Intranety w Polsce 2009

Intranety w Polsce 2009 Spis treści O Contium SA... 3 Opracowanie raportu Pentor Research International o/wrocław, grudzień 2008... 3 Prawa autorskie... 3 Słowo wstępu... 4 Równoległe światy... 4 IT reinkarnacja... 5 Zmierzch rozwiązań autorskich... 5 Raczkujące Enterprise 2.0... 6 1. Cele zakres badania... 7 2. Nota metodologiczna... 7 3. Sposób realizacji badania... 7 4. Charakterystyka próby... 8 5. Wdrożenie intranetu... 14 6. Cele i funkcje intranetu... 15 7. Użytkownicy intranetu... 26 8. Zarządzanie intranetem... 27 9. Obszary usprawnień intranetu... 33 Spis tabel i rysunków... 37 Contium SA www.contium.pl biuro@contium.pl 54-201 Wrocław 01-102 Warszawa ul. biuro@contium.pl Przedmiejska 6-10 ul. Jana Olbrachta 94 NIP 894-26-49-070 Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej Tel.: (71) 35 84 100 Tel.: (22) 482 10 28 REGON 932269479 VI Wydział Gospodarczy Faks: 54-201 (71) Wrocław 35 84 101 Faks: 01-102 (22) Warszawa 482 10 29 nr KRS 0000004330 kapitał akcyjny 3 850 000 zł, opłacony w całości ul. Przedmiejska 6-10 ul. Jana Olbrachta 94 NIP 894-26-49-070 Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej Tel.: (71) 35 84 100 Tel.: (22) 482 10 28 REGON 932269479 VI Wydział Gospodarczy Faks: (71) 35 84 101 Faks: (22) 482 10 29 nr KRS 0000004330 kapitał akcyjny 3 850 000 zł, opłacony w całości

O Contium SA Firma Contium SA specjalizuje się w rozwiązaniach IT wspierających zarządzanie i pracę z informacją oraz wielokanałową sprzedaż detaliczną i dystrybucję. W zakresie tych rozwiązań Spółka świadczy usługi doradcze, budowy aplikacji dedykowanych, wdrażania, utrzymywania i dzierżawy systemów oraz konfiguracji infrastruktury serwerowej. Spółka działa na rynku od 1997 roku i obecnie posiada oddziały we Wrocławiu (siedziba), Warszawie i Częstochowie, w których pracuje ponad 100 wysokiej klasy specjalistów. Klientami Contium są duże i średnie firmy z terenu całej Polski oraz z zagranicy. Sukces rozwiązań oferowanych przez Contium opiera się na wiedzy i doświadczeniu biznesowym łączonym z szeroką gamą produktów i technologii IT, zarówno komercyjnych jak i open source. Firma jest partnerem światowych liderów produktów IT dla biznesu, takich jak Microsoft (status Microsoft Gold Certified Partner), IBM, DELL i aktywnym członkiem społeczności open source. Do klientów, którzy skorzystali z usług Contium należą między innymi: Allianz, Black Red White, BZ WBK, Euro RTV AGD, Hewlett-Packard, Leroy Merlin, Lukas, Skoda Auto Polska, TIM SA. Opracowanie raportu Pentor Research International o/wrocław, grudzień 2008 Raport został przygotowany przez Instytut Badania Opinii i Rynku PENTOR Research International o/wrocław. Kontakt: Janusz Bujko Dyrektor Oddziału ul. Purkyniego 1 50-155 Wrocław tel. (0 71) 344 35 00 fax (0 71) 344 35 12 e-mail: wroclaw@pentor.com.pl Prawa autorskie Wszystkie prawa do treści zamieszczonych w niniejszym raporcie są zastrzeżone. Jakiekolwiek cytowanie, powielanie i dystrybuowanie niniejszego raportu wymaga informacji o autorze badania. Przykładowa adnotacja: Źródło: Badanie autorskie Contium SA (www.contium.pl) przeprowadzone przez Pentor Research International o/wrocław. 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 3 / 37

