Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie Rozwiązanie dla Spółdzielni i Wspólnot Mieszkaniowych System Komadres.M- Informacje Ogólne Charakterystyka Podsystemów Komadres.M Lokale Finanse i Księgowość Logistyka Zaopatrzenie, Magazynowanie, SprzedaŜ Ewidencja Majątku Kadry i Płace Elementy Controllingu Obieg Dokumentów Kontrola Realizacji Spraw Platforma Sprzętowo - Systemowa 1
Przedsiębiorstwo Informatyki ETOB-RES Sp. z o.o. w Rzeszowie wykorzystując swoją wieloletnią praktykę w tworzeniu aplikacji dla przedsiębiorstw oraz doświadczenie w kontaktach z uŝytkownikami naszych programów oferuje kompletną obsługę IT firmy. Obok oferowanego oprogramowania prowadzimy równieŝ usługi: projektowe, programistyczne, wdroŝeniowe, instalacyjne, sieciowe oraz dostarczamy potrzebny sprzęt komputerowy. Zintegrowany System Wspomagający Zarządzanie Firmą Komadres.M spełniając wymagania europejskich standardów umoŝliwia kompleksowy wgląd w najbardziej aktualne dane firmy, przez co zapewnia efektywne zarządzanie jej zasobami oraz całkowitą kontrolę zachodzących w niej procesów. System Komadres.M- Informacje Ogólne Jest systemem łatwym w obsłudze, w pełni zintegrowanym, pracującym z relacyjnymi bazami danych typu SQL. Oprogramowanie umoŝliwia pracę wielostanowiskową, w tym w sieci rozproszonej. Jest systemem na miarę kaŝdej firmy, rozwija się razem z nią, dostosowując się do zmian organizacyjnych czy profilu działalności. Dane do systemu wprowadzane są jeden raz, ich dostępność oraz skutki w pozostałych obszarach systemu są natychmiastowe. Dane w systemie zapamiętane są z uwzględnieniem chronologii, tj. wprowadzone zmiany nie zacierają poprzednich wartości, ale ustalają datę ich obowiązywania, pozostawiając je w bazach. Oprogramowanie wykorzystuje tzw. technikę drill-down umoŝliwiającą szybkie dotarcie do dokumentu źródłowego z poziomu wysokozagregowanych danych syntetycznych. Oprogramowanie posiada elastyczny, wielopoziomowy system uprawnień pozwalający ograniczać dostęp do jego funkcji oraz poufnych danych. Pozwala na bieŝąco śledzić i analizować kształtowanie się wielkości przychodów, kosztów i wyniku przedsiębiorstwa. Pozwala prowadzić budŝetowanie i rozliczanie przedsięwzięć, gromadzić przychody i koszty na centra zysków i kosztów. UmoŜliwia prowadzenie analiz ekonomicznych i finansowych działalności przedsiębiorstwa. Posiada interfejsy do współpracy z rozpowszechnionymi aplikacjami biurowymi. 2
Komadres.M - Rozwiązanie dla Spółdzielni i Wspólnot Mieszkaniowych Komadres.M jest kompleksowym systemem wspomagającym zarządzanie zasobami Spółdzielni i Wspólnot Mieszkaniowych. Prowadzi ewidencję dowolnie definiowanej przez uŝytkownika infrastruktury spółdzielni, tzw. obiektów (wspólnoty, ulice, rejony, budynki, lokale, klatki, itp.) oraz prezentację ich wzajemnych powiązań w strukturze drzewka. W ramach podsystemu Lokale moŝliwa jest równieŝ ewidencja: umów i aneksów oraz liczników wraz z historią montaŝy, napraw i legalizacji. Podsystem prowadzi rejestr odczytów i zuŝyć, przy czym istnieje moŝliwość rejestracji odczytów liczników na komputerze przenośnym ( typu: PSION, Palmtop) z transmisją danych na komputer stacjonarny. Pełny zakres funkcjonalności Komadres.M obejmuje następujące podsystemy: specjalistyczne: Lokale (zasoby, czynsze, wkłady i udziały, media licznikowe, windykacja, remonty, nieruchomości) ogólnobiznesowe: Finanse i Księgowość Logistyka Zaopatrzenie, Magazynowanie, SprzedaŜ Ewidencja Majątku Kadry i Płace dodatkowe: Elementy Controllingu Obieg Dokumentów Kontrola Realizacji Spraw 3
