ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY W POSTĘPOWANIU SRM

Transkrypt

1 Gdańsk, ZAPROSZENIE DO ZŁOŻENIA OFERTY W POSTĘPOWANIU SRM Szanowni Państwo, Grupa LOTOS S.A. zaprasza Państwa do udziału w postępowaniu na dostawę przedłużenia wsparcia dla macierzy HP. I. Przedmiot zapytania: HP 3PAR 7400, S/N: CZ Poziom wsparcia H7J34AC (HPE Foundation Care 24x7 Service) Przedłużenie wsparcia w terminie Szacowany termin podpisania zamówienia do dnia II. Termin realizacji przedmiotu zapytania: Pierwszy możliwy po przesłaniu zamówienia III. Harmonogram postępowania: Do r. - termin zadawania pytań. Zapytania należy kierować tylko za pomocą platformy zakupowej r. - przesłanie odpowiedzi na zadane pytania. Odpowiedzi na pytania, które wpłynęły w podanym wyżej terminie zostaną przekazane wszystkim oferentom za pośrednictwem platformy zakupowej LOGINTRADE. Pytania i wnioski, które wpłyną po dniu wyznaczonym nie posiadają gwarancji odpowiedzi oraz uwzględnienia w postępowaniu. Do r. termin składania ofert. W przypadku zainteresowania zapytaniem ofertowym, prosimy o przesłanie oferty jedynie poprzez platformę zakupową LOGINTRADE, oferty przesłane em nie będą akceptowane. Do odbędą się negocjacje Do przesłanie zamówienia. IV. Warunki udziału w postępowaniu: 1. Oferent zobowiązany jest posiadać status autoryzowanego partnera producenta. 2. Oferent składający ofertę zobowiązany jest posiadać potencjał, kompetencje oraz doświadczenie w realizacji usług związanych z przedmiotem zapytania. V. Kryteria wyboru: Cena VI. Kompletna oferta powinna zostać złożona w 2 częściach: I część z merytoryczną zawartością oferty tj.: certyfikat potwierdzający status partnera producenta, wszystkie oświadczenia Oferenta, informacje wymagane zapytaniem ofertowym, wszelkie dobrowolne oświadczenia. II część warunki handlowe należy załączyć wypełniony Załącznik nr 1 Formularz ofertowy, uzupełnić pozycję na platformie zakupowej Logintrade. VII. Złożenie oferty będzie uznane za akceptację zasad prowadzonego postępowania opisanych w niniejszym dokumencie. Oświadczenia Oferenta, iż: 1. akceptuje treść i spełnia wymogi zapytania ofertowego i wszystkich załączników do zapytania ofertowego; 2. akceptuje treść OWZ znajdujących się na stronie 3. zdobył konieczne informacje do przygotowania oferty, a także że należycie zapoznał się z miejscem i sposobem wykonania przedmiotu Oferty, jego rozmiarem, kosztami oraz wszelkimi innymi okolicznościami mającymi wpływ na jego wykonanie, termin realizacji i cenę; 4. termin ważności złożonej oferty do dnia Strona 1 z 5

2 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do przedłużenia terminu związania ofertą po uzyskaniu uprzedniej zgody Oferenta; 6. wszelkie elementy wymagane w zapytaniu ofertowym zostały ujęte w ofercie i w całości zawierają się w cenie ofertowej; 7. jest uprawniony do występowania w obrocie prawnym; 8. posiada uprawnienia niezbędne do wykonania prac objętych niniejszą deklaracją; 9. dysponuje niezbędną wiedzą, doświadczeniem, potencjałem ekonomicznym i technicznym, a także pracownikami zdolnymi do wykonania prac; 10. znajduje się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie prac w oferowanym terminie; 11. nie znajduje się w stanie upadłości ani likwidacji, nie zostało otwarte jego postępowanie restrukturyzacyjne oraz, że nie istnieją podstawy do złożenia wniosku o ogłoszenie jego upadłości lub likwidacji lub otwarcia postępowania restrukturyzacyjnego; 12. nie zalega z uiszczeniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub uzyskał przewidzianą prawem zgodę na zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności oraz nie posiada zobowiązań przeterminowanych wobec swoich dostawców, pracowników i