WUP.XVA.322.19.ABar.2019 Szczecin, 24 stycznia 2019 r. SZACOWANIE WARTOŚCI ZAMÓWIENIA W imieniu Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Szczecinie, w celu rozeznania cen rynkowych, zwracam się z prośbą o przesłanie kalkulacji cenowej na przedmiot zamówienia Usługa zorganizowania i przeprowadzenia do 7 szkoleń dla maksymalnie 140 osób. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest usługa zorganizowania i przeprowadzenie do 7 szkoleń dla maksymalnie 140 osób będących potencjalnymi projektodawcami lub projektodawcami realizującymi projekty współfinasowane ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego (EFS) w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego 2014 2020 (RPO WZ 2014-2020) oraz Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014 2020 (PO WER 2014-2020), dla których rolę Instytucji Pośredniczącej pełni. Zamawiający zastrzega sobie prawo do: - rezygnacji z części zamówienia w postaci zmniejszenia ilości planowanych szkoleń o dwa szkolenia, w przypadku niskiego zainteresowania wśród potencjalnych uczestników. - zmiany ilości szkoleń w ramach określonych zamówieniem tematów, poprzez zwiększenie pierwotnie planowanej ilości szkoleń z danego tematu kosztem zmniejszenia ilości szkoleń z innego tematu. Z każdego zaplanowanego tematu odbędzie się co najmniej jedno szkolenie. - zmiana tego rodzaju będzie miała miejsce w sytuacji, gdy danym tematem będzie małe zainteresowanie ze strony potencjalnych uczestników. Zamawiający nie dopuszcza możliwości zwiększenia ogólnej liczby szkoleń, która maksymalnie może łącznie wynieść 7, a minimalnie 5. Wymagania merytoryczne a) Uczestnicy szkoleń Minimalna liczba uczestników jednego szkolenia, warunkująca zorganizowanie szkolenia z danego tematu to 15 osób, zaś maksymalna to 30 osób z uwzględnieniem, iż przy realizacji zamówienia zostanie przeszkolonych nie więcej niż 140 osób łącznie. Minimalna ilość osób, które zostaną skierowane na szkolenia wynosi 75 osób. Zamawiający wskazuje, iż przyjęta rozpiętość pomiędzy minimalną a maksymalną liczbą osób na danym szkoleniu, stwarza możliwość elastycznego konstruowania grupy pod względem liczebności w sytuacji, gdy część szkoleń będzie cieszyła się mniejszym zainteresowaniem, a część większym. W efekcie końcowym może to umożliwić Wykonawcy organizację szkoleń dla maksymalnej liczby uczestników, jaką jest 140 osób. Szkolenia są kierowane do potencjalnych projektodawców bądź projektodawców realizujących projekty współfinansowane ze środków EFS w ramach danego programu. b) Tematy szkoleń i zakresy merytoryczne:
W ramach PO WER 2014-2020: Realizacja projektów współfinansowanych ze środków EFS - 1 szkolenie; Ochrona danych osobowych w projektach współfinansowanych ze środków EFS w perspektywie finansowej 2014-2020 - 2 szkolenia; W ramach RPO WZ 2014-2020: Dostępność stron www dla osób z niepełnosprawnościami, w tym redagowanie oraz pisanie tekstów zgodnie ze standardem WCAG 2.0-2 szkolenia; Ochrona danych osobowych w projektach współfinansowanych ze środków EFS w perspektywie finansowej 2014-2020 - 2 szkolenia. Zakresy merytoryczne: a) Realizacja projektów współfinansowanych ze środków EFS: o Obowiązkowe procedury związane z realizacją projektu, wynikające z umowy i systemu realizacji; o Zarządzanie projektem, w tym m.in.: - zasady budowania zespołu zarządzającego; - dobre praktyki w zakresie zarządzania zespołem projektowym; o Poprawna realizacja wymogów związanych z promocją projektów, w