Charakterystyka Podsystemów Komadres.M Podsystem Lokale to: Obsługa wspólnot mieszkaniowych Prowadzenie kartotek i naliczeń dla wielu firm. Ewidencja umów i aneksów Ewidencja dowolnie definiowanej przez uŝytkownika infrastruktury spółdzielni tzw. obiektów ( wspólnoty, ulice, rejony, budynki, lokale, klatki, itp.) oraz prezentacja ich wzajemnych powiązań w strukturze drzewka. MoŜliwość podłączenia zdjęć pod elementy infrastruktury Definiowanie dowolnych parametrów opisujących obiekty. Analiza aktualnego stanu obiektów oraz przygotowanie załoŝeń do przeprowadzanych prac remontowych Planowanie prac remontowych na podstawie: zakresu potrzeb remontowych, wybranych wartości cech opisowych, inwestycji długoterminowych. Prowadzenie kartoteki planowanych prac z podziałem na: remonty, bieŝące prace konserwacyjne, eksploatacyjne oraz inwestycje długoterminowe. Rejestracja potrzeb remontowych zgłaszanych na zebraniach wspólnot Rejestracja potrzeb konserwacyjnych i eksploatacyjnych zgłaszanych przez mieszkanców Ewidencja liczników. Definiowanie struktury liczników ( licznik główny, podlicznik, itp) Historyczne przechowywanie informacji o montaŝach, naprawach i legalizacjach liczników (kontrola terminów legalizacji). Automatyczne uwzględnianie przy rozliczaniu: zamontowania, wymontowania, wymiany czy uszkodzenia licznika, zmiany taryfy czy zmiany cen, przejścia z rozliczenia licznikowego na ryczałt i odwrotnie Rozliczanie zuŝycia wg stanu licznika z uwzględnieniem ryczałtów, średnich zuŝyć, podziału zuŝyć według dowolnych kryteriów itp. Naliczanie zuŝyć średnich oraz szacunkowych Rejestr odczytów i zuŝyć. MoŜliwość rejestracji odczytów liczników na komputerze przenośnym ( typu: PSION, Palmtop) z transmisją danych na komputer stacjonarny. Definiowanie dowolnych składników opłat czynszowych, które mogą być określane dla dowolnej grupy obiektów (np. dla rejonu, budynku, lokalu itp.) z uwzględnieniem wskazanych cech obiektów ( np. rodzaj lokalu, kategoria, rodzaj własności itp. ). MoŜliwość określania cen składników z dokładnością do rejonu, osiedla, bloku, klatki, lokalu. 4
Wprowadzenie współczynników, mnoŝników zmieniających stawkę bazową ceny składnika Obsługa zmiany cen w trakcie trwania okresu rozliczeniowego. Definiowanie dowolnych współczynników opłat ( np. współczynniki atrakcyjności ) i uwzględnienie ich w naliczeniach zarówno do cen jak i ilości składników opłat. Naliczanie naleŝnych opłat czynszowych z uwzględnieniem wszelkich zmian lokalowych, jakie nastąpiły w naliczanym okresie (np. zmiana właściciela, najemcy, kategorii lokalu itp.) Automatyczne generowanie i dekretacja dokumentów sprzedaŝy na podstawie naliczonych opłat. UmoŜliwienie lokatorom zdalnego dostępu przez przeglądarkę internetową do ich rozliczeń czynszowych. Ewidencja dodatków mieszkaniowych i automatyczne rozksięgowanie przelewów wg list przyznanych dodatków. Automatyczne wygasanie dodatku po upływie okresu obowiązywania. Historia przeprowadzonych zmian: cen, parametrów i składników wraz z opisem daty ich obowiązywania. Windykacja naleŝności prowadzona jest w podsystemie FK. Rozliczanie dowolnych mediów (np. woda, gaz itp.) za wskazany okres wg rzeczywistych kosztów i zuŝyć z uwzględnieniem pobranych zaliczek. Rozliczenie niedoborów (np. wody)proporcjonalnie do zuŝycia lub dowolnie wskazanego parametru lokalu. Ewidencja praw do lokali. Ewidencja członków spółdzielni. Ewidencja osób zameldowanych. Ewidencja funkcji samorządowych. 5