podwykonawców; 13. Oferent, ani jego wspólnik lub urzędujący członek organu zarządzającego nie zostali prawomocnie skazani za przestępstwo popełnione w związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia, przestępstwo przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, przestępstwo przeciwko środowisku, przestępstwo przekupstwa, przestępstwo przeciwko obrotowi gospodarczemu lub inne przestępstwo popełnione w celu osiągnięcia korzyści majątkowych, a także za przestępstwo skarbowe lub przestępstwo udziału w zorganizowanej grupie albo związku mających na celu popełnienie przestępstwa lub przestępstwa skarbowego; 14. Oferent zobowiązuje się do zachowania w poufności faktu prowadzenia niniejszego postępowania, uczestnictwa w nim oraz wszelkich informacji pozyskanych w trakcie jego realizacji na temat Zamawiającego oraz zobowiązuje się do zawarcia umowy o zachowaniu poufności po wyborze jego oferty z zastrzeżeniem, że za każde naruszenie poufności Wykonawca zapłaci Grupie LOTOS S.A. karę umowną w kwocie PLN; 15. Oferent oświadcza, iż w dacie złożenia oferty, nie występuje jakikolwiek konflikt interesów stron, że nie oferował, ani nie przekazywał żadnych korzyści majątkowych w celu wywarcia wpływu na decyzję Zamawiającego o wyborze jego oferty w postępowaniu wyboru kontrahenta i nie wpływał na wynik takiego postępowania w sposób sprzeczny z prawem lub dobrymi obyczajami oraz nie brał udziału w jakichkolwiek porozumieniach lub ustaleniach z podmiotami trzecimi, które miałyby na celu wywarcie wpływu na wynik ww. postępowania; 16. Oferent oświadcza, że w przypadku wyboru jego oferty i zawarcia przez Strony umowy na realizację przedmiotu zapytania ofertowego, jeśli w trakcie jego wykonania zostanie stworzone dzieło objęte przepisami o prawach autorskich, to z chwilą wydania dzieła Wykonawca przeniesie na Zamawiającego w ramach wynagrodzenia całość autorskich praw majątkowych i praw pokrewnych do dzieła wraz z wyłącznym prawem wykonywania i zezwalania na wykonywanie zależnego prawa autorskiego; 17. Oferent oświadcza, iż w zakresie dotyczącym zatrudnienia stosuje w prowadzonej działalności gospodarczej obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa krajowego oraz wspólnotowego, w tym w szczególności Kodeks pracy oraz akty wykonawcze wydane na jego podstawie. 18. Na żądanie Zamawiającego Oferent dostarczy Zamawiającemu poświadczone przez Oferenta za zgodność z oryginałem kopie następujących dokumentów: Odpis z rejestru przedsiębiorców właściwego dla danego państwa (nie dotyczy polskich rejestrów KRS/CEIDG); umowa spółki w przypadku spółki cywilnej; zezwolenie/koncesja lub oświadczenie, że prowadzona działalność nie wymaga ich posiadania; sprawozdanie finansowe za ostatni rok obrotowy (jeżeli jest wymagane), deklaracja CIT-8, PIT-B lub inny dokument przedstawiający sytuację finansową; zaświadczenia o niezaleganiu z opłatami na rzecz ZUS i US dokumenty te nie mogą być starsze niż 3 miesiące; trzy pisemne referencje w przedmiocie i skali zbliżonej do ocenianej transakcji; opis dotychczasowej współpracy z Grupa LOTOS S.A. (m.in. od kiedy, ilość/wartość umów) oryginał aktualnego certyfikatu rezydencji podatkowej wydanego przez upoważniony organ /kontrahenci posiadający miejsce rezydencji poza granicami RP/; stosowne pełnomocnictwa do reprezentacji Oferenta w ramach prowadzonego postępowania; Strona 2 z 5

