Warszawa, 05 listopada 2018 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS-VIII.431.1.54.2018.WW Pani Dorota Kaczorek-Magdalińska Dyrektor Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej w Mławie 06-500 Mława, ul. Narutowicza 6 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 197b w związku z art.186 pkt 3 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 998 z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, oraz zgodnie z Planem Kontroli Zewnętrznych Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego na rok 2018 zespół w składzie: Beata Kosmalska-Balik zastępca kierownika Oddziału Wspierania Rodziny i Pieczy Zastępczej i Wioletta Wróblewska - starszy inspektor wojewódzki Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, przeprowadził w terminie 13-14 września 2018 r. kontrolę kompleksową w trybie zwykłym w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Mławie, zwanym dalej Ośrodkiem. Zakres kontroli obejmował: zapewnienie rodzinie przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych wsparcia oraz pomocy asystenta rodziny, w okresie od 1 stycznia 2017 r. do dnia kontroli. Na podstawie art. 197d ustawy oraz na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 sierpnia 2015 r. w sprawie przeprowadzenia kontroli przez wojewodę oraz wzoru legitymacji uprawniającej do przeprowadzenia kontroli (Dz. U. poz. 1477) przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne. Wojewoda Mazowiecki pozytywnie ocenił sposób organizacji i realizacji przez Ośrodek zadań wynikających z ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej, w tym: 1. zapewnienie warunków organizacyjno-kadrowych do realizacji zadania z zakresu wspierania rodziny, 2. rzetelność sporządzanej sprawozdawczości, 3. prawidłowość, adekwatność i skuteczność udzielanej pomocy i wsparcia rodzinie przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych przez działania prowadzone w formie pracy z rodziną lub pomocy w opiece i wychowaniu dziecka. Stanowisko kierownika Ośrodka w Mławie zajmuje pani od 1 lipca 2007 r., posiadała upoważnienia do prowadzenia postępowań i wydawania decyzji w sprawach z zakresu wspierania rodziny. 1
Uchwałą nr XVII/170/2012 Rady Miasta Mława z dnia 24 kwietnia 2012 r. przyjęto statut 1, zmieniony uchwałą: nr XX/207/2012 z dnia 21 sierpnia 2012 roku oraz nr XVI/191/2016 z dnia 29 marca 2016 roku. W statucie zapisano, że Ośrodek działa i wykonuje zadania z zakresu ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. Zarządzeniem nr 18/2017 dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej z dnia 6 października 2017 r. zatwierdzono regulamin organizacyjny Ośrodka 2, który określa jego organizację i zasady funkcjonowania. Wewnętrzną strukturę organizacyjną Ośrodka tworzą komórki organizacyjne: działy i samodzielne stanowiska pracy, w tym: Dział Wspierania Rodziny i Dział Profilaktyczno- Społeczny w skład, którego wchodzą punkty: Punkt konsultacyjny interwencji kryzysowej i poradnictwa oraz Punkt konsultacyjno-informacyjny ds. przeciwdziałania przemocy w rodzinie. Kadrę punktów stanowią: prawnik, psycholog, pracownik ds. profilaktyki, pracownik ds. przeciwdziałania przemocy w rodzinie (pedagog-konsultant). Podczas kontroli okazała pani dokument informujący o powołaniu i organizacji zespołu ds. asysty rodzinnej w Ośrodku, 3 który nie został uwzględniony w strukturze organizacyjnej Ośrodka i w związku z tym nie stanowi formalnej komórki organizacyjnej. Asysta rodzinna jest jednym ze sposobów pomocy, pracą wykonywaną w środowisku zamieszkania rodziny, a jej głównym celem jest indywidualne wspieranie rodziny w dążeniu do wzmocnienia umiejętności wychowawczych rodziców. Stosownie z art. 15 ust. 1 pkt 19 ww. ustawy, do zadań asystenta rodziny należy współpraca z zespołem interdyscyplinarnym lub grupą roboczą, o których mowa w art. 9a ustawy o przeciwdziałaniu przemocy w rodzinie, lub innymi podmiotami, których