Toruń, dnia 29 lipca 2014 r. ZAPYTANIE OFERTOWE

Transkrypt

1 Toruń, dnia 29 lipca 2014 r. ZAPYTANIE OFERTOWE W związku z realizacją projektu własnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego pod nazwą "Promocja walorów turystycznych województwa kujawsko-pomorskiego poprzez uczestnictwo w charakterze wystawcy w krajowych i międzynarodowych targach turystycznych oraz promocja produktu markowego województwa kujawsko-pomorskiego", współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata , Osi priorytetowej 5. Wzmocnienie konkurencyjności przedsiębiorstw, Działania 5.5 Promocja i rozwój markowych produktów, Departament Rozwoju Regionalnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Kujawsko-Pomorskiego kieruje zaproszenie do złożenia oferty na zorganizowanie imprezy targowej pn. Targi Regionów i Produktów Turystycznych TOUR SALON odbywającej się w dniach października 2014r. w Poznaniu. I Opis przedmiotu zamówienia: Zleceniobiorca w ramach zaoferowanej ceny zapewni: 1) Zabudowę stoiska wraz z wyposażeniem: Stoisko jest częścią stoiska wojewódzkiego o całkowitej powierzchni 60m 2. Zleceniobiorca zapewnia zabudowę stoiska o powierzchni 20m 2, jednakże zabudowa stoiska wykonana przez Zleceniobiorcę musi być spójna z zabudową zarządcy pozostałych 40m 2 i uzgodniona z nim oraz ze Zleceniodawcą. Opis stoiska: - stoisko o wymiarach 20m 2, stanowiące część stoiska wyspowego o łącznej powierzchni 60m 2, podzielone na 4 części - po jednej dla każdego z Partnerów projektu, - 4 lady, po jednej dla każdego z wystawców, plus po dwa krzesła (hokery) dla każdej z lad tj. 8 hokerów, - dodatkowe miejsce na magazyn/zaplecze 4m 2 (może znajdować się na stoisku), magazyn/zaplecze wyposażony w (zlew, małą lodówkę, regał na materiały, termę), zamykany na klucz - wydzielona mini scena na jednym z rogów (2m/2m), - wydzielone miejsce do rozmów (po jednym stoliku na każdą z części, 4 stoliki, 4 krzesła dodatkowe do każdego stolika), - stoisko wyłożone podwójną wykładziną, Grafika na stoisku: - grafika z folii na górnych kolorowych fryzach. Logo na fryz stanowić będzie napis visitkujawsko-pomorskie.pl i słoneczko (materiały - logo na grafiki - zostaną udostępnione Zleceniobiorcy przez Zleceniodawcę drogą elektroniczną w terminie 7 dni od dnia podpisania umowy). W ramach stoiska wojewódzkiego 60m 2 Zleceniobiorca zapewnia grafikę z folii na górnych kolorowych fryzach na dwóch bokach stoiska. 1

