Gdańsk, 05.03.2019 r. ZAPYTANIE OFERTOWE NR WW/10/2019 Szanowni Państwo, Grupa LOTOS S.A. z siedzibą w Gdańsku przy ul. Elbląska 135, (zwana dalej Zamawiającym) zaprasza do udziału w postępowaniu na świadczenie na rzecz GLS.A. stałej usługi w zakresie ochrony praw własności przemysłowej i intelektualnej oraz wykonywanie czynności związanych z ochroną prawa własności przemysłowej i intelektualnej. I. OSOBY UPRAWNIONE DO KONTAKTU I SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ: Osobami upoważnionymi do kontaktu z wykonawcami w toku postępowania przetargowego jest: Sebastian Kruszyński, sebastian.kruszynski@grupalotos.pl Informacje będą udzielane w dni robocze, w godzinach 9ºº - 14ºº za pośrednictwem platformy zakupowej LOGINTRADE w terminie wskazanym na platformie zakupowej LOGINTRADE. II. PRZEDMIOT ZAPYTANIA OFERTOWEGO 1. Przedmiotem zapytania ofertowego jest świadczenie na rzecz GLS.A. stałej usługi w zakresie ochrony praw własności przemysłowej i intelektualnej oraz wykonywanie czynności związanych z ochroną prawa własności przemysłowej i intelektualnej, szczegółowo określony w specyfikacji do zamówienia. III. TERMIN REALIZACJI Przedmiot zapytania ofertowego będzie realizowany w okresie 1.04.2019 r. do 31.03.2021 r. IV. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU ORAZ SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIENIA TYCH WARUNKÓW 1. Zamawiający wymaga, aby przedmiot zamówienia wykonywany był przez Wykonawców posiadających niezbędną wiedzę i doświadczenie, tj. posiadających doświadczenie w wykonywaniu usługi o charakterze podobnym do niniejszego przedmiotu zamówienia tj. Wykonawców, którzy wykonali lub wykonują w okresie ostatniego roku przed upływem terminu składania Ofert. W tym celu Zamawiający wymaga przedłożenia wraz z ofertą wykazu usług wykonanych w okresie ostatniego roku przed upływem terminu składania Ofert. Strona 1 z 5
I. Podanie ceny ryczałtowej obejmującej 60 i 80* godzin miesięcznie za stałe usługi czynności opisanych w specyfikacji. Niewykorzystane godziny w ryczałcie przechodzą na kolejny miesiąc/miesiące. II. III. (*Zamawiający uzależnia limit godzin ryczałtowych od prowadzonego niezależnie od niniejszego postępowania wyboru dostawcy na monitoring znaków towarowych patrz pkt. 4 w specyfikacji) Podanie stawki godzinowej za każdą godzinę powyżej 60 i 80 godzin miesięcznie. Niezależnie od ceny ryczałtowej wycena wskazanych czynności w specyfikacji polegająca na podaniu stawki godzinowej i liczby godzin potrzebnych na realizację danej czynności (tabela Excel). Zamawiający nie wyklucza podziału zamówienia na czynności dot. znaków towarowych i projektów wynalazczych. Zobowiązanie Kancelarii do zrealizowania usługi w terminie do 48h od zdarzenia uzasadniającego realizację Usługi. Podpisanie załączonego oświadczenia o zachowaniu poufności (Załącznik nr 3) Akceptacja zapisów projektu umowy (Załącznik nr 4) 2. Niespełnienie ww. warunków udziału w postępowaniu stanowi podstawę do wykluczenia Wykonawcy i odrzucenia jego Oferty. 3. W przypadku działania Wykonawcy przez pełnomocników należy dołączyć do Oferty skan pełnomocnictwa. V. WYMAGANA ZAWARTOŚĆ ORAZ SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY 1. Kompletna Oferta powinna zawierać: 1) wypełniony i podpisany zgodnie z umocowaniem Formularz Ofertowy zgodnie z załącznikiem nr 1 do niniejszego zapytania, 2) wykaz usług, o którym mowa w pkt. IV.1 powyżej. 3) pełnomocnictwo do podpisania Oferty, jeżeli uprawnienie do reprezentacji Wykonawcy nie wynika z dokumentów rejestrowych Wykonawcy (KRS, CEIDG); 2. Wykonawca zobowiązany jest zapoznać się dokładnie z informacjami zawartymi w zapytaniu ofertowym i dołączonymi do niego dokumentami i na ich podstawie przygotować Ofertę. 3. Wykonawca może złożyć tylko jedną Ofertę na wykonanie zamówienia. 4. Wykonawca składa Ofertę na własny koszt i ryzyko tzn. ponosi wszelkie konsekwencje oraz koszty związane z przygotowaniem i złożeniem Oferty. 5. Oferta oraz załączniki muszą być podpisane zgodnie z zasadami reprezentacji Wykonawcy przez osobę (osoby) uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy uprawnienie to powinno wynikać z dokumentów załączonych do Oferty w niniejszym postępowaniu. W przypadku działania Wykonawcy przez pełnomocników należy dołączyć do oferty pełnomocnictwo. Strona 2 z 5