3 19. cena netto za realizację całości przedmiotu zapytania ofertowego w PLN (z ujętymi w cenie wszelkimi kosztami dodatkowymi) wskazanymi w wypełnionym i podpisanym przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli, w przypadku podania ceny w innej walucie niż PLN, Komisja wyboru kontrahenta, w celu doprowadzenia ofert do stanu porównywalności, przeliczy ją na PLN wg średniego kursu NPB z dnia poprzedzającego dzień otwarcia ofert.; 20. termin płatności faktur: do 30 dni od dnia wpływu faktury do Zamawiającego; Grupa LOTOS S.A informuje, że począwszy od 1 lipca 2018 r. wszelkie płatności dokonywane przez spółki z Grupy Kapitałowej LOTOS na podstawie faktur zakupu będą realizowane na zasadach podzielonej płatności. 21. zatwierdzony przez Oferenta termin realizacji przedmiotu zapytania, został określony w pkt II zapytania ofertowego; Brak akceptacji któregokolwiek z ww. wymaganych elementów może skutkować odrzuceniem oferty. Jednocześnie informujemy, iż zastrzegamy sobie prawo do unieważnienia procesu wyboru kontrahenta, zamknięcia procesu bez wyboru kontrahenta oraz możliwość przeprowadzenia negocjacji z wybranym Oferentem lub Oferentami do chwili podpisania umowy. Zamawiający zastrzega również prawo do przesunięcia terminu wpływu pytań i wniosków od Oferentów, terminu odpowiedzi na zadane pytania oraz terminu składania ofert. Wybór Oferenta/ów do dalszych negocjacji nie stanowi przyjęcia oferty ani rozstrzygnięcia przetargu w rozumieniu Kodeksu Cywilnego. Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie ponadto możliwość wprowadzenia kar umownych z tytułu nieterminowej realizacji przedmiotu zapytania ofertowego. Informujemy, że w przypadku wyboru Państwa oferty w wyniku całego postepowania, na warunkach ustalonych w wyniku niniejszego postępowania zawarta zostanie umowa, w której stroną będzie Grupa LOTOS S.A. Pozostałe spółki z Grupy Kapitałowej Grupy LOTOS S.A. w zależności od potrzeb będą mogły z wybranym Oferentem zawrzeć odrębne umowy na dostawę lub świadczenie usług na warunkach tożsamych z warunkami uzyskanymi przez Grupę LOTOS S.A. w wyniku przeprowadzonego procesu wyboru kontrahenta. UWAGA! Grupa LOTOS S.A. oświadcza, że nie będą refundowane żadne koszty związane z przygotowaniem lub dostarczeniem oferty ani zwracane oferentom nadesłane oferty. Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia wszelkich badań mających na celu sprawdzenie zaświadczeń, dokumentów i przedłożonych informacji oraz do wyjaśnienia finansowych i technicznych aspektów złożonej oferty. Grupa LOTOS S.A. zastrzega, że w ramach współpracy oficjalnym językiem będzie język i prawo polskie. Ocena ofert dokonywana będzie przez Komisję wyboru kontrahenta powołaną przez Grupę LOTOS S.A. Prace komisji przebiegać będą według zasad określonych w procedurze nr GLS , określającej zasady wyboru kontrahenta. Ewentualne informacje na temat ww. procedury można uzyskać w Dziale Zakupów Wspólnych Grupy LOTOS S.A. w Gdańsku. BHP i Ochrona środowiska Oferent na etapie składania oferty zobowiązany będzie do złożenia oświadczenia, że przestrzega obowiązujących przepisów prawa dotyczących szeroko rozumianej ochrony środowiska, w szczególności w zakresie uzyskania niezbędnych zezwoleń, dokonania zgłoszeń i składania informacji oraz respektowania ograniczeń korzystania ze środowiska, wykorzystania potencjału gospodarki o obiegu zamkniętym w tym, w szczególności należytej gospodarki odpadami. Ponadto oferent oświadcza, że postępuje zgodnie z zasadą zrównoważonego rozwoju i podejmuje działania ograniczające negatywny wpływ własnej działalności na środowisko naturalne. Przestrzeganie praw człowieka Oferent na etapie składania oferty zobowiązany będzie do złożenia oświadczenia, iż w zakresie dotyczącym zatrudnienia stosuje w prowadzonej działalności gospodarczej obowiązujące w tym zakresie przepisy prawa krajowego oraz wspólnotowego, w tym w szczególności Kodeks pracy oraz akty wykonawcze wydane na jego podstawie. Strona 3 z 5

