4.4. Określenie sposobu rozliczania pracownika rzeczywiste koszty / ryczałt str. 23

S P I S T R E ŚC I 1. Wprowadzenie str. 2 2. Omówienie funkcji systemu Expert 2008 str. 3 2.1. Moduł Import Danych str. 3 2.2. Moduł Deklaracje SOD str. 3 2.3. Moduł Export do Systemu SOD off-line str. 4 2.4. Import danych w systemie SOD off-line oraz wysłanie dokumentów do PFRON str.4 3. Krok pierwszy import danych str. 5 3.1. Import z systemu Płatnik str. 7 3.2. Import z pliku KDU str. 8 3.3. Import z programu Excel str. 10 3.4. Najczęściej występujące informacje o błędach podczas importu danych ze źródeł zewnętrznych str. 13 4. Krok drugi tworzenie wniosków Wn-D oraz Wn-U str. 13 4.1. Tworzenie wniosku Wn-U str. 13 4.1.1. Edycja wniosku Wn-U str. 14 4.1.2. Edycja informacji INF-U-P str. 15 4.1.3. Wyświetlanie informacji o błędach w dokumentach INF-U-P str. 17 4.2. Tworzenie wniosku Wn-D str. 17 4.2.1. Edycja wniosku Wn-D str. 18 4.2.2. Edycja informacji INF-D-P str. 20 4.2.3. Automatyczne wyświetlanie informacji o błędach w dokumentach INF-D-P str. 21 4.3. Zakładka Etaty oraz zakładka Płaca str. 22 4.4. Określenie sposobu rozliczania pracownika rzeczywiste koszty / ryczałt str. 23 5. Krok trzeci export danych do systemu SOD off-line str. 24 6. Krok czwarty pobranie danych przygotowanych w systemie SOD off-line i przesłanie ich do PFRON str. 24 7. Krok piąty tworzenie dokumentów korygujących str. 25 8. Krok szósty porównanie danych z katalogiem WYSLANE (synchronizacja) str. 26 1

9. UŜytkowanie SYSTEMU EXPERT zgodnie z obowiązującymi przepisami str. 27 1. Wprowadzenie. Nowa Wersja Systemu Expert została przygotowana z myślą o uŝytkownikach, którzy oprócz wykonywania czynności związanych z rozliczaniem pomocy SOD za kaŝdy rok do 15 lutego roku następnego, oczekują wsparcia w zakresie przygotowywania nowych dokumentów niezbędnych do pozyskiwania miesięcznych dofinansowań i refundacji, zgodnie z regulacjami obowiązującymi od 1 stycznia 2008 r. Nowa wersja systemu Expert zapewnia wszystkim uŝytkownikom następujące funkcjonalności: 1. Automatyczne pozyskiwanie i rozliczanie dofinansowań do wynagrodzeń oraz refundacji składek ZUS za niepełnosprawnych pracowników. 2. MoŜliwość importu danych z programu Płatnik. 3. Opcję pobierania danych z systemu kadrowego. 4. Automatyczne tworzenie, poprzez dokonanie niezbędnych obliczeń, i wypełnienie danymi informacji INF-D-P dla kaŝdego niepełnosprawnego pracownika. 5. Automatyczne sumowanie danych ze wszystkich INF-D-P na wniosek Wn-D. 6. Eksport wniosków Wn-D wraz z załącznikami do systemu SODiR. 7. Automatyczne tworzenie, poprzez dokonanie niezbędnych obliczeń i wypełnienie informacji INF-U-P dla kaŝdego niepełnosprawnego pracownika. 8. Automatyczne sumowanie danych ze wszystkich INF-U-P na wniosek Wn-U. 9. Eksport wniosku Wn-U wraz z załącznikami do systemu SODiR. 10. Tworzenie korekt informacji INF-D-P i INF-U-P. 11. Rozliczanie dofinansowań i refundacji uzyskanych w danym roku. Zespół systemu Expert Ŝywi nadzieję, Ŝe nowa wersja programu, uwzględniająca zmiany dotyczące roku 2008, spotka się z podobną aprobatą z Państwa strony jak wersje wcześniejsze. śyczymy przyjemnego uŝytkowania naszego systemu. W przypadku wystąpienia sytuacji nie opisanych w niniejszej instrukcji prosimy o kontakt z naszą firmą tel. 061 640 23 20, e-mail: biuro@info-baza.pl. 2