tym m.in.: - wymogi w zakresie promocji projektu; - obowiązkowe formy działań informacyjno-promocyjnych; - przykłady zastosowań działań informacyjno-promocyjnych w projektach; - zasady i formy dokumentowania działań promocyjnych. o Przygotowanie do kontroli, w tym m.in.: - obszary kontroli, jakie dotyczą Beneficjenta; - zasady realizacji czynności kontrolnych - prawa i obowiązki stron; - przygotowanie dokumentacji projektu na potrzeby kontroli - praktyczne wskazówki; - sposób postępowania w przypadku wykrycia uchybień i nieprawidłowości, przykłady działań naprawczych. o Zasada równości szans i niedyskryminacji, w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasada równości szans kobiet i mężczyzn w realizacji projektów współfinansowanych ze środków EFS, w tym: - analiza celów, potrzeb i grup docelowych pod kątem ww. zasad; - planowanie działań pod kątem realizacji ww. zasad; - definiowanie wskaźników i planowanie rezultatów pod kątem realizacji ww. zasad; - równościowe zarządzanie projektem; - wrażliwy budżet (mechanizm racjonalnych usprawnień, uniwersalne projektowanie); - dobre praktyki z obszaru ww. zasad. b) Ochrona danych osobowych w projektach współfinansowanych ze środków EFS w perspektywie finansowej 2014-2020: o Podstawy prawne z uwzględnieniem nowelizacji przepisów unijnych; o Podstawowe pojęcia związane z ochroną danych osobowych;
o Administrator Danych Osobowych, a Inspektor Ochrony Danych; o Uwarunkowania organizacyjne i techniczne związane z przetwarzaniem danych osobowych; o Podstawowe zasady przetwarzania danych osobowych i dokumentacja z tym związana; o Zabezpieczenie organizacyjne i techniczne u Beneficjenta; o Wdrożenie i monitorowanie stanu ochrony danych osobowych w kontekście realizacji projektu; o Obowiązki względem regulatora, w tym: zgłaszanie IOD, zgłaszanie incydentów; o Prawa i obowiązki w trakcie kontroli; o Prawa osób, których dane są przetwarzane; o Pozostałe zagadnienia, w tym kary finansowe. c) Dostępność stron www dla osób z niepełnosprawnościami, w tym redagowanie oraz pisanie tekstów zgodnie ze standardem WCAG 2.0: o Wprowadzenie do tematu; o Projektowanie uniwersalne stron internetowych i publikacji elektronicznych, w tym: - podstawowe pojęcia związane z uniwersalnym projektowaniem; - osoby korzystające z projektowania uniwersalnego; - co można uniwersalnie zaprojektować? - główne zasady uniwersalnego projektowania - dostępność w kontekście różnych rodzajów niepełnosprawności; - standard WCAG 2.0. o Pisanie tekstów dostępnym językiem, w tym: - używanie nagłówków, akapitów, wyróżnień, wypunktowań; - tworzenie wykresów i tabel; - odpowiedni dobór czcionek; - kompozycja i format; - przykładowe narzędzia wspomagające pisanie; - dobre praktyki z obszaru ww. zasad. o Tworzenie publikacji wielostronicowych, w tym dobór właściwego formatu oraz ich udostępnianie w wersji elektronicznej. Zamawiający poinformuje wykonawcę w terminie co najmniej 21 dni (kalendarzowych) przed zaplanowanym szkoleniem o terminie danego szkolenia. Zamawiający na minimum 2 dni robocze Zamawiającego 1 przed planowanym szkoleniem poda ostateczną liczbę uczestników danego szkolenia. Zamawiający odpowiada za rekrutację uczestników szkolenia. Zamawiający każdorazowo zapewnia salę szkoleniową. O kolejności przeprowadzonych szkoleń każdorazowo decyduje Zamawiający w uzgodnieniu z Wykonawcą. 1 Za dzień roboczy Zamawiającego rozumie się dni od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy.