4 Wpływ na społeczeństwo - działania integrujące Oferent na etapie składania oferty zobowiązany będzie do złożenia oświadczenia, iż uwzględnia w swojej działalności gospodarczej również problematykę społeczną i dąży do maksymalizacji integracji wartości społecznych, środowiskowych, etycznych i tych związanych z prawami człowieka, z działalnością swoją, innych zainteresowanych stron i społeczeństwa jako całości. Brak konfliktu interesów Oferent na etapie składania oferty zobowiązany będzie do złożenia oświadczenia, że w przypadku wyboru jego oferty i zawarcia umowy na realizację przedmiotu zapytania ofertowego, wyraża zgodę na umieszczenie w umowie zapisów o następującej treści: 1. wedle jego najlepszej wiedzy, w dacie podpisania Umowy, nie występuje jakikolwiek konflikt interesów, który mógłby stanowić przeszkodę dla należytego wykonywania Umowy przez oferenta wpływać na jego bezstronność, jakość wykonywanych przez niego prac lub usług, niezależność lub rzetelność; 2. zobowiązuje się zachować najwyższą staranność w zakresie wymaganym dla prowadzonej działalności gospodarczej oraz podejmować działania zmierzające do unikania konfliktu interesów; 3. w okresie realizacji Umowy, w przypadku podejrzenia zaistnienia ryzyka ewentualnego konfliktu interesów wpływającego na treść oświadczenia, o którym mowa w ust. 1, niezwłocznie poinformuje na piśmie Grupę LOTOS S.A. o takim podejrzeniu, wskazując jego uzasadnienie i przedstawi propozycję wszelkich niezbędnych działań mających na celu zapobieżenie konfliktowi, uwzględniając szeroko pojęty interes Grupy LOTOS S.A. oraz stosowane przez niego zasady etyki biznesu; Klauzula antykorupcyjna Oferent na etapie składania oferty zobowiązany będzie do złożenia oświadczenia, że nie oferował, ani nie przekazywał żadnych korzyści majątkowych ani osobistych w celu wywarcia wpływu na decyzję Grupy LOTOS S.A. o wyborze oferty w postępowaniu wyboru kontrahenta, nie wpływał na wynik takiego postępowania w sposób sprzeczny z prawem lub dobrymi obyczajami oraz nie brał udziału w jakichkolwiek porozumieniach lub ustaleniach pomiędzy oferentem lub innymi podmiotami trzecimi, które miałyby na celu wywarcie wpływu na wynik w/w postępowania. Klauzula etyczna Grupa LOTOS S.A. prowadzi działalność z poczuciem odpowiedzialności za skutki swojego działania oraz stosuje jednolite standardy w ocenach etycznego postępowania pracowników i osób trzecich, poszanowania praw człowieka, przestrzegania praw pracowniczych oraz poszanowania środowiska naturalnego. Grupa LOTOS S.A. dba o poszanowanie praw człowieka w ramach całego łańcucha wartości prezentowanych w prowadzonej działalności gospodarczej. W duchu społecznej odpowiedzialności za całość życia zbiorowego oraz w trosce o wspólne dobro, Grupa LOTOS S.A. podejmuje działania związane z dbałością o przestrzeganie praw i przepisów w prowadzonej działalności, w tym międzynarodowych zasad uwzględniających koncepcję Społecznej Odpowiedzialności Biznesu (CSR). Spółka podejmuje działania związane z kształtowaniem właściwych relacji gospodarczych oraz społecznych. Grupa LOTOS S.A. w swoich działaniach dąży do stworzenia środowiska pracy opartego o wzajemny szacunek oraz tolerancję. Spółka zapewnia ochronę danych osobowych i dyskrecję wszystkim osobom, które zdecydują się zgłosić podejrzenie naruszenia obowiązujących w Grupie LOTOS S.A. zasad wyrażonych w Kodeksie etyki Grupy Kapitałowej LOTOS" lub innych regulacji związanych z wdrożoną i stosowaną przez Spółkę koncepcją Społecznej Odpowiedzialności Biznesu. Z treścią Kodeksu etyki Grupy Kapitałowej LOTOS" można się zapoznać na stronie Grupa LOTOS S.A. informuje, że na jej terenie obowiązują uregulowania i przepisy obejmujące swym zakresem m.in. bhp, ochronę przeciwpożarową i systemy przepustkowe. Wykonawca wybrany w wyniku