2 - wydruki wielkoformatowe na obudowie kącików do rozmów, na fryzach lad oraz na ścianach magazynu/zaplecza do zaproponowania przez Zleceniobiorcę w oparciu o linię graficzną oferty turystycznej województwa. Zleceniobiorca zobowiązany jest do przygotowania elementów graficznych na stoisko w oparciu o zapisy Szczegółowych wytycznych dla wykonawców projektów graficznych, stanowiących załącznik nr 4 do niniejszego zapytania. Zabudowa podstawowa: Zleceniobiorca w ramach zabudowy podstawowej zobowiązany jest do: a) przygotowania projektu dokumentacji technicznej i elektrycznej b) zatwierdzenia rysunków technicznych c) położenia wykładziny i folii ochronnej d) zapewnienia serwisu technicznego podczas imprezy targowej e) ułożenia dwóch warstw płyt umożliwiających rozprowadzenie instalacji elektrycznej f) wykonania nietypowych ścian zaplecza g) wykonania ażurowych kącików do rozmów h) wykonania górnego fryzu okalającego zabudowę stoiska i) zapewnienia żywych kwiatów w obudowanej donicy j) uwzględnienie miejsca na ewentualne postawienie telewizora 42 cale k) uiszczenia opłaty dla organizatora targów za infrastrukturę l) wypożyczenia mebli: 4 stoły, krzesła białe - łącznie 16 szt. (po 4 na każdy ze stołów), hoker biały - 8 szt., regał magazynowy - na całą ścianę magazynu 1 szt., lodówka mała 1 szt., szafka ze zlewem i termą, szafka kuchenna stojąca 1 szt., regał kuchenny wiszący 1 szt., wieszak wiszący 1 szt., kosz na śmieci 1 szt. Ponadto, Zleceniobiorca zobowiązany będzie do: - zapewnienia przyłącza wodno-kanalizacyjnego do sieci organizatora targów - zapewnienia przyłącza prądowego do sieci organizatora targów - posprzątania stoiska po montażu oraz demontażu (odkurzenia, wywozu śmieci), - demontażu stoiska - zamieszczenia na stoisku, w dowolny sposób informacji o współfinansowaniu projektu tj. logotypu Programu Regionalnego Narodowej Strategii Spójności, herbu Województwa Kujawsko-Pomorskiego, godła Unii Europejskiej oraz sformułowania: projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego na lata oraz ze środków budżetu Województwa Kujawsko-Pomorskiego, Miasta Bydgoszcz, Gminy Miasta Grudziądz, Miasta Inowrocław, Powiatu Nakielskiego, Miasta Nieszawa, Gminy Miasta Toruń. Logotypy należy pobrać ze strony: %20promocji%20RPO%20WK-P%20obowiazujace.pdf i rozmieścić z zachowaniem odpowiednich parametrów określonych w Załączniku do Strategii Komunikacji: Księdze 2

3 identyfikacji wizualnej Narodowej Strategii Spójności, która znajduje się pod adresem: %20Strategii%20Spojnosci.pdf). W terminie 21 dni od podpisania umowy Zleceniobiorca przedstawi trzy wizualizacje wyglądu stoiska do wyboru przez Zleceniodawcę. Zleceniodawca będzie miał prawo modyfikacji przedstawionych projektów. Okresy montażu i demontażu stoiska: Montaż: r. Demontaż: r. Godziny otwarcia pawilonów i terenów targowych: 7.00 do Zleceniobiorca zobowiązany jest do złożenia pisemnego zamówienia do Międzynarodowych Targów Poznańskich Sp. z o.o. i odbioru w Recepcji Wystawców: - karty wstępu dla ekip budujących stoiska, upoważniającej do wstępu na tereny targowe na okres montażu i demontażu; - karty wjazdu na montaż i demontaż. 2) Zakwaterowanie: W imprezie targowej weźmie udział 8 osób pełnoletnich. W skład osób uczestniczących w imprezie targowej wchodzić będą dwaj przedstawiciele Gminy Miasta Toruń, dwaj przedstawiciele Miasta Bydgoszcz, dwaj przedstawiciele Gminy Miasta Grudziądz, dwaj przedstawiciele Miasta Nieszawa. Zleceniobiorca zapewni trzy noclegi w hotelu o standardzie min. 3 gwiazdki w Poznaniu, w pokojach dwuosobowych (4 pokoje). Zleceniobiorca zapewni noclegi bez śniadania z możliwością dokupienia. Pokoje z łazienkami wyposażonymi w natryski i WC w każdym pokoju. Pokoje powinny być wyposażone w niezbędny sprzęt z możliwością swobodnego rozpakowania bagażu. Hotel powinien być położony w odległości max. 15 minut pieszo od miejsca odbywania się targów. Wszyscy uczestnicy wyjazdu muszą zostać zakwaterowani w jednym obiekcie. Zleceniobiorca winien zapewnić uczestnikom warunki pobytu w oparciu o zasady BHP. 3) Atrakcje na stoisku: Zleceniobiorca w celach promocyjnych zorganizuje pokazy produkcji mydła połączone z warsztatami wytwarzania własnych mydełek. Zleceniobiorca przygotuje foremki przygotowane w kształtach bydgoskich symboli. Osoba obsługująca warsztaty powinna posiadać wiedzę na temat Miasta Bydgoszcz, dysponować własnym sprzętem oraz materiałami do wykonania mydełek. Osoba prowadząca warsztaty musi posiadać roczne doświadczenie w prowadzeniu warsztatów mydlanych na imprezach targowych poświadczone odpowiednimi dokumentami. Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość zmiany sposobu animacji na stoisku. 4) Dokumentację: Zleceniobiorca zobowiązany jest do wykonania pisemnego sprawozdania z przebiegu imprezy targowej (określającego m.in. liczbę gości targowych) wraz z dokumentacją fotograficzną (co najmniej 10 zdjęć). 3

