Wyszukiwanie i zamawianie artykułów za pośrednictwem strony internetowej
OBSŁUGA SYSTEMU E-ZAMÓWIENIA W celu skorzystania z systemu e-zamówienia należy zalogować się na stronie internetowej www.motohurt.pl podając login i hasło (rys. 1). Rys. 1 Logowanie do systemu e-zamówienia. Po zalogowaniu się klient otrzymuje wykaz ostatnich zamówień (rys. 2). Każde zamówienie posiada swój unikalny numer, który pozwala na jednoznaczną identyfikację. Rys. 2 Wykaz ostatnich zamówień. Przy każdym zamówieniu wyświetlane są również: MOTO-HURT S.A. 2
Data złożenia zamówienia Termin realizacji zamówienia Wartość netto zamówienia Wartość brutto zamówienia Rodzaj dokumentu sprzedaży SKŁADANIE ZAMÓWIENIA W celu złożenia nowego zamówienia należy kliknąć przycisk Dodaj i podać preferowaną datę realizacji, rodzaj dokumentu sprzedaży i ewentualne uwagi do zamówienia. Pola te można później zmieniać używając opcji Popraw (rys. 3). Rys. 3 Aktualizacja nagłówka zamówienia. Zamówienie może mieć wiele pozycji. Każda pozycja oznacza zamówienie określonej ilości konkretnego artykułu w określonej cenie. Na rysunku 2 przedstawiono zamówienie posiadające 4 pozycje zamawiane są 4 różne produkty. Chcąc dodać kolejną pozycję zamówienia należy kliknąć przycisk Dodaj pod wykazem pozycji. Wyświetlone zostanie okno, jak na rysunku 4. Należy podać indeks wybranego artykułu i liczbę zamawianych sztuk pozostałe pola zostaną wypełnione MOTO-HURT S.A. 3
przez system. Jeśli klient nie zna indeksu artykułu, może posłużyć się wbudowana wyszukiwarką produktów (opisana w następnym punkcie), uruchamianą przyciskiem TechDok, lub wyświetlić wykaz wszystkich indeksów wraz z ich ceną oraz stanem magazynowym przycisk Towary. Pozycje zamówienia podobnie jak nagłówek zamówienia mogą być zmieniane po dodaniu do tego celu służy przycisk Popraw. Rys. 4 Pozycja zamówienia. MOTO-HURT S.A. 4
WYSZUKIWANIE PRODUKTÓW Każdy artykuł posiada unikalny numer identyfikacyjny indeks. Numer ten jest używany przy składaniu zamówień, aby jednoznacznie zidentyfikować zamawiany produkt. W celu znalezienia produktu oraz jego indeksu należy użyć wyszukiwarki artykułów udostępnianej przez system e-zamówienia. Główne okno tej aplikacji przedstawione jest na rysunku 5. Rys. 5 Główne okno wyszukiwarki artykułów. Składa się ono z następujących części: 1. Kryteria wyszukiwania w tej części określić można parametry szukanej części;dostępne są dwa sposoby wyszukiwania: przez katalog produktów oraz przez podanie numeru lub nazwy MOTO-HURT S.A. 5
części lub producenta (opisane w dalszej części przewodnika); 2. Lista znalezionych artykułów w tej części wyświetlane produkty pasujące do wprowadzonych wymagań; 3. Szczegóły dotyczące wybranego artykułu tutaj wyświetlane są parametry techniczne produktu, numery OES, EAN, zdjęcia produktów, i in. W części dotyczącej informacji szczegółowych o wybranym artykule w zakładce Informacje podstawowe wyświetlane są parametry techniczne produktu. Dla poszczególnych grup produktów mogą być to różne informacje. Przykładowo dla filtrów paliwa mogą to być np. wymiary filtru, jego rodzaj i rodzaj paliwa, do którego jest przeznaczony, dla klocków hamulcowych wymiary, rozstaw otworów i strona zabudowy, zaś dla świec zapłonowych odstęp elektrod, długość gwintu i rozmiar klucza. W zakładce Zastosowanie w pojazdach wyświetlane są wszystkie pojazdy, do których pasuje wybrany artykuł. Są one pogrupowane według marek i modeli. Dodatkowo, wyświetlane są także podstawowe informacje o każdej wersji pojazdu (moc silnika, lata produkcji). Rozmiar poszczególnych