie których będzie przeprowadzana inwentaryzacja. Poniżej krótka charakterystyka tychże parametrów. Inwentaryzacja blokuje: w momencie przeprowadzania inwentaryzacji ruch na magazynie powinien zostać wstrzymany. W związku z tym na zasoby danego magazynu zostaje założona blokada, która uniemożliwia operacje na nich. Parametr ten pozwala określić, czy blokada będzie dotyczyła wszystkich towarów na danym magazynie, czy tylko tych umieszczonych na arkuszu inwentaryzacyjnym. Parametr Rodzaj Odczytów: pozwala wybrać sposób przeprowadzania inwentaryzacji przez firmę. W przypadku metody: Porównawczej, dane z kolejnych odczytów są zastępowane przy przepisywaniu do arkusza. W efekcie ilości zostaną ustalone na podstawie ostatniego odczytu. Metodę: Przyrostową można zastosować, jeśli te same towary znajdują się w różnych obszarach magazynu, które są inwentaryzowane oddzielnie. Stosując metodę przyrostową, ilości z poszczególnych odczytów zostaną zsumowane przy dodawaniu do arkusza. W praktyce metoda porównawcza jest stosowana, jeżeli inwentaryzacja jest przeprowadzana kilkukrotnie w celu weryfikacji wprowadzonych wcześniej danych. Z kolei metoda przyrostowa pozwala na wprowadzanie odczytów przez kilku operatorów jednocześnie. Generowanie arkuszy z wybraną opcją: Tylko stany niezerowe, sprawia, że na arkusz zostaną dodane wyłącznie towary, które fizycznie są dostępne na magazynie. Uwaga: Arkusze inwentaryzacyjne zawsze są agregowane w sposób przyrostowy. Z praktycznego punktu widzenia spis powinien być dokonywany po ilościach magazynowych. Inwentaryzacja po ilościach handlowych dotyczy przede wszystkim przedsiębiorstw, które nie korzystają z dokumentów magazynowych w obrocie towarów. Generowanie arkuszy: Z podziałem na partie: parametr dostępny od wersji Comarch CDN XL 9.6, kiedy to została dodana możliwość przeprowadzenia inwentaryzacji bez podziału na partie. Wcześniejsze wersje systemu pozwalały jedynie na inwentaryzowanie z takim podziałem. Odznaczenie parametru skutkuje tym, że towary dodawane na arkusz będą rozróżniane jedynie po kodzie (w przypadku inwentaryzacji według ilości handlowej) lub po kodzie i położeniu (w przypadku inwentaryzacji według ilości magazynowej). Dana pozycja na arkuszu inwentaryzacyjnym będzie przedstawiać towar i jego ilość, jako sumę ilości z wszystkich partii tego towaru, jakie znajdują się na magazynie. Tworzenie i zamykanie inwentaryzacji 7
Użytkownicy korzystający z funkcjonalności Magazynu Wysokiego Składowania powinni wybrać opcje Magazynowa -> Według położenia, gdyż umożliwia ona spis towarów według miejsca składowania. Wówczas arkusz inwentaryzacyjny będzie generowany dla określonego zakresu adresów. Przeprowadzenie inwentaryzacji jest możliwe dla ilości handlowych lub magazynowych, o tym decyduje parametr: Ilość inwentaryzowana. Tworząc spis dla określonych grup towarowych należy wskazać opcję Handlowa lub Magazynowa -> Według towarów. Wycena nadwyżek wg: określa w jakiej cenie zostaną przyjęte towary, dla których inwentaryzacja wykazała, że ilość rzeczywista jest wyższa niż ilość magazynowa/handlowa. Niedobór towaru zostanie uzupełniony dokumentem PW, przyjmującym towar po Średniej cenie zasobów lub Ostatniej cenie zakupu w zależności od ustawień tego parametru. Należy pamiętać, aby określić prawidłową wartość tego parametru przed zamknięciem inwentaryzacji. Obecnie można ustalić wycenę nadwyżek dla każdego magazynu oddzielnie. 