pomoc przy wykonywaniu zadań uzna za niezbędną. Ponadto ma on obowiązek uczestniczyć, zgodnie z art. 130 ust. 1 ustawy, w posiedzeniu zespołu w sprawie sytuacji dziecka umieszczonego w pieczy zastępczej. Intencją ustawodawcy jest rozwój systemu opieki nad dzieckiem i rodziną, czemu posłużyć miała dyspozycja zawarta w art. 10 ust 2 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej, która stanowi, że w przypadku, gdy wyznaczonym podmiotem jest ośrodek pomocy społecznej, w ośrodku można utworzyć zespół do spraw asysty rodzinnej. Nie wskazywano natomiast, obowiązku powołania przez kierownika w Ośrodku zespołu ds. asysty rodzinnej. Przedstawiła pani również dokument pn. Procedury przydzielenia asystenta rodziny 4 wprowadzony zarządzeniem nr 4/2017 z dnia 23 stycznia 2017 r. W swojej treści zawierał on tylko ogólny rys (graficzny) przydzielenia asystenta rodzinie, natomiast nie zawierał m.in. żadnych ustalonych standardów postępowania, terminów, obowiązującej dokumentacji, jak również kryteriów przydziału i zakończenia pracy z rodziną. Zgodnie z art. 28a ustawy wójt sprawuje kontrolę nad podmiotami organizującymi pracę z rodziną oraz placówkami wsparcia dziennego. W kontrolowanym okresie nie przeprowadzano kontroli w tym zakresie. Gmina Mława na dzień kontroli nie spełniła obowiązku określonego w art. 176 pkt 1 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej mówiącego o opracowaniu i realizacji 3-letniego 1 Akta kontroli.s.20-27. 2 Akta kontroli.s.30-43. 3 Akta kontroli. s.44-47. 4 Akta kontroli. s.48-51. 2
gminnego programu wspierania rodziny. Podczas kontroli okazała pani dokument pn. Gminny Program Wspierania Rodziny na lata 2018 2020, który do dnia kontroli nie został przyjęty 5. Przedłożyła pani również pismo informujące, że na sesji Rady Miasta Mława 25 września nastąpi przyjęcia Gminnego Programu Wspierania Rodziny na lata 2018 2020. 1. Zapewnienie warunków organizacyjno-kadrowych do realizacji zadania z zakresu wspierania rodziny W okresie objętym kontrolą w Ośrodku obowiązki asystenta rodziny wykonywały 4 osoby. Obecnie zakres zadań asystenta rodziny realizowało 2 pracowników (jeden w pełnym wymiarze czasu pracy w systemie zadaniowym i 1 na podstawie umowy cywilnoprawnej, w wymiarze 80 godzin miesięcznie). Asystenci rodziny posiadali kwalifikacje określone w art. 12 ust. 1 pkt 1 oraz art. 17 ust. 3 i 4 ustawy, podnosili kwalifikacje w zakresie pracy z rodziną, posiadali zakres obowiązków wykonywanych na stanowisku asystenta rodziny. W Ośrodku prowadzono dokumentację na okoliczność ewidencjonowania czasu pracy asystenta rodziny w rozliczeniu miesięcznym pn.: karta pracy z rodziną, miesięczna karta czasu pracy asystenta rodziny. 2. Rzetelność sporządzanej sprawozdawczości Gmina spełniła obowiązek wynikający z 3 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 18 lutego 2016 r. i przekazała sprawozdanie rzeczowo-finansowe z wykonywanych zadań z zakresu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej za okres od 1 stycznia do 30 czerwca oraz za okres od 1 lipca do 31 grudnia 2017 r. Z art. 179 ust. 1 ustawy wynika obowiązek składania przez wójta do 31 marca każdego roku radzie gminy rocznego sprawozdania z realizacji zadań z zakresu wspierania rodziny oraz przedstawienia potrzeb z tego obszaru. Całość materiału przedkładanego radzie gminy przygotowywana jest przez podmiot, który faktycznie odpowiada za realizację tego zadania w gminie, a zatem przez Ośrodek. Okazała pani protokoły (nr XXIX/2017 i XL/2018) z obrad sesji Rady Miasta Mława z dnia 28 marca 2017 r. 6 i 28 marca 2018 r. 7, podczas których przedłożyła pani Radzie Miasta sprawozdania z realizacji zadań z zakresu wspierania rodziny za rok 2016 i 2017. 