Łódź, 12.08.2013r. ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące przygotowania i dostawy posiłków dla przedszkola Sezamkowo w Łodzi oraz przedszkola Bim Bam Bom w Zgierzu (na podstawie zasady konkurencyjności w rozumieniu Wytycznych Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki) I. Zamawiający KODA Public Relations Beata Kostrzewska, Sławomir Darzycki Spółka jawna 94-287 Łódź, ul. St. Łukawskiego 18 NIP: 7251822973 II. Tytuł projektu Bim Bam Bom dla wszystkich drugi dom III. Program, Priorytet, Działanie Program Operacyjny Kapitał Ludzki Priorytet IX Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach Działalnie 9.1 Wyrównywanie szans edukacyjnych i zapewnienie wysokiej jakości usług edukacyjnych świadczonych w systemie oświaty Poddziałanie 9.1.1 Zmniejszenie nierówności w stopniu upowszechnienia edukacji przedszkolnej IV. Nazwa przedmiotu zamówienia Przedmiotem zamówienia jest przygotowanie i dostawa posiłków dla dzieci w wieku 3-5 lat uczęszczających do przedszkola Sezamkowo w Łodzi oraz przedszkola Bim Bam Bom w Zgierzu, w ramach projektu Bim Bam Bom dla wszystkich drugi dom. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): 55321000-6 Usługi przygotowania posiłków 55321200-0 Usługi dowożenia posiłków V. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 1) Zamówienie obejmuje przygotowanie i dostawę: a) od poniedziałku do piątku: - trzech posiłków dziennie (śniadanie, obiad, podwieczorek) dla dzieci przedszkolnych w wieku 3-5 lat uczęszczających do przedszkola Sezamkowo w Łodzi - łącznie 30 dzieci, (szacunkowo 480 porcji / miesiąc), - trzech posiłków dziennie (śniadanie, obiad, podwieczorek) dla dzieci przedszkolnych w wieku 3-5 lat uczęszczających do przedszkola Bim Bam Bom w Zgierzu - łącznie 15 dzieci, (szacunkowo 240 porcji / miesiąc). b) w soboty: - jeden posiłek dziennie (obiad) dla dzieci przedszkolnych w wieku 3-5 lat uczęszczających do przedszkola Sezamkowo w Łodzi - łącznie 15 dzieci (szacunkowo 48 porcji / miesiąc). Strona 1 z 9
- jeden posiłek dziennie (obiad) dla dzieci przedszkolnych w wieku 3-5 lat uczęszczających do przedszkola Bim Bam Bom w Zgierzu - łącznie 15 dzieci (szacunkowo 48 porcji / miesiąc). Dostarczanie do wskazanych placówek powinno odbywać się dwa razy dziennie w godzinach 8.20 śniadanie oraz 11.15 obiad + podwieczorek dla dzieci przedszkolnych (od poniedziałku do piątku) oraz jeden raz dziennie o godz. 11.15 (obiad) w soboty. 2) Zamawiający informuje, że liczba dzieci w okresie realizacji zamówienia może ulec zmianie. Zamawiający informuje, że wskazana ilość posiłków ma charakter szacunkowy, a rzeczywista ilość dziennych posiłków może ulec zmianie i wynikać będzie z bieżących potrzeb Zamawiającego i obecności dzieci w przedszkolu. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności z tytułu zmniejszenia ilości posiłków, które są uzależnione od obecności dzieci w danym dniu w przedszkolu. O zmianach ilości zamawianych na dany dzień posiłków Zamawiający będzie informował Wykonawcę telefonicznie: śniadania najpóźniej do godziny 15.00 dnia poprzedniego, obiady i podwieczorki najpóźniej do godziny 9.30 w dniu dostawy posiłków, z uwagi na to, że nie jest możliwe podanie wyprzedzająco dokładnej liczby dzieci korzystających z danych posiłków w danym dniu. 3) Do wyceny całości zamówienia w okresie jego realizacji należy przyjąć orientacyjną łączną ilość posiłków (przy uwzględnieniu postanowień punktu 2): - 4800 śniadań, - 6720 obiadów dwudaniowych, - 4800 podwieczorków, 4) Zobowiązuje się Wykonawcę do przestrzegania normatywnych wartości energetycznych, wartości odżywczych i smakowych potraw zgodnie z prawnymi regulacjami o warunkach zdrowotnych żywności oraz przygotowywania ich zgodnie z prawnymi regulacjami. 