Podsystem Finanse i Księgowość to: Podstawowa ewidencja zdarzeń gospodarczych. Dowolna ilość lat obrotowych i otwartych okresów rozliczeniowych. Równoległa praca we wszystkich otwartych okresach. Dowolna, segmentowa i słownikowana struktura konta definiowana przez uŝytkownika. Obsługa kont pozabilansowych. Definiowanie rodzajów dokumentów: ich numeracji, dekretacji, sposobu wizualizacji. Automatyczna dekretacja rejestrowanych i wystawianych dokumentów księgowych. Kontrola kręgu kosztów i bilansowania się dowodów księgowych. MoŜliwość kopiowania dowodów księgowych. Obsługa Kasy. Automatyczna dekretacja dokumentów KP i KW w momencie ich rejestracji. Wgląd w bieŝący stan rozrachunków z kontrahentami i pracownikami w kasie. Wydruk raportów kasowych. Obsługa banków z wykorzystaniem dowolnego Home-Bankingu, dwukierunkowa obsługa Home-Bankingu. Generowanie na dowolny dzień i konto bankowe paczek przelewów. MoŜliwość przenoszenia przelewów pomiędzy paczkami. Wydruk poleceń przelewu w dowolnych formatach. Prowadzenie rozrachunków dotyczących naleŝności i zobowiązań. Automatyczne rozliczanie rozrachunków. Obsługa spraw spornych z odbiorcami. Podział kontrahentów na grupy według dowolnych kryteriów. Obsługa not odsetkowych, wezwań do zapłaty, potwierdzeń sald. Badanie struktury zadłuŝenia według dowolnych okresów przeterminowania. Kompensowanie naleŝności i zobowiązań z automatycznym księgowaniem kompensat. Rejestry VAT. Wydruk deklaracji VAT. Aktualny wynik finansowy firmy dostępny on-line. Wykorzystanie tzw. techniki drill-down - moŝliwość dotarcia do dokumentu źródłowego z poziomu kont syntetycznych księgi głównej, a z poziomu dokumentu źródłowego - moŝliwość obejrzenia jego skutków w księdze głównej. Analiza kosztów: rodzajowych, operacyjnych, według miejsc powstawania, centrów zysku. Automatyczne rozliczanie kosztów. MoŜliwość definiowania pojęć ekonomicznych do wielokrotnego wykorzystania w analizach ekonomicznych i sprawozdaniach. Sprawozdawczość finansowa i skarbowa wraz z wydrukami niezbędnych formularzy. Tworzenie własnych, definiowalnych sprawozdań i zestawień. Analizy porównawcze, okresowe i wieloletnie. Wydruk sprawozdań według ustawowych formularzy. MoŜliwość tworzenia planów (budŝetowanie). 6
Podsystem Logistyka Zaopatrzenie, Magazynowanie, SprzedaŜ to: Ogólnosystemowa kartoteka kontrahentów. Podział kontrahentów według własnych kryteriów na dowolne grupy. Kartoteka: przetargów, zamówień, umów. Kartoteka: umów z odbiorcami. Operowanie statusami umów. MoŜliwość podpięcia umowy do przetargu Rejestrowanie faktur zakupowych i dokumentów magazynowych (PZ) na podstawie zamówienia. Automatyczne rozliczanie zamówień i faktur zakupu Powiązanie przetargu z umową, zamówieniem i fakturą zakupu. Kartoteka faktur zakupu. Obsługa sprzedaŝy krajowej: faktury, paragony fiskalne. Automatyczne wystawianie dowodów kasowych przy zapłatach gotówkowych. Rozliczanie zakupów i sprzedaŝy. Automatyczna dekretacja: dokumentów zakupu, magazynowych i sprzedaŝy. Prowadzenie ewidencji magazynowej zapasy magazynowe. Ewidencja przepływów materiałowych. MoŜliwość przeglądania cen zakupu wybranego towaru z okresu np. roku z wyznaczeniem ceny minimalnej i maksymalnej. Przeprowadzanie inwentaryzacji. Zestaw standardowych raportów. 7
