Warszawa, 29 grudnia 2017 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-VIII.431.1.25.2017.JN Pani Danuta Orzołek Kierownik Ośrodek Pomocy Społecznej w Rzekuniu ul. Kolonia 1 B, 07-411 Rzekuń WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 197b w związku z art. 186 pkt 3 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2017 r. poz. 697, z późn. zm.) kontrolerzy Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie Oddziału w Delegaturze Placówce Zamiejscowej w Ostrołęce: Justyna Brodzik starszy inspektor wojewódzki i Joanna Nurczyk starszy inspektor wojewódzki, przeprowadzili w dniach 27 kwietnia, 4-5 maja, 8-9 maja 2017 r. kontrolę kompleksową w Ośrodku Pomocy Społecznej w Rzekuniu, zwanym dalej Ośrodkiem. Zakres kontroli obejmował zapewnienie rodzinie przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych wsparcia i pomocy asystenta rodziny w okresie od 1 stycznia 2016 r. do dnia kontroli. Wyniki kontroli zostały przedstawione w arkuszach ustaleń kontroli, podpisanych przez panią Danutę Orzołek kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Rzekuniu w dniu 9 maja 2017 r. Na podstawie art. 197d wyżej wymienionej ustawy oraz na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 sierpnia 2015 r. w sprawie przeprowadzania kontroli przez wojewodę oraz wzoru legitymacji uprawniającej do przeprowadzania kontroli (Dz. U. poz. 1477) przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne. 1
Wojewoda Mazowiecki pozytywnie pomimo uchybień ocenił sposób realizacji przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Rzekuniu zadań wynikających z ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej, w tym: 1. zapewnienie warunków organizacyjno-kadrowych do realizacji zadania z zakresu wspierania rodziny, 2. rzetelność sporządzanej sprawozdawczości, 3. prawidłowość, adekwatność i skuteczność udzielanej pomocy i wsparcia rodzinie przeżywającej, trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych przez działania prowadzone w formie pracy z rodziną lub pomocy w opiece i wychowaniu dziecka. Stanowisko kierownika Ośrodka objęła pani z dniem 1 grudnia 2004 r. Posiadała pani stosowne upoważnienie do prowadzenia postępowań i spraw z zakresu wspierania rodziny. W czasie nieobecności zastępuje panią, Maria Ciunowicz specjalistę pracy socjalnej. Na dzień kontroli obowiązywał statut Ośrodka przyjęty Uchwałą Nr XXVII/120/2005 Rady Gminy w Rzekuniu z dnia 27 stycznia 2005 r., ze zmianami wprowadzonymi uchwałą Nr XIX/123/2011 z dnia 16 grudnia 2011 r. Po zakończeniu czynności kontrolnych dostarczono obecnie obowiązujący statut przyjęty uchwałą Nr XXXIV/223/2017 Rady Gminy Rzekuń z dnia 30 maja 2017 r. W 2 ust 1 wymieniono zadania realizowane przez Ośrodek, w tym w pkt 8 wspieranie rodziny przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych na podstawie ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. Na dzień kontroli obowiązywał Regulamin Organizacyjny Ośrodka Pomocy Społecznej w Rzekuniu wprowadzony Zarządzeniem Nr 1/2007 z dnia 4 stycznia 2007 r., ze zmianami wprowadzonymi zarządzeniem nr 6/2008 z dnia 14 sierpnia 2008 r. W związku z uchwaleniem nowego statutu, wprowadziła pani zarządzeniem nr 3/2017 z dnia 27 czerwca 2017 r. nowy regulamin organizacyjny. Podstawowymi komórkami organizacyjnymi Ośrodka są: działy, zespoły oraz samodzielne stanowiska pracy. Utworzono między innymi Zespół ds. Asysty Rodzinnej. Zgodnie z art. 28a ustawy, wójt sprawuje kontrolę nad podmiotami organizującymi pracę z rodziną oraz placówkami wsparcia dziennego. W kontrolowanym okresie nie przeprowadzono kontroli w tym zakresie. 2