5) Wykonawca zobowiązany jest do zachowania diet pokarmowych w zależności od indywidualnych potrzeb dzieci, zgodnie z otrzymaną informacją od Zamawiającego. 6) Wymagania przedmiotowe w stosunku do posiłków: a) muszą być ze świeżych artykułów spożywczych, posiadających aktualne terminy ważności, b) nie dopuszcza się mięsa i przetworów z puszek konserwowych, c) przy sporządzaniu posiłków muszą być przestrzegane i stosowane wymagania zdrowotne żywności oraz wymagania dotyczące przestrzegania zasad higieny, zgodnie z ustawą z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2010 r. Nr 136, poz. 914 z późn. zm.) jak również zalecenia Głównego Inspektora Sanitarnego i Instytutu Żywności i Żywienia w sprawie norm wyżywienia i żywienia, jakie obowiązują w zakładach żywienia zbiorowego oraz jakości zdrowotnej żywności, ze szczególnym uwzględnieniem zaleceń dotyczących: - wyposażenia (stanu technicznego i sanitarnego pomieszczeń i urządzeń), - personelu (kwalifikacje i niezbędne badania lekarskie), - cyklu produkcyjnego i jego poszczególnych etapów (przestrzegania zasad sanitarno-higienicznych na każdym etapie: produkcji posiłków, wydawania posiłków, składowania i magazynowania produktów, przewozu posiłków), Strona 2 z 9
- w zakresie jakości usług (w sposób gwarantujący jakość posiłków zgodną z zalecanymi normami dotyczącymi zawartości składników pokarmowych, zapewniając różnorodność diety, właściwy stan dostarczania posiłków ( posiłki gorące, świeże, smaczne i estetycznie przygotowane i podane), - posiłki powinny być sporządzane i wydawane zgodnie z wymogami sztuki kulinarnej i sanitarnej dla żywienia zbiorowego, - posiłki powinny być przygotowane z uwzględnieniem norm żywieniowych, o wartości odżywczej zalecanej dla dzieci w wieku od 3 do 5 lat, - przy układaniu jadłospisu należy unikać częstego powtarzania tych samych potraw, przy czym niedopuszczalne są powtórzenia tego samego dania w ciągu jednego tygodnia, - posiłki powinny być przewożone w termosach gastronomicznych, zapewniających utrzymanie temperatury spożywania potraw oraz posiadających odpowiednie atesty Państwowego Zakładu Higieny. W uzasadnionych przypadkach dopuszcza się przewożenie w innych pojemnikach i/lub naczyniach gwarantujących utrzymanie właściwej temperatury. 7) Pierwszy jadłospis, na pierwsze 10 dni świadczenia usług Wykonawca dostarcza przed podpisaniem umowy, następne jadłospisy Wykonawca ma obowiązek dostarczania na następny tydzień, najdalej w piątek, a jeżeli jest on dniem ustawowo wolnym od pracy, w dniu poprzedzającym wolny dzień Dyrektorowi przedszkola. 8) W jadłospisie bezwzględnie musi być podana wartość odżywcza w kcal poszczególnych posiłków. 9) Zmiana jadłospisu może być dokonana wyłącznie w uzasadnionych przypadkach, za zgodą Dyrektora przedszkola. 10) Jadłospis musi być podpisany przez osobę, po stronie Wykonawcy, mającą do tego stosowne przygotowanie zawodowe. 11) Sprawy organizacyjne związane z bezpośrednim wydawaniem posiłków i wszystkie związane z tym szczegóły, należy uzgodnić bezpośrednio z Dyrektorem przedszkola. 