Opis Przedmiotu Zamówienia Załącznik 4 Przedmiotem zamówienia jest sukcesywne świadczenie usług noclegowych wraz z wyżywieniem dla uczestników zajęć specjalistycznych w laboratoriach w Pile, w ramach projektu Czas zawodowców BIS zawodowa Wielkopolska. Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Termin wykonania usługi: nie wcześniej niż od dnia podpisania umowy przez okres 24 miesięcy. Zamawiający nie będzie wymagał realizacji zamówienia każdorazowo w czasie trwania umowy w miesiącach lipiec i sierpień. OPIS ZAMÓWIENIA Świadczenie usług noclegowych wraz z wyżywieniem w Pile. Przedmiotem zamówienia jest zapewnienie noclegu z wyżywieniem dla uczniów i ich opiekunów uczestniczących w zajęciach specjalistycznych w laboratoriach w Pile. Poprzez uczestników należy rozumieć zarówno uczniów, jak i opiekunów. ZAKWATEROWANIE 1. Ilość noclegów będzie dostosowywana do liczebności grup w poszczególnych tygodniach realizacji zajęć laboratoryjnych. Łącznie Zamawiający przewiduje: a. Liczba uczniów: 500 b. Liczba opiekunów: 25 c. Maksymalna liczebność jednej grupy wraz z opiekunem/opiekunami: 35 osób. d. Ilość opiekunów dla jednej grupy: 1-2 osoby; w wyjątkowych sytuacjach liczba opiekunów może być większa, np. opieka nad uczniami niepełnosprawnymi, organizacja pracy w szkole. e. Maksymalna ilość grup w jednym terminie: 2, nie więcej niż 38 osób łącznie. f. Maksymalna ilość noclegów: 2100 w okresie realizacji zamówienia. 2. Zakwaterowanie będzie realizowane od poniedziałku od godzin popołudniowych (pomiędzy 15:30 a 17:30) do piątku do godzin porannych (pomiędzy 7:30 a 10:00). Pobyt każdej grupy obejmie 4 noclegi. 3. Minimalny standard pokoi dla uczniów obejmuje: Pokoje wieloosobowe, przy czym Zamawiający nie dopuszcza zakwaterowania w pokojach koedukacyjnych; Łóżka jednoosobowe (dopuszcza się łóżka piętrowe) w ilości odpowiadającej ilości miejsc w pokoju, wyposażone w czystą pościel; Dopuszcza się stosowanie tzw. dostawek w przypadku przekroczenia jednorazowej ilości 30 uczestników przez dostawkę rozumie się łóżko turystyczne lub jednoosobowe, dostawka musi być wyposażona w pościel; Łazienka (zgodnie z minimalnymi wymaganiami dla w.h.s. określonymi dla tzw. innego obiektu, w którym świadczone są usługi hotelarskie w rozumieniu art. 35 1
ust. 2 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 poz. 187 z późn. zm.) lub zapewnienie dostępu do prysznica lub wanny z zimną i ciepłą wodą przeznaczone dla nie więcej niż 7 osób; przy założeniu maksymalnego wykorzystania miejsc noclegowych określonych w specyfikacji tj. co najmniej zapewnienie dostępu do 6 łazienek lub zapewnienie dostępu do 6 prysznicy lub wanien. Utrzymania w czystości i porządku pokojów i innych pomieszczeń udostępnionych uczestnikom zajęć specjalistycznych w laboratoriach. 4. Minimalny standard pokoi dla opiekunów obejmuje: Pokoje jedno lub dwuosobowe wg wskazań Zamawiającego; Łóżka jednoosobowe w ilości odpowiadającej ilości miejsc w pokoju, wyposażone w pościel. Łazienka (zgodnie z minimalnymi wymaganiami dla w.h.s. określonymi dla tzw. innego obiektu, w którym świadczone są usługi hotelarskie w rozumieniu art. 35 ust. 2 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 poz. 187 z późn. zm.) lub zapewnienie dostępu do prysznica lub wanny z zimną i ciepłą wodą przeznaczonych dla opiekunów; Utrzymania w czystości i porządku pokojów i innych pomieszczeń udostępnionych uczestnikom. 