3. Prawidłowość, adekwatność i skuteczność udzielanej pomocy i wsparcia rodzinie przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych przez działania prowadzone w formie pracy z rodziną lub pomocy w opiece i wychowaniu dziecka Wspieranie rodziny przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych to zespół planowanych działań, mających na celu przywrócenie rodzinom zdolności do wypełniania tych funkcji, dlatego w pierwszej kolejności konieczne jest rzetelne zdiagnozowanie problemu. Na gminie skupia się nie tylko udzielanie pomocy rodzinie przeżywającej trudności, ale też prowadzenie monitoringu sytuacji dziecka z rodziny zagrożonej kryzysem lub przeżywającej trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych. 5 Art. 179 ust.2. Rada gminy, biorąc pod uwagę potrzeby, o których mowa w ust. 1, uchwala gminne programy wspierania rodziny 6 Akta kontroli. s.52-55. 7 Akta kontroli. s.56-61. 3
W celu realizacji tego zadania istotne jest dokonywanie analizy i oceny zjawisk mających wpływ na sytuację osób wymagających wsparcia w środowisku lokalnym, wskazanie aktywności przy identyfikowaniu i monitorowaniu osób i rodzin wymagających pomocy, w szczególności: ustalenie zasad postępowania odnośnie wymiany informacji dotyczącej rodzin z problemami, stosowanie procedur weryfikowania własnych informacji i ustalenia wspólnych działań, wykorzystanie innych możliwości, odnośnie dotarcia do wszystkich osób potrzebujących pomocy i wsparcia. Przydzielenie rodzinie asystenta przez kierownika Ośrodka następowało w formie pisemnej na wniosku o przydzielenie asystenta rodziny, po uprzednio przeprowadzonym wywiadzie środowiskowym przez pracownika socjalnego. Zgodnie z art. 9 ustawy: rodzina może otrzymać wsparcie poprzez działania: 1) instytucji i podmiotów działających na rzecz dziecka i rodziny; 2) placówek wsparcia dziennego; 3) rodzin wspierających 8. Na terenie gminy nie funkcjonowała placówka wsparcia dziennego oraz nie obejmowano wsparciem rodzin przeżywających trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych. Ośrodek organizował dla członków rodzin szkolenia i warsztaty, mające na celu podniesienia kompetencji opiekuńczo-wychowawczych, w postaci: pogotowia lekcyjnego skierowanego do dzieci z trudnościami edukacyjnymi prowadzonymi przez wolontariuszy, pozalekcyjnych zajęć opiekuńczo-wychowawczych prowadzonych w 2 szkołach podstawowych i świetlicy, obejmujących opieką 52 dzieci, zajęć ukierunkowanych na podwyższenie umiejętności rodzicielskich dla rodziców i opiekunów pn. Akademia kompetencji wychowawczych, funkcjonowania grupy wsparcia Nadzieja zrzeszającej kobiety dotknięte problemem alkoholowym oraz przemocą domową. Kobiety wymieniały się własnymi doświadczeniami i korzystały ze wsparcia psychologa, kampanii społecznych pn. Postaw na rodzinę i Stawiam na rodzinę, projektu profilaktycznego Wakacje z Maxem skierowanego do 200 dzieci spędzających wakacje na terenie miasta Mława. Zajęcia miały charakter kulturalny, sportowy, rozrywkowy i profilaktyczny. Organizacja i prowadzenie zajęć wspomagane były pomocą wolontariuszy działających przy Ośrodku, konferencji edukacyjnych. Praca z rodziną, zgodnie z art. 8 ust. 2 pkt 1 ustawy, jest jedną z form wsparcia rodziny. Artykuł 10 ust. 3 ustawy przewiduje jednak dodatkowy podział pracy z rodziną 9, wymieniony 8 Art. 18. 1. W celu wsparcia rodziny dziecko może zostać objęte opieką i wychowaniem w placówce wsparcia dziennego. 2. Placówkę wsparcia dziennego prowadzi gmina, podmiot, któremu gmina zleciła realizację tego zadania na podstawie art. 190, lub podmiot, który uzyskał zezwolenie wójta. 9 Art. 10 ust. 3. Praca z rodziną jest prowadzona w szczególności w formie: 1) konsultacji i poradnictwa specjalistycznego; 2) terapii i mediacji; 3) usług dla rodzin z dziećmi, w tym usług opiekuńczych i specjalistycznych; 4
