Zamawiający: ul. Sierpińskiego 24/5 20-448 Lublin ul. Narutowicza 57/6 20-016 Lublin KRS 0000306907 Tel./fax (81) 532 10 30, 532 10 32, 532 10 33 Lublin, 30 czerwca 2011 r. Zapytanie ofertowe (dotyczy przygotowania i przeprowadzenia grupowych zajęć szkoleniowo-doradczych z zakresu kadr i płac z obsługą programu Symfonią Kadry i Płace) Kod CPV: 80000000-4 Usługi edukacyjne i szkoleniowe Kod CPV: 79400000-8 Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczych i zarządzania oraz podobne 79414000-9 Usługi doradcze w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi Podstawa prawna: zasada konkurencyjności w ramach POKL I. ZAMAWIAJĄCY ul. Sierpińskiego 24/5 20-448 Lublin ul. Narutowicza 57/6 20-016 Lublin KRS 0000306907 Tel./fax (81) 532 10 30, 532 10 32, 532 10 33 II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest wykonanie usługi w postaci przygotowania i przeprowadzenia grupowych zajęć szkoleniowo - doradczych z zakresu kadr i płac z obsługą programu Symfonią Kadry i Płace na szkoleniu Kadry i płace z Symfonią w ramach projektu Kompetentni. 1
Projekt Kompetentni jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Cześć I. Przeprowadzenie zajęć teoretycznych z zakresu modułu kadry i płace. A) Do zakresu obowiązków Wykonawcy będzie należało: Przygotowanie i przeprowadzenie grupowych zajęć szkoleniowych - zajęć teoretycznych z zakresu modułu kadry i płace - w wymiarze 32 godz. dydaktycznych i grupowych zajęć doradczych w wymiarze 4 godz. dydaktycznych na szkoleniu Kadry i płace z Symfonią. Przygotowanie dokumentacji szkoleniowej oraz doradczej, tj. autorskiego konspektu zajęć oraz materiałów informacyjnych dla uczestników/czek (1 kpl. w wersji elektronicznej) na co najmniej 7 dni przed planowanym terminem zajęć. Prowadzenie dokumentacji zajęć szkoleniowych oraz doradczych w postaci dziennika zajęć, w tym sprawdzania obecności uczestników/czek oraz systematycznego uzupełniania dziennika. Przygotowanie pytań teoretycznych i/lub zadań praktycznych na egzamin oraz udział w egzaminie na ostatniej godzinie zajęć. B) Zajęcia zostaną zrealizowane przez Wykonawcę na podstawie ramowego programu obejmującego następujące moduły: Podstawowe zasady nawiązania stosunku pracy; Obowiązki informacyjne wobec pracowników; Rodzaje i zasady zawierania umów o pracę; Zasady i konsekwencje odpowiedzialności pracowników; Czas pracy i jego ewidencjonowanie; Zasady udzielania urlopów; Kontrola z inspekcji pracy; Podstawy prawne ustalania wynagrodzeń; Systemy i formy płac; Obowiązki zakładów pracy wobec ZUS i Urzędów Skarbowych; Zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu. C) Zajęcia będą prowadzone w grupach 5-10 osobowych w Lublinie. D) Zajęcia, w zależności od preferencji większości uczestników będą odbywać się w lub w trybie I dni robocze i weekend + 1 popołudnie (zajęcia dni robocze i weekend w przedziale godz. 09.00-16.00, popołudniowe w przedziale godz. 16.00-20.00) lub popołudnia i weekend (zajęcia popołudniowe w przedziale godz.14.00-20.00, zajęcia weekendowe w godz. 09.00-16.00) E) Terminy prowadzenia zajęć: tryb I 07, 08, 09, 10, 19 września 2011 r. lub tryb II 05, 06, 07, 08, 09, 21 września 2011r. F) Zamawiający zapewnia Wykonawcy: obiad oraz przerwy kawowe podczas realizacji usług. Cześć II. Przeprowadzenie praktycznych zajęć komputerowych z zakresu obsługi programu Symfonia Kadry i Płace. A) Do zakresu obowiązków Wykonawcy będzie należało: Przygotowanie i przeprowadzenie grupowych zajęć szkoleniowych - zajęć komputerowych z zakresu obsługi programu Symfonia Kadry i Płace - w wymiarze 32 godz. dydaktycznych na szkoleniu Kadry i płace z Symfonią. 2