2. Omówienie Funkcji Systemu Expert. System Expert wersja na rok 2008, został przygotowany zgodnie ze znowelizowaną ustawą o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, a takŝe nowymi rozporządzeniami: W sprawie dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych, W sprawie refundacji składek na ubezpieczenia społeczne osób niepełnosprawnych oraz W sprawie udzielania pomocy przedsiębiorcom zatrudniającym osoby niepełnosprawne podpisanymi przez Minister Pracy i Polityki Społecznej 13 grudnia 2007 r. System Expert jest na bieŝąco dostosowywany do ostatniej wersji systemu SODiR dla PFRON. Nowy system Expert, jako następca wersji przeznaczonej głównie do rocznych rozliczeń pomocy SOD, jest programem bardziej rozbudowanym, dającym dodatkowe moŝliwości uŝytkownikom, ale obsługa nowych funkcjonalności wymaga dokładnego wykonywania sekwencji czynności. W związku z powyŝszym, zespół systemu Expert przygotował szereg podpowiedzi ułatwiających przyswojenie umiejętności korzystania z nowych funkcji programu. Oprócz instrukcji obsługi, pomoc dla uŝytkowników stanowią automatyczne podpowiedzi przy polach dokumentów INF-U-P i INF-D-P (pojawiają się po najechaniu myszką na wybrane pole dokumentu) oraz zabezpieczenia uniemoŝliwiające niewprowadzenie waŝnych informacji lub wpisanie ich w błędnym formacie. Przy pomocy systemu Expert pozyskiwane i rozliczane są setki milionów złotych pomocy publicznej na zatrudnienie. Dlatego zespół systemu Expert priorytetowo traktuje wsparcie informacyjne uŝytkowników, tak aby, w jak największym stopniu wyeliminować moŝliwość pomyłek podczas korzystania z naszego progamu. 2.1. Moduł Import Danych w nowej wersji Experta został rozszerzony o moŝliwość pobierania danych z dwóch nowych źródeł zewnętrznych. Do importu danych z systemu Płatnik, dodane zostały: opcja komunikacji z systemami kadrowo płacowymi poprzez plik KDU oraz moŝliwość importu danych z przygotowanego na podstawie danych pochodzących z systemu kadrowego arkusza kalkulacyjnego (plik xls). Moduł Import Danych został zaprojektowany tak, aby uwzględniał specyfikę pracy w róŝnych firmach, oraz róŝnorodność oprogramowania, na jakim Państwo pracujecie. Obecnie Expert 2008 moŝe być wykorzystywany przez firmy, które wypłacają wynagrodzenia pracownikom na koniec kaŝdego miesiąca, oraz tym, które wypłatę wynagrodzeń za miesiąc poprzedni realizują do 10 dnia miesiąca. Jeśli do tej pory korzystaliście Państwo z moŝliwości pobierania danych z systemu Płatnik, w dalszym ciągu moŝecie korzystać z tej opcji. Jeśli jednak, w Twojej Firmie ma miejsce miesięczne przesunięcie w zakresie generowania deklaracji ZUS, moŝesz skorzystać z importu z pliku KDU generowanego przez Twój system kadrowy. Natomiast, jeśli nie chcesz wprowadzać dodatkowych danych przy tworzeniu wniosków Wn-D oraz Wn-U, naucz się importować dane z pliku xls. Więcej na ten temat w punkcie trzecim niniejszej instrukcji Krok pierwszy import danych. 2.2. Moduł Deklaracje SOD do tworzenia wniosków Wn-D oraz Wn-U Ta część systemu Expert, to zupełnie nowa opcja, uwzględniająca zmiany obowiązujące od 1 stycznia 2008 r. Dotychczasowy Konwerter został przebudowany, tak aby umoŝliwić Państwu tworzenie oraz przesyłanie do systemu SODiR, generowanych co miesiąc wniosków Wn-D oraz Wn-U. Głównym zadaniem modułu Deklaracje SOD, jest zweryfikowanie oraz przeliczenie zaimportowanych danych ze wskazanych przez uŝytkownika źródeł zewnętrznych. Dane w module Deklaracje SOD prezentowane są w rozbiciu na okresy sprawozdawcze odpowiadające miesiącom, za jakie uŝytkownik składa wnioski Wn-D i Wn-U. Dokumenty prezentowane są w takiej samej postaci jak w systemie SOD dla PFRON. Do wniosków przypisane są załączniki INF-U-P oraz INF-D-P utworzone dla poszczególnych niepełnosprawnych pracowników. Tabelaryczne wyświetlanie danych z tych załączników 3

w rozbiciu na osoby, daje uŝytkownikowi moŝliwość szybkiej weryfikacji poprawności prezentowanych danych. Zespół systemu Expert przygotował równieŝ statusowanie dokumentów, na których będziecie Państwo pracować i podzielił je na cztery kategorie: aktualnie edytowane, wysłane do SOD, zaimportowane w SOD oraz zweryfikowane w SOD. Więcej na ten temat w czwartej części instrukcji Krok drugi tworzenie wniosków Wn-D oraz Wn-U. 2.3. Moduł Export do Systemu SOD off-line Ta część Systemu Expert jest odpowiedzialna za przesłanie przygotowanych wniosków Wn-D oraz Wn-U do Systemu SOD off-line dla PFRON. Za pomocą Modułu Export przekazywane będą równieŝ korekty deklaracji, które będziecie Państwo tworzyć w naszym programie. System Expert 2008 został przystosowany do komunikacji z systemem SOD offline, w celu wyeliminowania konieczności ręcznego przepisywania wniosków do systemu SOD on-line (do SOD on-line nie moŝna przesyłać deklaracji przygotowanych w systemach zewnętrznych). Jeśli do tej pory korzystaliście Państwo z wersji on-line, prosimy o pobranie wersji off-line, która zapewni komfort wykonywania pracy. Aktualną wersję systemu SOD off-line moŝna pobrać ze stron: www.sod.pfron.org.pl oraz www.sod.dofinansowania.pl. Obsługa przekazywania danych do systemu SOD została zaprojektowana tak, aby w jak największym stopniu ułatwić pracę z Systemem Expert. Więcej na ten temat w piątej części instrukcji pt. Krok trzeci export danych do systemu SOD off-line 2.4. Import danych w systemie SOD off-line oraz wysłanie dokumentów do PFRON Po zaimportowaniu danych do systemu Expert ze źródeł zewnętrznych, oraz po przygotowaniu wniosków Wn-D i Wn-U aplikacja przesyła je w postaci plików XML do systemu SOD, poprzez który, po zaimportowaniu wysyłane zostają do PFRON. Są to działania, które kaŝdy uŝytkownik wykonać musi na swoim koncie w aplikacji SOD. Więcej na ten temat w szóstej części instrukcji Krok czwarty import danych przygotowanych w systemie SOD off-line i przesłanie ich do PFRON 4