3.2 Tworzenie arkuszy inwentaryzacyjnych Aby utworzyć nowy arkusz należy na oknie nagłówka inwentaryzacji przejść na zakładkę: Arkusze i dodać nowy element do listy. Zostanie utworzone okno: Arkusz inwentaryzacyjny, na którym należy wpisać nazwę arkusza oraz wybrać towar/grupę towarów, dla której będzie wykonywana inwentaryzacja. Rysunek 3 Arkusz inwentaryzacyjny Na liście, informacje o ilości towarów wyświetlone są w kolumnach: Magazynowa/Handlowa ilość towaru na inwentaryzowanym magazynie wynikająca z dokumentów zarejestrowanych w systemie (wprowadzona na arkusz po uruchomieniu funkcji: [Dodaj towar z grupy do arkusza]) Rzeczywista ilość towaru, wprowadzona do arkusza ręcznie po fizycznym sprawdzeniu towaru na magazynie Różnica różnica ilości towaru pomiędzy ilością magazynową a rzeczywistą. Wiersze arkusza prezentowane są w kolorze czarnym jeżeli Różnica = 0; w kolorze czerwonym gdy Różnica < 0; w kolorze zielonym jeżeli Różnica > 0. Pod listą pozycji inwentaryzacji znajdują się pola: Ilość rzeczywista ilość rzeczywista z możliwym zawężeniem listy zgodnie z checkami: Zgodna lista pozycji arkusza zostaje zawężona do towarów, dla których wartość w kolumnie Ilość Tworzenie i zamykanie inwentaryzacji 8
Rzeczywista jest równa ilości w kolumnie Ilość Magazynowa. Niedobór lista pozycji arkusza zostaje zawężona do towarów, dla których wartość w kolumnie Ilość Rzeczywista jest mniejsza od wartości w kolumnie Ilość Magazynowa. Nadwyżka - lista pozycji arkusza zostaje zawężona do towarów, dla których wartość w kolumnie Ilość Rzeczywista jest większa od wartości w kolumnie Ilość Magazynowa. Na arkuszu (przed dodaniem pozycji na arkusz) pojawia się parametr Dozwolone powielanie towarów w odczycie, który aktywuje się podczas wyboru opcji Rodzaj odczytów: Przyrostowe. Zaznaczenie parametru umożliwia dodanie tego samego towaru na jednym odczycie więcej niż raz. Przy odznaczonym parametrze, podczas próby dodania istniejącego już towaru ponownie na odczyt, system wyświetli odpowiedni komunikat informujący o tym zdarzeniu. Oczywiście towar nie zostanie powtórnie dodany. Rysunek 4 Informacja o duplikacji towaru na odczycie Nowododany arkusz należy nazwać, następnie wskazać towar lub grupę towarową, która ma podlegać inwentaryzacji. Dodawanie wskazanych elementów odbywa się po potwierdzeniu, czemu służy przycisk:. W efekcie na arkusz zostaną dodane odpowiednie towary. Aby do powstałej listy dodać kolejny towar należy wybrać kolejną grupę towarową lub towar w obszarze Generowanie i ponownie użyć pioruna. Jeżeli operator do wstępnie wygenerowanego arkusza będzie próbował dodać kolejny towar, który znajduje się już na liście dodanych towarów, system wyświetli odpowiedni komunikat informujący o tym zdarzeniu. Oczywiście towar nie zostanie powtórnie dodany. Rysunek 5 Informacja o duplikacji towaru na arkuszu Uwaga: Od wersji 8.0 Comarch ERP XL istnieje możliwość edycji odczytu jednocześnie przez wielu operatorów, niezależnie od rodzaju odczytów. Oznacza to, że w przypadku podnoszenia odczytu do edycji lub podczas próby usunięcia edytowanej na innym stanowisku inwentaryzacji wyświetlane jest ostrzeżenie. Zamknięcie odczytu może nastąpić tylko w przypadku, gdy odczyt edytowany jest przez jedno stanowisko. Tworzenie i zamykanie inwentaryzacji 9
3.2.1 Inwentaryzacja wg położeń Szczególnym przypadkiem jest inwentaryzacja wg położeń. Opcja ta jest możliwa w przypadku wyboru ilości inwentaryzowanej: magazynowej. Różnica, w stosunku do opcji generowania arkuszy wg towarów polega na tym, że zamiast towarów określa się obszary magazynu oraz zakres adresów, na których będzie wykonywana inwentaryzacja. Rysunek 6 Arkusz inwentaryzacyjny Na gotowym arkuszu prezentowane są towary z uwzględnieniem poszczególnych cech. W przypadku inwentaryzacji z podziałem na partie, pozycję będą przedstawione z dokładnością co do partii. Kolejno widoczne są następujące dane: Położenie, Kod