5. Wykonawca zobowiązuje się do zapewnienia minimalnych wymagań dotyczących miejsca i warunków zakwaterowania dla danego obiektu: Spełniającego co najmniej standardy minimalne tzw. innego obiektu, w którym świadczone są usługi hotelarskie w rozumieniu art. 35 ust. 2 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach turystycznych (tekst jedn.: Dz. U. z 2016 poz. 187 z późn. zm.) oraz zgłoszenia danego obiektu do Ewidencji obiektów hotelarskich oraz innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie prowadzonej przez właściwy Urząd (np. Urząd Miasta Piły, Wydział Gospodarki Komunalnej i Mieszkaniowej, Pl. Staszica 10). lub prowadzenia działalności polegającej na świadczeniu usług stanowiących przedmiot niniejszej umowy na podstawie innych zgłoszeń, zezwoleń zgodnie z odpowiednimi przepisami obowiązującego prawa. POZOSTAŁE WYMAGANIA DOTYCZĄCE ZAKWATEROWANIA Wykonawca zapewni stały dostęp do bieżącej ciepłej wody dla wszystkich uczestników. Wszystkie grupy uczniów wraz z opiekunami muszą być zakwaterowane w jednym budynku. Zamawiający nie przewiduje możliwości zakwaterowania w kilku lokalizacjach z uwagi na fakt konieczności zapewnienia uczniom opieki. Wyjątek od tej zasady stanowi zakwaterowanie ucznia/-ów niepełnosprawnego/-ych w innym miejscu zakwaterowania. Wykonawca zapewni w miejscu zakwaterowania przestrzeń wspólną z miejscami siedzącymi do dyspozycji młodzieży i ich opiekunów w celu spędzania czasu wolnego. 2
Wykonawca, na żądanie Zamawiającego, zapewni dla uczniów niepełnosprawnych oraz ich opiekunów miejsca noclegowe spełniające minimalne wymagania dla osób niepełnosprawnych, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 nr 22 poz. 169 z zm.). W sytuacji, gdy Wykonawca nie dysponuje takimi miejscami noclegowymi, zapewni na własny koszt nocleg i wyżywienie dla ucznia/-ów i jego/ich opiekuna/-ów w innym obiekcie spełniającym te wymagania, w cenie nieprzekraczającej ceny noclegu, który został zamówiony oraz w odległości nieprzekraczającej 15 przystanków gdzie zapewnione jest zakwaterowanie do Zespołu Szkół Ekonomicznych ul. Sikorskiego 18a lub do Zespołu Szkół Technicznych ul. Ceglana 4 w Pile, tzn. do przystanków: Buczka/W. Pola lub Okrzei/Jana Bosko lub Ceglana/ZSP nr 1 (określonych według serwisu www.jakdojade.pl), przy czym czas dojazdu nie może być dłuższy niż 30 minut albo lub w odległości do 1000 m licząc odległość w linii prostej, określoną według serwisu: http://maps.google.pl/ do Zespołu Szkół Ekonomicznych ul. Sikorskiego 18a lub do Zespołu Szkół Technicznych ul. Ceglana 4 w Pile, z zastrzeżeniem zdania następnego. Zamawiający dopuszcza możliwość noclegu poza wyznaczoną strefą (15 przystanków), pod warunkiem, że Wykonawca zapewni codzienny, jednoczesny transport dla całej grupy/grup wraz z opiekunami z i do laboratorium, w godzinach wyznaczonych przez Zamawiającego, na własny koszt nie obciążając Zamawiającego dodatkową opłatą, z zastrzeżeniem zdania następnego. Odległość pomiędzy miejscem noclegu a laboratoriami, mierzona w linii prostej, nie może być większa niż 25 km. Zapotrzebowanie na ilość miejsc noclegowych dla osób niepełnosprawnych będzie składane przez Zamawiającego na takich samych zasadach jak te opisane w OGÓLNYCH WARUNKACH ZAMÓWIENIA. Wykonawca musi być ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności związanej z przedmiotem zamówienia, o wartości co najmniej 90 000,00 zł przez cały okres realizacji zamówienia. zapewnienie należytego bezpieczeństwa poprzez: zapewnienie braku dostępu do balkonów dla młodzieży zakwaterowanej powyżej 1 piętra, monitoring obiektu, całodobową recepcję, przestrzegania przepisów BHP i p.poż., świadczenia usług ze szczególną starannością i troską o życie i zdrowie uczestników zajęć specjalistycznych w laboratoriach, zagwarantowania bezpieczeństwa osób i mienia podczas wykonywania umowy. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za jakiekolwiek szkody (w tym niematerialne), chyba że powstały one z winy umyślnej Zamawiającego. Wykonawca zapewni w ogólnodostępnym pomieszczeniu dostęp do czajnika i kubków lub wrzątku i kubków lub też automatu z ciepłymi napojami. Napoje z automatu nie są 3
przedmiotem zamówienia, a odpłatność za nie ponosić będą uczniowie i opiekunowie we własnym zakresie. Urządzenia grzewcze utrzymywać będą temperaturę w pokojach oraz innych pomieszczeniach udostępnionych grupom uczestników zajęć specjalistycznych powyżej 20 stopni C. Zamawiający wymaga, aby obiekty Wykonawcy, znajdowały się w określonej poniżej strefie. Strefa została określona (wyznaczona) odległościami w metrach i przystankach, które stanowią granicę strefy:* - do 1000 m od przystanku komunikacji miejskiej (określonego według serwisu www.jakdojade.pl) licząc odległość w linii prostej, określoną według serwisu: http://maps.google.pl/; - do 15 przystanków jazdy środkami komunikacji miejskiej (określonych według serwisu www.jakdojade.pl) od obiektu, gdzie zapewnione jest zakwaterowanie do Zespołu Szkół Ekonomicznych ul. Sikorskiego 18a lub do laboratorium mieszczącego się na terenie Zespołu Szkół Technicznych ul. Ceglana 4 w Pile; przy czym czas dojazdu nie może być dłuższy niż 30 minut. Wszystkie w/w parametry muszą być spełnione łącznie, lub - w odległości do 1000 m licząc odległość w linii prostej, określoną według serwisu: http://maps.google.pl/ od obiektu, gdzie zapewnione jest zakwaterowanie do Zespołu Szkół Ekonomicznych ul. Sikorskiego 18a lub do Zespołu Szkół Technicznych ul. Ceglana 4 w Pile. *Zamawiający dopuszcza możliwość noclegu poza wyznaczoną strefą, pod warunkiem, że Wykonawca zapewni codzienny, jednoczesny transport dla całej grupy/grup wraz z opiekunami z i do laboratoriów, w godzinach wyznaczonych przez Zamawiającego, na własny koszt nie obciążając Zamawiającego dodatkową opłatą, z zastrzeżeniem zdania następnego. Odległość pomiędzy miejscem noclegu a laboratoriami, mierzona w linii prostej, nie może być większa niż 25 km. Zamawiający wymaga aby, w przypadku świadczenia usługi transportu, pojazdy spełniały wszelkie wymagania techniczne i bezpieczeństwa zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (ustawy z dnia 20 czerwca 1997r. Prawo o ruchu drogowym (tj. Dz.U. z 2017 r. poz. 128, z późn. zm.) WYŻYWIENIE 1. Ilość posiłków będzie dostosowywana do liczebności grup w poszczególnych tygodniach realizacji zajęć laboratoryjnych. Wykonawca będzie zobowiązany do świadczenia usług od kolacji w poniedziałek do śniadania w piątek (łącznie cztery noclegi, cztery śniadania, cztery kolacje). 2. Wykonawca zapewni w miejscu zakwaterowania wyżywienie, w skład którego wchodzić będą śniadania i kolacje. Śniadania i kolacje powinny być serwowane na naczyniach szklanych lub ceramicznych z wyłączeniem plastiku i naczyń jednorazowych. Wykonawca zapewni jednorazowe 4