3. Krok pierwszy import danych. Uruchom opcję Import w menu programu Expert, które znajduje się po lewej stronie aplikacji, a następie kliknij Import 2008 Po prawej stronie menu, w centralnej części ekranu, wyświetlone zostanie okno parametryzacji funkcji Import Danych. Wybierz sposób importu lub przeczytaj poniŝej czym poszczególne opcje róŝnią się od siebie. System Expert pozwala Państwu na pobranie danych z następujących źródeł zewnętrznych: 1. Program kadrowo płacowy w postaci pliku KDU (dokumenty ZUS RCA). 2. Program Płatnik (baza Access luba baza SQL) 3. Import danych z dokumentu Microsoft Excel. 5

UWAGA WAśNE! Koniecznie przeczytaj! Firmy, które wypłatę wynagrodzeń realizują do końca miesiąca i deklarację ZUS w systemie Płatnik wysyłają do 15 dnia kolejnego miesiąca po którym następuje wypłata wynagrodzeń, przy imporcie danych do systemu Expert mogą wybrać Import Danych z systemu Płatnik. PoniewaŜ Expert pobierze dokumenty z bazy systemu Płatnik z katalogu wysłane. W takim przypadku wybieramy Import Danych z Sytemu Płatnik. Dla firm, w których wypłata wynagrodzenia za miesiąc poprzedni następuje do 10 dnia bieŝącego miesiąca, stworzona została moŝliwość importu danych z pliku KDU systemu kadrowo płacowego. Import ten nie zmusza do wcześniejszego stworzenia deklaracji w systemie Płatnik. W takiej sytuacji wybieramy Import Danych z Pliku KDU. Dla firm posiadających moŝliwość generowania zestawień w formie arkusza kalkulacyjnego programu Microsoft Excel z systemu kadrowo płacowego, w systemie Expert istnieje moŝliwość pobrania danych z takiego arkusza, bez ograniczeń dotyczących terminu wypłaty wynagrodzeń. Dane są pobierane w specjalnie przygotowanej na potrzeby Experta formie kolumn. Ta opcja importu do Systemu Expert daje największy komfort uŝytkownikowi i nie zmusza go do wprowadzania Ŝadnych dodatkowych danych w trakcie przygotowywania deklaracji. Wymaga jednak duŝej dokładności i znajomości podstaw pracy na arkuszach kalkulacyjnych. W takim przypadku wybieramy Import Danych z Arkusza Excel. Po wyborze optymalnej dla Państwa formy importu (PŁATNIK, KDU, EXCEL) naleŝy podać ścieŝkę dostępu do katalogu SOD off-line. Najczęściej na Państwa komputerach znajduje się ona w lokalizacji: C:/PFRON/OFFLINE/ UWAGA WAśNE! Koniecznie przeczytaj System Expert odpowiada za utworzenie i wysłanie stworzonych wniosków Wn-D oraz Wn-U do Systemu SOD off line, a następnie, za jego pomocą do PFRON. Wszystko po to, aby nie musieli Państwo przepisywać przygotowanych deklaracji do systemu SOD. Jeśli do tej pory korzystali Państwo z systemu SOD on-line, pobierzcie i zainstalujcie SOD off line, aby zaoszczędzić czas tracony na przepisywanie danych. SOD off-line wraz z instrukcją instalacji znajdziesz na stronie www.sod.dofinansowania.pl oraz www.sod.pfron.org.pl Jeśli deklaracje SOD za poprzednie miesiące wysłali Państwo do PFRON za pośrednictwem SOD on-line prosimy o wykonanie następujących czynności: 1. Pobierz i zainstaluj z podanego powyŝej adresu system SOD off-line. 6

2. Zaloguj się do systemu SOD on-line, wejdź w opcję deklaracje wysłane, kliknij opcję drukuj, a następnie zapisz wysłane deklaracje z miesiąca poprzedzającego miesiąc bieŝący w katalogu Wyslane. Najczęściej, jeśli nie zmieniłeś ścieŝki instalacji programu SOD off-line, będzie się on znajdował w lokalizacji C:/PFRON/OFFLINE/WYSLANE Czynności te wykonujemy po to, aby system Expert podczas importu danych pobrał część niezbędnych informacji kadrowych z deklaracji wysłanych w miesiącu poprzednim. Kolejnym krokiem, jaki musisz wykonać jest wybranie rodzaju zakładu pracy w jakim pracujesz. System Expert prosi o wskazanie jednej spośród następujących moŝliwości: 3.1. Import z systemu Płatnik. Jeśli importujesz dane z systemu Płatnik po wskazaniu katalogu off-line oraz rodzaju zakładu pracy klikasz Dalej i wskazujesz rodzaj bazy danych systemu Płatnik, z której pobrane zostaną dane do systemu Expert: W przypadku wskazania bazy danych SQL, pojawi się okno z prośbą o podanie login u i hasła do bazy SQL Płatnika. Po prawidłowym zweryfikowaniu hasła do Bazy Płatnika system Expert rozpocznie import danych. Pasek postępu importu informuje, Ŝe Expert pobiera dane. 7

