1. Wywiadówka Dnia 7 stycznia 2008r. odbędzie się zebranie z rodzicami uczniów klasy Ib. Jesteś wychowawczynią tej klasy i musisz przygotować się do zebrania. Po pierwsze musisz przygotować i rozesłać zawiadomienia dla rodziców. Po drugie dla każdego ucznia musisz przygotować listę z ocenami proponowanymi mu na 1 semestr. Jesteś nowoczesnym nauczycielem obeznanym w tajnikach technologii informacyjnej, dlatego postanowiłeś przygotować zarówno zawiadomienia, jak i koperty i listy z ocenami wykorzystując korespondencję seryjną w Wordzie. Bazę danych z adresami oraz ocenami uczniów masz już przygotowaną w Excelu w pliku Dane uczniow.xls. Przygotowanie dokumentu za pomocą korespondencji seryjnej powoduje powstanie dwóch plików ściśle ze sobą powiązanych jeden będzie zawierał szablon dokumentu (np. listu do rodziców), czyli część niezmienną dla wszystkich listów. Szablon ten można porównać do niewypełnionego druku listu. Będzie on powiązany z bazą danych, w której znajdują się potrzebne informacje o uczniach. drugi plik będzie zawierał gotowe listy wyprodukowane na podstawie szablonu oraz informacji w bazie danych. A. Zawiadomienia dla rodziców 1. Przykładowe zawiadomienie znajduje się w pliku List do rodzicow.pdf. Na jego podstawie należy przygotować tekst i formatowanie dokumentu, a następnie przekształcić go na szablon korespondencji seryjnej. Okno Pomocnika korespondencji seryjnej uruchamia polecenie Narzędzia Korespondencja seryjna. Klikamy Dokument główny Listy seryjne. Zostaniemy zapytani, czy szablon chcemy tworzyć z aktualnie otwartego dokumenty, czy chcemy stworzyć zupełnie nowy plik. Wybieramy Aktywne okno. 2. Drugi etap pracy z korespondencją seryjną to połączenie dokumentu z plikiem zawierającym dane. Wybieramy opcję: Otwórz źródło danych i wskazujemy plik Dane uczniow.xls. Po kliknięciu Edytuj dokument główny w dokumencie głównym pojawia się nowy pasek narzędzi 1
Korespondencja seryjna. Klikamy na pasku Wstaw pole korespondencji seryjnej. W rozwinięciu pojawią się nazwy pól, identyczne jak w pierwszym wierszu bazy adresowej. W odpowiednim miejscu wstawiamy i pogrubiamy nazwisko rodziców, ulicę, kod pocztowy, miasto. Pola korespondencji seryjnej po wstawieniu do dokumentu można formatować jak zwykły tekst. Przeglądanie danych umożliwia przycisk zaznaczony na rysunku kolorem czerwonym. Po kliknięciu przycisku na dokumencie pojawią się dane pierwszej osoby w bazie. Przeglądanie dalszych danych umożliwiają odpowiednie przyciski znajdujące się po prawej stronie przycisku zaznaczonego na czerwono. Wyjaśnienie przycisków paska Korespondencja seryjna: Wstawia w pozycji kursora pola z pliku danych Wstawia w pozycji kursora instrukcję sterującą Podgląd danych. Umożliwia przełączanie między widokiem pól korespondencji seryjnej, a widokiem związanych z nimi danych. Pierwszy rekord / Ostatni rekord. Przejście do pierwszego / ostatniego rekordu zawartego w pliku danych. Poprzedni / następny rekord. Przejście do poprzedniego / następnego rekordu w bazie. Idź do rekordu. Przejście do rekordu (osoby) o wpisanym numerze. Pomoc. Wyświetlanie okna pomocy korespondencji seryjnej. Sprawdź poprawność. Wyświetlanie okna Sprawdzanie i raport błędów. Scal Scalaj w nowy dokument. Wygenerowanie dokumentów korespondencji seryjnej do oddzielnego pliku. Scalaj na drukarkę. Wygenerowanie dokumentów korespondencji seryjnej do oddzielnego pliku i skierowani ich drukarkę. Wyświetlanie okna dialogowego Scalaj dane do... w celu ustawienia odpowiednich opcji scalania czyli generowania dokumentów korespondencji seryjnej (np. sortowania, filtrowania rekordow, itp). Znajdź rekord. Wyświetlanie okna dialogowego Znajdź rekord. Edycja źródła danych. Wyświetlanie okna dialogowego Formularz danych lub otwieranie programu edytującego podłączona bazę danych. 2