prowadzonego postępowania zobowiązany będzie do przestrzegania obowiązujących na terenie Grupy LOTOS S.A. procedur (organizacja, pobieranie wymaganych zezwoleń i poleceń na prace). Wykonawca będzie zobowiązany do przestrzegania i bieżącego monitorowania obowiązujących na terenie Grupy LOTOS S.A. zasad i standardów postępowania, w szczególności dotyczących bezpieczeństwa pracy i ochrony ppoż. udostępnionych przez Grupę LOTOS S.A. w serwisie: Wymagania Grupy LOTOS dla Kontrahentów pod adresem: O ile Oferent jest zainteresowany zapoznaniem sięz ww. zasadami, w celu otrzymania loginu i hasła do serwisu zobowiązany jest do kontaktu mailowego na adres: Adam.Nazaruk@grupalotos.pl Grupa LOTOS S.A. informuje, że Zleceniobiorca, którego oferta zostanie wybrana w procesie wyboru kontrahenta i z którym zostanie zawarta umowa na zakres będący przedmiotem niniejszego zapytania, Strona 4 z 5

5 zobowiązany będzie do przestrzegania obowiązujących na terenie GL S.A. uregulowań i przepisów obejmujących między innymi: BHP, ppoż., systemy przepustowe, zasady korzystania z telefonów komórkowych oraz innego sprzętu nadawczego. Obsługę ruchu osobowego, samochodowego, materiałowego i majątkowego firm obcych na terenie GL S.A. prowadzi LOTOS Ochrona Sp. z o.o. Zleceniobiorca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości jednego tysiąca złotych (1 000 PLN) od zdarzenia polegającego na ujawnieniu stanu nietrzeźwości lub stanu po spożyciu alkoholu (od 0,2 alkoholu we krwi lub od 0,1 mg alkoholu w 1 dm 3 wydychanego powietrza) u pierwszych dwóch pracowników Zleceniobiorcy lub innych osób wykonujących prace w jego imieniu w danym roku kalendarzowym. Za każdą kolejną osobę Zleceniobiorca zapłaci po dziesięć tysięcy złotych ( PLN). Limit dwóch osób w roku kalendarzowym, w którym naliczana będzie kara w niższym wymiarze przysługuje Wykonawcy łącznie na wszystkie umowy (w tym Zamówienia) zawarte z Zamawiającym, a liczba osób, u których ujawniono stan nietrzeźwości lub stan po spożyciu alkoholu wykonujących prace w związku umowami (w tym Zamówieniami) sumuje się. Wykonawca zapewni, aby odpowiednie zapisy znalazły się w umowach z Podwykonawcami. Zamawiający wystawi notę obciążeniową na zastrzeżoną karę umowną z tytułu stwierdzenia stanu nietrzeźwości lub po spożyciu alkoholu, adresowaną do Zamawiającego. W notach obciążeniowych, zawarta będzie informacja o dokonaniu cesji należności z niej wynikających na rzecz LOTOS Ochrona Sp. z o.o., ze wskazaniem właściwego numeru rachunku bankowego LOTOS Ochrony Sp. z o.o. Osobie, u której stwierdzono nietrzeźwość w rozumieniu powyższym w trybie natychmiastowym odebrana zostanie przepustka z zakazem wstępu na teren Grupy LOTOS S.A określonym w aktualnym Taryfikatorze Wykroczeń. Mając na uwadze jakość realizacji zamówienia, bezpieczeństwo pracy oraz ochronę środowiska, Grupa LOTOS S.A. zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia u Zleceniobiorcy audytów w obszarze będącym przedmiotem zamówienia. Działania te mają na celu ocenę spełnienia wymagań określonych w dokumentach kontraktowych i innych dokumentach przekazanych do stosowania, a także wybranych przepisach prawa, normach i standardach obowiązujących w obszarze zamówienia. Szanowni Państwo, Jeśli nie są Państwo zainteresowani udziałem w niniejszym postępowaniu lub występują jakiekolwiek przyczyny uniemożliwiające Państwu złożenie deklaracji udziału, mając na względzie jak najlepsze relacje z naszymi kontrahentami, zwracamy się z prośbą o wskazanie powodów niezłożenia oferty na kierowane do Państwa zaproszenie. Prosimy o przesłanie przedmiotowej informacji. Z poważaniem, Adam Nazaruk Dział Zakupów Korporacyjnych (WW) Zał.: 1) zał. nr 1 Formularz ofertowy Strona 5 z 5