towaru, EAN towaru, EAN partii, Klasa cechy, Cecha, Data ważności, Ilość, Cena, Nazwa. W przypadku inwentaryzacji bez podziału na partie, widoczność ograniczona jest do: Położenia, Kodu towaru, EAN u towaru, Ilości, Nazwy, Ceny. W kolumnach Ilość zostaną przedstawione następujące informacje: - Ilość Magazynowa/Handlowa: w zależności od ustawienia ilości inwentaryzowanej na nagłówku inwentaryzacji, zostanie wyświetlona ilość magazynowa lub handlowa, zgodnie ze stanem zapisanym w systemie - Ilość Rzeczywista: kolumna ta przedstawia ilość danego towaru wyliczona na podstawie zamkniętych odczytów - Różnica: przedstawia różnicę pomiędzy ilością magazynową/handlową a ilością rzeczywistą z odczytów. Kolumna Cena zwraca informację o cenie danego towaru. Jest ona wyliczona jako: - średnia cena z istniejących zasobów w partii - średnia cena ze wszystkich zasobów, jeśli dana partia nie istnieje Uwaga: Jeżeli wartość istniejących zasobów wynosi zero, wówczas do wyliczenia średniej przyjmuje się, że wartość wszystkich zasobów wynosi: ilość x ostatnia cena zakupu tego towaru. W przypadku, gdy cena zakupu jest wyrażona w walucie innej niż systemowa, wówczas do wyliczenia ceny stosuje się kurs bieżący. - ostatnia cena zakupu, jeśli dany zasób nie istnieje Uwaga: W przypadku, gdy w wyniku inwentaryzacji zostanie stwierdzony niedobór jakiegoś towaru, to zostanie on przyjęty dokumentem PM/PW, przy czym cena na dokumencie PW nie musi być taka sama jak ustalona w tej kolumnie. To, jaka cena zostanie na PW jest konsekwencja wyboru opcji wyceny nadwyżek na nagłówku inwentaryzacji. Tworzenie i zamykanie inwentaryzacji 10
3.2.2 Inwentaryzacja kilku magazynów równocześnie Od wersji 10.5 możliwe jest sporządzanie inwentaryzacji dla kilku magazynów równocześnie. Rysunek 7 Arkusz inwentaryzacyjny dla kilku magazynów - przycisk wyświetlany tylko dla inwentaryzacji dla wielu magazynów. Wartość inwentaryzacji obliczana jest jako suma z wartości pozycji. Wartość pozycji zaś jako iloczyn kolumn Różnica i Cena. Dla inwentaryzacji na jeden magazyn (czyli również dla inwentaryzacji Wg położeń) wyświetlana jest informacja o wartości, brak przycisku. Po naciśnięciu przycisku Wartość prezentowana jest wartość na poszczególnych magazynach w oknie Wartość magazynów: Rysunek 8 Wartość na magazynach W oknie prezentowana jest lista składająca się z kolumny Magazyn i Wartość. Pod oknem znajduje się parametr Wycena wg średniej ceny zasobów dla magazynu. Jeżeli parametr jest odznaczony wartość liczona jest jako suma wartości pozycji na magazynie pośredniej cenie zasobów inwentaryzowanych magazynów. Po zaznaczeniu parametru dla każdego magazynu obliczana jest wartość jako suma wartości pozycji na magazynie wg średniej ceny zasobów dla tego magazynu. Tworzenie i zamykanie inwentaryzacji 11
[ Pokaż/ Ukryj stany towaru na magazynach] - pozwala na wyświetlenie listy Rozbicie pozycji na poszczególne magazyny. Jeżeli inwentaryzacja jest wykonywana w obrębie jednego magazynu przycisk ten jest ukryty. Okno Rozbijanie ilości rzeczywistych na poszczególne magazyny Lista składa się z kolumn: Magazyn; Ilość Magazynowa, Rzeczywista, Różnica; Cena. Kolumna Ilość Rzeczywista jest dostępna do edycji na niezamkniętej inwentaryzacji. Zmiana ilości w jednym wierszu powoduje automatyczne przeliczenie ilości w innych wierszach, w tej kolumnie. Suma ilości z wiersza musi być zgodna z łączną ilością z odczytu. W kolumnie Cena istnieje możliwość ręcznej zmiany ceny na niezamkniętej inwentaryzacji. Sposób rozbijania ilości na poszczególne magazyny przez system Comarch ERP XL jest następujący: Pobierana jest ilość z odczytu; Zaczynając od ostatniego magazynu system sprawdza czy