3. Wygląd listu do rodziców ucznia zależy od tego, czy uczeń jest dziewczynką, czy chłopcem (w liście pojawia się słowo syn/córka). List zależy również od tego czy ucznia wychowują oboje rodzice, czy tylko matka lub ojciec (w liście znajdują się sformułowania Szanowni Państwo/ Szanowna Pani/ Szanowny Pan oraz Państwa córka/syn, Pani córka/syn, Pana córka/syn). W takich sytuacjach należy do dokumentu wstawić instrukcję sterującą Jeśli... to... w przeciwnym razie... wybraną z listy Wstaw pole programu Word. Należy tu wykorzystać pola (nazwy kolumn bazy danych) Rodzice oraz Płeć. Na przykład aby wstawić słowa syna lub córki należy najechać kursorem na miejsce gdzie te słowa mają się znajdować, wstawić pole programu Word Jeśli... to... w przeciwnym razie... i wypełnić pojawiający się formularz wg poniższego wzoru. Słowa powstałe w ten sposób również można formatować jak zwykły tekst. Jeśli chcielibyśmy zmienić wstawione pole sterujące albo sprawdzić czy jest dobrze ustawione należy z menu kontekstowego wybrać Przełącz kody pól. Aby wrócić do normalnego wyglądu pól należy wybrać Aktualizuj pole. Dostępne instrukcje sterujące: Instrukcja Pytaj Wypełnij Jeżeli... to... w przeciwnym razie... Nr scalanego rekordu Nr rekordu w sekwencji Następny rekord Następny rekord jeśli... Działanie Pyta o tekst, który ma być wprowadzony z klawiatury podczas scalania dokumentu w dowolnym jego miejscu. Np. w każdym egzemplarzu można wstawić odrębną godzinę przyjścia rodziców na spotkanie indywidualne, itp. W tym celu ustawimy kursor w miejscu gdzie ma być wstawione pole Pytaj i wybieramy z menu górnego: Wstaw Pole.. Pytaj. Instrukcja pozwala podczas scalania wprowadzić określony tekst tylko do jednego dokumentu. Wstawianie do większej liczby dokumentów realizujemy za pomocą instrukcji Pytaj. Instrukcja ta pozwala zmienić sposób scalania dokumentu, w zależności od spełnienia warunku. Wstawia do dokumentu numer dołączanego rekordu, będący numerem rekordu w pliku z bazą danych. Jeżeli z dokumentem głównym łączymy rekordy, które w pliku danych mają numery np. od 111 do 222 to przy dołączaniu pierwszego rekordu z serii (czyli o numerze 111) instrukcja ta spowoduje wstawienie do dokumentu głównego numeru 1, rekord 112 będzie miał numer 2.itd. Powoduje wstawienie do scalanego dokumentu następnego rekordu z pliku danych. Powoduje wstawienie do scalanego dokumentu następnego rekordu z pliku danych tylko wtedy gdy spełnia on podany warunek. 3
Przypisz zakładkę Wstawia zakładkę jako pole dokumentu. Działa podobnie jak instrukcja Pytaj. Zakładka ma określoną wartość, która zostaje użyta we wszystkich scalanych dokumentach. Zakładkę można modyfikować, np. mając w perspektywie konieczność wielokrotnego przygotowywania i zebrania możemy tylko zmieniać zakładkę (w której np. jest data i miejsce). Pomiń rekord jeśli... Powoduje pominięcie rekordu do scalanego dokumentu i przejście do następnego rekordu z pliku danych, wtedy gdy spełniony jest podany warunek. 