Słowo wstępu Badania prowadzone były na początku kryzysu gospodarczego. Przez ostanie kilka miesięcy większość firm odłożyła na lepsze czasy projekty związane z intranetami. Obecnie, wraz z ożywieniem gospodarczym wracamy do stanu rynku sprzed roku. W związku z tym zdecydowaliśmy się właśnie teraz opublikować niniejszy raport. Jako osoba zaangażowana w sprzedaż, realizację i rozwój intranetów naszych klientów, z przeprowadzonego badania wyciągnąłem poniższe wnioski. Równoległe światy Raport ukazuje obraz intranetów bardzo prostych, o niskim stopniu integracji z systemami wewnętrznymi. Jedyne funkcje jakie spełnia ponad 50% przypadków to komunikacja wewnętrzna kierownictwa do pracowników i gromadzenie wiedzy. Wystarczające w ich przypadku są przede wszystkim mechanizmy przechowywania dokumentów i wyszukiwarka. Jednocześnie trzy dominujące obszary potrzeb rozwojowych to integracja z innymi aplikacjami (48%), zakres funkcjonalny (41%) i sposób tworzenia i kategoryzowania treści (30%). Podczas analizy rozwijanych przez Contium portali oraz zapytań naszych klientów wyłonił się obraz rozwiązań znacznie dojrzalszych, gdzie integracja i wygodna architektura zarządzania informacją to podstawa, a obszary rozwojowe dotyczą zaawansowanego wyszukiwania, workflow lub kierunku Enterprise 2.0. Wielu klientów realizuje już obecnie takie projekty. Tak więc możemy mówić o trzech poziomach intranetów: I. Proste, raczkujące intranety bez integracji i z problematyczną architekturą informacji. II. Rozwiązania dojrzałe integrowane z innymi aplikacjami, z logiczną architekturą. III. Zaawansowane, innowatorskie projekty Enterprise Content Management obejmujące procesy biznesowe i uwzględniające podejście Enterprise 2.0. Wytłumaczeniem braku spójności w wynikach mojej analizy wdrożonych i rozwijanych przez Contium rozwiązań oraz poniższego badania w moim postrzeganiu intranetów, a jest ono tożsame z wizją omawianą w dyskusjach na forach eksperckich, może być informacja mówiąca o tym, kto jest wykonawcą intranetów. W 39% przypadków są to rozwiązania stworzone bez udziału konsultantów zewnętrznych i najprawdopodobniej o funkcjonalności znacznie prostszej niż zlecane zewnętrznym ekspertom. Tak więc dyskusje toczone na forach przez ekspertów, czy analiza zapytań i rozwiązań dotyczy tylko 61% projektów, w których konsultanci zewnętrzni są angażowani. Projekty wykonywane przez firmy zewnętrzne realizowane są dla klientów posiadających intranety na poziomie II (dojrzałym) i III (zaawansowanym). 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 4 / 37

ITreinkarnacja Jednym ze spodziewanych oczekiwań wynikających z analizy wyników badań przeprowadzonych w 2005 roku (Raport: Intranety w Polsce 2005, badanie Contium SA zrealizowane przez Pentor) było zmniejszenie roli IT na rzecz użytkowników biznesowych samodzielnie redagujących portale. Przemawiały za tym fakty. Intranety stają się coraz prostsze w edycji treści, zarządzanie uprawnieniami oparte na rolach pozwala na dalekie rozproszenie odpowiedzialności. Rozwój intranetu to już w większym stopniu jego konfiguracja, niż pisanie kodu i wywoływanie poleceń na serwerach. Wydawało się oczywiste, iż użytkownicy biznesowi będący właścicielami procesów, czy też będą stawali się właścicielami całych rozwiązań. Wyniki obecnych badań przeczą tej tezie. Wykazują one, iż rola IT w projektach intranetowych przez ostatnie 3 lata wręcz wzrosła. W 82% przypadkach IT wykonywało projekt samodzielnie lub przy współpracy z dostawcą zewnętrznym. Dział IT był inicjatorem i sponsorem projektu w 50% w stosunku do 42% w 2005 roku, a w 40% szefem projektu była osoba z IT. Wytłumaczeniem tego pozornego paradoksu jest z jednej strony - zmiana roli IT w dojrzałych biznesowo firmach, a z drugiej strony - prostota i dostępność rozwiązań portalowych takich jak Microsoft SharePoint czy opensource jak Wordpress, Alfresco czy Liferay. Działy IT w wielu firmach zmieniły swoją rolę, przestały być jednostką tworzącą systemy, z punktu widzenia księgowego generującą wyłącznie koszty, a stały się działami odpowiedzialnymi za doradztwo strategiczne w zakresie rozwoju biznesu. Takie podejście doprowadziło do wzrostu znaczenia działu IT w wielu firmach, który staje się właścicielem projektów i budżetów. Z drugiej strony, w części firm działy IT samodzielnie instalują i udostępniają intranety w oparciu o rozwiązania wymagające wyłącznie prostej konfiguracji. Redukcja budżetów związana z kryzysem wzmocniła tę tendencję, przez co powstają niskobudżetowe projekty rozwiązujące część problemów komunikacyjnych, ale bez prawidłowo zaplanowanej taksonomii informacji. Zmierzch rozwiązań autorskich Badania prowadzone w 2005 roku pokazywały bardzo dużą różnorodność technologii i wskazywały, iż większość rozwiązań to rozwiązania autorskie lub rozwiązania pisane na zamówienie. Obecnie równo po 30% udziału mają Microsoft SharePoint i gotowe systemy opensource. Tendencja ta widoczna jest na całym świecie, gdzie poza rozwiązaniami niszowymi mali i średni producenci nie mają wystarczających środków, aby konkurować funkcjonalnością i zaszytą w produkcie wiedzą biznesową. Wygrywają oprogramowania rozwijane przez duże korporacje. Także ze względu na ryzyko inwestycji opensource - platformy komercyjne wdrażane przez wielu dostawców są wyżej cenione przez działy zakupów i IT. Należy się więc spodziewać, iż w przypadku intranetów, które w 80% funkcjonalności są takie same na całym świecie, rola rozwiązań autorskich będzie dalej maleć. 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 5 / 37