w pkt 1-5. Rodziny objęte pomocą Ośrodka korzystały ze wsparcia specjalistów: Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Mławie, Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Mławie, Zespole Ośrodków Wsparcia, Poradni AA. W okresie od 1 stycznia 2017 r. do dnia kontroli wsparciem asystentów rodziny objęto 26 rodzin wychowujących dzieci, w tym 36 dzieci w wieku do 5 r. ż., w tym: 10 rodzin zobowiązanych postanowieniem sądu, 24 rodzin mających nadzór kuratora, 11 rodzin, z których 21 dzieci zostało umieszczonych w rodzinnej pieczy zastępczej i 1 dziecko w instytucjonalnej, 17 rodzinami zakończył współpracę (4 ze względu na osiągnięte cele, 6 ze względu na zmianę miejsca zamieszkania, 4 zakończyły współpracę, 1 nie podjęła współpracy, 1 na skutek śmierci, 1 ze względu na zamknięte leczenie psychiatryczne). Asystent rodziny realizował zgodnie z art. 15 ust. 1 pkt 16 ustawy, obowiązek monitorowania rodzin po zakończonej współpracy. Dokumentacja zawierała notatki z wizyt w środowisku na okoliczność monitorowania funkcjonowania rodziny po zakończeniu pracy z rodziną, podpisane przez asystenta rodziny. Nie wystąpiły okoliczności przydzielenia asystenta rodziny w przypadkach, o których mowa w art. 11 ust. 1a ustawy. Sprawdzono dokumentację 26 rodzin objętych wsparciem asystenta rodziny. Przydzielenie asystenta rodziny odbywało się zgodnie z art. 11 ustawy. Dla każdej rodziny dokumentacja gromadzona była w indywidualnej teczce i obejmowała w szczególności: wniosek o przydzielenie asystenta rodziny, oświadczenie (zgodę rodziny na pomoc i wsparcie asystenta rodziny), kartę informacyjną dotyczącą rodziny, analizę wstępną sytuacji rodziny, diagnozę rodziny, opis sytuacji rodziny, plan pracy z rodziną, aktualizacje planu pracy z rodziną, kartę pracy z rodziną, kartę współpracy z innymi podmiotami na rzecz dziecka i rodziny, rejestr sprawozdań asystenta rodziny, półroczne sprawozdanie z pracy asystenta rodziny z rodziną za okres, sprawozdanie końcowe z pracy asystenta rodziny z rodziną. Zwrócono uwagę na dokonywanie aktualizacji planu pracy z rodziną oraz sytuacje, w których asystent podejmował decyzję o zakończeniu z nią pracy. Należałoby rozważyć, czy w każdym przypadku powinna nastąpić aktualizacja (właściwie dokonano oceny uzyskanych efektów i stopnia wzmocnienia danej umiejętności), jak również wypracować zasady w przypadku rodzin trudnych lub niechętnych do takiej współpracy. Ustalono, że asystent rodziny realizował zadania, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy, w tym: prowadził dokumentację dotyczącą pracy z rodziną, opracowywał plan pracy z rodziną, dokonywał okresowej oceny sytuacji rodziny i przekazywał te ocenę podmiotowi, o którym mowa w art. 17 ust. 1 ustawy, uczestniczył w opracowywaniu we współpracy z członkami rodziny i koordynatorem rodzinnej pieczy zastępczej planu pracy z rodziną skoordynowany z planem pomocy dziecku umieszczonemu w pieczy zastępczej, monitorował funkcjonowanie rodziny po zakończeniu pracy z rodziną, udzielał pomocy rodzinom w rozwiązywaniu problemów socjalnych, udzielał pomocy rodzinom w rozwiązywaniu trudności wychowawczych, motywował członków rodzin do podnoszenia kwalifikacji zawodowych, podejmował starania w celu objęcia dzieci opieką specjalistyczną, 5
współpracował z instytucjami specjalizującymi się w działaniach na rzecz dziecka i rodziny, współpracował z zespołem interdyscyplinarnym. Głównymi działaniami, które podejmował asystent w ramach pracy z rodziną była nauka 10 : odziaływań opiekuńczo-wychowawczych wobec małoletnich, racjonalnego gospodarowania budżetem domowym (planowania wydatków), dbania o czystość mieszkania i higieny osobistej, prawidłowej organizacji dnia, asystowania małoletnich podczas odrabiania lekcji, kształtowania umiejętności w załatwianiu spraw urzędowych i zdrowotnych. Pracę asystentów wspierali pracownicy socjalni. We wszystkich prowadzonych sprawach, rodziny wyraziły zgodę na współpracę. Plan pracy z rodziną zawierał terminy realizacji działań, zgodnie ze wskazaniem zawartym w art. 15 ust. 3 ustawy. Biorąc pod uwagę dokonane ustalenia, należy podjąć działania w celu wypracowania standardów pracy asystenta rodziny