4. Aby wygenerować gotowe listy do rodziców należy skorzystać z jednego z przycisków Scalających. Pierwszy z nich scala szablon z danymi w bazie danych i generuje dokument z listami. Przycisk drugi generuje listy i wysyła je na drukarkę. Przycisk trzeci umożliwia wybranie opcji scalania, np. sortowanie lub filtrowanie rekordów. Aby ustawić opcje należy wybrać przycisk Opcje kwerend. Filtrowanie danych umożliwia generowanie listów tylko dla niektórych rekordów bazy danych (osób). Na przykład, aby generowane były tylko listy do rodziców dzieci spoza Krakowa należy ustawić filtrowanie wg poniższego formularza.. 4
B. Etykiety adresowe Aby rozesłać przygotowane listy należy przygotować koperty. Jedna z metod polega na wydrukowaniu adresów bezpośrednio na kopertach (Pomocnik korespondencji seryjnej Utwórz Koperty). W tym ćwiczeniu skorzystamy z innej metody, tzn. przygotujemy naklejki z adresami, które potem można przykleić na kopertach. Sposób postępowania będzie bardzo podobny do tworzenia listów seryjnych. Jeśli mamy nadal otwarty szablon listu z paska narzędzi Korespondencja seryjna wybieramy pole Pomocnik korespondencji seryjnej, a następnie Utwórz Etykiety adresowe i Nowy dokument główny. Jeśli nie klikamy Narzędzia Korespondencja seryjna. Następnie wybieramy plik z danymi uczniów. Po wybraniu przycisku Przygotuj dokument główny pojawi się okno dialogowe Opcje etykiet, w którym ustalamy typ drukarki i typ etykiet. Po wybraniu odpowiedniej etykiety (np. J8360) lub jej samodzielnemu zdefiniowaniu w opcji Szczegóły (w tej zakładce możemy też zobaczyć jak etykiety będą rozłożone na stronie) pojawi się okno Utwórz etykiety, w którym wstawiamy odpowiednie pola. Pola te można formatować przy użyciu skrótów klawiszowych (np. Ctrl+B, Ctrl+I) lub menu kontekstowego. Za pomocą Pomocnika korespondencji seryjnej można ustawić sortowanie i filtrowanie etykiet (przycisk Opcje kwerend) oraz wykonać scalanie dokumentu. Jeśli zamkniemy pomocnika bez scalania za pomoca przycisku możemy wypełnić etykiety odpowiednimi danymi, a za pomocą przycisków scalających wygenerować gotowe etykiety. Wygodnie jest przed scaleniem etykiet ustawić ich sortowanie. 5
C. Listy z ocenami uczniów. Listy z ocenami należy przygotować samodzielnie wg wzoru z pliku Wyniki w nauce.pdf. Oceny uczniów znajdują się w pliku Dane uczniow.xls. Uwaga 1. Podczas łączenia szablonu z baza danych zapisaną w Excelu nowsze wersje Worda pytają o to, z którym arkuszem danych chcemy pracować. Starsze wersje wybierają domyślnie arkusz pierwszy. W takiej sytuacji należy zamienić kolejność arkuszy w pliku z danymi. Kolejności arkuszy nie wolno jednak zmieniać, gdy edytowane są szablony korespondencji seryjnej z poprzednich ćwiczeń. Odnośniki do bazy danych w tych szablonach przestaną być poprawne. Szablony te należy najpierw zapisać i zamknąć. Przed ich kolejnym edytowaniem należy ustawić odpowiednią kolejność arkuszy w pliku Dane uczniow.xls. Innym rozwiązaniem jest stworzenie nowego pliku Excel-owego z jednym arkuszem zawierającym tylko potrzebny nam drugi arkusz. Uwaga 2. W pliku z ocenami, po danych uczniów następuje linia pusta a następnie lista z wyznaczonymi średnimi. Należy nie tworzyć strony dla tych dwóch ostatnich wierszy bazy danych. W tym celu należy odpowiednio ustawić opcje kwerend podczas scalania albo wstawić instrukcję sterującą Pomiń rekord jeśli Zalecane jest przećwiczeniu obu sposobów. 6