Raczkujące Enterprise 2.0 Pozytywną informacją jest fakt, iż w zakresie intranetów zaczęły pojawiać się elementy Enterprise 2.0 jak Wiki czy blogi. Udział tych rozwiązań jest nadal niski gdyż występują tylko w ok. 10% przypadków. Jednocześnie, analizując zakres zapytań klientów, wykonywanych przez Contium systemów oraz coraz większą dostępność gotowych rozwiązań, należy oczekiwać wzrostu znaczenia tych elementów. Np. zapowiadany obecnie SharePoint 2010 w największym stopniu rozwinął się w kierunku social computing, co także pokazuje obecne trendy. W wersji 2007 postawiono na twarde procesy entrprise content management i search. Natomiast wersja 2010 rozwija się także w kierunku miękkiej komunikacji społecznościowej, przenoszącej zachowania znane z Internetu do wewnątrz organizacji. Grzegorz Rudno-Rudziński Prezes Zarządu Contium SA 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 6 / 37

1. Cele zakres badania Celem badania było uzyskanie informacji o: Procesie wdrażania intranetu w firmach. Funkcjach realizowanych przez intranet. Skali wykorzystywania tego narzędzia przez wybrane grupy pracowników. Sposobie zarządzania intranetem. Obszarach usprawnień intranetu. Planowanym wdrożeniu intranetu w firmach, które aktualnie nie korzystają z tego narzędzia. 2. Nota metodologiczna lp 1 TERMIN REALIZACJI BADANIA Grudzień 2008 2 METODA BADAWCZA Ankieta internetowa do samodzielnego wypełnienia CAWI (CATI Computer Assisted Web Interview) 3 WIELKOŚĆ PRÓBY 50 wywiadów 4 OBSZAR BADANIA Cała Polska 3. Sposób realizacji badania Badanie zostało zrealizowane za pomocą ankiety do samodzielnego wypełnienia. Dystrybucja odbywała się poprzez wysyłanie wiadomości e-mail, zawierającej link do kwestionariusza, pod adresy dostarczone przez Zleceniodawcę. Do realizacji badania wykorzystano bazę składająca się w sumie z 1403 rekordów. W trakcie realizacji projektu, do osób, którym został wysłany link z kwestionariuszem, wysyłano remindera (przypomnienie) z ponowną prośbą o wzięcie udziału w badaniu. 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 7 / 37

4. Charakterystyka próby Wśród przebadanych firm, 88 % posiada intranet, rozumiany jako wewnątrzfirmowy serwis WWW (portal), który udostępnia dane i usługi niezbędne pracownikom w codziennych działaniach i służy komunikacji między nimi. Ponad połowa firm biorących udział w badaniu to przedsiębiorstwa polskie (54 %). Firmy międzynarodowe stanowiły (20 %) próby, kolejne (20 %) to firmy z przeważającym udziałem kapitału zagranicznego. Największy udział w próbie miały przedsiębiorstwa zatrudniające od 200 do 500 pracowników (30 %) oraz od 2001 i więcej (30 %). Drugą co do liczebności grupą były firmy o zatrudnieniu w przedziale 5001 1000 pracowników (18 %). Roczny przychód co dziesiątej badanej firmy (10 %) zamknął się w przedziale 51-100 mln zł. Podobnie, bo 10% badanych firm osiągnęło dochód 201-300 mln zł. W próbie stosunkowo duży udział mają też przedsiębiorstwa o bardzo wysokich przychodach, przekraczających 500 mln zł (10 %). Firmy uczestniczące w badaniu reprezentowały wiele branż; najliczniej występowali przedstawiciele branży bankowej, finansowej i ubezpieczeniowej (37,5 %), przedsiębiorstwa rządowe, energetyka, producenci FMCG oraz dystrybutorzy FMCG (po 9,4 %) Wśród badanych dominowały osoby z działów IT, głównie menagerowie IT (34 %). Respondentami były też osoby piastujące stanowiska kierownicze (20 %). Największy wpływ na wybór rozwiązań informatycznych posiadała osoba na stanowisku doradcy technicznego (52,3 %); Drugą co do liczebności grupą były osoby na stanowisku decydenta w kwestiach technicznych (43,2 %). W ponad ¼ firm (28,6 %) odpowiedzialność nad komunikacją wewnętrzną firmy sprawuje dział lub komórka ds. komunikacji wewnętrznej. W 1/5 firm (22,4 %) odpowiedzialność tą sprawuje dział HR. 86 % badanych jest użytkownikami intranetu, ponad połowa z nich (55,8 %) pełni funkcję menedżera / członka zespołu zarządzającego intranetem. Największą grupą badanych były osoby pochodzący z wyższych szczebli zarządzania. 1/3 badanych (34 %) zajmuje stanowisko menedżera IT, co piąta osoba jest na szczeblu kierowniczym (20 %), a 12 % badanych jest menedżerami ds. komunikacji. 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 8 / 37

[N = 50] 12% Nie 88% Tak Rysunek 1. Posiadanie intranetu. [N = 50] 20% Firma polska ze znacznym udziałem kapitału zagranicznego 6% Odmowa odpowiedzi 54% Firma polska 20% Firma międzynarodowa Rysunek 2. Struktura próby wg formy własności. 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 9 / 37

[N = 44] 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% 6% 8% 30% 18% 6% 30% 2% Rysunek 3. Struktura próby wg wielkości zatrudnienia. [N = 44] 60% 56% 50% 40% 30% 20% 10% 6% 10% 4% 10% 4% 10% 0% Rysunek 4. Struktura próby wg przychodów w 2007 roku. 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 10 / 37

