Szczegółowy opis funkcjonalny systemów

Transkrypt

1 ZAŁĄCZNIK NR 1 Szczegółowy opis funkcjonalny systemów SYSTEM FINANSOWO-KSIĘGOWY System Finansowo-Księgowy przeznaczony jest do prowadzenia ewidencji księgowej w przedsiębiorstwie i ma być zgodny z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591). System ma obejmować: Księgę główną, Księgi pomocnicze, Dziennik, Zestawienia obrotów i sald księgi głównej i ksiąg pomocniczych. 1) Możliwość prowadzenia wieloletniego systemu ewidencji księgowej. 2) Możliwość zdefiniowania tzw. strukturalnego planu kont i wykorzystanie go przy tworzeniu własnych zestawień, możliwość stosowania oznaczeń alfanumerycznych oraz wzorców kont księgowych (konta księgowe o minimalnej ilości znaków 20). 3) Automatyczne przenoszenia bilansu otwarcia z bilansu zamknięcia roku poprzedniego. 4) Możliwość blokady (czasowego zamknięcia) i trwałego zamykania okresów rozrachunkowych 5) Szereg parametryzowanych zestawień w różnych układach. 6) Możliwość samodzielnego zakładania tabel automatycznych księgowań dla rejestracji kosztów bezpośrednich. 7) Możliwość zakładania nowych kont analitycznych oraz wprowadzania danych kontrahenta w momencie rejestracji dowodu. 8) Księgowanie dokumentów obrotowych na minimum dwa miesiące jednocześnie. 9) Możliwość wstępnego księgowania wybranych dokumentów (tzw. symulacja" danych w księdze głównej w rozrachunkach oraz rejestrach VAT!) - szansa na uzyskanie każdego ze sprawozdań bez konieczności księgowania ostatecznego dokumentu. 10) Księgowanie dowodów z zachowaniem informacji o danych operatora wprowadzającego dokument do systemu. 11) Automatyczne przejmowanie danych z modułów współpracujących z systemem Finansowo-Księgowym, np.: Gospodarka Materiałowa, Płace, i każdego innego po rozbudowie systemu oraz innych, w sposób wskazany przez użytkownika i pod kontrolą pracownika działu księgowości. 12) Automatyczne rozliczanie kosztów. 13) Automatyczne rozliczanie zapłat z nierozliczonymi fakturami, 14) Szereg mechanizmów ułatwiających i przyspieszających wprowadzanie danych, np.: definicje automatów przeksięgowujących koszty wg zadanego klucza podziału oraz według struktury kont przychodowych. 15) Możliwość wprowadzenia danych przy użyciu czytnika kodów kreskowych, 16) Możliwość automatycznego rozksięgowania kosztów - również w trakcie wprowadzania dokumentów wg dowolnie zdefiniowanych przez użytkownika kryteriów (powierzchni, kubatury, ilości zatrudnionych w dziale itp.), 17) Kontrola formalna dokumentów na etapie ich wprowadzania: wartościowa i logiczna na dokumentach

2 związanych z VAT-em, stanu bilansowania się dokumentów wg różnych założonych przez użytkownika kryteriów, indywidualnie zdefiniowanego kręgu kosztowego. 18) System kontroli dostępu użytkowników do funkcji programu, grup dokumentów, pojedynczych dokumentów, operacji na dokumencie, dostępu do określonych kont oraz stron określonych kont księgowych. 19) Zabezpieczenia programowe na wypadek sytuacji utraty zasilania, awarii sprzętu lub utraty łączności z komputerem centralnym, uruchamiające automatyczne procedury kontroli stanu wszystkich istotnych danych. 20) Wiele zestawień przedstawiających w różnych układach dokumenty zaksięgowane, tylko wprowadzone lub pobrane z innych systemów współpracujących z systemem Finansowo- Księgowym oraz obroty miesięczne. 