ilość magazynowa jest mniejsza bądź równa ilości rzeczywistej z odczytu. Jeżeli warunek ten jest spełniony ilość rzeczywista jest ustalana na poziomie ilości magazynowej; Na kolejnym magazynie system sprawdza czy ilość magazynowa na tym magazynie jest mniejsza lub równa pozostałej ilości rzeczywistej z odczytu. Warunek ten jest sprawdzany dla każdego magazynu; W przypadku nadwyżek powtarzana jest powyższa operacja dla kolejnych magazynów na liście z wyjątkiem pierwszego. Dla pierwszego magazynu przypisywana jest pozostała ilość; W przypadku niedoborów powtarzana jest również powyższa operacja dla kolejnych magazynów na liście aż do momentu przypisania pełnej ilości z odczytu. Dla pozostałych magazynów ilość rzeczywista będzie wynosić zero. 3.3 Tworzenie odczytów Odczyt służy do przeprowadzenia właściwego spisu z natury, tak więc w oknie odczytu inwentaryzacyjnego należy wpisywać rzeczywiste ilości towaru na inwentaryzowanym magazynie. Odczyt dodaje się z poziomu okna: Arkusz inwentaryzacyjny, zakładki: Odczyty. Analogicznie jak to miało miejsce w przypadku arkuszu, odczyt należy odpowiednio nazwać. Odczyt od razu zawiera identyczną z arkuszem listę towarów, przy czym kolumna z ilością jest wypełniona zerami. Rysunek 9 Odczyt inwentaryzacji Tworzenie i zamykanie inwentaryzacji 12
Na oknie odczytu inwentaryzacyjnego należy wpisać rzeczywiste ilości danego towaru na magazynie. W przypadku wyboru opcji Rodzaj odczytu: Porównawcza, proces ten można przyspieszyć klikając w ikonę:. W efekcie, na odczyt zostaną przepisane ilości magazynowe lub handlowe z arkusza inwentaryzacyjnego. Istnieje możliwość dodania pojedynczej pozycji, przy użyciu przycisku:. Jeżeli ilości wpisane na odczyt są poprawnie wprowadzone, należy zapisać zmiany zaznaczając wcześniej parametr: Zamknięty, na oknie: Odczyt inwentaryzacyjny. Tak utworzony odczyt pojawia się na liście odczytów. Po zatwierdzeniu odczytu ustalone ilości zostaną automatycznie dopisane do arkusza. Możliwe jest także utworzenie nowego odczytu poprzez zaczytanie informacji z kolektora danych. W tym celu należy na zakładce Odczyty użyć opcji Odczyt z kolektora, dostępnej pod przyciskiem:. Wczytanie danych z kolektora spowoduje dodanie odczytu z ilościami magazynowymi zgodnymi z uzupełnionymi w kolektorze. Jeśli wśród pozycji w kolektorze znajdują się takie, których nie ma na arkuszu, do którego generowany jest odczyt, to zostaną one automatycznie dodane również do arkusza. Tak dodawany odczyt nie jest zatwierdzony, zatem aby ilości zostały przeniesione na arkusz należy go zatwierdzić. 3.3.1 Rodzaje odczytów Istnieje możliwość utworzenia wielu odczytów inwentaryzacyjnych w ramach jednego arkusza. W zależności od wybranego sposobu agregacji, ilości z kolejnych odczytów będą sumowane lub porównywane. O tym jak system będzie się zachowywał zależy wybór odpowiedniej opcji na nagłówku inwentaryzacyjnym w obszarze Rodzaj odczytów: Porównawcza lub Przyrostowa. Rodzaj odczytów: metoda Porównawcza Metoda porównawcza najczęściej stosowana jest w sytuacji, gdy inwentaryzacja przeprowadzana jest kilkukrotnie w celu weryfikacji poprawności wprowadzonych danych w kolejnych odczytach. Wybierając ten typ agregacji zasobów, podczas zamykania kolejnych odczytów pojawi się okienko z towarami wraz ze wskazaniem różnic pomiędzy ostatnio zatwierdzoną ilością a ilością wynikającą z aktualnie potwierdzanego odczytu. Zaznaczając check przy poszczególnych pozycjach mamy możliwość wskazania, które towary zostaną, a które nie zostaną (poprzez odznaczenie danej pozycji na Liście różnic) zaktualizowane względem ilości aktualnie zapisanej na arkuszu. W ostatniej kolumnie: Po zapisie jest przedstawiona