12) Wykonawca jest odpowiedzialny wobec Zamawiającego za przestrzeganie przez osoby wykonujące w jego imieniu zamówienie w pełnym zakresie obowiązujących przepisów BHP, p.poż. i higieniczno - sanitarnych. Odpowiada on za ich działania oraz za działania własne oraz ponosi odpowiedzialność prawną i materialną wobec osób trzecich za naruszenie ww. przepisów oraz w zakresie wykonywanej usługi tj. jakości produktów i przygotowania posiłków, ich zgodności z obowiązującymi normami oraz wymaganiami higieniczno sanitarnymi i porządkowymi. VI. Termin wykonania zamówienia Realizacja zadania - od 02 września 2013 r. do 30 czerwca 2015r z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy oraz z wyłączeniem miesięcy wakacyjnych (lipiec i sierpień). VII. Termin związania ofertą Wykonawca zostanie związany ofertą przez 14 dni (bieg terminu rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania oferty). Wykonawca samodzielnie lub na wniosek Zamawiającego może przedłużyć termin związania z ofertą. VIII. Opis sposobu obliczania ceny Strona 3 z 9
Cena oferty wyrażona w PLN winna zawierać wszystkie koszty jakie Wykonawca poniesie z tytułu należytej realizacji zamówienia (w tym m.in. koszty dostawy, załadunku, rozładunku, ubezpieczenia transportu przedmiotu zamówienia do czasu jego odbioru itp). Ceną oferty jest cena brutto wraz z podatkiem VAT, podana przez Wykonawcę w jego ofercie. Cena oferty jest to łączny koszt wykonania zamówienia, za całość zamówienia przewidzianego do wykonania w okresie realizacji zamówienia tj. od 02 września 2013 r. do 30 czerwca 2015r. Cenę oferty brutto należy wyliczyć w następujący sposób: C = 4800 szt. x CS + 6720 szt. x CO + 4800 szt. x CP Gdzie: C cena oferty brutto wraz z podatkiem VAT wyrażona w złotych polskich (PLN). CS cena jednostkowa za jedno śniadanie, brutto wraz z podatkiem VAT wyrażona w złotych polskich (PLN). CO cena jednostkowa za jeden obiad, brutto wraz z podatkiem VAT wyrażona w złotych polskich (PLN). CP cena jednostkowa za jeden podwieczorek, brutto wraz z podatkiem VAT wyrażona w złotych polskich (PLN). 4800 szt. ilość śniadań, którą należy przyjąć do wyliczenia ceny oferty, 6720 szt. ilość obiadów, którą należy przyjąć do wyliczenia ceny oferty (w tym: 4800 szt. dostarczanych w tygodniu i 1920 szt. dostarczanych w soboty). 4800 szt. ilość podwieczorków, którą należy przyjąć do wyliczenia ceny oferty. UWAGA: Rozliczenia z Wykonawcą dokonywane będą z zastosowaniem cen jednostkowych, odpowiednio za jedno śniadanie, za jeden obiad, za jeden podwieczorek, które to ceny jednostkowe Wykonawca poda w swojej ofercie za faktyczną ilość zamówionych odpowiednio śniadań, obiadów i podwieczorków zgodnie z przekazaną wcześniej informacją, o której mowa w punkcie 2) sekcji V, dotyczącą ilości zamówionych na dany dzień posiłków. Cena jednostkowa odpowiednio za jedno śniadanie, za jeden obiad, za jeden podwieczorek, musi uwzględniać wszystkie wymagania niniejszego zapytania ofertowego oraz obejmować wszelkie koszty jakie doświadczony Wykonawca powinien przewidzieć w celu należytej i zgodnej z prawem realizacji zamówienia, a w szczególności opłaty, podatki, koszty produktów, transportu itp. niezbędnych do realizacji zamówienia. UWAGA: Przyjęta do wyliczenia ceny oferty i cen jednostkowych ilość posiłków tj. śniadań 4800 szt., obiadów 6720 szt. oraz podwieczorków 4800 szt. są to ilości przewidywane (orientacyjne). Ceny jednostkowe za przygotowanie odpowiednio śniadań oraz obiadów i podwieczorków, określone w ofercie Wykonawcy będą stałe (niezmienne) w okresie realizacji umowy. Z tytułu ww. zmniejszenia ilości posiłków Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie, a w szczególności roszczenie o zwiększenie wynagrodzenia za jeden posiłek. IX. Opis przygotowania oferty 1. Oferta powinna być przygotowana zgodnie z formularzem ofertowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania. Koszty związane z przygotowaniem oferty ponosi składający ofertę. Ewentualne poprawki w ofercie muszą być naniesione czytelnie oraz opatrzone czytelnym odpisem osoby/osób sporządzających ofertę. Strona 4 z 9