Inna Telekomunikacja Szkolenia Rządowa IT FMCG - sprzedaż / dystrybucja FMCG - producent Farmaceutyczna Energetyka Budowlana / nieruchomości Bank / finanse / ubezpieczenia 3,10% 3,10% 6,30% 9,40% 3,10% 9,40% 9,40% 6,30% 9,40% 3,10% 37,50% 0% 10% 20% 30% 40% Rysunek 5. Struktura próby wg branży. 20% Kierownik 6% Administrator IT 4% Pracownik działu komunikacji 8% Inne stanowisko 16% Informatyk / specjalista IT 34% Menadżer IT 12% Menadżer ds. komunikacji Rysunek 6. Pełnione stanowiska w związku z intranetem. 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 11 / 37

86% Użytkownik 25,60% Deweloper / osoba rozwijająca funkcje intranetu 34,90% Redaktor / członek zespołu redakcyjnego 39,50% Administrator / menedżer techniczny 55,80% Menedżer intranetu/członek zespołu zarządzającego Rysunek 7. Pełniona rola w związku z intranetem. 24,50% Inny 22,40% HR 12,20% Dział lub komórka ds. komunikacji wewnętrznej 12,20% Marketing 12,20% PR / komunikacja korporacyjna Rysunek 8. Działy odpowiedzialne za komunikację wewnętrzną w firmie. 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 12 / 37

Decydent w kwestiach biznesowych 27,30% 47,70% 25% Decydent w kwestiach technicznych 25% 31,80% 43,20% Doradca techniczny 20,50% 27,30% 52,30% Doradca biznesowy 27,30% 36,40% 36,40% w ogóle nie miałem(am) wpływu na decyzję miałem(am) częściowy wpływ na decyzję Doradca biznesowy Doradca techniczny Decydent w kwestiach technicznych Decydent w kwestiach biznesowych 27,30% 20,50% 25% 27,30% 36,40% 27,30% 31,80% 47,70% miałem(am) bardzo duży wpływ 36,40% 52,30% 43,20% 25% Rysunek 9. Kto decyduje w firmie o wyborze rozwiązań informatycznych? 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 13 / 37

5. Wdrożenie intranetu Respondenci zostali zapytani o to, kto jest autorem informatycznej części intranetu w ich firmie. Największą grupę (43,2 %) stanowiły te osoby, które jako wykonawcę wskazały zarówno firmę zewnętrzną jak i wewnętrzny dział IT. Niewiele mniejszy odsetek badanych (38,6 %) zadeklarował, że sieć wewnętrzna w ich firmie powstała wyłącznie z inicjatywy firmowego działu IT. Najmniejszą grupę (18,2 %) stanowiły natomiast osoby, pracujące w firmach, które wdrożenie intranetu zleciły w całości firmie zewnętrznej. Przy budowie intranetu respondenci najczęściej deklarowali korzystanie z autorskiego pomysłu dostawcy, oprogramowania firmy Microsoft, lub typu Open Source (po 29,5 %). 43,20% Częściowo firma zewnętrzna, a częściowo dział IT 38,60% Dział IT naszej firmy [N = 44] 18,20% Firma zewnętrzna Rysunek 10. Sposób wdrożenia intranetu. Nie wiem Inne komercyjne IBM (Websphere, Lotus Domino) Rozwiązanie autorskie działu IT Microsoft (SharePoint 2003, 2007) Rozwiązanie autorskie dostawcy Open source 2,30% 4,50% 15,90% 15,90% 29,50% 29,50% 29,50% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% Rysunek 11. Technologia użyta do budowy intranetu (część aplikacyjna). 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 14 / 37

6. Cele i funkcje intranetu Osoby biorące udział w badaniu zostały zapytane o to, w jakim stopniu ich aktualny intranet realizuje poszczególne zadania w przedsiębiorstwie. Najczęściej narzędzie to umożliwia gromadzenie i zarządzanie wiedzą organizacji, oraz komunikowanie się kierownictwa z pracownikami, jak i daje możliwość wymiany informacji między jednostkami organizacyjnymi (choć w przypadku połowy badanych firm, zadania te są realizowane jedynie w niewielkim stopniu). Do pozostałych zadań intranet jest wykorzystywany w mniejszej skali. Osoby, które wskazały, że ich firmowy intranet spełnia choćby tylko w niewielkim stopniu opisane na poprzedniej stronie funkcje, zostały także zapytane o to, jakie szczegółowe zadania są realizowane w danym obszarze. W zakresie komunikacji wewnętrznej między kierownictwem a pracownikami, najczęściej wymieniane były biblioteki oficjalnych procedur i standardów (wskazania ponad 90% badanych osób). Nieco mniej wskazań padło na aktualności firmowe/działowe i sekcje informacyjne o firmie. Połowa badanych wskazała na informacje prasowe, niewiele mniej na sekcje rozrywkowe. W zakresie gromadzenia i zarządzania wiedzą organizacji, na pytanie o szczegółowe cele realizowane przez intranet w odpowiedzi najczęściej padały wskazania na biblioteki z instrukcjami i dokumentacją. Połowa badanych wymieniła wyszukiwarkę dokumentów dokumenty i strony intranetu. Co trzecia osoba zadeklarowała wykorzystywanie omawianego narzędzia do bibliotek umożliwiających przechowywanie i udostępnianie bieżących dokumentów. W obszarze komunikacji między pracownikami liniowymi, firmowy intranet daje najczęściej możliwość dostępu do firmowej książki adresowej. Bardzo często umożliwia także uzyskanie informacji o strukturze organizacyjnej firmy i wyszukanie pracowników. Ponad połowa osób biorących udział w badaniu, jako jedno z zadań realizowanych przez sieć wewnętrzną wskazała także dostęp do grupowych i firmowych terminarzy. Nierzadko narzędzie to jest wykorzystywane do komunikowania się za pomocą forum dyskusyjnego. Osoby, które wskazały, że ich wewnętrzna sieć realizuje funkcję automatyzacji działań administracyjnych i kadrowych, jako szczegółowe zadania wymieniały najczęściej rezerwację współdzielonych zasobów (sal konferencyjnych, samochodów, itp.). Prawie 60% z nich wskazało na dostęp do formularzy zamówień wewnętrznych. Do rozliczania delegacji i prowadzenia sklepiku z produktami firmy dla pracowników, intranet jest wykorzystywany stosunkowo rzadziej. W zakresie działań HR i kadrowych, wewnętrzna sieć komputerowa jest wykorzystywana przede wszystkim do przeprowadzania testów i kursów on-line. Prawie równie często służy także do szukania/zamieszczania informacji o wakatach w firmie, oraz do składania wniosków urlopowych. Respondentów zapytano także o to, czy omawiane narzędzie spełnia jeszcze jakieś dodatkowe funkcje, które nie zostały wcześniej uwzględnione. Co trzecia osoba udzieliła twierdzącej odpowiedzi. 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 15 / 37