4 II. Termin i warunek realizacji zamówienia: 1. W terminie umożliwiającym prezentację oferty turystycznej regionu na Targach Regionów i Produktów Turystycznych TOUR SALON w Poznaniu odbywających się w dniach r. Zamówienie należy zrealizować do dnia 23 października 2014r. 2. Realizacja zamówienia może nastąpić wyłącznie po zaakceptowaniu przez Zleceniodawcę wizualizacji wyglądu stoiska. III. Opis kryteriów, którymi Zleceniodawca będzie kierował się przy wyborze najkorzystniejszej oferty: Przedstawiona oferta będzie przedmiotem oceny, której kryterium stanowi w 70 % cena oraz w 30% doświadczenie, w tym przedstawione rekomendacje. Informacja o wynikach postępowania zostanie opublikowana na stronie internetowej bip.kujawsko-pomorskie.pl. Po rozstrzygnięciu zapytania ofertowego pomiędzy stronami zostanie zawarta umowa w sprawie udzielenia zamówienia. IV. Modyfikacja treści zapytania ofertowego: W uzasadnionych przypadkach Zleceniodawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić zapytanie ofertowe. W takim przypadku zmienione zapytanie ofertowe zostanie przekazane niezwłocznie tym Zleceniobiorcom, którym przekazano pierwotne zapytanie oraz zostanie podane do publicznej wiadomości. Jeżeli w wyniku zmiany zapytania ofertowego niezbędny będzie dodatkowy czas na przygotowanie nowej oferty lub wprowadzenie zmian w ofercie pierwotnej, Zleceniodawca przedłuży termin składania ofert. V. Odstąpienie od wyboru Zleceniobiorcy: Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość odstąpienia od wyboru Zleceniobiorcy bez podawania przyczyn. VI. Miejsce i termin złożenia oferty: Ofertę należy przesłać drogą elektroniczną na adres j.walecka@kujawsko-pomorskie.pl. Termin złożenia oferty upływa dnia 07 sierpnia 2014 r., godz Oferty przesłane po wskazanym terminie nie będą rozpatrywane. VII. Forma płatności i finansowanie: 1. Ze Zleceniobiorcą zostanie podpisana umowa na realizację wyżej opisanego zamówienia. Zleceniodawca uiści płatność przelewem na rachunek bankowy Zleceniobiorcy w terminie 21 dni od skutecznego doręczenia Zleceniodawcy prawidłowo wystawionej faktury na Województwo Kujawsko-Pomorskie, Plac Teatralny 2, Toruń, NIP Wzór umowy stanowi załącznik nr 5 do niniejszego zapytania. 2. Realizacja przedmiotu zapytania będzie współfinansowana przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Działania 5.5 Promocja i rozwój markowych produktów, Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-Pomorskiego w ramach projektu pod nazwą "Promocja walorów turystycznych województwa kujawsko - pomorskiego poprzez uczestnictwo w charakterze wystawcy w krajowych i międzynarodowych targach turystycznych oraz promocja produktu markowego województwa kujawsko - pomorskiego". 4