2. Prawidłowe ustalenie podatku VAT leży po stronie Wykonawcy. Stawkę podatku VAT Wykonawca przyjmuje zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jednolity z 2004 r. Dz.U. Nr 54, poz. 535 z póź. zm.). Zamawiający nie uzna za oczywistą pomyłkę i nie będzie poprawiał błędnie wystawionej stawki podatku VAT. 3. Zamawiający nie dopuszcza podawania ceny oferty i cen jednostkowych w wariantach, alternatywnie lub w przedziałach liczbowych. W przypadku przedstawienia ceny w taki sposób oferta zostanie odrzucona. 4. Cenę oferty oraz ww. ceny jednostkowe należy podać w złotych polskich zgodnie z polskim systemem płatniczym po zaokrągleniu do pełnych groszy (dwa miejsca po przecinku), przy czym końcówki poniżej 0,5 grosza pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla do 1 grosza. 5. W ofercie należy podać liczbę miesięcy posiadanego doświadczenia w realizacji cateringu dla placówek sprawujących opiekę nad dziećmi w wieku przedszkolnym. Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania od Wykonawcy dokumentów potwierdzających podane informacje (np. referencje). Uniemożliwienie Zamawiającemu zweryfikowania posiadanego doświadczenia będzie skutkowało odrzuceniem oferty. 6. Do oferty należy dołączyć Oświadczenie o braku powiązań z Zamawiającym (załącznik nr 2). Brak załącznika będzie skutkował odrzuceniem oferty z powodów formalnych. X. Kryteria wyboru oferty 1. Kryterium, jakim będziemy się kierować przy wyborze najlepszej oferty, stanowi cena brutto za realizację całości zamówienia (waga 70%) oraz doświadczenie w realizacji zamówień o zakresie tożsamym z przedmiotowym zapytaniem, czyli przygotowanie i dostawa posiłków dla dzieci w wieku przedszkolnym (waga: 30%). 2. Oferta oceniana będzie pod względem ww kryteriów w następujący sposób: 1-sze kryterium: cena oferty brutto C = (n : w) x 100 x 70% n najniższa wartość z zaoferowanych ofert w wartość z badanej oferty 2-gie kryterium: doświadczenie D = (w : n) x 100 x 30% n największe doświadczenie z zaoferowanych ofert w doświadczenie z badanej oferty 3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą ilość punktów przyznanych w oparciu o kryterium ceny brutto oraz doświadczenia. 4. Zamawiający podpisze umowę z Wykonawcą, który przedłoży najkorzystniejszą ofertę wynikającą z przyjętych w/w kryterium. O miejscu i podpisaniu umowy Zamawiający powiadomi wybranego Wykonawcę. XI. Miejsce i termin składania ofert Termin składania ofert upływa 10 dni roboczych po zamieszczeniu ogłoszenia na stronie internetowej projektu pod adresem www.dlawszystkich.bimbambom.info tj. 26.08.2012r. godz.15.00. Decydujące znaczenie dla oceny zachowania powyższego terminu ma data i godzina wpływu oferty do Zamawiającego, a nie data jej wysłania. Oferty można składać: Strona 5 z 9