Wśród innych funkcji, znalazły się różnorodne elementy, które były wskazywane przez pojedyncze osoby. Respondenci zostali zapytani o częstotliwość prowadzenia w ich firmie dwóch rodzajów analiz: dotyczących użyteczności intranetu, czy też satysfakcji jego użytkowników, oraz dotyczących wykorzystania poszczególnych elementów intranetu (np. oglądalności poszczególnych stron). W przypadku drugiej z wymienionych, prawie połowa badanych wskazała, że tego rodzaju analizy w ogóle nie są przeprowadzane w ich firmie. W co piątym przedsiębiorstwie badanie tego typu ma miejsce przynajmniej raz w miesiącu. W pozostałych firmach analiza dotycząca wykorzystania poszczególnych elementów intranetu jest prowadzona rzadziej. Przeprowadzanie analiz dotyczących satysfakcji użytkowników intranetu i jego użyteczności jest jeszcze mniej powszechne. W przypadku prawie 35 % firm, ich pracownicy deklarowali, że taka analiza jest dokonywana co najmniej raz w roku. Odsetek osób wskazujących na większą częstotliwość analiz był niewielki. Co więcej prawie 40 % twierdzi, że taka analiza w ich firmie w ogóle nie ma miejsca. Wewnętrzna sieć komputerowa najczęściej nie jest zintegrowana z innymi systemami, na co wskazywała zdecydowana większość respondentów. Co piąty pracownik deklarował natomiast powiązanie intranetu z systemem finansowo-księgowym, płacowo-kadrowym, zarządzania relacjami z klientami, czy też przedsiębiorstwem. W przypadku większości firm dostęp do intranetu przez kioski internetowe i urządzenia mobilne nie jest możliwy (inaczej wskazuje tylko ok. 16-18 % badanych). W ponad połowie przedsiębiorstw pracownicy mają jednak dostęp do sieci wewnętrznej spoza siedziby firmy. 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 16 / 37

Komunikacja wewnętrzna kierownictwa z pracownikami i wymiana między jednostkami organizacyjnymi 13,60% 47,70% 38,60% Gromadzenie i zarządzanie wiedzą organizacji 9,10% 50% 40,90% Praca grupowa i komunikacja w zespołach, bezpośrednio pomiędzy pracownikami liniowymi 54,50% 27,30% 18,20% Automatyzacja i obsługa działao administracyjnych i biurowych (np. Rezerwacja sal konferencyjnych) 40,90% 25% 34,10% Automatyzacja i obsługa procesów kadrowych i HR (np. Obsługa wniosków urlopowych, zapisy na szkolenia) 54,50% 27,30% 18,20% Udostępnienie w ramach portalu intranetowego aplikacji wspierających kluczowe procesy biznesowe (np. Obsługa reklamacji klientów) 54,50% 22,70% 22,70% 0% 20% 40% 60% 80% 100% nie realizuje realizuje w niewielkim stopniu w pełni realizuje Rysunek 12. Zadania realizowane przez intranet. 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 17 / 37

Kluczowe wskaźniki działalności dostępne dla pracowników szeregowych Sekcje informacyjne o produktach/ usługach Sekcje rozrywkowe Informacje prasowe 26,30% 36,80% 44,70% 50% Sekcje informacyjne o firmie Aktualności firmowe/działowe 73,70% 78,90% Biblioteki oficjalnych procedur i standardów 92,10% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Rysunek 13. Funkcje realizowane przez intranet - komunikacja wewnętrzna kierownictwa z pracownikami i wymiana informacji między jednostkami organizacyjnymi. 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 18 / 37