21) Automatyczne rozliczanie rachunków i zapłat, w razie potrzeby nieautomatyczne rozliczanie faktur i zapłat wspierane możliwościami kompensat dokumentów (jeden do jeden, jeden do wielu, wiele do jednego i wiele do wielu), rozbijania dokumentu na części, redukcji wielu dokumentów do jednego itp. 22) Możliwość prowadzenia wielu kont rozrachunkowych dla jednego kontrahenta, 23) Dynamiczne zestawienia należności/zobowiązań na dowolny dzień w kalendarzu (możliwe jest więc uzyskanie informacji o stanie należności, jaki był w firmie w dowolnym momencie w przeszłości) 24) Analiza odsetek - dla należności i zobowiązań, zarówno dla faktur zapłaconych jak i niezapłaconych. 25) Analiza rozrachunków nierozliczonych w maksymalnie ośmiu zakresach czasu. 26) Analiza rozrachunków nieuregulowanych informujące o tym, jakie środki należy przygotować akonto najbliższych zobowiązań oraz jakie są przewidywane wpływy. 27) Wgląd w historię wystawionych not odsetkowych i wezwań do zapłaty 28) Naliczanie odsetek od rachunków przeterminowanych wraz ze sprawdzaniem obcych not odsetkowych. 29) Wydruk wezwań do zapłaty, specyfikacji sald oraz not odsetkowych, również wg samodzielnie zaprojektowanego wzoru. 30) Możliwość kształtowania wyglądu wydruków poprzez edycję tzw. matryc wydruków", 31) Zapamiętywanie preferowanych ustawień każdego użytkownika systemu (sposobów wyświetlania danych, kolorów poszczególnych elementów systemu wyświetlanych na ekranie, preferowanych drukarek, standardów kodowania polskich liter itp.). 32) Instalacja i modyfikacja algorytmu ustalania wyniku finansowego, również dla poszczególnych wydziałów lub typów działalności z możliwością tworzenia zestawień na każde żądanie. 33) Instalacja i modyfikacja algorytmów przeksięgowań na podstawie danych zaksięgowanych w systemie. 34) Zakładanie i możliwość szybkiej aktualizacji rozdzielnika wyrażonego kwotowo lub wartościowo. 35) Możliwość automatycznego przejmowanie danych do fakturowania z Programu Głównego w zakresie wymaganym przez ustawę według daty obowiązku podatkowego przewidzianej przepisami. 36) Możliwość modyfikacji przejętych faktur z modułu głównego. 37) Prowadzenie dowolnej ilości rejestrów zakupu i sprzedaży zgodnie z potrzebami jednostki.

3 38) Generowanie rejestrów zakupu i sprzedaży faktur VAT, zaliczek, bankowych, faktur korygujących, deklaracji dla podatku od towarów i usług VAT-7, również wg stworzonych samodzielnie przez użytkownika standardów wyglądu takich zestawień. 39) Tworzenie zestawień częściowych po zadanych zakresach. 40) Możliwość korekty nazw rejestrów i wpisywania informacji dodatkowych. 41) Przeksięgowania kalkulacje 42) Dokumenty: 42.1) generowanie dokumentów księgowych na podstawie zdefiniowanych szablonów, 42.2) zestawienia dowodów nie zaksięgowanych i zaksięgowanych, 42.3) zestawienie stanów i obrotów wg parametrów sumowania. 43) Przygotowywanie i wydruk przelewów: 43.1) tworzenie przelewów na podstawie zbioru rozrachunków oraz; ewentualnie zarejestrowanych w module Registratury faktur, 43.2) pełna informacja o stanie zobowiązań na chwilę obecną i na dowolny dzień naprzód bez konieczności księgowania faktury w module głównym, 43.3) wystawianie i wydruk przelewów dla wybranych kontrahentów i rachunków wraz z możliwością korekty pewnych danych, np. kwot przelewów, adresu 43.4) możliwość dostosowania programu do każdej usługi Home Banking (elektroniczne przelewy) bez konieczności modyfikacji