- osobiście lub pocztą na adres Biura Projektu ul. Przełajowa 5, Łódź, z dopiskiem na kopercie Zapytanie ofertowe: Dostawa posiłków lub - elektronicznie, w postaci skanów podpisanych dokumentów, na adres e-mail: projekt@bimbambom.info XII. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie opublikowana na stronie internetowej projektu pod adresem www.dlawszystkich.bimbambom.info Powiadomieni zostaną również oferenci, którzy złożyli oferty w danym postępowaniu o udzielenie zamówienia (drogą elektroniczną na podany w ofercie adres e-mail). XIII. Osoba wyznaczona do kontaktów w ramach w/w zadania ze strony Zamawiającego: Beata Kostrzewska e-mail: koda@kodapr.com tel. +48 604 644 444. XIII. Informacje o wykluczeniach Z postępowania wykluczone są podmioty powiązane z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Beneficjenta czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. Wykonawca zobowiązany jest do dołączenia do oferty oświadczenia o braku ww. powiązań (załącznik nr 2). Brak oświadczenia o braku powiązań będzie skutkował odrzuceniem oferty. Załączniki: 1. Formularz oferty 2. Oświadczenie o braku powiązań osobowych lub kapitałowych. Strona 6 z 9
Załącznik nr 1 do zapytania ofertowego Przygotowanie i dostawa posiłków dla przedszkola Sezamkowo w Łodzi oraz przedszkola Bim Bam Bom w Zgierzu z dn. 12.08.2013 FORMULARZ OFERTOWY dotyczący przygotowania i dostawy posiłków dla przedszkola Sezamkowo w Łodzi oraz przedszkola Bim Bam Bom w Zgierzu Wyrażam/y chęć uczestnictwa w postępowaniu o udzielenie zamówienia prowadzonego zgodnie z zasadą konkurencyjności organizowane przez KODA Public Relations B.Kostrzewska i S.Darzycki Sp.j. pt. Przygotowanie i dostawa posiłków dla przedszkola Sezamkowo w Łodzi oraz przedszkola Bim Bam Bom w Zgierzu, w terminach i pod warunkami określonymi w zapytaniu ofertowym z dnia 12.08.2013 r. Nazwa Wykonawcy:.. Adres:... Nr telefonu/fax-u. Adres e-mail:... NIP:.. Osoba upoważnione do reprezentowania Wykonawcy (imię i nazwisko, stanowisko):.. 1. Przedmiot zamówienia określony w zapytaniu ofertowym wykonam/y za: Netto: zł (słownie:.. zł) Podatek VAT. zł BRUTTO: zł (słownie:.. zł) Posiłek Szacunkowa liczba posiłków Cena jednostkowa NETTO Kwota VAT Cena jednostkowa BRUTTO Razem NETTO Razem VAT Razem BRUTTO (1) (2) (3) (4) (1 x 2) (1 x 3) (1 x 4) Śniadanie 4800 Obiad 6720 Podwieczorek 4800 RAZEM wartość oferty Strona 7 z 9
2. Posiadam doświadczenie w przygotowywaniu i dostawie posiłków do placówek sprawujących opiekę nad dziećmi w wieku przedszkolnym: liczba miesięcy: 3. Termin wykonania zamówienia od dnia podpisania umowy: do 5 dni roboczych. 4. Termin związania ofertą: 14 dni licząc od dnia upływu składania oferty. 5. Oświadczam, że posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień w tym opinię sanitarną Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego. 6. Oświadczam, że posiadam odpowiednią wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia, zgodnie w obowiązującymi regulacjami prawnymi. 7. Oświadczam, że znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej prawidłowe wykonanie zamówienia (miejscowość, data). (pieczęć firmy, podpis osoby upoważnionej) Strona 8 z 9
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego Przygotowanie i dostawa posiłków dla przedszkola Sezamkowo w Łodzi oraz przedszkola Bim Bam Bom w Zgierzu z dn. 12.08.2013...... Imię i nazwisko.. Adres Oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym (Zamawiający: KODA Public Relations Beata Kostrzewska, Sławomir Darzycki Spółka jawna 94-287 Łódź, ul. St. Łukawskiego 18 NIP: 7251822973) Ja niżej podpisany Oświadczam o braku występowania powiązań osobowych lub kapitałowych z Zamawiającym. Oświadczam, że w szczególności nie występują wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a. uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b. posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. (miejscowość, data). (pieczęć firmy, podpis osoby upoważnionej) Strona 9 z 9