Przygotowanie dokumentacji szkoleniowej, tj. konspektu zajęć oraz materiałów informacyjnych dla uczestników/czek (1 kpl. w wersji elektronicznej) na co najmniej 7 dni przed planowanym terminem zajęć. Prowadzenie dokumentacji zajęć szkoleniowych w postaci dziennika zajęć, w tym sprawdzania obecności uczestników/czek oraz systematycznego uzupełniania dziennika. Przygotowanie pytań teoretycznych i/lub zadań praktycznych na egzamin. B) Zajęcia zostaną zrealizowane przez Wykonawcę na podstawie ramowego programu obejmującego zagadnienia z zakresu obsługi programu Symfonia Kadry i Płace, przedstawionego przez Zamawiającego, C) Zajęcia będą prowadzone w grupach 5-10 osobowych w Lublinie. D) Zajęcia, w zależności od preferencji większości uczestników będą odbywać się w lub w trybie I dni robocze i weekend + 1 popołudnie (zajęcia dni robocze i weekend w przedziale godz. 09.00-16.00, popołudniowe w przedziale godz. 16.00-20.00) lub popołudnia i weekend (zajęcia popołudniowe w przedziale godz.14.00-20.00, zajęcia weekendowe w godz. 09.00-16.00) E) Terminy prowadzenia zajęć: tryb I 11, 14, 15, 16 września 2011 r. lub tryb II 09, 17, 18, 19, 20, 21 września 2011r. F) Zamawiający zapewnia Wykonawcy: obiad oraz przerwy kawowe podczas realizacji usług. 3. Wymagania w stosunku do Wykonawcy: A) Wykonawca musi posiadać wykształcenie wyższe. B) Wykonawca musi posiadać doświadczenie w przeprowadzeniu min. 50 godzin usług edukacyjnych, informacyjnych, doradczych i/lub innych form przekazywania wiedzy z zakresu zajęć szkoleniowo-doradczych (kadr i płac - modułu teoretycznego dot. Części I lub obsługi programu Symfonia Kadry i Place dot. Części II). C) Wykonawca wykluczy możliwość wystąpienia podwójnego finansowania przedmiotu umowy. Ad. A) Na etapie składania oferty dla potwierdzenia spełnienia wymagania wskazanego w pkt. 3. A) Wykonawca złoży oświadczenie wg wzoru z formularza ofertowego. Jeśli oferta danego Wykonawcy zostanie wybrana dostarczy on, przed podpisaniem umowy, kserokopie dokumentów potwierdzających spełnianie wymagania. Ad. B) Na etapie składania oferty dla potwierdzenia spełnienia wymagania wskazanego w pkt. 3. B) Wykonawca złoży oświadczenie wg wzoru z formularza ofertowego. Jeśli oferta danego Wykonawcy zostanie wybrana dostarczy on, przed podpisaniem umowy, kserokopie dokumentów potwierdzających spełnianie wymagania. Ad. C) Dla potwierdzenia spełnienia wymagania wskazanego w pkt. 3. C) Wykonawca złoży oświadczenie wg wzoru z formularza ofertowego. 3
4.Oferty częściowe: Dopuszcza się możliwość składania ofert częściowych. 5. Płatności: Płatności na rzecz Wykonawcy będą realizowane po realizacji usługi zgodnie z terminem określonym w umowie, tj. 60 dni (pod warunkiem dostępności środków na koncie projektu). Wykonawca zostanie zatrudniony na podstawie umowy o dzieło do realizacji zajęć szkoleniowych w Części I zapytania oraz na podstawie umowy zlecenia do realizacji zajęć doradczych oraz zajęć z zakresu obsługi programu Symfonia Kadry i Płace w Części II zapytania. Wypłata na podstawie wystawionego rachunku lub faktury (w zależności od statusu Wykonawcy). Do rachunku/faktury dołączone będą: protokół odbioru umowy oraz ewidencja godzin i zadań realizowanych w ramach projektów NSRO w okresie trwania umowy przez Wykonawcę. III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Termin wykonania przedmiotu zamówienia: do 19.09.2011 r. lub do 21.09.2011 r. w zależności od trybu zajęć. Szczegółowy harmonogram zajęć zostanie przedstawiony przez Zamawiającego po rozstrzygnięciu postępowania. IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY Wykonawcy zobowiązani są zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w Zapytaniu ofertowym i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty własne związane z przygotowaniem i złożeniem oferty, niezależnie od wyniku Postępowania. Zamawiający w żadnym przypadku nie odpowiada za koszty poniesione przez Wykonawców w związku z przygotowaniem i złożeniem oferty. Wykonawcy zobowiązują się nie podnosić jakichkolwiek roszczeń z tego tytułu względem Zamawiającego. Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, na maszynie do pisania, komputerze lub inną trwałą, czytelną techniką. Wszystkie kartki oferty powinny być trwale spięte, ponumerowane oraz zaparafowane lub podpisane przez osobę składającą ofertę. Ewentualne poprawki w tekście Oferty muszą być naniesione w czytelny sposób i parafowane przez osobę, która jest jej Wykonawcą. Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania. V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: poczty elektronicznej na adres: a.nalepa@ffi.org.pl, faxu na numer 81 532 10 30, przesłana pocztą tradycyjną lub dostarczona osobiście na adres:, ul. Narutowicza 57/6, 20-016 Lublin do dnia 12 lipca 2011 roku do godz. 16-tej (liczy się data wpływu). Oferty przesłane e-mailem muszą zawierać podpisany przez Wykonawcę i zeskanowany Formularz ofertowy. 2. Oferty złożone po terminie, na innym druku, niekompletne lub nie spełniające stawianych wymagań nie będą rozpatrywane. 3. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. 4
4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. VI. OCENA OFERT Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: A) Kryteria podstawowe: 1. Oczekiwane wynagrodzenie brutto ogółem (całkowity koszt uwzględniający również koszty pracodawcy jeśli dotyczy) 50% 2. Liczba przeprowadzonych godzin usług edukacyjnych, informacyjnych, doradczych i/lub innych form przekazywania wiedzy z zakresu kadr i płac (Część I) i obsługi programu Symfonia Kadry i Płace (Część II) 25%. 3. Liczba przeprowadzonych godzin usług edukacyjnych, informacyjnych, doradczych i/lub innych form przekazywania wiedzy ogółem (obejmuje również godziny z pkt.2) 25% B) Kryteria dodatkowe (za spełnienie każdego z niżej wymienionych kryteriów Wykonawca otrzyma określoną liczbę dodatkowych punktów): 1. Uprawnienia pedagogiczne potwierdzone stosownym dokumentem 5 pkt. Sposób oceny ofert: Ad. A) 1. Oferta z najniższą ceną uzyska 50 pkt. w tej części oceny. Pozostałe oferty zostaną ocenione wg następującego wzoru. A n= (a min/a n) 50 pkt. a min - cena minimalna wśród złożonych ofert a n - cena zaproponowana przez oferenta n Ad. A)2 Oferta z największą liczbą przeprowadzonych godzin uzyska 25 punktów. Pozostałe oferty zostaną ocenione wg następującego wzoru. A n= (a n/a max) 25 pkt. a n - liczba godzin przeprowadzonych przez oferenta n a max - największa liczba godzin wśród złożonych ofert Ad. A)3 Oferta z największą liczbą przeprowadzonych godzin ogółem uzyska 25 punktów. Pozostałe oferty zostaną ocenione wg następującego wzoru. A n= (a n/a max) 25 pkt. a n - liczba godzin ogółem przeprowadzonych przez oferenta n a max - największa liczba godzin ogółem wśród złożonych ofert Ad. B) 1., Punkty dodatkowe otrzyma każdy Wykonawca, który spełni kryteria dodatkowe. 5
VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY 1. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów za pośrednictwem poczty elektronicznej. 2. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana będzie zobowiązany do dostarczenia: A) Dokumentów potwierdzających spełnianie wymagań określonych w części II pkt. 3, lit. A) i B) niniejszego zapytania (kserokopia dokumentu potwierdzającego posiadanie wyższego wykształcenia oraz kserokopie dokumentów potwierdzających posiadanie doświadczenia w przeprowadzeniu min. 50 godzin usług edukacyjnych, informacyjnych, doradczych i/lub innych form przekazywania wiedzy z zakresu kadr i płac (Część I) i obsługi programu Symfonia Kadry i Płace (Część II). B) Kserokopii dokumentu potwierdzającego posiadanie uprawnień pedagogicznych (jeśli dotyczy). C) CV na wzorze dostarczonym przez Zamawiającego wraz z deklaracją uczestnictwa w projekcie. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do weryfikacji złożonych przez Wykonawcę oświadczeń poprzez żądanie przedstawienia odpowiednich dokumentów i kontakt z odpowiednimi instytucjami. 4. Jeżeli cena zaproponowana przez Wykonawcę wyłonionego w postępowaniu przekroczy założenia budżetu realizacji projektu, Zamawiający podejmie negocjacje celem jej obniżenia. Jeśli negocjacje nie przyniosą pożądanego skutku Zamawiający ma prawo odrzucić taką ofertę i wyłonić Wykonawcę, który uzyskał kolejną najwyższą ilość punktów w postępowaniu. VIII. DODATKOWE INFORMACJE Dodatkowych informacji udziela Pani Aleksandra Nalepa-Ścirka pod numerem telefonu 81 532 10 32 oraz adresem e-mail: a.nalepa@ffi.org.pl. IX. ZAŁĄCZNIKI Wzór formularza ofertowego. 6