Po zakończeniu pobierania danych, na ekranie wyświetlona zostanie lista osób, które pobrane zostały z wybranego źródła zewnętrznego do systemu Expert. Zwróć szczególną uwagę na pracowników zaznaczonych kolorem czerwonym. Kolor czerwony sygnalizuje brak informacji o tych osobach w wysłanych deklaracjach SOD w poprzednim miesiącu. Jeśli pracownik jest zaznaczony na czerwono zaszła jedna z dwóch sytuacji: 1. Pracownik został zatrudniony w miesiącu, za który przygotowywane są deklaracje, i w dokumentach wysłanych w systemie SOD w miesiącu poprzednim brak jest informacji kadrowych i pienięŝnych dotyczących tego pracownika. 2. Jest osobą zatrudnioną w Państwa Firmie, ale nie posiada orzeczenia o niepełnosprawności i tym samym nie jest zgłoszony do PFRON. Zaznacz, klikając w check box z lewej strony nazwiska, tych pracowników, których zamierzasz pobrać do sytemu Expert i wykonaj import danych. 3.2. Import z pliku KDU. Jeśli wybrałeś import z programu kadrowo-płacowego w postaci pliku KDU wykonaj następujące kroki: 1. Wygeneruj Plik KDU i zapisz go na dysku twardym swojego komputera. 2. Określ lokalizację katalogu SOD off-line jeśli nie wiesz w jaki sposób, instrukcję znajdziesz w punkcie 3.1 Import z systemu Płatnik. 3. Wybierz rodzaj zakładu pracy. 4. Zatwierdź czynność przyciskiem dalej 8

5. W kolejnym oknie System prosi o: wskazanie miejsca, w którym program kadrowo płacowy zapisał plik KDU, wskazanie sposobu wypłaty wynagrodzenia (do końca miesiąca lub do 10dnia następnego miesiąca), wybranie danych, które mają zostać zaimportowane spośród: danych adresowych, danych, pienięŝnych, informacji o etatach. UWAGA WAśNE! Koniecznie przeczytaj! Opcjonalnie System Expert w przypadku importu z pliku KDU pobiera dane adresowe z Systemu SOD a dane pienięŝne i informacje o etatach z pliku KDU. 6. Pasek Postęp importu informuje, Ŝe system Expert pobiera dane. 9

Po zakończeniu pobierania danych na ekranie wyświetlona zostanie lista osób, które pobrane zostały z wybranego źródła zewnętrznego do systemu Expert. Zwróć szczególną uwagę na pracowników zaznaczonych kolorem czerwonym. W takim przypadku system sygnalizuje brak informacji o tych osobach w wysłanych w poprzednim miesiącu deklaracjach SOD. Jeśli pracownik jest zaznaczony na czerwono zaszła jedna z dwóch sytuacji: Pracownik został zatrudniony w miesiącu, za który przygotowywane są deklaracje, i w dokumentach wysłanych w systemie SOD w miesiącu poprzednim brak jest informacji kadrowych i pienięŝnych dotyczących tego pracownika. Jest osobą zatrudnioną w Państwa Firmie, ale nie posiada orzeczenia o niepełnosprawności i tym samym nie jest zgłoszony do PFRON. 7. Zaznacz klikając w check box z lewej strony nazwiska, tych pracowników, których zamierzasz pobrać do sytemu Expert i wykonaj import danych. 3.3. Import z programu Excel. Jeśli zdecydowałeś się na import z pliku programu Microsoft Excel (rozszerzenie xls) musisz wykonać następujące czynności: 1. Wygenerować zestawienie/raport w systemie kadrowo-płacowym dla danych określonych w specyfikacji pliku. Tabelę ze specyfikacją zamieszczamy poniŝej. 2. Sprawdzić poprawność danych zawartych w wygenerowanym zestawieniu/raporcie, oraz zbadać, czy kolejność i zawartość kolumn jest zgodna ze specyfikacją pliku. Jeśli nie jest, naleŝy koniecznie dokonać stosownych poprawek. 3. Zapisać plik w wybranym katalogu na komputerze, na którym wykonany zostanie import do systemu Expert. UWAGA WAśNE! Koniecznie przeczytaj! Jeśli zdecydowali się Państwo na import z pliku programu Excel wygenerowanego z systemu kadrowopłacowego, bardzo waŝne jest, Ŝeby kolumny z danymi przygotować zgodnie ze specyfikacją zamieszczoną poniŝej. Dane w przygotowywanym pliku muszą zostać wypełnione WEDŁUG STANDARDÓW SOD, tzn. województwo liczbami od 2 do 32, miasto/wieś wpisujemy M lub W, męŝczyzna/kobieta M lub K, ostatnia kolumna (AP okres sprawozdawczy) powinna mieć postać: MM-RRRR (np. 02-2008 czyli luty 2008 r.). 10

Specyfikacja do importu pliku programu Excel do aplikacji Expert Numer Kolumny Nazwa Kolumny Objaśnienia A PESEL 11 cyfr bez spacji, bez myślników B Imię1 C Imię 2 D Nazwisko E NIP 10 cyfr bez spacji, bez myślników F nr dowodu G Płeć NaleŜy wpisać K lub M H Wykształcenie Kod od 1 do 8 I Zawód Kod sześciocyfrowy J Gmina K Kod pocztowy L Miejscowość M miasto/wieś NaleŜy wpisać M lub W N nr domu O nr lokalu P Ulica Q Poczta R Powiat S Województwo Podać dwucyfrowy kod województwa T Lekki etat U Lekki PS etat V umiarkowany etat W umiarkowany PS etat X znaczny etat Y znaczny PS etat Z zatrudnienie od W formacie RRRR-MM-DD AA Lekki dni AB Lekki PS dni AC umiarkowany dni AD umiarkowany PS dni AE znaczny dni AF znaczny PS dni AG nieokreślony dni AH nieokreślony PS dni AI wynagrodzenie osiągane AJ wynagrodzenie wypłacone AK podstawa ZUS AL. składka emerytalna AM składka rentowa AN składka chorobowa AO składka wypadkowa AP okres sprawozdawczy W formacie MM-RRRR 11

