Toruń, dnia 01.04.2015r. Województwo Kujawsko-Pomorskie ul. Plac Teatralny 2 87-100 Toruń ZAPYTANIE OFERTOWE W związku z realizacją projektu własnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego pod nazwą "Promocja walorów turystycznych województwa kujawsko - pomorskiego poprzez uczestnictwo w charakterze wystawcy w krajowych i międzynarodowych targach turystycznych oraz promocja produktu markowego województwa kujawsko - pomorskiego" współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata 2007-2013, Osi priorytetowej 5. Wzmocnienie konkurencyjności przedsiębiorstw, Działania 5.5 Promocja i rozwój markowych produktów, Departament Rozwoju Gospodarczego, Certyfikacji i Monitoringu Funduszy Unijnych Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego kieruje zaproszenie do złożenia oferty na organizację logistyki wyjazdu 3-osobowej grupy do Niemiec, na Międzynarodowe Targi Przemysłu Kongresowego IMEX we Frankfurcie nad Menem w dniach 18-22 maja 2015 r. Postępowanie nie podlega ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907, 984, 1047, 1473 oraz z 2014 r. poz. 423 z późn. zm.) zgodnie z art. 4 pkt 8 ww. ustawy. Zleceniodawca: Urząd Marszałkowski Województwa Kujawsko-Pomorskiego, ul. Plac Teatralny 2, 87-100 Toruń. I. Przedmiot zamówienia i termin jego realizacji: Organizacja wyjazdu 3-osobowej grupy do Frankfurtu nad Menem w Niemczech. Przedsięwzięcia zaplanowane w ramach programu wyjazdu będą się odbywały w dniach 18-22 maja 2015 r. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: 1. Transport uczestników wyjazdu oraz materiałów promocyjnych: a) busem min. 6-osobowym: W dniu 18 maja 2015 roku (wyjazd) na trasie: - Toruń (ul. Wały Generała Sikorskiego 8) - Bydgoszcz (Bydgoskie Centrum Informacji, ul. Batorego 2) preferowany Port Lotniczy Bydgoszcz S.A. - na trasie lotnisko we Frankfurcie miejsce zakwaterowania uczestników wyjazdu; W dniu 22 maja 2015 roku (powrót) na trasie: - miejsce zakwaterowania uczestników wyjazdu lotnisko we Frankfurcie;
- lotnisko w Polsce (preferowany Port Lotniczy Bydgoszcz S.A.) - Bydgoszcz (Bydgoskie Centrum Informacji, ul Batorego 2) - Toruń (ul. Wały Generała Sikorskiego 8) b) przelot samolotem: - wylot z lotniska w Polsce (preferowany Port Lotniczy Bydgoszcz S.A.) do Frankfurtu nad Menem w dniu 18 maja 2015r., - wylot z Frankfurtu nad Menem do Polski (preferowany Port Lotniczy Bydgoszcz S.A.) w dniu 22 maja 2015 r. w godzinach przedpołudniowych. Cena powinna zawierać koszty przebukowania 1 biletu lotniczego. W ofercie powinna zostać określona cena każdego następnego przebukowania. W cenie biletów lotniczych należy uwzględnić bagaż rejestrowy i podręczny każdego z uczestników wyjazdu. Ewentualne koszty związane z zatrudnieniem, ubezpieczeniem, noclegiem kierowcy (kierowców), opłatami parkingowymi, opłatami za autostrady i drogi płatne oraz innymi związanymi ze świadczoną usługą ponosi Zleceniobiorca. Bus powinien mieć maksimum 5 lat, posiadać sprawną klimatyzację, być w pełni sprawny, schludny i czysty, powinien posiadać również miejsce na bagaż (rejestrowy i podręczny) oraz sprawne pasy bezpieczeństwa. Zleceniobiorca zobowiązany będzie do transportu na miejsce odbywania się imprezy targowej tj. Messe Frankfurt Exhibition GmbH, Hala 8, Ludwig-Erhard-Anlage 1, 60327 Frankfurt am Main materiałów promocyjnych z Torunia (ul. Wały Generała Sikorskiego 8) oraz Bydgoszczy (Bydgoskie Centrum Informacji, ul. Batorego 2) w łącznej ilości ok. 300 kg, w sposób dogodny dla Zleceniobiorcy (transport lotniczy lub lądowy). 