ilość, która zostanie ostatecznie przepisana na arkusz inwentaryzacyjny. Ilość ta jest również widoczna w postaci wytłuszczonej. Rodzaj odczytów: metoda Przyrostowa Dla odczytów przyrostowych system Comarch ERP XL sprawdza czy istnieje ilość rzeczywista przypisana już do danego magazynu. W związku z tym, aby przypisać ilość do magazynu należy sprawdzać czy na tym magazynie ilość magazynowa minus ilość rzeczywista jest większa od zera oraz czy ilość magazynowa minus ilość rzeczywista jest mniejsza bądź równa zbiorczej ilości rzeczywistej z odczytu. Rozpoczęcie inwentaryzacji metodą przyrostową odbywa się poprzez wybór opcji Przyrostowe dla parametru: Rodzaj odczytu na nagłówku inwentaryzacji. Metoda ta jest stosowana podczas inwentaryzacji prowadzonej przez kilku operatorów jednocześnie na wydzielonych obszarach w magazynie. W jej wyniku ilości wprowadzane przez operatorów na poszczególnych odczytach są na arkuszu sumowane. Korekta ilości rzeczywistej wynikającej z zatwierdzonych odczytów W systemie Comarch ERP XL istnieje możliwość skorygowania już zatwierdzonych odczytów poprzez wystawienie nowego odczytu. W metodzie porównawczej, w celu skorygowania błędnej ilości rzeczywistej dla towaru, wynikającej z zatwierdzonych odczytów wystarczy, aby odczyt korygujący miał wypełnione ilości jedynie dla błędnych pozycji. Zatwierdzenie takiego odczytu spowoduje podniesienie listy różnic. Zaznaczenie parametru przy pozycjach, Tworzenie i zamykanie inwentaryzacji 13
które mają być skorygowane spowoduje zmianę ilości rzeczywistej na zgodną z ilością wypełnioną na odczycie korygującym. Z kolei w metodzie przyrostowej, ilości uzupełniane w odczycie korygującym powinny być równe różnicy między prawidłową ilością a rzeczywistą występującą w arkuszu. Zatwierdzenie takiego odczytu spowoduje dodanie różnicy wpisanej na odczycie korygującym. Ilość wpisana w odczycie korygującym może być ujemna. Tworzenie i zamykanie inwentaryzacji 14
4 Zamykanie inwentaryzacji Jeżeli wszystkie odczyty zostały wprowadzone do systemu, inwentaryzacja może zostać zamknięta. Aby to uczynić należy na oknie nagłówka inwentaryzacji zaznaczyć parametr: Zamknięta. Dokumenty różnic inwentaryzacyjnych Rysunek 10 Zamknięcie inwentaryzacji Na skutek zaznaczenia parametru zostaną wygenerowane dokumenty rejestrujące nadwyżkę lub niedobór. Dokumenty związane z inwentaryzacją są widoczne, poza listą poszczególnych dokumentów, także na zakładce: Dokumenty nagłówka inwentaryzacji. Z tego poziomu można edytować dokument rozliczający. W tym miejscu można także dogenerować dokumenty magazynowe z handlowych i handlowe z magazynowych, w zależności od tego, które dokumenty powstały w wyniku zatwierdzenia dokumentu Inwentaryzacji. Rysunek 11 Dokumenty po inwentaryzacji Tworzenie i zamykanie inwentaryzacji 15
Dokumenty inwentaryzacyjne powstają w stanie: do bufora lub są automatycznie zatwierdzane. Jest to uzależnione od ustawienia w oknie: Konfiguracja, modułu: Sprzedaż (zakładka: Sprzedaż/Parametry 2), parametru: Automatyczne zatwierdzanie dokumentów inwentaryzacyjnych. Rysunek 8 Parametr odpowiadający za automatyczne potwierdzanie dokumentów inwentaryzacyjnych W zależności od sposobu tworzenia inwentaryzacji (według stanów handlowych lub według stanów magazynowych) różnica pomiędzy stanem systemowym a stanem rzeczywistym towaru regulowana jest poprzez wygenerowanie dodatkowych dokumentów na powstałe różnice. W systemie Comarch ERP XL dokumentami różnic inwentaryzacyjnych są: - podczas generowania inwentaryzacji według stanów handlowych: Rozchód Wewnętrzny (RW), Przychód Wewnętrzny (PW) - podczas generowania inwentaryzacji według stanów magazynowych: Wydanie