c) Forma prowadzenia szkoleń Zajęcia poprowadzone zostaną metodami aktywnymi z wykorzystaniem dynamiki grupy, w formie wykładu (omówienie zagadnień poparte przykładami/case study) oraz w formie warsztatu (praca w grupach, case study, dyskusja, praca przy komputerach na szkoleniu z zakresu dostępności stron www dla osób z niepełnosprawnościami). Wymagania organizacyjne a) Termin i miejsce realizacji szkolenia: Szkolenia będą się odbywać w Szczecinie i/lub Koszalinie/Ruszczycy. Zamawiający każdorazowo zapewnia salę szkoleniową. Sala szkoleniowa będzie wyposażona w projektor, ekran i flipchart. W przypadku szkolenia z zakresu dostępności stron www dla osób z niepełnosprawnościami, Zamawiający zapewnia również 20 stanowisk komputerowych. Docelowym miejscem przeprowadzenia szkoleń w Szczecinie jest siedziba Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Szczecinie,, natomiast w Koszalinie/Ruszczycy miejsce każdorazowo zostanie wskazane przez Zamawiającego na dwa tygodnie przed szkoleniem. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany miejsca szkolenia. Wskazane przez Zamawiającego sale będą miały siedziby w Szczecinie lub w Koszalinie/Ruszczycy. Ramowy okres realizacji szkoleń mieści się w przedziale od dnia podpisania umowy do dnia 13.12.2019 r. Szczegółowy harmonogram zostanie ustalony przez Zamawiającego, w porozumieniu z Wykonawcą, przy czym Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmiany terminu, w porozumieniu z Wykonawcą. Szkolenia będą planowane w dni robocze od poniedziałku do piątku, z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy. W tym samym tygodniu mogą zostać maksymalnie zaplanowane dwa szkolenia. Wykonawca zapewnia we własnym zakresie dla trenera/prowadzącego niezbędne materiały (m.in. papier do flipcharta, pisaki, zakreślacze, itp.), do przeprowadzenia skutecznie i efektywnie szkolenia. Czas trwania 1 dnia szkoleniowego: 9.00-16.00 (w tym dwie przerwy kawowe i jedna na lunch łącznie 60 min.). b) Poczęstunek: Wykonawca przygotuje i dostarczy na swój koszt poczęstunek dla uczestników szkolenia. W trakcie każdego dnia szkolenia odbywać się będą trzy przerwy: dwie przerwy kawowe trwające po 15 minut, jedna przerwa lunchowa - 30 minut. Wykonawca zobowiązany jest do świadczenia usługi wyłącznie przy użyciu produktów świeżych, nieprzeterminowanych, spełniających normy jakości produktów spożywczych, jak również do przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych.
Wykonawca musi zapewnić własną zastawę, sztućce, filiżanki do kawy i do herbaty, szklanki do napojów zimnych (liczba poszczególnych elementów zastawy musi być większa o co najmniej 1/3 od liczby osób biorących udział w szkoleniu) oraz obrusy, serwety i serwetki niezbędne do realizacji usługi, dostosowane do ilości osób wskazanych w zamówieniu. Kanapki i ciastka kruche na tacach lub paterach wyłożonych serwetką ochronną. Zamawiający nie dopuszcza możliwości podawania posiłków z wykorzystaniem papierowej, kartonowej lub plastikowej zastawy. Każdorazowo Wykonawca musi zapewnić dowóz poczęstunku do miejsca szkolenia. Wykonawca zobowiązany jest do odbioru pozostawionych naczyń po realizacji usługi. Kawa: w termosach (co najmniej 300 ml na osobę) lub w saszetkach (co najmniej 2 saszetki na osobę) lub z ekspresu automatycznego (żarnowego) oraz dodatki. Herbata - zestaw herbat czarnych i smakowych, dodatki; (co najmniej 2 rodzaje herbaty na osobę, po jednej herbacie (pakowanej pojedynczo) z każdego zestawu, tj. jedna herbata czarna oraz jedna herbata smakowa). Soki - dwa rodzaje soków 100% w butelkach nie większych niż 300 ml. (łącznie, co najmniej 300 ml na osobę). Woda mineralna niegazowana i gazowana w butelkach nie większych niż 500 ml. (łącznie, co najmniej 500 ml na osobę). Ciastka (mieszanka ciastek, min. 3 rodzaje), co najmniej 60 gram na osobę. Kanapki (4 szt. na osobę) w skład kanapki powinny wchodzić następujące produkty: wędlina, różne sery, wędzone ryby, warzywa; m.in. sałata, pomidor, ogórek oraz natka pietruszki i koperku na pieczywie mieszanym ciemnym i jasnym. W tym co najmniej jedna bezmięsna kanapka na osobę. Wykonawca jest zobowiązany do przekazania Zamawiającemu (każdorazowo po zakończonym szkoleniu) pozostałych po szkoleniu, nienapoczętych produktów