obszarów okna można dostosować przeciągając ich krawędzie za pomocą myszki. W podobny sposób można zmienić szerokość kolumn w wykazie artykułów. Za pomocą przycisków w górnej części okna programu można wybrać tryb pracy wyszukiwarki: Katalog pojazdów lub Wyszukiwanie. KATALOG POJAZDÓW Za pomocą katalogu pojazdów można znaleźć część pasującą do konkretnego modelu samochodu bez konieczności podawania jej numeru. Pierwszym krokiem jest wskazanie rodzaju pojazdu (osobowe, użytkowe lub wszystkie) oraz wybranie z listy rozwijanej marki, modelu i wersji samochodu (rys. 6). Dla ułatwienia wyświetlane są parametry wybranego pojazdu. MOTO-HURT S.A. 6
Rys. 6 Katalog pojazdów wybór wersji samochodu. Po dokonaniu wyboru, w dolnej ramce pojawia się lista grup produktów (część z nich zawiera podgrupy), z których należy zaznaczyć odpowiednią (poprzez kliknięcie myszką) nazwa wybranej grupy/podgrupy jest pogrubiona. Zostaną wyświetlone wszystkie artykuły pasujące do wskazanej grupy/podgrupy Niektóre elementy ze względu na specyfikę zastosowania mogą znaleźć się w kilku grupach (np. żarówki, filtry, itp.). Na rysunku 7 przedstawiono przykładowy rezultat wyszukiwania tarczy hamulcowej do samochodu Citroen Berlingo 1.6 HDI. MOTO-HURT S.A. 7
Rys. 7 Wyszukiwanie tarczy hamulcowej do samochodu Citroen Berlingo 1.6 HDI. Nie wszystkie znalezione produkty są dostępne do zamówienia. Zamówić można tylko te artykuły, dla których wypełnione jest pole indeks. W powyższym przykładzie będą to tarcze z numerami DF4183 i BG3622. Posortowanie znalezionych artykułów po wartości indeksu pozwala na szybkie sprawdzenie dostępności części. W tym celu wystarczy kliknąć lewym przyciskiem myszy na nagłówek kolumny Indeks strzałka przy nazwie kolumny określa kierunek sortowania, aby go zmienić należy ponownie kliknąć na nagłówek. W ten sam sposób można sortować produkty według wartości innych kolumn. Sortowanie można wyłączyć klikając prawym przyciskiem myszy na nagłówek kolumny i wybierając opcję Przestań sortować (rys. 8). MOTO-HURT S.A. 8
Rys. 8 Opcje kolumny w wykazie znalezionych artykułów. WYSZUKIWANIE BEZPOŚREDNIE Jeżeli znany jest indeks artykułu, jego nazwa lub jeden z numerów: numer artykułu, numer handlowy, numer OES, numer EAN, wygodniejsze może okazać się używanie opcji Wyszukiwanie bezpośrednie. Ramka kryteriów w tym trybie pracy podzielona jest na dwie części: Informacje podstawowe oraz dodatkowe filtry. W części Informacje podstawowe można podać całość lub fragment indeksu, nazwy lub opisu szukanego produktu. W przypadku podawania fragmentu należy używać: * aby zastąpić dowolną liczbę znaków lub? aby zastąpić pojedynczy znak (rys. 9). Po kliknięciu pierwszego przycisku Szukaj wyświetlone zostają produkty spełniające zadane kryteria. Obsługa ramki z wykazem artykułów jest taka sama jak dla wyszukiwania za pomocą katalogu pojazdów. MOTO-HURT S.A. 9
Rys. 9 Wyszukiwanie bezpośrednie wyszukiwanie produktu o indeksie rozpoczynającym się od BG20 i nazwie rozpoczynającej się od tarcza. Poniżej ramki Informacje podstawowe znajdują się cztery filtry artykułów. Wyszukiwanie za pomocą filtrów nie jest połączone z wyszukiwaniem według informacji podstawowych. W celu zastosowania filtru należy zaznaczyć pole filtr aktywny i uzupełnić kryteria wyszukiwania. W przypadku użycia kilku filtrów zostaną wyświetlone tylko produkty spełniające kryteria wszystkich filtrów. Każdy rekord do wyszukiwania powinien być wpisywany w nowym wierszu znajdowane są artykuły pasujące do co najmniej jednego wiersza. Wyjątkiem jest filtr pojazdów, jeśli zostanie zaznaczone pole Artykuł musi pasować do każdego z pojazdów. Na rysunku 10 przedstawiono wyszukiwanie części pochodzących od producentów: Topran i Alco Filter pasujących jednocześnie do następujących modeli samochodów: Peugeot 206 i Renault Laguna. MOTO-HURT S.A. 10