kodu programu nawet w przypadku przesyłania danych do nieznanego programowi do tej pory banku, 43.5) rejestracja potwierdzeń bankowych realizacji przelewów i udostępnianie programowi głównemu gotowego dokumentu księgowego stworzonego na tej podstawie, 43.6) możliwość opracowania własnych wzorców wydruku przelewu 43.7) precyzyjny system ochrony dostępu do funkcji programu, MODUŁ KASA Moduł Kasa ma być modułem pomocniczym do FK. Jego zadaniem jest bezpośrednia obsługa przepływu gotówki w firmie, a konkretnie od stanowiska kasowego, poprzez generowanie raportu kasowego oraz powiązanych z nim dokumentów KP, KW i Bankowego Dowodu Wpłaty. Wymagania funkcjonalne w stosunku do modułu Kasa: 44) Wprowadzanie, korekt (tylko ostatnio wprowadzonego dokumentu) i wydruk dokumentów KP, KW i Bankowego Dowodu Wpłaty; 45) Zarządzanie raportami kasowymi w obrębie jednej kasy (wydruki, generowanie dekretów do FK); 46) System ma posiadać zintegrowany moduł obsługi wydruków. Moduł posługujący się zewnętrznymi zbiorami tekstowymi do formatowania postaci wydruku, umożliwiający opracować nowe postaci istniejących wydruków bez ingerencji w program, a jedynie tworząc matrycę; 47) System ma pracować w środowisku danych programu głównego, korzystając ze wszystkich znajdujących się w nim danych. Oznacza to m.in., że mogą być dostępne dla kasjera informacje

4 o stanie wszystkich należności/zobowiązań i inne dane dotyczące np. właśnie obsługiwanej przez niego w okienku osoby. Zamknięcie raportu kasowego przekazuje odpowiedni dokument księgowy do modułu głównego; 48) System ma obsługiwać następujące dokumenty: KP, KW, Bankowy Dowód Wpłaty (Specyfikację Gotówki), Raporty Kasowe oraz inne dokumenty wpłaty i wypłaty; 49) Dokumenty KP - wprowadzanie, modyfikacja i przeglądanie dokumentów KP w obrębie ostatnio otwartego raportu kasowego dla danej kasy; 50) Dokumenty KW - wprowadzanie, modyfikacja i przeglądanie dokumentów KW w obrębie ostatnio otwartego raportu kasowego dla danej kasy; 51) Bankowy Dowód Wpłaty - wprowadzanie, modyfikacja i przeglądanie bankowych dowodów wpłaty w obrębie ostatnio otwartego raportu kasowego dla danej kasy. Kwotę wpłaty można wprowadzać na Bankowym Dowodzie Wpłaty wprost lub na druku Specyfikacji Gotówki. 52) Raporty Kasowe - otwarcie nowego Raportu Kasowego, zamknięcie, stan kasy, wydruk, eksport danych do systemu Finansowo-Księgowego. Ponadto System Finansowo-księgowy powinien zawierać następujące moduły: Obsługi VAT Wezwań do zapłaty i odsetek Fakturowania. SYSTEM KADRY-PŁACE 1) Rejestracja dokumentów kadrowych- ewidencja pracowników z podziałem na grupy: (dane osobowe, adresy, angaże, wykształcenia, czas pracy, członkowie rodzin, określenie miejsca pracy (komórka organizacyjna), badania lekarskie, kursy, plany urlopów, kwalifikacje, zwolnienia, czas nie przepracowany, ewidencja wojskowa, organizacje, odznaczenia, kary, przebieg pracy zawodowej, rachunki bankowe, niepełnosprawność, historia zatrudnienia); 2) Automatyczne wyliczanie dat do jubileuszu, emerytury i urlopu (z rocznym wyprzedzeniem); 3) Automatyczne rozliczenie zarejestrowanej absencji; 4) Bieżąca kontrola wykorzystania urlopu wypoczynkowego; 5) Automatyczna kontrola przekroczeń dni zasiłku chorobowego (33, 90, 182 dni) w czasie rejestracji absencji; 6) Kontrola aktualności badań lekarskich i szkoleń okresowych BHP; 7) Tworzenie zestawień do sporządzania deklaracji CIT i PFRON; 8) Zestaw wydruków standardowych, między innymi: umowa o pracę, angaże, świadectwo pracy, zaświadczenie o zarobkach, lista pracowników, lista przyjęć, lista zwolnień, zaświadczenie o zatrudnieniu, średnie zatrudnienie, plan urlopu, lista obecności, rozliczenie zatrudnienia, różnego rodzaju statystyki, średnie wg różnych przekrojów, wykresy, ewidencja czasu pracy, meldunki o