spożywczych w postaci: kawy w saszetkach (jeśli taki wariant wybierze), herbaty w saszetkach, ciastek, kanapek, wody i soków. Napoje gorące: kawa, herbata powinny być dostosowane do ilości osób, zgodnie ze złożonym zamówieniem, przy czym na osobę nie może przypadać mniej niż 300 ml. Za dodatki do kawy Zamawiający rozumie: mleko, śmietankę i cukier. Za dodatki do herbaty Zamawiający rozumie: świeżą cytrynę w plasterkach i cukier. Dodatki mają być w ilości proporcjonalnej do liczby uczestników, każdorazowo zgłoszonej w danym szkoleniu. Zamawiający nakłada obowiązek zatrudnienia osoby przez wykonawcę lub podwykonawcę na podstawie umowy o pracę wykonujących czynności w zakresie realizacji części zamówienia związanej z przygotowaniem poczęstunku w sposób określony w art. 22 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 r. poz. 1502, z późn. zm.). Materiały szkoleniowe a) Program szkoleń: Wykonawca po podpisaniu umowy opracuje programy szkoleń odpowiednio do tematów i grup docelowych, uwzględniając w nich zakresy merytoryczne określone w postępowaniu przez Zamawiającego i przekaże do akceptacji w terminie do 14 dni od podpisania umowy. Zamawiający dopuszcza możliwość wydłużenia tego terminu w uzasadnionych przypadkach, jednak nie później niż
na 14 dni przed planowanym szkoleniem, za zgodą Zamawiającego. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłaszania uwag do przedstawionego programu w terminie do 3 dni roboczych Zamawiającego od otrzymania programu do akceptacji, a Wykonawca zobowiązuje się wprowadzić uwagi/sugestie Zamawiającego w terminie do 2 dni roboczych od otrzymania uwag od Zamawiającego. b) Materiały ćwiczeniowo-warsztatowe: Zależnie od tematu szkolenia, Wykonawca w terminie do 10 dni przed terminem szkolenia przygotuje i przedstawi do akceptacji Zamawiającemu: materiał ćwiczeniowo warsztatowy: case study (analiza przypadku, studium przypadku), ćwiczenia, zadania itp. c) Prezentacja multimedialna Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającemu prezentację multimedialną, którą będzie wykorzystywał trener w trakcie szkolenia. Zamawiający wymaga by zaproponowana prezentacja multimedialna była merytorycznie spójna z Programem szkolenia. Wykonawca przygotuje, wydrukuje i dostarczy na miejsce szkolenia (przed jego rozpoczęciem) zaakceptowane przez Zamawiającego materiały w wersji papierowej (drukowane dwustronnie). Dodatkowo przekaże Zamawiającemu elektroniczną wersję materiałów szkoleniowych dla programów MS Word / MS Excel / MS PowerPoint zależnie od potrzeb, na nośniku danych (płyta DVD/CD, pendrive). Każdy uczestnik otrzyma komplet wydrukowanych materiałów w uporządkowanej i scalonej formie, umieszczonych w skoroszycie (format A4) lub zbindowanych. Wymagana ilość kompletów materiałów jest równa liczbie uczestników szkolenia plus jeden komplet dodatkowo. Materiały szkoleniowe dla uczestników szkolenia powinny zawierać: - stronę tytułową zawierającą nazwę szkolenia, termin i miejsce szkolenia, imię i nazwisko prowadzącego dane szkolenie, - program i harmonogram przebiegu szkolenia, - kompletną treść prezentacji multimedialnej wykorzystywanej przez trenera w trakcie szkolenia, wydrukowanej dwustronnie, dwa slajdy na stronie, - materiał ćwiczeniowo-warsztatowy realizowany przez uczestników szkolenia. Wykonawca umieści na przygotowanych na potrzeby szkolenia materiałach szkoleniowych (to jest: strona tytułowa, program, prezentacja multimedialna, materiał ćwiczeniowo-warsztatowy) logo odpowiednie dla programu (logo Programu Regionalnego / PO WER, logo Barw RP, logo Pomorza Zachodniego w przypadku szkoleń z zakresu RPO WZ, flagę UE z podpisem oraz logo WUP), zgodnie z obowiązującymi przepisami nt. informacji i promocji projektów w perspektywie finansowej 2014-2020. Zamawiający przekaże Wykonawcy zestaw właściwych logotypów do umieszczenia na wszystkich materiałach szkoleniowych. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić do akceptacji Zamawiającemu merytoryczną zawartość oraz graficzny wygląd materiałów szkoleniowych, nie później niż na 10 dni przed terminem szkolenia. Jeśli według oceny Zamawiającego, przedstawione do akceptacji materiały szkoleniowe będą wymagały uzupełnienia lub poprawek, Wykonawca wykona te uzupełnienia i poprawki w terminie wskazanym przez Zamawiającego. Dokumentacja szkoleniowa