Na dzień kontroli gmina spełniła obowiązek wynikający z art. 176 pkt 1 ustawy, opracowała Gminny Program Wspierania Rodziny na lata 2017-2019, który został przyjęty uchwałą nr XXVI/183/2016 Rady Gminy Rzekuń z dnia 29 grudnia 2016 r. Nie mniej jednak Gmina Rzekuń w latach 2014-2016 nie opracowała i nie realizowała 3-letniego gminnego programu wspierania rodziny. Wykonanie uchwały powierzono Wójtowi Gminy Rzekuń. W programie wskazano, że realizacja Gminnego Programu Wspierania Rodziny koordynowana będzie przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Rzekuniu. Za cel główny programu przyjęto zapewnienie zintegrowanego i kompleksowego systemu wsparcia rodziny na terenie gminy Rzekuń. Monitorowaniem przebiegu Programu zajmował się Ośrodek Pomocy Społecznej w Rzekuniu. 1. Zapewnienie warunków organizacyjno-kadrowych do realizacji zadania z zakresu wspierania rodziny Zgodnie z art. 17 ust. 1 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej asystent rodziny zatrudniony był w Ośrodku. Zadania wykonywał w ramach stosunku pracy w systemie zadaniowego czasu pracy stosownie do art. 17 ust. 2 ustawy. W aktach osobowych asystenta znajdowały się podpisane oświadczenia, o których mowa w art. 12 ust.1 pkt. 2-4 ustawy. Zakres czynności dla asystenta rodziny opracowany przez kierownika Ośrodka uwzględniał zadania wynikające z art. 15 ust.1 ustawy. Ewidencję czasu pracy dokumentował w karcie pracy z rodziną. Asystent rodziny realizował obowiązek określony w art. 12 ust. 2 ustawy poprzez udział w szkoleniach celem podniesienia kwalifikacji zawodowych z zakresu pracy z dziećmi lub rodziną. Specjaliści pracy socjalnej oraz pracownik socjalny (4 osoby) zatrudnieni w Ośrodku wykonywali nałożone zadania ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej określone w art. 11 ust. 1-3 ustawy. 2. Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości. Gmina wypełniła terminowo obowiązek wynikający z 3 ust. 1 rozporządzenia 1 i przekazała sprawozdanie rzeczowo finansowe z wykonywanych zadań z zakresu wspierania rodziny i systemu 1 Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 lutego 2016 r w sprawie sprawozdań rzeczowo-finansowych z wykonywania zadań z zakresu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej. (Dz. U. poz. 213). 3
pieczy zastępczej za okres od dnia 1 stycznia do dnia 30 czerwca oraz za okres od dnia 1 lipca do dnia 31 grudnia 2016 r. Biorąc pod uwagę przedstawioną w trakcie kontroli dokumentację prowadzonych spraw w badanym okresie oraz przekazane sprawozdania rzeczowo-finansowe z wykonywanych zadań z zakresu wspierania rodziny było zgodne z danymi statystycznymi pozyskanymi w trakcie kontroli. Ustalono, że Ośrodek zatrudniał jednego asystenta rodziny, który wsparciem obejmował cztery rodziny. Z art. 179 ustawy 2 wynika obowiązek składania przez wójta do 31 marca każdego roku radzie gminy rocznego sprawozdania z realizacji zadań z zakresu wspierania rodziny oraz przedstawienia potrzeb w tym zakresie. Całość materiału przedkładanego radzie gminy przygotowywana jest przez podmiot, który faktycznie odpowiada za realizację tego zadania w gminie, a zatem przez Ośrodek. W trakcie kontroli okazano Sprawozdanie z działalności Ośrodka Pomocy Społecznej w Rzekuniu za 2016, które zostało złożone Radzie Gminy Rzekuń w dniu 21 marca 2017 r. Dokument zawierał zadania wynikające z art. 176 ustawy oraz charakterystykę przebiegu pracy asystenta z rodzinami. W ww. sprawozdaniu wykazano potrzebę zabezpieczenia środków finansowych na zapewnienie rodzinom przeżywającym trudności wsparcia i pomocy asystenta rodziny oraz uznano, że w 2017 r. asystent rodziny wsparciem obejmie większa liczbę rodzin niż w roku poprzednim. 3. Prawidłowość, adekwatność i skuteczność udzielanej pomocy i wsparcia rodzinie przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych przez działania prowadzone w formie pracy z rodziną lub pomocy w opiece i wychowaniu dziecka. Wspieranie rodziny przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych to zespół planowanych działań, mających na celu przywrócenie rodzinom zdolności do wypełniania tych funkcji 3, dlatego w pierwszej kolejności konieczne jest rzetelne zdiagnozowanie problemu. Na gminie skupia się nie tylko udzielanie pomocy rodzinie przeżywającej trudności, 2 Art. 179. 1. W terminie do dnia 31 marca każdego roku wójt składa radzie gminy roczne sprawozdanie z realizacji zadań z zakresu wspierania rodziny oraz przedstawia potrzeby związane z realizacją zadań. 2. Rada gminy, biorąc pod uwagę potrzeby, o których mowa w ust. 1, uchwala gminne programy wspierania rodziny. 3 Art. 2. 1. Wspieranie rodziny przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych to zespół planowych działań mających na celu przywrócenie rodzinie zdolności do wypełniania tych funkcji. 4