AQ wynagrodzenie chorobowe 4. WskaŜ lokalizację pliku Microsoft Excel oraz sposób wypłaty wynagrodzeń. 5. Potwierdź klawiszem dalej. Pasek Postęp importu informuje, Ŝe system Expert pobiera dane. Po zakończeniu pobierania danych na ekranie wyświetlona zostanie lista osób, które pobrane zostały z wybranego źródła zewnętrznego do systemu Expert. Zwróć szczególną uwagę na pracowników zaznaczonych kolorem czerwonym. W takim przypadku system sygnalizuje brak informacji o tych osobach w wysłanych w poprzednim miesiącu deklaracjach SOD. Pracownik zaznaczony kolorem czerwonym został zatrudniony w miesiącu, za który przygotowywane są deklaracje i brak jest o nim informacji kadrowych i pienięŝnych w deklaracjach wysłanych miesiąc wcześniej. Bądź teŝ, nie posiada orzeczenia o niepełnosprawności i tym samym nie jest zgłoszony do PFRON. Zaznacz klikając w check box z lewej strony nazwiska, tych pracowników, których zamierzasz pobrać do sytemu Expert i wykonaj import danych. 12

3.4. Najczęściej występujące informacje o błędach podczas importu danych ze źródeł zewnętrznych. lp. id błędu opis przyczyny 1 1010; 1013 Niepoprawnie skonfigurowane źródło danych ODBC 2 1008; 1006 Plik.xls jest niepoprawny 3 1009; 1007 Nie moŝna odnaleźć wskazanego pliku 4 1002; 1012 Nie moŝna wykonać zapytania do bazy danych. Prawdopodobnie została wybrana zła tabela z danymi lub zła baza danych 5 1005 Nie moŝna odczytać pliku KDU ze wskazanej lokalizacji 6 1004 Nie moŝna odczytać pliku SPD ze wskazanej lokalizacji 4. Krok drugi tworzenie wniosków Wn-D oraz Wn-U. Dostęp do modułu odbywa się w menu programu po kliknięciu w zakładkę Deklaracje SOD. Wnioski Wn-D oraz Wn-U przygotowuje się niezaleŝnie od siebie. 4.1. Tworzenie wniosku Wn-U. Po uruchomieniu modułu Deklaracje SOD, kaŝdorazowo po dokonaniu importu danych ze źródeł zewnętrznych wybierz wniosek Wn-U jako pierwszy dokument (dopiero po nim Wn-D). Następnie wskaŝ, za jaki okres sprawozdawczy zamierzasz weryfikować lub modyfikować deklarację, i naciśnij klawisz wyświetl listę. W kolejnych miesiącach roku, po kaŝdym imporcie danych, w Państwa systemie Expert, będą dodawane kolejne okresy sprawozdawcze. Docelowo, w kaŝdym roku, będzie ich 12 po jednym za kaŝdy miesiąc. 13

4.1.1. Edycja wniosku Wn-U. Po wyborze okresu sprawozdawczego program Expert 2008 wyświetli dokument Wn-U za wskazany miesiąc. Dane znajdujące się w głównej części deklaracji Wn-U: dane ewidencyjne pracodawcy oraz numer w rejestrze PFRON zostały automatycznie wprowadzone z bazy Systemu Expert na podstawie danych podanych przez Państwa w zamówieniu systemu Expert. Jeśli któreś z tych dwóch pól jest puste proszę uzupełnić dane i nacisnąć klawisz zapisz (waŝne dla uŝytkowników, którzy korzystali z programu w latach poprzednich, kiedy podawanie numeru PFRON nie było wymagane). UWAGA WAśNE! Koniecznie przeczytaj! W dolnej części ekranu pod deklaracją Wn-U znajdują się następujące klawisze funkcyjne: Zapisz zmiany, Drukuj z załącznikami, Przeglądaj załączniki, Eksportuj do SOD. Opis klawiszy znajdujących się pod deklaracją WN-U: Klawisz Zapisz zmiany umoŝliwia dokonanie zapisu zmian; Klawisz Drukuj z załącznikami umoŝliwia druk deklaracji Wn-U z wybranego okresu sprawozdawczego wraz z załącznikami INF-U-P; 14

Klawisz Przeglądaj załączniki INF-U-P pozwala na zweryfikowanie wszystkich załączników INF-U-P przygotowanych dla wszystkich pracowników z danego WN-U; Klawisz Eksportuj do SOD umoŝliwia wysłać do aplikacji SOD off-line utworzony i zweryfikowany dokument Wn-U, wraz z wybranymi i utworzonymi załącznikami INF-U-P. Pozwala to na zaoszczędzenie czasu przeznaczanego na ręczne wprowadzanie poszczególnych załączników do systemu SOD; Klawisz Drukuj Wn-U pozwala uŝytkownikowi na wydrukowanie wniosków wyłącznie z wybranego okresu sprawozdawczego; Wszystkie opisane powyŝej klawisze znajdują się pod deklaracją Wn-U 4.1.2. Edycja informacji INF-U-P. Po naciśnięciu klawisza Przeglądaj załączniki INF-U-P znajdującego się w dolnej części deklaracji Wn-U, system wyświetli okno zawierające dane wszystkich pracowników zaimportowanych do systemu Expert w danym miesiącu. 15