Ocenianie przydatności dokumentów i artykułów przez użytkowników intranetu Blogi prowadzone przez pracowników, ekspertów firmowych 5% 7,50% Strony Wiki 12,50% Edytowalne zestawienia i tabele danych 12,50% Słowniki firmowych terminów i skrótów 15% Dane klientów/ kontrahentów 17,50% Wskaźniki operacyjne i raporty dla menedźerów Biblioteki do przechowywania i udostępniania bieżących dokumentów 22,50% 32,50% Wyszukiwarka przeszukująca dokumenty i strony intranetu 55% Biblioteki z instrukcjami i dokumentacją 70% [N = 40] 0% 20% 40% 60% 80% Rysunek 14. Funkcje realizowane przez intranet - gromadzenie i zarządzanie wiedzą organizacji. 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 19 / 37

Raportowanie czasu pracy 25% Listy zadao dla pracowników 30% Terminarze i harmonogramy osobiste pracowników Subskrypcja przez użytkowników powiadomieo o zamieszczczeniu lub zmianie dokumentów i informacji w intranecie Forum dyskusyjne 40% 40% 45% Terminarze grupowe i firmowe 60% Wyszukiwarka pracowników 75% Struktura organizacyjna firmy 80% Firmowa książka adresowa 90% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Rysunek 15. Funkcje realizowane przez intranet - komunikacja w zespołach między pracownikami liniowymi. 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 20 / 37

Sklepik z produktami firmy dla pracowników 11,50% Rozliczanie delegacji 15,40% Formularze zamówieo wewnętrznych 57,70% Rezerwacja współdzielonych zasobów 80,80% [N = 26] 0% 20% 40% 60% 80% 100% Rysunek 16. Funkcje realizowane przez intranet - automatyzacja działań administracyjnych i kadrowych. Dostęp dla pracowników do danych o wynagrodzeniach/ przysługujących premiach 15% Informacje o saldzie przysługujacego urlopu 30% Obsługa składania i akceptowania wniosków urlopowych 40% Informacje o wakatach w firmie 45% Kursy i testy online 50% [N = 20] 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Rysunek 17. Funkcje realizowane przez intranet - automatyzacja działań administracyjnych i kadrowych. 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 21 / 37

36,40% Nie 63,60% Tak [N = 44] Rysunek 18. Czy intranet spełnia jeszcze inne funkcje? Inne/ pozostałe funkcje baza biblioteczna materiałów naukowych biblioteka dokumentów BHP funkcje wizerunkowe książka teleadresowa ze zdjęciami pracowników narzędzia wspierające instalacje dodatków do oprogramowania (np. konwertery Office'a) obsługa procesów typu HelpDesk ogłoszenia organizacja pracy firmy publikacja artykułów rejestr usterek rejestr zapotrzebowania na sprzęt i oprogramowanie IT słownik wielojęzyczny system oceny pracowników wspomaga działanie działu IT Tabela 1. Pozostałe elementy / funkcje spełniane przez intranet. 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 22 / 37

2,30% 2,30% Analiza dotyczy wykorzystania poszczególnych elementów intranetu 45,50% 20,50% 11,40% 9,10% 9,10% Analiza dotyczy użyteczności intranetu/lub satysfakcji użytkowników 38,60% 4,50% 6,80% 2,30% 34,10% 4,50% 9,10% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Analiza dotyczy użyteczności intranetu/lub satysfakcji użytkowników Analiza dotyczy wykorzystania poszczególnych elementów intranetu Nie są prowadzone 38,60% 45,50% Co najmniej raz w miesiącu 4,50% 20,50% Co najmniej raz na kwartał 6,80% 9,10% Co najmniej raz na pół roku 2,30% 2,30% Co najmniej raz na rok 34,10% 11,40% Rzadziej niż raz na rok 4,50% 2,30% Nie wiem 9,10% 9,10% Rysunek 19. Częstotliwość prowadzania wymienionych analiz. 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 23 / 37

Zintegrowany system zarządzania przedsiębiorstwem - ERP 18,20% 79,50% 2,30% 6,80% System zarządzania łaocuchem dostaw - SCM 93,20% 2,30% System zarządzania relacjami z klientami - CRM 20,50% 77,30% 2,30% Płacowo-kadrowy 20,50% 77,30% 2,30% Finansowo-księgowy 20,50% 77,30% Finansowo-księgowy Płacowo-kadrowy 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% System zarządzania relacjami z klientami - CRM System zarządzania łaocuchem dostaw - SCM Zintegrowany system zarządzania przedsiębiorstwem - ERP tak 20,50% 20,50% 20,50% 6,80% 18,20% nie 77,30% 77,30% 77,30% 93,20% 79,50% nie wiem 2,30% 2,30% 2,30% 0% 2,30% Rysunek 20. Integracja intranetu z innymi systemami. 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 24 / 37

Spoza siedziby firmy 63,60% 36,40% Przez urządzenia mobilne 18,20% 81,80% Przez kioski internetowe 15,90% 81,80% 2,30% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Przez kioski internetowe Przez urządzenia mobilne Spoza siedziby firmy tak 15,90% 18,20% 63,60% nie 81,80% 81,80% 36,40% nie wiem 2,30% 0% 0% Rysunek 21. Dostępy do intranetu. 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 25 / 37

