Opole 29.08.2012 r Higma Service Sp. z o.o. 45-446 Opole ul. Gosławicka 2 ZAPYTANIE OFERTOWE nr 4/pokl/HS Dotyczy projektu pn. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych, kompetencji i umiejętności pracowników i kadry kierowniczej firmy Higma Service Sp. z o.o. dofinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego W związku z realizacją projektu Podnoszenie kwalifikacji zawodowych, kompetencji i umiejętności pracowników i kadry kierowniczej firmy Higma Service Sp. z o.o. w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, prosimy o przedstawienie oferty cenowej Państwa firmy zgodnie z poniższą specyfikacją: KOD CPV: 55110000-4 - hotelarskie usługi noclegowe; 55120000-7 - usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji; 55300000-3 - usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków. 1. Wymagania ogólne 1. Wykonawca jest zobligowany do przedstawienia oferty cenowej, na obsługę szkoleń, podczas której zapewni: noclegi ze śniadaniem dla uczestników, katering( 2 przerwy kawowe, 2 obiady, 1 kolację) oraz salę do przeprowadzenia szkolenia, wyposażoną w klimatyzację, tablicę typu flipczart oraz rzutnik i ekran. 2. Każdy z Oferentów może złożyć tylko jedną ofertę 3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość dokonania wizji lokalnej w celu potwierdzenia spełniania warunków opisanych w niniejszym zamówieniu 1
4. Realizacja usługi musi odbywać się w miejscu noclegu i szkolenia, Zamawiający nie dopuszcza możliwości transportu uczestników szkolenia z miejsca noclegu do miejsca szkolenia 2. Wymagania szczegółowe 1. termin realizacji I edycji 18-19.09.2012 2. termin realizacji II edycji 02-03.10.2012 3. termin realizacji III edycji 16-17.10.2012 4. noclegi w terminie 18-19.09.2012 dla 13 osób 5. noclegi w terminie 02-03.10.2012 dla 16 osób 6. noclegi w terminie 16-17.10.2012 dla 7 osób 7. katering w terminie 18-19.09.2012 dla 13 osób + trener 8. katering w terminie 02-03.10.2012 dla 16 osób + trener 9. katering w terminie 16-17.10.2012 dla 7 osób + trener 10. spotkania będą realizowane w godzinach 9.00-17.00 11. miejsce realizacji: sala dla grupy do 20 osób, wyposażona w ekran, rzutnik, klimatyzację, tablicę typu flipczart 12. pokój hotelowy powinien być 1 lub 2 osobowy, z łazienką, wyposażony w tv, dostęp do internetu 13. proponowana cena powinna uwzględniać :1 nocleg ze śniadaniem, 2 przerwy kawowe, 2 obiady, 1 kolację. 14. Oferent jest zobowiązany do podania ceny jednostkowej za jedną edycję, oraz ceny za 3 edycje, zgodnie z tabelą w zalączniku nr 1 15. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych 3. Kryteria oceny i wybór najkorzystniejszej oferty 1. Wyboru ofert dokonuje komisja w 3 osobowym składzie: Prezes Zarządu Higma Service Sp. z o.o., Koordynator Projektu, pracownik Higma Service Sp. z o.o. 2. Ocenie merytorycznej będą podlegały tylko kompletne formularze ofertowe, opracowane i zawierające załączniki, zgodnie z zapytaniem ofertowym publikowanym przez Higma Service Sp. z o.o. 2
3. Oferty niekompletne, bez załączników, zawierające braki formalne zostaną odrzucone z przyczyn formalnych 4. W związku z odrzuceniem oferty, uczestnikom postępowania nie przysługuje żadne roszczenie przeciwko Higma Service Sp. z o.o. 5. Oferty zostaną ocenione zgodnie z kolejnością wpływu 6. Oferty będą oceniane następująco: a/ weryfikacja formalna oferty, jej kompletność oraz zagodność z zapytaniem ofertowym b/ cena nie może przekraczać założonego kosztu określonego w budżecie projektu c/ realizacja zakresu oferty w odniesieniu do prowadzonej działalności uczestnika postępowania 7. Kryteria wyboru oferty są następujące: a/ cena- 100 % ( punktacja wyliczana będzie następująco: 100 pkt x cena najtańszej oferty/ cena ocenianej oferty) 8. Oferta może otrzymać maksymalnie 100 punktów 9. Punktacja będzie zaokrąglana w górę, do dwóch miejsc po przecinku 10. Oferty spełniające wymagania niniejszego Zapytania Ofertowego zostaną ocenione przez Zamawiającego zgodnie z przyjętymi kryteriami oceny. 11. W przypadku gdy żadna ze złożonych ofert nie spełni oczekiwań Zamawiającego, wybór ofert może zostać unieważniony bez podania przyczyny. 12. W przypadku gdy cena ofert przekroczy wartość środków zabezpieczonych na ten cel w budżecie projektu, wybór ofert może zostać unieważniony lub mogą zostać przeprowadzone dodatkowe negocjacje cenowe. 13. W przypadku, gdy dla Zamawiającego oferta nie będzie w pełni jasna może on się zwrócić do Oferenta o dodatkowe wyjaśnienia lub doprecyzowanie oferty. 14. Ocena dokonana przez Komisję ma charakter ostateczny 15. Informacja o wynikach postepowania zostanie przesłana elektronicznie na adres mailowy wskazany przez uczestników postępowania w ciągu 7 dni od daty zakończenia przyjmowania ofert oraz zamieszczona na stronie www Higma Service Sp. z o.o. 3