UWAGA WAśNE! Koniecznie przeczytaj! Po otworzeniu okna ze wszystkimi załącznikami INF-U-P, konieczne jest kliknięcie przycisku Przelicz załączniki INF-U-P. Czynność ta zweryfikuje poprawność danych zawartych w prezentowanej tabeli. Aby dokonać przeliczenia załączników kliknij w przycisk Przelicz załączniki INF-U-P Następnie zweryfikuj, czy przy poszczególnych pracownikach nie występują kwoty zerowe. Dane o załącznikach prezentowane są w tabeli według następującej kolejności: Lp, Nazwisko i Imię, PESEL, Ryczałt/Koszty, Stan informacji, Kwota do wypłaty, Nieaktywny, Opcje. Opis tabeli w zestawieniu Lista załączników INF-U-P Kolumna Nazwisko i Imię zawiera nazwisko i imię pracownika. Kolumna PESEL zawiera numer PESEL pracownika. Kolumna Ryczałt/Koszty informuje, czy dany pracownik, będzie rozliczany za pomocą ryczałtu, czy teŝ rzeczywistych podwyŝszonych kosztów. Aby dokonać wyboru naleŝy kliknąć w odpowiedni check box. Kolumna Stan informacji wskazuje, czy jest to załącznik tworzony (edytowany), wysłany do SOD, zaimportowany w SOD, zweryfikowany z SOD, czy korekta. Kolumna Kwota do wypłaty przedstawia wyliczoną przez system kwotę refundacji. Kolumna Nieaktywny umoŝliwia zaznaczenie pracowników, na których nie chcemy ubiegać się o refundację składek ZUS, aczkolwiek znajdują się oni na liście w danym okresie sprawozdawczym. 16

Kolumna Opcje umoŝliwia usunięcie wybranego pracownika z listy. UWAGA WAśNE! Koniecznie przeczytaj! Jeśli któremuś z wyświetlonych pracowników nie przysługuje refundacja składek ZUS zaznacz go w kolumnie nieaktywny. W takim przypadku dana osoba nie będzie brana pod uwagę w obliczeniach. 4.1.3. Wyświetlanie informacji o błędach w dokumentach INF-U-P. W Systemie Expert 2008 wprowadzony został mechanizm, który weryfikuje wszystkie wymagane przez system SOD pola w załącznikach INF-U-P i wyświetla podpowiedzi w zakresie poprawnego wypełniania ich przez uŝytkownika. PoniŜej, na deklaracji INF-U-P, pole Poziom wykształcenia pozostawiono niewypełnione. System Expert zaznaczył puste pole kolorem róŝowym, a na czarnym polu znajdującym się z lewej strony wyświetlił zakres danych, jakie mogą zostać wpisane w polu Poziom wykształcenia. Na kolejnym fragmencie deklaracji pokazana jest sytuacja, w której w załączniku INF-U-P brak jest informacji w polach poczta oraz ulica. W takich przypadkach system Expert prosi o wprowadzenie brakujących informacji. 17

UWAGA WAśNE! Koniecznie przeczytaj! Obecnie system Expert kontroluje w załącznikach INF-U-P pola z numerami od 2. do 16. oraz 18. i 19. (dane osobowe) oraz od 24. do 44., a takŝe od 46. do 49. (wartości kwotowe). 4.2. Tworzenie wniosku Wn-D. Dostęp do modułu odbywa się w menu programu po kliknięciu w zakładkę Deklaracje SOD. Wnioski Wn-D oraz Wn-U przygotowuje się niezaleŝnie od siebie. Po uruchomieniu modułu Deklaracje SOD wybierz Wn-D. Następnie wskaŝ okres sprawozdawczy, jaki zamierzasz weryfikować lub modyfikować i naciśnij klawisz wyświetl listę. W kolejnych miesiącach roku po kaŝdym imporcie danych w Państwa systemie Expert będą przybywać kolejne okresy sprawozdawcze. Docelowo w kaŝdym roku będzie ich 12 po jednym za kaŝdy miesiąc. 4.2.1. Edycja wniosku Wn-D. Po wyborze okresu sprawozdawczego program Expert 2008 wyświetli dokument Wn-D za wskazany miesiąc. 18

Dane znajdujące się w głównej części deklaracji Wn-D, takie jak Dane ewidencyjne pracodawcy, Numer w rejestrze PFRON zostały uzupełnione z bazy systemu Expert, na podstawie danych podanych przez Państwa w zamówieniu. Jeśli, któreś z pól jest puste, proszę wpisać Ŝądaną wartość i nacisnąć klawisz zapisz. (waŝne dla uŝytkowników, którzy korzystali z programu w latach poprzednich, kiedy podawanie numeru PFRON nie było wymagane). UWAGA WAśNE! Koniecznie przeczytaj! W dolnej części ekranu pod deklaracją Wn-D znajdują się następujące klawisze funkcyjne: Zapisz zmiany, Drukuj z załącznikami, Przeglądaj załączniki INF-D-P, Eksportuj do SOD. Opis klawiszy znajdujących się pod deklaracją Wn-D Klawisz Zapisz zmiany umoŝliwia zapisanie wprowadzonych zmian. Klawisz Drukuj z załącznikami umoŝliwia druk deklaracji Wn-D z wybranego okresu sprawozdawczego wraz z załącznikami INF-D-P. Klawisz Załączniki INF-D-P pozwala na zweryfikowanie wszystkich załączników INF-D-P stworzonych dla wszystkich pracowników w ramach danego Wn-D. 19