Podsystem Ewidencja Majątku to: Prowadzenie kartotek środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych a takŝe środków niskocennych. Prowadzenie kartotek definiowalnych przez uŝytkownika składników środków trwałych. Prowadzenie ewidencji środków zlikwidowanych. Obsługa dokumentów: OT, LT, PT,MT z automatyczną dekretacją skutków dokumentów. Podział amortyzacji na podatkową i bilansową Automatyczne naliczanie amortyzacji. Ewidencja historii środka trwałego. Podział amortyzacji na wiele stanowisk kosztów. Podział majątku według własnych kryteriów na dowolne grupy Symulacja amortyzacji na okresy przyszłe. Wydruk zestawień i raportów. Przeprowadzenie inwentaryzacji przy pomocy kodów kreskowych. Prowadzenie ewidencji i wydań odzieŝy roboczej. 8
Podsystem Kadry i Płace to: Jednostki organizacyjne w układzie hierarchicznym. Kartoteka główna pracowników: - dane identyfikacyjne: nazwisko, imiona, data i miejsce urodzenia, imiona rodziców, nazwisko rodowe, NIP, PESEL, informacje dotyczące ZUS i NFZ. - inne informacje: nr dowodu, paszportu, obywatelstwo, stan cywilny, adresy, telefony, urząd skarbowy - zatrudnienie: nabór, data przyjęcia, zwolnienia, czas pracy, - staŝ pracy: daty staŝu liczone do urlopu, jubileuszu, pracy w firmie, emerytury, okresy staŝu, urlopy, - wykształcenie: ukończona szkoła, zawód, tytuł wyuczony. Kartoteka osobowa pracownika: informacje dotyczące nieobecności w pracy, karta ewidencji czasu pracy, umowy o pracę, angaŝe, przebieg pracy zawodowej, stan rodzinny, składniki stałe wynagrodzenia, stałe płacowe, obsługa poŝyczek, pomoc socjalna, badania okresowe, uprawnienia zawodowe, szkolenia, znajomość języków, informacje dotyczące powszechnego obowiązku obrony Rejestracja czasu pracy. Zgłoszenia do ZUS (Płatnik). Generowanie pism kadrowych: umowy, angaŝe, świadectwa pracy itp. Sprawozdania GUS. Generowanie dowolnych zestawień i statystyk. Modyfikowalny przez uŝytkownika algorytm płacowy w skład, którego wchodzą: płaca zasadnicza, premie, godziny nadliczbowe, dodatki, urlopy wypoczynkowe, zaliczki, kary pienięŝne, ubezpieczenia, spłaty poŝyczek, składki ZUS. Obsługa świadczeń socjalnych MoŜliwość rozliczania płac wg ewidencji czasu pracy lub wg zleceń. Rozliczanie umów cywilno-prawnych. MoŜliwość przygotowania więcej niŝ jednej listy płac w miesiącu. MoŜliwość wydruku list kopertowych dla pracowników Prowadzenie kartoteki zasiłkowej, podatkowej, zarobkowej. MoŜliwość zadekretowania przeliczonej listy płac na kontach księgi głównej. Tworzenie rozdzielnika kosztów na podstawie zadekretowanej listy płac. Rozliczanie pracowników z Urzędem Skarbowym, ZUS Tworzenie deklaracji podatkowych (PIT-4, PIT-11, PIT-40, PIT-8A, PIT- 8B). Przelewy bankowe dla pracowników z uwzględnieniem Homebankingu. 9
Podsystem Elementy Controllingu to: BudŜetowanie: Planowanie podstawowej działalności firmy koszty, przychody, sprzedaŝ, itp. Przedstawienie planu w postaci hierarchicznego drzewa. Definiowanie węzłów planu, generowanie kwot planu. Tworzenie nowych wersji planu. Tworzenie wieloprzekrojowych i wielowariantowych planów. Monitorowanie przebiegu realizacji planu. Analiza odchyleń i tworzenie alternatywnych scenariuszy planów. System alarmowania i ostrzegania przy przekroczeniach planu. Controling finansowy: Wykorzystanie tabel przestawnych (Excel) do sprawozdań typu bilans, rachunek wyników. MoŜliwość wykorzystania danych historycznych. Podsystem