umożliwiających dokonanie rzetelnej i obiektywnej oceny podjętych przez niego działań, w tym między innymi: stopnia podnoszenia lub wzmacniania danej umiejętności przez członka rodziny (np. prawidłowego realizowania obowiązków na rzecz domu i rodziny, pracy nad autorytetem rodziców, pracy nad umiejętnością gospodarowania budżetem domowym, podnoszeniem umiejętności prowadzenia gospodarstwa domowego). Istotne będzie tutaj doprecyzowanie i określenie poziomu określonej umiejętności na początku objęcia wsparciem danej rodziny i późniejsze badanie jej postępów (przy dokonywaniu okresowej oceny sytuacji rodziny), w celu określenia zmian poziomu rozwoju danej umiejętności członka rodziny w jego samoocenie i ocenie asystenta rodziny, skuteczności udzielanego wsparcia przez asystenta rodziny i efektów jego pracy, chwili i sposobu zakończenia (przerwania lub zawieszenia) przez asystenta rodziny pracy z rodziną oraz monitorowania jej dalszego funkcjonowania. Wobec przedstawionej oceny dotyczącej funkcjonowania jednostki poddanej kontroli w powyższym zakresie, odstąpiono od wydania zaleceń pokontrolnych, natomiast zwracam uwagę na potrzebę: wypracowania procedur określających standardy pracy asystenta rodziny, które staną się podstawą udoskonalenia stosowanych metod pracy i przyczynią się do podejmowania adekwatnych i zaplanowanych działań, w tym umożliwią ocenę jego efektywności pracy (szczególnie w przypadku rodzin niechętnych do współpracy), wypracowania mechanizmów identyfikowania wszystkich rodzin przeżywających trudności w wypełnianiu funkcji opiekuńczo-wychowawczych w celu objęcia ich wsparciem w formie pracy z rodziną lub pomocy w opiece i wychowaniu dziecka, 10 Analiza działań prowadzonych przez asystentów rodziny od 01 stycznia 2017 r. do dnia kontroli. 6
przyjęcia zasad współpracy i sprawnej wymiany informacji pomiędzy ośrodkiem a poszczególnymi instytucjami i podmiotami zaangażowanymi w udzielanie wsparcia rodzinom, rozważenia potrzeb gminy w zakresie wspierania rodzin w formie pomocy w opiece i wychowaniu, poprzez prowadzenie przez gminę placówki wsparcia dziennego, podjęcia działań w celu nawiązania współpracy z rodzinami, które mogłyby stanowić rodzinę wspierającą dla rodzin z problemami opiekuńczo-wychowawczymi, rozważenia podjęcia działań w zakresie zorganizowania zespołu zaangażowanego w monitorowanie stanu realizacji celów wyznaczonych w gminnym programie wspierania rodziny. Pouczenie Zgodnie z art. 197d ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 998 z późn. zm) oraz 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 sierpnia 2015 r. w sprawie przeprowadzania kontroli przez wojewodę oraz wzoru legitymacji uprawniającej do przeprowadzania kontroli (Dz. U. poz. 1477) kontrolowana jednostka może w terminie 7 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zgłosić do Wojewody Mazowieckiego zastrzeżenia do wydanego wystąpienia lub/i do zawartych w nim zaleceń pokontrolnych na adres: Mazowiecki Urząd Wojewódzki, Wydział Polityki Społecznej, plac Bankowy 3/5, 00-950 Warszawa. W przypadku nieuwzględnienia przez Wojewodę Mazowieckiego zastrzeżeń oraz w przypadku nie zgłoszenia zastrzeżeń do zaleceń, kontrolowana jednostka jest obowiązana w terminie 30 dni od otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego powiadomić wojewodę o sposobie realizacji uwag, wniosków i zaleceń. W przypadku uwzględnienia zastrzeżeń odpowiadając na zalecenia należy mieć na uwadze zmiany wynikające z powyższego faktu. Jednocześnie przypominam, że w przypadku osób, które nie realizują zaleceń pokontrolnych mają zastosowanie przepisy art. 198 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. ZASTĘPCA KIEROWNIKA ODDZIAŁU ds. Wspierania Rodziny i Pieczy Zastępczej Beata Kosmalska-Balik z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Anna Olszewska Dyrektor Wydziału Polityki Społecznej STARSZY INSPEKTOR WOJEWÓDZKI Wioletta Wróblewska 7