7. Użytkownicy intranetu Intranet jest narzędziem wykorzystywanym przede wszystkim przez pracowników biurowych badanych firm. W niespełna 60% przedsiębiorstw dostęp do tego narzędzia posiadają wszyscy, lub prawie wszyscy pracownicy tego działu. W przypadku pracowników produkcyjnych i terenowych trudno jest określić skalę wykorzystywania przez nich sieci wewnętrznej. Mniej więcej połowa badanych nie mogła (brak pracowników z danej grupy), lub nie potrafiła się wypowiedzieć w omawianej kwestii. Osoby, które dysponowały takimi informacjami, najczęściej wskazywały, że z dostępu do intranetu korzystają wszyscy, lub prawie wszyscy pracownicy obu typów. 2,30% Pracownicy biurowi 13,60% 18,20% 59,10% 6,80% 4,50% Pracownicy terenowi 6,80% 11,40% 25% 43,20% 9,10% 2,30% Pracownicy produkcyjni 20,50% 27,30% 43,20% 6,80% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Pracownicy produkcyjni Pracownicy terenowi Pracownicy biurowi żaden z pracowników 0% 4,50% 0% do 50% 20,50% 6,80% 13,60% 51-98% 2,30% 11,40% 18,20% 99-100% 27,30% 25% 59,10% nie dotyczy 43,20% 43,20% 2,30% nie wiem 6,80% 9,10% 6,80% Rysunek 22. Dostępy pracowników poszczególnych działów firmy do intranetu. 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 26 / 37

8. Zarządzanie intranetem Osoby, które wypełniły ankietę odpowiadały także na pytania związane z kwestią zarządzania intranetem. W pierwszej kolejności poproszono je o wskazanie sponsora firmowej sieci (właściciela budżetu). W połowie firm jest nim dział IT. W co czwartym przedsiębiorstwie sieć jest sponsorowana przez Dział Komunikacji Korporacyjnej/Wewnętrznej lub Zarząd firmy. W niewielu firmach właścicielem budżetu przeznaczonego na intranet jest dział marketingu, HR, lub inny. Ankietowanych poproszono także o wskazanie, czy ich firmowa sieć jest zarządzana przez specjalnie powołany do tego celu zespół. W ponad połowie przedsiębiorstw występuje taka grupa osób. Wśród nich najczęściej obecni są przedstawiciele działu IT, HR i Komunikacji Korporacyjnej/Wewnętrznej. W przypadku połowy firm w grupie zarządzającej intranetem obecni są także pracownicy z działu marketingu. Szefem omawianego zespołu zarządzającego najczęściej jest pracownik z działu IT. W co czwartej firmie jest to osoba z działu HR. Osoby, które wskazały, że w ich firmie nie ma bezpośrednio wydzielonego zespołu do zarządzania intranetem, zostały zapytane o to, czy do tego celu jest wyznaczona konkretna osoba. W przedsiębiorstwach, w których jest taki główny decydent należy on do działu IT lub do Działu Komunikacji Wewnętrznej/Korporacyjnej. Firm, w których intranet nie jest zarządzany ani przez grupę ludzi, ani też przez pojedynczą osobę, jest w sumie (w odniesieniu do wszystkich badanych przedsiębiorstw) 31,8 %. Ankietowanych poproszono także o wypowiedzenie się w kwestii zespołu odpowiedzialnego za redagowanie, porządkowanie i bieżące prowadzenie intranetu. W niespełna 60 % firm taka grupa osób jest obecna. Za pełnioną rolę pracownicy ci nie są najczęściej dodatkowo wynagradzani. W zdecydowanej większości firm, w których wewnętrzna sieć komputerowa jest obecna, od momentu jej wdrożenia, intranet był poszerzany o nowe funkcje. W przypadku prawie 40 % przedsiębiorstw, rozbudowa miała miejsce w ciągu ostatniego miesiąca. W co trzeciej firmie proces ten odbył się nie dalej jak pół roku temu. W co piątej, rozbudowa miała miejsce w ciągu ostatniego roku. 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 27 / 37

Nie wiem Inny dział HR Marketing 2,30% 4,50% 6,80% 6,80% Zarząd Dział komunikacji korporacyjnej/ wewnętrznej 25% 25% IT 50% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% Rysunek 23. Sponsor intranetu. 45,50% Tak 54,50% Nie Rysunek 24. Posiadanie stałego zespołu zarządzającego intranetem. 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 28 / 37

Produkcja/ Realizacja 30% Zarząd 40% Marketing 55% Komunikacji korporacyjnej lub wewnętrznej 60% HR 65% IT 70% 0% 20% 40% 60% 80% Rysunek 25. Rodzaj grona reprezentowanych pracowników. 10% Marketing 10% Inny 5% Zarząd 10% HR 40% IT 25% Komunikacja korporacyjna lub wewnętrzna Rysunek 26. Przedstawiciel grona pracowników/ działu, obejmującego stanowisko szefa zespołu. 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 29 / 37

41,70% Tak 58,30% Nie [N = 24] Rysunek 27. Posiadanie wyznaczonego głównego decydenta w sprawach intranetu. 40,90% Nie 59,10% Tak Rysunek 28. Posiadanie zespołu redakcyjnego odpowiedzialnego za redagowanie, porządkowanie i bieżące prowadzenie intranetu. 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 30 / 37

11,50% Tak 88,50% Nie Rysunek 29. Dodatkowe wynagrodzenia dla członków zespołu redakcyjnego. 25% Nie 75% Tak Rysunek 30. Czy intranet był rozbudowany o nowe funkcje?. 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 31 / 37