6. Ofertę należy złożyć za pomocą Platformy Zakupowej LOGINTRADE, załączając jednocześnie skan kompletnej Oferty wraz z załącznikami, o których mowa powyżej. 7. Wszelka korespondencja w ramach niniejszego postępowania prowadzona jest z wykorzystaniem Platformy Zakupowej LOGINTRADE. 8. W przypadku, gdyby Oferta zawierała informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, Wykonawca winien w sposób niebudzący wątpliwości zastrzec, które spośród informacji zawartych w ofercie lub w dokumentach złożonych wraz z ofertą stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Zamawiający sugeruje, aby skany dokumentów stanowiących tajemnice przedsiębiorstwa zaopatrzyć w przedrostek tajemnica_. W przypadku niezabezpieczenia przez Wykonawcę w ofercie informacji zastrzeżonych, Wykonawcy nie przysługują żadne roszczenia wobec Zamawiającego. VI. TERMIN ZWIĄZANIA OFERTĄ Minimalny termin związania ofertą wynosi 90 dni od terminu składania Ofert. VII. KRYTERIA OCENY OFERT OBLIGO Wiodący rzecznik patentowy musi być jednocześnie radcą prawnym/adwokatem Wykazanie doświadczenia w stałej obsłudze, minimum 1 rok, podmiotów o zbliżonym portfolio praw IP za okres ostatnich 5 lat Polisa OC od prowadzonej działalności gospodarczej na kwotę 4 mln PLN. Kancelaria oświadcza, iż jako rzecznik patentowy posiadał będzie oraz utrzymywał będzie w całym okresie realizacji Usług stanowiących przedmiot Umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności, obejmującego wykonywanie Usług będących przedmiotem Umowy, jak i odpowiedzialność za czyn niedozwolony na sumę ubezpieczeniową nie mniejszą niż 4 000 000 PLN (słownie: cztery miliony złotych) za jedno zdarzenie. Ocena merytoryczna 1. Wymagane doświadczenie w świadczeniu stałych usług będących przedmiotem specyfikacji zamówienia wraz z podaniem referencji (nr telefonu do osoby prowadzącej umowę z ramienia klienta kancelarii) za okres 2015-2018. 2. Udokumentowane audyty IP 3. Skład zespołu z podaniem specjalizacji Najniższa cena VIII. TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Termin zadawania pytań: 11.03.2019 r. do godz. 12:00 2. Termin odpowiedzi na pytania oferentów: 13.03.2019 r. do godz. 14:00 3. Termin składania Ofert: 18.03.2019 r. godz. 12:00 Strona 3 z 5
IX. ZASTRZEŻENIA ZAMAWIAJĄCEGO 1. Wykonawca zobowiązany jest zapoznać się z informacjami zawartymi w niniejszym zapytaniu oraz jego załącznikami i przygotować ofertę zgodnie z wymaganiami określonymi w tym dokumencie. 2. Zamawiający nie będzie ponosić jakichkolwiek kosztów Wykonawcy związanych ze sporządzeniem oferty i udziałem wykonawcy w ewentualnych negocjacjach. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo odrzucenia oferty Wykonawcy bez podania przyczyny. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odwołania niniejszego zapytania bez podania przyczyny oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym Wykonawcą lub Wykonawcami do chwili podpisania umowy. Wybór Wykonawcy lub Wykonawców do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu polskiego kodeksu cywilnego. 5. Zamawiający zastrzega, iż negocjacje, o których mowa w pkt. 4 powyżej mogą przyjąć formę aukcji elektronicznej. 