woreczki umożliwiające samodzielne przygotowanie przez uczestników zajęć laboratoryjnych śniadań na wynos. Dopuszcza się serwowanie posiłków w formie bufetu lub dania porcjowane dla każdego uczestnika. Posiłki obejmą odpowiednio: Śniadanie składające się z: pieczywo min. 200 g na osobę (co najmniej dwa rodzaje, minimum 4 kromki), wędliny 40 g na osobę, sery min. 40 g na osobę, masło min 30g na osobę, dżem 30 g na osobę, warzywa i owoce min. 100 g na osobę, sok min. 200 ml na osobę, kawa lub herbata 300 ml na osobę (1 kubek), mleko 200 ml na osobę plus płatki śniadaniowe (2 rodzaje np. kukurydziane i czekoladowe), 2 razy w tygodniu podawany jogurt min. 125 g na osobę, 2 razy w tygodniu dania na ciepło: jajecznica min. 200 g na osobę (raz w tygodniu) oraz parówki 100 g na osobę (raz w tygodniu), dodatkowo ogólnie dostępne: cukier, słodzik, cytryna, śmietanka do kawy, serwetki. Kolacja powinna zawierać na osobę: zupa inna każdego dnia min 300 ml (np. rosół z makaronem, pomidorowa z ryżem, ogórkowa, żurek, jarzynowa); sztukę mięsa min 200 g innego rodzaju każdego dnia (np.: grillowana pierś kurczaka, kotlet schabowy panierowany, pieczeń z karkówki w sosie pieczeniowym, pieczone udko z kurczaka w sosie własnym, kotlet de volaille, zrazy wieprzowe w sosie pieczeniowym, bitki wieprzowe w sosie pieczarkowym); porcję dodatku min 200g (np. ryż biały gotowany lub zasmażany, ziemniaki puree lub zapiekane, kasza gryczana, kluski śląskie, kopytka); porcję warzyw min 200g (np. surówka z białej kapusty, surówka z marchewki, buraczki tarte, surówka z kapusty pekińskiej, gotowane warzywa składające się z mixu marchwi, brokułu, kalafiora, itp.); dodatkowo: serwetki. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamówienia posiłków w wersji wegetariańskiej lub wersji wynikającej z diet związanych ze stanem zdrowia, tj. np. bezglutenowej, diety dla cukrzyków. Zamówienia z tytułu w/w wersji nie przekroczą 15% ilości poszczególnych posiłków. 4. Posiłki muszą być serwowane w pomieszczeniach wyposażonych w stoły i krzesła w ilości dostosowanej do ilości uczestników.. 5. Posiłki muszą być wydawane w godzinach: Śniadania od 6:00 do 8:00 od wtorku do piątku Kolacje od 17:30 do 20:00 do poniedziałku do czwartku OGÓLNE WARUNKI ZAMÓWIENIA 1. Dokładna ilość noclegów wraz z wyżywieniem oraz ich terminy będą podawane przez Zamawiającego z ok. miesięcznym wyprzedzeniem, nie później jednak niż 5 dni przed planowanym przyjazdem grup, Wykonawca będzie zobowiązany w terminie 3 dni od daty otrzymania zamówienia (zapotrzebowania) Zamawiającego do przesłania na adres e-mail, wskazany przez Zamawiającego, potwierdzenia dokonania rezerwacji. Zapotrzebowanie składane przez Zamawiającego zawierać będzie: - datę rezerwacji; - liczbę grup; - liczbę uczniów z podziałem na kobiety i mężczyzn; - liczbę opiekunów z podziałem na kobiety i mężczyzn; 5
2. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania części zamówienia w każdej chwili bez konieczności ponoszenia kosztów za rezygnację, z uwagi na przypadki losowe, w szczególności brak możliwości odbycia zajęć specjalistycznych z powodu awarii w laboratorium. 3. W przypadku zaistnienia, w trakcie tygodniowego cyklu okoliczności uniemożliwiających kontynuowanie przez jednego z Uczestników/Uczestniczek zajęć specjalistycznych w laboratoriach, w szczególności jego choroby, Zamawiający pokryje koszt noclegu z wyżywieniem tylko do dnia, w którym wystąpiła okoliczność uniemożliwiająca odbywanie zajęć specjalistycznych. O rezygnacji z usługi w tym zakresie Wykonawca zostanie poinformowany przez Zamawiającego niezwłocznie po zajściu zdarzenia. 4. W przypadku, gdy z przyczyn niezależnych od Wykonawcy obiekt, w którym została dokonana rezerwacja, nie będzie mógł zapewnić noclegu osobom skierowanym przez Zamawiającego, Zamawiający wymaga niezwłocznego i niepowodującego zakłóceń w danym cyklu zajęć organizowanych przez Zamawiającego, zapewnienia przez Wykonawcę noclegu w innym obiekcie o co najmniej takim samym standardzie, w cenie nieprzekraczającej ceny noclegu, który został zamówiony oraz w odległości nieprzekraczającej 15 przystanków gdzie zapewnione jest zakwaterowanie do Zespołu Szkół Ekonomicznych ul. Sikorskiego 18a lub do Zespołu Szkół Technicznych ul. Ceglana 4 w Pile, tzn. do przystanków: Buczka/W. Pola lub Okrzei/Jana Bosko lub Ceglana/ZSP nr 1 (określonych według serwisu www.jakdojade.pl), przy czym czas dojazdu nie może być dłuższy niż 30 minut albo lub w odległości do 1000 m licząc odległość w linii prostej, określoną według serwisu: http://maps.google.pl/ do Zespołu Szkół Ekonomicznych ul. Sikorskiego 18a lub do Zespołu Szkół Technicznych ul. Ceglana 4 w Pile, z zastrzeżeniem zdania następnego. Zamawiający dopuszcza możliwość noclegu poza wyznaczoną strefą (15 przystanków), pod warunkiem, że Wykonawca zapewni codzienny, jednoczesny transport dla całej grupy/grup wraz z opiekunami z i do laboratorium, w godzinach wyznaczonych przez Zamawiającego, na własny koszt nie obciążając Zamawiającego dodatkową opłatą, z zastrzeżeniem zdania następnego. Odległość pomiędzy miejscem noclegu a laboratoriami, mierzona w linii prostej, nie może być większa niż 25 km. 5. Zamawiający będzie uiszczał zapłatę tylko za faktycznie wykorzystane noclegi. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia wielkości zamówienia maksymalnie o 20% bez prawa Wykonawcy do odszkodowania z tytułu zmniejszenia ilości faktycznie zakupionych miejsc noclegowych w stosunku do ilości szacowanej. 6. Zamawiający nie będzie pokrywał dodatkowych kosztów (oprócz noclegu i wyżywienia) poniesionych przez osoby skierowane do obiektu. Wszelkie dodatkowe należności winna uiścić osoba korzystająca z noclegu, bądź jej opiekun prawny. Ewentualne dodatkowe należności mogą wynikać wyłącznie z usług pobieranych dobrowolnie, za zgodą osób z nich korzystających, a osoba korzystająca z noclegu, musi zostać pisemnie poinformowana o odpłatności usługi przed rozpoczęciem jej świadczenia. 7. Wykonawca będzie zobowiązany do wyznaczenia pracownika i wskazania numeru telefonicznego dla kontaktów z pracownikami Zamawiającego w trakcie realizacji umowy. 8. Oferta musi zawierać cenę brutto za nocleg i wyżywienie (przez wyżywienie rozumie się śniadanie i kolację) na jedną osobę, a także wartość netto, brutto oraz stawkę podatku VAT. Cena musi uwzględniać wszelkie koszty związane z realizacją usługi przez Wykonawcę. 9. Wykonawca będzie zobowiązany do sporządzania dla Zamawiającego miesięcznych zestawień noclegów z wyżywieniem. 6
7