5. Opis sposobu przygotowania oferty oraz wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu. 1. Ceny w ofercie, rozumiane jako kompletne zryczałtowane ceny, należy przedstawić w formie tabelarycznej wg wzoru formularza oferty 2. Kompletna oferta powinna zawierać: formularz ofertowy (załącznik 1) oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym (załącznik 2). oświadczenie o spełnieniu wymagań związanych z realizacją zlecenia (załącznik nr 3 ), wzór umowy na na realizację usługi, parafowany i opieczętowany przez Wykonawcę( załącznik nr 4) kserokopia KRS, wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej itp. określające status prawny Wykonawcy, nie starszy niż 3 miesiące 3. Wszelkie kserokopie zaświadczeń, wydruków,itp., dostarczonych wraz z ofertą muszą być opieczętowane za zgodność z oryginałem. 4. Oferta powinna być sformułowana w języku polskim, przygotowana w sposób jak najbardziej zrozumiały, czytelny i kompletny oraz jednoznacznie odnosić się do przedmiotu Zapytania Ofertowego 5. Oferta powinna być spakowana do koperty papierowej, opisanej w tytule: ZAPYTANIE OFERTOWE nr 4/pokl/HS Podnoszenie kwalifikacji zawodowych, kompetencji i umiejętności pracowników i kadry kierowniczej firmy Higma Service Sp. z o.o. wraz z danymi Wykonawcy oferty. 6. Oryginał Oferty - przygotowany w oparciu o niniejsze Zapytanie Ofertowe, zwany dalej kompletną dokumentacją oferty, powinien być dostarczony osobiście, drogą pocztową jako list polecony bądź przesyłką kurierską na adres Zamawiającego: Higma Service Sp. z o.o. 45-446 Opole, ul. Gosławicka 2, lub pocztą elektroniczną na adres: pokl@higma-service.pl z zaznaczeniem w tytule numeru zapytania ofertowego, ZAPYTANIE OFERTOWE nr 4/pokl/HS Podnoszenie kwalifikacji zawodowych, kompetencji i umiejętności pracowników i kadry kierowniczej firmy Higma Service Sp. z o.o. w formacie zapisu PDF w terminie do dnia 12.09.2012, do godz. 15.00. 4
7. Termin uważa się za zachowany w przypadku złożenia /doręczenia droga pocztową/ lub odpowiednio drogą mailową kompletnej dokumentacji oferty w siedzibie Zamawiającego najpóźniej w w/w terminie. 6. Informacje dodatkowe i kontakt między Wykonawcą a Zamawiającym 1. Osobą upoważnioną do kontaktowania się z Wykonawcami jest Paweł Jaeschke. 2. Wszelkie pytania dotyczące postępowania proszę kierować na adres mailowy: pokl@higma-service.pl w tytule wpisując Projekt POKL Opole, 29.08.2012 5
Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego nr.. (Miejscowość, data) W imieniu Firmy:... oznaczenie Oferenta/nazwa siedziba i adres, ewentualnie czytelna pieczątka/............ oświadczam (-y), iż zadanie opisane w zapytaniu ofertowym z dnia /..../ wykonam(-y) na warunkach zgodnych z treścią przedmiotowego zapytania przy zastosowaniu przedstawionych poniżej warunków cenowych: Nazwa Cena netto za obsługę( uwzględniająca noclegi, katering, wynajem sali szkoleniowej) 1 Obsługa szkolenia I edycja 18-19.09.2012 2 Obsługa szkolenia II edycja 02-03.10.2012 3 Obsługa szkolenia II edycja 16-17.10.2012 RAZEM TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ: 45 dni od daty złożenia oferty. Załączniki: oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań kapitałowych lub osobowych z Zamawiającym (załącznik 2). oświadczenie o spełnieniu wymagań związanych z realizacją zlecenia (załącznik nr 3 ), wzór umowy na na realizację usługi, parafowany i opieczętowany przez Wykonawcę( załącznik nr 4) kserokopia KRS, wydruk z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej itp. określające status prawny Wykonawcy, nie starszy niż 3 miesiące Pieczęć firmowa i podpis osoby upoważnionej do reprezentacji Oferenta 6
Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego nr... (Miejscowość, data) Oświadczenie Niniejszym oświadczam, że jako Wykonawca nie jestem powiązany z Zamawiającym osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania pomiędzy Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadania co najmniej 10% udziałów lub akcji, pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.. Pieczęć firmowa i podpis osoby upoważnionej do reprezentacji Oferenta 7