2. Zakwaterowanie uczestników w dniach 18 22 maja 2015r.: - lokalizacja hotelu: Frankfurt nad Menem, w bliskiej odległości, maksymalnie 20 min. na pieszo od miejsca odbywania się imprezy targowej, tj. Messe Frankfurt Exhibition GmbH, Hala 8, Ludwig- Erhard-Anlage 1, 60327 Frankfurt am Main; - hotel o standardzie min. 3 gwiazdki; - pokoje jednoosobowe lub do pojedynczego wykorzystania, pokoje z łazienkami; - noclegi ze śniadaniem; - dostęp do bezpłatnej sieci WiFi; - w hotelu musi być czysto, sprzęty i wyposażenie powinny być sprawne; - zakup opcji bezpłatnego odwołania rezerwacji; - wszyscy uczestnicy wyjazdu muszą zostać zakwaterowani w jednym obiekcie; - w przypadku konieczności rezerwacji, gwarancji lub depozytu kartą kredytową za pokój, obowiązek złożenia ewentualnego poręczenia ciąży na Zleceniobiorcy.
3. Ubezpieczenie: Zleceniobiorca wykupi ubezpieczenie zdrowotne i NNW dla wszystkich uczestników na cały czas trwania wyjazdu, zarówno na terenie Polski, jak i w Niemczech. 4. Wymagania ogólne: - Zleceniobiorca zobowiązuje się do zachowania poufności co do uzyskanych informacji i dokumentacji dotyczących realizacji przedmiotu zamówienia; - Zleceniobiorca jest zobowiązany do opracowania, w ciągu 7 dni od daty podpisania umowy, ramowego planu wyjazdu, zawierającego wstępne założenia i terminy realizacji poszczególnych punktów wyjazdu. II. Sposób prezentacji oferty: Oferta obowiązkowo musi zawierać: 1. całościową wycenę w kwocie brutto (kwota łączna z przebukowaniem 1 biletu lotniczego) oraz oddzielnie cenę ewentualnego przebukowania biletu lotniczego; 2. dokumenty potwierdzające realizację co najmniej 3 zamówień w ciągu ostatnich 2 lat odpowiadających swoim rodzajem niniejszemu zapytaniu; 3. wskazanie hotelu, jego nazwy oraz lokalizację, w którym zakwaterowani zostaną uczestnicy wyjazdu oraz link do strony hotelu: 4. wskazanie portu lotniczego, jego nazwy, godzin i dat wylotu do Frankfurtu oraz przylotu do Polski. III. Opis kryteriów oceny: Przedstawiona oferta będzie przedmiotem oceny, której kryterium stanowi w 60% cena brutto oraz 40% jakość oferty. Ocenie podlegać będzie rozkład proponowanych połączeń i standard proponowanych hoteli. IV. Forma płatności i finansowanie: 1. Ze Zleceniobiorcą zostanie podpisana umowa, na realizację wyżej opisanego zlecenia. Zleceniodawca uiści płatność przelewem na rachunek bankowy Zleceniobiorcy w terminie 21 dni od dnia zrealizowania usługi i dostarczenia Zleceniodawcy prawidłowo wystawionej faktury VAT na Województwo Kujawsko-Pomorskie, Plac Teatralny 2, 87-100 Toruń, NIP 956-19-69-536. Za dzień zapłaty wynagrodzenia uznaje się dzień obciążenia rachunku bankowego Zleceniodawcy. 2. Realizacja przedmiotu zapytania będzie współfinansowana przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Działania 5.5 Promocja i rozwój markowych produktów, Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko- Pomorskiego w ramach projektu pod nazwą Promocja walorów turystycznych województwa