Klawisz Eksportuj do SOD umoŝliwia wysłać do SOD off-line utworzony i zweryfikowany dokument Wn-D wraz z wybranymi i utworzonymi załącznikami INF-D-P. Operacja oszczędza czas potrzebny na ręczne wprowadzanie załączników do Systemu SOD. Klawisz Drukuj Wn-D pozwala uŝytkownikowi na wydrukowanie wyłącznie deklaracji z wybranego okresu sprawozdawczego. Wszystkie opisane klawisze znajdują się pod deklaracją WN-D. 4.2.2. Edycja informacji INF-D-P. Po naciśnięciu klawisza Przeglądaj załączniki w dolnej części deklaracji Wn-D wyświetli się okno zawierające dane wszystkich pracowników zaimportowanych do systemu Expert w danym miesiącu. 20

UWAGA WAśNE! Koniecznie przeczytaj! Po otworzeniu okna ze wszystkimi załącznikami INF-D-P koniecznie naleŝy kliknąć przycisk Przelicz załączniki INF-D-P. Czynność ta, po imporcie danych zweryfikuje poprawność danych zawartych w prezentowanej tabeli. Aby dokonać przeliczenia załączników kliknij w przycisk Przelicz załączniki INF-D-P. Następnie zweryfikuj, czy przy poszczególnych pracownikach w polu Kwota do wypłaty nie występują kwoty zerowe. Dane o załącznikach prezentowane są w tabeli w następującej kolejności: Lp, Nazwisko i Imię, PESEL, Nieaktywny, Opcje. Ryczałt/Koszty, Stan Informacji, Kwota do wypłaty, Opis zawartości tabeli w zestawieniu Lista załączników INF-D-P. Kolumna Nazwisko i Imię nazwisko i imię pracownika. Kolumna PESEL PESEL pracownika. Kolumna Ryczałt/Koszty informacja, czy dany pracownik jest deklarowany do rozliczenia metodą ryczałtową, czy teŝ rzeczywistych podwyŝszonych kosztów. Aby dokonać wyboru naleŝy kliknąć w odpowiedni check box. Kolumna Stan informacji wskazuje, czy jest to załącznik tworzony (edytowany), wysłany do SOD, zaimportowany w SOD, zweryfikowany z SOD, czy korekta. Kolumna Kwota do wypłaty prezentuje wyliczoną przez system kwotę dofinansowania. Kolumna Nieaktywny umoŝliwia odznaczenie pracowników na których nie chcemy ubiegać się o refundację w danym okresie sprawozdawczym, pomimo tego, Ŝe znajdują się na liście. 21

Kolumna Opcje umoŝliwia usunięcie wybranego pracownika z listy. UWAGA WAśNE! Koniecznie przeczytaj! Jeśli któremuś z wyświetlonych pracowników nie przysługuje dofinansowanie do wynagrodzenia (np. emerytowi) odznacz go w kolumnie Nieaktywny. W takim przypadku, ta osoba nie będzie brana pod uwagę w obliczeniach. 4.2.3. Automatyczne wyświetlanie informacji o błędach w dokumentach INF-D-P. W Systemie Expert 2008 wprowadzony został mechanizm, który weryfikuje wszystkie wymagane przez system SOD w załącznikach INF-D-P pola i wyświetla podpowiedzi w zakresie poprawnego wprowadzania danych. PoniŜej, na deklaracji INF-D-P, pole Poziom wykształcenia pozostawiono niewypełnione. System Expert puste pole zaznaczył kolorem róŝowym a na czarnym polu znajdującym się z lewej strony, wyświetlił zakres danych, jakie mogą zostać wpisane w polu Poziom wykształcenia. Na ekranie poniŝej, pokazana jest sytuacja, w której, w załączniku INF-D-P brak jest informacji w polach Poczta oraz Ulica. W tym przypadku system Expert prosi o wpisanie brakujących informacji. 22

UWAGA WAśNE! Koniecznie przeczytaj! Obecnie System Expert kontroluje pola w załącznikach INF-D-P z numerami od 2. do 16. oraz 18. i 19. (z danymi osobowymi) a takŝe od 24. do 35. oraz od 38. do 41. (z wartościami kwotowymi). 4.3. Zakładka Etaty oraz zakładka Płaca. Zakładka Płaca została podzielona na trzy składowe: wynagrodzenie osiągane, podstawa składek ZUS wynagrodzenie wypłacone oraz wynagrodzenie chorobowe gdzie: a) wynagrodzenie osiągane wynagrodzenie objęte dofinansowaniem obejmuje w szczególności: wynagrodzenie za płacę (w tym w godzinach nadliczbowych i porze nocnej), wynagrodzenie za okres przestoju, wynagrodzenie za czas korzystania przez pracownika z urlopu wypoczynkowego, wynagrodzenie za czas przebywania pracownika na zwolnieniu lekarskim, premie regulaminowe, uznaniowe i o konstrukcji mieszanej, nagrody jubileuszowe, dodatki staŝowe, dodatki funkcyjne. Do wynagrodzenia osiąganego nie zalicza się, a zatem brak jest moŝliwości uzyskania dofinansowań do: zasiłków wypłaconych z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (np. chorobowego, macierzyńskiego), ekwiwalentów (np. za urlop wypoczynkowy, pranie odzieŝy), dodatków o świadczeniowym charakterze (np. dodatków mieszkaniowych), odpraw, zapomóg. b) podstawa składek ZUS powinna obejmować wszystkie elementy wynagrodzenia od których płacone są składki na ZUS, w tym równieŝ ekwiwalenty urlopowe. c) wynagrodzenie wypłacone oznacza kwotę netto wypłaconą pracownikowi. d) wynagrodzenie chorobwe wynagrodzenie za czas choroby wypłacone przez pracodawcę. 4.4. Określenie sposobu rozliczania pracownika koszty / ryczałt. 23