ale też prowadzenie monitoringu sytuacji dziecka z rodziny zagrożonej kryzysem lub przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych. W celu realizacji tego zadania istotne jest dokonywanie analizy i oceny zjawisk mających wpływ na sytuację osób wymagających wsparcia w środowisku lokalnym, wskazanie aktywności przy identyfikowaniu i monitorowaniu osób i rodzin wymagających pomocy, w szczególności: ustalenie zasad postępowania odnośnie wymiany informacji dotyczącej rodzin z problemami, stosowanie procedur weryfikowania własnych informacji i ustalenia wspólnych działań, wykorzystanie innych możliwości, odnośnie dotarcia do wszystkich osób potrzebujących pomocy i wsparcia. W Ośrodku przyjęto procedurę weryfikowania własnych informacji i ustalania wspólnych działań. Pracę asystenta rodziny wspierało pięciu pracowników socjalnych. Przydzielanie asystenta rodziny następowało po uzyskaniu akceptacji kierownika Ośrodka, na wniosku składanym przez pracownika socjalnego, sporządzanym w oparciu o wywiad środowiskowy 4. Wniosek sporządzany był jako odrębny dokument, w którym pracownik socjalny uzasadniał potrzebę przydzielania asystenta rodzinie oraz wskazał propozycje do indywidualnego planu pracy. Ponadto zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt. 18 asystent rodziny współpracował z jednostkami administracji rządowej i samorządowej, właściwymi organizacjami pozarządowymi oraz innymi podmiotami i osobami specjalizującymi się w działaniach na rzecz dziecka i rodziny tj. z: sądem, policją, poradnią psychologiczno pedagogiczną w Rzekuniu, Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Ostrołęce, przedstawicielami oświaty, Rozmaitościami Ostrołęckimi, Towarzystwem Przyjaciół Dzieci, Polskim Czerwonym Krzyżem, Polskim Komitetem Pomocy Społecznej. Poza terenem gminy, rodziny mogły korzystać ze wsparcia oferowanego przez Powiatowe Centrum Pomocy Rodzinie w Ostrołęce. Ośrodek nie organizował grup wsparcia dla rodzin przeżywających trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych, podczas gdy zgodnie z art. 10 ust. 3 pkt. 5 ww. ustawy praca z rodziną jest prowadzona w szczególności w formie organizowania dla rodzin spotkań, mających 4 Art. 11. ust. 2. Po przeprowadzeniu wywiadu, o którym mowa w ust. 1, pracownik socjalny dokonuje analizy sytuacji rodziny. 3. Jeżeli z analizy o której mowa w ust. 2, wynika konieczność przydzielenia rodzinie asystenta rodziny, pracownik socjalny występuje do kierownika ośrodka pomocy społecznej z wnioskiem o jego przydzielenie. 5
na celu wymianę ich doświadczeń oraz zapobieganie izolacji, zwanych dalej grupami wsparcia lub grupami samopomocowymi. W związku z art. 9 ustawy: rodzina może otrzymać wsparcie przez działania: 1) instytucji i podmiotów działających na rzecz dziecka i rodziny; 2) placówek wsparcia dziennego; 3) rodzin wspierających. W kontrolowanym okresie gmina nie obejmowała rodzin przeżywających trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych pomocą rodzin wspierających 5. Wyjaśniła pani, że na stronie internetowej Urzędu Gminy w Rzekuniu, portalu Moja Ostrołęka oraz na tablicy informacyjnej Ośrodka została zamieszczona informacja o poszukiwaniu przez jednostkę rodzin wspierających. W okresie od 01 stycznia 2016 r. do 30 kwietnia 2016 r. wsparciem asystenta rodziny objęto 6 rodzin wychowujących 18 dzieci, w tym 3 dzieci w wieku do 5 r ż., z tego: w 2016 r. pod opieką asystenta rodziny były 4 rodziny, na dzień 30 kwietnia 2017 r. 6 rodzin; 