Obieg dokumentów - kontrola realizacji spraw to: Sprawna obsługa petenta szybkie odszukanie informacji o sprawach zainteresowanego wraz z wglądem w dokumenty związane z daną sprawą. Współpraca z MS Office automatyczne tworzenie druków dokumentów na podstawie szablonów, które mogą być modyfikowane przez uŝytkownika systemu. Rejestr historii przebiegu wszystkich spraw dotyczących kontrahenta Ewidencja wszystkich dokumentów związanych z kontrahentem Rejestracja wszystkich spraw przetwarzanych w Biurze obsługi Klienta wraz z dokumentami ich dotyczącymi Formalny zapis procedur organizacyjnych za pomocą obiegu spraw określenie czynności sekwencyjnych, równoległych i warunkowych, które muszą być zrealizowane wraz z określeniem komórki lub osoby odpowiedzialnej i terminu. MoŜliwość łatwego wyszukiwania spraw, które oczekują na realizację przez daną komórkę czy osobę. Automatyczne przesyłanie sprawy do następnych komórek, osób zgodnie z określonym dla sprawy obiegiem, w momencie zatwierdzenia w systemie realizacji danej czynności. Śledzenie obiegu kaŝdej sprawy kontrola stanu realizacji oraz terminowości; moŝliwość wyszukiwania spraw zaległych. 10
Platforma Sprzętowo - Systemowa Dla systemów jednostanowiskowych, oprogramowanie instalowane jest na pojedynczym komputerze stacji roboczej, a dla systemów wielostanowiskowych o niewielkiej liczby uŝytkowników (2-3) moŝliwe jest zastosowanie środowiska typu peer-to-peer (P2P) opartego o systemy operacyjne Windows XP Professional wraz z bazą danych MS SQL Server 2005 Express. Komputer pełniący rolę serwera sieci P2P lub komputera dla systemu jednostanowiskowego powiniem spełniać nastepujące, wymagania techniczne: procesor: pamięć RAM: system operacyjny: dwurdzeniowy klasy Intel Pentium lub Core2Duo 1024 (zalecane 2048 MB) Windows XP Pro, Windows Vista Business Dla systemów wielostanowiskowych, o większej liczbie uŝytkowników wymagane jest zastosowanie środowiska typu klient-serwer skonfigurowanego na bazie systemu MS Windows Server uzupełnionym o serwer relacyjnej bazy danych MS SQL Server osadzonym na dedykowanym serwerze klasy Intel Xeon QuadCore (jedno lub dwuprocesorowym) spełniającym następujące wymagania techniczne: procesor: pamięć RAM: system dysków system zasilania system operacyjny: czterordzeniowe klasy Intel Xeon Quad Core zalecane 2 szt. 2048 MB (zalecane 4096 MB) 2 x min.72 GB SAS RAID1 (zalecane 4 x 72 GB RAID5) 1 x zasilacz (zalecane 2 x zasilacz redundantny) MS Windows Server + MS SQL Server Komputery stacje robocze, zarówno w środowisku P2P jak i klient-serwer powinne spełniac następujące minimalne wymagania techniczne: procesor: pamięć RAM: system operacyjny: jednordzeniowy klasy Intel Celeron / Pentium 256 MB (zalecane 512 MB) Windows XP Pro, Windows Vista Business Dodatkowo, dla zapewnienia dostępu do zasobów systemu dla uŝytkowników połoŝonych poza lokalną siecią komputerową niezbędne jest ustanowienie połączenia umoŝliwiającego pracę terminalową dla tych stanowisk. Połączenia terminalowe realizowane są poprzez serwer pracy terminalowej dedykowany serwer spełniający następujące wymagania techniczne: procesor: pamięć RAM: system dysków system operacyjny: łącze dostępowe klasy Intel Pentium/Core2Duo/Xeon Dual/Quad Core min. 1024 MB (uzaleŝniona od ilości uŝytkowników) 2 x min. 80 GB SATA RAID1 MS Windows Server + MS Terminal Server CAL DSL (dla siedziby głównej zalecane łącze symetryczne) 11