a) Zaświadczenia: Wykonawca przygotuje, wydrukuje i dostarczy zaświadczenia o ukończeniu szkolenia przeprowadzonego dla wszystkich jego uczestników. Wykonawca umieści na przygotowanych zaświadczeniach obowiązujące oznaczenie tj. logo odpowiednie dla programu (logo Programu Regionalnego / PO WER, logo Barw RP, logo Pomorza Zachodniego w przypadku szkoleń z zakresu RPO WZ, flagę UE z podpisem oraz logo WUP), zgodnie z obowiązującymi przepisami nt. informacji i promocji projektów w perspektywie finansowej 2014-2020. Wykonawca nie później niż na 10 dni przed terminem szkolenia przedstawi Zamawiającemu wzór zaświadczenia celem akceptacji. Zamawiający zastrzega sobie prawo zgłoszenia uwag do przedstawionych projektów, a Wykonawca zobowiązany jest do wprowadzenia zgłoszonych zmian w terminie 2 dni roboczych. Zamawiający na 2 dni robocze przed planowanym terminem szkolenia przekaże Zamawiającemu listę nazwisk celem przygotowania zaświadczeń. b) Sprawdzanie efektów kształcenia: Wykonawca zobowiązany jest do wydrukowania i przeprowadzenia na rozpoczęcie szkolenia pre-testu mającego na celu zbadanie wiedzy i umiejętności uczestników przed szkoleniem oraz post-testu przeprowadzonego na zakończenie szkolenia, mającego na celu sprawdzanie efektów kształcenia. Wykonawca zobowiązany jest przedstawić do akceptacji Zamawiającemu merytoryczną zawartość testu nie później niż na 10 dni przed terminem szkolenia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zgłaszania uwag do przedstawionego wzoru testów w terminie 3 dni roboczych Zamawiającego od otrzymania do akceptacji, a Wykonawca zobowiązuje się wprowadzić uwagi/sugestie Zamawiającego w terminie 2 dni roboczych od otrzymania uwag od Zamawiającego. Wykonawca zobowiązany jest do przygotowania zestawienia tabelarycznego udzielonych odpowiedzi przez uczestników szkolenia oraz przygotowanie sprawozdania (analizy) na podstawie zgromadzonych odpowiedzi, mówiącego o efektach przeprowadzonego szkolenia. Wykonawca po szkoleniu przekaże Zamawiającemu oryginały wypełnionych przez uczestników szkolenia testów, zestawienie tabelaryczne udzielonych odpowiedzi oraz sprawozdanie - przed podpisaniem Protokołu potwierdzenia wykonania usługi. c) Ankieta ewaluacyjna: Na zakończenie szkolenia Wykonawca przeprowadzi wśród jego uczestników ankietę ewaluacyjną. Zamawiający przekaże treści pytań, które obowiązkowo będą musiały znaleźć się w ankiecie. Wykonawca przekaże Zamawiającemu oryginały wypełnionych przez uczestników szkolenia ankiet, bezpośrednio po szkoleniu, a przed podpisaniem Protokołu potwierdzenia wykonania usługi. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wysłania przedstawiciela/ przedstawicieli maksymalnie dwóch osób, które będą uczestniczyły w szkoleniach w roli obserwatora. Przedstawiciel/Przedstawiciele Zamawiającego będą brali udział w losowo wybranych szkoleniach. Dopuszcza się udział obserwatora w całym dniu szkolenia lub w jego części. Zamawiający każdorazowo, przed rozpoczęciem szkolenia, poinformuje Wykonawcę o swojej obecności. Dla obserwatora nie należy przygotowywać materiałów szkoleniowych oraz poczęstunku.
Forma płatności: Zapłata za wykonanie usługi odbywać się będzie po przeprowadzeniu każdego szkolenia i dokonana zostanie na podstawie zatwierdzonego przez Zamawiającego Protokołu potwierdzenia wykonania usługi opracowanego przez Wykonawcę. Zamawiający dokona płatności za liczbę osób zadeklarowanych przez Zamawiającego na 2 dni robocze przed szkoleniem. Podstawą do wystawienia faktury jest zatwierdzony przez Zamawiającego, w terminie do 14 dni od dnia wpływu do WUP, Protokół potwierdzenia wykonania usługi. Zamawiający, w przedmiotowym postepowaniu zamierza ustalić warunki udziału w postępowaniu oraz określić kryteria pozacenowe. Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia kalkulacji cenowej w kwocie brutto, z uwzględnieniem kosztu udziału w szkoleniu jednego uczestnika szkolenia. Kalkulację cenową należy kierować na adres mailowy: przetargi@wup.pl, do dnia 31 stycznia 2019 r., do godziny 10:00. Zaznaczam, iż niniejsza wiadomość stanowi element analizy rynku i nie jest zamówieniem, a otrzymane oferty nie powodują żadnych zobowiązań.