3% 6,10% 21,20% 36,40% w ciągu ostatniego miesiąca w ciągu ostatniego półrocza w ciągu ostatniego roku dawniej nie wiem, nie pamiętam 33,30% [N = 33] Rysunek 31. Kiedy została przeprowadzona rozbudowa funkcji intranetu? 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 32 / 37

9. Obszary usprawnień intranetu Ankietowanych poproszono o wskazanie, które z obszarów intranetu powinny zostać usprawnione, bądź zmienione. Najczęściej usprawnienia bądź zmiany wymaga integracja tego narzędzia z innymi systemami, oraz zakres funkcji oferowanych przez sieć (odpowiednio - prawie 50 % i nieco ponad 40 % wskazań na odpowiedź konieczna poprawa ). Obszary najczęściej wskazywane przez badanych jako te, które usprawnień nie potrzebują to: zasięg intranetu (w ponad połowie firm jest dostępny dla wszystkich docelowych użytkowników), oraz zarządzanie uprawnieniami dostępu i bezpieczeństwo związane z funkcjonowaniem intranetu (45,5 % wskazań na odpowiedź nie potrzeba zmian ). Respondentów zapytano także o aspekty zarządzania intranetem, które także wymagają zmiany, poprawy. W tym przypadku podobnie liczne grupy osób (ok. 30-38 % badanych) wskazywały na konieczność poprawy każdego z wymienionych aspektów. Na ewentualną poprawę prawie każdego z aspektów, wskazywały prawie takie same odsetki badanych (ok. 34-36 %). Jedynie w kwestii zainteresowania, aktywności i wykorzystania przez użytkowników intranetu, odsetek ten był wyższy i wyniósł ponad 50 %. Osoby, które wypełniły ankietę odpowiadały także na pytania dotyczące planów związanych ze zmianami w funkcjonowaniu ogólnofirmowego intranetu. Wdrożenie praktycznie nowego narzędzia do końca 2009 roku planowane jest w co czwartym przedsiębiorstwie. Niemal co trzecia firma przewiduje rozbudowę istniejącego intranetu o istotne elementy. Kolejne 25 % badanych zadeklarowało, że modyfikacje wewnętrznej sieci do 2009 roku będą ale niewielkie. Badani zostali poproszeni o wypowiedzenie się w kwestii utrudnień związanych z ewentualnym wyłączeniem intranetu w ich firmie. Zdaniem co czwartej osoby rezygnacja z wewnętrznej sieci znacznie utrudniłaby funkcjonowanie całej firmy, kolejne niespełna 20 % twierdzi, że utrudnienia objęłyby działalność niektórych działów. Zdaniem co piątego respondenta pogorszeniu uległaby komunikacja wewnątrz firmy. Na niewielkie utrudnienia, bez większych konsekwencji wskazało nieco ponad 27 % badanych. Grupa osób twierdzących, że z likwidacją intranetu nie wiązałyby się żadne negatywne konsekwencje została oszacowana na 10 %. 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 33 / 37

Nawigacja i sposób zorganizowania intranetu 25% 47,70% 20,50% 6,80% Sposób tworzenia, kategoryzowania i publikowania informacji oraz dokumentów 29,50% 34,10% 25% 11,40% Trafnośd działania wyszukiwarki i skutecznośd wyszukiwania informacji w intranecie 27,30% 29,50% 18,20% 25% Zarządzanie uprawnieniami dostępu i bezpieczeostwo 20,50% 22,70% 45,50% 11,40% Integracja intranetu z innymi systemami IT 47,70% 29,50% 11,40% 11,40% Zakres funkcji oferowanych przez intranet i obszarów działalności firmy "pokrytych" przez intranet 40,90% 47,70% 6,80% 4,50% Zasięg intranetu - dostępnośd dla wszystkich docelowych użytkowników 11,40% 20,50% 56,80% 11,40% Jakośd i możliwości oprogramowania, na którym zbudowany jest intranet 22,70% 36,40% 20,50% 20,50% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Konieczne poprawa Ewentualnie poprawid Nie potrzeba zmian Nie dotyczy/ nie wiem Rysunek 32. Obszary, w których intranet powinien zostać usprawniony. 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 34 / 37

Aktualnośd informacji i dokumentów oraz ich adekwatnośd do potrzeb użytkowników 38,60% 36,40% 4,50% 20,50% Jasno określone odpowiedzialności za zarządzanie i rozwój intranetu 38,60% 34,10% 6,80% 20,50% Budżet na rozwój intranetu 31,80% 34,10% 20,50% 13,60% Postrzeganie istotności intranetu przez Zarząd i kierownictwo wyższego szczebla 36,40% 36,40% 6,80% 20,50% Zainteresowanie, aktywnośd i wykorzystanie przez użytkowników 29,50% 54,50% 4,50% 11,40% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Rysunek 33. Aspekty zarządzania intranetem, które powinny zostać usprawnione. tak, planowana jest generalna przebudowa intranetu/ nowy intranet tak, planowana jest rozbudowa istniejącego intranetu o istotne elementy. tak, ale tylko małe modyfikacje 6,80% 11,40% 25% nie, pozostanie on bez zmian 25% nie wiem 31,80% Rysunek 34. Plany dotyczące zmian w funkcjonowaniu intranetu. 2009 Contium SA, www.contium.pl, Wszystkie prawa zastrzeżone, strona 35 / 37