Project Management Institute Poland Chapter Oddział Szczecin Sprawozdanie Dyrekcji Oddziału Szczecin PMI Poland Chapter za rok 2016 Autor Dokumentu Właściciel Dokumentu: Wersja Dokumentu: 0.1 Status Dokumentu Miejsce przechowywania: Dyrektor PMI PC Oddział Szczecin PMI PC Final version Archiwum PMI PC Data utworzenia: 28.02.2017 Data ostatniej modyfikacji: 28.02.2017 PMI Poland Chapter Strona 1
1. Historia dokumentu 1.1. Akceptacja dokumentu Data Imię i nazwisko Funkcja 28-02-2017 Joanna Adamska Dyrektor Zarządzający PMI PC Oddział Szczecin 1.2. Lista Dystrybucyjna Data Imię i nazwisko Funkcja Komentarz Zarząd PMI PC Członkowie PMI PC PMI Poland Chapter Strona 2
2. Spis Treści 1. HISTORIA DOKUMENTU... 2 1.1. AKCEPTACJA DOKUMENTU... 2 1.2. LISTA DYSTRYBUCYJNA... 2 2. SPIS TREŚCI... 3 3. SPRAWOZDANIE Z PRAC DYREKCJI ODDZIAŁU SZCZECIN PMI POLAND CHAPTER W 2016 R.... 4 1. REALIZACJA CELÓW ODDZIAŁU SZCZECIN PMI POLAND CHAPTER... 4 2. CZŁONKOWIE... 5 3. WOLONTARIUSZE... 5 4. MARKETING I KOMUNIKACJA... 7 5. SPONSORZY I WSPÓŁPRACA Z BIZNESEM... 8 6. EDUKACJA I WSPÓŁPRACA Z OŚRODKAMI AKADEMICKIMI... 9 7. ROZWÓJ ZAWODOWY... 9 8. PROGRAMY I WYDARZENIA... 9 9. IT I ADMINISTRACJA... 12 10. CELE ODDZIAŁU SZCZECIN PMI POLAND CHAPTER NA ROK 2017... 12 PMI Poland Chapter Strona 3
3. Sprawozdanie z prac Dyrekcji Oddziału Szczecin PMI Poland Chapter w 2016 r. 1. Realizacja celów Oddziału Szczecin PMI Poland Chapter Podsumowanie celów na rok 2016 i opis ich realizacji: Cele 2016 Zorganizowanie 9 seminariów Przyznawanie i rozpromowanie punktów PDU podczas warsztatów i seminariów Zorganizowanie minimum jednego płatnego warsztatu Uruchomienie grupy PMI Szczecin na LinkedIn Wypromowanie używania Redmine w oddziale (historia zadań) Powstanie ujednoliconej dokumentacji na dysku oraz podpisanie wymaganych dokumentów Posiadanie na koniec roku minimum 400 polubień na stronie Szczecińskiego FB Posiadanie partnera oddziału Obecność wolontariuszy na minimum 5 wydarzeniach ogólnopolskich Zaimplementowanie ścieżki rozwoju wolontariuszy w oddziale Nawiązanie współpracy z kołami naukowymi Nawiązanie partnerstwa z minimum jedną uczelnią Stworzenie udokumentowanych procesów i Realizacja celów W trakcie realizacji W trakcie realizacji W trakcie realizacji Niezrealizowany W trakcie realizacji PMI Poland Chapter Strona 4
instrukcji w poszczególnych obszarach 2. Członkowie Podsumowanie działań skierowanych do członków stowarzyszenia. (Powitanie/wprowadzenie nowych członków, działania retencyjne, docenianie członków stowarzyszenia, ) Wśród tegorocznych działań na rzecz członków stowarzyszenia możemy wymienić: Stopniowe rozdysponowywanie guesspassów, (wydanie xx w 2016 roku) Obsługa przygotowania wizytówek Przetwarzanie list obecności (druk, analityka danych dot. przychodzących osób) Informowanie zainteresowanych osób na temat możliwości zdobycia certyfikatów, procesu przygotowawczego oraz utrzymania Promocja certyfikacji i członkostwa w ramach prezentacji wstępnej każdego wydarzenia Informowanie o nowych osobach które zdały certyfikaty PMP, CAPM z naszego regionu