4 rodziny były objęte nadzorem kuratora; wśród rodzin objętych wsparciem asystenta nie było rodzin, których dzieci są umieszczone w rodzinnej lub instytucjonalnej pieczy zastępczej. Z dwóch rodzin z terenu gminy Rzekuń dzieci były umieszczone w pieczy zastępczej: 1) matka biologiczna dziecka nie żyje, a ojciec jest uzależniony od alkoholu, w związku z tym współpraca pracownika socjalnego z rodziną była utrudniona, 2) rodzina zamieszkuje na teren innej gminy. W 2016 r. trzy rodziny z terenu gminy nie wyraziły zgody na współpracę z asystentem. W związku z tym, w przypadku 2 rodzin pracownik socjalny wystosował pisma do sądu w Ostrołęce oraz PCPR w Ostrołęce informujące o zaistniałej sytuacji. Jedną rodzinę pracownik socjalny motywował do pracy z asystentem rodziny. 5 Art. 29 ust. 1. W celu wspierania rodziny przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych rodzina może zostać objęta pomocą rodziny wspierającej. 6
Sprawdzono dokumentację 6 rodzin objętych wsparciem asystenta w okresie od 1 stycznia 2016 r. do dnia kontroli. W myśl art. 15 ust. 1 pkt. 14 ustawy asystent rodziny prowadził dokumentację dotyczącą pracy z rodziną, która była gromadzona w indywidualnej teczce dla każdej z rodzin. Asystent rodziny realizował zadania o których, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy, w tym: opracowywał plany pracy z rodziną, udzielał pomocy rodzinom w rozwiązywaniu problemów socjalnych, udzielał pomocy rodzinom w rozwiązywaniu problemów wychowawczych z dziećmi, prowadził dokumentację dotyczącą pracy z rodziną, współpracował z instytucjami specjalizującymi się w działaniach na rzecz dziecka i rodziny. W aktach spraw znajdowały się podpisane zgody na współpracę z asystentem rodziny. W przypadku 3 rodzin, które nie wyraziły zgody na współpracę z asystentem znajdowały się notatki służbowe oraz dokumenty potwierdzające odmowę współpracy. W 5 teczkach rodzin znajdowały się Plany pracy z rodziną, które zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 1 ustawy zostały sporządzone w porozumieniu z rodziną i pracownikiem socjalnym Ośrodka. W jednym przypadku nie sporządzono planu, ze względu na krótki termin objęcia jej wsparciem. Pod sporządzonym dokumentem widniały podpisy: członka rodziny, pracownika socjalnego, asystenta rodziny i kierownika Ośrodka. W planie zawarto cel główny, który z założenia powinien być indywidualny dla każdej rodziny. Jednakże spośród przeanalizowanych 6 teczek rodzin, 5 z nich miało założony ten sam cel główny. Do celu głównego opracowano cele szczegółowe i zaplanowano działania, terminy realizacji, przewidywane efekty. Działania opisane były szczegółowo, dzięki czemu realizacja zadań była wymierna z przewidywanymi efektami oraz realna do wykonania. Plan opracowany został na okres 6 miesięcy. W przypadku jednej rodziny asystent sporządził aktualizację planu. W dokumencie umieszczono cel główny zawarty w planie, cele szczegółowe, podejmowane działania, termin realizacji, przewidywane efekty oraz realizatorów odpowiedzialnych za wykonanie zadań. Aktualizacja została podpisana przez asystenta rodziny, pracownika socjalnego oraz kierownika Ośrodka, natomiast zabrakło podpisu członka/członków rodziny, co nie jest jednoznaczne z faktem sporządzenia dokumentu wspólnie z rodziną zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 1 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. 7