Wyboru sposobu rozliczenia pracownika dokonujemy zaznaczając odpowiednie pole w pozycji 37 formularza INF-D-P oraz w pozycji 45 INF-U-P (zaznaczenie dla danego pracownika musi być takie samo na obu dokumentach). W przypadku wybrania rozliczenia rzeczywistymi podwyŝszonymi kosztami naleŝy pamiętać o uzupełnieniu zakładek związanych z podwyŝszonymi kosztami zatrudnienia oraz o wygenerowaniu raportu podwyŝszone koszty za dany miesiąc (jest to warunek naliczenia kosztów!). Jeśli wybrane zostanie rozliczenie ryczałtowe nie potrzeba wykazywać Ŝadnych dodatkowych kosztów. 5. Krok trzeci eksport danych do systemu SOD off-line. Wyeksportowanie danych gotowych do przyjęcia przez system SOD off-line następuje po kliknięciu przycisku Eksportuj do SOD znajdującego się pod wybraną deklaracją (WN-D lub WN-U). W tym celu naleŝy wybrać z menu systemu Expert zakładkę Deklaracje SOD, następnie wybrać deklarację, która ma zostać wyeksportowana, a następnie kliknąć przycisk Eksportuj do SOD. Deklaracja zostanie wyeksportowana zostanie razem ze wszystkimi załącznikami, za wyjątkiem załączników oznaczonych na liście jako nieaktywne. UWAGA WAśNE! Koniecznie przeczytaj! Warunkiem poprawnego eksportu deklaracji jest podanie prawidłowej ścieŝki do katalogu OFF-LINE podczas importu (krok pierwszy). Jeśli jesteś pewien, Ŝe ścieŝka jest podana prawidłowo, upewnij się, czy w katalogu OFF-LINE istnieje katalog import. Niewskazane jest, aby w katalogu import znajdowała się więcej niŝ jedna deklaracja WN-D bądź WN-U. MoŜe to powodować nieprawidłowe działanie modułu Import w systemie SOD. Dlatego po eksporcie deklaracji naleŝy zaimportować ją do systemu SOD przed eksportem kolejnej deklaracji z systemu Expert. 6. Krok czwarty pobranie danych przygotowanych w systemie SOD off-line i przesłanie ich do PFRON. Po wykonaniu eksportu danych naleŝy zalogować się do systemu SOD, i z menu wybrać zakładkę Import, a następnie Import z pliku. Pojawi się lista deklaracji WN, które aktualnie znajdują się w 24

katalogu Import. Zaznaczamy interesującą nas deklarację klikając na niej lewym przyciskiem myszy, a następnie klikamy przycisk OK. Jeśli import przebiegł pomyślnie, dane zostaną zaimportowane (będzie moŝna je przejrzeć w zakładkach Lista Wn-D bądź Lista Wn-U w zaleŝności od tego, jaka deklaracja była importowana), a pliki z katalogu Import zostaną przeniesione do katalogu Robocze. Aby wysłać deklarację wraz załącznikami do PFRON naleŝy wybrać z menu zakładkę Wniosek Wn-D lub Wniosek Wn-U, następnie Lista Wn-D lub Lista Wn-U. Pojawi się pusta lista deklaracji. NaleŜy określić, za jaki okres, i o jakim statusie deklaracje mają zostać wyświetlone w polu Warunki wyboru, a następnie kliknąć przycisk OdświeŜ. Zostanie wówczas wyświetlona lista deklaracji za wybrany okres. Aby zobaczyć szczegóły dotyczące deklaracji naleŝy zaznaczyć ją klikając na niej lewym przyciskiem myszy, a następnie kliknąć przycisk Edycja w menu bocznym. Pojawi się zawartość wybranej deklaracji. Aby wysłać ją wraz z załącznikami do PFRON naleŝy kliknąć przycisk Wyślij w menu bocznym. 7. Krok piąty tworzenie dokumentów korygujących. 25

W celu dokonania korekty deklaracji Wn-D lub Wn-U, naleŝy otworzyć korygowaną deklarację i w pozycji 14 Wniosek określić status deklaracji jako korekta, a następnie zapisać wprowadzoną zmianę. Spowoduje to zmianę statusu wszystkich załączników odpowiednich dla danej deklaracji moŝemy nanosić w nich zmiany i zapisywać. Przy imporcie do programu SODiR dokumenty będą juŝ traktowane jako korygujące. 8. Krok szósty porównanie danych z katalogiem WYSLANE (synchronizacja) Opcja synchronizacji pozwala zweryfikować czy dane wysłane za pomocą SODiR są zgodne z danymi zawartymi w EXPERCIE. W celu dokonania synchronizacji naleŝy wybrać opcję Porównaj z wysłanymi znajdującą się pod dokumentem głównym WN-D lub WN-U. NaleŜy poczekać na zakończenie procesu synchronizacji. Wyniki synchronizacji moŝna przeanalizować po kliknięciu przycisku przeglądaj załączniki. Po prawej stronie listy widoczna jest ikona wraz z wyświetloną ilością róŝnic, którą moŝna kliknąć, spowoduje to wyświetlenie odnalezionych nieścisłości. Istotne jest aby w oknie wyboru zaznaczyć opcje Synchronizacja TAK, a następnie kliknąć przycisk WYŚWIETL LISTĘ. 26

Pojawi się lista załączników, po prawej stronie listy widoczna jest ilość róŝnic. Kliknięcie liczby róŝnic spowoduje ich wyświetlenie. 27