FinMan Jak zarządzać finansami edukacyjnego projektu europejskiego?
Projekt FinMan - Financial Management for EU Adult Education Providers realizowany przez Biuro Międzynarodowych Projektów Edukacyjnych Uniwersytetu Łódzkiego jest dwuletnim projektem dotyczącym zarządzania finansami w edukacyjnych projektach unijnych współfinansowanym przez Komisję Europejską za pośrednictwem programu Uczenie się przez całe życie Projekty Wielostronne Grundtvig
Sześciu europejskich partnerów z Austrii, Czech, Polski, Portugalii, Wielkiej Brytanii i Włoch pracuje wspólnie nad przewodnikiem finansowym i kursem szkoleniowym na temat zarządzania finansowego i administracyjnego w projektach UE w edukacji osób dorosłych. Główny nacisk na projekty wielostronne z programów: Lifelong Learning Programme, Mundus, Tempus, Culture, Media, Europe for Citizens.
Główne cele projektu: opracowanie i wprowadzenie do oferty Przewodnika Finansowego dla koordynatorów i zespołów projektowych opracowanie i wprowadzenie do oferty Kursu Szkoleniowego w ramach grantu z programu Grundtvig promowanie dobrych praktyk w zakresie zarządzania finansowego projektów UE na poziomie ogólnoeuropejskim
Badanie potrzeb grupy docelowej (kwestionariusz online i desk research) 170 respondentów (kierownicy projektów, specjaliści od finansów) Połowa respondentów przyznała, że w zakresie zarządzania finansowego miała małe doświadczenie lub nie posiadała go w ogóle zanim rozpoczęła pracę w projektach unijnych. Tylko niecałe 20% respondentów uczestniczyło dotychczas w szkoleniu na temat zarządzania finansami (Przyczyny: brak odpowiednich ofert szkoleniowych oraz niewspółmiernie wysokie koszty istniejących kursów)
Badanie potrzeb grupy docelowej wytyczne do opracowania podręcznika i kursu Jasne wytłumaczenie aktualnych zasad finansowych. Jak korzystać z narzędzi do tworzenia budżetów i raportowania kosztów? Zagadnienia prawne regulujące kwestie finansowe w proj. Komunikacja wewnątrz konsorcjum. Konsultacje z ekspertami. Tworzenie i korzystanie z narzędzi do zarządzania finansami. Zarządzanie projektem - ogólnie. Specyficzna terminologia kwestie językowe. Praktyczne warsztaty rozwiązywanie realnych przypadków / problemów z zakresu zarządzania finansami projektu.
Finansowy Przewodnik Szkoleniowy Struktura: Zarządzanie Cyklem Projektu Przygotowanie aplikacji Zarządzanie finansami Raportowanie Audyt Materiały przyjazne dla użytkownika o charakterze praktycznym i ogólnym odpowiadającym różnym programom europejskim, takim jak Uczenie się przez całe życie, Kultura, Tempus, Media Aneksy: szablony, formularze, tabele i inne narzędzia ułatwiające zarządzanie finansami projektu oraz glosariusz
Finansowy Przewodnik Szkoleniowy Każdy moduł zawiera: Opis treści modułu Wskazówki i porady podkreślające istotne kwestie Studium przypadku/przykłady dla wyjaśnienia sytuacji, które mogą się pojawić w trakcie zarządzania finansami projektu Przydatne linki - lista stron internetowych, gdzie uczestnicy mogą znaleźć zagadnienia analizowane w tym rozdziale Bibliografię z wykazem źródeł, z wykorzystaniem których uczestnicy mogą poszerzyć swoją wiedzę w zakresie poruszanych zagadnień Check-listę wszystkich dokumentów i działań niezbędnych na każdym etapie zarządzania finansami projektu
Przykładowy opis treści modułu Zarządzanie finansami Role i zakres odpowiedzialności koordynatora i partnerów Przekazanie grantu partnerom. Rewizja budżetu projektu niektóre przypadki zmian w budżecie (zmiana wymagająca zgody Komisji; zmiana partnera). Wewnętrzny system raportowania finansowego (wewnątrz konsorcjum i instytucji). Dokumentacja kosztów (koszty osobowe, podróży, podwykonawstwo, etc.)
Przykładowa check-lista Przygotowanie aplikacji Przeczytaj wszystkie oficjalne dokumenty związane z przygotowaniem aplikacji (Call, Priorytety w ramach danej akcji programu, Oficjalny przewodnik programowy) Pobierz wszystkie formularze i przeanalizuj wszystkie szczegóły związane z przygotowaniem budżetu (np. limity, kategorie kosztów kwalifikowalnych) Zdefiniuj strukturę projektu i zasoby, które powinny być przyporządkowane do każdego zadania i dla każdego partnera Odpowiednio wcześnie opracuj wstępną wersję budżetu Rozdysponuj budżet według kategorii kosztów uwzględniając wszystkie kryteria i limity Odpowiednio wcześnie prześlij i zweryfikuj budżet wraz z partnerami
Rezultaty FinMan Działania do tej pory i plany Pilotaż (Porto, Portugalia) Seminarium FinMan (Łódź i 4 miasta konsorcjum) FinMan - Financial Management for EU Adult Education providers dostępny w bazie szkoleń programu GRUNDTVIG Następne szkolenie: 10-14 września 2012 Florencja, Włochy (5 modułów) Konferencja kończąca projekt: wrzesień 2012 Graz, Austria Finansowy Przewodnik Szkoleniowy FinMan będzie udostępniony bezpłatnie na stronie projektu przez 2 lata (również w języku polskim) Konsorcjum będzie oferowało szkolenie w bazie Grundtvig oraz planuje szkolenia komercyjne dedykowane dla instytucji Zespół projektu w Polsce zorganizuje szkolenie dedykowane dla pracowników UŁ w oparciu o rezultaty FinMana i uzupełnione o uwarunkowania i specyfikę organizacji
http://www.fin-man.eu/ FinMan w internecie Na stronie znajdują się informacje o projekcie, jego celach i wynikach. Można tam również znaleźć spis wydarzeń, pobrać materiały dotyczące projektu oraz dokonać subskrypcji serwisu informacyjnego, podając adres e-mail. FinMan jest także na Facebooku. http://www.facebook.com/pages/finman/212571722107255 Kurs FinMan oferowany w bazie Grundtvig: http://ec.europa.eu/education/trainingdatabase/index.cfm?fuseaction=displaycour se&cid=32858
Osoby kontaktowe w sprawie projektu FinMan w UŁ Aleksandra Pietras, apietras@uni.lodz.pl
Dziękuję za uwagę Michał Kulik, mkulik@uni.lodz.pl Centrum Rozwoju Uczelni Uniwersytetu Łódzkiego