Magazynowe (WM), Przyjęcie Magazynowe (PM), Przesunięcie Wewnątrzmagazynowe (MP). W sytuacji, gdy inwentaryzacja jest wykonywana po stanach magazynowych wg położenia, to wygenerowane mogą zostać dokumenty Wydania Magazynowego, jeżeli inwentaryzacja wykaże nadmiar danego towaru na danym adresie oraz Przyjęcia Magazynowego w przypadku niedoboru towaru na danym adresie lub dokument Przesunięcia Wewnątrzmagazynowego, jeżeli na jednym adresie występuje nadmiar a na innym adresie występuje niedobór danego towaru z tej samej partii jednocześnie. W takiej sytuacji system wygeneruje dokument Przesunięcia Wewnątrzmagazynowego z adresu, na którym występuje nadmiar na adres, na którym występował niedobór danego towaru z tej samej partii. Uwaga: W przypadku inwentaryzacji wg stanów magazynowych do powstałych dokumentów różnic: PM i WM należy jeszcze do generować odpowiednio dokumenty handlowe PW i RW Na powstałym w wyniku zamknięcia inwentaryzacji dokumencie przyjęcia PW cena jest ustalana zgodnie w wyborem opcji na nagłówku inwentaryzacji w obszarze Wycena nadwyżek wg: Średniej ceny zasobu lub Ostatniej ceny zakupu. Dokumenty wygenerowane z inwentaryzacji posiadają specjalny opis, który wskazuje na identyfikator inwentaryzacji, z której zostały wygenerowane. Opis, że dokument został wygenerowany automatycznie podczas zamykania inwentaryzacji widoczny jest również na liście dokumentów magazynowych lub handlowych w zależności od rodzaju inwentaryzacji. Dokumentów wygenerowanych z inwentaryzacji nie można anulować. Tworzenie i zamykanie inwentaryzacji 16
5 Korekta inwentaryzacji W systemie Comarch ERP XL nie ma możliwości modyfikacji zamkniętej inwentaryzacji, jej otwarcia ani anulowania zatwierdzonych dokumentów różnic inwentaryzacyjnych. Korektę zamkniętej inwentaryzacji można wykonać poprzez skorygowanie powstałych dokumentów różnic inwentaryzacyjnych albo poprzez wykonanie kolejnej inwentaryzacji dla towarów, które wymagają skorygowania. Korekta dokumentów różnic inwentaryzacyjnych Wykonanie korekty dokumentów spowoduje zmianę zarówno ilości towarów jak i wartości magazynu ustaloną w wyniku zamknięcia inwentaryzacji. W przypadku dokumentów RW możliwe jest utworzenie jedynie korekty ilościowej, a więc należy wykonywać ją w przypadku, gdy ilość rzeczywista dla towaru ustalona z inwentaryzacji została zaniżona. Dla dokumentów PW można korygować zarówno wartość jak i ilość przyjętego towaru. Korektę PW można wykonać, jeśli nadwyżki zostały przyjęte wg niewłaściwej ceny (korekta wartości elementów dokumentu) lub ilość rzeczywista dla towaru została zawyżona. Wykonanie kolejnej inwentaryzacji Nie wszystkie przypadki błędnie uzupełnionych inwentaryzacji można skorygować przez korektę dokumentów różnic inwentaryzacyjnych. W sytuacji, gdy dla towaru zostało wygenerowane RW a powinno być PW nie ma możliwości prawidłowego skorygowania dokumentów różnic. Takie, jak i inne przypadki związane z błędnie wypełnionymi ilościami rzeczywistymi można skorygować poprzez wykonanie kolejnej inwentaryzacji. Inwentaryzację można wykonać jedynie dla błędnych indeksów towarowych. Tworzenie i zamykanie inwentaryzacji 17
Spis ilustracji Rysunek 1 Możliwe komunikaty o niezgodności ilości handlowych i magazynowych... 6 Rysunek 2 Nagłówek inwentaryzacji... 7 Rysunek 3 Arkusz inwentaryzacyjny... 8 Rysunek 4 Informacja o duplikacji towaru na odczycie... 9 Rysunek 5 Informacja o duplikacji towaru na arkuszu... 9 Rysunek 6 Arkusz inwentaryzacyjny...10 Rysunek 7 Arkusz inwentaryzacyjny dla kilku magazynów...11 Rysunek 8 Parametr odpowiadający za automatyczne potwierdzanie dokumentów inwentaryzacyjnych...16 Tworzenie i zamykanie inwentaryzacji 18