Załącznik nr 3 do zapytania ofertowego nr... (Miejscowość, data) Oświadczenie Niniejszym oświadczamy, że: 1. posiadamy uprawnienia do wykonywania działalności/świadczenia usługi obejmującej przedmiot zamówienia 2. posiadamy niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponujemy osobami zdolnymi do wykonania zamówienia 3. znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej pozwalającej na wykonanie zamówienia. Pieczęć firmowa i podpis osoby upoważnionej do reprezentacji Oferenta 8
Załącznik nr 4 do Zapytania ofertowego nr.. UMOWA Zawarta w dniu... pomiędzy Higma Service Sp. z o.o., z siedzibą pod adresem Opole (45-446), ul. Gosławicka 2, zarejestrowaną w rejestrze przedsiębiorców prowadzonym przez Sąd Rejonowy w Opolu VIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000245309, REGON: 160047090, NIP: 754-28-33-295, kapitał 134.600,00 zł, reprezentowaną przez Macieja Jaeschke Prezesa Zarządu, zwanym dalej Zleceniodawcą a...... reprezentowaną/ ym przez... zwaną dalej Wykonawcą 1 Umowę niniejszą zawarto w związku z realizacją projektu nr POKL.08.01.01-16-146/11-00 pt. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych, kompetencji i umiejętności pracowników i kadry kierowniczej firmy Higma Service Sp. z o.o. współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego, Poddziałanie 8.1.1 Wspieranie rozwoju kwalifikacji zawodowych i doradztwo dla przedsiębiorstw Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013, realizowanego przez firmę Higma Service Sp. z o.o. 2 1. Przedmiotem niniejszej Umowy jest obsługa szkolenia zgodnie z poniższą specyfikacją: Nazwa Cena netto za obsługę( uwzględniająca noclegi, katering, wynajem sali szkoleniowej) 1 Obsługa szkolenia I edycja 18-19.09.2012 2 Obsługa szkolenia II edycja 02-03.10.2012 3 Obsługa szkolenia II edycja 16-17.10.2012 RAZEM 9
3 1. Usługi określone w 2 Umowy obejmują w szczególności: Wynajęcie pokoju hotelowego, katering oraz wynajęcie sali szkoleniowej, zgodnie z treścią Zapytania ofertowego z dnia... stanowiącego załącznik nr 1 do umowy oraz Oferty Wykonawcy stanowiącej załącznik nr 2 do umowy. Realizację usługi zgodnie z zaakceptowaną przez Zleceniodawcę ofertą 4 1. Wykonawca oświadcza, iż posiada profesjonalną wiedzę i doświadczenie niezbędne do należytego wykonania Usługi stanowiącej przedmiot Umowy. Wykonawca będzie wykonywać te usługi z najwyższą starannością wynikającą z zawodowego charakteru prowadzonej działalności. 5 1. Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w tajemnicy informacji udostępnionych lub uzyskanych w związku z wykonaniem usługi określonej w Umowie. Dotyczy to wszelkich nieujawnionych do publicznej wiadomości informacji technicznych, technologicznych, handlowych oraz organizacyjnych przedsiębiorstwa Zleceniodawcy, jak również innych wiadomości, co, do których Zleceniodawca podjął działania mające na celu zachowanie ich w tajemnicy. W razie wątpliwości Wykonawca jest zobowiązany uzyskać stanowisko Zleceniodawcy w przedmiocie charakteru informacji, przed ich ujawnieniem osobom trzecim lub wykorzystaniem w celu innym niż wykonanie Umowy. 6 1. Umowa została zawarta na okres od daty zawarcia umowy do dnia wyznaczonych terminów z uwzględnieniem pozostałych terminów, wynikających z niniejszej Umowy 7 1. Niewykonanie usługi z przyczyn, za które Wykonawca ponosi odpowiedzialność, uprawnia Zleceniodawcę do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym. 8 1. Koszt usługi ustalono ogółem na kwotę... netto,... zł brutto 10
2. Wynagrodzenie stanowi jedyną należność na rzecz Wykonawcy z tytułu realizacji usługi wynikającej z niniejszej Umowy. 3. Wynagrodzenie będzie płatne przelewem na podstawie faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę po każdej zakończonej edycji szkolenia. 4. Płatność nastąpi ze środków przenaczonych na realizację projektu POKL.08.01.01-16- 146/11-00 i będzie płatna w ciągu 14 dni od daty doręczenia faktury za wykonaną usługę do siedziby Zleceniodawcy, o ile Zleceniodawca otrzyma środki finansowe z instytucji finansującej projekt. 9 1. Spory zwiazane z realizacją niniejszej Umowy strony będą starały się rozwiązywać polubownie 2. Zmiany Umowy mogą być dokonane pod rygorem nieważności tylko w drodze pisemnego aneksu podpisanego przez obie Strony. 3. Wszelkie załączniki wymienione w Umowie stanowią integralną część Umowy. 4. W sprawach nieuregulowanych Umową mają zastosowanie odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego i inne obowiązujące na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej przepisy prawa. 5. Umowa została sporządzona w dwóch egzemplarzach - po jednym egzemplarzu dla każdej ze Stron. ZLECENIODAWCA WYKONAWCA 11