na prezentacji przed seminarium Dodanie numeru członkowskiego na liście uczestników wydarzeń aby łatwiej można było rejestrować ich punkty 3. Wolontariusze Podsumowanie działań skierowanych do wolontariuszy (angażowanie, docenianie, retencja, szkolenia, mentoring, coaching, przekazywanie obowiązków, ) Orientacyjne podsumowanie zaangażowania wolontariuszy: Stanowisko / Wydarzenie Imię i Nazwisko Rola Joanna Waszkiewicz Dyrektor Zarządzający 600 Liczba godzin Dyrektor ds. Marketingu i Aleksander Adamski Komunikacji 350 Krzysztof Moskwa Dyrektor ds. IT, 250 PMI Poland Chapter Strona 5
Stanowisko / Wydarzenie Imię i Nazwisko Rola Liczba godzin Administracji i Dyrektor ds. Sponsorów i Dariusz Nogalski Kontaktów z Biznesem 250 Marcin Mastalerz Dyrektor ds. Finansów oraz Edukacji i Rozwoju 250 Dyrektor ds. Michał Żuchowski 250 Wolontariuszy Magdalena Władyka Wolontariusz Marketing 250 Katarzyna Biernikowicz Wolontariusz - IT 150 Wolontariusz Karolina Ryszczyńska wydarzenia i programy 150 Wolontariusz Marketing Ewa Szpilman i promocja 150 Michał Koniewicz Wolontariusz 50 Robert Chmara Wolontariusz 30 Marcin Kurczak Wolontariusz 10 Artur Skiba Wolontariusz 40 Łukasz Krajnik Wolontariusz 5 Anna Szotta Wolontariusz 15 Razem: 2800 Razem zaangażowanie Dyrekcji, Prelegentów oraz Członków w budowę Oddziału Stowarzyszenia w ostatnim roku (około 2800 roboczo godzin pracy co daje około 350 dni pracy na rzecz PMI Poland Chapter) PMI Poland Chapter Strona 6
Dziękujemy za wsparcie i zaangażowanie w rozwój Oddziału Szczecin PMI Poland Chapter! 4. Marketing i komunikacja Podsumowanie działań Oddziału w obszarze marketingu i komunikacji: Obszar Opis działań Rezultaty Social Media Promocja oddziału na FP strony Ponad 400 polubień profilu Social Media Aktywne promowanie wydarzeń przez FP Ponad 500 uczestników spotkań Strona WWW Promowanie wydarzeń na stronie pmi.org.pl Informacje o wydarzeniach są zawarte na stronie Social Media / WWW Relacje po wydarzeniach Każde wydarzenie opisane tekstem i zdjęciami na stronie i FP Promocja innymi kanałami komunikacji Stworzenie strategii Aktywne promowanie poprzez grupy na FB, zaprzyjaźnione organizacje i firmy Zdefiniowanie kanałów komunikacji Informacje o wydarzeniach PMI pojawiały się w różnych kręgach informacyjnych Jasno ustalone kanały komunikacji marketingowej LinkedIn Utworzenie grupy na linkedin Grupa została stworzona, jest to jeden z kanałów promocji z ponad 80 członków grupy Promocja oddziału PMI Szczecin Promocja wydarzeń innych oddziałów Promowanie oddziału poprzez udział w konferencjach i wydarzeniach organizowanych w innych oddziałach Promowanie wydarzeń innych oddziałów zarówno w Polsce jak i poza nią Obecność przedstawicieli oddziału PMI Szczecin na konferencjach NTPM, LIM2016, Psychologia w biznesie, Konferencja we Wrocławiu, Region8Meeting, Kongres PMI PC, Premium Meeting w Toruniu Promocja wydarzeń innych oddziałów na FB, zacieśnienie współpracy Szczegółowe podsumowanie działań komunikacji zewnętrznej: Liczba opublikowanych Kanał Adres URL (jeśli dotyczy) postów/aktualności/wiadomości komunikacji w 2016 r. SAMBA http://www.absolwencimba.pl/ 8 wzmianek + tyle samo mailingów PMI Poland Chapter Strona 7