Asystent rodziny wykorzystywał w swojej pracy druk pn.: Miesięczna Karta Pracy z Rodziną, który zawierał działania podjęte na rzecz rodziny oraz ewidencję czasu pracy asystenta. Karta zawierała terminy, godziny pracy, w tym liczbę godzin pracy z rodziną i na rzecz rodziny, rodzaj wykonywanych działań z rodziną oraz rodzaj wykonywanych działań na rzecz rodziny. Przebieg spotkań opisywany był przejrzyście i konkretnie. Dokument był analizowany i zatwierdzany przez kierownika ośrodka po zakończonym miesiącu. Dodatkowo asystent prowadził miesięczną Kartę Pracy Asystenta Rodziny, w której umieszczał datę spotkania, liczbę przepracowanych godzin na rzecz rodziny i z rodziną, miejsce wykonywania czynności. Ponadto w tabeli znajdowało się miejsce na podpis członka rodziny, u której odbyła się wizyta. Jednakże ww. dokument prowadzony był tylko przez okres 3 miesięcy w 2016 r. Zgodnie z art. 15 ust 1 pkt 15 asystent rodziny dokonywał okresowej oceny sytuacji rodziny, nie rzadziej niż co pół roku. W okresie od 9 września 2016 r. do 26 kwietnia 2017 r. dokonał 6 ocen sytuacji rodzin. Ocena sytuacji rodziny sporządzona była rzetelnie i przejrzyście. Zawierała podstawowe dane dotyczące członków rodziny, obraz aktualnej sytuacji z perspektywy członków rodziny, informacje o rodzinie zebrane od innych pracowników służb społecznych i instytucji. W dokumencie asystent opisał oczekiwania i potrzeby rodziny, dzięki czemu można było sprecyzować cele do pracy z rodziną. Podsumowując, oceniał funkcjonowanie rodziny, opisywał wewnętrzne oraz zewnętrzne zasoby rodziny, brak jednak na niej informacji potwierdzającej przekazanie jej do akceptacji. Pod sporządzonym dokumentem widniał podpis tylko asystenta rodziny. Asystent rodziny nie zakończył współpracy z żadną rodziną objętą przez niego wsparciem. Na podstawie art. 197d ustawy o wspieraniu i systemie pieczy zastępczej oraz na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 sierpnia 2015 r. w sprawie przeprowadzenia kontroli przez wojewodę oraz wzoru legitymacji uprawniającej do przeprowadzenia kontroli (Dz. U. z 2015 r. poz. 1477) i wobec stwierdzonych uchybień kieruję do pani kierownik następujące zalecenie pokontrolne: podjąć działania w celu opracowania standardów pracy asystenta rodziny, które staną się podstawą udoskonalenia metodyki i organizacji jego pracy oraz przyczynią się do podejmowania adekwatnych i zaplanowanych działań zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. 8
Uwagi i wnioski pokontrolne Ponadto zwracam uwagę na potrzebę: wypracowania mechanizmów identyfikowania wszystkich rodzin przeżywających trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych w celu objęcia ich wsparciem w formie pracy z rodziną lub pomocy w opiece i wychowaniu dziecka, przyjęcia zasad współpracy i sprawnej wymiany informacji pomiędzy ośrodkiem a poszczególnymi instytucjami i podmiotami zaangażowanymi w udzielanie wsparcia rodzinom, rozważenia możliwości wspierania rodzin poprzez utworzenie placówek wsparcia dziennego, jak również organizowania dla rodzin spotkań, mających na celu wymianę ich doświadczeń oraz zapobieganie izolacji, zwanych dalej grupami wsparcia lub grupami samopomocowymi. Pouczenie Zgodnie z art. 197d ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej kontrolowana jednostka może, w terminie 7 dni od dnia otrzymania zaleceń pokontrolnych, zgłosić do nich zastrzeżenia do Wojewody Mazowieckiego na adres: Mazowiecki Urząd Wojewódzki, Wydział Polityki Społecznej, Plac Bankowy 3/5, 00-950 Warszawa. Zgodnie z art. 197d ust. 3 Wojewoda w terminie 14 dni od dnia otrzymania zastrzeżeń przedstawia stanowisko w sprawie uwzględnienia zgłoszonych zastrzeżeń. W przypadku nieuwzględnienia przez Wojewodę Mazowieckiego zastrzeżeń oraz w przypadku nie zgłoszenia zastrzeżeń do zaleceń, kontrolowana jednostka jest obowiązana w terminie 30 dni od otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego powiadomić wojewodę o sposobie realizacji zaleceń kierując pismo na adres: Wydział Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie. W przypadku uwzględnienia zastrzeżeń odpowiadając na zalecenia należy mieć na uwadze zmiany wynikające z powyższego faktu. Jednocześnie przypominam, że w przypadku osób, które nie realizują zaleceń pokontrolnych mają zastosowanie przepisy art. 198 ww. ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. STARSZY INSPEKTOR WOJEWÓDZKI Joanna Nurczyk Z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Wioletta Kucharska Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej 9