kujawsko-pomorskiego poprzez uczestnictwo w charakterze wystawcy w krajowych i międzynarodowych targach turystycznych oraz promocja produktu markowego województwa kujawsko-pomorskiego". V. Miejsce i termin składania ofert: Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na adres j.walecka@kujawsko-pomorskie.pl do końca dnia 08 kwietnia 2015r. Decydująca jest data i godzina wpływu oferty, a nie wysłania. Oferty przesłane po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane. VI. Termin wykonania zamówienia: Zamówienie należy wykonać w terminie od 18 do 22 maja 2015r. VII. Informacje dodatkowe: 1. Informacja o wynikach postępowania zostanie opublikowana na stronie internetowej bip.kujawsko-pomorskie.pl. Po rozstrzygnięciu zapytania ofertowego pomiędzy stronami zostanie zawarta umowa w sprawie udzielenia zamówienia; 2. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Zleceniobiorcy, którzy: a) posiadają uprawnienia do prowadzenia działalności gospodarczej w zakresie organizacji wyjazdów turystycznych wpis do Rejestru Organizatorów Turystyki i Pośredników Turystycznych; b) posiadają aktualną gwarancję ubezpieczeniową; c) posiadają niezbędną wiedzę, doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponują osobami zdolnymi do wykonania przedmiotu zamówienia; d) nie znajdują się w stanie upadłości lub likwidacji; e) złożą kompletną i ważną ofertę w terminie wyznaczonym do składania ofert (formularz ofertowy - załącznik nr 1, Wykaz zrealizowanych zamówień załącznik nr 2, wymagane dane hotelu zgodnie z pkt. II.3. zapytania ofertowego oraz wymagane dane portu lotniczego zgodnie z pkt. II.4. zapytania ofertowego). Zleceniodawca dokona spełnienia warunków udziału w postępowaniu poprzez zastosowanie kryterium spełnia nie spełnia, poprzez sprawdzenie, czy oferta została złożona na formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania oraz czy zostało załączone oświadczenie Zleceniobiorcy (wykaz zrealizowanych zamówień) stanowiące Załącznik nr 2, a także czy wskazano dane hotelu zgodnie z pkt. II.3. zapytania ofertowego oraz dane portu lotniczego zgodnie z pkt. II.4. zapytania ofertowego (weryfikacja formalna oferty, w tym jej kompletność i zgodność z załączonymi wzorami). Brak któregokolwiek z wymaganych dokumentów lub załączenie ich w niewłaściwej formie lub niezgodnie z określonymi wymaganiami będzie skutkowało wykluczeniem Zleceniobiorcy z udziału w postępowaniu. 3. Oferta oraz wszystkie załączniki powinny być podpisane oraz opieczętowane przez osobę/osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Zleceniobiorcy, zgodnie z zasadą reprezentacyjności wynikającą z postanowień odpowiednich przepisów prawnych. Oferta winna być sporządzona w języku polskim na komputerze, maszynie do pisania lub czytelnym pismem ręcznym. Wszystkie zmiany i skreślenia (poprawienia własnej pomyłki) dokonane w ofercie muszą zostać zaparafowane (podpisane) przez Zleceniobiorcę, wraz
z pieczątką. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. Oferent może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że Zleceniodawca otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty, przed upływem terminu składania ofert. 4. Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość niedokonania wyboru Zleceniobiorcy, bez podawania przyczyny. 5. W przypadku pytań, proszę się kontaktować z p. Joanną Wałecką pracownikiem Biura Rozwoju Gospodarczego w Departamencie Rozwoju Gospodarczego, Certyfikacji i Monitoringu Funduszy Unijnych, e-mail: j.walecka@kujawsko-pomorskie.pl, tel. 56 62 18 565. VIII. Załączniki: 1. Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy; 2. Załącznik nr 2 Wykaz zrealizowanych zamówień;