Rys. 10 Wyszukiwanie części pasujących do Peugeot 206 i Renault Laguna wyprodukowanych przez firmę Topran lub Alco Filter. Zamienniki wg numeru OES Kod OES jest identyfikatorem konkretnej części nadawanym przez producenta pojazdu. Korzystając z tego numeru można znaleźć wszystkie pasujące części różnych producentów. Wynik wyszukiwania jest podobny jak w przypadku korzystania z Katalogu pojazdów, ale wpisanie kodu OES pozwala na znalezienie szukanej części bez konieczności podawania dodatkowych informacji, takich jak marka czy model samochodu. Przykładowo, numer OES dla klocków hamulcowych do Toyoty Corolla 2.0 D- 4D (116 KM) to 04466-02070. Wpisując ten numer w okno filtru Numery i zaznaczając opcję Numery OES można znaleźć wszystkie zamienniki od różnych producentów (rys. 11). Przy wyszukiwaniu wg numerów są brane pod uwagę tylko cyfry i litery system pomija znaki MOTO-HURT S.A. 11
oddzielające grupy cyfr, np. spacje, -,., itp. Oznacza to, że w powyższym przypadku można wpisać również kod 0446602070. Rys. 11 Wyszukiwanie zamienników dla numeru OES 0446602070. Do jednego artykułu może być przypisane kilka kodów OES (np. dla różnych marek czy modeli). Przypisane kody można sprawdzić w ramce informacji szczegółowych w bloku Numery OES. W przypadku, gdy znany jest indeks lub nazwa artykułu, aby znaleźć dla niego zamiennik należy najpierw wyszukać część oryginalną i wybrać odpowiedni kod OES z ramki informacji szczegółowych. Następnie należy wpisać wybrany kod do filtru numerów i nacisnąć drugi przycisk Szukaj. MOTO-HURT S.A. 12
DODATKOWE FUNKCJE System e-zamówienia udostępnia dodatkowe funkcje, dostępne po wybraniu odpowiedniego przycisku z górnej części ekranu startowego (rys.12) Rys. 12 Ekran startowy systemu e-zamówienia; czerwoną ramką zaznaczono przyciski dodatkowych funkcji. Proces składania reklamacji Reklamacje mogą dotyczyć problemów związanych z realizacja zamówienia. W szczególności kontrahent może reklamować nieterminową realizację zamówienia, braki w dostawie w stosunku do zamówienia, inne ceny na fakturze, a inne na zamówieniu, czy uszkodzone towary. Po zarejestrowaniu reklamacji w module e-zamówienia informacja przekazywana jest do pracownika MOTO-HURT S.A. 13
odpowiedzialnego za zamówienia dla danego kontrahenta. Po obsłużeniu zgłoszenia kontrahent otrzymuje w systemie e-zamówienia zwrotną informację o sposobie załatwienia reklamacji. Tą drogą kontrahent może również przesyłać inne wiadomości. Proces automatycznego wystawiania faktur, generowanie pliku danych dotyczących sprzedawanego asortymentu (załącznik elektroniczny do Faktury VAT) i wglądu w historię operacji dla kontrahenta Kontrahent dokonując zamówienia ma możliwość wygenerowania elektronicznej postaci Faktury VAT i zapisania u siebie na dysku. Posiada możliwość analizowania swoich rozrachunków, należności oraz historię zamawianych towarów. Integracja z systemami informatycznymi klientów Kontrahent może przygotować plik wymiany generowany ze swojego systemu informatycznego. W pliku zawarte są dane dotyczące zamawianych towarów. Program e-zamówienia wczytuje tak przygotowany plik i na jego podstawie generuje zamówienie. Format pliku wymiany ustalany jest z kontrahentem w zależności od używanego przez niego systemu informatycznego. MOTO-HURT S.A. 14