Razem: Kanał social media Liczba fanów z Liczba fanów z Przyrost fanów w dn. 1/01/2016 dn. 31/12/2016 % w ciągu 2016 r. Facebook 150 400 267% LinkedIn 0 80 Nd. Szczegółowe podsumowanie działań marketingu: Wydarzenie Stworzone materiały (rodzaj) Seminaria 7-15 Mailingi, wydarzenia na Facebooku Brak Liczba materiałów tradycyjnych (offline) Akcje / kampanie / działania marketingowe on-line i off-line i ich efekt (nieuwzględnione w ogólnym podsumowaniu): Wykłady w trakcie Światowych Dni Przedsiębiorczości Wykłady na uczelni (ZPSB) Spotkanie w klubie Lean w Północnej Izbie Gospodarczej Liczba wolontariuszy z Oddziału zaangażowanych w działania marketingu i komunikacji w 2016 roku: 5 5. Sponsorzy i współpraca z biznesem Podsumowanie działań Oddziału w obszarze sponsoringu i współpracy z biznesem: Sponsor / Darczyńca Stowarzyszeniem Absolwentów MBA w Szczecinie Technopark Pomerania Zakres współpracy Wzajemne promowanie wydarzeń i organizacji Możliwość korzystania z przestrzeni i sal Technoparku w ramach spotkań organizacyjnych PMI Szczecin Wartość Promocja marki PMI Szczecin Możliwość organizowania spotkań w Technoparku oraz PMI Poland Chapter Strona 8
RCIiTT IPMA Szczecin GlobalLogic Company Państwowa Izba Gospodarcza w Szczecinie Możliwość korzystania z przestrzeni i sal RCIiTT podczas seminariów Wzajemna promocja wydarzeń Partner strategiczny oddziału Wzajemne promowanie wydarzeń i organizacji organizowanie wspólnych wydarzeń Udostępniona sala na wydarzenia Promocja marki PMI Szczecin 6 000 PLN netto Promocja marki PMI Szczecin 6. Edukacja i współpraca z ośrodkami akademickimi Podsumowanie działań Oddziału w obszarze edukacji (Współpraca z uniwersytetami, projekty edukacyjne, ) Wśród działań związanych z edukacją i rozwojem w Szczecinie pojawiły się: Zacieśnienie współpracy z oddziałem IPMA na US Zacieśnienie współpracy z Zachodniopomorską Szkołą Biznesu Strategia współpracy z uczelniami oraz z kołami naukowymi jest tworzona w 2017. 7. Rozwój zawodowy Podsumowanie działań Oddziału w obszarze rozwoju zawodowego (współpraca z REP-ami, wsparcie procesu certyfikacji, ) W ramach rozwoju zawodowego PMI PC Oddział Szczecin współpracował z PMI Finland Chapter przy organizacji webinariów przygotowujących do zdawania certyfikatów PMP. 8. Programy i wydarzenia Podsumowanie działań Oddziału w obszarze realizacji programów i organizacji wydarzeń. Data Temat Seminarium Prelegenci Ilość uczestników / PDU PMI Poland Chapter Strona 9
Data Temat Seminarium Prelegenci 26-01-2016 "Skuteczna Prezentacja" Monika Wasilewska- Serwiak, Małgorzata Beczkowska 26-01-2016 "Project Manager a kontrakty Gaweł budowlane" Biedunkiewicz 23-02-2016 "Czego ludzie potrzebują od Magdalena lidera projektu?" 23-02-2016 "Agile Project Management - doświadczenia z okopów na wesoło." 