5 VIII. Opis warunków udziału w postępowaniu oraz sposób dokonywania oceny spełnienia tych warunków: O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Zleceniobiorcy, którzy: 1. są uprawnieni do wykonywania określonej działalności; 2. posiadają niezbędną wiedzę, doświadczenie, potencjał techniczny oraz dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia; Zleceniobiorca wykaże, że w okresie ostatnich dwóch lat wykonywał co najmniej jedną usługę polegającą na organizacji imprezy targowej o wartości nie niższej niż ,00 zł brutto; 3. znajdują się w sytuacji finansowej i ekonomicznej zapewniającej prawidłowe i terminowe wykonanie zamówienia; 4. nie otwarto ich likwidacji, ani nie ogłoszono upadłości; 5. nie orzeczono wobec nich zakazu ubiegania się o zamówienie; 6. złożą ważną ofertę w terminie wyznaczonym do składania ofert (formularz ofertowyzałącznik nr 1, Wykaz zrealizowanych zamówień załącznik nr 2) Zleceniodawca dokona spełnienia warunków udziału w postępowaniu poprzez zastosowanie kryterium spełnia nie spełnia, poprzez sprawdzenie, czy oferta została złożona na formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania oraz czy zostało załączone oświadczenie Zleceniobiorcy (wykaz zrealizowanych zamówień) stanowiące Załącznik nr 2 (weryfikacja formalna oferty, w tym jej kompletności i zgodności z załączonymi wzorami). Brak któregokolwiek z wymaganych dokumentów lub załączenie ich w niewłaściwej formie lub niezgodnie z określonymi wymaganiami będzie skutkowało wykluczeniem Zleceniobiorcy z udziału w postępowaniu. IX. Oferta na przedmiot zapytania powinna zawierać poniższe dokumenty: - ofertę cenową opracowaną zgodnie z zał. nr 1 do zapytania ofertowego; - aktualny odpis z właściwego rejestru lub aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, lub inny odpis aktu założycielskiego spółki; - wykaz zrealizowanych zleceń, niezbędnych do przedstawienia spełnienia warunku wiedzy i doświadczenia w zakresie realizowanego zadania, w okresie 2 lat przed upływem składania oferty, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy, w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu i odbiorców oraz załączenia dokumentu potwierdzającego, że usługi zostały zrealizowane należycie (referencje, protokół odbioru lub inne posiadane przez Wykonawcę dokumenty), zgodnie ze wzorem stanowiącym zał. nr 2 do niniejszego zapytania; - wykaz osób, które będą uczestniczyły w realizacji przedmiotu zapytania ofertowego, zgodnie ze wzorem stanowiącym zał. nr 3 do niniejszego zapytania; Oferta oraz wszystkie załączniki powinny być podpisane oraz opieczętowane przez osobę/osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu Zleceniobiorcy, zgodnie z zasadą reprezentacyjności wynikającą z postanowień odpowiednich przepisów prawnych. Oferta winna być sporządzona w języku polskim na komputerze, maszynie do pisania lub czytelnym pismem ręcznym. Wszystkie zmiany i skreślenia (poprawienia własnej pomyłki) dokonane w ofercie muszą zostać zaparafowane (podpisane) przez Zleceniobiorcę, wraz z pieczątką. Oferent ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 5

6 Oferent może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że Zleceniodawca otrzyma pisemne powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty, przed upływem terminu składania ofert. X. Kontakt: W przypadku pytań osobą do kontaktu w sprawie przedmiotu zamówienia jest pani Joanna Wałecka, j.walecka@kujawsko-pomorskie.pl, tel. (0-56) XI. Załączniki: 1. Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy; 2. Załącznik nr 2 Wykaz zrealizowanych zamówień; 3. Załącznik nr 3 - Wykaz osób, które będą uczestniczyły w wykonywaniu przedmiotu zapytania; 4. Załącznik nr 4 - Szczegółowe wytyczne dla wykonawców projektów graficznych; 5. Załącznik nr 5 Wzór umowy. 6