5 dyscyplinie czasu pracy, przekroje wiekowe, przekroje stażowe, sprawozdania, struktura zakładu; 9) Generator pism pozwalający na szybkie stworzenie dowolnego pisma (np. zaświadczenia); 10) Generator wydruków umożliwiający łatwe sporządzenie zestawienia kadrowego nie figurującego w zestawie standardowym; 11) Rejestr szkoleń okresowych BHP; 12) Oprócz standardowych danych osobowych pracownika należy umożliwić wprowadzenie np.: numeru zespołu (działu); przypisanego samochodu; 13) Automatyczne naliczanie wynagrodzeń dla wszystkich grup pracowniczych wg przepisów obowiązujących w spółce w zakresie rozliczania absencji: naliczanie dowolnej średniej dla dowolnej nieobecności na podstawie 3,6 lub więcej miesięcy poprzedzających; 14) Automatyczne wyliczanie dni i godzin absencji w oparciu o indywidualne kalendarze pracy; 15) Automatyczne wyliczanie stawki za nieobecność z uwzględnieniem nieobecności zaległych i bieżących; 16) Automatyczna dekretacja list płac do systemu F-K; 17) Uwzględnianie zmiany stawki osobistego zaszeregowania w trakcie trwania absencji; 18) Automatyczne zmniejszanie kwot odpowiednich składników z tytułu NN; 19) Automatyczne przenoszenie stawek chorobowych w przypadku choroby kontynuowanej; 20) Dowolne wybieranie składników stanowiących podstawę wyliczania średnich; 21) Zmniejszanie kwot dowolnych składników z tytułu wystąpienia nieobecności; 22) Dowolność składników płacowych i sposobów ich rozliczania; 23) Obliczanie składników na podstawie Regulaminu Wynagradzania obowiązującego w spółce (nagroda jubileuszowa, nagroda roczna itp.); 24) Dokonywanie potrąceń z założoną hierarchią (np. alimenty bieżące, alimenty zaległe, zajęcia sądowe ); 25) Tworzenie dodatkowych list płac, premii, wyrównań itp.; 26) Prowadzenie kartoteki zarobków w sposób podobny do tradycyjnego; 27) Prowadzenie bilansu czasu pracy dla pracowników; 28) Rozliczanie czasu pracy pracowników: podstawowy, ciągły, zadaniowy. Możliwość importu grafików do systemu z arkusza kalkulacyjnego. 29) Wyrównanie płac z tytułu podwyżek wstecz; 30) Symulacja obliczeń płac do bufora; 31) Korekta wyliczonych płac; 32) Emisja szeregu zestawień i wydruków standardowych, między innymi: listy płac, angaży, zatrudnienie, zwolnienie, wynagrodzenia, dochody, zestawienia zbiorcze za dowolny okres, specyfikacja gotówki, odcinki płacowe, kartoteka zarobków, wypłaty z tytułu ZUS, wydruk brutta, lista osób które mogą przekroczyć próg podatkowy, rozliczenie czasu pracy, wydruk kwot dowolnych składników za dowolny okres, symulacja płac, informacja o stanie zatrudnienia za dowolny okres (osoby, etaty) oraz wielu innych. 33) Zestawienia do GUS:

6 - sprawozdanie o zatrudnieniu i wynagrodzeniu: Z-03 - sprawozdanie roczne dotyczące zatrudnienia i wynagrodzenia: Z-06 - inne sprawozdania: Z-02, Z-05, DG-1 (w zakresie czasu pracy). 34) Automatyczne naliczanie podatków z wynagrodzeń z uwzględnieniem: podstawy opodatkowania, odpowiednich kosztów uzyskania (z kontrolą na całomiesięczne nieobecności ), ulg podatkowych i inwestycyjnych wspólnego opodatkowania małżonków; 35) Wypłat dokonanych poza etatową listą płac ( fundusz socjalny, fundusz bezosobowy ); 36) Prowadzenie rocznej kartoteki podatków; 37) Emisja zestawień: deklaracja na zaliczkę podatkową, oświadczenia roczne, kartoteka podatków, oświadczenia podatkowe, karta wynagrodzeń i wiele innych. 38) Emisja następujących wydruków: PIT-8, PIT-8A, PIT-8B, PIT-4R, PIT-40, PIT-11, NIP-3, informacja roczna PIT-11, IFT-1. PIT-2. 39) Prowadzenie kartoteki zasiłków chorobowych w sposób podobny do tradycyjnego z automatyczną sygnalizacją przekroczenia określonej przepisami ilości dni choroby lub opieki nad chorym członkiem rodziny; 40) Pełna współpraca z programem Płatnik ZUS poprzez emisję wszystkich dokumentów zgłoszeniowych oraz rozliczeniowych; 41) Emisja następujących zestawień: kartoteka ZUS, karta zasiłkowa, zastępcza asygnata zasiłkowa, ZUS Z- 3; 42) Automatyczne generowanie przelewów z naliczonych płac i funduszu bezosobowego zarówno na konta pracownicze jak i zakładowe (ZUS, podatek itp.); 43) Emisja przelewów w formie elektronicznej. 44) Prowadzenie kartoteki funduszu bezosobowego; 45) Prowadzenie kartoteki umów zleceń; 46) Wystawianie przelewów z funduszu bezosobowego; 47) Wystawianie dokumentów do płatnika; 48) Kontrola łącznych przychodów; 49) Emisja wielu zestawień: lista płac z funduszu bezosobowego, zestawienie funduszu bezosobowego, imienne zestawienie funduszu bezosobowego, zestawienie funduszu bezosobowego dla Urzędu Skarbowego, zbiorcze zestawienie podatku, zestawienie funduszu bezosobowego wg kont kosztów, odcinki płacowe, umowy, rachunki. 50) Automatyczna emisja dekretów dla funduszu osobowego i bezosobowego; 51) Emisja kosztowego rozdzielnika płac wg zadanych parametrów; 52) Automatyczne połączenie z systemem FK. SYSTEM GOSPODARKA MATERIAŁOWA I MAGAZYNOWA 1) Ewidencja obrotu magazynowego za pomocą standardowych dokumentów PZ, WZ, RW, ZW, MM, PR+, PR-.

7 2) Obsługa inwentaryzacji. 3) Zarządzanie stanami magazynowymi (stany minimalne, maksymalne, okres przechowywania, lokalizacja w magazynie). 4) Wycenę stanów magazynowych. 5) Zestawienia obrotów magazynowych za dowolny okres według różnych kryteriów. 6) Prowadzenie ewidencji dokumentów obrotu materiałowego z automatyczną aktualizacją kartoteki stanów magazynowych i kontrolą zgodności. 7) Pełne rozliczenie inwentaryzacji, generowanie arkuszy spisowych i ich rejestracja, protokoły poinwentaryzacyjne. 8) Automatyczna dekretacja do systemu Finansowo-Księgowego FK. 9) Prowadzenie dziennika obrotów księgowych. 10) Automatyczne generowanie noty księgowej w ramach grup kont, analitycznie lub syntetycznie. 11) Wycena materiałów wg algorytmów pierwsze przyszło pierwsze wyszło lub wg wskazanej ceny. 12) Łączenie materiałów w grupy materiałowe, określania zapasów minimalnych, maksymalnych i terminu przydatności. 13) Identyfikacja stanów magazynowych wg dostaw, symboli kontrahentów, grup materiałowych. 14) Zestawienie materiałów nie wykazujących ruchu wg wskazanej daty. 15) Zmiana indeksów materiałów. 16) Tworzenie not księgowych na koniec miesiąca i przesyłanie do modułu FK. 17) Tworzenie rozdzielnika materiałów wraz z kosztami zakupu. 18) Ewidencja i podział materiałów wg PKWiU do sprawozdań GUS. System naliczania opłaty wody deszczowej: 1. Do obsługi min. 150 obiektów. 2. Własne wydruki seryjne.