22-03-2016 "Zarządzanie ryzykiem w projekcie" 22-03-2016 "SCRUM - jak ugryźć i nie połamać sobie zębów - doświadczalnie" 26-04-2016 "Stakeholder management - Komunikacja z ludźmi, którzy mogą zniweczyć Twój projekt" Ilość uczestników / PDU 60/1 60/1 65/1 Kowalska Michael Kacprzak 65/1 Łukasz Krajnik 55/1 Michał Koniewicz 55/1 Marek Więcek 50/1 26-04-2016 PMI Open Space Joanna 50/1 Waszkiewicz 31-05-2016 Best practice w planowaniu komunikacji na przykładzie międzynarodowego projektu Great Green Wall Poland Pasquale Policastro 50/2 28-06-2016 "Zarządzanie Projektem typu NPD/NPI (New Product Development/New Product Introduction) - teoria & praktyka." 28-06-2016 "W nurcie zarządzania procesowego - koncepcja Lean Management" Michał Żuchowski 60/1 Jerzy Fiuk 60/1 27-09-2016 "Czego Król Julian mógłby Igor Mróz 75/1 nauczyć nas o zarządzaniu?" 27-09-2016 "Strategia - właściwie po co to Marcin Janeczek 75/1 komu?" 25-10-2016 "Komunikacja w projekcie Małgorzata 60/1 Tips & Tricks" Beczkowska 25-10-2016 PMI Open Space Joanna Adamska 60/1 29-11-2016 "Świat piżam i telekonferencji" Grzegorz Godlewski 50/1 29-11-2016 Praktyczne aspekty zarządzania projektami Fixed Price w branży IT 50/1 Tomasz Łączkowski, Arkadiusz Gąsiorowski PMI Poland Chapter Strona 10
Wystąpienia promujące PMI Poland Chapter (konferencje w kraju i za granicą): Data Nazwa konferencji i temat wystąpienia Prelegenci 01-09-2016 30-11-2016 Hostowanie i prowadzenie ponad połowy webinariów ze Szczecina w ramach współpracy z PMI Finland Chapter (ok. 25 osób) Hostowane przez Joannę Adamską Patronaty: N/A PMI Poland Chapter Strona 11
9. IT i Administracja Wśród działań w zakresie IT i Administracji PMI Poland Chapter Oddział Szczecin może pochwalić się następującymi zrealizowanymi zadaniami: Promocja używania narzędzia Redmine wśród oddziału Zakładanie kont i administracja usług: Google Apps, E-mail Proteon, RedMine Obsługa strony WWW Rozwiązywanie problemów, pomoc w konfiguracji usług Utworzenie kont i zapowiedzi wydarzeń i seminariów na stronach WWW oraz w serwisie uczestnicy.pl udział w inicjatywach ogólnopolskich w tym obszarze (oraz udział w comiesięcznych spotkaniach) 10. Cele Oddziału Szczecin PMI Poland Chapter na rok 2017 1.1. Kontynuacja przyznawania i promowania punktów PDU podczas warsztatów i seminariów 1.2. zorganizowanie minimum jednego płatnego warsztatu promowanie członkostwa 1.3. zorganizowanie minimum 9 seminariów 1.4. Promowanie członkostwa oraz korzyści z jego posiadania podczas seminariów 1.5. Nawiązanie większej współpracy z innymi oddziałami w ramach obszaru członkostwa 1.6. Kontynuacja współpracy z ZPSB 1.7. Opracowanie strategii współpracy z uczelniami 1.8. Opracowanie strategii współpracy z kołami naukowymi 1.9. Promocja wolontariatu i ścieżki rozwoju wolontariusza 1.10. Zaktualizowanie planu komunikacyjnego 1.11. Stworzenie Karty Projektu dla konferencji 1.12. Usprawnienie/zwiększenie działalności na LinkedIn 1.13. Zwiększenie komunikacji wewnętrznej PMI Poland Chapter Strona 12
1.14. Wdrożenie narzędzia Trello 1.15. Wdrożenie narzędzia Slack 1.16. Stworzenie i usprawnienie istniejących procesów 1.17. Pozyskanie partnera finansowego oddziału/poszczególnych wydarzeń w 2017 roku PMI Poland Chapter Strona 13