6. Wykonawcy zostaną powiadomieni o dokonanym rozstrzygnięciu. X. ZAŁĄCZNIKI: 1. Formularz ofertowy Załącznik nr 1 2. Specyfikacja Załącznik nr 2 3. Oświadczenie do zachowania poufności Załącznik 3 4. Projekt umowy Załącznik 4 UWAGA! Grupa LOTOS S.A. prowadzi działalność z poczuciem odpowiedzialności za skutki swojego działania oraz stosuje jednolite standardy w ocenach etycznego postępowania pracowników i osób trzecich, poszanowania praw człowieka, przestrzegania praw pracowniczych oraz poszanowania środowiska naturalnego. Grupa LOTOS S.A. dba o poszanowanie praw człowieka w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej na całym świecie działalności gospodarczej. W duchu społecznej odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro Grupa LOTOS S.A. podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów w prowadzonej działalności, w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Spółka podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych. Grupa LOTOS S.A. w swoich działaniach dąży do stworzenia środowiska pracy opartego o wzajemny szacunek oraz tolerancję. Spółka zapewnia ochronę danych osobowych i dyskrecję wszystkim osobom, które zdecydują się zgłosić podejrzenie naruszenia obowiązujących w Grupie LOTOS S.A. zasad wyrażonych w Kodeksie Etyki Grupy Kapitałowej LOTOS lub innych regulacji związanych z wdrożoną i stosowaną przez Spółkę koncepcją Społecznej Odpowiedzialności Biznesu. Z treścią Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS można się zapoznać na stronie www.odpowiedzialny.lotos.pl Grupa LOTOS S.A. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. bhp, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe. Wykonawca wybrany w wyniku prowadzonego postępowania zobowiązany będzie do przestrzegania obowiązujących na terenie Grupy LOTOS S.A. procedur. Grupa LOTOS S.A. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane Wykonawcom nadesłane oferty. Strona 4 z 5
Grupa LOTOS S.A. informuje, że każdy Wykonawca powinien posiadać polisę ubezpieczeniową stwierdzającą, że Wykonawca jest ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej kontraktowej i deliktowej w zakresie prowadzonej działalności gospodarczej, a w przypadku wyboru jego oferty zobowiązany będzie do utrzymywania ważności tej polisy i dodatkowo uzyska wszelkie, specyficzne dla danego rodzaju usługi lub prac, wymagane ubezpieczenia niezbędne do ich realizacji (np. OC pojazdów i sprzętu, OC za szkody wyrządzone w środkach transportu podczas prac ładunkowych, OC za szkody wynikłe z zanieczyszczenia lub skażenia powietrza, wody lub gruntu wskutek zdarzeń nagłych i nieprzewidzianych, itp.). W przypadku korzystania w ramach realizowanych prac z usług podwykonawców, w ramach polisy musi być zawarta klauzula dotycząca odpowiedzialności podwykonawców. Mając na uwadze jakość realizacji zamówienia, bezpieczeństwo pracy oraz ochronę środowiska, Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia u Wykonawcy auditów w obszarze będącym przedmiotem zamówienia. Działania te mają na celu ocenę spełnienia wymagań określonych w dokumentach kontraktowych i innych dokumentach przekazanych do stosowania, a także wybranych przepisach prawa, normach i standardach obowiązujących w obszarze zamówienia. Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty. Grupa LOTOS S.A. zastrzega, że w ramach współpracy oficjalnym językiem będzie język i prawo polskie. Ocena ofert dokonywana będzie przez Komisję wyboru kontrahenta powołaną przez Grupę LOTOS S.A. Prace komisji przebiegać będą według zasad określonych w procedurze nr GLS.74.02.00.00 z dnia 28.11.2016 r., określającej zasady wyboru kontrahenta. Ewentualne informacje na temat ww. procedury można uzyskać w Dziale Zakupów Korporacyjnych Grupy LOTOS S.A. w Gdańsku. Strona 5 z 5